Что входит в реестр закупок. Формирование реестра закупок. Правила ведения реестра

Реестр закупок - это реестр, в который получатели бюджетных средств вносят данные о закупках без заключения контракта. Чаще всего это закупки до 100 тыс. руб., поэтому такой реестр часто называют реестром закупок малого объема. Обратите внимание, что это не реестр контрактов. На практике иногда встает вопрос, нужно ли включать в реестр помимо закупок, совершенных без контракта, и те закупки, которые не включаются в реестр контрактов. Четкой позиции по этому вопросу нет. Однако для контрольных органов ключевым моментом является наличие самого реестра закупок и необходимой информации в нем. Форму реестра закупок вы можете разработать сами, поскольку нормативно она не установлена. Главное - отразить в реестре все необходимые сведения.

Кто должен вести реестр закупок

Реестр закупок должны вести получатели бюджетных средств (п. 1 ст. 73 БК РФ). К ним относятся (ст. 6 БК РФ):

• госорганы;
• органы управления государственным внебюджетным фондом;
• органы местного самоуправления;
• органы местной администрации;
• казенные учреждения, которые находятся в ведении распорядителя бюджетных средств.

По мнению Минфина России, бюджетные учреждения не должны вести реестр закупок, поскольку они отсутствуют в данном перечне (Письмо Минфина России от 15.05.2015 N 02-03-10/28078). Однако если вы осуществляете закупки за счет субсидий из бюджета без заключения контракта, мы в любом случае рекомендуем вам вести реестр с такими закупками во избежание спорных ситуаций.

Какие закупки включать в реестр закупок

В реестр закупок:

• вы обязательно вносите данные о закупках без заключения контракта (п. 1 ст. 73 БК РФ);
• по своему желанию можете включить сведения о закупках по контракту, которые вы не направляете в реестр контрактов. Это можно сделать для учета всех закупок, совершенных на бюджетные средства.

К закупкам без заключения контракта относятся:

• закупки за наличный расчет;
• закупки, совершенные путем подписания актов (накладных) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг либо оплаты выставленного счета.

В большинстве случаев это закупки малого объема, в связи с этим реестр закупок часто также называют реестром закупок малого объема.

К закупкам по контрактам , которые не были включены в реестр контрактов, относятся контракты с единственным поставщиком, заключенные на основании п. п. 4, 5, 23, 42, 44, 45, 46 (в части контрактов с физлицами) и 52 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

Вы можете включать в реестр закупок в том числе и эти контракты, если хотите избежать спорных ситуаций. Однако на практике контрольные органы признают нарушением в основном отсутствие самого реестра закупок (п. 1.8 Представления Счетной палаты РФ от 30.05.2017 N ПР 07-82/07-02) или необходимых сведений в нем (п. 3 Представления Счетной палаты РФ от 31.05.2016 N ПР 02-119/07-02). В случае нарушений органы финансового контроля могут выдать представления и предписания (ст. 270.2 БК РФ).

Как заполнить форму реестра закупок малого объема

Вы можете выбрать любую удобную для вас форму реестра закупок, поскольку законом требований к ней не установлено. В ней обязательно нужно отразить следующие сведения (п. 2 ст. 73 БК РФ):

• краткое наименование объекта закупки;
• наименование и местонахождение исполнителей контракта;
• цену и дату закупки.

Заполнить форму вы можете как в бумажном виде, так и в электронном.

Система контрактов, обеспечивающих деятельность органов власти, в частности, муниципалитета, вызывает немало вопросов, в части заключения проведения закупок без обычного .

Реестр закупок, осуществленных без заключения муниципальных контрактов, форма сделок

Правила оформления контрактов должны соблюдать все

Независимо от того, кто является заказчиком услуг или товаров, правила заключения контрактов, за счет средств бюджета, одинаковы для всех: и для федеральных органов, и для региональных органов власти и для муниципалитета. Некоторые тонкости работы обеспечены полномочиями этих органов, в части принятия актов, регулирующих и приобретение товаров.

Основная масса заключается путем проведения конкурса или аукциона, некоторые сделки заключается напрямую, перечень таких случаев минимальный и они прописаны в законе.
Их особенность вправе не применять закупкам такого рода требования, обычно применяемые к контрактам. В ст. 34 п. 15 закона ФЗ-44 перечисляются условия, отступление от которых допустимо.

Подписание контракта производится в свободной форме и делается ссылка на Гражданский кодекс. Его требования минимальны, но их не выполнение приведет к тому, что сделка по заказу или поставке может быть сорвана или признана несостоявшейся. Требования таковы:

1. письменная форма обязательна при сделках между юридическими лицами;
2. сделки между юридическими лицами и гражданами (касается ).

ГК ссылается на иные нормативные документы, затрагивающие сделки в той или иной области экономики (ж/д, автомобильные перевозки, авиаперевозки и т.д.). Требования могут устанавливаться и в подзаконных актах, если они приняты в рамках предписанных законом и с применением полномочий, например, сделка подписывается на основе типового договора.

Кроме этого лицо, подписывающее сделку со стороны государственного или муниципального органа власти или учреждения или предприятия или иного получателя услуг или товаров, должно иметь право на подписание. Оно закрепляется в положении, заключенном с директором, приказе или распоряжении вышестоящего органа.

Подписание контракта на основе норм ГК требует соблюдения пунктов о существенных условиях, требований иных нормативных актов, не связанных напрямую с участниками сделки. Простейший пример, формирование документа с учетом выполнения норм документооборота. Закон допускает сделки, совершенные путем пересылки документов:

• отправка предложения его принятия;
• действия, свидетельствующие о его принятии;
• переписка контрагентов:
• разрешается использовать материалы электронного документооборота с цифровыми подписями;
• разрешается использовать материалы переписки через электронную почту.

Разрешается заключение сделок с минимальным оформлением документов: стандартные бланки, заявки и т.д., достаточно порой квитанций и счетов. Закупка товаров и услуг без заключения контракта обычно связана с тем, что поставщик или исполнитель одно лицо или в силу объективных причин (предприятие — естественный монополист) или вполне услуг одного исполнителя (проведение лекции).

1. заказ может быть связан с оборонными нуждами государства или с правоохранительной деятельностью (поставки вооружения, оборудования, техники);
2. заказы могут касаться поставок музейных, культурных ценностей;
3. заказы на управление многоквартирным домом на конкурсе, организованным местными властями, если жители не определились с выбором в сроки, прописанные в законодательстве.

Всего в законе указывается почти 50 случаев проведения закупок или оплаты услуг у одного поставщика или исполнителя – ст. 93 ФЗ 44.

Госконтракты контролируются разными инстанциями

Процесс размещения контракта проходит в той же схеме, что и другие. В извещении должна иметься информация:

1. о заказчике;
2. суть контракта (краткое изложение условий);
3. ограничения, делающие невозможным участие в контракте.

Когда предусмотрено наличие обеспечения, чтобы подать заявку на контракт, сведения об этом также располагаются в системе. Эти 3 пункта обязательно вносятся в реестр закупок, осуществленных без заключения муниципальных контрактов.

Дополнительные требования и некоторые особенности оформления предусмотрены в ситуации, когда имеет место государственная тайна, правительством в 2013 году на этот счет принято специальное постановление.

В случаях, предусмотренных в законе, в ст. 93 муниципальный орган, в частности, обязан направить в контролирующую организацию копию, подписанного контракта. Вместе с ней направляется и обоснование необходимости контракта.

Осуществляется региональными властями, федеральными, в области государственной деятельности. В основном контролем муниципальных заказов занимаются региональные власти, в местных правительствах созданы специальные отделы. Все перечисленные правила контрактов работают с многочисленными исключениями оговорками. Правда они собраны в одном законе, что упрощает понимание и выполнение правил.

Финансовые ограничения

Закон ограничивает проведение закупки объемами средств, вложенных в него а также сроками. Так, например, за 12 месяцев заказчик вправе сделать покупки в объеме не более 2 млн., и не более 5 % от общего объема покупок.

Законом разрешается проводить небольшие закупки в рамках, ограниченных законом, без привычного контракта. Подача заявки проводится на общей основе. Подписание договора регулируется правилами Гражданского Кодекса и другими нормами.

Как ведется реестр закупок, осуществленных без заключения муниципальных контрактов, положения в законодательстве

Бюджетный кодекс как главный документ

На основании чего ведется реестр закупок, осуществленных без заключения муниципального контракта, можно ли им верить, рассказывается ниже. Главным документом, предписывающим вести реестр, является Бюджетный Кодекс, ст. 73.

В ней говорится, что проведение закупки без контракта проходит фиксацию в реестре. Обязанность его ведения возлагается на получателей бюджетных средств. Закупки за счет федерального бюджета контролируются федеральным казначейством, оно отвечает за фиксацию закупок.

Муниципалитеты занимаются этими вопросами самостоятельно. Администрация МО издает акт по вопросам реестра. Если сравнить принимаемые в разных муниципалитетах документы, они весьма схожи, т.е. методические рекомендации разрабатываются федеральными министерствами.

Что же содержит в себе реестр закупок, осуществленных без заключения муниципального контракта:

1. краткое название товаров, работ, услуг;
2. название, ФИО, адреса исполнителя по каждому заказу;
3. цена, дата проведения закупки.

Правила о реестре имеют примерно такое содержание:

• законодательное основание для принятия положения (Закон о закупках, Бюджетный Кодекс, статью устава, дающую право принимать акты);
• указание на заказчика.

Заказчиком могут быть или администрация или бюджетные организации, предприятия, получающие деньги из муниципального бюджета. Обязанность вносить записи в реестр ложится на администрацию. В содержание реестра включают также номер закупки, код товара или услуги согласно общероссийскому классификатору.

Организации, физлица указываются полностью в соответствующей графе. Заполняется раздел общая стоимость, вносятся данные в рублях и копейках. Если имели место дополнения к договору, то они указываются. Если контракт расторгнут раньше времени, по суду, то вписывается сумма фактически полученных товаров и услуг.

Порядок предписывает как заполнять графы реестра. Ответственным за ведение списка является контрактный управляющий или другое должностное лицо, назначенной главой администрации.

Ведение реестра регулируется актом муниципальной администрации, как заполняется каждая графа, кто является заказчиком, кто несет за заполнение.

Расчет нормативных затрат на выполнение государственного (муниципального) задания — в видеоуроке:

Заказчики должны вести реестры закупок, в результате которых контракты не заключались. Что это такое, какие закупки под этим подразумеваются, и кто именно должен вести такие реестры - читайте в нашем разъяснении.

Какие закупки надо вносить в реестр закупок

Часть 1 статьи 73 Бюджетного кодекса РФ требует от заказчиков ведения реестра закупок, проведенных без заключения государственных или муниципальных контрактов.

Однако в реестр контрактов не включают ряд закупок у единственного поставщика. Среди них закупки:

• энергоснабжения и других товаров, работ, услуг из сферы субъектов естественных монополий;
• малого объема (до 100 тысяч и до 400 тысяч);
• коммуникационных услуг с подключением к уже имеющимся инженерно-техническим сетям по регулируемым тарифам (например, по водоснабжению);
• на посещение зоопарка, театра, кинотеатра, концерта, цирка, музея, выставки или спортивного мероприятия;
• на обеспечение визитов глав, делегаций и представителей иностранных государств, международных организаций;
• на обеспечение деятельности объектов государственной охраны;
• услуг по содержанию и ремонту нежилых помещений, которые принадлежат заказчику на праве оперативного управления или безвозмездного пользования;
• услуг для направления работников в служебные командировки и связанных с участием в проведении культурных мероприятий по приглашению;
• лекарств по медицинским показаниям после решения врачебной комиссии;
• у гарантирующего поставщика по договору купли-продажи электроэнергии или договору энергоснабжения;
• средств разведывательной деятельности для органов внешней разведки и средств контрразведки и борьбы с терроризмом для ФСБ;
• библиотек, образовательных и научных организаций на право доступа к документам зарубежных баз данных и специализированных баз данных международных индексов научного цитирования у операторов и национальных (федеральных) библиотек;
• на оперативно-разыскную деятельность.

Эти неконкурентные закупки необходимо вносить в свой реестр закупок. Часть 15 статьи 34 Закона № 44-ФЗ позволяет в таких случаях заключать контракты в любой форме по Гражданскому кодексу для совершения сделок. Заказчик может заключить контракт в устной форме, то есть контракта, как такового, может не быть, но есть закупка.

Но даже если контракты в вышеуказанных случаях заключались,надо вносить их в реестр закупок, чтобы избежать претензий органов контроля. Одним словом, в реестр закупок нужно вносить все закупки, которые не попадают в реестр контрактов.

Что вносить в реестр закупок и как его вести

Кто должен вести реестр закупок

Вести реестр закупок обязаны все получатели бюджетных средств. Обязанность распространяется не на всех заказчиков по Закону № 44-ФЗ. Получателями бюджетных средств по статье 6 БК РФ являются органы:

• государственной власти;
• управления государственным внебюджетным фондом;
• местного самоуправления;
• местной администрации;
• казенные учреждения.

А такие заказчики, как бюджетные учреждения, не являются получателями бюджетных средств. Поэтому бюджетные учреждения не должны вести реестр закупок. Это следует из разъяснений письма Минфина России от 19.09.2012 № 02-11-08/3805.

