Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.

ФАЙЛЫ

Что такое первичные документы

К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:

• акты,
• выписки,
• справки,
• товарные накладные и т.д.

В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.

Кто наделяется правом подписи первичных документов

В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:

• специалисты бухгалтерских и экономических отделов,
• менеджеры и начальники отделов продаж,
• водители-экспедиторы,
• логисты,
• сотрудники и руководители отдаленных филиалов и обособленных подразделений.

Кто составляет приказ

Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.

Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.

Порядок предоставления права подписи

Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:

• составление специальной доверенности,
• написание приказа.

Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.

После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Основание для приказа

По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.

Как написать приказ: основные правила и образец

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

• номер приказа,
• дату составления,
• название компании,
• населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

• должности,
• фамилии-имени-отчества,
• списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Как оформить приказ

Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.

Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.

Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.

Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.

После написания приказа

После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.

В процессе работы как руководитель компании, так и главный бухгалтер сталкиваются с необходимостью подписания большого количества документов. Они ставят свою подпись в договорах поставки, первичной документации, трудовых соглашениях и платежных документах. Иногда возможность подписания всех документов у указанных лиц отсутствует, что приводит к необходимости переложить данную обязанность на иных лиц. В статье рассмотрим, как составить приказ о праве подписи первичных документов, а также приведем его образец.

Какие документы относят к первичным

К первичке относят документы бухгалтерского и налогового учета, в том числе:

• акты;
• счета-фактуры;
• выписки;
• справки;
• товарные накладные;
• платежные поручения и др.

Кого можно наделить правом подписи первичных документов

Как правило, определяя перечень лиц, которых можно наделить правом подписи, рассматривают сотрудников, которые в процессе свой работы сталкиваются с первичными документами. К ним относят:

• сотрудников бухгалтерии и экономического отдела;
• менеджеров и начальников отдела продаж;
• водителей-экспедиторов;
• логистов;
• сотрудников и руководителей филиалов и/или обособленных подразделений компании.

Каким образом можно передать право подписи первичных документов

После того, как руководитель компании определится с лицами, которые будут наделены правом подписи первички, он принимает решение о способе передачи такого право. Это можно сделать следующими способами:

• составить доверенность;
• издать приказ.

Первый способ уместен в том случае, если подписание документов происходит не только в компании, но и за ее пределами. Например, если водитель-экспедитор получает со склада контрагента груз, либо бухгалтер получает из банка документы. Кроме того, доверенность может быть составлена не только на сотрудника компании, но и стороннего человека.

Приказ составляется по сотрудникам, которые трудятся в компании. Период, на который передается право подписи может быть любым. Он может быть бессрочным, либо иметь ограничение в один квартал, полугодие или год. Это решает руководитель компании самостоятельно.

Важно! Основанием для издания приказа о праве подписи служит закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Передача права подписи

Законодательством РФ предусматривается право первой и второй подписи. Первая подпись принадлежит руководителю компании, а вторая – финансовому директору или главному бухгалтеру. Однако, зачастую в мелких компаниях главный бухгалтер отсутствует, а его обязанности руководитель возложил на себя. В этом случае право и первой и второй подписи будет принадлежать одному человеку.

В определенных случаях руководитель делегирует полномочия и издает приказ о праве подписи первички:

• при нахождении ответственного лица компании в отпуске, длительной командировке или на больничном;
• если график работы руководителя компании и подразделений не совпадает;
• в компании большой объем документов, в связи с чем одному человеку справится с ними сложно.

Без подписи документов первыми лицами компании их оформление невозможно. В этом случае издают приказ о праве подписи первички, где указываются лица, имеющие право поставить на документе свою подпись вместо главного бухгалтера или руководителя.

Передать право первой подписи лицу, которому принадлежит право второй подписи нельзя (например, когда у главного бухгалтера право второй подписи, передать ему право первой подписи нельзя). Право подписи передается сотруднику организации посредством составленного приказа о праве подписи первичных документов. Так как в компании могут постоянно меняться сотрудники, приказ целесообразно составлять каждый год.

Важно! Приказ о праве подписи первичных документов не позволяет подписывать банковские документы, так как в карточке банка указывается ограниченный перечень лиц, имеющих право подписи и передаваться другим оно не может.

Как составить приказ о праве подписи первичных документов

Составить приказ о праве подписи первички следует на официальном бланке компании. Специального бланка для данного документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, указывая следующее:

• перечень лиц, которым доверяется право подписи (должности, ФИО);
• срок, на который предоставляется право подписи первички;
• образцы подписей доверенных лиц;
• перечень документов, которые вправе подписывать указанные лица (указывается в том случае, если руководитель опасается, что сотрудники могут воспользоваться своим правом и нанести компании вред).

Как правило, право подписи за руководителя и главбуха передается для следующих документов:

• Акт выполненных работ;
• Товарная накладная;
• Счет-фактура;
• Кассовые документы и журнал кассира;
• Договора, заключаемые с покупателями на поставку товара;
• Доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Заверяется приказ подписью руководителя компании или иного работника, уполномоченного заверять такие документы. Помимо этого, в подтверждение ознакомления с документом подпись должны ставить все лица, ответственные за его исполнение

Важно! Ставится в приказе печать или нет – является личным выбором компании, так как обязательное использование печати или штампа с 2016 года отменено. Составляют приказ, как правило, в одном экземпляре.

После издания приказа, документ должен храниться совместно с другими распорядительными документами компании. При утрате актуальности приказа его передают в архив, где он хранится не менее 3 лет (или больший период в соответствии с внутренними локальными документами компании). После этого документ может быть утилизирован.

Заключение

Некоторые компании считают, что создавать такие приказы не имеет смысла, ведь можно использовать факсимиле для всех указанных документов. Однако, использование факсимильной подписи разрешено в том случае, если это предусматривается законодательством и/или соглашением сторон.

Налоговые органы не приветствуют первичные документы, в которых вместо самоличной подписи стоит факсимиле. Например, для подписания счет-фактуры налоговики не предусматривают возможности использования факсимильной подписи, поэтом с целью избежать конфликтов с налоговым органом, лучшим решением будет оформить приказ, а не ставить на всех документах факсимиле.

Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру оформляется в случае возникновения такой необходимости. Какие документы сможет подписывать главбух после оформления такого приказа, когда и как его оформить — узнайте из статьи.

Смотрите нашу видео-инструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Когда на главбуха оформляется приказ о наделении его правом подписи?

Среди ситуаций, когда главбух наделяется правом подписи, можно перечислить следующие:

• необходимость передачи части полномочий по подписанию документации от руководителя фирмы или иного должностного лица на время отсутствия указанных лиц;
• наделение главбуха правом подписи определенных документов, если при приеме его на работу это право ему предоставлено не было;
• предоставление главбуху права подписи документов за руководителя при представлении интересов фирмы единолично вне территории ее местонахождения;
• в иных ситуациях.

Кроме специально оговариваемых ситуаций главбуху в силу своей должности приходится иметь дело с огромным числом документов. Как регламентировать процесс их подписания главбухом и что на этот счет предписывает законодательство — узнайте из последующих разделов статьи.

Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?

До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:

• право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
• право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).

В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.

Таким образом, указанное понятие законодательством:

• в качестве обязательного не предусмотрено;
• может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.

Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.

Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.

Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?

Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.

К примеру:

• из бухотчетности исчезла строка для подписи главбуха (приказ Минфина РФ от 06.04.2015 № 57н);
• обязанность в проставлении второй подписи главбухом на платежных документах законодательно не предусмотрена (инструкция № 153-И);
• из закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете исчезли посвященные отдельно главбуху положения ст. 7 (утратившего силу закона № 129-ФЗ о бухучете), предусматривающие, в частности, обязанность подписания главбухом денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных обязательств;
• функции главбуха руководитель фирмы вправе возложить на себя (ст. 7 закона № 402-ФЗ);
• по мнению Минфина РФ, профессия бухгалтера в скором времени совсем исчезнет с рынка труда — как считает ведомство, ее заменят современные электронные технологии.

Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.

При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.

В отдельных нормах законодательства встречаются ссылки на подпись главбуха — например, в п. 4.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У сказано, что кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир.

Таким образом, альтернатива подписи главбуха предусмотрена и в этом случае.

Изучайте требования к ведению кассовых операций с помощью размещенных на нашем сайте статей:

• «Порядок ведения кассовых операций в 2018 году» ;
• «Кассовая дисциплина - лимит остатка кассы на 2018 год» .

В результате современному главбуху, заступая на должность, без специальных оговорок и (или) оформления специальных письменных указаний в отношении порядка проставления его подписи на документах сориентироваться в данном вопросе сложно.

Внести ясность в такой ситуации помогает специальный приказ. Как его составить, расскажем в следующем разделе публикации.

Как составить приказ о предоставлении права подписи и как выглядит его образец?

Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не имеет обязательной, законодательно установленной формы. Должен быть указан период, на который предоставляется право подписи (на все время нахождения в должности главбуха, или на определенный промежуток времени) и уточняющая информация в отношении тех документов, которые могут подписываться, — либо это все документы, либо конкретный перечень.

Пример:

«В связи с расширением рынка сбыта продукции, увеличения числа контрагентов и роста объемов первичной учетной документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 01.07.2018 предоставить право подписания универсальных передаточных документов (УПД) главному бухгалтеру Селезневой Тамаре Николаевне.
2. Ответственность за организацию своевременного оформления УПД и их подписание возложить на главного бухгалтера Селезневу Т. Н.
3. За выполнение дополнительных обязанностей с 01.07.2018 выплачивать Селезневой Т. Н. надбавку в размере 1% от оклада.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Девятова А. Ю.»

Составляйте приказы с помощью размещенных на нашем сайте образцов — см. статью .

Итоги

Приказ о предоставлении права подписи главбуху устанавливает также срок этих полномочий и виды подписываемых документов. Оформляется он в том случае, когда на главбуха возлагаются обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, или если при приеме на должность этот работник был лишен права подписи документов.

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.

Варианты передачи права подписи

В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.

Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:

• Нахождение ответственного лица организации в отпуске, на больничном, в длительной командировке;
• График работы организации не совпадает с графиком работы первых лиц фирмы, например, оптовый склад работает круглосуточно и без выходных, а у руководителя другой график работы;
• Документооборот организации имеет слишком большой объем входящих и исходящих документов, справиться с таким количеством одному человеку нереально.

Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.

Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.

Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.

Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.

Составляем приказ

Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.

Обязательными пунктами приказа являются:

• ФИО сотрудников;
• Должность лица, которому доверяется подписывать документы;
• Срок предоставления права подписи;
• Лист с образцами подписей доверителей и доверенных лиц.

Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:

• Акт выполненных работ;
• Товарная накладная на отгрузку или приемку ТМЦ;
• Счет-фактура;
• Журнал кассира-операциониста, кассовые документы;
• Типовые договора поставки, заключаемые с покупателями;
• Доверенности на получение ТМЦ.

Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.

При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп "факсимиле". При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.

Понятие первичных документов

Любые операции, совершаемые организацией или индивидуальным предпринимателем, должны быть подтверждены документами, будь это договор, накладная или акт. Именно эти документы и принято называть первичными. На основании них деятельность считается законной. Согласно ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ форма первички может быть взята из унифицированных документов, разработанных государством, либо организация имеет право разработать ее самостоятельно. Но в этом случае нужно обратить особое внимание на указание в ней всех обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ):

• дата и название документа;
• название организации (ИП);
• суть хозяйственной операции;
• должность, фамилия, место для подписи ответственных лиц.

Почему нужен приказ о подписи первички?

Приказ на право подписи первичных документов, как правило, инициирует и подписывает директор предприятия, с согласия главного бухгалтера. Он составляет и утверждает список работников, имеющих право подписывать те или иные документы (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 01.01.2013 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (ПЗ-10/2012)» приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н).

Одним из частых оснований для составления такого приказа служит большая загруженность руководителя организации, большой документооборот. Когда ему приходится часто ездить в командировки и при этом работа самой организации не останавливается, договора продолжают заключаться, товар отгружаться и услуги оказываться. В этом случае делегирование обязанности по подписанию документов становится единственно верным решением.

Но также приказ на наделение правом подписи может быть временным, например, если начальник отдела кадров уходит в отпуск и на это конкретное время все документы будет подписывать его заместитель. А если начальник заболел и время неизвестно, в этом случае в приказе лучше оговорить, что он действует до выхода основного сотрудника с больничного.

В этом случае в приказе о предоставлении права подписи первичных документов следует указать срок его действия и обстоятельства, при наступлении которых может начать или закончить действовать данный приказ.

Но гораздо удобнее составить приказ о наделении правом подписи первичных документов с приложением, в котором можно оговорить возможные варианты подписи тех или иных первичных документов. В этом случае при смене работников не придется каждый раз изменять приказ, будет достаточно внести корректировку только в приложение.

Не знаете свои права?

Что должен содержать приказ о предоставлении права подписи первичных документов или наделении им?

Рассмотрим порядок составления подобных приказов и отметим основные его элементы:

• Документ составляется на фирменном бланке организации с указанием обязательных реквизитов (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).
• Дата, место составления и номер приказа.
• Констатирующая часть — в ней описывают основания для составления приказа. Данная часть может начинаться с устойчивых словосочетаний: «В связи с…», «В целях…», «На основании…». Если основанием служит некий нормативный акт, то его реквизиты указывают именно в этой части.
• Глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» отделяет констатирующую и распорядительную части. Пишется прописными буквами, без кавычек. После него ставят двоеточие.
• Распорядительная часть. Может делиться на пункты и подпункты. В каждом пункте указывают предписываемое действие, срок исполнения, исполнитель, т. е. фамилия, имя, отчество, должность человека, которого наделяют правом подписи, какие именно документы он может подписывать, срок действия приказа.
• Если в приказе идет речь более чем об одном сотруднике, будет удобнее вынести эту информацию в приложение, ссылка на него будет в распорядительной части.
• На приложении в верхнем углу указывают слово «Приложение», его номер (если оно не одно) и реквизиты приказа, к которому он относится.
• Резолюция «СОГЛАСОВАНО» с главным бухгалтером.
• Подпись руководителя.
• Отметка об ознакомлении с приказом работников.

Мы рассмотрим вариант приказа с приложением.

Здесь вы можете скачать образец приказа на подписание первичных документов, а также приложение к нему.

Когда, например, директор уходит в отпуск или уезжает в командировку, работа организации не останавливается. Подписывать накладные или платежные документы все так же необходимо. Именно для этих случаев выбирается сотрудник, который будет иметь право подписи первички, и издается приказ о подписи первичных документов - образец его будет правильным приложить к учетной политике. Но если вы индивидуальный предприниматель или директор решил предоставить право подписи не сотруднику организации, в этих случаях необходимо выписать доверенность, утвержденную по всем правилам, с указанием не только личных данных, но и доверенных ему полномочий с указанием сроков их действия (ст. 185 ГК РФ).