В различных сферах деятельности физических и юридических лиц используются документы. Правила их составления, хранения, оборота и применения входят в дисциплину, называемую делопроизводством. В каждой организации должен быть такой сотрудник, иначе не будет слаженной работы. Чтобы понять принципы этой деятельности, следует узнать о том, какие существуют виды документов в делопроизводстве, а также об их правильном составлении, хранении, использовании.

Общая информация

Документы требуют правильного оформления, составления, хранения и обработки. От сведений, изложенных на бумаге, а также грамотности зависит своевременность решения. В каждой стране действуют свои принципы оформления документации. Взять, к примеру, делопроизводство РБ: их виды регулируются законодательством Беларуси. В России свои порядки, поэтому принципы оформления деловых бумаг могут отличаться.

Документация является частью работы любой компании, поскольку определяет ее деятельность. Поэтому делопроизводство контролируется государством с помощью законов. Во время проверок в первую очередь обращают внимание на деловые бумаги.

Главные сферы делопроизводства

Эта область деятельности подразумевает:

• правильное и качественное составление бумаг;
• организацию работы с документацией.

Делопроизводство особенно важно в следующих сферах:

• стандартизация;
• законодательное регулирование;
• создание правовых актов.

Принципы работы

Для работы в сфере делопроизводства требуется наличие определенных знаний и навыков. Из-за этого на предприятиях есть подразделения, каждое из которых отвечает за конкретную деятельность.

В маленьких фирмах эту работу выполняют секретари, отвечающие за документацию предприятия. Все приказного делопроизводства очень важны, и каждый может понадобиться в любой момент. Обычно их хранят в надежных шкафах. За неправильное ведение документации на ответственных лиц налагаются штрафы.

Что говорится в законодательстве?

В законе прописана необходимость документирования сведений и содержатся основные определения. Этот нормативный акт определяет отношения, появляющиеся с использованием информационных технологий. О необходимости документирования сказано и в других законах.

В законе представлены также образцы документов. В ГК есть требования по составлению учредительных договоров, уставов, доверенностей. Нормативные акты включают формы документов, пересылаемых разными методами - почтой, факсом, через интернет.

Документация в России

Существуют общепринятые виды документов и их классификация в делопроизводстве. Деловые бумаги бывают следующими:

• организационно-распорядительными: протоколы, решения, уставы;
• справочно-информационными: акты, справки, телеграммы;
• личными: трудовые книжки, заявления, договоры.

Виды документов в делопроизводстве классифицируются и по формам. Основные - следующие:

• трафаретные;
• индивидуальные;
• типовые.

Все виды приказного делопроизводства необходимы для слаженной работы всего предприятия. Важно их грамотное и правильное заполнение. В связи с развитием современных технологий, сегодня появилось электронное делопроизводство. Виды документов в нем такие же, только работа осуществляется с помощью различных программ. Обычно для этого используются компьютерные системы, позволяющие выполнять множество функций.

Электронным документооборотом называют составную часть делопроизводства, в котором создание, передача и хранение документации поддерживается сетевой структурой. Эта работа позволяет управлять всеми сферами производства.

Другая классификация

Документация классифицируется и по времени хранения: постоянные бумаги, те, что хранятся более или менее 10 лет. По гласности они бывают несекретными и секретными. Документы могут отличаться и по варианту фиксации: звуковые, графические, печатные и рукописные, фото- и киноматериалы.

Существует разделение бумаг на срочные и несрочные. Если распределить их по стадиям, то бывают выписки, черновики, оригиналы, копии. Отдельную отрасль составляют государственные документы, предназначенные для регулирования конкретных сфер жизнедеятельности. Уполномоченные органы занимаются разработкой инструкций, указаний, приказов.

Первичная документация

В нее входят бумаги, состоящие из исходной информации, полученной при разработке, исследовании, наблюдении и другой работы человека. Они в бухгалтерской деятельности создаются при хозяйственных вопросах. Эти бумаги подтверждают факты. К таковым относят акты, справки, накладные. Обычно для заполнения применяются унифицированные бланки.

Даже если нет общепринятой формы документа, в компании создается свой образец. В нем должны быть следующие реквизиты:

• название;
• дата оформления;
• наименование фирмы;
• описание операции;
• измерители;
• перечень ответственных лиц;
• подписи.

