На возмещение служебных расходов образец. Образец служебной записки на возмещение расходов. Видео: Компенсации ГСМ

В современной России существует множество различных законов, регулирующих деятельность сотрудников и работодателей на правовом поле. Нередко руководство организации пользуется незнанием нюансов Трудового Кодекса подопечными, извлекая выгоду для себя.

Командировочные расходы являются сложным и неотъемлемым аспектом жизни каждого сотрудника, нацеленного на длительную трудовую деятельность. Данная статья позволит избежать непредвиденных ситуаций и разногласий с административным персоналом, прояснив нюансы оформления документов и работы актуальных законопроектов.

Заявление на возмещение командировочных расходов, образец которого можно найти в открытом доступе, оформляется в соответствии с нормативными установками, которые будут представлены ниже.

Что такое командировочные расходы?

Командировочными расходами являются затраты, фиксируемые сотрудником, необходимые для корректного прохождения служебной командировки. Законодательные нормы и акты регламентируют порядок их начисления.

Согласно 167 статье Трудового Кодекса Российской Федерации работодатель обязуется сохранить должностное положение подопечного лица и его среднюю , также необходимо возместить денежные средства, потраченные им в ходе служебной командировки.

Вышеописанными гарантиями в равноценном объеме облагаются работники, совмещающие несколько должностей и официально трудоустроенные в организации, что демонстрирует часть 2 статьи 287 ТК.

Хронологическая последовательность возмещения финансовых расходов и их объемы рекомендуется установить локальным нормативным документом или общепринятым договором, согласованным с трудовым коллективом. Однако, можно прибегнуть к альтернативным вариантам, если они не нарушают нормы Трудового Кодекса, правовых актов и законов Российской Федерации.

Работодатель обладает правом изменять локальный нормативно-правовой акт. Он регулирует объем возмещения командировочных расходов различным категориям сотрудников. С помощью нововведения размер выплат будет варьироваться.

Федеральные законы регламентируют порядок и суммы компенсаций следующим категориям граждан:

1. Работники федеральных государственных структур;
2. Сотрудники правительственных внебюджетных фондов;
3. Работники государственных учреждений Российской Федерации.

В 2005 году были приняты постановления, регулирующие выплату командировочных.

Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления и субъектов Российской Федерации определяют порядок начисления и суммы компенсаций сотрудникам следующих структур:

1. Органы субъектов России;
2. Правительственные учреждения субъектов;
3. Территориальные отделения внебюджетных медицинских фондов;
4. Муниципальные учреждения;
5. Местные управляющие органы.

В состав командировочных расходов входят следующие статьи:

• денежные средства, затраченные на наем жилищной площади;
• расходы на оплату транспортных услуг;
• дополнительные затраты, необходимые для проживания сотрудника, выполняющего служебные задачи в командировке;
• прочие статьи расходов, согласованные с административно-управленческим персоналом. Если служебная командировка проходит за пределами Российской Федерации, то в описываемый перечень включаются следующие статьи:

1. Сборы на оплату услуг консульства и аэродрома;
2. Денежные средства, необходимые для получения пакета документов, позволяющего беспрепятственно пересекать границу Российской Федерации;
3. Затраты на въезд и транзит транспортных средств;
4. Сборы на получение страховки медицинских фондов;
5. Прочие затраты, согласованные с руководителем.

Согласно положению о служебных командировках работодатель обязуется выплатить сотруднику авансы перед его непосредственным отъездом. Они необходимы для оплаты транспортных расходов и найма жилья.

Порядок выплаты командировочных

При выплате командировочных учитываются все нюансы.

Согласно действующим законам и нормам работодатель обязуется выплатить подопечному денежные средства за следующие периоды:

• нетрудоспособность, наступившая в связи с пребывание в служебной командировке;
• каждый день нахождения в командировке, в том числе:

1. Дни вынужденного прерывания следования транспортного средства;
2. и нерабочие дни;
3. Дни, проводимые в дороге.

В случае направления человека в государственный субъект, находящийся достаточно близко от места его постоянного проживания, расходы не возмещаются. Условия транспортных коммуникаций и характер осуществляемых трудовых задач должны позволять ежедневно возвращаться без ущерба для них.

Каждый случай рассматривается непосредственным руководителем индивидуально. Начальник самостоятельно определяет целесообразность подхода, опираясь на следующий спектр факторов:

• дальность преодолеваемого расстояния;
• условия работы используемых транспортных средств;
• характер и особенности поставленных задач;
• необходимость установления комфортных условий отдыха сотруднику.

