Для анализа той или иной организации необходимо выделить ряд эмпирических признаков, присущих любой организационной структуре с целью понять ее строение и основные характерные особенности [Дафт, 2006]. Согласно американскому исследователю Р. Л. Дафту, такие эмпирические параметры организации можно условным образом разделить на структурные и контекстуальные. При этом важно заметить, что все параметры организации находятся в постоянном взаимодействии и взаимовлиянии.

Структурные параметры относятся в большей степени к внутренним характеристикам организации и позволяют произвести оценку и сравнение нескольких организаций между собой. На основе модели, предложенной Дафтом, а также признаков, отмеченных отечественным ученым Д. Оляничем, были выделены следующие структурные параметры, являющиеся базовыми в рамках данного исследования [Дафт, 2006; Олянич 2008]:

• v Цели и задачи организации;
• v Элементы и подразделения организации;
• v Основные акторы организации;
• v Иерархия власти - внутренняя подотчетность, формы и сферы контроля:
  • · Централизация - уровень принятия решений в иерархической структуре;
  • · Организационная власть - право руководителя влиять на принятие и реализацию важных для организации решений;
  • · Стиль лидерства;
• v Формализация - наличие официальных документов, описывающих правила функционирования организации, способ взаимодействия между сотрудниками и отделами, порядок действий, внутренний документооборот и т.д.;
• v Специализация - распределение различных типов задач между работниками и отделами;
• v Способ формирования структуры штата - критерии отбора, обучение, распределение по группам задач.
• · Профессионализация - уровень образования и специального обучения для сотрудников организации;
• v Система внутренних норм и санкций;
• v Организационная конфликтогенность;
• v Коммуникация внутри организации;
• v Критерии успеха

Согласно Дафту, контекстуальные параметры позволяют охарактеризовать организацию в отношении ее взаимодействия с окружающей средой [Дафт, 2006]. Эти параметры включают в себя следующие релевантные в рамках данной работы элементы:

• v Окружающая среда - внешний мир, находящийся за пределами организации и активно влияющий и взаимодействующий с ней:
  • · Основные стейкхолдеры (широкий круг лиц, связанных с организацией и влияющих на ее деятельность.)
  • · Принципы коммуникации с основными стейкхолдерами;
• v Организационные границы - материальные и нематериальные ограничители, которые разделяют внутренний мир организации и внешнюю среду, идентифицирует членов и аутсайдеров:
• · Принципы формирования границ;
• · Принципы взаимодействия на границах.

Ниже будут рассмотрены некоторые из названных параметров организации, требующие дополнительного разъяснения.

Стейкхолдеры

Отдельное внимание следует уделить такому структурному параметру внешней среды, как стейкхолдеры. Стейкхолдеры (stakeholders) - заинтересованные стороны - представляют собой ключевые заинтересованные в деятельности организации группы [Крик, Форстейтер и др., 2005]. Таким образом, стейкхолдеры определяются как группа или отдельное лицо, которое может влиять на деятельность организации или испытывает на себе ее воздействие.

Стоит отметить, что стейкхолдеры коммерческих и некоммерческих организаций могут отличаться. Согласно Дафту, обычно в число заинтересованных сторон коммерческой организации входят:

• · Собственники и акционеры;
• · Сотрудники;
• · Потребители;
• · Поставщики;
• · Кредиторы;
• · Общественность;
• · Профсоюзы;
• · Правительство.

Говоря о ключевых для волонтерского сообщества стейкхолдерах, стоит выделить следующие группы [Крик, Форстейтер и др., 2005]:

• · Основатели;
• · Сотрудники;
• · Волонтеры;
• · Члены организации;
• · Подопечные (группы, которым оказывается помощь);
• · Родственники подопечных;
• · Представители государственных органов;
• · Представители администраций социальных учреждений, с которыми сотрудничают волонтеры;
• · Коммерческие фирмы;
• · Жертвователи и спонсоры;
• · Представители СМИ;
• · Представители других НКО.

Организационная культура

Также при анализе основных параметров организации необходимо учитывать такой немаловажный элемент, как организационную культуру. Организационная культура не может быть однозначно отнесена только к внутренним структурным элементам или только к внешним контекстуальным параметрам. Именно поэтому элементы организационной культуры были включены в представленный выше список параметров.

