Образец заполнения м 7. Оформление акта о приемке материалов: форма М7. Как правильно заполнить акт о приёмке материалов

Акт о приемке материалов составляют, если поставщик нарушил условия договора в отношении объема, качества или количества материальных ценностей. Также этот документ необходим, когда нет сопроводительных документов на поставку. Существует установленная форма акта приемки материалов – М-7, которая становится основанием для оформления претензии к поставщику.

В акте необходимо указать следующую информацию:

• Названия получателя и поставщика материальных ценностей.
• Адреса и номера телефонов обеих сторон.
• Место составления акта.
• Время приемки.
• Номер сертификата качества.
• Данные договора поставки, накладной или другого сопроводительного документа.
• Информация о страховой компании, если груз был застрахован.

Бланк акта приемки материалов состоит из 4 страниц

• 1 страница. Указывают данные сопроводительных документов к товару.
• 2 страница. Условия хранения материалов на складе получателя. На этой странице необходимо описать, в каком состоянии находится упаковка. Здесь же отмечают факт несоответствия количества товара по факту и документам, если имеет место нехватка.
• 3 страница. Более подробно отмечается недостача материальных ценностей или их излишек, делаются отметки о браке, бое, порче и т. п. В акт следует внести количество товаров (материалов) и их стоимость.
• 4 страница. Заключение приемочной комиссии. На этой странице также должны быть перечислены все сопроводительные документы, приложенные к акту приемки материалов.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В составе комиссии обязательно должен быть материально ответственный сотрудник предприятия, принимающего материальные ценности, а также представитель поставщика. Акт подписывают все члены комиссии, утверждает руководитель организации-получателя. Этот документ вместе с сопроводительными документами передается в отдел снабжения и бухгалтерию.

Как правильно оформить акт приемки материалов

Время окончания приемки

Эта информация станет подтверждением правомерности оформления документов на следующий день после поступления груза. Если принимается большое количество груза, окончание приемки фактически происходит на следующий день после поступления. Налогоплательщик принимает НДС к вычету только в отношении материалов, взятых на учет. Указание точного времени начала и окончания приемки станет свидетельством времени фактической приемки при расхождении сроков поступления на склад и даты оформления документов.

Реквизиты сопроводительных документов

По первичным документам поставщика получатель сверяет количество и качество доставленного груза.

Реквизиты договора с поставщиком

Наличие договора обязательно, так как по этому документу можно идентифицировать поставку. У компании может быть несколько договоров с одним поставщиком, условия которых различаются, например, по возможности отсрочки платежа или о предоставлении скидок. Если в акте не указаны реквизиты договора, в случае ревизии у контролеров возникнут подозрения о том, что такой документ не составлялся. Расходы организации, таким образом, будут признаны необоснованными.

Отметка о вызове представителя поставщика

Подтверждает, что покупатель уведомил поставщика о месте и времени отгрузки материальных ценностей. При оформлении акта должен присутствовать представитель поставщика или независимая сторона. Исключение составляют случаи, когда поставщик согласился на одностороннюю приемку груза. Представитель поставщика или перевозчика может отказаться прибывать на место отгрузки или подписывать акт. В этом случае отметка о вызове представителя второй стороны будет свидетельством выполнения покупателем своих обязательств.

Отметка об опломбировании

Сведения об опломбировании груза должны содержаться в транспортной накладной, но дополнительные отметки в акте будут нелишними. Если получатель принял груз с неповрежденными пломбами, значит, ответственность за недостачу или порчу товара лежит на поставщике или перевозчике.

Условия хранения материалов

Покупатель заинтересован в сохранности материалов и создании условий для их хранения. При нарушении условий хранения потери не могут быть отнесены к нормам естественной убыли.

Фиксация факта порчи упаковки

При обнаружении повреждения тары получатель может предъявить претензии к поставщику или перевозчику. Если в результате порчи упаковки получатель вынужден приобретать новую для дальнейшей реализации товара, отметка о дефектах тары станет обоснованием расходов.

Способ определения недостающего груза

Недостачу можно определить взвешиванием, пересчетом мест, обмером. Количество поступивших материалов должно определяться в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах.

Недостача (излишки, пересортица, бой)

Если поступившие материалы не соответствуют качеству, ассортименту и количеству, указанным в документах поставщика, приемку проводит комиссия, созданная приказом руководителя предприятия-покупателя. Составляется заключение, на основании которого будут выставлены претензии к поставщику.

Акт о приемке материалов формы М7 оформляется, когда осуществляется прием материальных ценностей без сопутствующих документов, либо они пришли не в полном объеме или не соответствуют качеству, указанному поставщиком. Для таких случаев существует форма М7 — это юридическая претензия отправителю материала, поставщику. Если вы составили приемный акт, то форма М4 (приходный ордер) не оформляется. Акт о приемке формы М7 был установлен и утвержден Госкомстатом России номер 71а.

