Деньги в под отчёт. Новые правила выдачи денег подотчет Квитанцию к ПКО можно направлять на электронную почту

С 19 августа компании могут выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудников. Вместо этого можно оформить распоряжение. Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от 19.06.2017 № 4416-У. Подробнее о новом порядке выдачи в подотчет в 2017 году - в этой статье.

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы - в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет - подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы - перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату - кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

С 1 июля 2017 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать Федеральному закону № 54-ФЗ и работать по новым правилам (необязательно для ЕНВД, ПСН и предприятий сферы услуг).

Подробнее об этапах перехода компании на новый порядок можно прочитатать .

Изменение № 2: электронные больничные

С 1 июля 2017 года компании и медицинские учреждения переходят на цифровой формат взаимодействия - появятся электронные больничные. Такие больничные будут выдаваться в клиниках, которые подключились к программе по взаимодействию с ФСС России. Работодатели тоже должны подключиться к новой системе документооборота.

О том, как это сделать, читайте наш материал

Изменение № 3: ужесточение в защите персональных данных

С 1 июля будет действовать новая редакция статьи 13.11 КоАП РФ, которая касается нарушений в обработке персональных данных. В таблице обзор новых штрафов.

Вид нарушения	Размер штрафа, руб.
	Для юридических лиц	Для должностных лиц
Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо их обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, указанных ниже в этой таблице, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния	От 30 000 до 50 000	От 5 000 до 10 000
Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на их обработку в случае, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния	От 15 000 до 75 000	От 10 000 до 20 000
Обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством РФ в области персональных данных требований к составу сведений, отражаемых в согласии субъекта персональных данных на их обработку в письменной форме	От 15 000 до 75 000	От 10 000 до 20 000

О том, как бухгалтерам работать с персональными данными, читайте

Изменение № 4: новый реквизит и формат счета-фактуры

С 1 июля 2017 года надо применять новый электронный формат счетов-фактур. Он утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 № ММВ-7-15/155.

Плюс вводят новый реквизит - индентификатор государственного контракта.

О новом реквизите в счете-фактуре читайте статью .

Изменение № 5: новый МРОТ

С 1 июля 2017 года МРОТ станет 7800 руб. Сейчас его размер - 7500 руб. МРОТ влияет на расчет зарплаты, больничного и пособия по беременности и родам.

Изменение № 6: заявительный порядок возмещения НДС

С 1 июля 2017 года расширяется перечень компаний, которые могут использовать заявительный порядок возмещения. Им смогут воспользоваться те, у кого обязанность платить НДС обеспечена поручительством. Поручитель должен будет отвечать определенным требованиям. Поправка вводится в действие статьей 2 Федерального закона от 30 ноября 2016 г. № 401-ФЗ.

Любой бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда нужно оформить деньги в подотчет . Однако многие забывают о важных нюансах этой ответственной процедуры. Проинструктируем на этот счет, чтобы избежать ошибок и проблем с руководством.

О главном

Сразу оговорим важный момент: на практике в нормативных документах и в повседневной работе бухгалтеров средства, которые нужно выдать конкретному сотруднику, принято называть двояко:

• «деньги под отчет»;
• «деньги подотчет», «подотчет».

На наш взгляд, допустимы оба варианта. Во всяком случае, под ними принято подразумевать одно и тоже. Будь то наличка или деньги подотчет на карту банка.

Если скидываете деньги в подотчет на корпоративную карту, лимит расчетов ЦБ РФ (до 100 000 руб.) вас не затрагивает. Можно его не соблюдать

Чтобы выдача денег подотчет проходила без заминок, нужно руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Когда стоит задача выдать деньги подотчет директору , надо руководствоваться этим же документом. Принципиальных отличий нет

Порядок действий

Теперь разберем сам механизм, как выдать деньги подотчет .

1. Прежде всего, удостоверьтесь, что у сотрудника нет долга по предыдущей подотчетной сумме, по которым уже пора бы отчитаться. Если ответ положительный, то этому сотруднику давать деньги в подотчет нельзя – это запрещает закон.
2. Надо заручиться от работника заявлением на деньги подотчет . Оно не имеет строго установленного бланка, но некоторые позиции обязательны. Вот они:
   • сумма, которая необходима на нужды компании;
   • срок, на который будут выданы средства;
   • подпись гендиректора (или иного сотрудника, который доверенностью уполномочен ставить подпись на подобных документах);
   • дата подписания прошения.