Государственные нормы не определяют фиксированный размер суточных выплат. Допускается его расчет при помощи местных нормативных установок, если это не противоречит Трудовому Кодексу Российской Федерации и прочим законам.

Допускается выдача компенсационных выплат следующими способами:

• наличные деньги из кассы предприятия;
• безналичные переводы на банковские счета сотрудников.

Порядок начисления выплат фиксируется локальным актом.

В каких случаях необходимо заявление

Заявление на возмещение командировочных расходов оформляется лично вернувшимся сотрудником. Специалист кадрового отдела должен быть уверен, что документ был составлен именно им.

Не смотря на распространение факсимильных подписей и электронных носителей, наличие рукописного подтверждения по-прежнему играет значимую роль. Следовательно, заявление необходимо составить и подписать во всех случаях превышения установленного бюджета.

Что должно содержаться в заявлении?

Заявление пишется по общим правилам.

В государственной системе отсутствует общепринятая форма заявления на возмещение командировочных расходов. В большинстве случаев оно составляется в электронной форме или рукописном варианте.

1. Содержание. Описывается суть заявления;
2. Заголовок. Содержит инициалы и должность получателя;
3. Итог. Указывается дата и время написания документа. Расписываясь в нем, заявитель соглашается с изложенными требованиями.

В графах письма указывается следующая информация:

1. От кого — должностное положение и ФИО сотрудника;
2. Кому — должность получателя, его ФИО, а также наименование предприятия;
3. Основной раздел — прописывается тело заявления;
4. В заключении указывается число и подпись лица, направляемого в служебную командировку, рядом — её расшифровка.

Приказ о начислении командировочных выплат

Нередко работники превышают нормативную сумму финансовых затрат, находясь в командировке. Для возмещения денег потребуется оформить соответствующий . Он содержит следующую информацию:

• ФИО отправителя;
• место прохождения служебной командировки;
• занимаемая должность;
• даты нахождения в командировке;
• уполномоченное лицо, исполняющее приказ;
• причины денежных выплат.

Вышеописанная информация указывается в обособленном документе, позволяющем возместить потраченные сверх нормы средства.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов.

Налоговый учет

Расходы облагаются налогом.

Документальное подтверждение и экономическое обоснование затрат на возмещение командировочных сотруднику позволяет внести их в налогооблагаемую базу. В числе обязательных бумаг стоит отметить следующие:

1. Кадровый пакет документов;
2. Документы, учитывающие время пребывания в и оплату труда по занимаемой человеком должности;
3. Справки из бухгалтерии;
4. Документы, демонстрирующие достоверность описанных в заявлении расходов.

Расходы приобретают статус оправданных в случае, если они производятся в рамках деятельности, проводимой для достижения установленных руководством целей и задач.

Для расчета налога расходы учитываются в следующем порядке:

1. Расходы на заработную плату сотрудника;
2. Прочие расходы, необходимые для производства и реализации.

При использовании организацией упрощенной системы налогообложения, описанные статьи расходов документально учитываются в следующем порядке:

• на день утверждения авансовых отчетов;
• на день выдачи денежных средств сотруднику.

Возмещение командировочных расходов требует знания нюансов законодательства. Прочитав статью, вы сможете оптимизировать имеющиеся знания, подкрепив их нормативно-правовыми актами, указанными в статье.

Из этого видео вы узнаете о командировочных расходах.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Образец формы приказа " за использование личного имущества " разработан в соответствии с Трудовым кодексом РФ (с учетом положений Федерального закона №90 – ФЗ от 30.06.2006г.)

О компенсации и возмещении расходов

за использование личного имущества.

В связи с использованием работником при выполнении должностных (трудовых) обязанностей с ведома (разрешения) руководителя личного имущества в служебных (производственных) целях для _____________________________________________________________________

/указать для каких именно целей/

_________________________________________________________________________________

и в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Выплатить работнику подразделения _________________________________ _____________________________________________________________________

/должность/

_____________________________________________________________________

/ф. и. о. работников/

за использование им в период с ____________________ по __________________ в служебных (производственных) целях и износ (амортизацию) личного имущества ___________________________________________________________

/указать имущество/

Компенсацию в размере ________________________________________________, а также возместить расходы, связанные с его использованием, в размере _____________________________________________________________________.

2.Главному бухгалтеру выплату произвести в установленном порядке.

