Как правильно хранить документы. Хранение документов дома: идеи. Сейфы для дома. Организация хранения документов дома Где дома хранить документы

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости .

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату), в которой вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, как они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано.Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.

• Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

• Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать, это сохранит их дольше чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку .
• Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.

Очень хорошим местом хранения докуменитов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранение, должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость, враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

• избегать для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
• не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
• избегать неотапливаемых гаражей и навесов.

Шаг 5: Поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

1. сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
2. создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Save

Д окументы есть в каждом доме , и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).

Чтобы навести порядок в документах надо последовательно выполнить следующие три шага:

1 шаг. Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировка оставшегося.

3 шаг. Организовать хранение.

У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание.

Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем.

3 шаг. Организация хранения.

Самый приятный и творческий процесс.

Начала я с инструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в ноутбуке.


Расскажу как. В сети есть практически все инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и скачать файл pdf или обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель, коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее. Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное, что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто используемые ближе.
! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то красивое, чтобы не портить интерьер.

! Большое количество папок, на мой взгляд, не очень удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки получились такие:

• документы на недвижимость по каждому объекту отдельно;
• документы на авто;
• личная папка для каждого члена семьи;
• медицинская папка для ребенка;
• квартирная папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
• старые платежи (архив за три года);
• текущие платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с маркировкой «оплачено»).

Папка с коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала, просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться конверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны , чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

• Хранить важные документы удобно
• Избавиться от гор ненужных бумаг
• Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов , с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

• Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
• Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
• Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
• Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
• Медицина (выписки, обследования, страховки)
• Гарантийные талоны и чеки
• Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

• Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
• Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

• Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
• Документы, которые можно хранить до года (гарантийники , справки, чеки, некоторые договора).

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

• Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
• Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники , договора)
• Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs . выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике . Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте , можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

1. Текущие документы , которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием .
3. Медицинские документы , страховки.
4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде .

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: .

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

Эффективная уборка включает всего два важнейших действия:

избавиться от ненужного и определить, где хранить нужное.

Мари Кондо

Сразу определимся, кому адресована статья. Она в первую очередь для тех, у кого скопилось много разных бумаг, квитанций, брошюр и прочего подобного добра. Музыканты, поэты, журналисты и дизайнеры всех мастей, читайте и не ропщите, глядя на горы разных бумаг. Кто ещё задает себе вопросы: как хранить документы ? где хранить документы?. Предлагаю разобраться с ними (горами) раз и навсегда. Статья про то, как привести в порядок, как где хранить документы и вообще в целом про систематизацию чего бы то ни было.

Часть 1

Если кто не в курсе, то ничего в этой жизни не происходит просто так. Даже если это случайная неожиданность. Одно, казалось бы, затрапезное обстоятельство, такой мелкий эпизод, бывает, влечет за собой цепь судьбоносных событий. Так случилось и у меня. Итак.

Я потеряла диплом о своем высшем образовании. Вот не помню, когда, где и при каких обстоятельствах видела его в последний раз. Много лет, нигде им не хвастаюсь, работаю на одном месте, никуда не избираюсь. Выписка из него есть, ксерокопии есть, копия заверенная нотариусом есть. Диплома нет. Месяц назад я специально пересмотрела все свои бумаги – не нашла. Зато навела порядок (как мне тогда казалось). На днях, когда до меня дошло, что утратила я его безвозвратно, очень расстроилась. Тревожно, как будто что-то очень важное забыла сделать. И неспроста, как оказалось. Дальше понеслась цепь событий, которые и стали причиной написания этого опуса.

Отступление № 1. Нелогичное.

Поскольку я увлекаюсь копирайтингом и иногда посещаю фрилансерские биржи, где я и увидела статью, под названием «Рекомендации по хранению документов». В голове что-то торкнуло. Вот, думаю, как раз то, что мне надо. Так как я информационно поддерживаю этот замечательный сайт для молодых (и не очень) домохозяек, я решила, что статья о том, как правильно хранить документы, будет здесь отнюдь не будет лишней.

Анонс статьи был стандартный: она обещала быть познавательной и интересной, интриговала наличием грамотного и разбитого на логические абзацы текста. Я как подогретый обстоятельствами покупатель, купилась. Статья стоила недорого. Для тех кто не в курсе, полный текс статьи возможно прочесть только после ее оплаты, что я и сделала через минуту.

Сам текст меня поначалу удивил. Откровенная безграмотность соседствовала с полным бредом. Честно сказать, я не тот человек, что живет в плену иллюзий, о людях я знаю много и работа в сфере подбора персонала избавили меня от розовых очков. Но даже я не знала, что в этом месте люди способны «впаривать» такое. В принципе, можно было бы разместить здесь весь текст, поверьте, он того стоит. Но, не буду злоупотреблять и порадую лишь несколькими фразами. «Нередко, пытаясь отыскать документ, людям приходится долго искать нужные бумаги». Не поспоришь, когда пытаешься отыскать, приходится искать. «Будут необходимы и небольшие папки в форме конвертов и несколько дыроколов». Крутяк. Если было бы просто «дыроколы», решила, что просто опечатка, но несколько! «Далее, еще легче – достаточно взять дыроколы и проколоть конверты». «Помимо этого, благодаря форме конвертов, можно легко вытащить необходимые бумаги. Вытаскивать палку с кольца будет не надо». Без комментариев. И в завершении: «Неплохой вариант – хранить документы у родственников». Совет сомнительный, не знаю, много ли найдется тех, кто готов им воспользоваться.

Вот такую веселую статейку я купила за копейки, но радости получила долларов на двадцать, не меньше.

Отступление №2. Логичное.

Так вот, поскольку размещать статью в таком виде было бы верхом неуважения к вам, дорогие читатели, я решила сама разобраться в теме и написать статью. Не откладывая дело в долгий ящик, в тот же день я открыла поисковик Google и набрала фразу «Как хранить документы». На меня хлынуло изобилие всяких советов, видео и фото. Потратив на обзор около двух часов, хочу вам сказать следующее: интернет – это страшная вещь, все друг у друга воруют не только темы и фото, практически везде сплошной дешевый рерайт. И это ужасно. Кстати, текст, который я купила, правда в более адекватном варианте, я встретила ещё на трех сайтах. Не знаю, кто у кого слямзил.

Более или менее интересные сайты и блоги на эту тему начались намного дальше от первых рядов в Google. Знайте это (!). Некоторые мне даже понравились. Например, этот http://theazbel.com/stop-hlam-part6/. Сразу видно, что занимается им светлый, честный и творческий человек. Зовут Маша. Но, большинство статей на тему хранения бумаг, как мне показалось, имеют в основном мотивационных характер. Но и это тоже хорошо.

Отступление №3. Личное.

Если рядом будут находиться два магазина, один с модной, красивой одеждой и с большими скидками, а другой канцелярский – я сначала зайду во второй. Потому, что я обожаю канцелярские магазин ы. Бумажная душа. Это я к тому, чтобы было понятно, откуда у меня столько канцтоваров дома. Но, несмотря на это, мои бумаги, и в том числе документы, хоть и лежали всегда в одном месте и вроде бы даже рассортированы, но найти быстро то, что надо, иногда было непросто. Судьба решила дать мне урок и вот спустя всего за два дня я сделала то, что надо было сделать давно.

Кроме этого, иногда я пишу статьи в местные газеты, поэтому в городской типографии давно свой человек, оттуда у меня куча нарезанных небольших размеров самоклеек (они там в мусоре лежат пачками), которые я использую повсеместно. Как люди живут без них, не знаю.

Исходя из всего вышесказанного, я и решила написать этот достаточно монументальный труд. Это не просто обзор. Здесь я постаралась не только все обобщить, но и внести многое из своего личного опыта, ну и усугубила эмоциональными вставками. Надеюсь, статья найдёт отклик у тех, кто «не видит света белого» из-за обилия бумаг, не знает с чего начать и куда бежать, а также тех, кто хочет найти какой-нибудь документ или просто бумажку с ценной информацией в недрах своих письменных столов, шкафов и коробок. Конечно, за все ниженаписанное авторские не полагаются, но, поверьте, такого вы нигде не найдете. Итак, вперед.

Основные этапы на пути к порядку

Вы никогда не приведете свой дом в порядок,

если будете убирать вполсилы.

Мари Кондо

Оцените масштабы бедствия

Поначалу надо найти поверхность, куда бы поместились все бумаги. Однозначно, понадобится стол, а может и не один или табуретки, диван тоже подойдет, а может лучше на полу разместиться. И еще прикиньте, сколько времени может занять работа по разбору. Если поймете, что за один раз не осилите разбор, лучше перенесите мероприятие. И самое главное условие, чтобы никто не мешал.

Бумаги всех мастей – в кучу !

Выложите на подготовленный плацдарм сразу все, что запланировали. Например, если с фотографиями или с рецептами итак все в порядке, пусть себе дальше лежат, не трогайте их. Зачем делать лишнюю работу!

Отступление № 3 Эмоциональное .

Ой, девки, повезло, вам. Ну никто не напишет об этом лучше меня. Почему? Умные, не станут тратить свое время на описание того, как они хранят бумаги (подумаешь, ноу-хау), а у остальных, просто нет столько бумаг, чтобы они могли предложить что-то дельное. Короче, читайте дальше.

Скажу честно, если бы я не прочла неделей раньше и не посмотрела (а название-то какое!), я бы не затеяла столь масштабное мероприятие. И уж точно, не было бы оснований для этой статьи. Подход к делу, принципы и способы, которые предлагала Мари в своем бестселлере нашли живой отклик в моей душе. Хотя признаюсь, я никогда не была зациклена на уборке, и сейчас не понимаю перфекционистов разного калибра, которые тратят молодую энергию на столь скучные дела. Но, порядок уважаю и люблю.

Так вот, Мари пишет: «Убор­ка – это осо­бен­ное со­бытие, ко­торое про­ис­хо­дит раз в жиз­ни». Странное и не менее спорное утверждение. У японцев, видимо, все немного по-другому. Если в доме живет больше двух человек, то есть вероятность, что не все будут придерживаться строгих правил. Но стремиться к этому необходимо. Один раз и навсегда все разложил по местам, а потом останется только все класть на свои места.

Трудно поверить, но эта уборка стала для меня настоящим праздником и уж точно, так я ещё никогда не наводила порядок. Могу сравнить свое душевное состояние с подготовкой к Пасхе или к Новому году 31 декабря. Во всех случаях радостное ощущение будущего праздника переполняет душу и ты не чувствуя усталости творишь. Да, я не сказала, что все это происходило на фоне бессмертных творений группы Scorpions. «Love, love will keep us alive» — утверждает уже много лет Клаус Майне, что в переводе значит «любовь, любовь сохранит нам жизнь». Перефразируем: порядок, и только порядок сохранит нам жизнь.

Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.

Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.

Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

Хранение документов в доме

В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.

Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.

Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.

Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.

Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

Как навести порядок в документах?

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

• документы на квартиру
• медицинские док-ты
• налоговые
• кредитные
• квитанции об оплате
• чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!