Направление сотрудника в командировку должно оформляться должным образом с заполнением всех обязательных документов. Одним из таких документов является командировочное удостоверение , которое подтверждает факт нахождения сотрудника по месту назначения. Данный документ имеет унифицированную форму Т-10, ниже вы можете скачать бланк форма Т10 и посмотреть образец заполнения удостоверения.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Также к обязательным документам, подтверждающим командировочные расходы, относится со всеми приложенными документами. Направление в командировку оформляется , а руководителем подразделения составляется .

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Бланк командировочного удостоверения представляет из себя двухсторонний лист: с одной стороны указывается общая информация о работнике и о командировке, с обратной стороны ставятся подписи и печати организаций, в которых побывал командируемый.

При заполнении удостоверения присваиваем ему номер и ставим дату оформления. Заполняем необходимую информацию о работнике: фамилию, имя, отчество, должность, согласно штатному расписанию, подразделение, табельный номер.

Затем ставим цель командировки по служебному заданию, количество дней командировки и ее сроки (первый день - день отбытия из организации, последний день - день прибытия).

Прописываем паспортные данные командируемого.

С обратной стороны в верхнем левом углу пишем наименование организации, из которой отбывает сотрудник (то есть ту, в которой он постоянно работает), дату отбытия, ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Заполненный таким образом бланк Т10 подписывается руководителем организации и передается командируемому работнику.

Далее работник должен последовательно предъявлять данное удостоверение в каждой организации, в которой он побывает в процессе командировки, с целью заполнения с обратной стороны бланка строк «прибыл в» и «выбыл из». Каждая организация, в которой побывал командируемый, указывает свое наименование, дату прибытия, ставить подпись и печать и, соответственно, при выбытии – дату выбытия с подписью и печатью.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает оформленное командировочное удостоверение и в нем ставится отметка о прибытии в родную организацию с указанием даты и проставлением подписи и печати.

Все командировочные удостоверения подлежат обязательной регистрации. Для учета этих документов используется специальный журнал регистрации, образец которого можно скачать ниже.

Командировочный лист - это неформальное название командировочного удостоверения, или формы Т-10, которым нередко пользуются кадровики со стажем. Что же означает этот термин? Обязательно ли оформлять такой документ, и если да, то как?

В действующем российском трудовом законодательстве, регулирующем все вопросы, связанные с командировками, такого понятия, как «командировочный лист», не существует. Более того, другой документ, который и обозначает в современном варианте этот самый лист, а именно командировочное удостоверение, также упразднен в 2015 году. На основании этого удостоверения раньше можно было узнать обо всех перемещениях работника, о сроке командировки и о том, какие организации он посетил. В настоящее время это обязательным не является, но если руководство организации хочет использовать такую документацию, как командировочный лист, запретить это никто не может.

Удостоверение о служебной поездке

Бланк унифицированной формы командировочного листа была утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 и называется форма № Т-10. Код по ОКУД — 0301024. Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 ее обязательное применение было прекращено. Но при желании руководство компании принимает решение самостоятельно и может закрепить в локальных нормативных актах необходимость ее оформления — случаи использования формы на предприятиях нередки. Такое право работодателям предоставляют статьи 8 и 22 ТК РФ . Одновременно с этим устанавливается порядок оформления удостоверения.

Вне зависимости от того, применяется ли унифицированная форма документа или работодатель разработал и закрепил в Положении о командировках собственный бланк, специалист, который отвечает за кадры, или бухгалтер должны в нем указать такие обязательные реквизиты:

• фамилия, имя и отчество работника, направленного в служебную поездку, его табельный номер;
• город или другой населенный пункт и наименование фирмы, куда работодатель направил сотрудника;
• цель командировки и ее срок в календарных днях (прописать период в датах);
• реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника;
• отметки с подписью уполномоченного лица о прибытии на место работы и о выбытии оттуда.

В заполненном виде удостоверение унифицированной формы будет выглядеть так:

Оборотная сторона:

Из образца комадировочного листа видно, что отметки должны быть заверены подписью с расшифровкой должности и Ф.И.О. уполномоченного лица, а также круглой печатью фирмы (если она используется). После прибытия в организацию сотрудник должен сдать лист в бухгалтерию, чтобы подтвердить сроки поездки, вместе с прочими документами. А также оформить отчет о выполненной работе.

Если в организации утверждена другая форма командировочного листа, разработанная самостоятельно, то при ее составлении необходимо учитывать требования, приведенные в локальном нормативном акте, которым она утверждена. Если же утвержденной формы нет, но есть желание использовать бланк, его можно скачать и включить в номенклатуру дел своей организации.

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

Командировочный лист (бланк прилагается)

Действующее законодательство РФ не содержит такого понятия, как «командировочный лист». Обычно, говоря про командировочный лист, имеют в виду командировочное удостоверение.

Командировочный лист (командировочное удостоверение): обязательность составления

До 08.01.2015 трудовое законодательство РФ требовало оформления командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку. Данный документ удостоверял срок нахождения работника в служебной командировке. С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель в локальных нормативных актах, действующих на предприятии, может предусмотреть необходимость оформления командировочного удостоверения (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). В этом случае при направлении работника в командировку командировочное удостоверение должно оформляться согласно установленному работодателем порядку.

Командировочный лист (командировочное удостоверение): форма и особенности заполнения

Форма командировочного удостоверения может быть разработана работодателем самостоятельно и утверждена в локальном нормативном акте либо работодатель может предусмотреть использование унифицированной формы № Т-10 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Если работодатель разработал и утвердил собственную форму командировочного удостоверения, то работник при оформлении данной формы должен следовать требованиям, указанным в локальном нормативном акте работодателя.

В случае применения работодателем унифицированной формы № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, в командировочном удостоверении указываются.

С 2015 года использование формально больше не требуется. Тогда встает вопрос, имеет ли смысл использовать эту форму дальше или целесообразнее будет использовать какие-либо другие документы, чтобы правильно оформить выбытие и прибытие сотрудника. Поэтому следует разобраться в этой проблеме, во избежание возможных претензий со стороны налоговиков.

Командировкой считается рабочая поездка сотрудника, оформленная по установленной форме, в другой географический пункт. Стоит отметить, что понятие командировки относится только к тем работникам, которые большую часть времени трудятся на стационарном месте работы, а если смысл работы сводится к постоянным разъездам, это не будет считаться командировкой.

Первым и последним днями командировки считаются день отбытия и приезда транспорта (автобуса, теплохода или другого), на котором перемещается командированный сотрудник.

В процессе поездки сотрудник несет определенные расходы. Согласно Трудовому Кодексу организация должна компенсировать их ему. К ним относятся проезд, оплата проживания, суточные, сотовая связь, оплата визы и прочие.

Закон не ограничивает размер суточных, но малый бизнес обычно обходится суммой семьсот рублей, так как все что выше этой суммы облагается . Если этот лимит превышен, то расчет налога ведется на ближайшую дату выдачи сотруднику зарплаты и перед этим должен быть учрежден авансовый отчет. Это связано с тем, что работник во время командировки мог потратить как больше выданной подотчет суммы, так и не до конца ее израсходовать.

До отмены удостоверений процедура оформления рабочей поездки выглядела так:

1. Создавалось служебное задание (Т-10а) с основными параметрами (цель, место, даты).
2. На его основании руководитель оформлял приказ, которым подчиненному предписывалось отправляться к месту выполнения задания.
3. Затем выдавалось командировочное удостоверение, по которому бухгалтер выделял деньги подотчет.
4. По возвращении работник отчитывался за деньги с помощью авансового отчета (сдается в течение 3 дней по прибытии) и подтверждающих расходы квитанций. А за проделанную работу с помощью отчета о командировке и записей о прибытии-выбытии в удостоверении.

По сути многие параметры дублируются в этих формах, что вероятно послужило причиной для их упразднения.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

В первой части отражаются следующие подробности:

• название и некоторые реквизиты организации
• город и организация, куда направляется работник
• ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
• с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
• – это номер, присваиваемый организации Росстатом
• ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
• номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
• табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

В текущий момент для оформления командировки достаточно только приказа руководителя (Т-9) и авансового отчета по прибытии (форма N АО-1).

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

По ситуация аналогичная. Если есть все чеки, то они не начисляются. До 2015 удостоверение требовалось прилагать к авансовому отчету и могли возникнуть сложности, если его нет.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение . Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

Напишите свой вопрос в форму ниже