УПД: бланк и образец заполнения. Что нужно знать поставщикам торговых сетей об упд Новое в упд с 01 октября

Основные изменения в электронных и бумажных форматах документов, которые нужно учитывать бухгалтеру с 1 июля 2017 года.

Законодательная власть активно взялась за продвижение электронного документооборота и преобразование документов в электронный вид. Практически каждый месяц выходят акты, которые вводят новые электронные форматы документов, но и бумажная первичка не стала исключением. Поэтому мы собрали основные изменения, которые нужно учитывать бухгалтеру с 1.07.2017г. в своей работе.

1 июля 2017 г. Начинает действовать новый формат для составления счетов-фактур в электронной форме. Он будет универсальным (его можно использовать в роли счета-фактуры и документа об отгрузке товаров). Благодаря этому ФНС надеется сократить расхождения между счетом-фактурой и первичным документом.

Новые электронные форматы согласно Приказу ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@

Универсальный передаточный документ (УПД)

Выполняет роль:

Счета-фактуры – СЧФ.

Счета-фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – СЧФДОП.

Документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) – ДОП.

В этом случае первичный документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ.

Корректировка универсального передаточного документа (УКД)

Выполняет роль:

Корректировочного счета-фактуры – КСЧФ.

Корректировочного счета-фактура и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – КСЧФДИС.

Документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав – ДИС.

Использовать старый формат счета-фактуры с 1 июля 2017 нельзя! Но если вы отправляли документы по старому формату до 1 июля, их можно будет представлять в налоговую до 31.12.2020 г.

Старые форматы, которые теряют свою силу

1 июля 2017 года согласно Приказу ФНС от 20.05.2016 N ММВ-7-15/329 утрачивают силу форматы товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) и начинает функционировать формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях и документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг).

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях (ДПТ), утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@.

Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (ДПРР), утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@.

Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) соответственно. Использовать старые форматы уже будет нельзя.

Изменения в бумажном формате счета-фактуры

1 июля 2017 года вступают в силу изменения в правительственное Постановление от 26.12.2011 № 1137, который оговаривал формат выставления счета фактуры и корректировочного счета-фактуры (ФЗ № 56-ФЗ от 03.04.2017).

Новая форма счета-фактуры будет дополнена строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

• Ошибок в счете-фактуре никто не отменял

  Несмотря на то, что происходят изменения в форматах документов, поблажек бухгалтеру в отношении ошибок законодательство делать не собирается. Поэтому напомним, что согласно п. 2 статьи 169 Налогового кодекса основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС может быть ошибка в счете-фактуре, препятствующая налоговой инспекции при проведении налоговой проверки идентифицировать налоговую ставку.

  Поэтому не забывайте уделить время проверить ставку налога, иначе налоговая будет вправе отказать в вычете НДС. В случае обнаружения ошибки укажите на нее поставщику и попросите внести необходимые исправления с его стороны.

  Перейти на новые форматы первичных документов проще, если использовать дополнительные возможности «1С»

  Можно установить внешнюю обработку для «1С», чтобы она вносила все виды бумажных первичных документов в учетную систему. К примеру, такие программы, как «Скан-Загрузка документов», автоматически пересчитывают значения НДС. И их использование позволяет сократить время на ввод первички, избавиться от ошибок ручного ввода и сразу выявлять ошибки в переданных документах.

Универсальный Передаточный Документ

Скачать Форму и Приложения

Ф ормат УПД теперь один и тот же и для счетов-фактур, и для УПД.

Сам бланк УПД не поменялся, однако организации придется дополнять его самостоятельно, ведь он должен содержать все обязательные реквизиты, которые есть в счете-фактуре.

Компания не обязана использовать универсальный передаточный документ в документообороте. Но может это делать, чтобы уменьшить количество оформляемых документов.

УПД опять не стали обязательными документами, это по-прежнему рекомендованная форма.

передаточный документ (УПД).

Теперь необязательно выписывать отдельно счет-фактуру и товарную накладную. Эти два документа официально разрешено объединять в один - «универсальный передаточный документ» (УПД).

Организация может объединить информацию из ранее обязательных форм по передаче:

Материальных ценностей (ТОРГ-12 , М-15 , ОС-1, товарный раздел ТТН):

Данные счетов-фактур в УПД.

В УПД можно отражать факты:

• отгрузки товаров с транспортировкой или без нее (кроме недвижимости);
• передачи имущественных прав;
• результатов выполненных работ;
• оказания услуг.

Дополнительные сведения в УПД

УПД может содержать дополнительные сведения

Организация вправе дополнить УПД любыми данными, которые отражают специальные условия сделок.

