Thread внесение изменений в график отпусков образец. Как внести изменения в график отпусков? Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска

Это быстро и бесплатно!

Четкого однозначного ответа на вопрос относительно необходимости включения вновь принятых сотрудников в график отпусков на текущий год нет.

Кадровые специалисты разделились в своем мнении относительно необходимости отражения данных по трудоустроенным сотрудникам в графике отпусков.

На практике применяют один из следующих способов:

1. Не отражают данные по трудоустроенным в течение года лицам в графике и предоставляют отпуск по сотрудника.
2. Вносят изменения в существующий график путем заполнения дополнительных строк для новых работников с последующей стандартной процедурой утверждения и ознакомления.
3. Составляют дополнение к текущему расписанию, где показывают данные только по отпуску вновь принятого на работу.

Корректировки не нужны

Много сторонников у первого способа . Опираются в этом случае на ст.122 ТК РФ , где говорится, что право на отдых за первый год появляется через 6 месяцев работы, а уход в отпуск за второй и последующий годы регулируется очередностью предоставления отпусков, то есть в соответствии с графиком.

То есть в данной статье нет указания на то, что за первый год отдыхать работник должен по графику . Поэтому включать вновь принятых сотрудников в него не нужно и следует оформлять отпускное время по заявлению .

Изменения обязательны

Еще больше кадровиков придерживаются последнего мнения, что данные по трудоустроенным в текущем году все-таки нужно заносить в график, ссылаются при том на ст.123 ТК РФ.

Если четко следовать ТК РФ, то более правильный вариант будет последний .

Закон требует, чтобы работники отправлялись отдыхать в течение года четко по графику. Для вновь трудоустроенных право на отдых появляется через полгода работы.

Если этот момент наступил в году трудоустройства, то возникает вопрос, как ему уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, на каком основании?

ТК РФ позволяет предоставлять отдых по заявлению, однако где гарантия, что работодатель не откажет просьбе работника ?

Важно! Отпуск не по графику возможно только с согласия работодателя, кроме случаев обязательного предоставления, предусмотренных ст.122 ТК РФ и федеральными законами.

Получается, если начальство против, то сотруднику придется ждать следующего года , когда его очередной отпуск попадет в график.

С точки зрения закона правильнее будет закрепить законное право нового лица на отдых по истечение полугода в графике . В этом случае он спокойно сможет уйти отдыхать в заранее оговоренное с работодателем время.

Включение вновь принятых на работу сотрудников в график не запрещено законом, исключает потенциальные споры между работником и руководством компании, а также предотвратит возможные проблемы с контролирующими органами.

Опять же вносить изменения в текущий утвержденный график или составлять дополнение к нему целесообразно только для лиц, принятых на работу в первую половину года . Именно в этом случае может возникнуть случай запроса отпуска со стороны сотрудника по истечение полугода работы.

Если человек утроен на работу во второй половине года, то в текущем году отпуск он может получить только с согласия руководителя, за исключением отдельных ситуаций, например, на обязательный отдых может рассчитывать беременная перед декретом независимо от стажа, а также ряд других особых категорий.

Никаких спорных моментов в данном случае не возникает, и необходимость вносить таких лиц в график не имеет смысла, это только добавит работы кадровику.

Как внести изменения при приеме работников?

Наиболее правильный способ внесения изменений в график для вновь принятых работников — это создание нового дополнительного документа по той же форме Т-7 (или самостоятельно разработанной), где будут отражены сведения только по принятым сотрудникам.

Для составления дополнения берется форма графика, которая была использована для составления годового документа, обычно это типовая форма Т-7, но по желанию бланк можно разработать свой.

В дополнительном документе отражается :

• номер — следующий по порядку;
• дата — текущая дата составления;
• должность нового сотрудника, его ФИО, табельный номер;
• количество отпускных дней, которые планируется предоставить;
• дата первого дня отдыха;
• в последней графе приводится пояснение , что данный сотрудник принят на работу определенным числом, в связи с чем и создается данное дополнение.

Важно! Составленный дополнительный график подписывается у начальника отдела кадров, согласовывается с , если таковой есть, подается на утверждение директором.

Последний ставит свою утверждающую визу в правом верхнем углу, при необходимости может быть составлен , если такая практика заведена на предприятии.

Последний этапом выступает личное ознакомления нового работника с дополнением, свое согласие с установленными для него датами ежегодного отпуска он закрепляет подписью в .

Также о правилах внесения изменений в график отпусков читайте в .

Образец дополнения для вновь принятых лиц

Ниже приведен пример того, как можно внести изменения в график при приеме нового сотрудника на работу. Для оформления использована стандартная унифицированная форма Т-7.

Образец дополнения при приеме нового человека в компанию:

График отпусков является обязательным элементом кадрового документооборота каждого предприятия, его обязаны соблюдать все стороны трудовых отношений. Утверждение документа осуществляется не позднее двух недель до начала очередного календарного года, однако закон не запрещает вносить изменения в график отпусков.