Основание:

- заявление работника (соглашение с работником) о выплате компенсации (расходов)

- докладная (служебная записка) руководителя подразделения о разрешении и использовании работником личного имущества с ходатайством о выплате компенсации (расходов).

_______________________________

/должность руководителя/

______________________________

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных (практические рекомендации для директора и бухгалтера)

71-й счет «Расчеты с подотчетными лицами»– это излюбленное «поле деятельности» для инспекторов ИМНС. На практике часто возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги.

При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. До 2001 г. ИМНС требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. В 2001 г. налог на доходы у резидентов РФ не удерживается, однако сведения о выплаченном доходе должны представляться в налоговый орган.

Прежде всего, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты, выступая от имени и в интересах предприятия. Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. В отношении же других работников на предприятии следует оформить приказ, утверждающий список работников, имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки. при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах предприятия. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности. подтверждающие, что при покупке товаров (работ, услуг) они действуют в интересах предприятия.

Пример оформления.

Служебная записка

Прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ООО «Сатурн», в сумме 1 200 руб. Основание: доверенность № 1 от 10.01.2003, выданной в соответствии с приказом № 3 от 04.01.2003. Характер понесенных расходов: покупка канцелярских товаров.

Петров И.И. 03.05.2003

Виза бухгалтерии:

Авансовый отчет № 30 от 03.05.2003 представлен.

Бухгалтер Иванова М.И.

Виза руководителя:

Бухгалтерии выдать Иванову И.И. сумму в размере 1 200 руб.

Директор Сидоров А.А.

Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке. Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, при приобретении товара не для себя, а для предприятия работнику следует оформить покупку от имени предприятия. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности), так и указание на физическое лицо (Ф.И.О. работника предприятия, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

Дополнительным аргументом будет наличие полученной от продавца счет-фактуры, выписанной на предприятие в соответствии с предъявленной покупателем доверенностью. Ведь при продаже физическим лицам вместо счет-фактуры, накладной и корешка приходного ордера покупателю выдается чек ККМ и товарный чек. С 01.01.02 при покупке за наличный расчет юридическим лицом не взимается налог с продаж.

Пример «правильного» набора первичных документов:

Работник Петров И.И. подал служебную записку и авансовый отчет на сумму 1 000 руб. К ним были приложены:

1) Корешок к приходному ордеру на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб. без НсП (в графе «получено от» значилось «ООО «Сатурн» через Петрова И.И.»

2) Накладная (в графе «получатель» значилось «ООО «Сатурн»)

3) Счет-фактура на сумму 1 200 руб, в т.ч. НДС – 200 руб. без НсП (в графах «получатель» и «плательщик» значилось «ООО «Сатурн»).

Если покупка совершена в сети розничной торговли и вместо «правильного» набора документов работник представил чек ККМ и товарный («мягкий») чек, то в этом случае решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1) приказ (оформленный до даты оплаты) и 2) служебная записка (составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом).

Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют. В этом случае руководитель может одобрить ее впоследствии. В этом случае все права и обязанности по сделке переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения (ст. 183 ГК РФ). Одобрение сделки необходимо оформить в письменном виде. например, в форме визы руководителя на служебную записке работника.

Если и это не помогает, то пишите сразу два заявления одно в прокуратуру на имя главного прокурора с просьбой провести прокурорскую проверку и заявление в суд на взыскание заработной платы и морального ущерба пусть знают, что Вы не юзер и обманывать себя не дадите. Правда после таких действий вам спокойно работать не дадут и наверное придётся сменить место работы. Ниже я привел примерный образец исковое заявление о взыскании заработной платы, суточных и возмещении других расходов, связанных со служебной командировкой, который можно заполнить своими данными и дополнить при необходимости. Приведенный ниже образец заявление на возмещение командировочных расходов поможет вам в решении своих проблем.

Заявление на возмещение командировочных расходов

Чтобы быть в курсе последних новостей блога. узнать больше советов, необходимо подписаться на обновление блога. Вы будите получать самые интересные статьи. документы и советы на свою почту. Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в социальных сетях. Подписчики блога получают видео уроки бесплатно.