Стороны могут использовать образец формы документа, объединяющей в себе форму счета-фактуры и информацию первичного учетного документа, дополняя его любыми другими показателями, необходимыми для отражения специальных условий сделок.

Это могут быть не содержащиеся в образце столбцы и строки за пределами черной рамки, что обеспечивает условие сохранения формы счета-фактуры.

КАК ВЫСТАВЛЯТЬ УПД

С 1 июля 2017 года формат УПД изменился. Выставляйте и принимайте от контрагентов только новый формат.

Главное изменение — добавится реквизит с идентификатором госконтракта. Он заполняется в том же порядке, что и в счетах-фактурах.

Компании при отгрузке могут не выставлять отдельно счет-фактуру и документ на отгрузку, а заполнить один — универсальный передаточный документ (УПД), который объединит их.

Форма УПД - это форма счета-фактуры, которая дополнена реквизитами первичного документа об отгрузке и приемке товара. Электронный УПД можно отправлять и контрагентам, и в налоговую инспекцию.

Компании могут по своему усмотрению усовершенствовать бланк универсального документа (письмо ФНС № ЕД-4-15/22619@ ).

Главное - чтобы дополнительные реквизиты не нарушали последовательность обязательных внутри жирной рамки. Дополнительные сведения отражаются после всех строк и граф с пометкой «Справочно».

Если организация не утвердила УПД в начале года, то её всё равно можно использовать с любой даты.

Для этого достаточно приложить бланк к договору с контрагентом и в учетной политике прописать, что Вы используете первичку, согласованную в договорах (письмо Минфина № 03-03-06/1/31261 ).

УПД, в котором допущена ошибка, можно исправить.

Исправления заверяются подписью с расшифровкой.

При изменении цены (например, после предоставления скидки) не получится выставить корректировочный УПД.

. . . .

Документы для скачивания:

Письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 была предложена бумажная форма “Универсального передаточного документа” (сокращённо УПД). Это связано в первую очередь с тем, что некоторые документы дублируют друг друга. Например: счёт-фактура дублирует акты, ТОРГ-12 и прочее. ФНС надеется, что таким образом можно будет сократить слишком большой объём бумажной документации и упростить работу предпринимателям.

Для всех налогоплательщиков Российской Федерации использование УПД носит только рекомендательный характер и не требуется к исполнению. Универсальный передаточный документ в формате “Excel” можно скачать напрямую с нашего сайта. Также есть образцы заполнения новых форм бланков.

Универсальный передаточный документ действующий с 01.07.2017 г. на территории РФ в формате Excel без всяких регистраций и СМС, Вы сможете скачать по ссылке, которая расположена в самом низу этой страницы. Там же находятся образцы заполнения новых форм.

По мнению экспертов, тем не менее, применение “Универсального передаточного документа” (сокращённо УПД) поможет сократить время, которое налогоплательщики тратят на заполнение всевозможных бланков и документов. Всё так и получилось. Действительно, применение УПД хоть на немного, но упростило им бумажную работу.

Лучше всего заполнять его в формате “Excel” и распечатать на принтере. Таким образом будет вероятность совершить поменьше ошибок. Но если кому-то больше по душе формат “Word”, то можно использовать его.

Предлагаем Вашему вниманию совсем небольшое видео с разъяснениями и советами на тему “УПД (Универсальный передаточный документ)”. Посмотрев его можно узнать все про новшества и получить ответы на возникающие вопросы при его заполнении.

Образцы новых бланков формы

С 1 октября используйте новую форму УПД. Изменения связаны с поправками в бланк счета-фактуры. Новую форму УПД с 1.10.2017 года и образец заполнения скачайте в статье.

Универсальный передаточный документ объединяет в себе счет-факту и первичный документ. Например, накладную или акт выполненных работ. Но бланк УПД рекомендованный. Найти его можно в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Поэтому компании сами выбирают применять УПД или нет. Если используете универсальный документ в работе, перепроверьте его. Добавьте в него все обязательные реквизиты для вычетов НДС (письмо ФНС России 14 сентября 2017 г. № ЕД-4-15/18322).

В 2017 году форма УПД поменялась уже дважды – c 1 июля и c 1 октября. В шапке бланка теперь есть новая строчка 8 «Идентификатор государственного контракта», а в табличной части новая графа 1а «Код вида товаров».

Идентификатор государственного контракта

Этот реквизит чиновники добавили не просто так, а чтобы контролировать расходование бюджетных денег. Поэтому вносите идентификатор, только если работаете с госзаказчиком и он присвоил этот номер договору. Если контракт обычный, все равно заполняйте обновленный бланк. Просто поставьте в строке 8 прочерк.

