Какая программа лучше подходит для отдела кадров. Программа кадровый учет рабтников муниципальной службы Программное обеспечение для кадровых служб государственных органов

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 9

Авторы статьи рассматривают использование информационных технологий для повышения эффективности работы кадровых служб организаций. Предлагается классификация продуктов автоматизации кадровых служб. Проанализированы проблемы, связанные с компьютеризацией кадровых служб организаций, и приведены способы их решения.

В наше время использование информационных технологий (ИТ) при управлении производством является необходимым условием успешного ведения деятельности любой организации. Это относится и к работе кадровых служб. Одной из особенностей информатизации кадрового обеспечения является упорядочение и формализация принимаемых службой решений, которые будут подлежать автоматизации.

Классифицируя программные продукты автоматизации кадровых служб, их можно разделить на четыре группы:

• информационно-справочные системы;
• программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы;
• специализированные комплексные HRM (Human Resource Management - управление трудовыми ресурсами) системы;
• HRM-модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия.

Программные продукты для кадровых служб

Рассмотрим более подробно эти программные продукты, используемые кадровыми службами.

Информационно-справочные системы не являются специализированными HRM-системами, но они очень часто используются кадровыми службами. В основном это правовые справочные системы. Наиболее известные из них в России: "Гарант" и "КонсультантПлюс".

Программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы, позволяют автоматизировать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу и т.п. Они не являются полноценной HRM-системой и могут быть использованы для решения отдельных задач по кадровым вопросам в небольших организациях.

Специализированные комплексные HRM-системы являются полноценными программными продуктами и автоматизируют все области деятельности кадровой службы. Примерами таких систем являются такие программные продукты, как "БОСС-Кадровик", "Галактика ERP: Контур управления персоналом" и другие.

HRM-модули в составе корпоративных систем управления предприятием имеют большие возможности и ничем не уступают, а по некоторым параметрам даже превосходят специализированные HRM-системы. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях и т.п.

В каждом конкретном случае организации необходимо детально изучить возможности рассматриваемых систем. Наиболее рационально при этом использовать так называемую карту функционала решений, на основании которой потребитель может оперативно сравнить все представленные системы по возможностям и выбрать оптимальную для себя.

Примерная карта функционала решений по различным программным кадровым продуктам представлена в табл. 1. Из каждой группы представленной нами выше классификации взято по одному кадровому ПО и рассмотрено по различным критериям: назначение, специализация, платформа, СУБД, приобретение, популярность. Опираясь на данные критерии, мы можем увидеть, подходит нам данное ПО или нет. Например , такие системы, как "БОСС-Кадровик" и Oracle подходят для очень крупных компаний. Эти системы достаточно дорогие как для приобретения, так и для дальнейшего их внедрения и обслуживания. Для небольших компаний подойдет кадровое ПО попроще и подешевле. Из табл. 1 также видно, на каких платформах и СУБД работает кадровое ПО. Это поможет избежать лишней путаницы при дальнейшем его внедрении и позволит избежать затрат на обучение кадрового работника работе с другой платформой. Некоторые компании по продаже ПО представляют возможность аренды кадрового ПО. Для небольших и развивающихся компаний это неплохая возможность сэкономить денежные средства. Также важна и популярность кадрового ПО. Чем более популярен программный продукт среди кадровиков, тем больше информации можно найти по работе с ним.

Таблица 1

Примерная карта функционала решений по различным категориям ПО для обеспечения работы кадровых служб

Несомненно, что кадровое ПО упрощает работу кадровых служб организаций и повышает ее эффективность. Но при этом нужно серьезно подойти к приобретению и внедрению такого ПО, заранее просчитав все плюсы и минусы использования такого программного обеспечения.

Проблемы компьютеризации кадровых служб

Проанализируем проблемы, связанные с компьютеризацией кадровых служб организаций. Первой проблемой, по нашему мнению, является неосведомленность в области новейших компьютерных разработок как руководителей кадровых служб, так и рядовых сотрудников. Во многих организациях компьютер используется для выполнения текущих учетных и расчетных операций, или в качестве "печатной машинки", применяя текстовый редактор для обработки документов. Данная проблема обусловлена отсутствием высшего образования у целого ряда сотрудников и приближающийся к пенсионному или пенсионный возраст многих из них. Все это приводит к тому, что HR-служба не в состоянии выбрать в таких случаях удовлетворяющий задачам управления кадрами программный продукт. Поэтому мы считаем, что сотрудники кадровых служб должны наряду с профессиональными знаниями иметь навыки работы в ИТ-сфере с необходимым в их работе программным обеспечением.