Статья 168.1 Трудового Кодекса Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера гласит, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду

расходы по найму жилого помещения

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие)

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Исковое заявление о взыскании заработной платы, суточных и возмещении других расходов, связанных со служебной командировкой

В ___________________ суд

Истец: __________________

Адрес: __________________

Адрес: __________________

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

о взыскании заработной платы, суточных и возмещении

других расходов, связанных со служебной командировкой

(ст. 167, 168 ТК РФ)

Я, _______________(Ф.И.О. истца)_______________________, работаю на предприятии ______________________________(название предприятия, с какого времени)________________________________________ в должности _________________________________________________________. Я находился в командировке с ____________ по __________________, _______________________(основания командировки)___________________________________________, за что мне не выплачена заработная плата в размере __________________, суточные в размере _________________, другие расходы ________________________________(какие, в каком размере)___________________________________________. В удовлетворении моих требований администрацией и комиссией по

трудовым спорам отказано ________________(когда, какими документами подтверждается)____________________________. Считаю, что действия администрации неправомерны, что обосновывается следующим _______________________________________(указать причины, по которым истец считает свои требования правомерными, и какие имеются доказательства, подтверждающие его доводы: объяснения свидетелей, письменные доказательства или иные)____________________________________

В соответствии со ст.ст. 391, 392, 395 ТК РФ,

1. Взыскать с ответчика в связи с нахождением в служебной командировке: заработную плату в размере _________________, суточные в

размере ______________________, другие расходы в размере ___________.

2. В подтверждение исковых требований вызвать и допросить в качестве свидетелей ____________________(Ф.И.О. адреса)____________________,

3. Истребовать документы ___________________(какие, откуда)____________________________.

1. Копия искового заявления ответчику.

2. Иные имеющиеся документы (прилагаются истцом, а в случае их отсутствия или отказа администрации в их предоставлении - истребуются судом) - выписка из приказа (распоряжения) о направлении истца в служебную командировку командировочное удостоверение или документ, указывающий время нахождения в командировке документы, подтверждающие расходы, связанные с командировкой (счета, квитанции, проездные билеты, справки о стоимости проезда и т.п.), а также справка о том, что истцу за время нахождения его в командировке заработная плата не была выплачена справка о заработной плате истца за два последних

Картинки по запросу служебная записка о возмещении расходов образец

Если работник потратил собственные средства вместо подотчетных практические рекомендации для директора и бухгалтера. Однако культура работы с такими материалами не всегда соответствует их функциональным и эстетическим возможностям. На нарушение конституционных прав и свобод положением пункта 2 статьи 171 налогового кодекса российской федерации. Лицом в интересах предприятия. Руководитель организации без доверенности действует от имени организации, представляет ее интересы во взаимоотношениях с третьими лицами. Следует оформить покупку от имени предприятия. Пример оформления: служебная записка, прошу возместить расходы, понесенные мной в интересах ооо. Закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем предприятие возмещает ему потраченные на это деньги. До 2001 имнс требовала включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Авансовый отчет в этом случае составляется и утверждается в общеустановленном порядке. Имеющих право как на получение подотчетных сумм, так и на совершение сделок за счет собственных средств с последующим возмещением. Тем же приказом могут быть утверждены две стандартные формы служебной записки: при предварительной выдаче подотчетной суммы и при возмещении. N 03-03-06, связанных с предварительными и обязательными медосмотрами бухгалтеров, работников управленческого персонала и других работников, 1, работа которых профессионально связана с использованием пэвм более 50% рабочего времени, 543 на вопрос по учету в целях налогообложения прибыли расходов. Причиной может быть присутствие в нем другого. К ним были приложены: решающее значение в доказательстве совершения сделки в интересах организации имеют два вышеописанных документа: 1 приказ оформленный до даты оплаты и 2 служебная записка составленная работником после оплаты и подаваемая вместе с авансовым отчетом. Второй важный совет: чтобы избежать возможных споров с проверяющими, а для предприятия, при приобретении товара не для себя. Возможна ситуация, когда непосредственно в момент сделки полномочия действовать от имени организации у работника отсутствуют. При неправильном оформлении первичных документов налоговая инспекция часто рассматривает такую операцию как факт покупки предприятием товара у физического лица и требует включить выплаченные ему средства в расчет совокупного дохода. Во исполнение приказа всем поименованным в нем работникам должны быть выданы доверенности, подтверждающие, что при покупке товаров работ, услуг они действуют в интересах предприятия. Прежде всего, выступая от имени и в интересах предприятия, необходимо подтвердить право работника производить наличные расчеты. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах предприятия может быть как прямое указание на данное предприятие в документах на оплату корешках к приходному кассовому ордеру и передачу товара накладные подписаны по доверенности, так и указание на физическое лицо.