Порядок приемки материалов

Приемка товаров начинается с проверки форм. Вместе с ними должны быть переданы транспортные, сопроводительные, либо расчетные документы. При отсутствии таковых следует связаться с поставщиком. Если поставщик сообщил, что документов нет, либо они были утеряны по пути, необходимо оформление акта приемки материалов формы М7.

Если документы при товаре имеются, следует проверить его количество. Количество материала должно соответствовать цифрам, указанным в сопроводительных актах и количеству, заказанному у поставщика. Можно одновременно проверять количество и качество товара. Если имеется количественное расхождение или брак и бой, то следует позвонить поставщику.

Если отсутствуют документы, на поступившие материалы, что делать?

Следует привлечь всех сотрудников компании для поиска форм у себя на складе, в бухгалтерии, на месте хранения самих материалов. Наличие одного вида актов из перечисленных обязательно для приемки:

• товарно-транспортная накладная;
• удостоверение качества;
• накладные;
• счет-фактура и какие-либо индивидуальные документы товара.

При отсутствии перечисленных документов необходимо позвонить поставщику, водителю, если была компания по перевозке, то туда также. В случае утери или полного отсутствия документов на товар, необходимо составить акт о приемке материалов формы М7.

Акт о приемке материалов оформляется в нескольких случаях: если товар поступил без сопроводительных документов или если были выявлены качественные и количественные расхождения с теми сведениями, которые были указаны в сопроводительных документах. В этих случаях акт заполняет специальная комиссия. Как правильно внести все данные, разберемся в статье.

ФАЙЛЫ

Общие сведения

Форма М-7 была утверждена в 1997 году, 30 ноября Постановлением Госкомстата №71а. Но с 2013 года все унифицированные формы перестали носить обязательный характер. Компания может решить самостоятельно, использовать ли ей готовые бланки или разработать собственные. И тот и другой вариант нужно будет зафиксировать в учетной политике. Важно помнить, что самостоятельно созданные бланки должны иметь ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу.

К сведению! Акт о приемке материалов — юридическое основание для того, чтобы написать претензию организации-поставщику. В том случае, если компания составляет акт по форме М-7, нет надобности заполнять приходный ордер по форме М-4.

Заполняет и подписывает документ специально созванная приемная комиссия. В нее обязательно должны входить материально ответственное лицо, например, кладовщик, и представитель организации-отправителя груза. Можно также пригласить представителя комитета по защите прав потребителей либо сотрудника-представителя незаинтересованной компании.

Такие действия, как создание комиссии и заполнение акта по форме М-7, необходимы для документальной фиксации наличия расхождения по качеству и количеству товара с данными сопроводительной документации. В свою очередь, правильно заполненный акт о приемке материалов — это подтверждение того, что имело место несоответствие показателей. В случае незаполнения такой бумаги поставщик сможет обратиться в суд, поскольку не будет доказательств расхождения данных по материалам. Именно поэтому компании-получателю груза важно вовремя и по всем правилам зафиксировать брак или недостачу.

Заполняем акт о приемке материалов по форме М-7

Форма состоит из 4 листов, каждый из которых нужно заполнить.

Первый лист

Первым делом указывают следующую информацию:

• номер акта;
• наименование организации;
• код по ОКПО;
• дату составления акта;
• место составления;
• время начала и окончания приемки материалов (указывают часы и минуты);
• данные о сопроводительных документах;
• наименование, адрес, телефон компаний отправителя, поставщика, получателя, страховой компании;
• дату отправки материалов со склада отправителя;
• реквизиты договора поставки.

Итак, в таблицу требуется внести:

1. Отметку об опломбировании груза.
2. Количество мест.
3. Вид упаковки.
4. Название продукции или номера контейнеров.
5. Единицы измерения.
6. Массу груза.
7. Особые примечания отправителя по накладной.

Затем располагается таблица с информацией о дате и времени, когда груз прибыл на станцию назначения, был выдан, вскрыт вагон или иное транспортное средство, груз был доставлен на склад компании-получателя.

Второй лист

Здесь необходимо описать условия хранения материалов на складе или в ином помещении организации-получателя, в каком состоянии находились тара и упаковка в момент осмотра продукции. Далее нужно указать, каким методом было выявлено количество недостающей продукции: взвешиванием, счетом, обмером и т.д.

Третий лист

Здесь необходимо внести данные о браке, недостаче или излишках продукции. Сначала заполняют таблицу с такой информацией, как код вида операции, структурное подразделение, вид деятельности, склад, код поставщика, корреспондирующий счет, номер сопроводительного документа.

Вторая таблица должна содержать такие сведения:

• наименование и номенклатурный номер материальных ценностей;
• единицы измерения (название и код);
• фактические данные и по документам о сорте, количестве, цене и сумме товара;
• порядковый номер записи по складским документам;
• данные о браке, бое, а также недостачах и излишках (количество, сумма);
• номер паспорта.

Четвертый лист

На этом листе пишет свое заключение приемная комиссия, располагается перечень прилагаемых документов. Далее ставят свои подписи члены комиссии, кроме того, указывают реквизиты документов о полномочиях и наименовании организации, выдавшей их.

