Торг 12 по доверенности образец заполнения. Бланк товарной накладной и правила его заполнения. Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Товарная накладная – это документ первичной бухгалтерской отчетности. Служит оправданием для списания ТМЦ продавцом и для постановки на учёт товаров покупателем.

Бланк ТОРГ-12 имеет унифицированную форму, которая была утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. С 2013 года организации имеют право разработать свою форму товарной накладной, но в ней должны быть все необходимые реквизиты.

Бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12

Образец

Правила заполнения формы ТОРГ-12

Т. к. товарная накладная проверяется налоговыми органами на предмет оформления вычета по НДС, все основные графы в ней должны быть заполнены правильно:

1. Наименования организаций, участвующих в купле-продаже, их адреса, телефоны, р/с, БИК, к/с, коды ОКПО (в колонке справа).
   В верхнюю строчку вписывается организация, отгружающая товар. Это либо поставщик или его структурное подразделение (указывается адрес подразделения), либо, если доставка осуществляется по Договору поставки через посредника, указываются её координаты.
   В строку «Структурное подразделение» вписывается адрес склада (или дублируется с верхней строчки), если товар отгружался оттуда.
   Адреса Грузоотправителя и Грузополучателя указываются фактические. Поставщика и Плательщика – юридические.
2. Основание для совершения сделки: договор, заказ-наряд, с указанием его номера и даты оформления.
3. Номер и дата оформления сопровождающей торговую транспортной накладной.
4. Номер самой торговой накладной и дата её составления. Сроки отгрузки товара должны совпадать с реальными, поэтому составляют её либо в момент отгрузки, либо сразу после её окончания.
5. Табличная часть с описанием отгружаемого товара: наименование, цена, количество, вес и т.д. Предприятия, работающие по ЕНВД или УСН, колонки 13 и 15 не заполняют.
6. Количество листов накладной («…имеет приложение на…») и количество порядковых записей товара.
7. Общее количество мест (коробок, упаковок и т.д.), общая масса нетто\брутто.
8. Левый нижний блок: количество прилагаемых к товару документов, общая стоимость товара прописью, подписи лиц с расшифровкой, ответственных за отгрузку: кто разрешил, кто непосредственно отпустил товар, и обязательная виза главного бухгалтера предприятия.
9. Правый нижний блок.
   В строке «Груз принял» расписывается человек, непосредственно принявший груз по накладной. Это или сам руководитель предприятия, или уполномоченный сотрудник, обеспеченный доверенностью от имени руководителя. Если выписана доверенность на получение груза, указать её номер, дату составления, а также должность, ФИО и подпись доверенного лица. Поставить печать предприятия. Если печати нет, приемщик может расписаться на доверенности с печатью представителя поставщика и отметиться в ТОРГ-12; для подтверждения получения груза этого будет достаточно.
   В строке «Груз получил грузополучатель» может быть другое лицо, например, работник бухгалтерии головной организации-покупателя, если непосредственный приемщик представлял филиал и принимал груз по доверенности.

Товарную накладную заполняет уполномоченное лицо (работник бухгалтерии, менеджер, продавец и т.п.). Данные о товаре и о грузоотправителе в накладной должны быть идентичны данным счёта-фактуры.

При необходимости в форму можно добавлять дополнительные поля, графы, и даже составить свою форму накладной, но со всеми необходимыми полями.

Если после заполнения ТОРГ-12 в ней обнаруживается ошибка или описка, её можно исправить, аккуратно зачеркнув неверное, и вписать правильные данные, заверив их подписью и датой, когда были внесены изменения. Если ошибок много, накладную аннулируют и составляют новую.

Товарная накладная ТОРГ-12 оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, другой со всеми подписями передаётся поставщику.

Пример товарной накладной ТОРГ-12 в электронном варианте

Законодательство разрешает использовать электронную форму товарной накладной (ч. 5 ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Её заполнение ничем не отличается от заполнения бумажного бланка. Формы XML-файлов электронных документов утверждены Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.

В налоговые органы такие накладные тоже подаются в электронном виде.