Второй проблемой является нежелание сотрудников кадровых служб кардинально менять характер своей работы и сотрудничать с разработчиками программных продуктов для ее автоматизации. Любое программное обеспечение выпускается в коробочной версии и не может учитывать всей специфики этой работы в конкретной организации. Применение такого продукта для автоматизации работы кадровой службы требует, как правило, совершенствования и изменения существующей системы управления персоналом, что невозможно сделать без помощи сотрудников службы. Для улучшения ситуации в этом вопросе необходимо стимулировать работников кадровых служб сотрудничать с разработчиками программного обеспечения автоматизации HR.

Повышение эффективности работы кадровых служб организаций путем использования программных продуктов по автоматизации деятельности позволит им получить, по нашему мнению, организационные, экономические и социальные преимущества, такие как:

• повышение эффективности управления и оперативность в принятии решений;
• ведение полной индивидуальной трудовой истории сотрудников организации;
• возможность планирования и аналитической деятельности в работе с персоналом;
• подготовка руководящего резерва и продвижение по службе наиболее перспективных сотрудников;
• введение дополнительных функций без увеличения численности персонала кадровой службы;
• повышение уровня защищенности сотрудников организации, сохранение кадрового состава;
• оптимальное использование профессиональных качеств сотрудников;
• уменьшение количества ошибок в работе сотрудников службы;
• оперативный контроль исполнения управленческих решений;
• повышение производительности труда;
• оптимизация затрат на персонал;
• оперативная подготовка отчетности для государственных органов в соответствии с нормами российского законодательства.

Библиографический список

1. Компания "БОСС. Кадровые системы" [Электронный ресурс]. URL: www.bosshr.ru.
2. ORACLE [Электронный ресурс]. URL: www.oracle.com.
3. Справочная правовая система "КонсультантПлюс" [Электронный ресурс]. URL: www.consultant.ru.
4. Система управления обучением [Электронный ресурс]. URL: www.shareknowledge.ru.
5. Подбор кадров. Сайт сообщества менеджеров по подбору персонала [Электронный ресурс]. URL: www.podborkadrov.ru.

В.Маковецкий

кафедры управления

и сельского консультирования

РГАУ-МСХА

им. К.А.Тимирязева

И.Объедков

Ассистент

кафедры управления

и сельского консультирования

РГАУ-МСХА

им. К.А.Тимирязева

В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.

Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.

Выбор программы для кадров

В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:

Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.

Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.

К основным возможностям относится:

• Расчет заработной платы;
• Создание штатного расписания;
• Кадровый учет;
• Налогообложение;
• Формирование отчетности;
• Возможность учета отработанного времени;
• Работа с фондами оплаты труда.

Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.

Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.

Основные возможности программки:

• Создание анкеты сотрудника, со всеми данными (ФИО, Фотография, Образование и т.д.);
• Ведение «календаря» кадровика (посещения, прогулы, больничные);
• Составление отчетов;
• Печать необходимых документов.

У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.

Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.

В программе можно вести учет таких данных, как:

• Налогообложение;
• Отпуска;
• Больничные;
• Карта сотрудника;
• Командировки;
• Перемещения;
• Долги.

С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.

Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.

К основным возможностям программки можно отнести:

• Возможность захвата камеры (для получения фото сотрудника);
• Работа со сканером;
• Создание трудовых договоров;
• Разработка новых шаблонов;
• Создание приказов;
• Возможность расчета отпуска и стажа работы;
• Ведение табеля учета рабочего времени;
• Напоминание о необходимости прохождения медицинской комиссии;
• Выгрузка документов в Word и Excel;
• Отправка документов на печать.

Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.

Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.

Основные функции «Кадры Плюс»:

• Создание карточек для каждого сотрудника;
• Учет рабочего времени;
• Структуризация организации;
• Классификация должностей;
• Формирование табелей;
• Создание всех необходимых приказов;
• Расчет стажа сотрудника;
• Учет движения каждого сотрудника;
• Создание шаблонов для любых документов;
• Экспорт документации в Excel;
• Расчет отпуска.

Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.

Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.

Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.

Основные функции приложения:

• Создание подробной карточки сотрудника;
• Импорт/Экспорт данных из 1С;
• Создание кадровых документов;
• Составление штатного расписания;
• Расчет всех видов стажей;
• Подключение любого типа классификатора;
• Учет отпусков и командировок;
• Экспорт данных для отправки в ПФР;
• Работа со стандартными отчетами;
• Статистика организации (свободные и занятые единицы).

На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.

Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.

Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.

Функционал программы:

• Ведение карточек сотрудников;
• Отслеживание перемещений и назначений;
• Штатное расписание;
• Табель учета рабочего времени;
• Расчет стажа;
• Планирование карьерного роста сотрудников;
• Работа с нормативными документами;
• Печать необходимых документов;
• Создание текстовых и графических статистик;
• Резервное копирование базы;
• Возможность ведения справочно-нормативных документов.

Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.

Заключение

Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.

Видео обзор программы

Повышение эффективности кадровой работы в органах государственной власти возможно только на основе четкого определения места и роли каровых служб в системе управления персоналом и проведения кадровой политики. Главная же цель кадровой службы государственного органа состоит в обеспечении государственного аппарата кадрами, в организации их эффективной деятельности, профессионального и социального развития. Главная цель конкретизируется определением задач, кадровых мероприятий, охватывающих всю систему работы с кадрами государственной службы. Это – комплектование, подбор, расстановка государственных служащих, развитие их творческого потенциала, организация деятельности государственной службы. Необходимо решение многих специфических задач, относящихся к личности государственного служащего: изучения демографической ситуации, системы обучения, оценки труда, планирования и развития карьеры служащих, их социальной защиты и др.

Основные направления деятельности кадровой работы в системе гражданской службы закреплены в Федеральном законе № 79-ФЗ. В соответствии со ст. 44 этого Закона кадровая работа включает в себя:

• 1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
• 2) подготовку предложений о реализации положений данного Федерального закона, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;
• 3) организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
• 4) ведение трудовых книжек гражданских служащих;
• 5) ведение личных дел гражданских служащих;
• 6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
• 7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;
• 8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
• 9) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
• 10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
• 11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
• 12) организацию заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении;
• 13) организацию дополнительного профессионального образования гражданских служащих;
• 14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
• 15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;
• 16) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
• 17) организацию проведения служебных проверок;
• 18) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных Федеральным законом № 79-ФЗ и другими федеральными законами;
• 19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.

Можно выделить следующие направления кадровых мероприятий в работе с кадрами государственной службы :

• – стратегическое планирование государственного аппарата;
• – формирование системы привлечения граждан на государственную службу;
• – адаптация вновь принятых на службу в государственный аппарат служащих;
• – инспекция труда, оценка и аттестация государственных служащих;
• – формирование кадрового резерва па государственной службе;
• – создание системы стимулирования государственных служащих;
• – социальная защита кадров государственной службы;
• – планирование и развитие карьеры государственного служащего.

Рассмотрим каждое из них подробнее с точки зрения обеспеченности конкретными инструментами решения.

Стратегическое планирование государственного аппарата – кадровое мероприятие, которое является начальной ступенью кадрового планирования и базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей в государственном аппарате.

Стратегическое планирование кадрового состава государственной гражданской службы должно строиться с учетом нескольких оснований, среди которых наиболее важны следующие:

• 1) принципы кадровой политики органов государственной власти;
• 2) анализ перспектив изменения нормативной базы деятельности органов государственной власти и развития системы государственной службы;
• 3) учет размера и состава деятельности;
• 4) оценка кадрового состава государственной гражданской службы.

Принципы кадровой политики органов государственной власти, в рамках рассмотрения вопроса о стратегическом планировании, призваны определить стратегические ориентиры формирования кадрового потенциала, понимание самого термина и конкретные принципы его развития.

Опираясь на сформулированные цели и принципы кадровой политики органов государственной власти, стратегическое планирование кадрового потенциала должно базироваться на программировании процесса развития кадров государственной гражданской службы, повышении компетентности государственных гражданских служащих с целью создания их профессионального подготовленного корпуса, способного обеспечить эффективное государственное управление, а также поддержании демократического развития страны в целом.

Формирование системы привлечения граждан на государственную службу связано с планированием мероприятий по найму и приему на нее профессионально подготовленных лиц с целью удовлетворения в перспективе потребности соответствующего государственного органа в гражданских служащих. Внутренние источники привлечения позволяют лучше использовать уже имеющийся в органе государственной власти персонал в результате появления дополнительной работы, перераспределения заданий или перемещения, продвижения по службе работников. Внешние – это наем новых работников.

Сложившаяся в настоящее время система привлечения персонала в органы государственной власти отвечает нормам и традициям, характерным для закрытой кадровой политики и бюрократической организационной культуры. Необходимо создать такую систему привлечения граждан на государственную службу, которая давала бы возможность решить некоторые из сформулированных задач:

• 1) повысить открытость государственной службы для населения;
• 2) сформировать у населения активную позицию по отношению к процессам, происходящим в государственном аппарате, и чувство причастности к процессам государственного управления;
• 3) повысить прозрачность требований к кандидатам на работу в государственном аппарате.

Процесс адаптации вновь принятых на службу в государственный аппарат служащих – процедура включения новых сотрудников в нее, ознакомление новичка с требованиями деятельности в системе государственной службы, организационной культурой, правилами и способам поведения в коллективе. В ходе взаимодействия работника и государственного органа происходит их взаимное приспособление, основу которого составляет постепенное вхождение государственного служащего в новые профессиональные и социально-экономические условия труда. Служба в государственном (впрочем, как и муниципальном) аппарате специфична, и процесс приспособления к ней у каждого вновь принимаемого сотрудника связан с преодолением разного рода трудностей. Для подавляющего числа граждан переход на государственную службу связан с изменением специфики и условий труда. Необходимо оптимизировать процесс интеграции нового сотрудника в государственный орган с минимальной потерей времени и быстрым выходом на уровень эффективного функционирования.

В процессе адаптации государственный служащий должен овладеть как содержанием деятельности, так и ознакомиться с особенностями коллектива и корпоративной культуры, т.е. пройти социально-психологическую адаптацию – включение в коллектив соответствующего государственного органа. Показателями эффективности адаптации государственного служащего могут явиться показатели эффективности груда, оценка уровня текучести кадров среди новых сотрудников, количество должностных продвижений в течение первых лет работы, а также количество и причины возникающих в государственном органе конфликтов.

Оценка труда в органах государственной власти может быть проведена только в случае, если ей предшествует работа по созданию норм деятельности, определения порядка и объема труда. Это может быть сделано только в рамках формирования рациональной структуры самого государственного органа, определения его функций и полномочий, распределения ответственности, связанной с достижением этих целей между структурными подразделениями и сотрудниками. В противном случае проведение квалификационных экзаменов, аттестации кадров гражданской службы, оценка труда и потенциала роста гражданского служащего нерезультативна.

Аттестация гражданского служащего проводится в целях определения его соответствия замещаемой должности государственной гражданской службы на основе оценки его профессиональной служебной деятельности.

Аттестация призвана способствовать формированию кадрового состава гражданской службы Российской Федерации, повышению профессионального уровня гражданских служащих, решению вопросов, связанных с определением преимущественного права на замещение должности гражданской службы при сокращении должностей гражданской службы в государственном органе, а также вопросов, связанных с изменением условий оплаты труда гражданских служащих.

Для оптимизации аттестационных процедур в государственном органе необходимо соблюдать ряд требований:

• 1) используемые критерии должны быть понятны каждому участнику оценки;
• 2) информация, используемая для оценки, должна быть доступна;
• 3) результаты оценки должны быть тесно связаны с кадровыми мероприятиями и, в частности, с системой оценки труда, разработкой программ обучения, формирования кадрового резерва, продвижения персонала;
• 4) система оценки должна соответствовать организационной культуре.

Проведение квалификационного экзамена является одним из средств объективной оценки кадрового состава гражданской службы, административного и социального контроля за его профессионализмом и уровнем квалификации, выявления и рационального использования кадрового резерва на основе эффективного применения профессиональных способностей гражданского служащего в интересах реализации своей карьеры и с пользой для государства.

Обучение государственных гражданских служащих позволяет использовать собственные ресурсы государственного органа без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Кроме того, планирование обучения гражданских служащих создает условия для мобильности, мотивации и саморегуляции работника. Оно ускоряет процесс его адаптации к изменяющимся условиям на том же самом рабочем месте.

