Акт о выделении к уничтожению архивных документов. Составление акта о выделении к уничтожению. Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации. Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с полистного просмотра документов, который определит ценность документов, далее надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены :

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.

Список документов, не подлежащих хранению

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная ответственность, но также и уголовная.

Составление акта о выделение документов к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК), соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения, вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам:

Правила выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению

• Решение о уничтожение документов;
• Полистный просмотр документов;
• Отбор и выделение документов к уничтожению;
• Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
• Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• Конфиденциальное уничтожение документов;
• Составление акта о том, что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно - документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании "Архивный Сервис" проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

Документооборот является неотъемлемой стороной деятельности любой организации, вне зависимости от направления, вида бизнеса. И в процессе деятельности со временем накапливается достаточно большой объем документов разной важности. Понятно, что некоторые документы необходимо хранить длительный срок, но есть и документация, которая не подлежит хранению, или срок хранения которой уже вышел. В таком случае документация подлежит уничтожению.

Отбор документов не подлежащих хранению

Отбор документации, подлежащей уничтожению, как правило, проводится ежегодно - в конце каждого года. Многие недооценивают важность такой процедуры, как уничтожение документов, не подлежащих хранению. А между тем, в случае, если речь идет о порче важных отчетов, личных дел, то возможна административная, материальная ответственность. Иногда речь может идти и об уголовной ответственности.

Процесс уничтожения документов не подлежащих хранению

Уничтожение документов, не подлежащих хранению - процесс, структура и этапы которого строго регламентированы российским законодательством. и это необходимо учитывать. Первый этап - это создание экспертной комиссии, которая должна определить ценность каждого документа и выявить среди них те, которые не подлежат хранению и, соответственно, должна быть уничтожены.

Опись на документы

Перед тем, как проводить уничтожение документов, не подлежащих хранению, необходимо, чтобы список этих документов был утвержден руководством компании, в чьем ведении находятся данные документы. В некоторых случаях утверждение проводится вышестоящими организациями. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, может быть произведено только в том случае, если список утвержден. При этом после уничтожения документов, не подлежащих хранению, необходимо составить акт.

Самостоятельное уничтожение

Некоторые компании проводят уничтожение документов, не подлежащих хранению, самостоятельно. Тем более, что на первый взгляд, это не так сложно - документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. Однако, во-первых, далеко не всегда есть возможность сжечь документы, а в случае с уничтожением документации при помощи шредера подойдут только небольшие объемы, а во-вторых, процесс поиска документов, не подлежащих хранению, может занять очень много времени. Не лучше ли потратить это время более эффективно, целесообразно - на развитие приоритетных для компании направлений, в то время, как сопутствующими задачами, такими как уничтожение документов, не подлежащих хранению, займутся профессионалы?

Обращайтесь к профессионалам.

Своевременная грамотная выборка документов, подлежащих уничтожению - сложный процесс, который, однако, способствует оптимизации работы предприятия.Наша компания предоставляет услуги по всем видам архивных работ, в том числе, проводит уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Наш опыт

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в области архивных услуг, способны решить любые задачи по архивной обработке документов. Кроме того, мы имеем постоянный доступ к новым технологиям, знаниям, и любые нововведения в российском законодательстве в отношении архивных работ, документооборота учитываются нами в полной мере. Наши сотрудники произведут комплексное обследование архивного фонда, экспертизу практической и научной ценности документации с полистным просмотром, отберут дела и документы с истекшим сроком хранения, утративших практическое значение.

Акт уничтожения документов не подлежащих хранению

Мы также подготовим акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению, осуществим вывоз и непосредственно уничтожение документов, не подлежащих хранению, в присутствии представителей Клиента.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

В процессе работы отдела кадров документы скапливаются в большом количестве. И если фирма не маленькая, дела растут, как на дрожжах. Тут-то и возникает необходимость в уничтожении документов. Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, знают не все кадровики, поэтому предпочитают пользоваться услугами сторонних организаций . Но стоимость услуг таких специализированных фирм неоправданно велика – за уничтожение нескольких томов вы заплатите минимум тысяч 30. Не лучше ли пустить эти деньги на что-то более продуктивное? Тем более, что процедура уничтожения документов не так уж и сложна .

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах :

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры . Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

• бумаги можно сжечь;
• порвать вручную;
• использовать шредер;
• сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению

Варианты : в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документы сначала нужно отобрать . Алгоритм процедуры описан в четвёртой главе Постановления 03-33/пс, и он таков:

Предварительные действия

• издаётся приказ о создании комиссии;
• создаётся экспертная комиссия;
• отбираются документы к уничтожению;
• составляется акт.

На основании акта документы можно уничтожать.

Комиссия по уничтожению документов

Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК) . Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную. В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет . Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ . В приказе закрепляем:

• создание ЭК;
• состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Работа ЭК

Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.

Внимание!

Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года , в котором планируется уничтожение .

Нюанс : если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.

После того, как все документы подверглись экспертизе и неактуальные выявлены, можно приступать к заполнению акта .

Акт о выделении документов к уничтожению

Есть утверждённая форма такого акта (приложение №4 к Постановлению 03-33/пс). Её
актуальную версию .

В документ методично нужно внести:

• гриф утверждения;
• название папки с делом или документа;
• даты начала и окончания дела;
• индекс по номенклатуре;
• количество томов или листов;
• срок хранения.

В конце акта обязательно должна стоять виза председателя комиссии!

После того, как акт заполнен и утверждён директором, все папки с делами и документы, перечисленные в акте, нужно поместить в отдельный шкаф или на отдельную полку . В любой момент их можно уничтожать.

Приказ об уничтожении документов

Это документ по основной деятельности, составляется он в произвольной форме . В приказ нужно внести:

• его дату и номер;
• основание (акт о выделении дел к уничтожению);
• распорядительную часть (назначить кого-то ответственным за уничтожение);
• способ и время уничтожения.

После визирования приказа руководителем можно приступать к уничтожению.

Акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении является заключительным документом во всей процедуре избавления от ненужной макулатуры . Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.

Акт об уничтожении документов, образец которого , обязательно должен содержать:

• способ уничтожения;
• исполнителя;
• опись уничтоженных документов.

Если бумаги вы сдали в макулатуру, в акте это нужно указать и приложить копию накладной или акта передачи.

Срок хранения актов об уничтожении документов

Согласно статьи 5.2 Постановления 03-33/пс, все акты об уничтожении вместе с описями должны храниться постоянно . При этом должно быть сформировано отдельное дело. Отсюда и вывод – в номенклатуру нужно вносить ещё один пункт с делом об уничтоженных документах.

Срока хранения у дела нет, поэтому, в случае реорганизации фирмы оно перейдёт к преемнику. А если фирма ликвидируется, то в архив города.

Заключение

Перед тем, как уничтожить документы с истекшим сроком хранения, убедитесь в том, что :

• документы точно больше не понадобятся;
• в суде или прокуратуре не рассматривается дело, для правильного разрешения которого могут понадобиться выделенные документы.

Внимание!

Важно: не выбрасывайте документы целиком, так персональная информация может попасть в чужие руки, а вы будете отвечать!

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

• Порча документации в результате возгорания или затопления;
• Хищение бумаг;
• Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

Что нужно проверить при составлении акта?

• Приведение полного перечня уничтоженной документации;
• Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
• Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

• В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
• Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
• Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

• Наименование дела (общее название документа);
• Крайние даты;
• Номер документа по описи или номенклатуре;
• Количество хранящихся экземпляров;
• Период хранения;
• Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью: