I. Общие положения

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ______________.

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
4.4. Структуру предприятия.
4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
4.7. Основы организации производства, труда и управления.
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.

5. В своей деятельности заведующая архивом руководствуется:
5.1. Положением об архиве предприятия.
5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Заведующая архивом подчиняется непосредственно ____________________ (директору предприятия;иному должностному лицу)
7. Заведующая архивом осуществляет руководство работниками архива.
8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности заведующего архивом

Заведующая архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права заведующего архивом

Заведующая архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность заведующего архивом

Заведующая архивом несет ответственность:

Должностная инструкция заведующая архивом разработана в соответствии с ______________________________.

Вариант № 2

Должностная инструкция заведующая архивом

I. Общие положения

1. Заведующая архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующая архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
3. Назначение на должность заведующая архивом и освобождение от нее производится приказом директора организации по представлению _________.
4. Заведующая архивом должен знать:
4.1. Руководящие материалы архивных органов, регламентирующих работу архивов учреждений (организации).
4.2. Действующую систему классификации материалов и технической документации.
4.3. Государственные стандарты на техническую документацию.
4.4. Положения, инструкции и другие нормативные документы по архивоведению.
4.5. Порядок оформления и методы восстановления технических документов.
4.6. Основы делопроизводства.
4.7. Основы экономики, организации труда и организации производства.
4.8. Основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.

5. Заведующая архивом подчиняется непосредственно ___________________.

II. Должностные обязанности заведующая архивом

Заведующая архивом:

1. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение (организацию) исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве.
2. Осуществляет систематический контроль над своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и правильностью их оформления.
3. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами.
4. Руководит работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве.
5. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения (организации) в правильном формировании и оформлении дел, а также систематический контроль над своевременной сдачей их в архив.
6. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся в материалах архива, а также рассылку в установленном порядке копий по поступившим запросам.
7. Осуществляет контроль над состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.
8. Руководит работниками технического архива.

III. Права заведующая архивом

Заведующая архивом имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности технического архива.
2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности технического архива.
4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений организации.
5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность заведующая архивом

Заведующая архивом:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующая архивом разработана в соответствии с ___________________________.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37
(в редакции:
Постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N 7, от 04.08.2000 N 57, от 20.04.2001 N 35, от 31.05.2002 N 38, от 20.06.2002 N 44, от 28.07.2003 N 59, от 12.11.2003 N 75,
Приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N 461, от 07.11.2006 N 749, от 17.09.2007 N 605, от 29.04.2008 N 200)

Предыдущая

Раздел I. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях

1. Должности руководителей

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

Сборник Должностных инструкций
Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов)

I. Общие положения

1.1. Заведующий архивом отвечает:
1.1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением об архиве (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива.
1.4.2. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий архивом обязан:
2.1.1. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий архивом обязан:
3.1.1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.1.2. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
3.1.3. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
3.1.4. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.1.5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.1.6. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
3.1.7. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.1.9. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
3.1.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
3.2. Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

IV. Права работника

4.1. Заведующий архивом имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующий архивом.

1.4. На должность заведующий архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.5. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности приказом директора техникума в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.6. Заведующий архивом непосредственно подчиняется руководителю структурного подразделения службы ДОУ.

1.7. Заведующий архивом должен знать:

Основы трудового законодательства;

Единую государственную систему делопроизводства;

Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивом и документы по ведению архивного дела в техникуме;

Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Порядок ведения учета и составления отчетности;

Структуру техникума;

Основы организации труда;

Правила эксплуатации технических средств;

Правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.8. Заведующий архивом в своей деятельности руководствуется:

Уставом, приказами и указаниями директора техникума,

Основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними,

Инструкцией по делопроизводству;

Правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

Настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период отпуска и временного отсутствия заведующего архивом его обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ приказом директора.

2. Функции

2.1. Руководство работы по ведению архивного дела в техникуме.

2.2.Обеспечение в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

2.2. Руководство работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.

2.3. Организация работы по выдаче в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива.

2.4.Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

3. Должностные обязанности

Заведующий архивом исполняет следующие обязанности:

3.1.Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в техникуме.

3.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

3.4.Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

3.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

3.6.Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

3.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

3.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

3.9.Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

3.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

3.11. Составляет установленную отчетность.

3.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

3.11. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3.12. Своевременно прохождение предварительных при поступлении на работу и периодических медицинских осмотров и гигиенической аттестации.

3.13. Выполнение требований федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.14. Исполнение других поручений руководства техникума, не вошедших в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства техникума, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы техникума по соответствующим его деятельности вопросам.

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.4. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом на получение соответствующего квалификационного разряда.

4.6. Повышать свою квалификацию.

5. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

5.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2.За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3.За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4.За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействия

Заведующий архивом:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, утверждает у директора техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с сотрудниками службы ДОУ, юридическим отделом, отделом кадров, учебной частью, бухгалтерией.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего архивом, образец 2019 года. Должностная инструкция заведующего архивом должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.

В должностной инструкции заведующего архивом должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего архивом

1) Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать

2) Заведующий архивом при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего архивом

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Заведующий архивом принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий архивом должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• основы организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего архивом

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,.обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

15. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего архивом

Заведующий архивом имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего архивом - образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего архивом, права заведующего архивом, ответственность заведующего архивом.