Как восстановить трудовую книжку после ее утери. Как восстановить записи в трудовой книжке при ее утере

Как восстановить трудовую книжку при утере если есть ксерокопия? Если трудовая книжка сотрудника потеряна, то в соответствии с требованиями пункта 31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» , он должен известить об этом работодателя немедленно, и в течение 15 дней ему обязаны оформить новый документ .

Есть два варианта развития событий:

1. Выдача нового документа.
2. Получение дубликата утерянного.

Первый способ, несомненно проще. В этом случае человек подает заявление работодателю и ему оформляется новая трудовая книжка.

Такой вариант допустим для достаточно молодых людей, ведь сейчас важны не записи о стаже, а размер отчисляемых денежных средств.

Конечно, если сотрудник получил завидный опыт на хорошей должности в солидной компании, то эти сведения в личных интересах выгоднее восстановить.

Людям среднего и старшего возраста все-таки получение нового документа недопустимо, ведь вместе с записями о трудовом прошлом будет утрачена и надежда на достойную пенсию.

Оформление дубликата в случае утраты оригинала ложится на плечи виновника происшествия . То есть, если трудовая книжка потеряна работодателем, то восстановление документа должно производиться исключительно его собственными силами.

Если гражданин вынужден заниматься восстановлением записей о трудовом стаже самостоятельно, то его участь значительно облегчит наличие копии трудовой книжки.

Какая нужна копия?

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Конечно можно, но стоит отметить, что копия трудовой подойдет не всякая. Она должна быть заверенной. Знать, как должен выглядеть этот документ, полезно каждому работающему человеку, ведь в период работы трудовая книжка не выдается на руки, а подтверждать наличие работы и стаж периодически приходится, например, при получении крупного кредита.

Для выдачи копии нужно обратиться в кадровую службу организации. В крупных структурах такое заявление подается письменно, на имя начальника отдела управления персоналом, в мелких можно ограничиться устным сообщением о своем желании. П.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03 г. отводит 3 рабочих дня для удовлетворения поданной заявки.

В копии, имеющей юридическую силу, каждая страница должна содержать отметку «Копия верна», заверенная подписью должностного лица и печатью.

При этом фамилия заполняющего указывается полностью, проставляются инициалы и дата. На последней странице должна проставляться надпись «Работает по настоящее время», которую также заверяют. Такое право имеет генеральный директор организации, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

Образец заверения всех заполненных листов копии трудовой книжки:

Допустима ситуация, когда заверяют лишь последний лист копии, но в этом случае все страницы должны сшиваться нитью, концы которой выводят на последнюю страницу и там фиксируют небольшим бланком с указанием их количества и оттиском штампа.

Восстановление трудовой книжки по ксерокопии

Что делать если утеряна трудовая книжка но есть ксерокопия? Стоит внести ясность в вопрос правомерности переноса сведений о профессиональной деятельности гражданина на основании копии трудовой книжки.

Закон в этом отношении устанавливает, что записи могут производиться только на основании надлежащим образом оформленных документов .

В этот перечень входят:

1. Экземпляры трудовых договоров.
2. Справки, полученные у предыдущих работодателей.
3. Решения суда об установлении трудового стажа.
4. Выписки из приказов о приеме на работу (увольнении).
5. Расчетные книжки по заработной плате.
6. Справки из архива.

Таким образом, копия трудовой книжки подпадает под пункт 2, ведь если ее оформили верно, то записи заверены печатью организации и подписью должностного лица с указанием даты выдачи.

Как восстановить при утере?

Возобновлять трудовую книжку по ее ксерокопии намного проще, чем если бы не было подтверждающих записей ТК. Если на руках имеется заверенная копия, неработающий гражданин обращается в отдел кадров последнего работодателя с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Нередки случаи, когда бывший работодатель отказывает в восстановлении документа. Эти действия противоречат закону и бороться с ними можно путем отправки заявления заказным письмом с уведомлением.

После его получения у работодателя есть 15 дней для оформления дубликата. Естественно, работники кадровой службы свяжутся с заявителем с целью уточнить наличие документов, способных подтвердить трудовой стаж. Оформленный дубликат выдается на руки заявителю.

Если гражданин работающий, ему необходимо предоставить имеющуюся копию трудовой книжки в кадровую службу своей организации. Выдачи дубликата на руки при этом, естественно, не требуется.

Порядок действий при оформлении дубликата

Во избежание массовой путаницы и ошибок в заполнении трудовых книжек, правила оформления этого вида документации регламентируются Постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 года , а полномочия предоставлены только сотрудникам кадровых служб.

В связи с этим, процедура выдачи дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки производится инспектором по кадрам, в крайнем случае, при малом штате организации - главным бухгалтером.

Помимо обязательной надписи «Дубликат», отличий от оригинала в заполнении титульного листа нет.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки:

Также следует учитывать, что сведения об образовании, дате рождения и прочие, вносятся на основании юридически действующих документов, например, паспорта и диплома, и допускается их несоответствие указанным в копии, ведь человек мог уточнить данные о дате своего рождения или повысить уровень образования.

Записи о трудовой деятельности могут вноситься в дубликат трудовой книжки несколькими способами:

1. Общий трудовой стаж сотрудника . Указывается просто продолжительность работы в годах, месяцах и днях на момент заполнения документа. Без записи наименований организаций.
2. Непрерывный трудовой стаж . В этом случае вносятся записи о каждом месте работы, с указанием предприятия и длительности работы на нем.
3. Полное восстановление записей. Самый сложный вариант. Тем не менее, если на руках имеется заверенная копия трудовой книжки, то лучше все-таки выбрать именно его, ведь в данном случае указываются номера приказов и все основания для принятия на работу, поощрений, взысканий и увольнений.

К сожалению, в законе не указано, кто именно выбирает вариант заполнения дубликата, поэтому в случае возникновения споров свою позицию отстоять будет сложно.

Заключение

От потери или кражи трудовой книжки не застрахован никто. Конечно, можно надеяться на везение или доверить восстановление своих документов одной из многочисленных фирм, предлагающих подобные услуги, но все-таки лучше действовать предусмотрительно и грамотно.

При смене места работы не поленитесь заказать в кадровой службе заверенную копию трудовой книжки.

Процедура эта бесплатна и займет минимум времени. В случае утраты подлинника, эта копия позволит сохранить массу нервов и времени, особенно если трудовая деятельность гражданина охватывает несколько регионов РФ.

Потеря трудовой книжки влечет за собой ряд проблем. Без этого документа нельзя официально трудоустроиться, оформить кредит, а иногда - и оформить визу. В этой статье мы расскажем, как восстановить трудовую книжку, куда обращаться в сложных ситуациях и как правильно заполняется дубликат.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка - обязательный документ для официального трудоустройства. Если это первая работа человека, то документ оформляет работодатель. В нем содержатся личные данные человека и сведения о его трудовой деятельности.

Документ хранится у работодателя на протяжении всего срока работы человека в компании, а при увольнении он выдается ему на руки. Трудовая книжка подтверждает стаж, что необходимо для установления размера пенсии. Копия документа требуется для оформления кредитов в банках, субсидий. Потенциальным работодателям трудовая книжка позволяет оценить опыт работы кандидата.

Какой закон регулирует утрату трудовой книжки работодателем

Вопросы утери трудовой книжки работодателем регулируются ст. 65 ТК РФ. Здесь указано, что сотрудник обязан предоставить этот документ при поступлении на новую работу. Если трудовой книжки у него нет, она утеряна или испорчена, необходимо оформить ее дубликат.

С чего начать восстановление трудовой книжки

Первый шаг - написание заявления о потере трудовой книжки. Его следует подать в отдел кадров на последнем месте работы либо непосредственно директору. Если человек успел заключить трудовой договор с новым работодателем, то заявление нужно подавать ему.

Сотрудники отдела кадров должны направить запросы в соответствующие инстанции, чтобы подтвердить информацию о трудовой деятельности работника. Полученные сведения будут внесены в дубликат. По закону, сотрудник должен получить его в течение 15 дней с момента подачи заявления.

Документы для оформления дубликата трудовой книжки

Чтобы восстановить трудовую книжку, необходимо подготовить следующие документы:

• бланк новой трудовой книжки;
• заверенную копию трудовой книжки (если имеется);
• трудовые договоры с прошлых мест работы;
• приказы о назначениях, переводах, увольнениях;
• справку из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Оформление дубликата трудовой книжки существенно облегчается, если есть копия утерянного документа. Только она должна быть правильно заверена, в противном случае она будет считаться недействительной.

О том, что делать, если вы потеряли трудовую книжку смотрите в ролике

Сложные ситуации при восстановлении трудовой книжки и способы их решения

При оформлении дубликата утерянной трудовой книжки возникают определенные сложности. Случается так, что организация, в которой ранее трудился человек, уже прекратила свое существование. Тогда ему следует подать заявление в Государственный архив. Если предприятие просто преобразовано, то нужно обращаться в отдел кадров правопреемника.

Некоторые факты

Комиссия при предъявлении документов (копии), указывающих сведения о профессии, местах трудоустройства обозначает трудовой стаж. При их отсутствии составляется акт на основании показаний двух — трех свидетелей, осведомленных о карьере пострадавшего сотрудника.

Иногда работодатель отказывается восстанавливать утерянную им трудовую книжку либо намеренно затягивает этот процесс, тогда придется оформлять дубликат самостоятельно. В этом случае человек будет вправе истребовать с работодателя материальную компенсацию.

При необходимости самостоятельно восстанавливать трудовую книжку можно обратиться в ПФР, Госархив либо суд. Выбор инстанции зависит от конкретной ситуации.

Как восстановить через Пенсионный фонд

Вначале разберемся, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Это бесплатная услуга. Необходимо составить письменное заявление в территориальное отделение ПФР. Оно подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. В течение 10 дней с момента направления запроса Пенсионный фонд подготовит и выдаст справку о трудовом стаже, местах и времени работы.

Обращаться в ПФР стоит в случаях, когда нужно восстановить данные за последние годы работы. В Пенсионном фонде могут содержаться неполные сведения о работнике, так как персонифицированный учет введен недавно.

Как восстановить через Госархив

Этот метод более надежный, но одновременно более трудоемкий. Следует подать письменное заявление в Государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. В ответ на запрос здесь выдадут справку со сведениями о том, в каких организациях, когда и в течение какого времени работал заявитель.

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить через суд

Теперь рассмотрим самый трудоемкий вариант - как восстановить утерянную трудовую книжку через суд. В таком случае будет установлен юридический факт трудовой деятельности.

Судья направит запросы бывшим работодателям заявителя. Практика показывает, что ответы на такие обращения приходят быстрее, чем в случаях, когда они поступают от организаций и отдельных граждан. Можно привлечь свидетелей. Суд учитывает их показания в качестве доказательств факта работы человека в тех или иных компаниях.

Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя

Важная информация

Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.

Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц - сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.

Что делать, если работодатель отказывается восстанавливать утерянную трудовую книжку

Иногда при потере трудовой книжки работодателем сотруднику достаточно пригрозить обращением в трудовую инспекцию. Организации стремятся избегать проверок, поэтому тоже заинтересованы в мирном урегулировании споров.

Возникают и такие ситуации, когда работодатели отказываются восстанавливать трудовые книжки либо затягивают с этим. Сотруднику стоит подать жалобу в трудовую инспекцию. Он вправе потребовать не только выдать ему дубликат документа, но и компенсировать неполученный заработка вследствие отсутствия у него трудовой книжки. Если работодатель не выполняет требования трудовой инспекцию, работнику остается один вариант - обращаться в суд.

В каких случаях предусмотрена ответственность для работодателя при утере трудовой книжки

Трудовое законодательство предусматривает ответственность для работодателя при утере им трудовой книжки, если он:

• необоснованно отстранил сотрудника от работы, уволил или перевел на другую должность;
• не выполняет решение трудовой инспекции и не восстанавливает человека на прежнем месте работы;
• выдал трудовую книжку не вовремя;
• внес заведомо ложную запись в трудовую книжку;
• указал неадекватную причину увольнения.

Если работодатель потерял трудовую книжку, то он должен возместить ущерб в связи с прогулами, которые обоснованы отсутствием трудовой книжки или неисполнением решения компетентных органов, а также переводом работника на должность, которая имеет меньшую оплату.

Как вписывается трудовой стаж

Трудовой стаж вписывается в дубликат трудовой книжки суммарно. Он не разбивается на периоды и должности, которые занимал человек в разное время. Если есть подтверждающие документы, то стаж описывается более подробно, с указанием мест работы, занимаемых должностей, дат поступления на работу и увольнений.

Как заполнить дубликат

Рассмотрим образец заполнения дубликата трудовой книжки 2019 г. Записи в него вносятся одним из следующих способов:

1. Общий трудовой стаж. В этом случае указывается суммарная продолжительность работы на момент заполнения документа. Она исчисляется в годах, месяцах и днях. Наименования организаций, в которых трудился человек, не указываются.
2. Непрерывный трудовой стаж. Вносятся записи о всех местах работы. В документ вписываются наименования организаций и длительность работы в каждой из них.
3. Полное восстановление записей. Это самый трудоемкий вариант, который стоит выбирать в случае, если сохранилась заверенная копия трудовой книжки. В таком случае в дубликате перечисляются номера приказов, указывается, на каких основаниях человека принимали на работу, увольняли, подвергали взысканиям, поощряли.

Подробно как оформить дубликат трудовой книжки рассказывает специалист

Какие данные вносятся в дубликат

В графу «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки вносится информация о трудовом стаже. В графу «Награждения» вписываются сведения о поощрениях и наградах, полученных на прошлых местах работы.