Заверяются электронные формы накладных электронной подписью.
Для ее использования необходимо получить свидетельство и разрешение, подтверждающее право уполномоченного лица делать электронные подписи.
На электронном экземпляре ТОРГ-12 достаточно по одной подписи со стороны поставщика и со стороны покупателя. Однако ФИО и должности ответственных лиц тоже указываются.

Электронные документы отправляются через интернет. Водителю, везущему груз, выдаётся товарно-транспортная накладная по форме 1-Т , в которой перечислен весь товар и его характеристики.
Если товар везет организация-посредник, то в электронном бланке ТОРГ-12 номер и дату ТТН ставит продавец, а данные доверенности на перевозку груза и графу "Груз получил" заполняет покупатель, заверяя их уже своей электронной подписью.

Архив электронных документов должен находиться на отдельно отведенном компьютере (например, в бухгалтерии) или на специальном сервере компании.

Процесс отпуска товарно-материальных ценностей и учета данных операций осуществляется с использованием товарной накладной. Это первичный учетный документ, алгоритм использования которого прописан в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Этот правовой акт, а также ФЗ № 63 «Об Электронной подписи» позволяют варьировать формат товарной накладной: она может оформляться и храниться как в бумажном варианте, так и в электронном виде.

В нашем сегодняшнем материале мы разберемся, как оформлять этот документ. А в нижней части страницы читатель может бесплатно скачать товарную накладную ТОРГ-12 и образец ее заполнения.

Необходимые данные и особенности оформления

Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 утверждена в декабре 1998-го Госкомстатом РФ. Она и рекомендована к использованию при отпуске МТЦ сторонним организациям. В ней содержатся строки и столбцы, куда необходимо внести такие данные как реквизиты сторон (поставщика и плательщика; грузоотправителя и грузополучателя, если это разные организации с поставщиком и плательщиком); печати организаций и подписи лиц, уполномоченных производить отпуск и прием товара; параметры товара: цена, наименование, количество, общая сумма стоимости, размер НДС.

Составляется документ в двух экземплярах — для обоих контрагентов. Они его в дальнейшем используют для оприходования и списания товара. Бесплатно скачав образец товарной накладной 2018 года, обратите внимание на важный нюанс: дата составления документа должна совпадать с днем получения товара. При необходимости в бланк можно вносить новые строки и столбцы, законом это разрешено для случаев, когда процесс продажи-покупки МТЦ сопряжен с некими особыми условиями, согласованными сторонами сделки.

Строка «Основание» остается и в этом случае обязательной, сюда вносятся номер и дата договора с покупателем, а в случае использования организации-перевозчика, также и номер с датой транспортной накладной, которую необходимо дополнительно выписать для грузоперевозчика.

Как оформляется товарная накладная 2018 года

В бумажном формате

Являясь первичным бухгалтерским документом, товарная накладная ТОРГ-12 должна подписываться руководителем компании и главным бухгалтером, либо уполномоченными ими лицами. Перечень последних должен быть согласован с главбухом и завизирован руководителем. Право подписи этого документа глава фирмы может передать доверенному лицу, но обязательно оформляет его приказом либо доверенностью.

ТОРГ-12 может содержать до 5 подписей:

Со стороны продавца их может быть от одной до трех. В последнем случае это подписи руководителя, бухгалтера и ответственного за отгрузку. Либо эту функцию выполняет один человек, аккумулирующий информацию со склада и из бухгалтерии. Назначая такого «оператора», эти обязанности руководитель фиксирует в доверенности или в приказе, как вариант — в должностных инструкциях уполномоченного лица.

Со стороны покупателя требуется лишь одна подпись — в строку «Груз получил грузополучатель». Это может сделать сам руководитель организации-покупателя (грузополучателя) или лицо, уполномоченное на проведение данных операций. Право подписи этому лицу, ответственному за прием товаров, дается на основании доверенности или по Уставу организации.

После того как бесплатно скачан образец товарной накладной 2018 года, возможно (не обязательно) внесение подписи в графу «Груз принял». Ее ставит лицо, уполномоченное фактически принимать товар и обладающее функциями материальной ответственности. Тут же нужно будет параллельно внести и данные по доверенности за перевозку ценностей. Сделать это может кто-то из представителей организации-покупателя либо перевозчик, сотрудник сторонней транспортной компании.

Но руководитель предприятия вправе принять товар и без доверенности, расписавшись в строке «Груз принял» (тогда строки с указанием реквизитов доверенности заполнять не потребуется).

Есть и вариант приемки ТМЦ, когда одно и то же лицо расписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». Но это должен быть человек, имеющий как право подписи первичных документов, так и доверенность на ТМЦ. В данном случае подпись может вноситься лишь в строку «Груз получил», она по регулирующим документам является приоритетной.

В электронном виде

Электронный формат, как мы уже упомянули, разрешен законодательно. Рекомендуемый вариант XML-файла ТОРГ-12 был утвержден 21.03.2012 приказом ФНС России № ММВ-7-6 /172@, налогоплательщики имеют право отправлять его по Интернету и контрагентам, и в налоговую.

Если вы решите скачать бланк товарной накладной ТОРГ-12 в Excel, то сразу убедитесь: по форме он ничем не отличается от бумажной версии. Да и заполняется аналогично. Есть лишь одно различие. Документ составляется в данном случае в одном экземпляре, состоящем из двух файлов. Один формируется представителем продавца, который его пересылает покупателю, ответственное лицо которого оформляет второй файл.

Заверяются такие накладные с использованием электронной подписи. В данном случае законодательно определена необходимость всего двух подписей: по одной со стороны каждого из участников сделки. Это положение зафиксировано в приказе ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6 /172@), а также подтверждено материалами ряда судебных разбирательств.

ФИО и должности соответствующих лиц указываются в разделах «Отпуск разрешил», «Отпуск груза произвел», «Главный (старший) бухгалтер», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». В поле «По доверенности № " вносится информация о параметрах доверенности уполномоченного лица.

Транспортировка и товарная накладная ТОРГ-12

Бумажная версия

Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, ответственный за ее заполнение оформляет документ и, проконтролировав отгрузку, передает накладную водителю вместе с иными требуемыми в данном случае документами. Водитель (экспедитор), доставив груз, передает накладную грузополучателю.

Практика грузоперевозок выработала и другие варианты. Водитель не обязан в пути иметь при себе данный документ, поскольку он подтверждает факт доставки и передачи груза заказчику транспортно-товарной накладной (ТТН), где перечислены в общей форме позиции перевозимого товара. Поэтому в ряде официальных правовых актов это положение (о необязательности наличия у водителя ТН) закреплено. Например, в:

• Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» и ряде других документов.

Электронный документ

Документ можно напрямую направить потребителю в электронной форме, через Сеть. Это удобно, когда перевозку товара осуществляет сам поставщик. В случае, когда это делается через посредника-перевозчика, закон предусматривает обязательность заполнения строк «По доверенности № " и «Груз принял», где указываются данные об экспедиторе (ФИО, должность) и информация о доверенности на перевозку груза.

Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, в данном случае можно в соответствующих графах указать номер и дату ТТН. Ведь в самой ТТН вся эта необходимая информация уже внесена. Второй вариант: покупатель сам заполняет строки «По доверенности № " и «Груз принял» при получении электронной накладной формата ТОРГ-12 и, после приемки груза, визирует накладную своей электронной подписью.

Прием товара и товарная накладная 2018 года

Бумажная

Здесь все просто: принимая товар, уполномоченное лицо сверяет его с тем, что зафиксировано в документах, переданных ему водителем либо экспедитором. Принимающая сторона подписывает документы, которые затем передаются в бухгалтерию предприятия.

Электронная

Процедуру принятия и подписания электронной накладной мы уже описали выше. Главным условием четкой работы при таком алгоритме является наличие у ответственного лица возможности получать оперативно обрабатывать такие документы. То есть, рабочее место должно быть обеспечено соответствующей оргтехникой для приема, подписывания, распечатки и пересылки файлов, соответственно, нужен и постоянный выход в Интернет.