Американский исследователь К. Оучи определял организационную культуру как собрание символов, церемоний и мифов, которые в совокупности отражают разделяемые членами организации представления о ценностях и убеждениях [Шейн, 2002]. При этом организационная культура также может выступать как составляющая способа адаптации организации к окружающей среде [Шейн, 2002]. В такой трактовке организационная структура выступает как очень широкое и не вполне определенное понятие. В рамках данного исследования, среди основных элементов организационной структуры, предложенных К. Камерон и Р. Куинном, целесообразно выделить следующие [Камерон, Куинн, 2002].

• · Основные ценности организации;
• · Стиль лидерства;
• · Принципы отношения между акторами внутри организации;
• · Критерии успеха.
• · Способ формирования структуры штата - критерии отбора, обучение, распределение по группам задач и т.д.

Стиль лидерства

Характер того способа, который выбирается в рамках решения тех или иных поставленных задач, указывает на стиль руководства, принятый в организации. В данной работе за основу будет принят классическая классификация стилей лидерства, предложенная немецким психологом К. Левин. Согласно Левин, стили руководства можно условно подразделить на авторитарный (директивное управление, жесткий контроль и дисциплина), демократический (коллективное управление) и либеральный или попустительский (отстраненность от управления лидера, самостоятельность подчиненных) [Фрейджер, Фэйдимен, 2004].

Сравнительная таблица трех перечисленных выше стилей лидерства представлена на рисунке 2 [Фрейджер, Фэйдимен, 2004].

Рисунок 2. Стили лидерства по К. Левин

Краткие выводы

Таким образом, были рассмотрены основные определения понятия организация, кратко проанализирована роль организаций в жизни человека и представлены их основные классификации. Особое внимание было уделено таким типам организаций как коммерческая и некоммерческая.

Кроме того, параметры, выделенные в рамках структурного подхода, позволяют получить те первичные эмпирические индикаторы, на основе которых будет проведен анализ и последующее сравнение волонтерских формальных объединений в России и Франции. Схема структурных и контекстуальных параметров некоммерческой волонтерской организации, составленная на основе синтеза всех описанных выше общеорганизационных моделей, представлена на Рисунке 3.

Определение организации как социального объекта.

Организация как социального объекта - соц.группа, созданная с целью и кот управляют.

Это группа людей (два и более), деятельность которых сознательно координируется для Достижения общей цели или целей. Наиболее существенными характеристиками организации считают следующие; специализацию каждого ее члена на какой-либо трудовой операции, синхронность и одно направленность. Социальная организация всегда стремится к устойчивости, которая обеспечивается единством и строгой иерархичностью.

Подсистемы организации

1). технологическое ядро- адаптация организации к окружающей среде, актуальность для общества (маркетинговые исследования, разработка новой продукции, отдел развития)

2). административная поддержка- бесперебойное функционирование организации (материальные и человеческие ресурсы)

техническая поддержка

3). менеджмент высшего звена- определяет общую цель и стратегию

4). менеджмент среднего звена- воплощает основные стратегические решения высшего менеджмента, координирует работу подразделений

Подсистема управления состоит из следующих составляющих:
Управление и принятие правил, канонов организации;
Управление внутренней средой организации;
Координация и связь;
Принятие решений.

Техническая подсистема состоит из следующих составляющих:
Рабочий (производственный) процесс;
Разделение труда;
Определение полномочий;
Оборудование/ сооружения;
Технологии; материалы.

Человеческая/ социальная подсистема состоит из следующих составляющих (или факторы, определяющие состояние этой подсистемы):
Мотивация и мораль;;
Возраст/пол/национальность;
Физический аспект;
Вероисповедание/ ценности;
Число сотрудников и доступность человеческих ресурсов в целом для организации.

Политическая подсистема состоит из следующих составляющих:
Формальные каналы коммуникации (общения, переговоров);
Неофициальные каналы коммуникации;
Культура организации/ стиль менеджмента/ власть и ее источники;
Контроль за ресурсами (в смысле источника власти).

Контрольная подсистема состоит из следующих составляющих:
Структура управления информационными системами;
Бухгалтерский учет/ финансовые системы;
Критерии производительности, эффективность
Система поощрений.

Контекстные (5) и структурные (6) характеристики организации, чем отличаются друг от друга.

Ричард Дафт характеристики организаций подразделяет на два типа - структурные и контекстные.

Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения организации, описать их количественно и сравнивать организации между собой на основе этих описаний:

1) формализованность - количество письменной документации, используемой организацией.
Документация включает в себя инструкции, технические описания, приказы и устав. Эти письменные
документы характеризуют деятельность организации. Формализованность часто измеряется с
помощью подсчета количества страниц документации, которая используется в организации;

2) специализация – показывает, насколько задачи организации разделены по
профессиональному признаку. Если специализация низкая, то один и тот же работник может
выполнять очень разнообразные обязанности. Специализацию иногда называют разделением труда;

3) иерархия власти – описывает, кто в организации кому подчиняется и ответственность каждого специалиста. Иерархия на структуре организации обозначается вертикальными линиями;

4) централизация – если работники, принимающие решения, сосредоточены на верхних уровнях иерархии, то организация централизована; если решения принимаются на более низких уровнях, то организация – децентрализованная;

5) профессионализм – уровень формального образования и подготовки работников.
Профессионализм обычно измеряется средним количеством лет, потраченных работниками
организации на свое образование.

Контекстные характеристики описывают организацию в целом, включая ее размер, технологии и оборудование, которые она использует, и цели, которые она преследует. Они описывают также и внешнюю среду, которая влияет на организацию и формирует ее структурные характеристики:

1) размер – величина организации, т.е. количество людей в ней работающих. Организацию
мы рассматривает как открытую систему, поэтому и количество обслуживаемых лиц будет
характеризовать размер организации;

2) технологии, используемые организацией – это инструменты, способы действия и
производства, с помощью которых организация преобразует входные данные в продукты и услуги,
которые она предлагает потребителям;

3) окружающая среда – это области деятельности организации, покупатели, поставщики, финансовая среда и правительство;

4) цели и стратегии – это задачи организации и соответствующие способы их выполнения;

5) культура - набор основных ценностей, убеждений, взглядов и норм, общих для всех
работников. Эти основные ценности могут касаться этики поведения, требований к работникам,
эффективности, обслуживанию клиентов.

Перечисленные структурные и контекстные характеристики могут влиять друг на друга. Эти характеристики представляют собой ценную информацию о существе организации.

Контекстные (5):

1). размер L, M, S

2). технологии, используемые в организации

3). окружающая среда

4). цели и стратегия организации-

5). культура организации

Структурные (6):

1). формализованность- количество письменной документации, которая используется в организации

2). специализация- насколько задачи организации разделены по проф. признакам

3). иерархия власти- отношения власти в организации; диапазон контроля- сколько человек подчинено одному начальнику

4). централизация- на каком уровне власти принимаются решения

5). профессионализм- уровень организации и работы сотрудников

6). соотношение персонала- отношение той или иной группы сотрудников к общему числу

Структура социально-экономической организации

Двойственность понимания структуры.

Структурные переменные и механизм их влияния на характер целостности социально-экономической организации.

Компоненты размера организации. Структурные особенности организаций различных размеров и их влияние на устойчивость целого.

Двойственность понимания структуры

Структуру хозяйственной организации можно определить двояко. Во-первых, как способ разделения труда, определяющий в свою очередь, ролевые взаимоотношения. Во-вторых, система контроля, которая эволюционирует, (структуры формируют работу людей, но и работа людей также формирует (и воспроизводит) структуру 9).

Под сущностными элементами хозяйственной организации следует понимать ее контекстные 10 и структурные 11 характеристики.

К структурным относятся:

Взаимосвязи управляющих объектов системы (u-u)

Разделение и кооперация труда

Формализованность

Профессионализм

Пропорциональность

Структурные переменные и механизм их влияния на характер целостности социально-экономической организации.

Взаимосвязи управляющих элементов организации. Следует отметить, что горизонтальные координаторы имеют мало власти, но много ответственности. Решить вопросы координации взаимодействия подразделений организации они могут преимущественно в рамках партнерских отношений, а не соподчинительных. Основными факторами, влияющими на масштаб работы и диапазон контроля являются,

Информационные технологии. Многофункциональные информационные системы позволяют совершенствовать не только информационные каналы между элементами, подсистемами, но и качество управления. Расширяются возможности руководителя, и увеличивается норма управляемости. Например, технология G2 включает программные продукты, позволяющие в режиме on-line аккумулировать комплексную информацию о ходе работ, с достаточно большой скоростью просчитывать сценарии развития событий, оценивать их вероятность, в автоматизированном режиме формировать указания и распределять их между исполнителями. Руководитель освобождается от необходимости выполнения рутинных процедур и расширяет свои коммуникативные возможности.

Прямой контакт – создание связующего звена. Сотрудник, выполняющий функцию связующего звена, входит в штат одного подразделения и отвечает за связь с другим подразделением. Либо сотрудники сопряженных подразделений могут непосредственно обмениваться информацией (возможно на основе совершенствования стандартизации, автоматизации рабочих мест и высокой личной ответственности исполнителей).

Временные или постоянные команды. Включают сотрудников различных подразделений, каждый член команды представляет интересы своего подразделения и информирует его о решениях команды. Эффективно для реализации временных целей, например, выявления проблем и направлений их решения.

Постоянный интегратор. Введение специальной должности или подразделения по координации взаимодействия (например, менеджер продукта, менеджер программы). Постоянный интегратор не принадлежит ни одному из взаимосвязанных подразделений. Такой менеджер отвечает за сотрудничество нескольких подразделений.

Под разделением труда понимается разграничение деятельности людей в процессе совместного труда, а под кооперацией – совместное участие людей в одном или разных, но связанных между собой процессах труда 12 Разделение труда предполагает специализацию отдельных исполнителей на выполнении определенной части совместной работы, которую невозможно осуществить без четкой согласованности действий отдельных работников или их групп, т.е. без кооперации. Разделение труда по качественному признаку предполагает обособление видов работ по сложности (уровень требований к специальным знаниям, навыкам, длительности подготовки персонала, специфике физических и личностных характеристик работника). Разделение труда по количественному признаку обеспечивает пропорциональность между качественно различными видами труда.

Формализованность представляется как удельный вес документации – «писанных правил», инструкций, зафиксированных в письменном виде и утвержденных соответствующими руководителями. Существенное значение на уровень формализации отношений той или иной организации влияет ее размер. Степень формализации обуславливает уровень неопределенности поведения сотрудников (гибкость), долю четко алгоритмизированных процедур выполнения рабочих заданий (рутинных).

Профессионализм – уровень формального образования работников (в том числе определяется количеством лет, потраченных на профессионально - квалификационную подготовку). Этот аспект важен в плане оценки инновационного потенциала организации, а значит степени возможной гибкости ее структуры (в какой мере возможно повышать диапазон контроля, масштаб ответственности).

Пропорции по категориям персонала – доля основного и вспомогательного персонала и по функциональным подгруппам. Одним из количественных характеристик пропорциональности является «административный коэффициент» - соотношение численности руководителей к общей численности персонала. Вариации данных пропорций позволяют изменять время принятия решения и время его исполнения и сами зависят от применяемых технологий производства и обслуживания. Соотношение удельных весов различных категорий персонала определяет масштабность структуры и ее конфигурацию (объемные характеристики – высоту, ширину основания у иерархических пирамид и объемные характеристики структур, аналогичных другим фигурам).

Компоненты размера организации. Структурные особенности организаций различных размеров и их влияние на устойчивость целого.

Размер организации включает в общем плане четыре компонента – производственные мощности, ресурсы, так называемые чистые активы и персонал. Характеристика активов и уровень продаж характеризуют размер хозяйственной организации, но не являются существенными при построении структуры как механизма обеспечения целостности. В этом случае важны характеристики социальной подсистемы.

« ...крупные организации, как правило, характеризуются более сложной структурой, большей степенью дифференциации (по горизонтали и вертикали), особенностями в сфере коммуникаций. При высокой однородности работы, проводимой различными специализированными подразделениями в крупных организациях, «административный коэффициент» (пропорция административного персонала к общему числу работников организации) более низок, чем при однородности работы, что отражается на способах координации, коммуникации и контроля. Кроме того, крупные организации обычно более децентрализованы, чем небольшие. При этом наблюдается прямая связь между степенью формализации отношений в организации и ее размером». 13 Крупная организация может иметь как слитную структуру, так и четочную структуру, это в первую очередь зависит от особенностей внешней среды, а затем – от оргкультуры и технологи. В стабильной внешней среде низкая скорость обратной связи не будет фактором дезорганизации и для крупных компаний. Вместе с тем, крупная организация может иметь одновременно централизованный способ принятия решений и относительно высокую скорость обратной связи в случае высокого уровня автоматизации производства и управления.

