Экспертиза ценности документов на предприятии: кто, когда и как. Проведение экспертизы ценности документов Управление порядком экспертизы ценности документов в организации

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

• в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
• в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу . В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

ПРИМЕР 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008 № 35

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

ПРИМЕР 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Русский текстиль»

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

08.08.2008 № 2

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Провести в установленном Основными правилами работы архивов организаций порядке уничтожение документов ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 330 единиц хранения согласно представленному акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

Е.А. Кошелева,
зам. директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

Во время деятельности предприятия накапливаются различные документы. Большой объем последних может вызвать их потерю или повреждение. Выявить важнейшие документы поможет экспертиза ценности документов. Выясним подробнее, когда именно она необходима, как и кто определяет ценность документов .

Каждое юрлицо обязано проводить экспертизу ценности документов. Благодаря ей предприятие систематизирует и улучшает делопроизводство, а следовательно, в целом оптимизирует свою деятельность.

Согласно Закону о Национальном архивном фонде (далее – НАФ ) (абз. 5 ст. 1) экспертизой ценности документов считают всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него, проведения денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установки сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ.

Поэтому определяют ценность документов двух групп: внесенных в НАФ и претендентов на это. Однако большинство юрлиц не создает и не приобретает документов, подлежащих внесению в НАФ. Это обусловлено тем, что туда включают документы, имеющие особую культурную ценность (например, документы политических, научных обществ, религиозных объединений, сыгравших важнейшую роль в политической и культурной жизни украинского народа) или особое общественно-экономическое значение. То есть они являются знаковыми в определенной области, содержат исключительную информацию, в конце концов являются уникальными (например, документы предприятий или учреждений, которые занимают исключительное место в определенной отрасли промышленности, или органов госвласти и местного самоуправления).

Методические рекомендации о порядке отнесения юридических лиц к источникам формирования НАФ и составление списков одобрено протоколом Методической комиссии Госкомархива Украины от 14.07.05 г. № 2. Такую экспертизу проводит экспертно-проверочная комиссия госархива, к которой привлекают специалистов той или иной отрасли (истории, культуры, архитектуры и т.п.).

Сосредоточимся на экспертизе ценности документов, не подлежащих внесению в НАФ, а именно выясним, когда среднестатистическому предприятию она может понадобиться.

Для чего нужна экспертиза ценности документов на предприятии

Из понятия экспертизы ценности документов усматривается, что она необходима предприятию для определения сроков хранения документов. Когда же у предприятия возникает потребность определить такие сроки?

Во-первых , с развитием фирмы накапливается все большее количество бумаг, а потому для их упорядочения необходимо должным вести делопроизводство. Здесь пригодится номенклатура дел. Она позволит быстро отыскать нужный документ и, соответственно, обеспечить надлежащее хранение важных дел. Таким образом, экспертиза ценности документов необходима для формирования и затвердженая номенклатуры дел .

Во-вторых , часть документов может потерять всякую ценность для предприятия или других связанных лиц – как следствие, отпадает необходимость в их хранении. В таком случае экспертиза понадобится для подтверждения факта, что документы уже не представляют никакой ценности , а потому могут быть уничтожены.

В-третьих , если предприятие ликвидируют, то отдельные документы могут представлять ценность даже после его ликвидации – их необходимо и в дальнейшем сохранять . Опять же с этой целью проводят экспертизу ценности документов.

П роводим экспертизу

Согласно ст. 31 Закона о НАФ предприятие должно обеспечить сохранность документов , накопившихся за время его деятельности, к моменту экспертизы их ценности . Ее проведение урегулирован Порядком № 1004.

Инициировать экспертизу ценности документов может их владелец или государственная архивная учреждение с согласия собственника (ст. 6 Закона о НАФ). Госархив проявит инициативу, когда сочтет, что предприятие создает и накапливает документы НАФ. Государственная архивная учреждение организует экспертизу в случае угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния указанных документов. Владелец последних обязан сообщить госархив о такой угрозе. Кроме этого, уничтожение документов без экспертизы их ценности запрещено .

Экспертизу на предприятии можно разделить на следующие этапы:

1. Создание экспертной комиссии руководства предприятия, формирование его состава.

