Форма отчета об исполнении отдельного этапа контракта. Как подготовить отчет об исполнении контракта. I. Сведения о контракте

1 мая 2019 года вступили в силу новые изменения в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». В соответствии с этими изменениями с заказчика снимается обязанность готовить отчет об исполнении контракта и размещать его в Единой информационной системе в сфере закупок. Однако данное правило распространяется только на те контракты, которые были заключены по итогам процедур, объявленных после вступления в силу указанных изменений.

Если процедура, по итогам которой произошло заключение контракта, была проведена до 1 мая 2019 года, то отчет об исполнении надо готовить по старым правилам.

Понятие отчета об исполнении контракта или его этапа

Отчет об исполнении контракта – специальный документ, подтверждающий фактическое исполнение или неисполнение контракта или договора обеими сторонами такого соглашения.

Обязанность заказчика готовить об исполнении контракта зафиксирована в положениях статьи 94 Федерального закона «О контрактной системе». При этом в указанной правовой норме содержится информация о том, что подобный отчетный документ должен готовиться не только по итогам выполнения всего контракта, но и по итогам выполнения каждого его этапа.

Подготовка отчета происходит на основании сведений о самом контракте, о качестве его исполнения обоими сторонами, а также на основании данных о принятии такого исполнения. Формирование отчета происходит в личном кабинете заказчика в Единой информационной системе в сфере закупок, где и происходит дальнейшее его размещение в открытом доступе таким образом, чтобы любое лицо могло ознакомиться с содержанием данного отчета.

Обязанность подготовки отчета об исполнении контракта лежит на контрактной службе заказчика или на контрактном управляющем.

При этом в случае несоблюдения требования законодательства о необходимости подготовки данного документа на ответственное должностное лицо могут быть наложены .

Круг заказчиков, обязанных готовить отчет и случаи подготовки такого отчета

Подготовка отчета об исполнении контракта является обязательным условием для тех заказчиков, которые осуществляют свои закупки на основании положений Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Подготовка отчета об исполнении контракта или его части в настоящее время осуществляется в следующих случаях:

• произошло полное или договора всеми его сторонами (в том числе нанятыми субподрядчиками или субисполнителями), в результате которого исполнитель и нанятые им субподрядчики выполнили все взятые на себя обязательства в полном объеме, а заказчик оплатил такое исполнение в полном объеме на основании специально подготовленных документов об исполнении такого контракта или договора;
• исполнение контракта на основании о контракте имеет поэтапный характер, а после исполнения каждого такого этапа стороны производят взаимные расчеты (условиями контракта предусмотрена выплата заказчиком вознаграждения исполнителю по каждому этапу исполнения контракта). О таком исполнении каждого этапа заказчик также обязан подготовить отчет, размещаемый в Единой информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг;
• имеет место одностороннее расторжение контракта ввиду нарушения второй стороной условий исполнения взятых на себя обязательств по нему , либо стороны пришли к соглашению о необходимости расторжения контракта по взаимному соглашению, о чем подписан соответствующий документ;
• контракт расторгается по причине ликвидации компании-исполнителя , с которой изначально данный контракт был заключен, при условии, что правопреемников у такой компании не имеется.

В июле 2018 года в Федеральный закон №44-ФЗ были внесены изменения, которые обозначили случаи обязательной подготовки отчетов об исполнении всего контракта или его части. К числу случаев, в которых такая подготовка является обязательной, относятся:

• заключение контракта на капитальный ремонт или реконструкцию здания или иного инженерного сооружения, а также возведение такого объекта;
• предметом контракта стало сохранение памятников, имеющих статус памятников культурного наследия , если по контракту предусматривается выполнение работ или комплекс иных мероприятий, которые должны быть направлены на ключевую цель заключения такого контракта;
• итоговая цена контракта, по которой происходит его заключение по итогам проведенной , превышает сумму в один миллиард рублей ;
• в самом контракте не предусмотрено его деление на этапы, но механизм оплаты сформирован в помесячном виде (наиболее характерно для контрактов и договоров, заключаемых в сфере оказания коммунальных услуг).

Когда отчет публиковать не надо?

Как уже говорилось выше, обязанность по публикации отчетов об исполнении контракта или какого-либо этапа исполнения с заказчика снимается в случае, если извещение о проведении закупки и сама процедура проведена после 1 мая 2019 года. Если контракт был заключен до этой даты, отчет об исполнении не придется готовить в следующих случаях:

• имеет место закупка в соответствии с положениями пункта 4 части 1 статьи 93 Федерального закона №44-ФЗ «О контрактной системе» (начальная максимальная цена контракта не превышает триста тысяч рублей, а сама закупка проведена, как закупка у единственного поставщика);
• предметом закупки является объект, относимый к сведениям, содержащим государственную тайну . Такой отчет должен быть сформулирован контрактным управляющим или ответственным должностным лицом из числа сотрудников контрактной службы, но не публикуется в Единой информационной системе, чтобы исключить получение доступа к защищаемым законом сведениям широкого круга лиц;
• контракт был заключен на проведение мероприятий по ремонту или содержанию помещений , которые не обладают статусом жилого фонда и не будут отнесены к этому фонду в будущем;
• предметом контракта стало привлечение , не обладающего специальным правовым статусом, к сбору специальных статистических данных;
• предмет заключенного контракта или договора – получение санкционированного доступа учреждениями библиотечного фонда к различным базам данных, в том числе правового содержания;
• по итогам заключения контракта или договора происходит закупка товаров, работ или услуг, которые необходимы для реализации целей осуществления различных видов оперативно-розыскной деятельности .

В какие сроки должны размещаться сведения в ЕИС

По общему правилу, которое действует на сегодняшний день для размещения отчетов об исполнении контрактов или его частей, предельный срок для формирования и публикации данного отчетного документа – семь рабочих дней. Однако отсчет этого срока происходит от одного из перечисленных ниже случаев:

• после получения документов от исполнителя о полном выполнении взятых на себя обязательств по контракту или договору заказчик произвел все мероприятия по выплате вознаграждения своему контрагенту . В этом случае указанный выше срок отсчитывается с даты, указанной в документах об оплате, а не в документах по фактической приемке поставленного товара, выполненных работ или указанных услуг. При этом если дата оплаты, указанная в платежных документах, и дата фактической оплаты различаются, отсчет ведется именно от даты фактической оплаты, когда средства направлены к исполнителю от заказчика;
• заказчик произвел оплату отдельного этапа исполнения контракта, если такое поэтапное исполнение предусмотрено самим контрактом . В этом случае срок подготовки отчета считается также, как и в случае с полной оплатой – от фактической даты оплаты;
• по итогам подписанного обеими сторонами дополнительного соглашения . Срок будет отсчитываться от даты подписания обеими сторонами соглашения о расторжении;
• происходит расторжение контракта на основании вступившего в силу решения суда о прекращении его существования . Срок подготовки отчетных документов считается от даты вступления решения суда в силу;
• одной из сторон было принято решение о необходимости одностороннего расторжения контракта по итогам установленного ненадлежащего исполнения сторонами условий контракта . Срок подготовки отчета рассчитывается от даты вступления в силу решения об одностороннем отказе.

В соответствии с требованиями действующего законодательства датой подготовки отчета об исполнении контракта или его этапа считается дата, в которую такой отчет был сформирован и размещен в в сфере закупок.

Если размещение отчета не происходит, так как это запрещено законодательством (например, если речь идет о контрактах, подпадающих под защиту сведений, содержащих государственную тайну), то датой составления такого отчета будет считаться дата подписания его контрактным управляющим или руководителем контрактной службы организации, выступающей заказчиком.

Сам документ, именуемый отчетом об исполнении контракта или этапа контракта, представляет собой электронный документ, который оформляется на основании специально существующей для этого формы, и подписывается усиленной (квалифицированной) электронной цифровой подписью того лица, которое ответственно за составление данного документа.

В личном кабинете заказчика на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок имеется специальная электронная форма, которая позволяет создавать отчет об исполнении контракта сразу в личном кабинете и публиковать его на портале. В настоящее время подавляющее большинство заказчиков пользуется именно этой формой, так как это удобнее и позволяет минимизировать возможные ошибки при оформлении документа.

В настоящее время подготовка самого отчета об исполнении контракта или этапа контракта и сопровождающих его документов предусматривает возможность размещения данной отчетной формы в двух вариантах:

• электронном, когда есть возможность осуществления поиска необходимой информации по телу документа ;
• в виде электронных скан-копий подготовленных в машинописном варианте документов , которые были завизированы ответственными должностными лицами в бумажной форме и подготовлены в соответствии с имеющимися требованиями в электронном виде для размещения на сайте ЕИС.

Сам отчет должен содержать следующие сведения:

• данные о том, что контракт исполнен в полном объеме, частично либо не исполнен , а также насколько исполнение всего контракта или отдельного этапа соответствует тем срокам, которые были установлены в плане-графике;
• данные о фактическом совпадении сроков исполнения контракта или его этапа с теми сроками, которые были установлены в документации о проводимой закупке , а также в самом контракте при его подписании сторонами;
• информация об использовании сторонами своего права на применение штрафных санкций в случае нарушения порядка и правил исполнения взятых на себя сторонами обязательств по контракту или его этапу . При необходимости, если система при проверке подаваемого отчета потребует приложение таких сведений, потребуется указать также информацию о том, в чем именно произошло нарушение обязательств сторонами, но без расшифровки применяемых штрафных санкций на нарушителя;
• сведения о внесении возможных контракта (с указанием документов, на основании которых такие изменения можно считать легитимными), а также данные о расторжении контракта в том случае, если это произошло по решению сторон до момента его полного закрытия на основании указанного в тексте самого соглашения срока действия;
• данные о том, в какой части контракт или его этап были исполнены ненадлежащим образом либо зафиксировано их одной из сторон.

В том случае, если речь идет об исполнении контракта или договора по этапам, то все отчеты, которые готовятся по итогам исполнения каждого этапа, формируются нарастающим итогом, то есть с учетом итогов исполнения предыдущих этапов.

Алгоритм публикации в Единой информационной системе

Отчет об исполнении контракта размещается в Единой информационной системе в строгом соответствии со специальным алгоритмом, что позволит минимизировать риск допущения каких-либо ошибок в его содержании. Весь алгоритм состоит из следующих шагов:

• в личном кабинете заказчика необходимо войти в раздел, посвященный именно отчетам организации-заказчика (наименование раздела содержит информацию о его содержании, то есть в нем содержится указание на возможность подготовить и изучить уже имеющиеся отчеты);
• в появившемся списке отчетов следует выбрать форму, соответствующую отчету об исполнении всего контракта или его этапа ;
• обязательные поля, которые необходимо заполнить, содержат требования об указании данных об ИНН, КПП заказчика , а также о его наименовании (указывается в соответствии с записью, содержащейся в Едином государственном реестре юридических лиц), а также об адресе (обязательность заполнения поля указана с помощью специального знака звездочки);
• следующим шагом становится заполнение вкладки, посвященной самому контракту . Первым действием является указание номера контракта, по которому готовится отчет об исполнении;
• после того как был указан номер контракта, сведения об исполнителе по нему подгрузятся в автоматическом режиме из реестра контрактов, если он был введен ранее в этот реестр . В том случае, если этого не произошло (например, по причине внутренних сбоев в работе Единой информационной системы), сведения об исполнителе придется заполнить в ручном режиме, указав его точное название, адрес регистрации и фактического месторасположения (если они не совпадают), идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет, а также код ОКПО;
• следующим этапом становится оформление вкладки «Информация о контракте/договоре» . В данном разделе отчета необходимо указать предмет контракта, количество поставляемого товара, объем выполняемых работ или оказываемых услуг, а также дату заключения такого контракта и установленные по итогам процедуры цены на предмет контракта;
• в том случае, если в ходе исполнения контракта были допущены какие-либо нарушения, необходимо зафиксировать сведения о них на вкладке, посвященной ненадлежащему исполнению контракта, где указывается, какой именно тип нарушения был допущен той или иной стороной контракта (просрочка исполнения обязательств, некачественное исполнение, полное неисполнение), обстоятельства, при которых было совершено такое нарушение либо при которых было установлено, что обязательства были нарушены, а также данные о том, какие штрафные санкции и в каком размере были применены к такому виновнику нарушения обязательств по контракту. В качестве приложения к данной вкладке прикрепляется претензионный документ, подтверждающий факт начисления той или иной штрафной санкции. В случае если виновная сторона в добровольном порядке оплатила выставленный претензионный счет, прикрепляется также платежный документ, подтверждающий факт такого перечисления средств в счет уплаты штрафа;
• в том случае, если контракт был расторгнут по решению суда или по взаимному соглашению сторон до даты его завершения, указанной в тексте самого документа, заполняется следующий раздел, посвященный изменению и расторжению договора или контракта . Данный раздел также подлежит заполнению в случае внесения изменений в условия контракта. В нем указываются данные о причинах изменения или расторжения такого контракта или договора, а также реквизиты документа, подкрепившего данное решение сторон, например, реквизиты решения суда, вступившего в силу, по которому контракт или договор должен быть расторгнут;
• следующим шагом становится подготовка и прикрепление сопровождающих документов , подтверждающих правильность заполнения сведений в теле отчета;
• для того чтобы сохранить все изменения, необходимо нажать соответствующие кнопки ;
• завершает формирование отчета его проверка ответственным должностным лицом на наличие возможных ошибок и последующая подпись с помощью электронного цифрового сертификата . При этом происходит и размещение отчета (при условии наличия галочки в специальном окошке).

Проверка происходит в печатной форме, которая открывается при выборе соответствующего действия в командных строках формы отчетности.

Сопровождающие документы

Отчет об исполнении контракта или его этапа в соответствии с требованиями действующего законодательства может быть признан легитимным только в том случае, если он не только правильно оформлен, но и сопровождается всеми необходимыми документами. К числу таких основных документов относятся:

• документы, подтверждающие факт передачи товара от поставщика к заказчику , либо факт выполнения в полном объеме работ или оказания услуг на момент составления такого отчета. К числу таких документов относятся акт выполненных работ, универсальный передаточный документ и т. д.;
• заключение экспертизы, внутренней или внешней , которая проводилась относительно выявления соответствия результатов исполнения контракта или его этапа тем требованиям, которые были сформированы в документации к проводимой закупке и в самом контракте или договоре;
• иные документы, в том числе, как уже говорилось выше, претензионного типа , оформленные в случае выявления некачественного исполнения взятых на себя обязательств или полного их неисполнения.

При этом платежные документы, которые подтверждают факт оплаты заказчиком услуг исполнителя, прикладывать не потребуется, хотя в форме отчета заказчик обязан указывать их номера и даты.

Применяемые меры ответственности за нарушения

К ответственности государственного или муниципального заказчика и его уполномоченных должностных лиц за нарушение требований законодательства о размещении отчетов об исполнении контракта или его этапа привлекает . Меры ответственности назначаются в соответствии с положениями части 1.4 статьи 7.30 Кодекса об административных правонарушениях.

Если была допущена просрочка в публикации такого отчета, на должностное лицо, допустившее такое нарушение, налагается штраф в размере до пятнадцати тысяч рублей, а на юридическое лицо, то есть на самого заказчика – до пятидесяти тысяч рублей.

Если Федеральная антимонопольная служба зафиксировала факт непубликации отчета в Единой информационной системе в случаях, когда такой отчет должен быть опубликован в обязательном порядке, размер штрафа увеличивается – на должностное лицо его предел устанавливается в размере до пятидесяти тысяч рублей, а на юридическое лицо-заказчика – до пятисот тысяч рублей. В этом случае назначение штрафа происходит по части 3 статьи 7.30 Кодекса об административных правонарушениях.

Ежемесячный отчет по ГОЗ - это отчетность, которую должны заполнять исполнители государственного оборонного заказа. Отчет появился в 2020 году, поэтому вызывает много вопросов не только по заполнению, но и по обязанности отчитываться каждый месяц.

Для чего нужен отчет

Обязанность сдачи отчета ввел Приказ 554 от 08.10.2018 Министра обороны. Цель - передача в электронном виде информации от исполнителей гособоронзаказа в ЕИС ГОЗ, единую информационную систему гособоронзаказа. Предназначена она для обобщения и обработки информации о расчетах по ГОЗ. Первый раз отчет нужно было сдать по состоянию на 31.01.2020, то есть на начало года. Такой долгий срок от возникновения обязанности сдавать отчетность до ее первой фактической сдачи связан с тем, что долго согласовывался формат представления. Отчетность представляется только в электронной форме. А для этого необходимо установить требования к формату и составу электронного документа. Приказ Министра обороны РФ от 19.11.2018 N 670, который их утвердил, вступил в действие только 02.02.2019.

Кто и когда обязан сдавать

Формировать отчет об исполнении контрактов ГОЗ должны все исполнители гособоронзаказа. Но сроки и правила представления зависит от того, к какой группе относится организация:

1. Организация прикреплена к военному представительству.
2. Контракт заключен в рамках выполнения гособоронзаказа.
3. Госконтракту присвоен идентификатор.
4. Открыт отдельный банковский счет в рамках исполнения госконтракта.

Готовим ежемесячный отчет по гособоронзаказу ежемесячно нарастающим итогом. Представляется он не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Например, форму за июнь нужно предоставить не позднее 10 июля.

Какой бланк использовать

Бланк отчетной формы установлен Постановлением Правительства № 47 от 19.01.1998. Введен в действие Постановлением Правительства № 453 от 04.05.2018, которое заодно изменило Постановление 47.

Во многие бухгалтерские системы в состав регламентированной отчетности уже включен отчет по ГОЗ. Можно заполнить бланк и выгрузить отчетность в необходимом для сдачи формате. Вот правильный пример отчетной калькуляции по гособоронзаказу заполнен с использованием бланка Excel, в котором расчетные ячейки вычисляются автоматически

Инструкция по заполнению отчетности по ГОЗ

Правила формирования и сдачи отчетности прописаны в Постановлении 47. Составляется отчетная форма по каждому контракту отдельно, нарастающим итогом. Формировать его необходимо до тех пор, пока стороны не исполнят полностью свои обязательств: исполнитель поставит товары (работы, услуги), а заказчик их полностью оплатит. Отчетность об исполнении контрактов ГОЗ должна быть:

• сформирована в формате xml (для этого понадобиться специальное ПО);
• подписана квалифицированной ЭЦП;
• записана на электронный носитель с однократной записью.

Носитель с сформированным файлом отчета ГОЗ передается курирующему организацию военному представительству. После загрузки файла в ЕИС ГОЗ представительство формирует протокол о приеме и передает его организации.

Как по строкам заполнить отчет по ГОЗ

Форма отчетности об исполнении контрактов ГОЗ состоит из титульного листа и табличной части. Начинаем пример заполнения формы отчета об исполнении государственного контракта с титульного листа. В нем отражаем:

• наименование, ИНН и КПП исполнителя;
• номер и дату госконтракта;
• срок планового исполнения госконтракта
• номер отдельного банковского счета

Вот пример построчно, как заполнять отчет по ГОЗ:

Заполнение табличной части начинаем с графы 1. Она предназначена для отражения сведений о плановых показателях исполнения контракта. Эти данные должны соответствовать условиям контракта, расчетно-калькуляционным материалам к нему, заключению ВП о цене продукции. Целевые показатели отчета об исполнении контракта ГОЗ (графа 1):

Номер строки	Какие данные указать
1.1	Денежные средства, которые будут получены от заказчика (общая стоимость контракта)
1.2	Суммы кредитов, полученных для финансирования исполнения контракта
2.3.1 - 2.3.5	Плановые затраты. Данные содержаться в калькуляционных материалах и заключении ВП о цене
3	Плановая выручка. Эта цифра соответствует стоимости контракта
3.1	Плановая себестоимость отгружаемой продукции. Должна быть равна сумме строк 2.3.1 - 2.3.5
3.2 и 3.3	Указываются административные и коммерческие расходы, если по правилам учета они не включаются в себестоимость продукции
3.6	Плановая прибыль. Должна быть равна: строка 3 (за вычетом НДС) - строка 3.1
5	Отражается планируемое списание денег со спецсчета на обычный счет в соответствии с правилами 275-ФЗ (например, возмещение затрат)

Следующим этапом является заполнение фактических данных. Для многих показателей используется метод двойной записи. Отражаются данные о движение денег, товарно-материальных ценностей, расчетах с поставщиками и заказчиками. Фактические показатели отчета об исполнении контракта ГОЗ:

Операция	Где отражаем
	Строка	Графа
Движение денежных средств
Поступление денежных средств от заказчика на счет	1.1	7
	2.1.1	4
Перечисление аванса поставщикам товаров (работ, услуг) поставляемых в рамках контракта со спецсчета на спецсчет	2.1.1	7
	2.1.3	4
Перечисление задолженности поставщикам товаров (работ, услуг) поставляемых в рамках контракта со спецсчета на спецсчет	2.1.1	7
	1.4	4
Перечисление суммы прибыли или возмещения затрат на обычный счет	2.1.1	7
	5	4
Все остальные разрешенные операции по отдельному банковскому счету	2.1.1	9
Взаиморасчеты с поставщиками
Поступление материалов и комплектующих в рамках исполнения контракта (без НДС)	2.2.1	4
	1.4	7
НДС, предъявленный поставщиками ТМЦ	2.2.2	4
	1.4	7
Зачет ранее перечисленного аванса в счет оплаты стоимость полученных товаров (работ, услуг)	2.1.1	7
	1.4	4
Затраты на производство продукции
Списание материалов в производство	2.2.1	7
	2.3.1	4
Затраты на оплату труда	2.3.2	6
Прочие затраты на производство продукции	2.3.3	6
Общепроизводственные затраты	2.3.4	6
Общехозяйственные затраты	2.3.5	6
Выпуск полуфабрикатов	2.3.7	7
	2.2.3	4
Списание полуфабрикатов в производство	2.3.6	4
	2.2.3	7
Выпуск готовой продукции	2.3.8	7
	2.4.	4
Реализация товаров, работ услуг по контракту
Отгрузка товаров (работ, услуг) заказчику	3	3
Списание себестоимости реализованной продукции	2.4	7
	3.1	4
НДС с выручки от реализации	3.5	7

Частые ошибки

Нередко форма отчетности об исполнении гособоронзаказа принимается системой ЕИС ГОЗ в связи с обнаружением ошибок. Сдать отчетность с первого раза поможет инструкция, как заполнить отчет по ГОЗ по постановлению 47 без ошибок:

1. Заполняйте все строки титульного листа. Незаполнение любого из них приведет к отказу в приеме отчетности.
2. Заполняйте целевые показатели.
3. Движение ТМЦ, расчеты с поставщиками, выпуск готовой продукции отражайте только методом двойной записи.
4. Не забудьте отразить сумму НДС с реализации отдельной строкой. Этот показатель важен, так как участвует в расчете показателя фактической прибыли.
5. Соблюдайте контрольное соотношение по графе 4: строка 4 = строка 2 - строка 1.
6. Отчетность подписывайте правильной ЭЦП. Принимается только ЭЦП формата «КриптоПро CSP» версии 4.0 и выше.

Сфера регулирования 44-ФЗ охватывает закупочную процедуру, начиная от планирования закупки и заканчивая исполнением контрактов.

Если обратиться к истории, то изначально 44-ФЗ назывался процедурным, где контрольный управляющий отвечал только за проведение самой процедуры. За результат контракта в рамках законодательства ответственность никто не нес.

Сейчас ситуация изменилась: в саму процедуру закупки входит не только заключение, но и исполнение контракта. Ответственность в данном случае несет управляющий.

В исполнение контракта входит:

• приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, включая проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
• оплата заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
• взаимодействие заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта, применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта.

Приемка товаров регламентирована п. 2, ст. 94, 44-ФЗ, где сказано:

Поставщик (подрядчик, исполнитель) в соответствии с условиями контракта обязан своевременно предоставлять достоверную информацию о ходе исполнения своих обязательств, в том числе о сложностях, возникающих при исполнении контракта, а также к установленному контрактом сроку обязан предоставить заказчику результаты поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, предусмотренные контрактом, при этом заказчик обязан обеспечить приемку поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.

Какие нарушения случаются при приемке товара?

Зачастую сотрудник, принимающий товар, не обладает информацией, которая содержится в условиях контракта, поэтому случаются расхождения, поэтому необходимо заранее знакомить людей, осуществляющих приемку, с условиями контракта.

При приемке необходимо обратить внимание на:

• Условия контракта

Посмотреть спецификации, изучить требования к ТРУ. Например, если в спецификации указано молоко 3,5% жирности в фасовке пакет по 1 литру, то такая же номенклатура должна быть указана в накладной и фактически передаваться Заказчику.

Важно проверить накладную и акт выполненных работ/акт оказанных услуг - соответствует ли номенклатура, указанной в госконтракте.

• Сроки, установленные контрактом

Когда можно отступать от закупочной документации:

Согласно ч. 7 ст. 95 Закона N 44-ФЗ при исполнении контракта по согласованию заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) допускается поставка ТРУ, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте.

Внимание: необходимо внести изменения в контракт и разместить изменения в реестре контрактов.

Изменение цены не предусмотрено.

В законодательстве не прописано, что для заказчика является улучшенными критериями, поэтому заказчик самостоятельно определяет какие критерии являются улучшенными и согласовывает поставщику (подрядчику, исполнителю) изменение предусмотренных контрактом характеристик поставки ТРУ.

Изменение технических и функциональных характеристик результатов выполнения работ возможно исключительно в случае, если оно не влечет изменение предмета контракта (вида работ). При этом новые характеристики выполняемых работ должны соответствовать извещению об осуществлении закупки или приглашению принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), а также документации о закупке.

Письмо Министерства экономического развития РФ от 11 января 2016 г. N Д28и-65 "О применении Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ

Здесь важно не зайти за грани, потому что изменение предмета контракта не допускается. К примеру, если по контракту вы должны покрасить стены, то не сможете заменить покраску ремонтом кровли.

Важно: правильно описать, являются ли характеристики улучшенными. Можно запросить письмо от поставщика. Изменения оформить доп. соглашением, в течение 1 раб. дня разместить в реестр контрактов (до 1 июля 2018 г С 1 июля 2018 г. срок меняется на 5 раб дней.

Как снизить риски?

Для того, чтобы произвести правильно приемку следует создать приемочную комиссию.

По решению заказчика для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта может создаваться приемочная комиссия, которая состоит не менее чем из пяти человек.

Оформление результатов приемки

Приемка оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком).

Необходимо осуществлять приемку в точном соответствии с условиями контракта. В типовых контрактах условия приемки четко регламентированы.

Как правильно отразить выявленные недостатки при приемке товаров

Действия сторон при выявлении недостатков должны быть оговорены условиями контракта.

По общему правилу если ТРУ не соответствует контракту, то Заказчик обязан направить в письменной форме мотивированный отказ от подписания документа приёмки.

Рекомендуется заказчику оформить дефектную ведомость с максимально полным и подробным отражением недостатков. Она может быть приложением как к акту принятых с недостатками работ, так и к мотивированному отказу от приемки работ.

Согласно ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ, если отсутствуют оформленные документы о приемке товаров, на Вас будет наложен штраф.

• Вид нарушения - отсутствие оформления документов по приемке

Отсутствие оформления документов о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги либо ненаправление мотивированного отказа от подписания таких документов в случае отказа от их подписания.

• Размер штрафа: 20 000 рублей для должностных лиц

Важно: оформить мотивированный отказ в случае обнаружения дефектов или несоответствия товаров.

Согласно ч. 10 ст. 7.32 КоАП РФ есть еще один вид нарушения - приемка с нарушениями

• Вид нарушения - приемка с нарушениями

Приемка поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги или отдельного этапа исполнения контракта в случае несоответствия этих товара, работы, услуги, либо результатов выполненных работ условиям контракта, если выявленное несоответствие не устранено поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и привело к дополнительному расходованию бюджетных средств или уменьшению количества поставляемых товаров, объема выполняемых работ, оказываемых услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Размер штрафа: от 20 000 рублей до 50 000 рублей для должностных лиц

Бывают моменты, когда необходимо делать экспертизу (внутреннюю и внешнюю).

Внешняя экспертиза проводится путем привлечения экспертов и экспертных организация. Заказчик обязан привлекать экспертов в случае, если закупка осуществляется у единственного поставщика (за исключением случаев, предусмотренных пунктами 1 - 9, 14, 15, 17 - 23, пунктом 24 (только для обеспечения федеральных нужд), пунктами 25, 26, 28 - 30, 32, 33, 36, 40, 41, 42, 44, 45, 46, 47 - 48, 50 - 54 части 1 статьи 93) осуществления закупок услуг экспертов, экспертных организаций.

Внутренняя экспертиза делается своими силами: приемочная комиссия, должностное лицо.

• Экспертиза не делается, если результатом предусмотренной контрактом выполненной работы являются проектная документация объекта капитального строительства и (или) результаты инженерных изысканий, прошедшие государственную или негосударственную экспертизу, проведение которой обязательно в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации.
• Правительство Российской Федерации вправе определить иные случаи обязательного проведения экспертами экспертизы.

Отменена обязанность заказчика по размещению вместе с отчётом об исполнении заключения по результатам экспертизы без привлечения экспертов отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги.

Внимание!

Заключение экспертизы результатов исполнения контракта прикладывается к отчёту об исполнении с 01.01.2015 г. только в случае проведения такой экспертизы внешними экспертами, экспертными организациями - п. 10, ст. 94.

Внимание!

Если контракт содержит обязанность проводить внутреннюю экспертизу составления отдельного документа не избежать.

Если нет обязанности проводить экспертизу с привлечением экспертов, экспертным заключением при проведении экспертизы собственными силами является документ о приемке. Дополнительных экспертных заключений прикладывать к отчету не нужно.

Товаросопроводительные документы, которые необходимо прикрепить к отчету: акт оказания услуг, накладная, акт передачи права и т.д.

К отчету об исполнении контракта нет необходимости прикладывать платежные поручения. (Дополнительные разъяснения в Письме Минфина РФ N 02-02-06/32616).

Есть документы о приемке, которые составляет бухгалтерия:

• Приходный ордер на приемку материальных ценностей (форма 0504207) - составляется в случае отсутствия расхождений с закупочной документацией и претензий по количеству и качеству
• Акт приемки материалов. Составляется при наличии расхождений (форма 0504220)

Еще одно нарушение - это непроведение внешней экспертизы, когда это предписывает закон (ч.8 ст. 7.32 КоАП РФ)

• Вид нарушения - непроведение внешней экспертизы

Несоблюдение требований законодательства о проведении экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги или отдельных этапов исполнения контракта в случае, если в соответствии с законодательством к проведению такой экспертизы заказчик обязан привлечь экспертов, экспертные организации.

• Размер штрафа: 20 000 рублей для должностных лиц

Изменения в порядке формирования отчёта об исполнении контракта. Взаимосвязь отчётов с планами закупок и планами-графиками

Очень много нарушений контрактные управляющие допускают именно в составлении отчета об исполнении контракта. Стоит помнить, что порядок составления отчета четко регламентирован.

В соответствии с нормами Закона N 44-ФЗ заказчик обязан размещать в ЕАИС следующие отчеты:

Отчет об исполнении контракта (ч.ч. 9-12 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Форма подачи: размещение в ЕАИС.

Согласно статье 94 Закона № 44-ФЗ, в отчете отражаются сведения:

• об исполнении контракта (отдельного этапа контракта);
• о ненадлежащем исполнении;
• об изменении или расторжении контракта.

Порядок и сроки подготовки и размещения отчетов на официальном сайте установлены Постановлением Правительства от 28.11.2013 №1093. Этим же постановлением утверждена форма отчета.

Отчет размещается заказчиком в единой системе в течение 7 рабочих дней со дня наступления следующих событий:

• Оплаты заказчиком обязательств и подписания документа о приемке результатов исполнения контракта или отдельного этапа его исполнения, а случае создания приемочной комиссии - подписания документа всеми членами комиссии
• Расторжения контракта (со дня, определенного соглашением сторон о расторжении контракта, дня вступления в законную силу решения суда о расторжении контракта или дня вступления в силу решения поставщика либо заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта).

7 дней отсчитывается от того события, которое произошло позже.

Поэтапное исполнение контракта

Этапы контракта - это сроки исполнения сторонами части обязательств, предусмотренных контрактом. Такие этапы закрепляются в контракте посредством календарного плана или графика поставки товаров, выполненных работ, оказанных услуг, или описанием их в отдельных пунктах договора.

Этапы поставки товара, выполнения работы, оказания услуги определяются только в том случае, если они прямо предусмотрены контрактом.

Если условиями контракта этапы не предусмотрены, но поставка товара и его приемка, а также оплата производится регулярно (например, еженедельно), то заказчику необходимо составлять отчет и размещать его в ЕАИС.

Ответ на коллективный запрос от школ Самарской области в адрес Министерства экономического развития (Письмо Минэкономразвития от 8 июня 2015 г. N Д28и-1558)

Информация о реализации планов-закупок и планов-графиков закупок

В соответствии с требованиями части 3 статьи 114 Закона № 44-ФЗ о контрактной системе с 01.01.2017г. в ЕИС размещается информация о реализации планов-закупок и планов-графиков закупок.

Согласно постановлению Правительства РФ от 18.05.2015 № 475 с 01.01.2017 года в разделе III установленной формы отчёта об исполнении контракта заказчиком заполняется специальная графа "Причина отклонения или неисполнения (в том числе причины отклонения от плана-графика)".

Если контракт исполнен не полностью, либо в процессе исполнения были иные отклонения (в том числе отклонения от плана-графика), заказчику необходимо будет заполнять в отчете, размещаемом в ЕИС специальную графу:

"Причина отклонения или неисполнения (в том числе причины отклонения от плана-графика) с указанием причины несоответствия фактического значения показателя и значения показателя, предусмотренного контрактом.

В новой графе указывается информация о несоответствии фактического исполнения плану-графику в отношении следующих показателей:

1. дате начала и дате окончания исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) (строка № 1 и 2);
2. Количестве (объеме) поставляемых ТРУ (строка № 4);
3. авансовом платеже (если контрактом предусмотрена выплата аванса) (строка № 5) - в разрезе размер в рублях и дате перечисления.

Ответственность заказчика

Неразмещение должностным лицом заказчика … в ЕИС информации и документов, размещение которых предусмотрено в соответствии с законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок.

(частью 3 статьи 7.30 КОАП предусмотрена возможность наложения штрафа 50 000 рублей на ДЛ, 500 000 рублей на ЮЛ).

Заказчикам необходимо правильно и своевременно формировать, и размещать отчет об исполнении контракта.

Размещение информации в реестр контрактов

Очень важно не путать отчет об исполнении контрактов и информацию в реестр.

Если подписывается доп. соглашение, то информацию необходимо разместить в реестре в течение 1 рабочего дня, если контракт закрывается, то 3 рабочих дня. При «закрытии» контракта вывешиваются только акты приемки, плюс вносятся реквизиты платежных поручений во вкладке "Реестр контрактов".

Но некоторые контролеры считают, что платежные поручения также надо вывешивать.

Размещение копий платежных поручений в реестре контрактов при размещении информации об исполнении (расторжении) контрактов соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации не предусмотрено.

Гармонизированы требования к срокам направления информации в реестр контрактов с 1 июля 2018 г.

За время действия Закона № 44-ФЗ заказчики успели свыкнуться с тем, что информацию об изменении или о расторжении контракта им требуется:

• разместить в ЕИС в течение одного рабочего дня, следующего за датой изменения или расторжения контракта (ч. 26 ст. 95 Закона № 44-ФЗ);
• направить в реестр контрактов в течение 3-х рабочих дней с даты изменения или расторжения контракта (ч. 3 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).

И вот, свершилось! Первую из названных норм исключили из Закона № 44-ФЗ, а срок для направления информации в реестр контрактов увеличили до 5-ти рабочих дней. Увеличенный срок установлен для всех видов сведений, направляемых заказчиками в реестр контрактов.

Не путать! Отчет - 7 дней от последнего события. Информация в реестр контрактов - по 5 дней от каждого из событий.

изменения

I. Сведения о контракте

	Номер контракта	Номер реестровой записи из реестра контрактов в отношении заключенного контракта	Наименование предмета контракта		Источники финансового обеспечения контракта
Идентификационный код закупки			наименование товара, работы, услуги

II. Сведения о поставщике (подрядчике, исполнителе)

Наименование поставщика (подрядчика, исполнителя)	Организационно-правовая форма	Местонахождение (место жительства), адрес, телефон, адрес электронной почты

III. Информация об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику), о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта

	Наименование показателя	Предусмотрено контрактом	Исполнено	Документ, подтверждающий исполнение	отклонения или неисполнения (в том числе отклонения от плана-графика)	Примечание
	Дата начала исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта)
	Дата окончания исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта)
	Цена контракта (отдельного этапа исполнения контракта): в валюте контракта в рублях