В самом конце ставят дату, когда были приняты и оприходованы материальные ценности, указывают реквизиты коммерческого акта, и ставит свою подпись заведующий складом.

Внимание! Акт должен утвердить руководитель получившей груз организации. Он указывает свою должность и ставит подпись на первом листе в правом верхнем углу.

Что важно помнить

1. Акт должен быть заполнен в 2 экземплярах. Один отправляют в бухгалтерию для того, чтобы отразить операцию в бухучете. Второй будет необходим для написания и отправления претензии поставщику. Его передают в отдел снабжения или также в бухгалтерию, а затем он отправляется компании-поставщику вместе с претензией.
2. Хранить документ в организации после заполнения требуется в течение 5 лет.
3. Исправлять фактические ошибки, такие как неправильно указанная дата или сумма и т.д., необходимо стандартным способом: зачеркнуть ошибку, написать сверху правильные данные, завизировать исправления фразой «Исправленному верить» и подписью. Вносить исправления нужно, уведомив всех членов комиссии.

Форма М-7 - акт о приемке материалов. Эта форма утверждена Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а . О том, в каком случае форма используется и как заполняется, расскажем в нашей консультации.

Когда используется форма М-7

Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а предусмотрено, что акт о приемке материалов (форма М7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, которые имеют количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Кроме того, такой акт составляется при приемке материалов, которые поступили без документов.

Обращаем внимание, что использование формы № М-7 в указанных случаях не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Организация может использовать любой иной первичный документ, в т.ч. разработанный самостоятельно. К примеру, при недостаче товаров может быть составлен акт, форму которого мы приводили в нашей . Но независимо от того, каким документом организация будет оформлять выявленные при приемке материалов расхождения, его форму необходимо закрепить в .

Если организация использует форму № М-7, она и будет основанием для последующего предъявления претензии поставщику или отправителю.

Код по ОКУД для формы - 0315004 (акт о приемке материалов). Для бюджетных организаций аналог такого бланка - форма по ОКУД 0504220, акт приемки материалов (материальных ценностей) (утв. Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н).

Как заполнить акт о приемке материалов

Акт о приемке материалов по форме № М-7 составляется в 2 экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложенными документами (счета, транспортные накладные и т.д.) передаются:

• первый экземпляр — в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей;
• второй экземпляр — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензии поставщику.

Пример претензии при недостаче товаров мы приводили в отдельном .

Графа «Номер паспорта» в форме № М-7 заполняется только в случаях обнаружения расхождений при поступлении ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Акт – документ, который на бумаге свидетельствует о свершившихся действиях или событиях. Чтобы оформить акт приемки материалов по количеству существует специальная форма, обязательная к применению. Пример заполнения представлен в шаблоне ниже. Кроме стандартного унифицированного бланка, существуют и специальные требования, инструкции и правила по заполнению, выдвигаемые от министерства.

Акт приемки материалов свидетельствует о свершившемся действии во время приемки материалов. Документ используется при оформлении товара, имеющего материальную ценность, сопровождающихся платежными документами и расходящиеся с бланками (сопровождающими). При этом используется акт по оформлению с формой №М7. Данная форма является юридическим основанием, чтобы в будущем предоставить поставщику те или иные претензии.

Акт приемки передачи материалов обязательно должен включать такую информацию: вес, количество, целостность пломбы, марка, знак и другая информация. Плюс ко всему, отдельно указывается целостность/состояние тары и упаковки. Также в документе указывается количество материала, которое недостает на момент приемки. Дополнительно может быть составлен .

Акт заполняет уполномоченная комиссия, в которой должен быть завскладом, куратор поставщика, представитель отдела снабжения или другое лицо незаинтересованного предприятия.

Материалов составляется и подписывается в двух экземплярах.

Во время составления следует указать:

1. Адрес организации, которая будет получать товар и поставщика.
2. Название компаний и контактные данные получателя и поставщика.
3. Телефонные номера обеих сторон.
4. Дата, год приемки.
5. Номер сертификационного документа, накладной, договора и прочее.
6. Информация о страховой компании, если груз был застрахован.

Разделы документа

Бланк разделяется на четыре части:

• 1 страница. Пишется информация о документах, приложенных к товару.
• 2 страница. Характеристика условий, где хранился товар. Здесь следует описать целостность упаковки или ее отсутствие. Если во время осмотра было выявлено, что материала нет в достаточном количестве или он полностью отсутствует – данный факт следует указать.
• 3 страница. Подробно излагаются все выявленные нарушения, если таковы были обнаружены – бой, брак, дефекты и прочее. Записывается количество и их цена.
• 4 страница. Подводятся итоги, сделанные экспертной комиссией, даются соответствующие рекомендации, прикрепляются дополнительные приложения.

В состав членов комиссии входят представители обеих заинтересованных сторон. Обычно, ее возглавляют материально ответственное лицо организации и представитель поставщика.