2. Утверждение положения о деятельности экспертной комиссии, положение об архиве предприятия, инструкции по делопроизводству и т.п..

3. Работа экспертной комиссии: формирование номенклатуры дел, утверждения описей дел, составление актов об изъятии для уничтожения документов и т.п..

4. Утверждение результатов работы экспертной комиссии руководством предприятия и государственной архивной учреждением (при необходимости).

Итак, для экспертизы на предприятии руководство юрлица создает экспертную комиссию . В ее состав включают руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения, работников структурных подразделений, а также представителей экспертно-проверочных комиссий госархива, в зоне комплектования которых находятся соответствующие юрлица (по согласию). Председателя комиссии назначает руководитель такого юрлица – во главе, как правило, становится заместитель руководителя юрлица.

Согласно п. 26 Порядка № 1004 экспертная комиссия на предприятии проводит свои заседания не реже одного раза в год . Часто на практике она работает только тогда, когда действительно накопился большой объем документов, которые необходимо уничтожить или передать на хранение в госархив. Если комиссия не заседала ни разу, негативных последствий не будет. Законодательство устанавливает ответственность именно за сохранность документов. Поэтому деятельность экспертной комиссии должна быть организована таким образом, чтобы это больше соответствовало потребностям предприятия и гарантировало сохранность документов.

Заседание экспертной комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третей состава . Решение по проведению экспертизы ценности документов принимают большинством голосов. Его оформят протоколом, а подпишет председатель (в его отсутствие – заместитель) и секретарь комиссии. Решение экспертов вступит в силу с момента утверждения протокола руководителем, создавший комиссию.

Деятельность экспертной комиссии, кроме Порядка № 1004, регулирующих Правила № 16. В частности, они детализируют принципы и критерии ии экспертизы ценности документов; организацию экспертизы; основные задачи экспертной комиссии; организацию ее работы; процедуру экспертизы ценности документов и оформления ее результатов.

Согласно п. 4.5 Правил № 16 экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно Работники службы делопроизводства юрлица вместе с экспертной комиссией под методическим руководством архива учреждения. При экспертизе отбирают документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив юрлица, определения документов временного хранения в его структурных подразделениях, изъятии для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяют качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Кроме того, экспертная комиссия пользуется Перечнем № 578. В нем обозначены минимальные сроки хранения документов. То есть предприятие не может сократить эти сроки, но при желании можно по своему усмотрению их увеличить. Проводя названную экспертизу, экспертная комиссия проверяет, к какому типу документов согласно Перечню № 578 принадлежит та или инная бумага, и определяет срок его хранения. Так, отдельная важная кадровая документация сохраняется не менее 75-ти лет, большинство бухгалтерских документов должна храниться не менее 3-х лет, но могут быть уничтожены не ранее, чем указанные документы будут проверены налоговыми органами письмо Укргосархива от 13.09.12 р. № 01.2/2855).

Обратим внимание, что Перечень № 578 принимает и такая ссылка на сроки хранения, как “пока существует потребность”. Тогда экспертная комиссия может сама решить, когда именно проходит потребность в хранении того или иного документа. Бывает, на предприятии есть документы, которые невозможно отнести ни к одному из тех, что указаны в Перечне № 578, то есть они нестандартные. В таком случае экспертная комиссия по своему усмотрению может определить срок хранения этого нестандартного документа, но рекомендуем ориентироваться на сроки хранения по крайней мере частично похожих документов.

Итак, по результатам экспертизы экспертная комиссия определяет сроки хранения документов, находящихся на предприятии, а также выявляет те из них, срок хранения которых истек, и принимает решение об их дальнейшей судьбе .

Документы, срок хранения которых истек, разрешено уничтожить. Для этого в соответствии с п. 4.5.8 Правил № 16 экспертная комиссия после подготовки описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляет и одобряет акт об изъятии документов для уничтожения. Такой акт вместе с описаниями дел по личному составу передаются на согласование в экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. После согласования документы могут быть уничтожены: их сдают в пункты приема макулатуры или сжигают (если их мало).

Экспертная комиссия может решить передать документы в госархив (такое решение по подтверждают руководитель предприятия). Это делают на договорной основе. Чаще всего так бывает, когда на предприятии нет собственного архива или его объем иссяк. Иногда документы нужно обязательно передать в госархив.

В частности, согласно п. 12.3.5 Правил № 16 в случае ликвидации предприятия в госархив передают :

1) документы НАФ (если таковые имеются);

2) документы, касающиеся основной деятельности, сроки временного хранения которых еще сбежали;

3) документы, не закончены в делопроизводстве;

4) документы по личному составу.

Список документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые необходимо передавать в держархустановы при ликвидации, детализировано в Перечне № 430.

Отметим, что экспертная комиссия предприятия часто сотрудничает с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива . Так, согласно п. 23 Порядка № 1004 по результатам работы экспертная комиссия одобряет и подает в экспертно-проверочной комиссии госархива на согласование проекты следующих документов:

1) описи дел постоянного хранения, внесенные в НАФ;

2) описания дел по кадровым вопросам (личному составу);

3) номенклатуры дел;

4) инструкции по делопроизводству;

5) положения о службах делопроизводства, архивные подразделения и экспертные комиссии;

6) аннотированные перечни уникальным документам НАФ;

7) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ;

8) акты об изъятии документов из НАФ.

Такое сотрудничество поддерживают и предприятия, где нет документов НАФ.

В случае отказа руководителя госархива утвердить протокол заседания комиссии по проведению экспертизы ценности документов голове может обратиться с жалобой в Централ ьнои экспертно-проверочной комиссии Укргосархива. А ее решение уже будет окончательным.

ВЫВОД : Экспертиза ценности документов на предприятии проводит экспертная комиссия, созданная руководителем юрлица. В ее состав входят отдельные работники этого предприятия (службы делопроизводства, архива, структурных подразделений), а также представители госархива (с их согласия). Экспертизу проводят ежегодно для определения сроков хранения документов. Экспертиза обязательна для принятия решения об уничтожении отдельных документов, а также при ликвидации предприятия – для передачи в госархив документов по личному составу и тех, срок хранения которых не истек.

Елена Зубик,
юрист,
г. Львов

Понятие экспертизы ценности документов.

Задачи и этапы экспертизы.

Экспертные комиссии.

1. Понятие экспертизы ценности документов

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

1. Задачи и этапы экспертизы

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;

Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

для временного хранения.

Третья - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»;

В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);

В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;

в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия ;

в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;

в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия .

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.1995. Согласно положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такая комплексная экспертиза осуществляется только в государственных архивах, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:

Критерии происхождения документов:

значение учреждение или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо

выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников);

значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны (периоды войн и другие катаклизмы, когда гибнет много документов);

время и место образования документов – чтобы оградить документы от уничтожения, была введена запретная дата – 1945 г., в связи, с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Место образования документов требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

Критерии содержания документов относятся:

• источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы: - документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно (это может быть достигнуто с помощью источниковедческого анализа документов), поэтому этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа

  повторяемость документной информации – широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явления повторяемости информации в созданных документах. Учитываются виды и формы повторяемости документной

  информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность , которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Критерии внешних особенностей документов :

подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа);

внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются)..

Комиссия является совещательным органом при руководстве учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. Комиссия собирается не свое заседание по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Задачи, решаемые в ходе экспертизы ценности сведений

Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодательных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:

• отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государственной принадлежности;
• подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
• определение образцов, лишенных фактической ценности для компании, для следующего уничтожения;
• определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.

Экспертиза оценки документов проводится:

• в архиве ведомственном;
• в архиве государственном как самостоятельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
• в делопроизводстве учреждений.

В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:

• работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценности формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
• регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
• переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в документе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем сотрудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
• проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
• подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроизводства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контролируемой экспертной комиссией (ЭК) компании.

Законодательная основа процедуры

В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются положения:

• законодательных норм и правовых актов РФ в отношении документационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
• нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
• типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел.

Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств. Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости. Информация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительного периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обеспечиваться в течение всего срока.

