Ведения учета в 1С – это последовательный ввод документов 1С, отражающих хозяйственную деятельность компании. То есть — покупки, продажи и прочее.

Таким образом один из ключевых столпов, на которых работает 1С – это документы 1С.

Давайте рассмотрим в этом уроке — что такое документы 1С и принципы работы с ними.

Документы 1С не являются справочной информацией (как справочники 1С), наоборот — каждый документ описывает хозяйственную операцию в жизни компании (фирмы). Набор всех введенных пользователями документов 1С вместе – это и есть учет компании.

Хозяйственные операции обычно проводятся над чем-то, например, над товарами (покупка, продажа), над деньгами (получение на счет в банке, выдача из кассы) и так далее.

Таким образом:

• Есть вид учета: денежных средств, товаров и прочего.
• Информация из справочников определяет разрез вида учета: касса, счет в банке, товар.
• Документы 1С [каждый] определяют движение количества и/или суммы по разрезу в учете: касса +1000 рублей, счет -1000 рублей, товар +10 штук.

Зачем нужны Документы 1С

Эта история началась до появления 1С. В самом развитии учета товаров и денег как таковом люди задумывались о способах подтверждения как сделки в целом (договор), так и частей выполнения договора (хозяйственных операций).

Поставщик привез товар и отдал. В обмен нужна бумажка с печатью и подписью, чтобы было доказательство. Постепенно это развивалось. Как должна бумажка выглядеть. В каких случаях бумажки с каким названием должны выдаваться.

Сейчас на каждый чих придумана такая своя бумажка. Называется она [в целом] [первичный] документ учета. А в частности – конкретные называния документов: приходная накладная [на товары], счет-фактура, кассовый ордер.

Когда уже появилась 1С и другие программы учета, стало ясно, что как таковые первичные документы в программе не нужны – если цель посчитать сколько итого заработали или есть товаров. Например, можно просто записывать в некую таблицу или журнал движение денег по кассе и будет Вам итого (как в Excel).

Но в этом случае нет четкого соответствия бумажным документам и в случае, когда нужно разобраться а откуда такая сумма взялась, а что да почему, а где как говорится, доказательства?

Отсюда появилось четкое правило: в программе учета должны быть в наличии отражения всех настоящих бумажных первичных документов, причем один бумажный документ = один электронный документ 1С.

Где расположены Документы 1С

Аналогично, как и со справочниками, в режиме 1С Предприятие пользователь видит не какое-то стандартное меню 1С, а интерфейс, разработанный программистом. Поэтому угадать куда программист положил конкретный документ нельзя. Как фантазия позволила.

Для администратора (т.е. того самого программиста) есть стандартное меню, которое содержит все документы 1С конфигурации. Это меню Операции / Документы 1С, через который можно открыть любой документ.

В новой 1С, тонкий / управляемый клиент, есть аналогичное меню с названием Все функции. Работает так же как и Операции в толстом клиенте.

В Конфигураторе все объекты 1С находятся в окне конфигурации, разделенным по веткам. Документы 1С находятся в одноименной ветке. Раскрыв ветку Вы видите список конкретных документов. Методика работы была описана в предыдущих уроках. Редактор открывается двойным щелчком мыши по конкретному документу.

Как выглядят Документы 1С

Перед тем, как начать работать с конкретным документом №33 от 1 октября, Вы открываете список документов.

Список бывает двух видов:

• Простой список документов 1С конкретного вида (на сленге часто называют ДокументСписок), например «Список приходных накладных»
• Журнал документов 1С – это отдельный Объект 1С, который позволяет создать сплошной список разных видов документов, например «Список складских документов».

1) Документы 1С имеют признаки, которые позволяют отличать один документ 1С от другого. Основные признаки документов 1С, на основании которых организуется список, это:

• Дата документа
• Номер документа
• Проведен по регистрам.

По умолчанию документ не проведен. Это значит он не виден в отчетах. Чтобы документ был виден в отчете — его нужно провести.

Чтобы провести документы 1С — нужно нажать или кнопку ОК (расшифровывается как Записать и Провести), или кнопку Провести (в меню по правой кнопке мыши в списке документов или кнопка в панели вверху окна документа).

Провести документы 1С можно .

2) К ним конечно же добавляются вторичные, но не менее важные учетные признаки:

• Организация
• Контрагент (т.е. клиент)
• Сумма и валюта (т.е. рубли, доллары) документа.

3) В большинстве типовых конфигураций 1С возможно вести одновременно несколько видов учета: бухгалтерский, налоговый, оперативный, еще какой-то. В связи с этим появляется третий признак документа – галочки, «включающие» этот документ для конкретного вида учета.

При двойном щелчке мышкой на конкретном документе – открывается форма (т.е. окно) самого документа. Она делится на «шапку» (обычно основные перечисленные выше поля) и закладки с табличными частями (таблицами).

У основной массы [видов] документов есть табличные части. Это значит, что мы обычно оформляем накладную не на один товар – товаров много. Поэтому для их внесения нужна таблица.

