Копия верна или копия верна. Кто имеет право в компании заверять документы (копии) и на каких основаниях

Часто при ведении деятельности в организации требуется предоставить заверенную копию документа. Заверенная документация может потребоваться где угодно: при участии в тендере, при предоставлении документации контрагентам, даже при выдаче работнику копии трудовой книжки. Как правильно заверить копию документа разберем в этой статье.

Для чего нужна заверенная копия документа?

Любая компания сталкивает с тем, что нужно предоставить контрагенту или отправить налоговой или другим инстанциям копию документации. Более того, для некоторых инстанций требуется копия, которая заверена особым образом.

В современных нормативных актах термин, как «копия» не найти. Однако в ГОСТе Р 51141-98 под этой трактовкой понимается документ, который содержит всю информацию с оригинала и повторяет его внешне.
К сожалению, в отличие от подлинника, заверенная ксеро- или фотокопия не могут иметь должной юридической силы. Для того чтобы копия стала практически полноправным документом на нем нужно проставить необходимые реквизиты.

Заверенная копия может понадобиться в следующих случаях:

• для предоставления документации в государственные учреждения;
• для предоставления документации работнику (например, трудовая книжка);
• для предоставления документации контрагентам (например, договор);
• для того чтобы принять участие в тендере (обычно в тендерную комиссию направляется пакет документации).

Конечно, это далеко не полный перечень того, когда вам может потребоваться проставить реквизиты на документации.

В зависимости от случая различают обычное и нотариальное заверение. Так, чтобы выдать работнику копию трудовой книжки достаточно обычного, однако, при участие в тендере часто требуется нотариальное заверение документации. При заверении у нотариуса организация обязана заплатить пошлину, а также подождать какое-то время пока нотариус совершить данную процедуру. Если того не требует закон или конкретный контрагент организации, то бумага может быть заверена прямо в компании, проставлением необходимых реквизитов на ней.

Как правильно заверить копию документа в организации?

Организация имеет право самостоятельно проставить необходимые реквизиты только на те бумаги, которые принадлежат ей (договоры, письма и т. д.), а также ту документацию, оригиналы которой хранятся непосредственно в организации (например, трудовые книжки работников).

Для того чтобы проставить реквизиты в организации на бумаге необходимо указать:

• Надпись, подтверждающая, что на документации проставлены надлежащие реквизиты. Как правило, такую надпись можно поставить от руки, однако, в некоторых организациях есть специальный штамп на такие случаи.
• Должность лица. Проставляет реквизиты либо директор, либо главный бухгалтер. Также возможность заверения бумаг может быть предоставлена финансовому директору. Однако, обязанности на заверение определенных видов бумаг можно передать любому работнику: для этого потребуется выпустить только соответствующий приказ или доверенность.
• Подпись должностного лица и её расшифровка.
• Печать компании.
• Дата заверения. Дата указывается для того, чтобы проставление реквизитов было достоверным, ведь подлинник со временем может претерпеть изменения.

Если вы проставляете реквизиты на информацию, которая расположена не на одном листе, а на нескольких, то сначала документацию нужно прошить. Прошить документацию можно как с помощью дырокола и ниток, так и с помощью различных станков.

После того как документация прошита нужно проставить сквозную нумерацию (обычно номера страниц ставятся либо внизу в центре, либо в правом углу).

Нитки на последней странице нужно скрепить специальным стикером, на котором указывается что документ прошит и пронумерован. При скреплении ниток убедитесь, что их кончики выглядывают из-под стикера. Стикер крепится на бумагу обычным клеем.

После того как вы приклеили стикер, выполните действия по проставлению необходимых для заверения реквизитов. Как правило, подписи и надписи типа «Копия верна» ставятся около стикера, печать же организации обязательно должна заходить на него.

Оформление документов у нотариуса

Для того чтобы проставить реквизиты на бумаге нотариальным способом нужно найти нотариальную контору, которых в любом крупном городе сейчас много. С собой вам необходимо будет взять бумагу, паспорт, а также деньги для оплаты пошлины (для каждого типа бумаги размер пошлины свой).

Проставят реквизиты на бумагу у нотариуса вам не сразу. Как правило, в нотариальных конторах длинные очереди, более того, после того, как вы передадите сотруднику конторы бумаги, вам нужно будет подождать какое-то время пока над документом совершат все необходимые сверяющие и фиксирующие действия.
У каждого нотариуса существует реестр, в котором он ведет учет всех заверенных у него документов. При получении от вас потребуют расписаться в реестре. Копия, заверенная нотариусом, не имеет срока действия.

Конечно, далеко не все документы могут быть заверены нотариально. Так, не допускаются исправления, в том числе поправки, внесенные карандашом или ручкой. Текст, а также другие составляющие части, должны быть четкие и легко читаемые.

Если вы идете проставлять необходимые реквизиты к нотариусе не на один лист, а нанесколько, то вы обязаны предварительно скрепить листы, а также пронумеровать их, поставить печать организации и подпись лица, который заверил бумагу в организации.

Нотариус не может заверить любые медицинские бумаги, договоры, документацию, имеющую надпись «Секретно» и бумаги, с которых запрещается снимать копии.

Как заверить электронные документы?

Для того чтобы заверить электронную версию документации понадобится электронная подпись. Получить ключ электронной подписи можно в одном из удостоверяющих центров. Будьте предельно внимательны при направлении пакета бумаг на получение ключа: предоставляемые данные должны быть подлинными и максимально точными. Одно неверное слово и ключ не будет действителен.

Документ в электронном виде, заверенный электронной подписью, равносилен бумажной заверенной копии. Заверить электронным способом можно любые бухгалтерские и юридические бумаги (например, договоры, счета-фактуры, накладные и проч.).

Нельзя электронно заверять документы, относящиеся к бумагам строгой отчетности. На самом деле бумажные документы – это пережиток прошлого. Сегодня существует такое понятие, как электронный документооборот, при котором контрагенты могут обмениваться только электронными версиями необходимых бумаг, полностью исключив бумажный обмен. Даже если налоговая попросит предоставить счета-фактуры и акты для отчетности, вы всегда сможете направить им их электронные версии, заверенные ЭП.

Даже договор благодаря существованию такого инструмента как ЭЦП может быть представлен и подписан только в электронном виде. Конечно, прежде чем обмениваться только электронными версиями документации, контрагенты обязаны заключить некое соглашение о такой особенности их делового общения.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Вся российская документации изначально имеет юридическую силу только на территории нашей страны. Для того чтобы придать документации силу на территории другой страны, нужно документ легализовать.
Сначала вам нужно будет проставить реквизиты на скопированную документацию у нотариуса. Для этого следует принести в нотариальную контору оригинал, паспорт, а также заплатить пошлину. Бумага при заверении у нотариуса переводится на нужный язык.

После документ следует направить в Министерство юстиций для удостоверения подлинности реквизитов. Затем документ проходит процедуру в Министерстве иностранных дел, где на нем ставится соответствующая печать. Только теперь бумага готова к отправке в другую страну. Более простым вариантом легализации бумаги является апостилирование.

Апостиль – это штамп, на котором присутствует название страны, данные должностого лица, название организации и прочие нужные для легализации реквизиты. Более того, у каждого апостиля есть свой номер, который также будет указан в штампе. Чаще всего апостиль ставиться либо на английском, либо на французском языке. Апостиль ставиться либо на самой бумаге, либо к ней прикрепляется отдельный лист со штампом. Апостиль можно поставить в Министерстве юстиций.

Вконтакте

Любая организация имеет потребность и полное право выдавать копии документов. Обязательны к заверению копии, которые предоставляются работникам предприятия, налоговой инспекции, внебюджетным фондам, для участия фирмы в конкурсах или аукционах и других случаях. В связи с этим руководитель должен знать, как правильно заверить копию документа.

Когда речь идет о нотариальном заверении, мы просто обращаемся к нотариусу, и он сам проводит всю процедуру. Обычно потребность именно нотариального подтверждения прописывается в нормативных документах. Если последнее не обозначено, глава организации заверяет бумаги самостоятельно. Однако некоторые фирмы во всех случаях прибегают к помощи нотариуса, чтобы повысить свой авторитет и уровень доверия клиентов. Такой шаг оправдан, но требует значительных финансовых средств. Если в населенном пункте нотариус отсутствует, можно обращаться к начальнику администрации либо уполномоченному лицу. Руководитель организации имеет право заверять только те документы, которые созданы в данной организации, либо те, оригиналы которых хранятся здесь. Для официального копирования сторонних документов требуется специальное разрешение, кроме случаев принятия на работу и заведения личного дела на подчиненного.

Собственно заверение копии производится на свободном месте в конце текста документа. Рекомендуется внести следующие записи:

• информация о месте нахождения оригинала;
• надпись «Верно» или «Копия верна» (обязательно с прописной буквы);
• название должности того, кто заверяет, его подпись и фамилия с инициалами;
• дата заверения;
• печать, если таковая предусмотрена форматом организации.

Если документ состоит из нескольких страниц, можно заверять каждую отдельно по выше приведенному образцу. Существует и другой путь:

1. Страницы нумеруем по порядку;
2. Сшиваем все листы ниткой или железной скобой, на месте крепежа размещаем бумажную наклейку;
3. На наклейке указываем количество листов, ставим подпись заверяющего, его фамилию и инициалы;
4. При наличии печати ставим оттиск таким образом, чтобы часть его находилась на наклейке.

Заверяя документ, обращайте внимание на качество оригинала. Если подлинник содержит исправления, приписки или его текст недостаточно ясно читается, такую копию могут не принять, несмотря на правильное заверение.

Копия документа должна достоверно передавать его содержимое. В даже копии, сделанные на ксероксе, нуждаются в юридически грамотном подтверждении их соответствия оригиналу. Сделать это можно разными способами. Как правильно заверить копии документов в установленном порядке, зависит от конкретной ситуации.

В разных случаях копий производится на основании либо закона, либо определенного нормативного акта. В соответствии с их требованиями достоверность копии должен подтверждать нотариус, предприниматель или сам владелец документа. Нужно только знать, когда и как действовать.

Заверяем нотариально

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Чтобы подтвердить своей подписью бумагу, нотариус тщательно все перепроверит. Существуют общие правила подтверждения копий у нотариуса:

• В качестве оригинала принимаются только неламинированные документы, чтобы можно было подтвердить их подлинность
• Подпись на оригинале должна быть от руки, а не факсимильная
• Документы, состоящие из нескольких листов, должны быть скреплены надлежащим образом
• На всех листах должна быть подпись уполномоченного лица
• Если бумаги оформлялись заграницей, их следует легализовать согласно международным правилам
• Если оригинал поврежден, отчего часть текста не читается, то его копия не может быть нотариально заверена
• Копия документа, целиком написанного или только с пометками карандашом, не допускается для подтверждения у нотариуса
• Копия с исправлениями или добавлениями не заверяется нотариально
• Копии об образовании без номера регистрации и подписей не могут подтверждаться нотариусом
• Копию договора, написанного от руки, нотариус заверить не имеет права
• Зачетная ведомость без наличия диплома нотариусом не заверяется
• Некоторые виды медицинских актов, приведенные в указах Минздрава по заболеваниям, не могут заверяться нотариусом
• Не заверяются данные не на русском языке, к которым отсутствует подтвержденный надлежащим образом перевод
• Служебные и другие виды бумаг, имеющие обозначение о секретности или запрете копирования, не принимаются к рассмотрению
• Наличие даже мелких отступлений от правил оформления является основанием для отказа свидетельствования его копии

Необходимость заверить копии документов у нотариуса может возникнуть у юридического или физического лица. У каждого для этого могут возникнуть свои причины.

