Как в проформе указывать тип экспорта. Инвойс - что это за документ? Правила заполнения и примеры

Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.

Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».

Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.

Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.

Какие сведения указываются в инвойсе?

При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:

• Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
• Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
• Проставляется дата.
• Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
• Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
• Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
• Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
• Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
• Общая цена груза с отметкой валюты.
• Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
• Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
• Общий вес и число мест отправления груза.
• Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.

Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.

Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.

В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Видео по теме: «Образец заполнения Инвойса»

При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС .

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса . Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Бесплатная консультация по телефону.

Инвойс (Invoice) – счет, грузо-сопроводительный документ, который в международной коммерческой практике выписывается (оформляется) продавцом товара покупателю за определенную партию товара. Инвойс содержит наименование, адрес продавца и наименование, адрес покупателя; дату и номер заказа покупателя; описание проданного товара; сведения об упаковке; точные обозначения и номера, указанные на упаковке; цену товара; условия поставки и платежа. Инвойсовая стоимость указывается согласно условиям договора. Помимо своего основного назначения, инвойс может использоваться в качестве накладной, направляемой вместе с товаром, а также для удостоверения происхождения товара. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

Инвойс (счет) - основной документ, подтверждающий стоимость декларируемого товара. Инвойс является базой для расчета таможенных сборов, платежей и НДС. В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового учета, и поэтому не может считаться полным аналогом инвойса. В связи с этим в России инвойс обычно применяется только при международных поставках товаров. В некоторой степени инвойс соответствует документу «счёт на оплату», применяемому в российской практике.

Инвойс должен содержать следующую информацию:
1. Номер и дату документа (инвойса).
2. Наименование и адреса Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя.
3. Номер и дату контракта, заказа.
4. Условия поставки по Инкотермс.
5. Условия оплаты.
6. Наименование груза, описание, код ТН ВЭД товара.
7. Количество товара, стоимость и общая стоимость товара.
8. Страна происхождения товара.

Проформа-инвойс (Proforma invoice) - счет-проформа содержит сведения о цене и стоимости товара, но не является расчетным документом, т.к. не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Поэтому, выполняя все остальные функции счета, он не выполняет главной функции счета как платежного документа. Счет-проформа может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Обычно он выписывается при поставках товаров на консигнацию, на выставки, экспертизы, аукционы, поставках давальческого сырья по договорам на переработку, поставках товаров в качестве дара или безвозмездной помощи (в этом случае может выписываться только для целей таможенной оценки).

Инвойс является основанием для перечисления денег. Если по контракту иностранный покупатель должен перечислить аванс, экспортер-продавец обычно выписывает проформу-инвойс, который содержит практически те же данные, что и коммерческий инвойс, отличие его в том, что некоторые данные в проформе-инвойсе - предварительные. Позднее выписывается коммерческий инвойс, который содержит уже точные фактические данные, полученные на основе сведений о произведенной отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ). Инвойс составляется обычно на языках обоих партнеров контракта или на английском языке. В инвойсе обязательно нужно указать наименование организации-экспортера и ее юридический адрес. Международная практика не требует, чтобы на инвойсе обязательно стояла печать, достаточно подписи руководителя.

Инвойс - это форма, подтверждающая обязательство покупателя перед продавцом. При передаче данного документа у первого возникает обязательство оплатить товар с его предъявлением. Таким образом, данный формуляр продавцом передается покупателю уже при продаже конкретного товара.

В основном инвойс используется на уровне и применяется в процессе передачи товара либо группы определенных товаров иностранному покупателю.

Допускается оформление нескольких форматов данного документа. Наиболее часто используемым является инвойс на бланке отправителя. При отсутствии такого бланка этот формуляр может быть напечатан на обычном листе бумаги.

Инвойс может быть составлен на том языке, который будет понятен двум сторонам сделки. Чаще всего это английский язык.

Основные реквизиты

Инвойс - это документ, подобный счету-фактуре, применяемому на территории России. Его форма не унифицирована отечественным законодательством, однако при составлении должны быть использованы некоторые важные реквизиты, среди которых и необходимая информация, касающаяся передаваемого товара.

Таким образом, обязательно должны быть указаны:

Дата и место составления документа;

Страна-отправитель;

Полное наименование и юридический адрес организации, которая отправляет товар в соответствии с ;

Страна-получатель;

Полное наименование и юридический адрес предприятия-получателя;

Реквизиты договора, по которому производится данная передача товара.

Еще один обязательный реквизит, который должен содержать инвойс, - форма, включающая информацию об основной характеристике передаваемого товара: полный перечень, ассортимент, общее количество и в разрезе каждого вида (м, шт. или кг), комплектующие (в случае наличия), сфера применения, общая стоимость и цена за единицу, условия хранения и поставки.

Сумма передаваемого товара к оплате в данном документе должна указываться в валюте, установленной договором на поставку. При указании цены в контракте в одной денежной единице, в то время как уплата зарубежным покупателем будет осуществляться в другой, в инвойсе должен быть указан курс валюты и дата, на которую будет осуществлен пересчет.

Как бы ни казалось странным, но инвойс должен содержать даже такую информацию, как особенности передаваемого товара (например, форма, цвет или размер).

Такой коммерческий инвойс подписывается обеими сторонами с указанием должностей лиц, имеющих такое право подписи, со стороны продавца и покупателя

Дополнительная информация

В данном документе условия передачи и транспортировки не указываются, так как эти операции указаны в договоре поставки конкретного товара. Инвойс - это все-таки документ, в котором особое внимание уделяется именно характеристикам товара, передаваемого продавцом покупателю. Также этот формуляр иногда дополняется и иными пунктами, уточняющими их.