Документы 1С отличают один от другого – датой и номером. Это его главные уникальные поля. Номера 1С присваивает автоматически.

Усложнение 1. Часто номера документов должны быть с «префиксом» по организации, т.е. не «001», а «ОА0001» и «БВ001». Префикс тогда указывается в справочнике организаций – для одной ОА, для другой БВ.

Усложнение 2. Бывает, что у разных документов должна идти сплошная уникальная нумерация подряд. Для этих случаев есть объект 1С – Нумератор. Он расположен внутри ветки конфигурации Документы, в самом верху.

Усложнение 3. Последовательности. Мы рассмотрим в уроке «Дата 1С».

Поле Номер, обычно по-умолчанию закрыты от редактирования пользователем. Изменить можно вот таким способом (конечно если это разрешено правами).

Документы 1С — настройка и разработка

Создание новых документов 1С или изменение существующих проводится в конфигураторе. Методика работы – такая же, как и с другими объектами. Общие принципы мы рассматривали в предыдущих уроках.

Документы 1С — основные особенности по закладкам конфигуратора:

Уже много раз в наших материалах мы рассказывали о различных настройках программ 1С. Но одну из них, появившуюся меньше года назад, пока незаслуженно обошли вниманием. В этой статье я расскажу об очень полезной и интересной настройке, влияющей на алгоритмы проведения документов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0.

Давайте перейдем в раздел «Администрирование» и выберем пункт «Проведение документов».

Открывается форма настроек.

1. Момент выполнения расчетов

В том случае, если точка установлена на значении «При проведении документов», тогда все суммы будут рассчитываться непосредственно при работе с первичными документами (такой вариант всегда был реализован в программа 1С). Однако, если документов в вашей организации очень много, ежедневно осуществляется списание или реализация тысяч номенклатурных позиций, то скорость проведения этих документов будет снижать общий темп работы. Ведь все сложные расчеты выполняются в момент проведения.
Если же установить точку на поле «При закрытии месяца», то при проведении документов расчеты производиться не будут. А все сложные вычисления программа осуществит в ходе закрытия месяца. Основной плюс данного варианта – это повышение скорости проведения документов, экономия времени в ежедневной работе. Но при этом, вы не сможете оперативно видеть стоимость списанных ТМЦ.

ОСВ до момента закрытия месяца будет выглядеть следующим образом

К тому же, есть ряд ограничений: применять вариант с расчетами при закрытии месяца могут не все организации.

Исключение составляют:
- организаций и ИП, применяющие УСН (доходы, уменьшенные на величину расходов);
- ИП на общем режиме;
- организации, которые ведут раздельный учет входящего НДС;
- организации и ИП, которые используют способ оценки МПЗ "ФИФО";
- организации и ИП, которые используют способ оценки товаров в рознице "По продажной стоимости";
- организации и ИП, которые применяют УСН (доходы) и используют функционал оплаты платежным картами.
Для указанных организаций расчеты всегда будут выполняться при проведении документов.

2. Списание запасов при отсутствии остатков на складе

В том случае, если установить эту галочку, программа не будет сообщать об ошибке при проведении документов на списание или реализацию ТМЦ, если данных товаров или материалов нет на складе (если остатков нет, будет осуществляться списание «в минус»).
А вот если галочка не установлена, то программа будет жестко контролировать количество ТМЦ на складе и не позволит провести документ при недостатке товара или материала.
Пример работы с данной настройкой рассмотрен в одном из наших видео: Ошибки при списании материалов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8.

3. Проверка проведения документов при формировании отчетов

Если установить следующую галочку на данной форме, то при формировании отчетов программа будет контролировать последовательность проведения документов и предлагать исправить ситуацию при необходимости. Это обусловлено тем, что последовательность проведения оказывает существенное влияние на данные отчетов: если она нарушена, информация по счетам может быть не совсем корректной.

4. Время документов

Последняя галочка на форме настройки, действительно, является очень полезной.

В том случае, если она установлена, программа сама будет распределять документы по временной шкале в течение дня.
Наверняка, Вы сталкивались с ситуацией, когда 1С не видит остаток товара на складе, т.к. поступление произошло в этот же день, и документ реализации введен с более ранним временем, чем документ поступления. Или программа искусственно задваивает обороты по счетам расчетов с контрагентами, если аванс был зачтен в тот же день (то есть аванса фактически не было, просто время документа оплаты меньше, чем время документа поступления или реализации).
Всех этих ситуаций можно избежать, если установить данную галочку в настройках. Например, время всех документов поступления товаров и услуг будет автоматически установлено на 7:00.

А документов реализации – на 14:00.

Я надеюсь, что материал этой статьи оказался для вас полезен, вы сможете выбрать и применить в своей работе перечисленные настройки. Если у вас остались вопросы, то их можно задать в комментариях.

Давайте дружить в

Документы в 1С 8.2 и 8.3 — объект метаданных, с помощью которого в 1С фиксируются хозяйственные операции предприятия.

Каждый созданный документ в конфигурации создать для отражения своего типа операции, например: поступление товаров, списание товаров и т.д.

Документы могут проводиться, а могут просто записываться. Документ, у которого разрешено проведение, как правило, при проведении создает записи в , тем самым внося изменения в учет организации. Документы, у которых запрещено проведение, обычно используются как печатные формы, например: , и т.д.

Рассмотрим основные настройки и свойства документов.

Настройка и свойства документов в 1C 8.3 и 8.2

Рассмотрим самые интересные вкладки с точки зрения разработчика.

Данные

Одна из основные вкладок документа:

Здесь описывается структура хранения информации будущего документа, реквизиты аналогичны . Сильно отличаются стандартные реквизиты:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Движения документа

Самая важная вкладка, на которой определяется состав регистров, по которым будет делать движения документ:

Рассмотрим подробно свойства документа на этой странице:

Проведение — разрешить или запретить. Определяет, будут ли движения по данному документу.

Оперативное проведение — разрешить или запретить. Если установлено разрешить, то проведение документа будущей датой невозможно.

Удаление движений — определяет режим очистки движения документа: Удалять автоматически при отмене проведения — движения будут очищены только при нажатии кнопки «Отмена проведения», но не удаляет при перепроведении. Удалять автоматически — значит, что движения будут удаляться в любом случае, даже если документ 1С перепроводится. Не удалять автоматически — значит, что удаление движений берет на себя разработчик системы.

Также для построения простых движений документа существует специальный конструктор движений, позволяющий упростить разработку:

Документ может быть введен на основании плана обмена, справочника, бизнес-процесса, задачи или другого документа. Для удобства можно воспользоваться специальным конструктором ввода на основании, который автоматически сгенерирует модуль обработчика заполнения:

Документы и журналы 1С

Проведением документа называется действие которое выполняет изменение других данных в системе на основании информации документа. Прежде всего для документов в 1С Бухгалтерии проведение используется для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других изменений данных в системе.

Запрос на необходимость проведения документа выдается на экран при нажатии кнопки формы документа для которой определено проведение документа.

Обычно это кнопка ОК или Провести .

Если на запрос ответить Да , то документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке таким знаком.

Ответив Нет на запрос вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас а выполнить проведение в другое время.

Чтобы сделать документ непроведенным следует в меню Действия главного меню программы выбрать функцию Сделать документ непроведенным .

После подтверждения признак проведенного документа изменится на такой.

Проведение документов, перепроведение документов и восстановление последовательности проведения документов в 1С 8.3 – очень важная часть работы с программами 1С, с которой следует быть знакомым каждому пользователю. Что же это такое и для чего нужно?

При изменении документов прошедших периодов, либо создании документов в неверной календарной последовательности могут происходить различного рода нарушения и ошибки. Продали позавчера то, что купили завтра. Оплатили аванс три недели назад, хотя выписали нам его только сегодня. Подобных примеров можно привести целое множество, но главное, что их объединяет – непоследовательное проведение документов.

Для исправления этих ситуаций 1С содержит несколько различных механизмов, позволяющих в пакетном режиме последовательно перепровести документы. Рассмотрим самые основные, позволяющие решить эту проблему в большинстве случаев.

Для доступа к обработкам по проведению документов необходимо включить пункт меню «Все функции». Для этого откройте меню и нажмите Сервис – Параметры.

В открывшемся окне поставьте галочку «Отображать команду Все функции»:

Закройте окно параметров и откройте главное меню ещё раз. В нём должен отдельным пунктом появиться «Все функции…». Нажмите на него:

В открывшемся окне найдите список стандартных механизмов, а среди них – Проведение документов. Он будет рядом с Журналом регистрации, работу которого мы рассматривали в недавней статье. Откройте Проведение документов:

В представленном окне доступен функционал проведения документов. В левой половине отображены все типы документов, доступных к перепроведению. Рядом с кнопкой Провести также доступен фильтр по периоду, в котором можно указать, за какой период проводить документы. Выбирайте необходимые документы и переносите их в правую половину окна двойным нажатием мыши или с помощью кнопки Добавить > посередине. После этого нажмите Провести:

Данное окно будет информировать нас о прогрессе выполняющихся операций:

После завершения программа выдаст окно с коротким отчётом:

Другой вариант проведения документов – с помощью встроенной обработки. Как и в п. 3, откройте меню Все функции. Выберите в списке обработок «Групповое перепроведение документов»:

В открывшемся окне укажите период, выберите организацию и нажмите Выполнить:

О прогрессе выполнения нам будет докладывать похожее окно:

После завершения перепроведения документов будет показан аналогичный отчёт об операции:

Мы рассмотрели два варианта группового проведения документов в 1С 8.3. Их возможностей достаточно для исправления нарушенной последовательности проведения документов.

Напоминаем, что в рамках механизма Закрытие месяца всегда выполняется контроль последовательности проведения документов, и в случае его нарушения автоматически запускается операция перепроведения документов.

Если у Вас остались вопросы про проведению документов в 1С 8.3, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.