Уведомление явиться за расчетом. Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора

Трудовая книжка бывшему работнику выдается в день увольнения, который является последним рабочим днем по трудовому договору. Проблема с выдачей возникает в том случае, если работник уволен по статье за прогулы, или последний день трудового договора совпадает с последним днем отпуска, а работник не явился за документами. В таком случае необходимо выслать уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку.

Выдача на руки трудовой книжки – важный момент делопроизводства, задержка может быть представлена бывшим сотрудником не в пользу работодателя. При несвоевременной выдаче трудовой книжки возможен вариант восстановления на рабочем месте работника по решению суда с выплатой сумм, причитающихся за дни вынужденного простоя.

Обнаружение трудовой инспекцией книжек уволенных сотрудников грозит штрафом в 50 000 рублей в соответствии с КоАП.

Процедура уведомления

В день, следующий за днем увольнения, необходимо выслать уведомление бывшему работнику в виде письма через почтовое отделение. Отправка производится на адрес регистрации или фактического проживания при его наличии.

Корреспонденция оформляется ценным письмом с оплаченным уведомлением о вручении, сопровождается описью документа вложения для доказательств того, что письмо о необходимости забрать трудовую книжку отправлено. Дополнительно письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Документ представляет собой бланк кадрового документооборота, назначение которого – оградить организацию от возможных нарушений статей ТК РФ не по вине работодателя. Оформляется с указанием всех реквизитов организации, подписывается руководителем.

Письмом удостоверяется причина, по которой не произведена выдача: неявка, отсутствие, отказ и прочие.

Уведомлением бывшему работнику предлагается явиться в организацию для получения документа или дать согласие в письменном виде на отправку по почте. Также указывается то, что организация снимает с себя ответственность за несвоевременную выдачу книжки со дня отправки письма. При получении согласия от работника на высылку документа почтой необходимо сделать это по возможности быстро.

Если бывший работник не ответил на уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Законодательством запрещена пересылка по почте трудовой книжки работника в том случае, если лицом не дано согласие на пересылку. При отсутствии реакции на уведомление работодатель должен продолжать хранение документа до волеизъявления бывшего работника. Трудовая книжка останется в архиве организации на период, равный 50 годам.

Часто мы сталкиваемся с необходимостью кого-либо уведомить: работодателя - об увольнении, продавца - о претензии к качеству товара, соседей - о продаже комнаты и во множестве других ситуаций. Когда речь идет о необходимости «уведомить письменно» следует знать, что это юридически значимое действие, имеющее соответствующие последствия.

Многие гражданские судебные процессы можно инициировать только после прохождения досудебного урегулирования. То есть необходимо доказать, что были предприняты попытки договориться до обращения в суд. А если вторая сторона отказывается идти на компромисс или вовсе игнорирует обращения? И в таких случаях закон разрешает обратиться в суд. Но обязательным условием принятия иска к рассмотрению является подтверждение того, что истец должным образом уведомил ответчика.

Способ избежать суда

Только ли для суда важно правильное письменное уведомление? Вовсе нет! Вы ведь не хотите судиться? Будьте уверены: тот, кого вам нужно уведомить - тоже. Получив от вас письменное уведомление, например, отправленное нотариусом (об этом ниже) он поймет, что вы:

• готовы довести дело до суда;
• достаточно юридически грамотны, чтобы отстоять в суде свои интересы.

А это - прямой путь к досудебному урегулированию ситуации.

Форма уведомления

Все уведомления, с которыми приходится иметь дело гражданам, можно условно разделить на:

• уведомление различных государственных и муниципальных органов;
• юридически значимые сообщения в гражданско-правовых отношениях.

При уведомлении гос. органов чаще всего используются формы, утвержденные различными подзаконными нормативными актами (административными регламентами, инструкциями, приказами, письмами различных министерств и ведомств).

В гражданско-правовых отношениях уведомления производятся, как правило, в свободной форме.

Иногда стороны договора, чтобы облегчить себе жизнь, делают формы наиболее важных извещений и уведомлений приложениями к заключаемому договору.