На титульном листе ставится штамп о том, что документ является дубликатом. Здесь же указываются личные данные работника. Эти поля заполняются на основании юридически действующих документов - паспорта, диплома, военного билета.

Все интересующие вопросы можно задать в комментариях к статье

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ее потеря является серьезным происшествием для самого работника и для его работодателя, особенно если произошло это именно по его вине. Люди, обнаружив пропажу, начинают узнавать, как восстановить трудовую книжку и возможно ли это.

Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:

• виноват сам работник;
• виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.

От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.

Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.

Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.

Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.

При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.

Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.

Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.

Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.

Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.

Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.

Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).

Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.

Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.

Восстановление трудовой книжки при утере работником: образец

Если по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.

Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:

• оно пишется от лица работника на имя руководителя организации или просто в организацию (указание в качестве получателя работника кадровой службы является неверным);
• обязательно указывается название компании, ФИО работодателя и обращающегося сотрудника (дополнительно можно прописать адрес организации);
• прописывается название документа;
• необходимо указывать, на каком основании работник просит выдать дубликат (утеря, порча, кража);
• должна быть проставлена дата составления документа и личная подпись работника.

Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.

Произвольная или унифицированная форма

Унифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.

Прикладывать ли доказательства

Если сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.

Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.

Для заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.

Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.

Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Работодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:

• чрезвычайные обстоятельства (наводнения, пожары и другие разновидности стихийных бедствий);
• халатность лиц, ответственных за хранение документов;
• умышленная порча или уничтожение трудовой книжки.

В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:

• работодателя (сам руководитель или ответственные лица);
• профсоюза;
• организации (члены трудового коллектива);
• органов исполнительной власти (на заседание отправляется сотрудник учреждения в соответствии с местоположением предприятия, на котором произошел инцидент).

По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

Если работодатель отказывается восстанавливать

Если сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.

Если документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.

Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.

Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.

Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.

Документы, необходимые для восстановления

Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.

Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:

• трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
• другие трудовые;
• справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).

Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.

Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:

• выписки из приказов;
• зарплатные ведомости.

Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия

Трудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.

Если копия заверена

Если ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.

В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.

Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.

Если есть просто копия

Если же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.

Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.

Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в .

Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано

Утеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Сначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.

Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.

Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.

Оформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.

Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:

• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
• Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.

Какие данные указываются обязательно

Работник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:

• стаж до момента приема на работу (общий и/или непрерывный);
• информация о поощрениях и работе на последнем месте трудоустройства, которая была записана в трудовую книжку.

Правильное указание стажа

Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.

Далее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:

• дата приема на работу, название организации, должность, специальность, профессия (если нужно, указывается квалификация);
• информация о переводах внутри организации (если таковые были);
• дата и причина увольнения (при наличии достоверных сведений);
• наименование документа, дата его составления и номер (речь идет о документе, на основании которого вносится информация в дубликат, им может быть архивная справка, справка из ПФР, судебное решение или что-то еще).

Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.

Заключение

К хранению собственной трудовой книжки нужно отнестись ответственно. Это бланк строгой отчетности. При отсутствии работы его нужно держать в безопасном месте, недоступном детям или злоумышленникам. Если же человек официально трудоустроен, он должен помнить, получить трудовую книжку он не сможет, а вот ее заверенную копию требовать имеет все основания.

Восстановление трудовой книжки – процесс трудоемкий, отнимающий время. Чтобы избежать возможных неприятностей, стоит обзавестись копией всех страниц и заверить ее у кадрового специалиста или уполномоченного лица. Это хотя бы избавит от необходимости ходить по организациям, архивам для сбора подтверждающих документов.

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

• Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
• Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
• Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
• Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

1. Составление заявления о восстановлении ТК.
2. Подача заявления лично или заказным письмом.
3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

1. Предыдущие места работы закрыты.
2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

• сотрудники других отделов;
• участники профсоюза;
• представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

• Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
• Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?

Причины утраты

Гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Прежде всего, трудовая книжка - документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:

1. Работник потерял документ.
2. Работодатель потерял документ.
3. Документ был украден.
4. Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Вина работника

В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.

Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.

Вина работодателя

Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.

Иные причины

Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Алгоритм если она была утрачена по вине работника, следующий:

1. Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
2. В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

• приказы о зачислении в штат или об увольнении,
• старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
• копии ведомостей о начислении зарплаты,
• выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.

Если организация ликвидирована

Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.

Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.

Если имеется копия

Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.

Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя

Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:

• в отделение пенсионного фонда,
• в государственных архив,
• в суд.

В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.

Процесс через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.

Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?

Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.

Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.

А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:

• приказы о зачислении в штат,
• копию трудового соглашения,
• номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.

Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.

Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.

Материальная ответственность организации

Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.

Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.