Заверка любой копии производится только при наличии оригинала. Все должно отвечать существующим требованиям.

После проверки всех деталей юрист убедится в правильности регистрационных номеров и других реквизитов, подтверждающих подлинность. Клиент, обращающийся за подтверждением копии, показывает свой паспорт. Но для подтверждения личности подходит также водительское удостоверение.

Кто имеет право на получение данной услуги

Когда юрист оказывает такую услугу, не обязательно, чтобы при этом присутствовал владелец того документа, копию которого нужно подтвердить. Не требуется также свидетельство о его дееспособности. Все могут обращаться к нотариусу с данной просьбой. Но заказать подтверждение копии паспорта может только его владелец.

Что касается подростков до 18 лет, то они могут обратиться к нотариусу, лишь чтобы подтвердить копию собственных документов, включая свидетельство о рождении, аттестат или паспорт.

В общем, нотариус заверяет копии только самых важных документов. В таком случае получается наиболее весомое документирование достоверности дубликатов. В менее существенных ситуациях допускается подтверждение другим порядком.

Заверяем самостоятельно

Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

В ряде случаев необходимо заверить копии документов самостоятельно, включая дубликаты паспорта, номеров счетов, свидетельства о рождении, браке или смерти. Но это не для подтверждения личности человека. Даже если они заверены нотариусом, такая копия не берется во внимание в суде, банке и других учреждениях. Если копия документа заверена, то это только для доказательства точности передачи содержимого оригинала.

Такой способ – самый простой. И только человек сам будет нести ответственность за то, что он удостоверил. Поэтому пренебрегать подобным актом не следует.

Заверяем для налоговой

Особого внимания требуют случаи, когда нужно заверить копии документов для налоговой. Тогда в ИФНС нужно подать перечень документов, включая подшивки из множества страниц. Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 93) в подтверждении достоверности нуждается каждый скопированный лист.

При единой подтверждающей подписи на всю книгу налоговики могут не принять отчет и даже наложить штраф за некорректное оформление. В суде действия инспектора будут поддержаны.

Если речь идет о договоре на много страниц, то нужно будет прошить листы нитью, пронумеровать их, на обратной стороне место сшива зафиксировать бумажной наклейкой, на которой указать печать и количество листов. В таком случае каждая страница не должна быть подтверждена. При этом нужно учитывать такие правила:

• четко виден текст, читается дата и визирование документа
• со всех страниц можно свободно снять ксерокопию
• страницы прошиты прочно, не распадаются во время перелистывания
• каждый лист пронумерован, а в конце указано число прошитых страниц
• на последней странице нужна подтверждающая подпись и печать

В таких книгах должно быть меньше 150 страниц, при условии, что на каждом листе только одна копия, с одной стороны листа. В случае если дубликат отчета или другого документа состоит из большего количества страниц, несколько отдельных пачек. Желательно исходный документ прошивать в такую же книгу, чтобы налоговики не настаивали на переоформлении копий.

Сшивка должна выполняться через 2, 3 или 4 прокола, которые можно пробить дыроколом, шилом или иголкой. Важно, чтобы при этом не был задет содержащийся в копиях текст. Сшивание подборки страниц через один прокол, сделанный в верхнем углу, считается неправильным.

Рекомендации, приведенные в статье, соответствуют действующему законодательству. Если сделать все, как указано в инструкции, то можно будет избежать существенных штрафов от налоговиков, которые очень любят грешить подобными санкциями.

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Также копии данных документов могут подтверждаться таким способом для различных фондов внебюджетного типа, контрагентов, для выдачи подчиненным и так далее.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

Руководствоваться в процессе подтверждения документов нужно ГОСТом № 6.30-2003, который называется «Унифицированные системы документации…» и утвержден Постановлением Госстандарта в 2003 году.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

• «копия правильна»
• должность заверяющего дубликат
• если должность не указана, то это начальник
• подпись человека, подтверждающего дубликат
• фамилия с инициалами как уточнение подписи
• печать начальника или отдела кадров
• информация о местонахождении оригинала документа
• дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.

Когда процедура необязательна

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Не нуждается в подтверждении и документооборот электронного типа. Еще с 1979 года в СССР копии и сами документы, созданные посредством ЭВМ, принимаются в суде как доказательство. В те времена оригиналом считался первый образец электронной версии документа. А чтобы доказать что-либо в суде, нужно было предоставлять весь компьютер.

В современной юриспруденции подлинник – это чаще всего распечатанный документ с живой подписью и мокрой печатью.

Электронный вариант дубликата документа принимается к рассмотрению, например, в арбитражном суде, но не всегда. Такой суд сканы принимает как копии документов. Они подаются в электронном виде через сайт суда, где можно заполнить установленную форму, загрузить имеющиеся в наличии доказательства, то есть отсканированные документы формата pdf. Участники процесса должны предварительно зарегистрироваться в ресурсе «Мой арбитр».

Все сканы должны по формату и размеру соответствовать порядку, утвержденному в Постановлении № 80 (08.11.13) ВАС РФ. Важно учесть, что данные правила касаются лишь предоставления в «Мой арбитр» копий, а не оригиналов. Суд имеет право затребовать и оригиналы на бумажном носителе.

Если копия для суда не нуждается в нотариальном подтверждении, то для ее заверения хватит только подписи, а также печати, если вопрос касается юридического лица. В таком случае нужно также указать дату создания копии и место хранения оригинала.

Необязательность подтверждения копий в разных ситуациях суд может рассматривать по-разному. Но вам все равно нужно быть готовыми предоставлять бумажный оригинал на подтверждение электронный копии документа. В суде обязательно проверят наличие подписи, даты отправления и получения и другие нюансы. А электронную подпись, если она приемлема в конкретных обстоятельствах, может подтвердить оператор ЭДО.

Современное делопроизводство приемлет применение вместо оригиналов документов их копий, оформленных и заверенных в установленном порядке. В некоторых случаях требуются именно надлежащим образом подтвержденные дубликаты документов. Из таких нормативно-правовых актов можно отметить, например, статьи Кодекса внутреннего водного транспорта России, а также Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). При надлежащей заверке копии будут приняты в любой ситуации и не потребуют исправления. Такая подготовленность зачастую может спасти деловую репутацию и уберечь от финансовых потерь. Поэтому нужно знать отечественное законодательство в части применения копий и руководствоваться им в соответствующем порядке.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Очень часто по инициативе налоговых органов от компании требуется представление копий различных документов. Такие документы могут потребоваться для проведения проверки, подтверждения права на налоговую льготу и т.п.

Между тем при оформлении копий документов возникает масса вопросов - а все ли делается правильно?

Требования, установленные в Налоговом кодексе Российской Федерации

В соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – «НК РФ») документы подаются в виде копий, заверенных компанией. Требование нотариального удостоверения копий документов может предъявляться только в том случае, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. Между тем в случае необходимости налоговые органы вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Документы можно принести в инспекцию, направить по почте заказным письмом или отправить в электронной форме по установленным форматам по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ). В последнем случае следует руководствоваться Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168.

Срок для предоставления документов – 10 дней со дня получения требования об их предоставлении. А при проверке консолидированной группы налогоплательщиков он составит 20 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Вот такой минимум требований установлен НК РФ.

Требования ГОСТ

Основным нормативным актом, содержащим положения об оформлении копий документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 03.03.03 № 65-ст.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, при заверении соответствия копии документа подлиннику его нужно подписать. Ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

На копии документа проставляется печать компании.

Теперь обратимся к Национальному стандарту РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст. Отметим, что он пришел на смену с 1 марта 2014 года ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит следующие определения:

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Между тем ни положения ГОСТ Р 6.30-2003, ни ГОСТ Р 7.0.8-2013 не дают ответа на вопрос, можно ли заверить несколько прошитых документов одновременно. В связи с этим стоит рассмотреть судебную практику и действующую практику государственных органов.

Позиция Министерства финансов Российской Федерации

Как следует из писем Минфина России от 11.05.12 № 03-02-07/1-122, от 24.10.11 № 03-02-07/1-374, от 30.11.10 № 03-02-07/1-549, ФНС России от 02.10.12 № АС-4-2/16459, исходя из положений статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Причем даже при очень большом документообороте (копии документов представлялись в инспекцию в объеме не менее 2500 листов ежеквартально) финансисты настаивают на заверении каждого документа в отдельности.

Судебная практика

Следует отметить, что суды не всегда согласны с вышеописанным мнением. Есть несколько примеров судебных решений, когда суды вставали на сторону компаний.

Так, к примеру, Постановлением ФАС Центрального округа от 01.11.13 № А54-8663/2012 предусмотрено, что предоставление подшивки документов не является отказом от их представления и не может расцениваться как непредставление документов (сведений). Поэтому состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ не возникает.

Еще одним примером может служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.11.12 № А75-10186/2011. Компания в установленный срок подала в инспекцию копии истребованных документов, оформленных в виде сшива. Он содержал удостоверительную надпись, подпись уполномоченного лица и печать компании. Судьи посчитали, что это не может быть расценено как непредставление (отказ от представления, несвоевременное представление) документов (сведений). А значит, нет и состава правонарушения.

Заверение копии документа, состоящего из нескольких страниц

Согласно письму ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309 многостраничный документ может быть заверен двумя способами:

• заверить можно каждый лист копии документа,
• заверить прошитый документ в целом.

Эти способы заверения многостраничного документа поддержал и Минфин России в письме от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142.

Необходимо отметить, что требование к прошивке многостраничного документа сформулировано так: «обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в прошивке». Из этого можно сделать вывод, что можно сшивать копии нескольких документов и заверить только подшивку. Однако это не так, поскольку само словосочетание «многостраничный документ» предусматривает, что один документ составлен на нескольких страницах. Например, договор, счет-фактура, товарная накладная и т.д.

При этом чиновники достаточно подробно изложили требования к прошивке многостраничного документа.

Документ должен быть оформлен так, чтобы:

• можно было свободного прочесть текста документа (всех дат, виз, резолюций);
• исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
• можно было свободно копировать каждый отдельный лист документа в пачке (в случае необходимости представления копии документа в суд).

Все листы в подшивке (пачке) нужно пронумеровать и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке). При этом отдельный лист, содержащий заверительную надпись, нумеровать не надо. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

• «Подпись»;
• «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

На этом листе нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Директор Департамента юридических услуг

Группы компаний «Делополис»

Заверить копию документа может потребоваться при самых разных обстоятельствах. К примеру, это может быть выдача кредита в банке, куда нужна копия паспорта, для оформления загранпаспорта, для постановки на учет в качестве безработного (копия приказа об увольнении) и т.д. Куда бы копия документа вам не потребовалась, в любом случае нужно заверить документ.

Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения. Какие есть механизмы для этого? Как правильно заверять документы и их копии в соответствии с требованиями законодательства РФ?

Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами:

• нотариально;
• самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов;
• с помощью апостиля и легализации (для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей).

Изучим особенности задействования каждого из них.

Нотариальное заверение документов и их копий

Соответствующий способ заверения документов может осуществляться исключительно лицами, имеющими официальный статус государственного или частного нотариуса. Граждане или организации, обращающиеся к ним, принимают достаточно ограниченное участие в процедурах, связанных с приданием документам (или их копиям) необходимой юридической силы. Чаще всего оно сводится к личному присутствию человека на приеме у нотариуса с целью подтверждения своего согласия с положениями заверяемых документов.

Вместе с тем полезно ознакомиться с некоторыми критериями, которыми должны руководствоваться специалисты соответствующего профиля в процессе придания тем или иным источникам необходимой юридической силы. Так, нотариус не вправе заверять копии:

• на которых указано, что они не должны копироваться;
• на которых стоит гриф секретности;
• документов медицинского характера, содержащих сведения о заболеваниях гражданина, которые в силу закона недопустимо разглашать;
• договоров, составленных в письменной форме и не заверенных до этого нотариально;
• дипломов без регистрационного номера и не удостоверенных учебным заведением должным образом;
• выписок с оценками из зачетной ведомости без прилагающегося диплома;
• не легализованных в установленном порядке источников иностранного происхождения.

Изучим теперь то, как правильно заверять документы с помощью личных или корпоративных реквизитов.

Самостоятельное заверение документов

Основным источником права, регулирующим самостоятельное заверение документов гражданами и организациями, является, что интересно, Указ Президиума СССР № 9779-Х, принятый 4 августа 1983 года. Данный источник права до сих пор действует. Можно отметить также, что его дополняет более новый ГОСТ Р 6.30-2003. В тех случаях, когда в нормативных актах, регулирующих ту или иную сферу документооборота, прямо не указано, что граждане или организации обязаны заверять документы нотариально, можно задействовать механизм самостоятельного удостоверения их юридической силы - в соответствии с критериями, прописанными в указанных источниках права, советском и российском.

Человеку в статусе физлица для заверения копии документа нужно:

• написать на листе «Верно»;
• ниже поставить подпись, расшифровку, а также дату.

Если документ - от организации, то самостоятельное заверение его копии (руководителем или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в целом по тем же правилам, что и для физлиц. Но в этом случае необходимо еще и указать должность человека, удостоверяющего юридическую силу источника, а также поставить печать фирмы (при ее наличии - ИП, например, ее иметь необязательно).

Как быть, если документ - многостраничный? Как правильно заверить прошитые документы самостоятельно? Отметим, что на уровне федерального законодательства данный вопрос не регулируется. Есть только ряд рекомендаций, зафиксированных в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТ Р 51141-98, которых советуют придерживаться юристы.

Оптимальный алгоритм заверения многостраничных документов может выглядеть так:

Необходимо пронумеровать листы.

Затем на месте, где страницы прошиты или проколоты металлической скобкой, наклеить небольшой бумажный квадрат.

На соответствующей наклейке сделать надпись «Всего в копии столько-то листов» либо «Прошито и пронумеровано столько-то листов».

Ниже - поставить подпись, а также печать организации (если она есть).

Полезно! Существует менее удобный, но также допустимый вариант придания юридической силы многостраничному источнику - на каждом листе проставить надпись «Верно» и добавить все те реквизиты, что мы рассмотрели выше, - подпись, расшифровку, дату, печать и должность заверяющего сотрудника (для юрлиц).

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично - те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.
Важно! Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль - его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами - теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых - Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда - необходимо задействовать стандартный механизм легализации.

Правила заверения документов

Изучим его специфику.

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык - у нотариуса.

После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.

Следующий этап - заверение печати Минюста в МИДе.

Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении - в соответствии с национальным законодательством.

Апостиль

Апостиль - более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов - для использования за рубежом, иностранных - для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение). Подробнее: http://thedifference.ru/kak-pravilno-zaveryat-dokumenty/

Как правильно заверить копии документов?

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Действующий Указ СССР — это закон!

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее — Указ) <1>. Действие Указа подтверждается фактом внесения в него с 1 января 2004 г. изменений, согласно которым снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и тому подобных документов. Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 N 169-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР", что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона <2>.

<1> В порядке, установленном данным Указом для заверения копий, делаются и выписки из документов (п. 5 Указа).
<2> Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта.

Указ применяется в отношении организаций

Из названия Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на граждан. Однако в настоящее время действие Указа распространяется и на организации, что подтверждают следующие аргументы.

Во-первых, в Постановлении от 24.10.1996 N 17-П Конституционный Суд РФ отметил, что организации — это объединения граждан, создаваемые для совместной реализации таких конституционных прав, как право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и право иметь в собственности, владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом как единолично, так и совместно с другими лицами.

Заверение многостраничных копий

Коммерческие организации следует рассматривать как граждан, занятых предпринимательской деятельностью с образованием юридического лица (Постановление КС РФ от 17.12.1996 N 20-П).

Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.06.2004 N А68-АП-122/Я-04 отмечается, что "поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц".

Нормы Указа в отношении организаций применяются в решениях и других арбитражных судов <3>.

<3> Постановления ФАС УО от 17.12.1999 N Ф09-1654/99ГК, от 18.11.1999 N Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 N Ф08-1525/02, от 23.04.2002 N Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 N Ф08-114/02, от 05.08.2003 N Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 N Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 N Ф08-475/03-186А.

Во-вторых, Указ был принят в 1983 г. За прошедшие годы изменились социально-экономические условия реализации его норм: в хозяйственном обороте участвуют не сотни государственных предприятий, а миллионы организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих имуществом на праве частной собственности. Технический прогресс и смена политического режима <4> привели к небывалому распространению ксерокопирования и сканирования; изготовление копий документов на печатных машинках и компьютерах или путем переписывания от руки ушло в прошлое. Налогоплательщики в соответствии со ст. ст. 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных документов, нуждающихся в заверении "надлежащим образом". Только нотариусы заверили в 2000 г. более 17 млн копий <5>.

<4> В советское время использование копиров как вида "идеологического оружия" строго контролировалось, их оборот был ограничен.
<5> См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, N 2. — С. 67.

Правильное заверение копий имеет важное значение в судопроизводстве по экономическим спорам. В соответствии с п. 8 ст. 75 АПК РФ "письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии". Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства <6>. Иногда суды первой и апелляционной инстанций не обращают внимания на то, что представляемые сторонами ксерокопии документов не заверены. Однако отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий может повлечь отмену решения суда <7>.

<6> См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 N А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 N А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 N КА-А41/9743-05 и др.
<7> Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 N 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены.

В этих условиях очевиден законодательный пробел в порядке заверения копий в интересах организаций.

В соответствии со ст. 6 ГК РФ в случаях, когда гражданско-правовые отношения прямо не урегулированы гражданским законодательством, к таким отношениям (если это не противоречит их существу) применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). Следовательно, в связи с законодательным пробелом положения Указа применяются к организациям по аналогии.

Кто вправе заверять копии документов?

В Письме ФНС России от 02.08.2005 N 01-2-04/1087 "О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ" утверждается, что заверение копий должно проводиться "исполнительным органом налогоплательщика". При этом налоговой службой не был принят во внимание абз. 4 п. 1 Указа, в соответствии с которым "верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью". Следовательно, совсем не обязательно беспокоить руководителя организации, достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.

Указание на "должностное лицо" свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. В одном из решений арбитражный суд не принял в качестве надлежащих доказательств копии, заверенные адвокатом одной из сторон <8>.

<8> Постановление ФАС УО от 24.02.2005 N Ф09-288/05ГК.

Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Правомерно ли заверение копий "чужих" документов?

Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?

2 п. 1 Указа установлено, что "в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно". Таким образом, принципиальная возможность заверять копии "чужих" документов имеется. Когда идет речь о представлении комплекта документов, подтверждающих экспорт товаров, получить заверенные копии от таможенных органов, перевозчиков, банков и других лиц, имеющих отношение к экспортным операциям, по объективным причинам затруднительно, поэтому на практике в этих и других подобных случаях налоговые органы и суды принимают заверенные копии "чужих" документов.

В одном из судебных дел заявитель приложил к ходатайству об отсрочке уплаты госпошлины заверенные им самим ксерокопии справки налогового органа и банка. Арбитражный суд не принял такие документы в качестве надлежаще заверенных копий, поскольку они не заверены выдавшими их учреждениями и организациями либо иным лицом, не заинтересованным в исходе дела, и не являются достоверным подтверждением сведений, содержащихся в подлинниках справок об имущественном положении заявителя. Суд отказал в удовлетворении ходатайства об отсрочке госпошлины и возвратил кассационную жалобу заявителю <9>. Стремление предотвратить использование подделанных копий документов оправданно. В то же время в данной ситуации у суда осталось нереализованным право истребовать подлинник документа, который у заявителя имелся в законном распоряжении. По нашему мнению, заверенные копии "чужих" документов должны приниматься, тем более что при наличии сомнений для сверки может истребоваться подлинник.

<9> Определение ФАС УО от 03.11.2005 N Ф09-3315/05-С5.

Как заверяется копия документа?

В соответствии с п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 <10> заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

<10> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28).

В абз. 4 п. 1 Указа установлено, что "на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации". В этом же абзаце указывается, что верность копии свидетельствуется подписью и печатью.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 <11> при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

<11> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

Копия верна, подлинник находится в организации
Секретарь Васильева Т.Н. Васильева
10 января 2006 г.

На практике указанные реквизиты (за исключением личной подписи) проставляются "самонаборным" штампом.

По всей видимости, незнанием Указа N 9779-Х вызвано мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно <12>. Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что "допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации", не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.). К тому же указанный ГОСТ для организаций носит рекомендательный характер, в регистрации Минюстом России не нуждается <13>, и его требования следует применять с учетом Указа <14>. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.

<12> Что такое "заверенная должным образом" копия документа? // Налоговые споры, N 11, 2005. — с. 6.
<13> Письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД.
<14> Согласно Федеральному закону от 27.12.2002 "О техническом регулировании" все государственные стандарты стали носить рекомендательный, а не обязательный характер.

Требования к копии документа

В соответствии с п. 3 Указа "не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления". В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов <15>.

<15> Постановление ФАС СЗО от 18.06.2002 N А56-35103/01, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 N Ф08-4851/05-2011А.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?

Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с п.

2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, "если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке". Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Например , в соответствии с пп. 19 п. 2 ст. 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в п. 1 ст. 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.

В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.

Возможные изменения

Проектом Федерального закона N 181057-4 "О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования", внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить ст. 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: "Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации".

Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину "копия документа" термины "подлинник" или "подлинный документ" заменить на термин "оригинал документа". Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник — это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) <16>. Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.

<16> Определения терминов "подлинный документ", "подлинник" и "дубликат" см. в п. п. 2.1.26 — 2.1.28 ГОСТ Р 51141-98.

В.М.Зарипов

Руководитель аналитической службы

Юридической компании

"Пепеляев, Гольцблат и партнеры"

Как заверить устав без проблем

Ситуация, когда организации необходимо представить копию устава, возникает достаточно часто. Случается, что нотариусы отказываются заверять учредительные документы. Неточностей, из-за которых возникает такая проблема, можно избежать еще на этапе регистрации.

Устав общества является одним из учредительных документов наряду с учредительным договором. Требования устава обязательны для исполнения всеми участниками (учредителями) или акционерами общества.

Процедура первичной регистрации

При подготовке документов на первичную регистрацию особое внимание следует уделить именно уставу. Неточности или несогласованности по его отдельным пунктам могут привести к конфликтным ситуациям (как между учредителями, так и в случае возникновения арбитражных споров), при которых невозможно будет отстоять свои права. Следует учитывать, что у коммерческих и некоммерческих организаций устав может существенно отличаться по некоторым позициям. Особенно тщательно следует подойти к написанию пунктов, оговаривающих имущественные права и полномочия органов управления.

Процедура заверения устава и учредительного договора одинакова. Для первичной регистрации организации необходимо сдать в налоговую инспекцию папку документов и через пять дней получить свидетельство о присвоении ОГРН, свидетельство о присвоении ИНН, выписку и заверенные учредительные документы.

К примеру, в г. Москве этими вопросами занимается МИМНС N 46. Для того чтобы подать в нее документы на регистрацию, компания должна сформировать папку следующим образом:

• заверенное нотариально заявление (форма N Р11001);
• два устава (один остается в архиве налоговой инспекции, другой заверяется и выдается на руки);
• решение/протокол;
• учредительный договор — два экземпляра (если есть);
• приказы на генерального директора, главного бухгалтера;
• заявление о присвоении кодов;
• доверенность.

Чтобы собрать папку и заверить у нотариуса заявление на государственную регистрацию, организации необходимо подготовить проект уставных документов. Без них нотариус ничего заверить не сможет. Эти документы включают в себя проект устава, решение или протокол о создании общества и учредительный договор.

Учредитель лично подписывает заявление в присутствии нотариуса, предъявив паспорт.

Тонкости оформления

Если у организации в наличии полный комплект документов, то порядок первичной регистрации не будет особенно сложным. При этом у компании не возникнет никаких дополнительных затрат: стоимость заверения устава включена в госпошлину.

При оформлении существует ряд тонкостей, на которые компаниям следует обратить внимание.

1. Требование, чтобы устав был подписан, не является обязательным (он может быть подписан участником/учредителем либо нет). Но устав должен быть обязательно утвержден решением или протоколом, которое подписано учредителями.
2. Прежде чем сдавать устав на первичную регистрацию в налоговую инспекцию, необходимо его прошить. На оборотной стороне, на заклеенной прошивке, обязательно нужно проставить штамп "прошнуровано-пронумеровано" с указанием количества страниц и подписью генерального директора.
3. При получении зарегистрированного устава в налоговой инспекции необходимо отследить наличие:

• штампа МИМНС, подтверждающего, что в Единый государственный реестр юридических лиц занесена запись, а также наличие всех заполненных реквизитов (дата; ОГРН предприятия; должность, ФИО, подпись специалиста регистрирующего органа);
• круглой печати налоговой инспекции;
• выписки из реестра.

Ранее, когда регистрацию проводили территориальные налоговые органы, эта процедура не была унифицирована. Наряду с тем что не все налоговые выдавали выписки, было много разночтений в штампах и печатях, которые подтверждают заверение. В начале 2003 г.

Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

законодатель урегулировал этот вопрос. Министерство по налогам и сборам разработало Временные методические рекомендации к вопросу о порядке приема и выдачи регистрирующим органом учредительных документов при государственной регистрации юридического лица в соответствии с Федеральным законом "О регистрации юридических лиц" (утв. Приказом МНС России от 17 февраля 2003 г. N ММ-6-09/203). В них утвержден единый вид штампа, который проставляется на оборотной стороне устава.

В качестве примера разногласий можно привести ситуацию, когда налоговый инспектор территориальной ИМНС требовал при выдаче заверенного устава проставить на прошивке печать вновь созданной организации. Курьез состоял в том, что на этот момент у компании еще не могло быть печати, поскольку ее только регистрировали.

Следует знать, что проставленная печать организации на уставе обязательна в двух случаях:

• если происходит внесение изменений в учредительные документы (тогда печать у компании есть и на прошивке этот реквизит необходим);
• если компанию учреждает юридическое лицо, уже имеющее печать.

При этом нужно иметь в виду, что в нормативной базе нет требований реквизита "печать создаваемой организации".

На сегодняшний день МНС регулирует этот вопрос и такого рода проблем у организаций практически не возникает.

Перерегистрация учредительных документов

Под перерегистрацией понимают изменения, которые организация вносит в учредительные документы (все изменения, кроме смены директора). Их необходимо прописать в новой редакции устава или оформить как "Изменения к уставу". Все вносимые изменения компания должна утвердить решением либо протоколом, который подписывает учредитель.

Для перерегистрации организация подает документы в территориальную налоговую инспекцию, где она состоит на учете.

Вместе со свидетельством, подтверждающим факт изменений, эта же инспекция выдает заверенную новую редакцию устава (изменений к уставу).

О произошедших изменениях уведомить ИМНС необходимо в срок, не превышающий трех дней с момента принятия решения.

При этом за один раз в устав может быть внесено сразу несколько изменений. В этом случае дополнительная плата за заверение устава не взимается.

При перерегистрации печать на прошивке устава необходима, так как организация уже зарегистрирована и имеет печать.

Заверение копии устава

В Методических рекомендациях, которые утверждены Приказом МНС России от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198, говорится, что повторная выдача учредительных документов с проставленными штампами не допускается. То есть если организация потеряет устав и захочет получить вновь экземпляр с заверенными оригинальными подписями учредителей и штампами налоговой инспекции, то этого сделать не удастся. Инспекция выдаст лишь архивную копию устава. Чтобы ее получить, компании необходимо на фирменном бланке написать на имя начальника ИМНС запрос на выдачу архивной копии устава. В запросе следует указать реквизиты организации (в том числе ОГРН, ИНН) и заверить подписью генерального директора и печатью организации. Дополнительно надо оплатить госпошлину.

При необходимости можно даже заверить копию учредительных документов (ранее заверенных ИМНС).

Эта процедуру могут осуществлять как территориальные налоговые инспекции, так и нотариусы. Учредительные документы, заверенные нотариально, как правило, предоставляют в банк (например, для открытия расчетного счета), по запросам контролирующих органов, для партнеров (например, при заключении сделок). Иногда партнеры требуют документы, которые заверены налоговой инспекцией. Такое требование может быть выдвинуто либо компанией, объявляющей тендер, либо банком при выдаче крупного кредита.

В такой ситуации копия устава, заявление с просьбой о заверении, доверенность, квитанция об оплате подаются в территориальные налоговые органы по месту постановки на учет организации. Инспекциями до недавнего времени практиковалось ускоренное заверение. Оно обходилось организациям почти в два раза дороже. Но на сегодняшний день эта практика существует не во всех ИМНС.

Иногда для фирмы бывает проблематично заверить или получить копии документов, которые выданы несколько лет назад. На практике возникали случаи, когда нотариус, увидев печать организации на уставе, отказывался заверять его копию. Отказ нотариуса может быть получен и в случае отсутствия выписки. Как показала практика, нотариусы г. Москвы достаточно пристально отслеживают наличие выписки. В выписке содержится информация о зарегистрированной организации. При ее отсутствии нотариус может не заверить копию, даже если устав заверен налоговой инспекцией без видимых нарушений.

При отсутствии выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) еще один ее экземпляр может быть направлен по запросу. Такую информацию может получить не только сама организация, но и любой гражданин, любая компания или учреждение, кого интересуют эти сведения.

Возможно, это на первый взгляд покажется сложным и трудоемким процессом. Тогда, как вариант, можно обратиться в нотариальную контору, которая работает на рынке не первый год. Как правило, юристы здесь предоставляют бесплатную консультацию и решают вопросы с минимальным участием руководства фирмы.

Н.Соболева

Заместитель генерального директора

юридической компании "Вермонт Консалтинг"

Руководство как прошивать и заверять документы

Заверенная копия документа может понадобиться в самых разнообразных обстоятельствах: для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, для постановки на учет в службе занятости и т.д., поэтому познания в данной области рано или поздно пригодятся каждому из нас.

Как заверить копию документа?

Для ответа на данный вопрос давайте определимся с некоторыми понятиями, которыми необходимо знать и понимать отличия между ними. Для этого нам предстоит ответить на вопросы: что такое копия документа? что такое заверенная копия документа? в чем отличие копии документа от заверенной копии документа?

Копия документа -это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей, внешних признаков, не имеющий юридической силы. Типичный пример копии документа - ксерокопия (правильно говорить светокопия!).

Заверенная копия документа - это точное воспроизведение подлинного документа: его полного содержания или отдельных частей (выписка из документа), внешних признаков, имеющий юридическую силу, т.е. специальные отметки, печати и подписи лиц, свидетельствующих о его соответствии с оригиналом.

Вывод: основным и, по сути, определяющим отличием копии документа от заверенной копии документа состоит в том, что копия всего лишь передает содержание оригинала, а заверенная копия имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом.

Основным способом заверения копии документа является его нотариальное удостоверение, помимо этого заверить копию документа возможно в организации, которая непосредственно выдала оригинал документа.

Как заверить документ у нотариуса?

Для начала обратите свое внимание на сам документ, заверенную копию которого вы желаете получить. Он должен иметь все реквизиты, необходимые для документов подобного рода, к примеру: наименование, дата и место его составления, печать и подпись должностного лица, выдавшего документ и т.д.

Заверенная копия заверенной копии: изучаем новый ГОСТ

Документ должен быть читаемым, оттиски печатей хорошо различимыми, в тексте должны отсутствовать подчистки и поправки (кроме тех, которые надлежащем образом заверены). Не подлежат заверению ветхие и плохо читаемые документы, а также документы, в которых отсутствует часть текста, с нечеткими оттисками печати и заламинированные документы.

Заверить документ, состоящий из нескольких листов возможно двумя способами: первый - заверить каждую страницу документа в отдельности, второй - прошить документ, пронумеровать количество листов, склеить прошивку листком бумаги (с печатью, подписью должностного лица и указанием количества листов) таким образом, чтобы ее невозможно было расшить без повреждения этой склейки.

Итак, для того, чтобы заверить копию документа у нотариуса, обратитесь в нотариальную контору. Копию документа можно изготовить самостоятельно (дома, в типографии и т.д.), либо в самой нотариальной конторе. Не забудьте взять с собой копию документа, удостоверяющего личность. После того, как сотрудник нотариальной конторы сличит копию с оригиналом, копия будет заверена соответствующей печатью и подписью нотариуса. Факт удостоверения копии документа фиксируется в специальном реестре нотариальной конторы и скрепляется вашей подписью, данная услуга (как и все остальные, оказываемые нотариусом) оплачивается в соответствии с налоговым законодательством (в среднем 100 рублей за один лист). Срок действия нотариально заверенных копий документа не ограничен.

Теперь перейдем к вопросу о том, как заверить копию документа в организации, которое его выдало (или просто хранит оригинал документа). Например, копию трудовой книжки можно заверить в отделе кадров организации, работником которой вы являетесь. Для подтверждения подлинности копии такого документа необходимо, чтобы на нем присутствовали:

> заверительная надпись (к примеру «верно», «копия верна»); оттиск печати организации (в крупных компаниях для заверения документов может существовать отдельная печать);

> подпись должностного лица, заверившего документ, с расшифровкой его фамилии и инициалов;

> отметка о том, что подлинник находится в самой организации;

> дата составления заверенной копии документа (она необходима для подтверждения реальности факта заверения, а также давность составления копии документа служит ориентиром того, что с течением времени в оригинал могут быть внесены изменения и копия может стать не актуальной).

Вышеописанные правила удостоверения копий документов выступают необходимым условием их подлинности, соблюдайте их, и у вас не возникнет проблем при их предоставлении в случаях, когда они вам понадобятся.