Способы уведомления

С 1 сентября 2013 г порядок передачи юридически значимых документов регулируется статьей 165.1 ГК РФ . Называться «юридически значимый» документ может по-разному: претензия, требование, уведомление, заявление. Утвержденное в законе правило их доведения до адресата довольно гибкое, в нем НЕ указаны:

• обязательные способы доставки,
• форма, в которой надлежит направлять соответствующий документ.

Но при этом закон гласит, что юридические последствия наступают с момента его доставки. Соответственно, в интересах отправителя уведомления передать его так, чтобы иметь на руках доказательства доставки адресату . Тем более что при возникновении судебного спора доказывать факт уведомления должно будет именно он. Поэтому, если вы не хотите потом с помощью показаний свидетелей доказывать в суде, что - уведомляйте письменно !

Оптимальные варианты письменного уведомления - те, которые позволяют доказать факт получения этого документа документально:

• заказным письмом с уведомлением о вручении;
• ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
• курьерской службой;
• вручение адресату лично.

Предприятие может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник длительное время не выходит на работу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Специалисты кадровой службы затрудняются в решении: нужно подождать или начать искать нового кандидата на должность? Когда принимается решение об увольнении, работодатель вправе отправить письмо-уведомление.

Нормативная база

Данные правоотношения регулируются следующими нормами:

• ст. 81 ТК РФ – прекращение трудовых отношений по инициативе работодателя;
• ст.193 ТК РФ – порядок применения дисциплинарных взысканий;
• ст. 192 ТК РФ – дисциплинарные взыскания;
• ст. 172 ГК РФ – односторонний отказ от исполнения договора.

Общая информация

Когда сотрудник игнорирует должностные обязанности и отсутствует на рабочем месте в положенное время, руководству важно не торопиться принимать поспешные решения, а разобраться: дисциплинарный проступок происходит по инициативе работника или по независим от сторон обстоятельствам.

При возникновении инцидента порядок действий такой:

• Документально оформить факт прогула (составляется в присутствии свидетелей или докладная начальника подразделения).
• Потребовать предоставить в письменном виде.
• Если причина отсутствия уважительная, закрывается служебное расследование. В противном случае (а также при отсутствии объяснений) составляется соответствующий акт и принимается решение о .
• Если работодатель решил , подготавливается , делается запись в трудовой книжке.
• Отправляется извещение (процедура необязательная).

Письмо-уведомление об увольнении – документ, направляемый сотруднику с целью сообщить о прекращении трудового договора.

Основания для направления могут быть такими:

• служащий отсутствует на рабочем месте больше четырех часов подряд без уважительной причины;
• самовольный уход с работы раньше положенного времени;
• отказ от отработки.

Законодательство не устанавливает списка уважительных причин, поэтому руководитель принимает решение самостоятельно.

Судебная практика показывает, что к таким относятся:

• дни болезни (требуется наличие листка нетрудоспособности);
• исполнение государственных или общественных обязанностей (являлся присяжным заседателем, понятым и т. д.);
• дни прохождения медицинского осмотра и сдачи крови (для донора).

В некоторых случаях предоставляется средний заработок за дни отсутствия.

Увольнение за прогул – серьезный конфликт, поэтому руководству организации не следует торопиться оформлять расторжение трудового договора. Если решение окажется несправедливым или формальности будут выполнены неверно, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию.

Поэтому в первую очередь оформляется уведомление с просьбой сообщить причину проступка.

Оформление уведомления для выяснения причин отсутствия

Рассматриваемый документ составляется в двух экземплярах: первый направляется на адрес по месту жительства «прогульщика», а второй остается у организации в качестве документального подтверждения.

Структура письма следующая:

• наименование организации – указывается в правом верхнем углу документа;
• стандартные реквизиты – надпись «уведомление», дата, время и место составления;
• основной текст – содержит просьбу прийти на работу и объяснить причину отсутствия;
• подпись руководителя.

В конце документа должен поставить подпись и отсутствующий сотрудник.

