Командировочное письмо. Служебная записка о направлении в командировку: образец. Служебная записка на командировку

Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение - предоставление информации. Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов. В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

Как написать служебную записку на командировку?

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:

• те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
• уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.

Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

• название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
• указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
• предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
• приводится список приложений, если они имеются;
• проставляется дата составления и подпись составителя.

Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.

Служебная записка о продлении командировки

Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

• наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
• транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
• временная болезнь командированного;
• обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.

Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

Служебная записка на командировочные расходы

Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах . К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.

Пример служебной записки на командировку - образец написания

При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
• необходимо точное указание временных рамок - это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
• если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
• для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.

Служебная записка об отмене командировки

Как посчитать командировку по внутреннему совместительству?

Осуществление работы по совместительству учтено нормами ТК РФ. Одним из видов такого совмещения является внутреннее совместительство. Это…

Отгул за командировку в выходные дни положен ли?

Представление об отгуле сегодня не фигурирует в действующем ТК. Работник имеет право на получение добавочного…

Служебная записка на премирование сотрудника

Взаимоотношения сотрудника и руководства строятся на качественном выполнении работы. В ряде случаев, которые устанавливает Трудовой…

Приказ о направлении в командировку - составление и примеры образцов

Направление работника или руководителя в служебную поездку является неотъемлемой частью многих организаций. В связи с…

Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.

Общее понятие о служебной записке

Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.

Важно!!! Служебная записка выступает единственным основанием для начисления командировочных выплат и оплаты расходов, которые напрямую связанны с командировкой.

Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте.

Служебная записка имеет свободную форму составления, каждое предприятие составляет данный документ по своим принципам. Но, однако, законодательством закреплена основная информация, которая должна отражаться в служебной записке на командировку.

В виде таблицы представим основную и необходимую информацию, которая по требованиям законодательства Российской Федерации должна быть отражена по прибытию сотрудника из командировки.

В данной таблице мы представили основные требования, которые должны быть соблюдены при составление служебной записки. Далее мы рассмотрим основные правила, которые необходимо соблюдать при написании служебной записки.

Основные правила при написании служебной записки

В выше представленном пункте мы рассмотрели основные требования к написанию служебной записке при отправке сотрудника в командировку. Но бывают такие случаи, когда на командировку составляется приказ. Приказ составляет руководитель учреждения, данный документ будет являться основанием для командировки и написания служебной записки не требуется, необходимо лишь приложить документы, которые подтверждаю факт расходов, которые связанны с командировкой.

Важно!!! Приказ на командировку создается начальником учреждения. В данном документе необходимо указать основную причину командировки.

Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:

• Цель командировки;
• Сроки командировки;
• Документы, связанные с расходами в командировке.

На основании данной статьи можно сделать вывод о том, что существует два вида служебных командировок:

• Командировка, по приказу руководителя;
• Командировка, которая подтверждается сотрудником по прибытию из командировки.

Основное отличие данных видов, заключается в том, что первый вариант составляет руководитель учреждения, а второй вариант служебной командировки необходимо написать сотруднику по приезду из командировки.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрена определенная форма составления служебной записки, поэтому она составляется в произвольной форме, но с указанием основных фактов, которые связанны с командировкой.

Для более точного понятие о составлении служебной записки, об основных требованиях к составлению данного документа, мы представим образец.

Директору ЦБ ГБОУН

Сидоренко Павлу Аркадьевичу

От экономиста Тереховой Ольги Ивановны

Служебная записка на командировку.

Я, Терехова Ольга Ивановна, сообщаю, что в период с четвертого июня по одиннадцатое июня находилась в командировке в городе Москва, с целью повышения квалификации и сдачи соответствующих экзаменов. К месту командировки добиралась на общественном транспорте. Документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание в гостинице, прилагаю.

Командировка продолжалась семь дней.

11.07.2019г. Терехова О.И.

Так же командировка может быть назначена на основании приказа. Рассмотрим вариант составления приказа на командировку.

Директор ООО « ХЛЕБ»

Миронов Олег Павлович

Технологу Смирновой Галине Николаевне

На командировку

В связи с запуском новой линии на хлебобулочных изделиях, главного технолога Смирнову Г.Н. необходимо отправит в командировку в г. Москва ля ознакомления технологии приготовления теста и основных правил работы новой линии. Командировка продлится три дня: с первого июня по третье июня. Гостиница для проживания предоставляется. Расходы, понесенные во время командировки, будут выплачены по приезду.

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

• На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
• У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

• Приказ руководства — основание для поездки;
• Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

• Цели;
• Сроки отбытия/прибытии;
• Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

• Расходы на отели или аренду жилья;
• Расходы на заправку.

Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

В статье:

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку - особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант.

Шпаргалка: служебная командировка

Скачать в Системе Кадры

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа. Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749. Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

• В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже - ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
• В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки - его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
• В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем

Скачать образец

Вариант заполнения записки работником

Скачать образец

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.». Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается. Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист. Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила. Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу - считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении. Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней - рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели - самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку. ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.

СПРАВКА! Оформление служебной записки производит сотрудник компании самостоятельно сразу после возврата из поездки.

Для начисления оплаты и компенсирующих затрат немаловажно грамотно заполнить документ.

Инструкция по написанию

Бланк может быть представлен на обыкновенном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа :

Непременно должны присутствовать :

• дата отъезда, приезда;
• цель командировки;
• название, марка, модель, регистрационный номер транспорта (когда поездка была на личном, служебном либо арендованном авто);
• в нижней части бланка - описание прилагаемых документов;
• дата составления этого документа, подпись работника с расшифровкой.

Как составляется документ?

В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий :

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте , а из вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Запрос о выплате средств на расходы

Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок. К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов :

Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте .

Сообщение об использовании своего транспорта

СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.

Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.

Служебная записка обязательно должна дополняться :

• путевым листом;
• квитанциями о произведенной оплате парковки;
• кассовыми чеками на топливо.

Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.

Пример служебки

Директору ООО «Поляра»
Титовой Елене Анатольевне
от менеджера по продажам
Быченко Дениса Владимировича.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О подтверждении факта пребывания в командировке.

Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.

Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.

Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.

Прибыл: 21.01. 2017 г.. в 19.30.

Приложение:

Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.

Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2017 г.

Отчет о проделанной работе.

21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.

Ответ руководства

После принятия руководителем положительного решения о необходимости командировки, копии записки направляются во все подразделения, какие перечислены в левом углу (сверху), для принятия требуемых мер (подготовки приказов, заказа билетов при потребности, начисления денежных средств командируемым).

О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали в .

Заключение

Необходимо составлять только в некоторых случаях. Весьма важно грамотно заполнить документ, так как от этого будет находиться в зависимости последующая компенсация понесенных затрат. Кроме того, следует принимать во внимание нюансы при заполнении в зависимости от определенных факторов поездки.