Обеспечить высокую скорость обратной связи возможно за счет децентрализации процесса принятия решений, следовательно, низкой формализации, низкой специализации, высокого профессионализма и «плоской» структуры. Для обеспечения координации взаимодействия децентрализованной крупной организации доминирующим фактором выступает оргкультура и такие ее проявления как лояльность работников по отношению к организации, к собственникам и управляющим, чувство ответственности, которое испытывает каждый сотрудник за судьбу всего коллектива. В заключение, влияние размера организации на ее структурные характеристики представлено на Слайде 38.

Виды параметров организации: 1. Структурные – служат средством описания внутренних характеристик организации, служат основой для сравнения организаций между собой. 2. Контекстуальные – характеризуют организацию в целом, описывают ее основную идею. Параметры организации

Рисунок 1 – Взаимодействие контекстуальных и структурных параметров организации Структура 1.формализация; 2.специализация; 3. иерархия власти; 4.централизация; 5.профессионализм; 6. структура штатов Внешняя среда Цели и стратегия Размер Технология Культура Организация Параметры организации

Структурные параметры: 1. Формализованность – насколько в организации велик уровень письменной документации; 2. Специализация – степень, в которой решение задач организации распределяется между отдельными работниками; 3. Иерархия власти – подотчетность и сфера контроля каждого менеджера; 4 Централизация – уровень принятия решения в организации. Если решения принимаются только на верхнем уровне, то организация централизованная, если право решения делегируется нижестоящим уровням – то децентрализованная; 5. Профессионализм – степень формального образования и обученности работников; 6. Структура штата – распределение сотрудников по функциям и подразделениям организации.. Параметры организации

Контекстуальные параметры: 1. Размер – количество сотрудников, объем продаж, общая стоимость имущества; 2. Организационная технология – инструменты, методы и действия, используемые для преобразования ресурсов на входе в ресурсы на выходе; 3. Окружающая среда – все, что находится за пределами организации; 4. Цели и стратегия – определяют направление и приемы конкурентной борьбы, отличающие ее от других организаций; 5. Организационная культура – базовый набор ключевых ценностей, убеждений, суждений и норм, разделяемых работниками. Показатели эффективности использования трудовых ресурсов

Понимания миссии: 1. Широкое понимание - констатация философии и предназначения, смысла существования организации. 2. Узкое понимание - сформулированное утверждение относительно того, для чего или по какой причине существует организация. Миссия организации

Содержание миссии: 1. Целевые ориентиры – отражают то, на решение каких задач направлена деятельность организации, и то, к чему стремится организация в своей деятельности в долгосрочной перспективе; 2. Сфера деятельности – отражает то, какой продукт организация предлагает покупателям, и то, на каком рынке она осуществляет реализацию своего продукта; 3. Философия – находит проявление в тех ценностях и верованиях, которые приняты в организации; 4. Возможности и способы осуществления деятельности – отражают отличительные возможности организации для выживания в долгосрочной перспективе; 5. Имидж – образ организации, формируемый в представлении субъектов внешней среды. Миссия организации

Назначение миссии: 1. Формирование представления о том, что собой представляет организация; 2. Формирование единения внутри организации и создание корпоративного духа; 3. Возможность для более действенного управления организацией. Требования к содержанию миссии: 1. Содержит основные направления движения организации; 2. Ясность формулировки; 3. Исключение возможности различного толкования; простор для творческого и гибкого развития организации. Миссия организации

Цели - это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. Классификация целей: 1. По срокам – долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные; 2. По сфере формирования – цели в сфере доходов организации, работы с клиентами, потребностей и благосостояния сотрудников, социальной ответственности; Цели организации

Классификация целей (продолжение): 3. По иерархии – цели более высокого и более низкого уровня; 4. По соотношению темпов изменения объема продаж и прибыли организации и отрасли в целом – цели быстрого роста, стабильного роста и сокращения. Цели организации

Направления формирования целей: - прибыльность; - положение на рынке; - производительность; - финансовые ресурсы; - мощности организации; - разработка, производство продукта и обновление технологии; - изменения в организации и управлении; - человеческие ресурсы; - работа с покупателями; - оказание помощи обществу. Цели организации

Подходы к установлению целей: 1. централизованный; 2. децентрализованный; 3. смешанный. При децентрализованном подходе возможно 2 схемы установления целей: сверху вниз и снизу вверх. Фазы выработки целей: 1. Выявление и анализ тенденций окружения; 2. Установление целей для организации в целом; 3. Построение иерархии целей; 4. Установление индивидуальных целей. Цели организации

Сложность включает в себя: 1. Разделение труда: - функциональное; - технологическое, - профессиональное, - квалификационное; - горизонтальное и вертикальное; - географическое. 2. Охват контролем – число подчиненных, которые отчитываются перед одним руководителем. - масштаб работ; - глубина работ; - частота и тип взаимосвязей между руководителем и подчиненными. Сложность как характеристика организации

Определение количества потенциальных контактов руководителя с подчиненными где n – количество работников, подчиненных руководителю. Факторы, влияющие на частоту и тип взаимосвязей между руководителем и подчиненными: - требуемый контакт; - уровень образования и подготовленность подчиненных; - способность к общению. Сложность как характеристика организации

3. Департаментализация – с учетом рационального охвата контролем и обеспечения выполнения всех функций организация может быть разделена на соответствующие структурные блоки (службы, отделы, департаменты). Д. бывает: - функциональная – группирование работников в соответствии с выполняемыми функциями; - территориальная – создание групп людей на базе определенной территории; - производственная – осуществляется при группировании деятельности и персонала на базе продукции; - проектная – деятельность и персонал сосредоточены в подразделении на время реализации проекта; - смешанная – используется при необходимости одновременного использования различных принципов группировки персонала. Сложность как характеристика организации

Формальная организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Неформальная организация (причины) – удовлетворение потребности: - в социальной принадлежности; - в общении; - в защите; - в поддержке. Основная характеристика формальной организации – степень стандартизации трудовых функций. Формализация

Факторы: - шаблонная работа; - степень бюрократизации. Характеристики бюрократии: 1. иерархическая командная цепочка; 2. специализация должностных обязанностей; 3. единые нормы и правила; 4. стандартизированные операции на каждом участке работы; 5. профессиональная карьера; 6. безличностные отношения. Формализация

С точки зрения уровня централизации возможно выделение нескольких типов организационных структур: 1) пирамидальная (иерархическая) – построена по принципу «команда-контроль». Характеристики: - административная дистанция – количество уровней управления между руководителем и исполнителем; - диапазон управления – количество элементов организации, принимающих решения на одном уровне управления; 2) плоская – построена по принципу «команды» на основе максимальной децентрализации. Соотношение «централизация-децентрализация»

Таблица 1 – Сравнительная характеристика пирамидальной и плоской моделей управления Преимущества Недостатки Пирами- дальная - единое руководство; - простота целевого управления - дороговизна (много уровней управления); - медленная адаптация к переменам; - медленное реагирование на изменение внешней среды; - ограничение творчества, инициативы Плоская - развитие профессиональных навыков руководителей; - атмосфера конкуренции; - повышение автономности в принятии решений в отдельных подразделениях - усложнение контроля; - усложнение целевого управления Соотношение «централизация / децентрализация»

Факторы, влияющие на соотношение централизации / децентрализации: - размер организации; - технологии; - внешняя среда; - стратегический выбор. Делегирование полномочий – ключевой инструмент эффективного осуществления процессов децентрализации. Причины: 1. Необходимость высвободить силы и время руководителя; 2. Чрезмерная занятость руководителя не позволяет ему лично заниматься проблемой; 3. Подчиненный может сделать работу лучше, чем руководитель. Соотношение «централизация / децентрализация»

Принципы делегирования: 1) передача полномочий в соответствии с ожидаемым результатом; 2) передача полномочий должна осуществляться по линиям управления; 3) каждый руководитель принимает решения в пределах своих полномочий; 4) высшее должностное лицо продолжает нести ответственность за действия подчиненного. Соотношение «централизация / децентрализация»

Формы горизонтальных связей: - использование прямых контактов; - установление взаимосвязи между подразделениями; - создание временных целевых групп; - создание постоянно действующей группы; - установление двойной ответственности. Соотношение «централизация / децентрализация»

Прямой контакт – наиболее простая и наименее дорогостоящая форма связи, на основе которой практикуются и другие формы связей: ротация, телекоммуникации, документооборот. Целевые группы – форма горизонтального контакта для решения общих проблем подразделений разного профиля. Набирается из специалистов всех подразделений и носит временный характер. Команды – группы на относительно постоянной основе для решения наиболее часто возникающих проблем. Соотношение «централизация / децентрализация»