Пример оформления такого уведомления показан на рисунке:

Законодательство не предусматривает формы, поэтому организация вправе создать свой шаблон письма-уведомления в локальных нормативных актах или положении.

Существуют разные способы передачи:

• по почте России заказным письмом (подтвердить дату сможет квитанция);
• лично в руки (через коллег или родственников);
• по телекоммуникационным сетям;
• через электронную почту.

Сотруднику отведен срок на ответ — в течение двух дней. Если этого не произошло, руководителю желательно повторно отправлять письмо-уведомление, пока не выяснится повод неявки.

Сотрудник не появляется, что делать?

Если совершалось много безуспешных попыток связаться со служащим, но получить объяснения не удалось, либо причина проступка оказалась неуважительной, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор.

В этом случае требуется правильно выполнить все формальности и иметь неопровержимые доказательства. В противном случае, суд может восстановить работника и потребовать .

Что должен делать работодатель:

• ежедневно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
• в табеле учета рабочего времени фиксировать все неявки по неизвестным причинам;
• хранить копии уведомлений, направляемых с просьбой явиться на работу для выяснения причин отсутствия.

Только при выполнении перечисленных действий судьи могут согласиться с заочным расторжением договора.

Именно тогда работодатель должен составить письмо-уведомление об увольнении за прогул. При оформлении процедуры необходимо руководствоваться статьей 81 ТК РФ.

Как правильно оформить уведомление об увольнении за прогул в 2019 году?

Законодательство не обязывает заблаговременно предупреждать «прогульщика» о последствиях нарушения трудовой дисциплины. Если работодатель желает известить о расторжении трудового договора, можно отправить соответствующее уведомление.

Законодательство не предусматривает образца уведомления об увольнении за прогул. Документ оформляется на чистом листе формата А4.

Структура такая:

• наименование организации, в которой работает сотрудник;
• ФИО, должность и личные данные сотрудника;
• структурное подразделение;
• название документа – надпись «уведомление»;
• дата составления;
• ФИО адресата;
• основной текст, информирующий причину и дату увольнения;
• дата составления.

В тексте указывается дата последнего рабочего дня, причина прекращения сотрудничества и просьба забрать .

Документ заверяется начальником структурного подразделения или руководителем компании. Срок предоставления – 14 дней.

Типовую форму документа можете скачать здесь:

Заполненный вариант представлен ниже:

Зафиксировать письмо-уведомление с просьбой сообщить причину отсутствия или об увольнении за прогул можно в локальных нормативных актах. Например, в журнале регистрации.

На что нужно обратить особое внимание?

Работодатель должен помнить, что по нельзя увольнять некоторые категории граждан, за исключением случаев ликвидации компании:

• беременные сотрудницы;
• матери-одиночки;
• опекуны;
• женщины, ухаживающие за детьми до достижения 3 лет.

Если в организации числятся такие сотрудники, крайне желательно получить письменное объяснение дисциплинарного проступка, попробовать найти родственников и т. д. При возникновении трудовых споров суд может встать на их защиту и потребует компенсировать дни, засчитанные за прогул.

Что еще нужно знать руководителю предприятия:

При заочном увольнении «прогульщика» необходимо предупредить о происшествии профсоюзный комитет. Когда такое решение оказалось вынужденной мерой, оспаривать или запрещать процедуру расторжения договора они не могут.

Важно соблюдать 30-дневный срок, после которого поздно оформлять увольнение (в случае, если сотрудник вернулся к исполнению обязанностей). А если дисциплинарный проступок был обнаружен по истечении 6 месяцев после возвращения недобросовестного сотрудника, инцидент аннулируется.

Увольнение иностранного гражданина

Иностранцы не имеют особых привилегий, поэтому за отсутствие в рабочее время возможны аналогичные дисциплинарные взыскания: если в течение двух дней не будет предоставлено объяснение причин, возможно прекращение сотрудничества, в результате чего иностранному сотруднику отправляется письмо-уведомление об увольнении за прогул.