Число знаков в идентификаторах разное: для оборонного заказа – 25 цифр, а при казначейском сопровождении договора – 20 цифр (приказы Казначейства России от 20 марта 2017 № 9н, от 11 августа 2015 г. № 475). Компания, которая исполняет госзаказ, записывает такой реквизит через знак «/» перед номером контракта.

• Статьи по теме:

Код вида товаров

Эта поправка была ожидаемой, ведь реквизит обязательный с июля 2016 года (п. 5 ст. 169 НК РФ). Но поскольку форма счета-фактуры не менялась, компании сами дополняли ее и УПД. Например, добавляли табличную часть графой 12, строкой 9 или вовсе вносили данные после подписей. Этот подход рекомендовали и чиновники при заполнении счетов-фактур (письма Минфина России от 14 ноября 2016 г. № 03-07-09/66475, ФНС России от 17 августа 2016 г. № СД-4-3/15118).

Графа 1а для заполнения обязательна, если вывозите товары в страны ЕАЭС – Беларусь, Казахстан, Армению или Киргизию.

• Статьи по теме:

Регистрационный номер таможенной декларации

Кроме новых реквизитов в бланке УПД теперь надо иначе заполнять графу 11. С октября вносите в нее не номер, а регистрационный номер таможенной декларации. Название графы изменилось, но правила остались прежними:

• если вы импортер, укажите номер декларации, по которой ввозили товары. Данные возьмите из графы А декларации (п. 43 Инструкции, утв. решением Комиссии Таможенного союза от 20 мая 2010 г. № 257). Он состоит из трех частей - всего 23 знака вместе со слэшом;
• если вы не импортер, то перепишите номер декларации из счета-фактуры поставщика.

Также в бланке под подписью предпринимателя надо добавить фразу «иное уполномоченное лицо». По сути, это поправка техническая. Кодекс и так разрешает бизнесменам поручать визирование документов по НДС любому лицу (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57). Но раньше форма предполагала, что предприниматель может подписать документ только сам. Сейчас таких проблем не будет. Если поручаете подписание счетов-фактур кому-то другому, то оформите ему доверенность (ст. 185, 185.1, 186 ГК РФ). Например, на продавца, менеджера и другим.

Образец заполнения новой формы УПД с 1.10.2017 года

В практике хозяйственной деятельности все большее распространение получает универсальный передаточный документ (УПД). Образец заполнения этого документа, правила его применения и составления мы приведем в этой статье.

Официальная форма УПД

Форма этого документа разработана налоговиками. ФНС довела ее Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Как разъяснили налоговики, официальная форма УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, имущественных прав, результатов работ. Ее особенность состоит в том, что в ней содержатся все необходимые сведения, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов. Это позволяет применять УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, оформляя вместо двух документов только передаточный акт.

Виды УПД

Передаточный документ может быть двух видов:

• со статусом один;
• со статусом два.

При статусе один передаточный документ заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. В зависимости от вида сделки или операции его могут оформить вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и т.д. Все необходимые реквизиты для отражения сведений об этих операциях в нем содержатся. Кроме того, в официальной форме передаточного документа предусмотрена часть для заполнения счета-фактуры. Таким образом, правильно оформленный передаточный документ со статусом один может приниматься для получения вычетов по НДС и в качестве оправдательного документа для совершения расходов.

При статусе два передаточный документ выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактуру в этом случае он не заменяет и ее нужно выставлять отдельно.

Если же передаточный документ будет использоваться только как первичный документ, то заполнить нужно сведения, обязательные только для таких документов. Обратите внимание, что некоторые из этих сведений содержатся в разделе УПД для счета-фактуры и должны быть заполнены там (в том числе сведения о покупателе (строка 6), продавце (строка 2), валюте (строка 7), наименовании (столбец 1), количестве товара, объеме работ, услуг (столбец 3), валюте, единице измерения (столбец 2, 2а), стоимости (столбец 9)). При этом все поля формы счета-фактуры заполнять не нужно (например, налоговую ставку).

Изменение официальной формы УПД

Официальная форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию. При этом следует учесть, что при доработке официальной формы должны быть:

1. сохранены все обязательные реквизиты. Для первичных документов набор таких реквизитов приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ . Для счетов-фактур перечень обязательных сведений указан в ст. 169 НК РФ .
2. сохранена форма счета-фактуры. Это требование вытекает из п. 9 Приложения № 1 Постановления Правительства РФ N 1137.

При условии выполнения указанных требований изменение формы передаточного документа допустимо. Независимо от того, какую форму (официальную или доработанную) компания решит использовать для оформления своих операций, такое решение должно быть отражено в учетной политике, а сама форма утверждена руководителем.