Служебная записка о возмещении расходов образец

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

Сотрудникам, направляемым в командировку, как правило, выдают деньги из кассы авансом, чтобы они могли заплатить за проезд к месту командировки и обратно, а также проживание в гостинице. Помимо этого, им выдают еще и суточные. Но иногда случается так, что работники тратят на проезд и проживание собственные деньги (к примеру, если нужно было срочно выехать в командировку и не оставалось времени на то, чтобы получить деньги на командировку). Тогда предприятие компенсирует им суммы, потраченные на поездку.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

1) расходы по проезду

2) расходы по найму жилого помещения

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные)

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором либо локальным нормативным актом организации (например, положением об оплате труда, положением о командировках работников, приказом о командировке и т. п.). Следует отметить, что размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, не может быть менее (ниже) размеров, утвержденных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Расходы по проезду. Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование постельными принадлежностями, а также оплату стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту на транспорте общего пользования, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель при отправлении в командировку может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) не должны быть выше стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда

2) водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы

3) воздушным транспортом - в салоне экономического класса

4) автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)

5) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда:

6) железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда

7) водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения

8) автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1 - 9 группам тарифных ставок, на судах морского флота, а также на воздушном транспорте по билету первого класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя при представлении проездных документов.

Все расходы по проезду возмещаются исходя из стоимости проезда и тогда, когда они подтверждаются проездными документами.

В случаях, если командированный работник не может представить проездные документы (например, при их утрате), с разрешения руководителя предприятия ему оплачивается минимальная стоимость проезда от места постоянной работы до места командировки, которая определяется по справочникам пассажирских перевозок. При потере авиабилета доказательством для оплаты стоимости проезда может служить справка управления гражданской авиации, выданная на основании данных отрывного талона проданного билета.

Расходы по найму жилого помещения. Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются работнику со дня прибытия и по день выезда в размерах, определяемых Министерством финансов РФ. Так, например, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, с 1 января 2003 г. возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случаев, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. В пределах этой нормы возмещаются затраты работника на оплату дополнительных услуг (пользование телефоном, телевизором и т. п.). Плата за бронирование мест в гостиницах возмещается в размере 50% стоимости проживания за сутки. Порядок и форма оплаты номера (места в номере) устанавливаются администрацией гостиницы. Может быть установлена посуточная или почасовая оплата. Оплата проживания в гостинице производится в соответствии с единым расчетным часом - до двенадцати часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с нуля до двенадцати часов) плата за проживание не взимается.

В случае задержки выезда из гостиницы (номер освобожден после двенадцати часов по местному времени) плата за проживание взимается в следующем порядке:

1) не более шести часов после расчетного часа - почасовая оплата

2) от шести до двенадцати часов после расчетного часа - плата за половину суток

3) от двенадцати до двадцати четырех часов после расчетного часа - плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании в гостинице не более суток (двадцати четырех часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа. Следует отметить, что администрация гостиницы вправе изменить единый расчетный час с учетом местных особенностей.

Каждая организация самостоятельно решает вопросы, касающиеся возмещения расходов на проживание командированным лицам, но сумма возмещения данных расходов не может быть ниже норм, которые установлены Правительством РФ для бюджетных организаций.

Согласно Постановлению Правительства РФ "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" работникам, у которых отсутствуют документы, подтверждающие затраты на проживание, выплачиваются деньги в размере только 12 руб. в сутки. Эта сумма является минимальной при возмещении командированным расходов на проживание.

При временной нетрудоспособности направленного в командировку работника работодатель обязан не только оплатить ему расходы, связанные с наймом помещения (кроме случаев нахождения работника в стационаре), суточные, но и выплатить вместо сохраняемого среднего заработка пособие по нетрудоспособности. Сами дни временной нетрудоспособности не включаются в дни командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность его по состоянию здоровья вернуться к постоянному местожительству должны быть удостоверены в установленном законодательством порядке.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные). Расходы, связанные с проживанием в месте пребывания в командировке, компенсируются выплатой суточных за все календарные дни командировки, в том числе и за дни приезда и отъезда, дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки в пути. Размер суточных также устанавливается Министерством финансов РФ. Размер суточных определяется исходя из 100 руб. в сутки, включая время пребывания в пути. До 2002 г. они составляли 45 руб. в сутки.

Предприятия за счет собственных средств в соответствии с законодательством могут устанавливать и другие, более высокие, нормы.

В случаях, когда работник командирован в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к своему постоянному местожительству, суточные не выплачиваются.

На работников, находящихся в командировке, в соответствии с законодательством РФ распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы.

В случаях, когда работник был командирован специально для работы в выходные (праздничные) дни, компенсация за такую работу производится на общих основаниях. А если день отъезда в командировку приходится на выходной день, то работнику предоставляется другой день отдыха по возвращении из командировки.

Что касается работников геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющих геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, то им в соответствии с Положением о выплате полевого довольствия работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геолого-разведочных и топографо-геодезических работах, в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях выдается полевое довольствие. В соответствии с этим Положением полевыми условиями следует считать особые условия производства геолого-разведочных и топографо-геодезических работ, связанные с необустроенностью труда и быта работающих и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов городского типа.

Право на получение полевого довольствия в данном случае имеют работники:

1) основных и вспомогательных подразделений, работающие в полевых условиях и проживающие в местах производства работ

2) школ, медицинских, культурно-просветительских, детских дошкольных учреждений и других подразделений, специально созданных для обслуживания геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий и организаций.

Следует отметить, что вышеуказанное Положение не распространяется на лиц, проживающих или выполняющих работы в городах и поселках городского типа, кроме тех поселков городского типа, которые расположены в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области.

Сама выдача полевого довольствия работникам производится за все календарные дни нахождения на работе. Порядок учета времени работы и пребывания в полевых условиях устанавливается предприятием, организацией, учреждением и оформляется приказом.

При работе в полевых условиях выплата полевого довольствия работнику за выходные дни производится в зависимости от того, в каком месте он их проводит (на объекте проведения полевых работ, на базе полевой организации, вне места проведения работ). Данный порядок применяется независимо от принятых форм организации труда, режима труда и отдыха (при выполнении работ вахтовым методом, при суммированном учете рабочего времени и др.).

Размеры выплат полевого довольствия устанавливаются в расчете на одного работника в день. Они кратны норме суточных расходов, предусмотренной действующим законодательством об оплате служебных командировок на территории РФ (независимо от занимаемой должности и получаемого должностного оклада). Используются следующие коэффициенты:

1) при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - 2,0

2) при работе на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - 1,5

3) при работе на базах геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - 0,75

4) при работе на базах геолого-разведочных предприятий, организаций, учреждений, расположенных в других районах, - 0,5.

Полевое довольствие не облагается налогами, не учитывается при исчислении среднего заработка и не включается в фонд потребления.

Следует отметить, что полевое довольствие работникам сохраняется:

1) на период временной нетрудоспособности

2) на период нахождения женщин в отпуске по беременности и родам

3) на время выполнения государственных и общественных обязанностей.

Полевое довольствие в этих случаях выплачивается при условии нахождения работников на базах или в месте производства работ, где установлена его выплата.

Не выплачивается полевое довольствие:

1) работникам, имеющим возможность ежедневно возвращаться с места работы к своему постоянному местожительству, где выплата полевого довольствия не установлена, кроме случаев, когда работник выезжает на объекты полевых работ в течение одного дня и находится в пути к полевым объектам более двух часов сверх нормальной продолжительности рабочего дня в каждом направлении

2) работникам за время нахождения в ежегодном отпуске и на санаторно-курортном лечении.

При выезде работников геолого-разведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений, выполняющих работы в полевых условиях, в командировку выплата полевого довольствия прекращается, а расходы, связанные с командировкой, возмещаются уже в соответствии с законодательством об оплате служебных командировок.

Также выплата полевого довольствия производится работникам старательских артелей, акционерных обществ, малых предприятий и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до семи лет и производящим работы в полевых условиях.

Н.А. Алимова

Большой справочник кадровика

В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Как документ влияет на налоги

Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

В каком виде составляется

Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде.

Что обязательно должно быть в документе

Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.

ЗАЯВЛЕНИЕ

о возмещении служебных расходов

При посещении 8-10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла - 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга мною был приобретен каталог с контактами участников выставки, который будет использоваться в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов.

Каталог был оплачен мною из собственных денежных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб. 00 коп. Прошу возместить понесенные расходы в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп.

Документы, подтверждающие осуществленные расходы, прилагаю.

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.

Выдача денег подотчетнику

Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).

Авансовый отчет и подтверждающие документы

Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).

Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (