Коммерческие отношения, осуществляемые на договорной или бездоговорной основе, подразумевают оплату стороной-приобретателем товарно-материальных ценностей или услуг, полученных от стороны-продавца. Обычно речь идёт о денежных переводах, хотя, в соответствии с условиями заключённого контракта, оплата может быть произведена и в натуральном виде. В любом случае, действуя в рамках сложившейся практики, продавец должен выставить счёт на оплату, не дожидаясь напоминания приобретателя.

Составить документ значительно проще, чем разобраться в основных ; сделать это может как сотрудник бухгалтерского отдела, так и руководитель компании или индивидуальный предприниматель. А чтобы не тратить время на самостоятельное формирование бланка в Word или Excel, можно скачать шаблон и пример заполнения счёта на оплату в Интернете. Как заполнить документ и где можно найти готовые файлы - в следующих абзацах.

Как выставить счёт на оплату?

В соответствии с общей практикой счёт на оплату, как и , оформляется одним из контрагентов, в данном случае - продавцом товаров или услуг. Документ может быть направлен второй стороне любым из следующих способов:

1. Лично или через доверенное лицо . Оптимальный как по временным, так и по финансовым затратам вариант, если офисы компаний расположены недалеко друг от друга или бумагу было решено передать одновременно с поставляемым товаром.
2. Курьером . Если в организации-поставщике есть соответствующая штатная единица, её можно задействовать, чтобы обеспечить сохранность документа и полную конфиденциальность. Можно воспользоваться и услугами фирм-посредников - конечно, если они заслуживают доверия.
3. По почте . Как и письмо-просьба, счёт на оплату может быть отправлен через Почту России — обязательно заказным письмом с уведомлением о вручении. Учитывая неторопливость работы структуры и не слишком трепетное отношение её сотрудников к сохранности отправлений, этот способ рекомендовать нельзя. В настоящее время он используется редко, постепенно выходя из употребления.
4. В электронном виде — на виртуальный почтовый ящик или с использованием других средств онлайн-коммуникации (мессенджеров, социальных сетей, файлообменников и так далее). Способ необходимо обговорить заранее, чтобы не столкнуться с невозможностью контрагента получить или открыть файл.

Важно : поскольку единой формы счёта на оплату товаров или услуг законодателем не предусмотрено, продавец может напечатать свой бланк или воспользоваться любым из представленных в Интернете образцов. Найти нужный файл проще, чем ; главное - вовремя уведомить получателя о необходимости перечисления средств и позаботиться, чтобы документ был читаем и однозначно воспринимаем в каждом пункте.

Инструкция по заполнению бланка

Как и вычисление , создание и заполнение бланка счёта на оплату услуг или товаров осуществляется компанией по мере необходимости и исходя из соображений составителя об оптимальной структуре документа. Не существует ни обязательных условий, ни единой формы составления документа.

Тем не менее, чтобы избежать ненужной путаницы и дать контрагенту возможность в кратчайшие сроки обработать заявку и отправить перевод, рекомендуется придерживаться следующей схемы заполнения бланка счёта на оплату товарно-материальных ценностей или услуг:

1. Вверху документа нужно указать (в сводной таблице или в отдельных строках) реквизиты банка-получателя денежного перевода.
2. Далее - полное наименование отправителя счёта на оплату, его идентификационный номер налогоплательщика, ОГРН, КПП и значимые коды статистики.
3. В строке наименования следует привести порядковый номер в соответствии с принятой у отправителя нумерацией исходящих документов и дату подписания бумаги.
4. В следующем блоке - сведения об исполнителе работ или поставщике товаров (полное и сокращённое официальные наименования; если необходимо - фамилии, имена и отчества ответственных лиц), получателе или заказчике (официальные названия — как полное, так и краткое, и имена уполномоченных лиц) и основании для выставления счёта (обычно это номер договора поставки или купли-продажи и дата его составления).
5. В основной сводной таблице нужно привести:
   • в первой графе - номер каждой позиции по порядку;
   • во второй - наименование проданных (поставленных) товаров или оказанных услуг, каждая разновидность по отдельности;
   • в третьей - количество единиц измерения (килограммов, литров, тюков, пачек, единиц, человеко-часов);
   • в четвёртой - наименование используемых для оценки количества единиц в российском и, если необходимо, международном форматах;
   • в пятой - цена (рыночная стоимость) единицы каждого вида продукции (используются ранее приведённые единицы измерения: килограммы, литры, часы и так далее);
   • в шестой - окончательная стоимость каждого товара или каждой услуги, полученная перемножением цены единицы измерения на общее количество единиц.
6. Ниже основной таблицы (под заключительной графой «Сумма») следует указать:
   • итоговую стоимость, полученную суммированием позиций;
   • размер налога на добавленную стоимость (НДС);
   • сумму к оплате.
7. Далее (опционально) составитель счёта может вписать следующие данные:
   • сумма к оплате прописью (рубли и копейки);
   • уточняющие сведения и примечания;
   • сроки перечисления денежных средств — за каждую позицию отдельно или за все вместе.
8. В конце документа должны содержаться подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Если счёт на оплату выставляется индивидуальным предпринимателем, не имеющим в штате бухгалтера, ему достаточно будет поставить только свою подпись с расшифровкой.
9. Под подписями - печать или штамп ИП или организации. Если документ пересылается в электронном виде, составителю следует использовать ранее полученную квалифицированную электронно-цифровую подпись.
10. В заключительном блоке счёта на оплату услуг или товарно-материальных ценностей можно ещё раз привести дату составления документа или контактные данные адресанта.

Совет : чтобы не тратить время на простановку одинаковых данных, имеет смысл сохранить в шаблоне счёта на оплату данные продавца (поставщика), включая наименование, контактные данные и основные коды. Но при их смене важно не забыть внести в документ соответствующие коррективы.

Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Excel)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Excel можно, перейдя по ссылке выше.

Счёт на оплату — бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк счёта на оплату для заполнения в MS Word можно, перейдя по ссылке выше.

Подводим итоги

Счёт на оплату услуг или товаров составляется поставщиком или продавцом и направляется в адрес покупателя или заказчика. Единой формы документа не существует: каждая организация может разработать свой собственный бланк. Счёт может быть передан лично, через посредника, направлен по обычной или электронной почте, а также доставлен с помощью других современных способов коммуникации.

В документе следует указать полное наименование продавца и покупателя, реквизиты для оплаты, привести перечень поставленных товаров или оказанных услуг и общую сумму к оплате. Если ранее была достигнута договорённость, следует также прописать срок перечисления средств. Счёт должен быть заверен подписями главного бухгалтера и директора предприятия, а также печатью или штампом - или, если пересылается в электронном виде, квалифицированной электронно-цифровой подписью.

Оплата (предоплата) покупателем оказанных ему услуг или отгружаемых продавцом (поставщиком) товаров осуществляется на основании выставленного счета на оплату. Данный документ важен как для продавца, так и для покупателя. Связано это с тем, что на основании счета покупатель сможет подтвердить обоснованность произведенного платежа. Продавец же использует счет в качестве основания для учета ТМЦ на складе и планирования их дальнейших закупок.

Бланк счета на оплату не имеет унифицированной формы, поэтому организации могут разработать его самостоятельно и использовать в своей деятельности. Основное требование к "самодельному" бланку - содержание основных реквизитов, необходимых для документирования факта продажи товара (оказания услуги). К таковым относятся:

• уникальный порядковый номер документа, указываемый в заголовочной части, с датой его составления;
• платежные реквизиты получателя денежных средств (продавца). Могут быть указаны в качестве образца заполнения ;
• реквизиты плательщика и грузополучателя, с указанием ИНН, полного или сокращенного (согласно Уставу) названия организации, а также почтового адреса;
• перечень оплачиваемых товаров (услуг), с указанием их наименования, единицы измерения, количества и цены, а также налоговой информации (в случае необходимости выделить из общей стоимости товаров и указать сумму НДС).

Если счет выставляется на оплату на основании какого-либо договора, заказа или наряда, то в нём можно указать реквизиты этих документов (номер и дата).

В качестве дополнительной информации также можно указать условия совершения сделки. К таким данным можно отнести, например, условия вывоза, сроки оплаты товара.

Стоит отметить, что организациями в определенных случаях в качестве счета на оплату может использоваться типовая форма № 868 (в соответствии с методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров, утвержденных письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5).

Заполнение счета по форме №868

При выставлении счета по форме № 868, необходимо, по возможности, заполнять все строки. Если какие-то поля остались незаполненными, в них проставляется прочерк.

К обязательным реквизитам формы относятся:
"Поставщик" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название организации поставщика (продавца) ТМЦ.

"Адрес" - почтовый адрес, номер контактного телефона/факса, банковские реквизиты поставщика (расчетный, корреспондентский счет, БИК банка и местонахождение (город) банка-поставщика).

"Грузоотправитель и его адрес" - если поставщик и грузоотправитель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Он же". В противном случае указывается ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование грузоотправителя, а также его полный почтовый адрес.

"Грузополучатель и его адрес" - ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес.

"Акцептован" - указывается отметка об акцепте счета.

"Плательщик и его адрес" - если плательщик и грузополучатель являются одним и тем же юридическим лицом, то в строке пишется "Тот же, что и грузополучатель". Если нет, то указывается его ИНН, полное или сокращенное (согласно Уставу) наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.

"Сумма счета" - может быть заполнена частично или вовсе не заполняться, с указанием общей суммы в строке "Всего продажная".

При необходимости в данной форме прописывается и способ доставки, для чего имеется специальный раздел. В нем указывается: станция назначения и отправления, дата и способ отправки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), количество мест (например, число коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.

В основной таблице типовой формы № 868 указываются сведения об отгружаемом товаре (наименование, количество, цена, стоимость, налоговая информация).

Правом подписи счета наделены руководитель и главный бухгалтер организации. Также, документ может быть подписан должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом или доверенностью.

Счет на оплату услуг от ИП (образец)

Наступает момент, когда каждый предприниматель, оказывающий услуги, сталкивается в своей деятельности с необходимостью выставить контрагенту счет на оплату этих самых услуг. Так как законодатель не устанавливает официально утвержденную форму документа, исполнитель вправе составлять такой документ самостоятельно. Именно счёт на оплату является основанием для расчета за товар или услугу, поэтому должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов. В этой статье мы и разберем, как выставить счет от ИП (образец см. в приложении).

Что это за документ?

Счет — это документ, выставляемый продавцом/исполнителем для оплаты его товаров/услуг, в котором отражаются базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца/исполнителя.

Цель этого документа - уведомить контрагента о необходимости осуществить перечисления денежных средств в счет оплаты работ, услуг.

Какие реквизиты следует указывать в счете?

При выставлении счета на оплату услуг от ИП, образец которого Вы найдете в приложении к данной статье, обязательно должна быть указана следующая информация:

• Ф.И.О. ИП
• ИНН ИП
• Адрес местонахождения ИП
• Банковские реквизиты
• Реквизиты счета: номер, дата
• Наименование услуг с указанием их стоимости
• Итоговая сумма. Сумма, облагаемая НДС (для предпринимателей на ОСН)

Обязателен ли счёт?

Обязательное применение счётов в предпринимательской деятельности законом не регламентируется, т.к. наименование и реквизиты могут быть указаны в иных документах, а оплата может быть произведена и по договоренности сторон. Однако такой документ, как бланк счета для ИП, делает расчеты более точными, поэтому хозяйствующие субъекты предпочитают использовать его, даже если это не предусмотрено договором.

Существуют случаи, когда выставление счёта является обязательным, например:

• если договором сумма к уплате не была установлена (например, за коммунальные услуги и др.);
• если договором предусмотрена обязанность по выставлению счета.

Порядок оформления счета

Создать счет, содержащий в себе все необходимые реквизиты, можно в любой бухгалтерской или офисной программе. Также существует множество онлайн-сервисов, позволяющих сформировать через Интернет счета на оплату ИП, образцы которых также можно в свободном доступе посмотреть в Интернете. Счет может существовать в бумажном виде и электронном (например, в формате Word, Excel и PDF и т. д.)

Подготовить счёт можно как на чистом листе формата А4, так и на фирменном бланке предпринимателя, если таковой имеется. Второй вариант встречается в практике гораздо чаще, так как не нужно каждый раз вносить сведения об исполнителе.

При оплате услуг в назначении платежа необходимо указать вид услуги/работы, а также сумму с НДС и без.

Порядок выставления счета

Счет может быть выставлен на основании договора, а также как самостоятельный документ. Оформляется он в двух экземплярах, один из которых направляется контрагенту по электронной почте или вручается лично, а второй остается у выписавшего его предпринимателя. Счет может служить основанием как для наличного, так и для безналичного расчетов. Однако в практике для наличного расчета такой документ, как счет, практически не используется. В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.

ВАЖНО! В определенных случаях при решении конфликтов между контрагентами в судебном порядке счёт на оплату является документом, имеющим юридическую силу, и может быть представлен в суд как доказательство.

Образец счета на оплату от ИП

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

• полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
• дату выставления и порядковый номер;
• информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

• — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
• если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
• полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
• для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
• порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
• предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
• количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
• цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
• валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
• наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;

— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Выводы

Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!