Получите квалифицированную экспертную помощь в Системе «Госзаказ»

Немного теории. Обязанность ведения реестра закупок без заключения государственных (муниципальных) контрактов установлена частью 1 статьи 73 БК РФ, т.е. ведение реестра малых закупок является обязательным для всех бюджетополучателей.

Бюджетным кодексом РФ определена форма реестра: краткое наименование закупаемых товаров, наименование и местонахождение поставщиков, цена и дата закупки.

Одним из требований к ведению реестра закупок является обязательная группировка закупок по ОКДП (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности).

Хотя бюджетные учреждения не являются участниками бюджетного процесса, на них также распространяются действия Федерального закона №94-ФЗ от 21.07.2005г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Поэтому тема этой статьи может быть полезной как казенным, так и бюджетным учреждениям.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» есть возможность аналитического учета номенклатуры поставщиков в разрезе кодов ОКП с последующим формированием отчета «Реестр закупок».

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» отчет «Реестр закупок» формируется в пункте меню «Расчеты» → «Реестр закупок».

Для того чтобы закупка государственного учреждения отразилась в отчете «Реестр закупок», необходимы условия:

1. Вид обязательств в карточке договора, зарегистрированного в справочнике договоров, должен быть установлен «Договор»;
2. Должен быть сформирован план-график финансирования и заполнены все необходимые реквизиты;
3. На сумму договора должно быть принято бюджетное или расходное обязательство, т.е. сформирован документ «Принятое бюджетное обязательство» или «Принятое обязательство по ПД»;
4. На вкладке «Дополнительная информация» в карточке договора не должны быть заполнены данные, касающиеся государственных контрактов.

Для того чтобы отследить группировку номенклатуры по ОКДП, а также сформировать реестр закупок поквартально, нужно провести следующие действия:

Стандартная настройка формирования отчета предусматривает отражение данных нарастающим итогом на дату отчета.

Сформируем реестр закупок с 01.01.2013 по 31.03.2013

Для отражения аналитического учета по ОКП номенклатуры можно изменить стандартную настройку отчета.

Для этого следует воспользоваться командой «Настройка варианта отчета» → «Настройка структуры отчета»

Перейдем на вкладку «Поля» и развернем дерево позиции «Номенклатура» в окне «Доступные поля»

Перенесем поле «Код ОКП» слева из окна «Доступные поля» в группу «Закупаемые товары» в разделе «Выбранные поля»

В целях группировки информации на вкладке «Параметры данных» можно добавить новую группировку «Номенклатура.Код ОКП» в структуру отчета.

Запишем вариант отчета как «Реестр закупок. Код ОКП» с помощью кнопки «Сохранить вариант отчета» →«Сохранить отчет как…» и сформируем отчет по новой настройке.

В отчете, сформированном по данной настройке, можно производить необходимые отборы, в том числе, и по коду ОКП номенклатуры.

Начиная с релиза 1.0.19.4 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» появился новый отчет «Отчет по закупкам», который отражает данные по закупкам, произведенным за период формирования отчета. Отчет имеет тот же состав показателей, что и отчет "Реестр закупок". В отличие от "Реестра закупок", который формируется по данным, сформированным документами "План-график финансирования", отчет формируется по данным фактического поступления товаров, принятия результатов работ, услуг.

Сформированный по стандартной настройке отчет имеет вид:

Предусмотрена расшифровка показателей отчета по документам поступления имущества и услуг.

Огромное количество публикуемой в открытом доступе информации о потребностях заказчиков, естественно, требует упорядочивания и структурирования. Поставщику — найти заказ в интересующей его сфере, контрольным органам и общественным организациям — проанализировать документацию на предмет соответствия законодательству, да и заказчику после публикации отыскать закупку с целью внесения изменений, отмены или прикрепления протоколов. Для этого и нужен реестр как информационный ресурс, включающий в себя сведения и документы опубликованных заказов.

Реестр закупок по 44-ФЗ, образец (бланк)

Что можно найти

На сайте ЕИС в открытом доступе находятся: список планов закупок и планов-графиков, закупки гов реестр контрактов, закупки гов реестр недобросовестных поставщиков, перечень плановых и внеплановых проверок, жалоб, перечень банковских гарантий, библиотека типовых контрактов. Также здесь есть:

1. Общая информация: способ определения поставщика, наименование объекта, сведения о связи с позицией плана-графика, этап заказа (подача заявок, работа комиссии, завершенный или отмененный заказ).

2. Информация об организации, осуществляющей определение поставщика: наименование, адрес, телефон, электронная почта, ответственное лицо.

3. Информация о процедуре: даты начала и окончания подачи заявок, торгов, вскрытия и рассмотрения заявок.

4. Информация об объекте: начальная цена, источник финансирования, идентификационый код, наименование предмета, код позиции, единица измерения, количество, стоимость.

5. Требования к участникам: нормы в части участия субъектов малого предпринимательства, социально ориентированных некоммерческих организаций, учреждений уголовно-исполнительной системы, организаций инвалидов, общие требования к участникам любых категорий.

6. Условия контракта и обеспечение: место и сроки поставки, размер обеспечения заявок и контракта, порядок его внесения, платежные реквизиты для перечисления.

7. Документы заказа: извещение, документация, техническое задание, проект контракта, протоколы выявления победителя.

8. Результаты определения поставщика и журнал событий: протоколы, сведения контракта, все события по заказу с указанием времени совершения.

Как пользоваться реестром по 44-ФЗ

Более 2,5 млн извещений, опубликованных в 2017 г. на общую сумму более 6,5 трл руб. Более 280 тыс. заказчиков, работающих в сфере контрактной системы. Впечатляющие объемы. Без структурированного вида планируемых к закупке товаров, работ, услуг, опубликованных заказов не представляется возможным оперативно подготовить заявку на необходимый заказ.

Разобраться в дебрях закупок 44-ФЗ помогает перечень Единой информационной системы.

Алгоритм его нахождения достаточно прост:

1. Зайти на главную страницу ЕИС.

2. В контекстном меню системы выбрать раздел «Осуществление закупок», далее «Все закупки».

3. Используя систему фильтров, указать параметры заказа.

Помимо информации, которая хранится в открытом доступе, заказчикам доступна функция отслеживания закупок посредством личного кабинета.

При входе в систему посредством электронной подписи заказчик имеет возможность не только отсортировать тендеры, найти интересующий, но также внести изменения в торги, отменить тендер, опубликовать разъяснения положений документации и др.

Реестр 223-ФЗ

Не секрет, что объем заказов по 223-ФЗ в разы превышают объем по 44-ФЗ. (21 трл руб. за 2017 г.). Таким образом, поставщикам также необходима база данных.

Реестр 223-ФЗ представляет аналогичный 44-ФЗ перечень, размещаемый в ЕИС. Адрес и алгоритм поиска полностью совпадает с реестром 44-ФЗ. Однако на странице списка необходимо уточнить, в соответствии с каким законом осуществляется поиск.

Поставщику нет необходимости заходить на сайт конкретного заказчика, к примеру, реестр закупок Роснефть. Вся необходимая информация в первую очередь публикуется на сайте Единой информационной системы, а далее может дублироваться на прочих сайтах сети Интернет.

Согласно 223-ФЗ, на сайте ЕИС ведется перечень планов, положений заказчиков, перспективных потребностей в продукции машиностроения, отчетность по договорам, результаты контрольных мероприятий.

Как пример обширной системы заказов можно указать также сайт Надлок реестр закупки недропользователей. Перечень товаров, работ и услуг, используемых при проведении операций по недропользованию, и их производителей является торговой площадкой Казахстана и находится по следующему адресу: реестр Надлок КЗ закупки .

Реестр заказов без публикации в ЕИС

Не все госзакупки, проводимые заказчиком, имеют этап заключения контракта. К примеру, по отдельным покупкам вместо заключения договора предприятия торговли просто выдают товарный чек. Логично, что «малая покупка» не требует оформления договора и не подлежит публикации в реестре контрактов. Но перечень таких покупок заказчики также обязаны вести (ч. 1 ст. 73 БК РФ).

Случаи отсутствия обязанности заключать договор оговорены в п. 4, 5, 23, 42, 44, 45, 46 (с физическими лицами) и п. 52 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ. К примеру, с единственным поставщиком на сумму до 100 000 руб. (400 000 руб. для образовательных организаций) на содержание и ремонт нежилых помещений, находящихся в безвозмездном пользовании или оперативном управлении, на оперативно-розыскную деятельность и др.

Порядок ведения законодательством не установлен, поэтому целесообразно его урегулировать. Поручить его ведение можно контрактному управляющему, сотруднику контрактной службы или иному лицу. Эту обязанность нужно отразить в документах, определяющих функции сотрудника, например, в трудовом договоре.