Опись вложения в ценное письмо. Составляем опись дел

Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

• Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
• Если такая форма переписки определена договором.
• Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован’. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ.

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО ‘Торф и грунт А’ Иванову М. Е.

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование документа и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя? Читать ответ…

Еще статьи

Как оформить расписку о передаче документов. Пример, шаблон…
Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец…

Советы по составлению деловых текстов. Особенности, образцы….
Особенности написания официальных и деловых документов. Примеры текстов в формал…

Жалуемся. Жалоба, претензия. Куда, кому, как. Правильно составить, нап…
Жалоба. Как составить и подать жалобу, чтобы получить нужный результат? Как прав…

Как выглядеть на работе? Что носить, одевать, надеть в офис? Одежда дл…
Одежда для карьеры. Как правильно выглядеть, чтобы Вас уважали и любили в офисе …

Расскажите о деловом стиле языка, применяемом в документах…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение….
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий.

Опись документов

Шаблон для адаптации….

Объяснительная записка об опоздании на работу…
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю…

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек…
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием….

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.

Данный вид документа имеет юридическую силу.

Опись документов: правила использования и оформления

Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:

• название документа;
• текущая дата составления документа;
• место составления документа;
• полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации;
• наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа;
• полное название предприятия, которому адресован документ;
• наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ;
• перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому;
• присвоенные регистрационные номера перечисленных документов;
• подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ);
• оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.

Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.

Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.

Как составить опись документов для передачи в другое предприятие

Опись документов для налоговой – это документ, который составляется налогоплательщиком по запросу налоговой службы и прилагается к документам, указанным в нем. Налоговая служба имеет полное право потребовать у налогоплательщика определенный пакет документов с целью проверки начисления им налоговой базы по всем или отдельному виду налогов. Как правило, требуются документы за определенный период времени, о чем обязательно должно быть указано в запросе.

Унифицированной формы описи не существует, она составляется на фирменном бланке налогоплательщика или стандартном листе. В правом верхнем углу указывается, куда и на имя кого направляются документы, сопровождаемые описью. Как правило, опись направляется на имя руководителя налоговой службы соответствующего региона.

Опись документов используется совместно с описью вложения в письмо, если документы высылаются по почте. В этом случае опись документов дополнительно детализирует состав передаваемых документов, в то время как опись вложения содержит обобщенный список.

В левом углу проставляется дата составления описи и ее регистрационный номер в документообороте налогоплательщика. Основной текст документа рекомендуется начинать со слов «Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов….». В основном тексте необходимо указать номер и дату запроса, полученного от налоговой службы, к исчислению налоговой базы по какому именно налогу имеют отношение направляемые документы, а также за какой отчетный период они направляются.

В перечне документов, напротив каждого из них указываются количество листов и экземпляров документа, проставляется отметка о том оригинал это или копия, а также отмечается есть ли на них печать. Опись подписывается руководителем организации налогоплательщика. Стоит отметить, что после получения документов сотрудником налоговой службы нелишним будет попросить расписку, подтверждающую его, заверенную подписью и печатью. За непредставление затребованных документов налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст. 126 Налогового кодекса РФ.

Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)

Отправка документов почтой с описью вложения

Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:

• Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
• Если такая форма переписки определена договором.
• Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.

Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.

Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.

Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .

Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.

Пример описи вложения

Опись

Вложения в ценное письмо

Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1

На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.

Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.

Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.

Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...

Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....

Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...

Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....

Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах.

Организация работы в архиве

После того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.

Комплект документов для работы

Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

1. Номер по порядку.
2. Наименование документа.
3. Страницы в документе с__ и по__.
4. Количество страниц в документе

Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.

Оформление дел

При правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:

1. Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.
2. Размещение бумаг производится сверху вниз.
3. Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.
4. При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.
5. Бумаги прошиваются.
6. Составляется лист-заверитель.
7. Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения.

Почтовое отправление

При отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

• Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
• Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
• Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
• Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
• Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные , протоколы, планы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в . После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

• наименование документов;
• количество;
• индивидуальный признак – оригинал или копия;
• стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые . Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

• опись дел постоянного хранения;
• опись дел по личному составу;
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• опись электронных дел, документов постоянного хранения;
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения , то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

«То же», т.3 из 30.

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

• разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
• разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
• отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: , возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). подробно рассматривается в статье по ссылке.