В ряде кадровых процедур одним из этапов является уведомление работника. Это фактически извещение о предстоящих переменах в организации или в трудовой функции сотрудника. Изменения, о которых не был предупрежден работник, которого они касались, может оспорить произошедшие изменения в суде . Никакой обязательной формы уведомления не предусмотрено законодательно, но если уж есть требование закона «уведомить под роспись», надо его выполнять. Чтобы никакой инспектор или судья не признал уведомление незаконным, нужно придерживаться некоторых правил.

Какое уведомление невозможно оспорить

Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто. Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах. Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.

Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое :

• если оно вручено лично под роспись;
• если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.

К сведению

Нюанс : если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено» , судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата . Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.

В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи . Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение .

Регистрируем уведомление

В любом отделе кадров должна быть папка с исходящими документами, а к ней должен прилагаться журнал регистрации . Если у вас возникла необходимость уведомления работников, поступайте так:

• распечатываете 2 копии уведомления;
• в журнале регистрируете его под номером по порядку;
• номер и дату указываете на уведомлении;
• визируете директором (или самостоятельно, если у вас есть доверенность);
• один экземпляр вкладываете в дело, второй – на исполнение .

Оформляем уведомление

Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с
датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать . В документ включаем следующие сведения:

• название документа («Уведомление»);
• заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
• адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
• адресат (ФИО работника и его адрес);
• причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
• предложения, решения или просьбы;
• виза директора (или начальника ОК);
• виза ознакомления работника.

Образец уведомления работнику можете .

Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.

Виды уведомления работника

Видов таких документов множество:

• о начале отпуска;
• уведомление о сокращение работника;
• о расторжении договора;
• о временном переводе;
• об увольнении;
• о праве отказа от командировок или работы в праздники и т.д.

При этом форма останется постоянной, в зависимости от ситуации нужно изменить только причину направления извещения и принятое решение или предложение. Самые типичные виды рассмотрим подробнее.

Уведомление о расторжении договора

Такой документ нужно отправить сотруднику за 3 дня до окончания срока договора (если, конечно, он срочный). Уведомление о расторжении договора, образец, можно .

Внимание!

Нюанс: имейте в виду, что отправить или завизировать работником такой документ нужно не позже, чем за 3 дня до окончания срока работы. Уведомите позже, считайте, что приняли работника постоянно!

Уведомление о сокращении штата работников

Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры . Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.

Уведомление о сокращение работника, образец которого , должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.

Уведомление об увольнении работника

Такие извещения направляют, например, при ликвидации фирмы. Знакомить работников с фактом краха нужно так же за 2 месяца до увольнения . При этом уведомление работника должно содержать точные реквизиты документа, по которому фирма ликвидируется, например, протокола собрания учредителей.

Образец подобного извещения можно .

Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.

Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

Что говорит закон?

Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.

Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

Нормативная база

Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каких случаях требуется?

Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день ().

Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.

Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

Расторжение трудового договора

Работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.

При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

Увольнение осужденного работника

Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.

Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

Но для этого потребуется нотариально заверенная . В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

Работника забрали в армию

Если сотрудника , трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

В связи со смертью

Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.

Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

Нежелание сотрудника получить книжку на руки

Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

Оформление уведомления о получении трудовой книжки

Как написать такое письмо?

Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

• наименование и реквизиты организации;
• номер документа;
• дата создания;
• ФИО сотрудника;
• адрес, на который будет отправлено письмо;
• название документа;
• просьба забрать документ;
• предложение переслать документ по почте;
• подпись должностного лица и печать предприятия.

Пошаговая инструкция

Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.

В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

Образец и форма

Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:

Пример уведомления

Каким числом и в какие сроки нужно оформить?

Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.

Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.

И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.

Способы направления документа

Уведомление сотруднику можно отправить почтой.

Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:

• во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
• во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.

Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.

Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.

Снятие ответственности с работодателя

Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.

Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.

Когда пересылать трудовую книжку?

Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.

Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.

Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.

Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.

К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.

Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.

В каких случаях оформляется акт об отказе?

Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.

Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.

Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.

Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.