Подготовка, переподготовка и развитие государственных гражданских служащих являются непременным условием эффективного функционирования органов государственной власти. В связи с этим важны программы вне- и внутриорга- низационного обучения , переобучения и развития кадрового состава гражданской службы.

Теоретическим основанием программ подготовки кадров гражданской службы является концепция непрерывной профессионализации личности и представление о системном строении трудовой деятельности.

Как известно, в практике сложились две формы обучения кадров : на рабочем месте и вне его. Обучение на рабочем месте является более дешевым и оперативным, характеризуется тесной связью с повседневной работой и облегчает вхождение в учебный процесс государственных гражданских служащих, не привыкших к обучению в аудиториях. Важнейшими методами обучения на рабочем месте являются: метод усложняющихся заданий, смена рабочего места (ротация), направленное приобретение опыта, инструктаж, использование работников в качестве ассистентов, метод делегирования (передачи) части функций и ответственности. Обучение вне рабочего места более эффективно, но связано с финансовыми затратами и отвлечением государственного гражданского служащего от его служебных обязанностей.

В современной системе гражданской службы важно разрабатывать и внедрять эффективные программы мотивации и стимулирования труда и социальной защиты гражданских служащих.

Эффективная система стимулирования гражданских служащих в настоящее время должна максимально ориентироваться на индивидуальные интересы и быть максимально гибкой. Однако любой орган государственной власти сталкивается с достаточно жестким ограничением фондов стимулирования, в этой ситуации большее внимание необходимо уделять программам нематериального стимулирования, а также объединению программ стимулирования и социальной защиты.

Социальная защита гражданских служащих кроме содействия программам стимулирования должна обеспечивать достаточную социальную независимость служащих и препятствовать негативным тенденциям коррумпирования персонала органов государственной власти.

Планирование карьеры гражданского служащего подразумевает, что карьера рассматривается как результат осознанной позиции и деятельности человека в области служебной деятельности, связанный с должностным или профессиональным ростом. Планирование карьеры – процесс сопоставления потенциальных возможностей, способностей и целей служащего с требованиями организации и планами ее развития, выражающийся в составлении программы профессионального и должностного роста .

Распределение функций по планированию карьеры в органе государственной власти происходит следующим образом.

Сам гражданский служащий отвечает за:

• – первичный выбор профессии;
• – выбор государственного органа и должности;
• – ориентацию в государственном органе;
• – постановку целей роста;
• – реализацию роста.

Кадровая служба государственного органа занимается:

• – оценкой при приеме на работу;
• – расстановкой гражданских служащих;
• – оценкой труда и потенциала гражданского служащего, периодической аттестацией;
• – формированием кадрового резерва на гражданской службе;
• – разработкой и реализацией программ роста гражданских служащих;
• – продвижением на следующую должностную позицию в государственном органе.

Непосредственный руководитель гражданского служащего:

• – оценивает результаты труда и потенциал гражданского служащего;
• – оценивает мотивацию гражданского служащего;
• – занимается организацией профессионального развития гражданского служащего;
• – разрабатывает предложения по включению в кадровый резерв, программам обучения и стимулирования труда гражданских служащих.

• Государственная гражданская служба: учебник / под ред. В. Г. Игнатова. М.: Ростов н/Д: МарТ, 2005. С. 450.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Государственная гражданская служба в этом аспекте не является исключением. Применение автоматизированных систем в управлении кадрами в государственных органах позволяет создать единую информационную среду и объединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационных систем в деятельности по управлению кадрами создает ряд преимуществ по сравнению с традиционным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая политика в государственном органе интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.

В обычных условиях кадровую информацию чаще всего используют отдел кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это производственные технологии). Например, замещение вакантной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии - поиск кандидатур - получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.) - обработка данных - отсев неподходящих кандидатур - уточнение информации по реальным кандидатам - принятие решения (выбор кандидата) - прием/перевод сотрудника на вакантную должность - оформление трудового договора - заполнение вакансии в штатном расписании - расчет фонда оплаты труда - начисление зарплаты специалисту. В крупных государственных органах эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно.

Кроме того, круг лиц, которые в той или иной степени нуждаются в качественной кадровой информации, гораздо шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Именно поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, представляется более предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны, информационная система существенно расширяет число лиц, которые могут воспользоваться информацией со своего компьютера, а с другой - контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного обращения к кадровой информации.