Возврат товара: как внести исправления в документ

В бумажный вариант

Что предписывает законодательство на случай обнаружения ошибок? Для исправления товарной накладной в обоих экземплярах вычеркиваются ошибочные записи, вносятся верные данные и дата появления изменений. Они, согласно п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете, должны быть заверены подписями с обеих сторон сделки. Не следует задним числом формировать новый документ взамен этого. Правилами бухгалтерского учета такой вариант исправлений для бумажной версии не предусмотрен.

В электронную версию

Если отправитель груза воспользовался электронным образцом заполнения товарной накладной ТОРГ-12 и допустил некую оплошность, неточность, то тут строгих правил исправления не существует. В пункте 8 ПБУ 1/98 по этому поводу сказано: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету».

На практике чаще всего попросту составляется другой документ, с точными данными. Если иной порядок не внесен в уставные и иные официальные документы организации. Но надо не забывать при этом указать в исправленном варианте, что он является частью первоначального документа. В договоре с контрагентом необходимо предусмотреть подобные накладки, оговорить данный механизм исправления ошибок.

Другой вариант корректировки — составление акта об установленном расхождении, где указываются все основные реквизиты накладной. Его также согласовывают с другой стороной сделки. Такой документ будет служить основанием для официального предъявления претензии поставщику, если спорные вопросы не удастся решить мирно, по договоренности сторон.

Хранение и учет товарных накладных ТОРГ-12

Бумажных

Каким образом данные бумаги должны храниться, законодатель не предписывает. Каждая организация вправе самостоятельно утверждать механизм хранения и передачи документов этого назначения. Как правило, на складе составляется товарный отчет, отражающий данные о реализации товаров и их себестоимости, к нему и прилагаются товарные накладные, для удобства контроля, в хронологическом порядке.

ИП и те организации, что применяют УСН, на основании таких первичных документов ведут журналы учета расходов и доходов. Если они ведутся в электронном виде, их необходимо распечатать по окончании налогового периода. Хранят бумажные документы обычно в архивных помещениях.

В электронном формате

Товарный отчет и накладную, оформленные в электронном виде, хранят на локальном компьютере или на сервере организации. Системы ЭДО: операторов электронного документооборота — имеют возможность передавать ТОРГ-12 и в свободной форме, и в формате, рекомендованном ФНС.

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь в форму онлайн консультанта . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Для любой хозяйственной операции организацией должен быть оформлен оправдательный документ. Он относится к первичному учетному документу, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Данный документ подтвержден Федеральным законом «О бухучете».
Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр направляется организации-покупателю и является основанием для оприходования им полученных ценностей.

Унифицированная форма № ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть ТОРГ-12 образец заполнения 2016: стр.1 стр.2

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить накладную ТОРГ-12

Данный документ в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах, первый из которых остается в организации, отпускающей товарно-материальные ценности. Второй экземпляр предназначен для сторонней организации, и на его основании эти ТМЦ приходуются или списываются. Обязанности по оформлению этого документа возложены на уполномоченное лицо. Следует помнить, что такие документы составляются в момент совершения или сразу после операции. Дата составления ТОРГ-12 должна совпадать с датой произведения отгрузки товара.

В этом документе предусмотрены для заполнения следующие реквизиты:

Наименование с адресом и телефоном, факсом и банковскими реквизитами банка поставщика, плательщика и грузополучателя;
. номер и дата транспортной накладной;
. должность и подпись лица, разрешившего отпуск груза и осуществившего эту отгрузку.

Кроме подписи на документе в обязательном порядке должны быть приведены расшифровки подписей всех лиц, указанных в товарной накладной. Все данные, которые будут указаны в сводной таблице ТОРГ-12, должны быть введены точно в соответствии с данными счета-фактуры.

Необходимо обратить внимание на некоторые нюансы, которые очень важно соблюсти в момент получения груза.
В случае если грузополучателем является уполномоченное лицо с наличием печати организации, то в накладной обязательно должна быть отражена его должность, подпись и ее расшифровка, печать. Если при получении товаров или грузов отсутствует печать, то заполнение накладной должно предусмотреть этот момент и указать должность лица с подписью и расшифровкой, а также должна быть выдана доверенность с датой и номером на получателя от организации.

Крайне важно соблюсти все требования при заполнении этой формы документа, так как на все нюансы налоговики обращают пристальное внимание, а по поводу оформления накладной существует целая арбитражная практика.
Зачастую налоговики очень часто придираются и находят для этого разные причины и основания, ведь такой документ можно принять на учет только в случае правильного и достоверного оформления. В случае если заполнение ТОРГ-12 было проведено не надлежащим образом, к организации будут применены штрафные санкции, и она понесет непредвиденные расходы.

Организации создаются в целях получения прибыли, для чего реализуют свои товары либо оказывают услуги. Также в процессе своей работы они несут определенные издержки, оплачивают услуги, покупают различные средства для работы, сырье, материалы и другие необходимую продукцию. Индивидуальные предприниматели и юридические лица должны вести различные формы учета, фиксировать прибыль и расходы. Весь этот процесс должен быть отражен в документации установленными законодательством способами. В этой статье рассматриваются первичные документы, ТОРГ-12, правила заполнения, форма и бланк, ее предназначение и требования проверяющих инспекций.

Документация в организации

В процессе деятельности организации совершают разнообразные операции. Все они должны фиксироваться для разных целей и пользователей. Некоторые документы могут оформляться в свободной форме, некоторые имеют установленный унифицированный образец, к другим применяются определенные требования, но используемый бланк компания может разработать самостоятельно. Так, в зависимости от назначения документов и отражаемой в них информации, выделяют несколько видов:

• Первичные - содержат информацию о факте совершения операции, оформляется в момент ее происхождения или сразу после него.
• Регистры учета - содержат обобщающую информацию о произошедших операциях за определенный период времени.
• Отчетные - в них содержится информация об итогах деятельности на определенную дату, окончательные расчеты по налогам, сборам, прибыли, расходах и других моментах.

В этой статье раскрывается тема первичной документации, а именно, заполнение ТОРГ-12, правила заполнения и другая справочная информация.

Первичная документация

Первичная документация - это подтверждение действительности совершения факта хозяйственной операции - отгрузки и реализации и расхода денежных средств, получения товара, оказания услуги. К процедуре создания первичного документа относится и заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения описаны чуть ниже в статье.

ТОРГ-12 - товарная накладная, организация должна выписать ее в момент отгрузки продукции покупателю. Если организация помимо ТН она должна оформить счет-фактуру. Если реализация товара сопровождалась перевозкой или доставкой, оформляется еще и товарно-транспортная накладная. К пакету документов на отгрузку может быть добавлен счет на оплату покупателю. Каждая отдельная реализация товара сопровождается таким пакетом документов.

Кем и когда используется ТОРГ-12

Любой приход и реализация товаров должны сопровождаться документацией. Из этого вывод, что по правилам заполнения оформляют каждый раз при Выписывать ее должны все без исключения организации, занимающиеся реализацией продукции. Без этой формы можно обойтись, если профильная деятельность компании - оказание услуг. В данном случае составляется акт выполненных работ.

Используется данная накладная и в процессе приобретения ценностей, являясь оправдательным документом покупки, позволяя списать ее сумму на расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Продавец выписывает документ, покупатель приходует товар по выписанной накладной.

Унифицированная форма

Любая торгующая организация должна заполнять ТОРГ-12. Правила заполнения отражены в законодательстве в следующих источниках: Постановления №132 от 25.12.98 и №20 от 24.03.99 Госкомстата РФ, Закон "О бух. учете" № 402-ФЗ.

Госкомстатом разработана унифицированная форма документа, содержащая все необходимые сведения о товаре, продавце и покупателе. Эта форма вполне соответствует нуждам многих организаций на российском рынке, поэтому в большинстве случаев используется именно она. Даже во всех базах 1С по умолчанию предусмотрено заполнение ТОРГ-12. Правила заполнения через бухгалтерские программы всегда контролируются системой, которая выдает ошибку в случае неверного внесения данных.

В случае необходимости компания может добавить к основным реквизитам унифицированной формы свои собственные поля. В этом отношении требования законодательства просты - главное, чтобы были соблюдены правила заполнения ТОРГ-12 в обязательных реквизитах.

Реквизиты документа

Правила заполнения ТОРГ-12 требуют от организации точного и полного заполнения всей важной информации о совершенной операции. Для этого в ТН есть специальные поля для внесения этих сведений. Документ содержит следующие реквизиты, которые необходимо указать по правилам заполнения накладной ТОРГ-12:

• информация о компании, отправляющей груз (наименование, способы связи, банковские реквизиты, адрес, ИНН);
• структурное подразделение компании, осуществляющее реализацию;
• номер и дата составления документа;
• информация о реализуемой номенклатуре (количество, цена за единицу, сумма НДС, итоговая сумма по позиции, единицы измерения, упаковка, итоговая сумма за все позиции, итоговая сумма по НДС за все позиции);
• информация о получателе товара (наименование, фактический и юридический адрес, ИНН, банковские реквизиты, способы связи);
• подписи руководителя, главного бухгалтера и ответственного лица со стороны отправителя груза;
• подписи ответственного за прием груза и руководителя, либо лица, на которого оформлена доверенность, позволяющая подписывать первичную документацию.

В зависимости от некоторых факторов законодательство может требовать указания дополнительной информации. Это зависит от финансирования компании-покупателя и ее направления деятельности.

Товарная накладная ТОРГ-12: правила и образец заполнения

Если реализация сопровождается дополнительными документами, необходимо указать и их, а именно наименование, номер и дату. Это могут быть спецификации, сертификаты о качестве, разнообразные разрешения и результаты экспертиз.

В поле "Основание документа" необходимо прописать дату и номер договора, по которому ведется деятельность данного продавца с данным покупателем.

Согласно правилам заполнения ТОРГ-12, грузополучатель и грузоотправитель должны получить по одному полноценному экземпляру документа. В некоторых случаях пакет документов может печататься в трех и более экземплярах. Например, если организация бюджетная и использует денежные средства муниципалитета.

Универсальный передаточный документ

С начала 2013 года в российском делопроизводстве появилось такое понятие, как универсальный передаточный документ (в аббревиатуре - УПД). Он актуален для организаций, являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость, так как одновременно объединяет в себе товарную накладную, счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, акт о приемке-передаче, акт о выполнении работ и услуг. Заполнение УПД не сильно отличается от заполнения унифицированной формы ТОРГ-12. Графы товарной накладной, обязательные для заполнения, присутствуют и в УПД. Также эта форма отражает сведения о налоге и несет функцию счета-фактуры.

Использование формы УПД должно быть закреплено в учетной политике организации и подписано директором. Оповещать контрагентов об использовании этой формы не обязательно, но многие организации все-таки предпочитают оформить приложение или дополнительное соглашение к договору поставки с партнерами.

Электронный документооборот

С развитием сети Интернет появилась возможность использовать электронный документооборот. При таком подходе к работе существенно экономятся время и денежные средства организации. Не нужно использовать бумажные носители, не нужно печатать огромные стопки бумаг по всем реализациям, подписывает документы только одно лицо. Для осуществления электронного документооборота достаточно наладить доступ в интернет и получить электронный сертификат подписи. На человека, который будет заниматься оформлением электронной первичной документации, необходимо выписать соответствующую доверенность.

Товарная накладная торг-12 – это первичный документ, используемый при оформлении продажи товарно-материальных ценностей на сторону. В нем раскрывается информация о названии товара, его цене, количестве, общей стоимости и сумме НДС. В обязательном порядке при оформлении товарной накладной указывают реквизиты двух сторон, печать организации и подписи ответственных лиц.

Бланк товарной накладной составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у передающей стороны, а второй – у принявшей товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается одновременно с накладной, на основании которой покупатель делает приход ТМЦ у себя в бухгалтерском учете.

В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации установлен образец формы торг-12 "Товарная накладная". Поэтому унифицированная форма торг-12 является первичным учетным документом. Каждый факт хозяйственной операции должен подтверждаться первичным документом с обязательными реквизитами. Это прописано в Законе о бух. учете РФ.

Обязательные реквизиты товарной накладной:

• наименование документа;
• дата составления;
• название организации, составившей документ;
• содержание самой хозяйственной операции;
• единицы измерения в денежных и натуральных показателях;
• название должностных лиц, совершивших хозяйственную операцию;
• подписи ответственных лиц.

Товарная накладная торг-12 – унифицированная, поэтому должна заполняться в соответствии с требованиями. И хоть в обязательных требованиях ничего не говорится о печати на форме накладной, ее нужно ставить на бланк. В противном случае могут появиться проблемы при проверке контролирующими органами.

Неправильное оформление товарной накладной не дает оснований на списание в учете товарно-материальных ценностей и на включение в расходы в налоговый учет. То же относится к покупателю: неправильно оформленный бланк торг-12 не дает права на оприходование ТМЦ, а также на включение суммы НДС в налоговый кредит.

Правила заполнения товарной накладной:

Верхнее поле бланка раскрывает информацию о предприятии, осуществившем отгрузку товара: его название, адрес, почтовый индекс, ИНН, расчетный счет, БИК, корреспондентский счет и номер телефона.

Графы «Поставщик» и «Плательщик» аналогичны графам «Грузоотправитель» и «Грузополучатель».

Заполнение поля «Основание» отражает информацию о договоре на сделку: его номер и дата составления.

Данные сводной таблицы накладной должны соответствовать данным, указанным в счете-фактуре на эту операцию.

Заполнение табличной части торг-12:

• Код товара в торг-12 присваивается организацией самостоятельно. Как правило, его можно найти в прайс-листе предприятия. Некоторые организации этот код указывают в соответствии с единым российским классификатором продукции. Так как данный реквизит накладной – необязательный, проблем с ним во время проверок не возникает.
• Единицы измерения – при заполнении товарной накладной их лучше заполнять в соответствии с единым российским классификатором единиц измерения.
• Вид упаковки. Данная графа заполняется сокращенно. Вместо «ящик» указывают «ящ.» и т.д.
• Количество в одном месте – это количество товара в упаковке.
• Количество мест, штук – общее количество упаковок.
• Масса заполняется только если товар весовой. Если товар без упаковки, то в графе «Масса брутто» проставляется прочерк.
• Цена за единицу продукции без НДС.
• Стоимость товара без НДС.
• Графа 13 показывает ставку НДС, поэтому там нужно ставить 18%.
• Графа 14 отражает саму сумму НДС.
• В последней графе указывается стоимость товара с НДС.
• Поле «ИТОГО» - это сумма всех строк на странице накладной. Если документ составлен не на одном листе, то каждая страница подсчитывается отдельно, а на последней странице выводят общую сумму товарной накладной в строке «Всего по накладной».

Если какие-то поля табличной части документа не заполняются, то в них ставят прочерки. Нельзя оставлять пустые строки в накладной.

После раздела «Товарная накладная имеет приложение на…» в товарной накладной указывают число листов приложений к ней прописью. В качестве приложений может идти товарно-транспортная накладная.

После слов «и содержит» указывают прописью количество порядковых номеров столбца 1.

Прописью в бланке указывают:

• «Всего мест» - итоговая цифра из восьмого столбца сводной таблицы.
• «Масса груза (нетто, кг)» - итоговая цифра из десятого столбца сводной таблицы.
• «Масса груза (брутто, кг)» - итоговая цифра из девятого столбца сводной таблицы.
• «Всего отпущено на сумму» - итоговая цифра из 15-го столбца сводной таблицы.

Форма товарной накладной 2014 может быть заполнена в бумажном и в электронном виде.

Если в момент составления документа была допущена ошибка, то ее исправляют следующим образом: в двух экземплярах неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью ответственных лиц обеих организаций. Рядом с подписью ставится дата исправления.

При приемке товара по накладной ответственное лицо сверяет с документами выгружаемый товар с фактически полученным предметом торговли. Ставит подпись в торг 12 на бланке и отдает один экземпляр поставщику.

Законодательно установленных правил хранения товарной накладной нет. Предприятие разрабатывает их самостоятельно. Как правило, на складе кладовщик составляет товарный отчет и к нему в хронологической последовательности прикладывает товарные накладные. Срок хранения товарных накладных – три года.