При по предоплате составлять инвойс не нужно.

Проформа-инвойс: в каких случаях выписывается

Если в контракте на поставку товара указано, что зарубежный покупатель будет перечислять аванс, то продавец оформляет проформу-инвойс. В этом документе содержится та же информация, что и в коммерческом инвойсе. Однако она носит характер предварительных данных, которые могут уточняться впоследствии. Так оно и происходит на самом деле. Выписанный позднее инвойс уже должен содержать точные данные об отгруженных товарах, оказанных услугах либо выполненных работах.

Международная коммерческая деятельность подразумевает умение участника ВЭД ориентироваться в большом количестве специализированной документации. Современный бизнесмен, занимающийся внешнеторговой деятельностью, обязан знать предназначение каждой бумаги и уметь её правильно оформлять.

Наша статья посвящена инвойсу и другому, похожему по названию документу: проформе-инвойсу. Для чего они нужны и какую информативную нагрузку они несут во внешнеторговых операциях.

Что собой представляет проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс.

Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс.

То есть, счет-проформа не является бумагой подтверждения оплаты товара покупателем, хотя в таком документе отображается ценовая информация, дающая предварительное представление покупателю о том, какую сумму следует уплатить за товар.
Для этого существуют другие документы: платежные поручения и .

Важно понять, что проформа-инвойс, в виде заполненного документа, подтверждает факт отгрузки товара продавцом покупателю, но не факт его продажи.

Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на :

• консигнацию,
• международные выставки,
• экспертизы,
• аукционы,
• как давальческое сырье на переработку.

Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров.

Что вписывается в проформу-инвойс :

• реквизиты продавца и покупателя;
• детали в описании товаров (модели/артикулы);
• количество товара и стоимость его единицы;
• сумма НДС, если он начислен;
• происхождение товара;
• условия ИНКОТЕРМС (на данный момент в редакции 2010 года): здесь может быть использован , ;
• общая цена поставки.

Проформа-инвойс — предварительный счёт на оплату товара.

Предназначение и характеристики инвойса

Инвойс (Invoice) — обязательный документ, сопровождающий внешнеэкономические сделки.

Чтобы быстро пройти таможенное оформление импортируемых товаров, необходим целый пакет документов. Первейшим по степени важности в этом перечне бумаг является коммерческий инвойс.

Те, кто до сих пор думал, что таким документом является контракт на поставку, глубоко заблуждался. Для сотрудников таможни важнее всего именно инвойс. Без него прохождение таможни, или по народному «растаможка» невозможна.

Начинающим предпринимателям в сфере внешней торговли, касательно инвойса, нужно запомнить следующее :

1. Инвойс это документ на товар;
2. Инвойс выписывается продавцом и передается покупателю одновременно с товаром;
3. Именно в этом документе описываются основные характеристики по качеству, количеству товара и другие формальные особенности изделий;
4. В инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость партии товара;
5. В этой бумаге обязательно указывается собственник товара.

Каждый начинающий бизнесмен в России, решивший выбрать в качестве основной деятельности экспортно-импортные операции, должен знать несколько основных правил. Их точное соблюдение с самого начального этапа коммерческой деятельности даст возможность построить успешный бизнес и избежать проблем с законом.

Наиболее сложный этап во внешнеэкономической деятельности, это таможенное оформление товарно-материальных ценностей, перемещаемых через границу. В таком вопросе нет абсолютно никакой разницы, вывозится товар из страны или ввозится в нее, но вы можете обратиться за помощью (международному таможенному брокеру).

Большинство практиков в этой области считают, что из-за специфичности российского законодательства гораздо большее количество трудностей возникает перед компанией импортером продукции и товаров в РФ.

Инвойс – это документ, циркулирующий только в международной коммерческой деятельности. Понятие инвойса внутри России при осуществлении торгово-посреднической деятельности фактически отсутствует.

Ошибочно предполагать, что аналогом инвойса внутри страны является счёт-фактура. Этот документ существует исключительно для целей налогообложения хозяйствующих субъектов.

В какой-то степени, близким по смыслу к инвойсу можно считать выписанный «счёт на оплату» товара покупателю. Но в такой бумаге, в отличие от инвойса, указан минимум информации.

Как правильно заполнить документ

Существуют определённые правила, которыми следует руководствоваться при заполнении бланка-инвойса.

В соответствии с ними в форме инвойса нужно указывать :

• номер с датой выписки документа;
• данные на Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя;
• данные по контракту (его номер и дату заключения);
• коммерческие условия торгового договора по ИНКОТЕРМС 2010;
• способы и сроки оплаты;
• название товара, его описание и кодировка ТН ВЭД;
• количество товара, стоимость единицы и контрактная стоимость всей партии товара;
• данные о том, где произведен товар.

Предпринимателям, решившим пойти по тернистому пути международной торговли, стоит учитывать, что внешнеэкономическая торгово-посредническая деятельность, это один из, безусловно, прибыльных, но в тоже время, трудных и рискованных видов бизнеса. Поэтому максимум теоретических знаний здесь важен уже на самом начальном этапе.

Умение великолепно ориентироваться в ценах на мировом рынке плюс знание текущей конъюнктуры на отечественном даёт основания прогнозировать прибыль от предстоящей сделки. Но этого всё же недостаточно. Для примера можно привести часто встречающуюся на рынке ситуацию.