Внимание! Из-за утраты важных сведений компании могут грозить штрафные санкции либо уголовное наказание (в отношении руководителей или ответственных лиц компании). Поэтому ответственный и грамотный подход к проведению процедуры оценки документов позволит избежать ситуаций с уничтожением данных, имеющих особое значение.

Порядок проведения оценки ценности документа

Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или формы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экспертной комиссией, состоящей из:

• представителя руководства компании;
• работников структуры персонала организации и делопроизводства;
• сотрудников архива;
• отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
• главного бухгалтера предприятия;
• представителя юридического подразделения.

Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства предприятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.

Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением вопросов:

• контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
• обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения);
• подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения;
• повреждения экземпляров постоянной сохранности, не подлежащих исправлению;
• первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации;
• оказания методической помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, актов работниками предприятия;
• согласования проектов номенклатуры досье структурных подразделений.

К сведению! Заседания комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем ЭК и секретарем собрания. Решения, отражаемые в протоколе, и составленные в ходе проверки списки обретают юридическую силу после утверждения руководством компании. В отношении секретных и общедоступных дел составляются индивидуальные акты.

Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации документов.

Подбор документов в ходе процедуры определения их ценности

Документы управленческого предназначения разделяют на следующие группы:

• Касающиеся деятельности юридического лица, а также его филиалов и иных структур (документация распорядительного и организационного характера преимущественно с постоянным периодом сохранности).
• Исполняющие вспомогательную роль, востребованные в ходе оперативной деятельности или для справочных целей (данные бухгалтерского или оперативного типа в текстовом варианте со сроком обеспечения их наличия от нескольких дней, месяцев, ряда лет).
• Информация по штатному составу предприятия, подлежащая обязательному наличию в течение длительного времени. Постоянно или несколько десятилетий не подлежат уничтожению приказы по работникам предприятия (о принятии на работу, увольнении, перемещении внутри компании), трудовые контракты, личные дела, карточки и лицевые счета.

При подборе объектов на размещение (в архив) или для уничтожения большое значение уделяется вопросам их подлинности. Передаваемые для размещения текстовые сведения должны быть грамотно оформлены и обладать действительной юридической значимостью. В особых случаях (к примеру, при утрате или низком качестве оригинала) передаются на архивное размещение копии текстов, имеющие необходимое удостоверение и заверение.

Процесс отбора начинается с определения документов, которые классифицируются как экземпляры для постоянного сохранения. По ним готовятся списки (описи), подлежащие утверждению руководством организации. Повышенное внимание уделяется данным штатного состава предприятия, так как в некоторых случаях (к примеру, при ликвидации компании) указанные сведения перемещаются в госархив.

После подготовки и утверждения списка объектов для долгосрочного или постоянного сохранения оформляются перечни документов, которые требуется уничтожить.

К сведению! По итогам работы ЭК уничтожению подлежат поврежденные образцы, по которым значительная часть текста не поддается прочтению, и не подлежащие восстановлению. При возможности частичного восстановления информации текст передается на хранение в отреставрированном варианте или с приложением копии.

В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.

Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

экспертизу научной и практической ценности документов;

оформление дел;

обеспечение сохранности документов;

передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

при переработке описей дел;

при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения для различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними. При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль качества экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу. Дела временного до 10 лет хранения, сроки хранения которых истекли, на основании акта выделяются затем к уничтожению.

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами ЭК учреждения и работниками государственного архива.

Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.

Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение или структурное подразделение государственной организации, которое хранит документы на протяжении определенного срока.

Архив негосударственной организации -- это негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов своей организации.

Но независимо от того, является ли архив ведомственным или принадлежит негосударственной организации, все они без исключения подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству нашей страны.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма - требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетом особенностей времени и места создания документа.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов - документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие.

Подвергая документы экспертизе, в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов;

юридическая достоверность документов (наличие подписей, дат,печатей, резолюций и помет);

особенности материальной основы документов и их физическогосостояния;

подлинность, копийность документов.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Но такие критерии экспертизы, как значимость содержания документов и значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ценности документов