Следует отметить, что учет кадров (а, точнее, кадровый документооборот) - только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, поэтому легко поддается автоматизации. При соответствующем уровне развития информационной системы могут успешно решаться и другие задачи управления кадрами государственных гражданских служащих: разработка кадровой политики в аспекте четкого определения организационной структуры и функциональных обязанностей служащих, планирование потребностей в кадрах (в том числе по отдельным должностям, специальностям и т.д.), отбор и расстановка кадров в соответствии с организационной структурой, контроль организации труда (перемещений, изменений оплаты труда, отпусков и др.), планирование и контроль повышения квалификации служащих и др.

Отдельные направления деятельности по управлению кадрами госслужащих успешно реализуются с применением информационных систем (табл.).

кадровый автоматизированный технология служащий

Основные возможности ИТ-системы в управлении кадрами государственных гражданских служащих

Так, на основе автоматизированного персонального учета возможно формирование служебного контракта и должностного регламента государственного гражданского служащего.

Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями.

Автоматизированная система позволит хранить историю и получать отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей. В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система сформирует новые должностные регламенты и внесет в случае необходимости, изменения в служебные контракты.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций, информационная система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, предъявляемых или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.

Если рассматривать процесс проведения аттестации кадров госслужащих в традиционном смысле, то это, как правило, достаточно сложное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями. ИТ-система может решить большинство сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов. Аттестацию возможно проводить с использованием локальной сети и типовых сценариев, позволяющих осуществить оценку служащего им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом.

При этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва служащего от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и руководства. Аттестация с применением ИТ становится обычным плановым и эффективным мероприятием. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т.п.

Подобным образом с помощью информационной системы может быть организован и квалификационный экзамен в форме компьютерного тестирования. На основе введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий, программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения и соответствующих тем.

При проведении конкурсов на замещение вакантной должности или включения в кадровый резерв система позволит на основе оценок комиссии и экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарта, выстроить рейтинг кандидатов.

ИТ-системы значительно облегчают ведение учета и соблюдение сроков прохождения гражданскими служащими повышения квалификации и переподготовки, стажировок и других форм обучения, позволяет целенаправленно и планомерно реализовывать технологию обучения.

Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о тех преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.

Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:

• 1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем;
• 3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;
• 4) уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы;
• 5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему;
• 6) программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами;
• 7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;
• 8) руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.

Внедрение ИТ-системы требует объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, выполняет только свои профессиональные обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.

В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных параметров работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же заработной платы требуется определенная отсрочка: данные по расчету заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в режиме он-лайн учитывать невозможно. Очевидно, что подобные проблемы должны быть решены преимущественно организационными методами.

Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой - «Зарплата», в которой используются данные личных карточек и табельного учета подсистемы «Персонал». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.

К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и ведение табельного учета. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек сотрудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т.д.), а также информация, накопленная в течение прохождения госслужбы - изменения условий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматизированная система табельного учета может осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность формирования отчетов любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности существенно облегчает деятельность кадровой службы.

Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы:

• - учет личного состава;
• - ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;
• - ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;
• - учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;
• - ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,
• - ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;
• - ведение табельного учета и военно-учетного стола;
• - разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;
• - формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;
• - создание отчетов любой степени сложности (рис.).

Рис.

Переход на автоматизацию процессов оформления движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить затраты времени и упорядочить действия по кадровому учету.

Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1-2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.

Кроме того, расширились возможности по получению информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных, как правило, требуется от нескольких дней до и 2-3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:

• - значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций;
• - сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;
• - минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;
• - достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;
• - сокращаются потери времени у служащих - инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации - совершенствование системы работы в целом.

Условием успешного внедрения ИТ-системы является соответствующая готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы в частности. Следует отметить, что как успехи, так и проблемы информатизации кадровых технологий всегда обусловлены проведением подготовительной работы. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать продолжительное время с тем, чтобы практически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие, уверенно владели компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. Необходимо, чтобы мотивация специалистов кадровой службы на использование ИТ была довольно высокой, а все работники имели хорошие навыки работы с компьютерными программами.

При реализации данных условий применение информационных систем при осуществлении кадровых технологий будет способствовать повышению эффективности кадровой работы в целом.