Чиновники приняли важные изменения в налоговом законодательстве с 1 июля 2017 года. Поменяется НДС, счета-фактуры, кассовый порядок, МРОТ.

Во втором полугодии главбухи снова начнут перестраиваться на новые правила работы. Поправок не так много, как в конце года, но все они важные. Среди основных изменений в законодательстве по налогам - новые правила по платежкам, обязательный переход на онлайн-ККТ, новый МРОТ и электронные больничные. Расскажем обо всем по порядку.

Изменения в правилах заполнения платежных поручений

С 2 октября вступают в силу новые правила заполнения поля 101 «Статус плательщика» платежного поручения (приказ Минфина России от 05.04.2017 № 58). С этой даты в платежном поручении надо указывать два новых статуса:

• 27 - кредитные организации (филиалы кредитных организаций), составившие распоряжение о переводе денежных средств, перечисленных из бюджетной системы Российской Федерации, не зачисленных получателю и подлежащих возврату в бюджетную систему Российской Федерации;
• 28 - участник внешнеэкономической деятельности - получатель международного почтового отправления.

Новые правила заполнения поля 101 касаются только кредитных организаций, отделений «Почты России», а также компаний, которые получают международные почтовые отравления. Остальные компании будут заполнять поле 101 как раньше.

Другие поправки касаются платежек на уплату таможенных платежей. Если компания составляет платежку на таможенные платежи, то в поле 107 указывает код таможенного органа (письмо Казначейства России от 10 августа 2017 г. № 07-04-05/05-660). Письмо направили таможенникам. Именно они обратились за разъяснениями, так как получают от организаций много платежек с ошибками.

В Казначействе России напомнили, что компании должны ориентироваться на порядок заполнения платежных поручений из приказа Минфина от 12 декабря 2013 г. № 107н. По правилам в поле 107 указывают десятизначное значение показателя налогового периода. Причем восемь из десяти знаков позволяют идентифицировать период, а оставшиеся являются разделительными точками.

Но поле с налоговым периодом для налоговых платежей отличается от таможенных. Если вы составляете платежку на уплату налогов, то в поле 107 приводите код налогового периода, за который платите. Например, для взносов «МС.08.2017» или для НДС «КВ.03.2017».

Когда перечисляете таможенные платежи, в поле 107 вместо налогового периода впишите код таможенного органа.

Изменения в сроках хранения первички

Минфин уточнил минимальные сроки хранения первички (письмо от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Компания вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.

Речь идет о регистрах налогового учета, а также о счетах-фактурах, книгах покупок и продаж и т.п. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок жизни документов считайте после того, как закончился период, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Срок становится еще больше, если списываете в налоговом учете убытки прошлых лет. Документы, которые эти убытки подтверждают, храните столько лет, сколько будете переносить убыток на будущее, плюс четыре года.

Изменения в базе по страховым взносам

Минфин назвал новые выплаты, которые нужно облагать страховыми взносами. Поэтому бухгалтерам надо проверить свои начисления и при необходимости перечислить базу по взносам.

Суточные. Суточные освобождены от страховых взносов только в пределах лимита:700 руб. в сутки при командировках по России и 2500 руб. в день при командировках за границу (п. 2 ст. 422 НК РФ). Суточные, которые превышают лимит, облагаются взносами.

Начисляйте взносы со сверхлимитных суточных в момент, когда утвердили авансовый отчет сотрудника. Ведь до этого невозможно определить точную сумму, которую потратит сотрудник (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Вознаграждения членам совета директоров. Члены совета директоров руководят обществом в рамках гражданско-правовых отношений. В договоре с членом совета директоров могут быть, а могут отсутствовать записи о вознаграждении за руководство. Если условия об оплате нет, а выплаты есть, они облагаются пенсионными и медицинскими взносами (письмо Минфина от 21.02.2017 № 03-15-06/16239).

Суточные разъездникам. Не начисляйте взносы с суммы суточных, которую закрепили в локальном акте и платите сотрудникам с разъездной работой. Лимиты в 700 и 2500 руб. этих выплат не касаются. Они для суточных по командировкам (письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-04-06/38080).

Социальные выплаты. Минфин указал, что все социальные выплаты, которые прямо не поименованы среди льготных, облагаются страховыми взносами (письмо от 21.03.2017 № 03-15-06/16239). Основные выплаты, которые облагаются и не облагаются взносами, мы перечислили в таблице ниже.

Необлагаемые выплаты	Облагаемые выплаты
подарки работникам ежемесячная компенсация в размере 50 руб. сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком надбавка вахтовикам дополнительная компенсация при расторжении трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении	дополнительное пособие по уходу за ребенком стоимость путевок работникам компенсация за задержку зарплаты премия к юбилею и празднику оплата нерабочих дней по случаю рождения ребенка оплата лечения и медикаментов средний заработок за выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом выплаты на вредных и опасных производствах

Изменения в налоговом законодательстве с 1 июля 2017 года по НДС

Главное изменение по НДС - меняется форма счета-фактуры. В обновленном бланке появится строка 8 для идентификатора государственного контракта (постановление Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625). С 1 июля 2017 года компании, которые реализуют товары, работы или услуги в рамках госконтрактов, обязаны указывать этот идентификатор в счете-фактуре (Федеральный закон от 3 апреля 2017 г. № 56-ФЗ.). Компании, у которых нет государственных контрактов, будут ставить вместо идентификатора госконтракта прочерк.

Ниже мы привели образец заполнения нового счета-фактуры и рассказали, как заполнить сложные графы.

Важно!
Изменения по НДС, которые к 1 июля 2017 года принять не успели (заработают с октября)

С октября оформлять документы по НДС — счета-фактуры, книги продаж и книги покупок — будете новым правилам.

Счет-фактура. В счете-фактуре добавится графа 1а для кода вида товара. Ее придется заполнять компаниям, которые вывозят товары в страны Евразийского экономического союза: Белоруссию, Казахстан, Армению и Киргизию. Такие компании обязаны указывать в счете-фактуре код вида товара согласно товарной номенклатуре ВЭД. Но пока специальной графы в счете-фактуре для этого кода не предусмотрено. Поэтому код допустимо указывать, например, в графе 1 после наименования товаров.

Книга продаж .В книге продаж появятся новые графы. Во-первых, это графа 3а «Регистрационный номер таможенной декларации». Резиденты особой экономической зоны Калининградской области будут указывать в этой графе номер таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров. Во-вторых, появится графа 3б «Код вида товара». Код будут указывать те же компании, которые отражают его в счете-фактуре. Это компании, которые вывозят товары в страны Евразийского экономического союза. Таким образом, код вида товаров компании будут переносить из счета-фактуры в графу 3б книги продаж.

Регистрация исправленных счетов-фактур. Регистрировать исправленные счета-фактуры в книге покупок придется иначе. Допустим, покупатель во II квартале зарегистрировал счет-фактуру в книге покупок. В III квартале продавец выставил исправленный счет-фактуру. По действующим правилам покупатель аннулирует запись по первоначальному счету-фактуре в дополнительном листе книги покупок за II квартал и представляет уточненную декларацию. Затем регистрирует исправленный счет-фактуру в том квартале, в котором получил его, — в книге покупок за III квартал.

По новым правилам покупатель аннулирует счет-фактуру в дополнительном листе книги покупок за II квартал и в нем же зарегистрирует исправленный счет-фактуру. В дополнительном листе будет сразу две записи — одна со знаком «минус», другая — на регистрацию исправленного счета-фактуры. Показатели дополнительного листа покупатель перенесет в приложение 1 к разделу 8 уточненной декларации за II квартал.

Изменения по налогу на имущество

Декларацию и расчет по налогу на имущество обновили (утв. приказом ФНС России от 31 марта 2017 г. № ММВ-7-21/271). Например, появился новый раздел 2.1. В нем компании будут приводить сведения о недвижимости, которая облагается налогом по среднегодовой стоимости. Это в том числе кадастровый номер, код ОКОФ, остаточная стоимость. В раздел 3 ввели код вида имущества. Коды отчетных периодов в новых формах закрепили те же, которые ФНС уже рекомендовала использовать (письмо от 25 марта 2016 г. № БС-4-11/5197).

Расчет за полугодие и девять месяцев компания вправе сдавать как по новой, так и по старой форме. Если будете использовать новую форму, то в таком же виде сдавайте и уточненные расчеты за полугодие и девять месяцев (письмо ФНС России от 14 апреля 2017 г. № БС-4-21/7139).

Изменения по наличным расчетам

Компании и предприниматели, которые применяют ККТ, обязаны использовать новую технику, передающую информацию в ФНС. А тех, кто наличные выдает работникам, затронет новый порядок расчетов.

Переход на онлайн-ККТ

С 1 июля нельзя работать на старых кассовых аппаратах. Вместо них придется применять онлайн-ККТ, которые передают фискальные данные в налоговую инспекцию.

• оказывает услуги населению и выдает БСО;
• применяет вмененку или патент и выдает подтверждающий документ;
• продает товары через торговые автоматы;
• вправе работать без ККТ по старой редакции закона (например, продажа лотерейных билетов).

Регистрация нового кассового аппарата займет время. Поэтому определяйтесь с моделью и оформляйте заявление через сайт ФНС.

Сколько времени у компании на регистрацию онлайн-ККТ

Вместе с кассами изменятся и чеки. Первое и главное отличие — стало в три раза больше обязательных реквизитов. У обычных чеков их 7, а у онлайн — 24 (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). За ошибки в них будет штраф до 10 000 руб. на компанию и до 3000 руб. — на директора.

• Справка
• Реквизиты онлайн-чека:
• Название организации
• ИНН организации
• Регистрационный номер ККТ
• Порядковый номер за смену
• Дата и время расчета
• Ставка и сумма НДС (до 1 февраля 2017 года НДС не приводить необязательно)
• Фискальный признак документа
• Место расчета (адрес с почтовым индексом, если расчет в помещении; наименование и номер машины, если расчет в транспорте; адрес сайта, если покупку делают в интернете)
• Номер смены
• Наименование товаров, работ, услуг
• Цена за единицу товаров, работ, услуг с учетом скидок и наценок
• Количество и стоимость товаров, работ, услуг с учетом скидок, наценок и с указанием ставки НДС
• Система налогообложения
• Форма расчета — наличными и (или) по безналу
• Сумма оплаты — наличными и (или) по безналу
• Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода)
• Наименование документа
• Фискальный признак сообщения (для чека, который хранят в фискальном накопителе или передают в ИФНС)
• Порядковый номер фискального документа
• Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя
• Должность и фамилия кассира (кроме расчетов через интернет)
• Адрес электронной почты компании, если покупателю отправляют чек через интернет
• Адрес электронной почты или абонентский номер покупателя, если отправляют чек через интернет
• Адрес сайта, на котором проверяется чек

Второе изменение в том, что помимо бумажных чеков будете выдавать и электронные. Но только если покупатель попросит. Новое правило в законодательстве с 1 июля 2017 года для бухгалтера означает, что одним нарушением стало больше. За непредставление электронного чека по просьбе покупателя оштрафуют точно так же, как за невыдачу бумажного.

Третье изменение — в новом чеке требуется название товара и количество. Но предприниматели на упрощенке, вмененке и патенте вправе до 1 февраля 2021 года пробивать чеки без расшифровки товаров и цен (п. 17 ст. 7 Закона № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г.).

Как изменился чек ККТ с 1 июля 2017 года

Новый кассовый порядок

С 19 августа новые правилах для операций с наличными. ЦБ РФ внес изменения в Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У (Указание от 19.07.2017 № 4416-У). Вот четыре изменения:

1. Компания вправе выдавать наличные под отчет, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
2. Чтобы выдать деньги подотчетнику, понадобится приказ руководителя. Брать с сотрудника заявление теперь не придется.
3. Квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру станут направлять на электронную почту вносителя. Распечатывать нет необходимости. Квитанцию бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки.
4. Кассовую книгу вправе вести не только кассир, но и другой сотрудник, например бухгалтер. В должностной инструкции пропишите такую обязанность.

Изменения в законодательстве с 1 июля 2017 года по расчетам с сотрудниками

С 1 июля 2017 года в законодательстве для бухгалтера предусмотрено новое оформление и возмещение пособий. Поликлиники и больницы вправе выдавать электронные листки нетрудоспособности. А чтобы посчитать пособия правильно, бухгалтер будет учитывать новый МРОТ.

Электронные больничные листки

С 1 июля компании будут проверять и хранить больничные по новым правилам. ФСС запускает систему электронных листков нетрудоспособности. Фонд отработал ее в рамках пилотных проектов в Астраханской, Белгородской областях, Москве и Крыму.

Хотя электронные листки не будут обязательными, появятся в большинстве регионов. Ведь выдавать такие больничные вправе каждая клиника с электронной подписью.

Врачи будут сами заполнять листки в специальном сервисе. Чтобы с ними работать, компании понадобится личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.

Сотрудник вправе выбирать между бумажным и электронным листком. Если подпишет согласие на виртуальный больничный — врач его оформит. Форму согласия уже разработал Минтруд.

Компания вправе и не подключаться к электронному обмену. Тогда работникам врачи будут выдавать только бумажные листки. На первый взгляд это проще — не надо параллельно следить и за бумажными, и за электронными листками.

У электронного больничного три плюса:
. нельзя подделать, поэтому меньше проблем с возмещением пособий;
. проще заполнить - не важно, какого цвета чернила, умещаются ли буквы в клеточки и не наставил ли врач помарок;
. удобно хранить: записи не выгорят и не продырявишь по ошибке дыроколом.

Схема взаимодействия между клиникой, ФСС и работодателем

Новый МРОТ

С 1 июля 2017 года в законодательстве прописано новое значение МРОТ - для бухгалтера это означает, что пора пересмотреть зарплаты и пособия. С 1 июля МРОТ вырастет с 7500 до 7800 руб. Поэтому изменится расчет пособий и зарплаты.

Пособия . Больничные, детские и декретные пособия придется сравнивать с новыми минимальными лимитами, рассчитанными исходя из МРОТ 7800 руб. Обновите учетную программу и убедитесь, что она знает о новых минимальных пособиях.

Считайте пособия с учетом нового МРОТ в двух случаях:

• в расчетном периоде у сотрудника нет заработка или меньше минимального. Это 187 200 руб. за два предыдущих года, или в расчете на день — 256,44 руб. (187 200 руб. : 730 дн.);
• стаж сотрудника менее шести месяцев, поэтому больничное пособие за полный календарный месяц не больше нового МРОТ — 7800 руб.

Новый МРОТ влияет на декретные пособия и пособия по уходу за ребенком. Пособия, назначенные после увеличения минималки с 1 июля, рассчитываем в повышенном размере. Так, пособие по уходу за первым ребенком, назначенное с июля, — не меньше 3120 руб.

Детские и декретные пособия приходится пересчитывать, если:

• декретный отпуск начался до 1 июля и заканчивается после этой даты. А декретные, рассчитанные из нового МРОТ, больше первоначальных;
• сотрудница прервала отпуск по уходу за ребенком до 1 июля, после 1 июля возобновила. Минимальное пособие, рассчитанное из нового МРОТ, превышает первоначальное.

Зарплата . Сравните зарплаты работников с новым МРОТ, если:

• там, где работает компания, не установлена региональная минималка;
• региональная минималка введена, но компания отказалась ее применять.

В остальных случаях ориентируйтесь на региональный МРОТ. Регионы вправе повысить минималки вслед за федеральной. Поэтому убедитесь, что после 1 июля продолжает действовать прежний документ о региональном минимуме.

Оклад за месяц работы на полную ставку больше или равен МРОТ, если сотрудник на окладной системе оплаты труда. Стимулирующие выплаты, доплаты и надбавки исключите из расчета. Помимо оклада в состав зарплаты входят премии, бонусы. Тогда допускается оклад меньше МРОТ. Главное, чтобы в сумме с премиальными и сдельными выплатами начисленная работнику зарплата за месяц была больше или равна минималке.

Если нашлись работники, у которых зарплата ниже МРОТ, повысьте ее. Иначе на трудовой проверке возможен штраф — 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Сообщать работникам об изменении зарплаты и ее составных частей приходится за два месяца (ст. 57, 72 ТК РФ). Но так как повышаете зарплату, а не снижаете ее, нарушение этого срока некритично. Главное заключите дополнительное соглашение к трудовому договору так, чтобы с 1 июля работник имел зарплату не ниже МРОТ. Оформите приказ о новой зарплате и внесите изменения в штатное расписание. Утверждать всю штатку заново не потребуется. Сделайте приложение с обновленными окладами.

Изменения в трудовом законодательстве с 1 июля 2017 года

С 1 июля ужесточатся штрафы по персональным данным. Если обработали персональные сведения без письменного согласия сотрудника, максимальный штраф для организации - 75 000 руб., а для бухгалтера - 20 000 руб. Если не предоставили сотруднику справки с его персональной информацией, штраф организации до 40 000 руб., а бухгалтера - 6000 руб. Это правила частей 2 и 4 статьи 13.11 КоАП РФ. За какие действия с персональными данными оштрафуют бухгалтера >>

• Важная статья:

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

• получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.