Какие бы ни были виды документов, информации в делопроизводстве должно быть достаточно для выполнения работы предприятия. Из-за любых нарушений слаженность деятельности усложняется.

Делопроизводство компаний

На основе распоряжений начальников создаются разные положения. На этом базируется делопроизводство. Основные виды документов на предприятии представлены в виде индивидуальных и типовых актов. Первые регулируют работу подразделений, цехов, отделов, которые ведут организационную деятельность.

Типовые документы относятся ко всем отделам компании. Проект положения выполняет исполнитель, после чего работа проверяется При наличии недостатков их прописывают в отдельном документе. Главным актом при работе фирмы является приказ руководителя. На его основе создаются правила работы учреждения, принимаются решения, проводятся мероприятия.

Виды записок

Докладная записка является важной бумагой, в которой описывается факт, предложение или вывод. Ее отправляют руководителю, который дает дальнейшие указания по документу.

Служебная записка - это или внутренняя переписка в компании. Она отдается в подразделения, но не руководству. Бумага направляется и должностным лицам. Такая документация имеет отчетные и информативные свойства.

Объяснительная записка представляет собой документ, где излагаются определенные положения, а также причины каких-либо нарушений, невыполнения работы. Необходимы такие бумаги для слаженной деятельности любого предприятия.

Инструкции

Документы бывают 2 видов. Первые определяют порядок выполнения конкретной работы, осуществляемой подразделениями, должностными лицами. Инструкции содержат информацию о правах, обязанностях, ответственности работников.

Благодаря этой документации понятен порядок выполнения любой работы. Инструкции по сроку бывают постоянными или на определенный период. Если время действия не установлено, то пересмотр выполняется каждые 3-5 лет.

Стадии формирования документа

Каждый документ проходит:

• регистрацию;
• издание;
• исполнение.

Если все этапы пройдены, документ кладут в папку, в которой должно быть не больше 250 листов. Если их больше, заводится 2 том.

Особенности хранения бумаг

Хранят документы по следующим правилам:

• их формируют в разные дела - по времени хранения;
• папки должны группироваться по году;
• не следует допускать перенаполнения дела;
• бумаги хранятся в хронологическом порядке;
• с приказами хранятся положения, инструкции, если они есть;
• приказы по разным делам распределяют в разные отделы.

После исполнения документ отправляется в дело, что позволяет предотвратить потерю. Не следует откладывать это на потом, иначе может произойти неразбериха в работе. Тем более что за утрату документов предусмотрена ответственность, причем это касается не только отдельного сотрудника, но и всей фирмы.

Классификация документации очень удобная, поскольку позволяет вести делопроизводство без проблем. Правильное обращение с бумагами поможет сохранить их и не допустить сбоев в работе предприятия. Если все разложено, так сказать, по полочкам, то в случае проверки проблем с бумагами не возникнет.

Классификация документов.

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всœех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ , по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определœения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. В случае если создание документа обычно является функцией руководителœей структурных подразделœений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. По этой причине выделяются следующие ресурсы использования документа:

1. сохранение и накопление информации;
2. возможность передачи информации другому лицу;
3. многократное использование информации;
4. возвращение к информации во времени;
5. функция учета информации;
6. доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются крайне важно сть удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определœенного времени.

Чтобы выработать определœенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это делœение документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителœей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - крайне важно е условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов состоит в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Размещено на реф.рф
Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателœем этого признака является срок исполнения документа͵ который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всœех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истинœе.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа͵ оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа͵ а дубликат - второй экземпляр документа͵ выданный в связи с утратой подлинника.

Классификация документов. - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Классификация документов." 2017, 2018.

- Классификация документов.

По обладателю: граждане, ЮЛ, CРФ, РФ, МСУ, етс. По праву доступа (критерии в ФЗ «Об информации») документы делятся на те, которые содержат: 1) информацию, свободно распространяемую; 2) информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях; ... .

- Классификация документов

1) функциональный признак: 1. оперативно-розыскные, 2. след­ственные, 3. управленческие 4. и пр. 2) по объектам: 1. о гражданах, 2. об организациях, 3. о вещах 4. и пр. 3) по праву собственности: 1. общесистемные (принадлежащие одновременно всем пользователям системы в... .

- Вопрос 17. Понятие «документированная информация (документ)». Классификация документов.

v Понятие документа было впервые введено Петром 1 и перевел он документ, как "письменное свидетельство", хотя по-латински это было доказательство. - И до второй половины 20 века под документом понималась только письменная информация. v Начиная с конца 50х годов 20... .

- Классификация документов

1. По общей значимости: · официальные документы – имеют «служебный» характер, поскольку они составлены государственными и муниципальными органами и учреждениями, коммерческими и некоммерческими организациями; · неофициальные документы – личные документы, касающиеся... .

- Тема 9. Классификация документов

1. Понятие классификации документов 2. Виды классификации 1. Классификация документов- распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы со­ставления и др. с целью организации и повышения эффектив­ности работы с ними. Классификация... .

- Понятие и классификация документов. Общие правила обращения с документами – вещественными доказательствами. Следственный осмотр и криминалистический анализ документов.

Исследование документов - один из важнейших разделов криминал стики. Документы применяются в различных сферах деятельности челов ка и общественная опасность их подделки весьма велика. Поддельные д кументы применяются при совершении самых различных преступлена в целях... .

- Документация, ее сущность и значение. Классификация документов

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно... .

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности

Термин «делопроизводство » характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ » определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

1) информационная;

2) историческая;

3) коммуникативная;

4) культурная;

5) правовая;

6) социальная.

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

Унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

Отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

Государственные стандарты (ГОСТ);

Отраслевые стандарты (ОСТ);

Республиканские стандарты (РСТ).

Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).

3. Информационные (официальные сообщения).

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По видам:

− организационные;

− распорядительные;

− информационно-справочные;

− по личному составу.

2. По наименованиям:

− служебные письма;

− приказы;

− распоряжения;

− протоколы;

− докладные записки;

− объяснительные записки;

− заявления;

− справки и др.

Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.

3. По месту составления:

− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);

− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).

4. По степени сложности:

¾ простые (посвященные одному вопросу);

¾ сложные (охватывают несколько вопросов).

5. По унификации:

− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;

− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

− типовые, созданные для групп однородных предприятий;

− примерные.

Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

6. По степени срочности:

− срочные, требующие исполнения в определенный срок;

− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

− По происхождению:

− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;

− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).

7. По степени подлинности:

− подлинные (составлены в 1 раз);

− копии (повторно составленные документы);

− выписки (отражают некоторые разделы);

8. По средствам фиксации:

− рукописные;

− машинописные;

− электронные;

− графические;

− кино-фото-фонодокументы.

10. По срокам хранения:

− постоянный срок;

− с временным сроком (до 10 лет и более).

11. По степени гласности:

− секретные;

− несекретные.

1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами . От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму . Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром . Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные , которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные , которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Таблица 1

Реквизиты документов

№ реквизита	Название реквизита
Реквизиты заголовочной части документа
	Государственный герб Российской Федерации
	Герб субъекта Российской Федерации
	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
	Код организации
	Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица
	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
	Код формы документа
	Наименование организации
	Справочные данные об организации
	Наименование вида документа
	Дата документа
	Регистрационный номер документа
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
	Место составления или издания документа
	Адресат
	Гриф утверждения документа
	Резолюция
	Отметка о контроле
Реквизиты содержательной части документы
	Заголовок к тексту
	Текст документа
	Отметка о наличии приложения
Реквизиты оформляющей части документы
	Подпись
	Гриф согласования документа
	Визы согласования документа
	Оттиск печати
	Отметка о заверении копии
	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документов и направлении его в дело
	Отметка о поступлении документа в организацию
	Идентификатор электронной копии документа

На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.

Лекция 1. Классификация и виды документов

Вопросы:

1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

2. Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническим относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие – определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

Управление делопроизводством , бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (Белкомархив), созданный в 1991 году. Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научного использования документов занимаются два научно-исследовательских института:

Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИИЦЭД).

Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор) в структуре Министерства юстиции Республики Беларусь.

Раздел 1. Документирование управленческой

деятельности

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

1. Общие понятия о документе.

2. Классификация документов.

3. Основные виды документов.

4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе.

Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2. Классификация документов.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

2.1 . Служебные и личные.

Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

2.1.1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2.1.2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

2.1.3. справочно -информационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

2.2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

2.3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2.4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

2.5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2.6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат – второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа – копия части документа.

2.7. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы.