Как правильно составить заявку на продукты. Образец заполнения заявки на участие в тендере. Что относится к канцелярским товарам: перечень

Заявка на приобретение товара – это деловой документ , в котором изложено волеизъявление заказчика на получение товара. При этом отмечается, в какой форме составляется документ, произвольной или на строгом бланке. В процессе сбыта/приобретения товара участвуют как минимум две стороны .

Для чего нужно оформлять

Доверительные отношения подкрепляются деловыми документами.

Заявка составляется таким образом, чтобы в случае судебного разбирательства по поводу купли-продажи определенных товаров, были понятно оговорены все значимые условия .

Закупка представляет собой последовательные действия, логически взаимосвязанные:

• составляется заявка;
• выбирается поставщик;
• размещаются заказы;
• анализируются заказы;
• исполнение заказа как заключительное действие.

Заявка оформляется чаще всего в виде договора . Частью соглашения является приложение к договору. Все последующие возможные изменения в договоре, которые вносятся в бланк, представляются как дополнительная договоренность.

Здесь должны оговариваться сроки поставки товара поставщиком . За организацией-поставщиком сохраняется право на разработку собственного бланка заявки, право потребовать от другой стороны договора пользоваться именно этими бланками при оформлении сделки.

Правильное проведение заявки на доставку поспособствует в случае появления спорных моментов между поставщиком и покупателем уладить эти вопросы, относительно сроков и объемов поставки, а также качества поставленных изделий.

Основные требования и правила

1. Составление документа начинается с указания полного наименования вступающих в договорные отношения организаций. Должны быть указаны адреса (юридический и фактический), номера контактных телефонов и факсов, платежные банковские атрибуты заказчика и исполнителя договорных обязательств.
2. В одном из пунктов излагаются подробно все данные договора, положенного в основу заявки. Этот пункт необходим, заполнение его обязательно по той причине, чтобы не допустить несогласованности в ходе исполнения обоюдных обязательств. Здесь нужно указать номер договора, дату его заключения.
3. Следующий шаг предусматривает изложение о самом факте заявки (наименование товара, технические характеристики, ассортимент и спрос к свойствам изделий, количественная величина и ценовые данные).
4. Новый пункт отражает сроки поставки. При последовательных поставках в несколько приемов необходимо отразить график доставления с конкретными датами, определенным количеством товара. Оговариваются условия доставки (сроки и суммы платежей).
5. Заканчивается документ подписями лиц, уполномоченных от организаций, проставляются печати. Если представители организаций пользуются доверенностями, то указываются номера и время выдачи их.
6. Организация-исполнитель заявки обязана отметить у покупателя принятие заявки к исполнению. Может отправить покупателю письменное подтверждение.

В некоторых случаях принимается устное обращение по телефону. Каждое такое заявление фиксируется в особом журнале под определенным номером. Позже такое обращение может быть подтверждено в письменной форме.

В какой бы форме ни составлялась заявка, всегда имеются условия относительно заполнения :

• название «заявка», дата заполнения, наименование покупающей организации, указываются данные об уполномоченном представителе на ведение документации по заявке;
• при поставке товаров в пределах договорных условий отмечаются реквизиты этого договора;
• заполняется таблица, информирующая о товарах.

В таблице должны быть отображены сведения, полностью характеризующие изделие :

• артикул;
• характерные особенности изделий;
• число продукта по всем позициям;
• цена;
• общая сумма по каждому положению;
• итоговая стоимость.

В этих бумагах могут оговариваться общие установки относительно товарной упаковки, габаритов, метода и даты доставки, адрес получателя груза. Покупатель должен четко ориентироваться по срокам, которые включают в себя время подготовки и последующей доставки товара.

В документации необходимо указывать о предоставляемых скидках покупателю со ссылкой на атрибуты конкретного договора. Все дополнительные договоренности, особые условия оплаты (предварительные или после поставки) отмечаются документально .

Подписывается договор купли-продажи представителем организации, имеющим право на ведение дела. Здесь указывается должность, ставится расшифровка его подписи.

По форме заявки подразделяются на внутренние и внешние .

Заявки внутри организации представляют собой деловые письма , составляются по случаю участия в определенных мероприятиях, планах, конкурсах или по поводу получения услуг от другой компании, учреждения.

Модификацией бывают документы, составленные для регистрации тех или иных прав, запросов на разрешение чего-либо в органы исполнительной власти.

Документ-заявление составляется как по строго установленной форме , так и по определенным реквизитам . Документ, составленный в свободном формате, содержит информацию, которая важна для автора, исполнен в стиле, присущем просьбам.

Например, начинается заявка с обращения «Просим Вас», а далее излагается суть просьбы «принять участие, включить в состав, зарегистрировать и т.д.». Содержание такого документа насыщено дополнительными материалами касательно мероприятия, условий работы. В них делается упор на конкретные сведения :

• название действия, операции;
• точное время проведения;
• в какой форме представительство (слушателя или докладчика);
• ФИО участника или участников;
• рабочее место и должность;
• адрес, электронная почта, номер телефона;
• нуждается ли в гостиничном номере.

В запросе на оказание услуг указываются дополнительные сведения об авторе сверх тех, о которых известно из бланка письма.

Практикуется гарантийное письмо-заявка как разновидность делового отправления с просьбой выполнить что-либо, при этом гарантируется оплата в любой форме.

К разряду деловой документации относится письмо, подтверждающее получение информации, документов или других обязательств. При необходимости подтвердить заблаговременную договоренность в письме излагается суть, при подтверждении получения документов – их название, перечень. Такие письма в конце могут содержать просьбу или предписание.

Гарантийные письма и письма-подтверждения сопровождаются ключевыми словами, формулами:

1. «Подтверждаем получение (указывается какое конкретное послание)».
2. «Подтверждаем соглашение».
3. «Подтверждаем замысел».
4. «С благодарностью подтверждаем» и т.д..

В конце письма-подтверждения можно выразить свою надежду, предложение нового или попросить о чем-нибудь.

Переписка квалифицируется по степени важности, по многим признакам относительно срочности, значимости в разрешении поднятых вопросов, положения автора и соответственно адресата, технологических особенностей средств передачи и обработки информативных данных, управленческого делопроизводства.

Деловая переписка систематизируется по большому перечню предпосылок, оснований. Каждый этап создания деловых писем, их отправлений, применения соответствует решению конкретных утилитарных задач.

Любая пересылка документации подразделяется на официальную или служебную переписку, а также личную . В личных отправлениях со знаком «лично» в адрес организаций и учреждений может подразумеваться послание определенному лицу и носить исключительно личную заинтересованность, иметь закрытый характер.

Подробнее о поступлении товаров и услуг рассказано в данной инструкции.

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

• внешняя;
• внутренняя.

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

• на закупку канцелярских товаров;
• выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности - образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

• В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
• От кого составлена записка.
• Название документа.
• Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
• Дата оформления и регистрационный номер.
• В основной части документа пишется просьба.
• Дата.
• Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Служебная записка на канцтовары, образец для закупки:

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Пример заявки:

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации.

Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения товаров: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.

Составление заявок. Заявки на приобретение товаров подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.

Составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и товарными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках.

В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту товарных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки товаров с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя товаров.

Приобретение товаров осуществляется разными методами в зависимости от вида товаров и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

· приобретение товара одной большой партией за один раз;

· регулярные закупки товаров и изделий мелкими партиями, когда покупатель заказывает необходимое количество товаров, которые поставляются ему партиями в течение определенного периода;

· ежедневные (ежемесячные) закупки. Метод используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары;

· получение товара по мере необходимости;

· закупка товара с немедленной отдачей. В исключительных случаях, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Документальное оформление заказа реализуется на основе заключения контракта, как основы закупок, поставки товаров и их закупок. Контракт составляется между поставщиком и потребителем продукции.

Заказ поставщику формируется только согласно графику заказов. В графике заказов должны быть указаны дни недели, когда поставщик принимает заказ, и дни недели, когда осуществляется поставка товара.

Заказ товара может сделать заведующий секцией торгового объекта, заместитель заведующего секцией либо категорийный менеджер. Заказ может быть сделан только на основании контракта.

Для передачи заказа поставщику его необходимо разместить в торговой системе.

В заказе поставщику нужно указывать:

• номер заказа;
• название поставщика, которому делается заказ;
• место поставки (торговый объект, для которого предназначена поставка по заказу);
• дату заявки (когда сделана заявка);
• дату поставки (когда товар будет доставлен в торговый объект);
• спецификацию заказа (артикул и наименование товара, заказываемого поставщику);
• закупочные цены;
• количество заказываемого товара в штуках (килограммах);
• внешние штрих-коды заказываемого товара и количество в транспортных упаковках.

Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

На какие товары можно формировать заявку

Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• стройматериалы,
• канцелярские принадлежности,
• хозяйственные товары,
• мебель,
• технику,
• оборудование и т.д.

Порядок получения товара

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.

1. Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
2. Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.

Плюсы и минусы заявки

Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.

Позитивный момент

Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.

Негативный момент

Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.

В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).

Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.

Кто составляет заявку

Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

   При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

3. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах , один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.