В этой статье мы расскажем, как внести изменения в график отпусков и соблюсти при этом требования законодательных актов, а также интересы всех сторон.

Причины изменения графика отпусков

Перед началом календарного года каждый сотрудник обязан предоставить руководству предполагаемые даты ухода в оплачиваемый отпуск, а также их продолжительность. ТК РФ допускает разбирать общее количество дней отпуска, положенного сотруднику, на несколько периодов, однако каждая часть не может быть менее 14 календарных дней. Всего же ежегодный отпуск длится 28 дней (ст. 115 гл. 19 ТК РФ). Это позволяет соблюсти интересы не только трудового коллектива, но и администрации предприятия. При этом на время отдыха за работником сохраняется его место и средний заработок (ст. 114 гл. 19 ТК РФ).

Право на отпуск у работника возникает после 6 месяцев труда на предприятии (ст. 122 гл. 19 ТК РФ).

При составлении графика отпусков нужно учитывать, что определенные категории граждан могут использовать положенные дни отпуска по собственному усмотрению в любое время. В этот перечень входят:

• несовершеннолетние работники;
• совместители, у которых полагается отпуск по основному месту работы;
• субъекты, обладающие статусом «Почетный донор»;
• женщины, имеющие не менее двух детей в возрасте до 12 лет;
• жены лиц, проходящих службу в рядах ВС РФ (они вправе уйти в отпуск одновременно со своим супругом);
• иные категории сотрудников со льготным статусом.

Для перечисленных категорий граждан сведения о предполагаемой дате и продолжительности отпуска не вносятся в график. По факту подачи заявления о предоставлении времени отдыха необходимо вынести приказ о внесении изменений в график отпусков и указать реальную дату предоставления отпускных дней.

Рассмотрим различные причины изменения графика и нюансы правильного оформления документов на предприятии.

Прием нового сотрудника

Необходимо ли изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника? В случае трудоустройства нового сотрудника после начала календарного года, он по объективным причинам не будет указан в графике отпусков. Нужно ли вносить изменения в график при таких обстоятельствах? Закон не предусматривает обязанности указывать данные о времени отдыха гражданина, принятого на работу в течение календарного года.

Предоставление положенного отпуска будет осуществляться на основании заявление нового работника.

При подготовке графика отпусков на следующий календарный год информация от такого сотрудника будет учитываться на общих основаниях. Внесение изменений может понадобиться, если время отпуска работников совпадает.

Инициатива работника

Изменение графика отпусков по инициативе работника будет зависеть от уважительности причин. В следующих случаях внести правки руководство компании обязано:

• ввиду возникновения заболевания;
• выдача больничного листа по уходу в декрет, а также в отпуск по уходу за малолетним ребенком;
• перенос отпуска по основному месту работу для совместителя;
• иные случаи, перечисленные в нормативных актах.

При возникновении таких причин заявление о внесении изменений в график подается работником. Помимо этого, сотрудник и руководство вправе прийти к обоюдному соглашению о внесении правок, если это не нарушает права остальных членов трудового коллектива.

Инициативой сотрудника может являться получение отпуска с последующим увольнением (ст. 127 гл. 19 ТК РФ). В такой ситуации решение вопроса будет зависеть от мнения руководителя, он не обязан удовлетворять просьбу подчиненного. Если такое согласие получено, выносится распорядительный акт о предоставлении отпуска с последующим прекращением трудового контракта. Одновременно издается приказ об изменении графика.

Инициатива работодателя

Можно ли в график отпусков вносить изменения по требованию руководства предприятия? Такая возможность наступает только в исключительных случаях по согласованию с конкретным работником, а изменение графика по инициативе работодателя будет отражаться в распорядительном приказе по предприятию. К числу таким ситуаций можно отнести:

• возникновение производственной необходимости, когда может пострадать нормальный рабочий процесс (отпуск можно перенести на другую дату или на следующий год, для этого нужно согласовать вопрос с сотрудником);
• необходимость в отзыве сотрудника из предоставленного отпуска, когда оставшиеся дни отдыха могут переноситься в пределах текущего года или на следующий календарный год;
• возникновение необходимости предоставить внеочередные отпуска иным сотрудникам, если они не были учтены в графике (например, беременность сотрудниц и уход в декрет).

При отсутствии согласия работника одностороннее изменение графика не допускается, это будет являться нарушением трудового законодательства.

Как оформить

Подготовка форм кадрового документооборота является обязанностью работодателя. Чтобы должностные лица кадровой службы внесли изменения в график, должен быть вынесен распорядительный приказ по предприятию. Если инициатива о новой дате ухода в отпуск принадлежит работнику, он должен подать заявление на изменение графика. Оно регистрируется по общим правилам документооборота и рассматривается руководителем.

Ключевым документом для внесения любых изменений в график является приказ руководителя. Даже если у работника имеется законное право изменить дату ежегодного отдыха, только издание приказа позволит отразить этот момент в графике.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

При выявлении необходимости изменить дату предоставления отпуска или продолжительность времени отдыха руководитель компании должен издать приказ. В содержании этого документа указываются следующие пункты:

• дата и номер распорядительного акта;
• сведения о работнике, в отношении которого будут вноситься изменения в график отпусков на текущий год;
• основания и причины для изменения (например, дата и входящий номер заявления от сотрудника с указанием причин переноса дат);
• распоряжение ответственному лицу кадровой службы внести изменения в график.

С приказом должен быть ознакомлен гражданин, для которого изменяется дата или продолжительность ежегодного отпуска.

Приказ подлежит регистрации в системе делопроизводства, после чего кадровик вносит соответствующие изменения в форму графика. О внесенных изменениях сотрудник должен быть уведомлен письменно под роспись, об этом делается отметка в личном деле или в отдельной расписке.

​

Формируется она весь следующий год в конце декабря и утверждается .

Однако обстоятельства могут измениться. Возможна ли корректировка графика по инициативе работника или работодателя?

Согласно материалам, прописанным в нем, график является основным документом, определяющим очередность отправления сотрудников в каждый год.

Важно понимать, что описываемый документ является обязательным для выполнения не только работодателем, но и всеми сотрудникам организации.

Процесс составления рассматриваемого документа, в первую очередь, обусловлен потребностями компании в планировании ее деятельности во избежание возникновения сбоев работы при одновременном соблюдении отпусков каждого сотрудника.

В процессе составления документа учитываются следующие факторы :

• особенности основной сферы деятельности организации;
• обязанности сотрудников и степень интенсивности их участия в рабочем процессе;
• присутствие фактора сезонности в деятельности организации;
• другие специфические особенности, присущие сфере деятельности компании.

Можно ли вносить корректировки после утверждения?

Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.

Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.

В частности до конца 2017 года нужно утвердить график на 2018 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.

В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график , причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.

Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:

• инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
• инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.

По инициативе работника

ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления .

В график нужно вносить изменения по инициативе работника:

1. Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности , при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
2. Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
3. Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
4. Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ : беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.

Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства , в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.

По желанию работодателя

Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.

Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.

Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

• срочное задание , навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
• реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
• модернизация методов работы;
• внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
• срочные командировки ;
• заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
• в случае выходу супруги сотрудника в декрет ;
• невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
• не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.

Как правильно корректировать?

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:

1. Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
2. Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.

Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу

Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».

Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:

1. В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
2. В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
3. В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.

Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.

Перенос в связи с больничным

Досрочный отзыв

Если работодатель по своей инициативе на основании , то в график вносятся следующие корректировки:

Производственная необходимость

Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника .

Важно! Трудящийся должен выразить согласие на изменение отпускного периода в письменном виде в форме заявления или согласия.

При приеме нового сотрудника

Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно . Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его .

При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.

В таблице приводятся данные только по тому сотруднику, который принят на работу. Все графы заполняются стандартно, только в последней нужно сделать пометку о приеме на работу данного человека.

Внесение изменений в график отпусков для опытного кадровика - задание несложное. А вот у начинающих работников отдела кадров все еще остается много вопросов. Рассмотрим причины внесения изменений в график отпусков, перечень необходимых документов для внесения изменений, порядок оформления приказа и приведем образец оформления измененного графика.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.

Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.

Причинами для этого могут быть:

• наём работников после согласования графика отпусков;
• работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
• больничный лист отпускника;
• на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
• нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.

Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд. Даже если он сам просит руководителя, это будет не законно.

Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:

Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:

• «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец» ;
• «Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2019)» .

Пример

Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 06.06.2019 по 03.07.2019.

У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2019 года.

Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.

Внесение изменений в график отпусков - образец

Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.

Новые кадры

Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?

Есть 2 варианта:

1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.

2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.

Перенос по просьбе работника

У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).

Образец заполнения изменений в графике отпусков можно увидеть, скачав файл по ссылке ниже.

Отзыв из отпуска

На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.

Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.

Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.

Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.

Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.

Временная нетрудоспособность работника

Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска. При таких обстоятельствах он может либо продлить свой отпуск на срок, соответствующий сроку больничного, либо перенести его на другие даты (ст. 124 ТК РФ), но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. При этом изменения в бланк Т-7 вносят в графы 8, 9, 10.

Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:

• «Если работник ушел на больничный перед отпуском…» ;
• «Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска?» .

Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска

Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.

В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.

Итоги

Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.

График отпусков

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу .

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.

Может ли работодатель менять график отпусков

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие изменение графика отпусков по инициативе работника:

1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

   Важно! В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?» .

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом.

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:

• графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
• графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
• графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника.

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему.

Образец приказа об изменении графика отпусков

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

1. Название предприятия.
2. Название оформляемого документа.
3. Дату и место его составления.
4. Порядковый номер распоряжения.
5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
7. Подпись руководителя.
8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков .

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия. Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет. Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом.