Проведение экспертизы ценности документов формирование дел. Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Что является основной функцией

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации любых форм собственности несут ответственность за сохранность документов по личному составу, поэтому необходимо регулярно проводить архивную обработку документов, которая включает в себя экспертизу ценности, формирование дел и их оформление, составление описи дел. Соблюдение этого правила не только позволит обеспечить сохранность документов, но и максимально упростит их поиск, сократив тем самым время на выполнение архивных справок.

• 1) Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве:
  • - при разработке и составлении номенклатуры дел;
  • - при регистрации документов;
  • - при направлении исполненных документов в дела;
  • - при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Самым важным и значимым на первом этапе экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел -систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Сводная плановая номенклатура дел организации готовится на следующий год, но согласовать и утвердить ее необходимо в конце текущего года Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. 2001г. Новосибирск. С. 183.

При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп - постоянного хранения и временного хранения.

Первой графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 - код Управления делами, 1 - номер дела в номенклатуре.

Второй графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

Третья графа - количество томов дел - заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

В четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел.

В пятой графе - примечания - в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде Кузнецова В.П. Замолвим слово о номенклатуре дел.// Отдел кадров коммерческой организации. 2013г. №2. С. 16-17.

После сведения номенклатур подразделений в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях Зверева Н.А. Номенклатура дел организации//Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005г. № 12 С. 32-34.

Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.)

В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., постоянно.

Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о продолжительности их хранения с учетом:

• · важности документов;
• · необходимости их использования в справочных целях;
• · обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий Андреева В.И. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №5 С. 35.
• 2) Второй этап экспертизы ценности документов

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве - второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:

• § подготовки дел к последующему хранению в архив,
• § выделения дел к уничтожению,
• § передачи дел к хранению в архиве.

На втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два года после первого этапа - составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за истекший год. Еще в течение года к делу обычно часто обращаются, и затем оформляют для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 43). В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственным моментом экспертизы является выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию: на постоянное хранение оставляют документы, которые содержат наиболее полную информацию.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет Разоренова Г.В. Организация экспертизы ценности документов учреждений в ходе их упорядочения (на примере ФГУ «КЦСМС») // Делопроизводство 2008г. №3 С. 77..

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК, в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек Елькина Е. Хранение кадровых документов// Российский бухгалтер. 2012г. №10 С. 34.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В соответствии с «Основными правилам работы государственных архивов РФ», «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению … вступает в силу после утверждения описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу».

По утвержденным актам, дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается дата, количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел, с согласия вышестоящих организаций составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет Стенюков М.В. Документоведение. Делопроизводство. 2006г.С 111.

Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

Полное оформление дела включает в себя:

• - оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
• - пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);
• - нумерация листов дела;
• - составление листа-заверителя дела;
• - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• - подшивка или переплет дела.

Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем госархива) Сувернева А.И. Передача дел на архивное хранение // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2012г. № 12. С.23.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел, а так же акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Составление описи -- это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел Андреева В.И. Подготовка документов к архивному хранению// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008г. №6. С. 41..

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения; временного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• - порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• - индекс дела (тома, части);
• - заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• - дату дела (тома, части);
• - число листов в деле (томе, части);
• - срок хранения;
• - примечание.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела Кузнецова Т.В. Делопроизводство, 2001г. Москва. С. 170.

Порядок передачи документов в архив организации установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в архив организации, зав.архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела проводится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел; дата приема-передачи дел и подписи сотрудника архива и лица, передававшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество дел в делах. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы Глушкова Л.В. Документоведение. Томск. 2002г. С. 243.

Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).

3) Третий этап экспертизы ценности документов - передача документов на государственное хранение.

Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, после истечения сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).

Итак, на последнем этапе экспертизы ценности документов - при передаче документов из ведомственных в государственные архивы - решаются большинство задач экспертизы ценности документов. Это говорит о том, что последний этап экспертизы ценности документов является самым важным, которому следует уделять наибольшее внимание.

9.1.1. Общие положения

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Необходимость хранения документов и сроки хранения определяются прежде всего важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначение экспертизы ценности это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения - это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

документы с постоянным сроком хранения;

документы со сроком хранения свыше 10 лет;

документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

при составлении номенклатуры дел;

формировании дел;

подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т. е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (в ред. от 19.11.2003) и др.);

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).

9.1.2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние. Рассмотрим некоторые из них.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии - заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т. ч. и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

9.1.3. Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения ЭК должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимает ЭПК архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение ЭК заключается:

в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Функции экспертных служб организаций определены Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения;

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В неё обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения ЭК принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

9.1.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы

ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Полистно просматриваются и дела с отметкой "ЭПК". Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой "ЭПК" принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

опись дел постоянного срока хранения;

опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

опись дел по личному составу;

акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного срока хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного срока хранения. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного срока хранения утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению содержит отметку о сдаче документов на переработку в соответствующую организацию, занимающуюся утилизацией документации. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, которые вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации. Все эти документы имеют постоянный срок хранения.

Понятие экспертизы ценности документов.

Задачи и этапы экспертизы.

Экспертные комиссии.

1. Понятие экспертизы ценности документов

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

1. Задачи и этапы экспертизы

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;

Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

для временного хранения.

Третья - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»;

В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);

В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;

в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия ;

в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;

в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия .

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.1995. Согласно положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такая комплексная экспертиза осуществляется только в государственных архивах, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:

Критерии происхождения документов:

значение учреждение или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо

выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников);

значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны (периоды войн и другие катаклизмы, когда гибнет много документов);

время и место образования документов – чтобы оградить документы от уничтожения, была введена запретная дата – 1945 г., в связи, с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Место образования документов требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

Критерии содержания документов относятся:

• источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы: - документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно (это может быть достигнуто с помощью источниковедческого анализа документов), поэтому этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа

  повторяемость документной информации – широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явления повторяемости информации в созданных документах. Учитываются виды и формы повторяемости документной

  информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность , которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Критерии внешних особенностей документов :

подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа);

внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются)..

Комиссия является совещательным органом при руководстве учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. Комиссия собирается не свое заседание по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов. Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е., следуя принятой терминологии, постоянно.

Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т.д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подле-жат постоянному хранению. Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

• · определение состава, установление сроков хранения документов, несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения;
• · установление профильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.
• · обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов;
• · определение уникальных и особо ценных дел и документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в архиве организации и государственном архиве.

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

В архиве организации экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.

Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе.

В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.

В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и ЭК структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральным архивным агентством в 1995 г.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации.

Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.

ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству, руководитель несет ответственность за сохранность документов.

Задачами ЭК являются:

• · рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения;
• · решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
• · установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);
• · проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:

• · критерии оценки происхождения документов;
• · критерии содержания документов;
• · критерии внешних особенностей документов.

Таким образом, экспертиза ценности документов это сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документоведы.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.

Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения. Различают два типа перечней:

• · с указанием сроков хранения;
• · подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:

• · типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;
• · примерные - для однородных организаций, например для коммерческих банков;
• · ведомственные - по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).

Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.

Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:

• · высшие органы государственной власти и управления;
• · центральные органы власти и управления;
• · органы власти и управления субъектов Российской Федерации;
• · учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).

Контрольные вопросы

• 1. Что называется экспертизой ценности документов и перечислите ее основные задачи?
• 2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.
• 3. Какие органы входят в систему экспертных органов?
• 4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и назовите основные задачи этой комиссии?
• 5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.
• 6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008 № 35

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

08.08.2008 № 2

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»