Условия использования двойного метода управления: 1. Наличие системы и высокий уровень мотивации работников; 2. Назначение линейных руководителей для работы в группе; 3. Наличие необходимой информации; 4. Наличие полномочий; 5. Влияние, основанное на знании и информации; 6. Сочетание горизонтального и вертикального процессов управления; 7. Практика решений конфликтных ситуаций; 8. Руководство. Соотношение «централизация / децентрализация»

Жизненный цикл организации – это период, в течение которого организация проходит такие стадии своего функционирования, как создание, рост, зрелость и упадок. Жизненный цикл продукции - это временной интервал, который включает время создания, продолжительность выпуска и время эксплуатации изделия потребителем. Жизненный цикл организации

Таблица 2 - Модель жизненного цикла Адизеса Стадии ХарактеристикаСложности Выхаживание – зарождение организации Обсуждение идеи нового бизнеса и принятие решения о его создании Высокий уровень риска, необходимость финансовой поддержки и спроса на новый продукт Младенчество – начало деятельности компании Нечеткая структура, небольшой бюджет, отсутствие отлаженных бизнес-процессов, отсутствие системы приема на работу и контроля Необходимость постоянного притока денежных средств и преданности основателя идее «Давай-давай» (Go-go) – стадия быстрого роста Преодоление нехватки денежных средств, бизнес-идея начинает приносить прибыль, организация работает «в пожарном режиме», чтобы удовлетворить возникающие потребности рынка Преодоление желания «объять необъятное» Жизненный цикл организации

Продолжение таблицы 2 Стадии ХарактеристикаСложности Юность – период духовного перерождения организации Формирование структуры, стиля работы, организационной культуры, основных бизнес- процессов. Акцент меняется с развития любой ценой на повышение качества работы Конфликт между потребностью самореализации творческих личностей и необходимостью технологичной организации бизнес-процессов Расцвет – оптимальная точка кривой жизненного цикла Организация достигает баланса между самоконтролем и гибкостью; создается сеть «младенческих» организаций Если организация не вносит изменения в свою деятельность (новые работники, технологии, продукты), то переходит в стадию стабилизации Стабилизация – первая стадия старения Более значимую роль начинает играть административно- управленческий персонал; роль людей, непосредственно работающих с клиентами, становится второстепенной. Сокращается число инноваций Внутренняя бесконфликтность и согласованность ценятся выше эффективной работы. Истощается дух творчества, что влияет на способность организации удовлетворять требования потребителей. Жизненный цикл организации

Продолжение таблицы 2 Стадии ХарактеристикаСложности Аристократизм – усиление роли традиций и формализма в отношениях Избыток денежных средств, которые все чаще вкладываются в поддержание существующего порядка, а не в создание нового. Дальнейшее усиление роли АУП. Приобретение других фирм с целью повысить «предприимчивость», повышение цен на продукцию при прежнем качестве Снижение гибкости, качества продукции, отрицание реально существующих проблем, ослабление роли профессионалов Ранняя бюрократизация - Потребности клиента становятся еще менее значимыми. Дальнейший отказ от ориентации на результат Поиск виноватых в возникающих проблемах, борьба за выживание не организации, а тех, кто в ней работает, частые конфликты и управленческая паранойя Бюрократизация и смерть Дальнейшее усиление бюрократии, уход клиентов, бессмысленный контроль Жизненный цикл организации

Рассмотрим структурные параметры ЦЗН к которым относятся:

1. Формализация делает рациональным поведение в организации структура формальна, если правила, управляющие поведением точно и явно предписаны, независимо от личных качеств индивидов и занимаемой ими позиции в структуре.

Формализованность организации - это то, насколько велик в ней поток письменной документации: описаний технологий, должностных инструкций, постановлений и внутренних руководств.

Благодаря чему можно сделать вывод, что ЦЗН г. Новокузнецка имеют высокий уровень формализации – по меньшей мере, несколько томов письменных правил и инструкций по поводу приема, регистрации, перевода, обеспечения внутренней(нормативно-правовой) документации и т.д.

2. Специализация - это степень, в которой решение задач организации распределяется между отдельными работниками. Если специализация высока, каждый работник решает только узкий круг задач, если низка, круг задач, решаемых работниками, шире. Иногда специализацию соотносят с разделением труда.

ГКУ ЦНЗ организация направленная на оказание узкого спектра услуг, таких как содействие гражданам в поиске подходящей работы, профессиональная подготовка, переподготовка и повышение квалификации и т.п. услуги, говорящие не только о узкой специализации самой организации, но и о работе ее сотрудников.

3. Стандартизация- это процесс установления и применения стандартов.

Степень стандартизации в ГКУ ЦНЗ на достаточно высоком уровне, что можно было наблюдать при прохождении практики в данной организации из распорядительной документации, которая выполнена по унифицированному стандарту.

4. Иерархия власти (структура организации) (см. приложение 1)

5. Централизация - это условие, при котором право принимать наиболее важные решения остается за высшими уровнями управления.

На основании анализа документов (положение, должностная инструкция, номенклатура дел), регламентирующих деятельность службы делопроизводства в ЦЗН г. Новокузнецка можно сделать вывод, что в данной организации существует централизованная структура. Об этом говорит не только комплекс изученных документов, но и организационная структура ГКУ ЦНЗ.

6. Профессионализм -высокая подготовленность к выполнению задач профессиональной деятельности. Профессионализм дает возможность достигать значительных качественных и количественных результатов труда при меньших затратах физических и умственных сия на основе использования рациональных приемов выполнения рабочих заданий.Профессионализм работников ЦЗН является подтверждением той колоссальной работы, что проводится на протяжении более сорока лет и числом трудоустроенных граждан, обратившихся за помощью.

Контекстуальные параметры:

1. Размер организации. Определить размер организации довольно просто.В соответствии с российскими стандартами они делятся на малые, средние и крупные. Исходя из численности работников, а так же из узко направленности оказания услуг можно сказать, что ЦЗН относится к средним организациям.

2. Организационная технология характеризует самую сущность производственной подсистемы; она включает в себя основные виды техники по осуществлению процесса превращения ресурсов на «входе» в результаты – на «выходе». Ресурсы, которые ожидают нас на «входе»: работающий персонал, информация о рынке труда; основные операции: психологическая поддержка, Ярмарка вакансий, связь с работодателем, обучение, переподготовка, повышение квалификации; на «выходе»: трудоустроенные граждане, информация, новости, контакты.

3. Окружающая среда.ЦЗНнаходится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации (кадровые службы), находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

4. Цели и стратегия.Цели ЦЗН заключаются в следующем: поиск и подбор высококвалифицированного персонала, содействие занятости выпускников образовательных учреждений, а так жеобучение, переподготовка, повышение квалификации для лиц не работающих по своей специальности более трех лет или решивших освоить азы другой профессии.Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. Стратегия ЦЗН заключается в следующем: индивидуальный подход к клиенту; предоставление качественных услуг; направленность на установление долгосрочных партнерских отношений с клиентами, этика партнерских отношений.

5. Организационная культура - это базовый набор ключевых ценностей, убеждений, суждений и норм, разделяемых работниками. Ценности могут касаться этики поведения, приверженности сотрудникам, эффективности или работы с потребителями; это - нечто вроде цемента, объединяющего сотрудников организации. Организационная культура нигде не прописана, однако ее можно наблюдать в рассказах, церемониях, одежде и оформлении офисов.Она выполняет функции внутренней интеграции и внешней адаптации организации. Она определяет стратегию организации, цели и средства их достижения, а также критерии эффективности в достижении намеченных целей. Благодаря организационной культуре, в организации разрабатывается общий язык и концептуальные категории, критерии получения, удержания и утраты власти, правила поведения, системы поощрений и наказаний. Организационная культура обеспечивает более тесную коммуникацию между членами организации - основные посылки и теоретические положения, от которых отталкивается конкретный человек, являются общими для всех.Организационная культура ЦЗН главным образом ориентирована на человека и на задачу поставленную перед работающем персоналом.

Этап жизненного цикла организации

Жизненный цикл организации – совокупность стадий, которые проходит организация за период своего функционирования: рождение, детство, отрочество, ранняя зрелость, расцвет сил, полная зрелость, старение, обновление.

Судя по тому, что ЦЗН удаётся сохранять устойчивое положение во внешней среде и на протяжении более сорока лет удерживать свои позиции, можно с уверенностью сказать, что он находится на стадии зрелости, а так же на этапе формализации деятельности.

Этап формализации деятельности - период стабилизации роста (развития) (формализация ролей, стабилизация структуры, акцент на эффективность). К этой стадии организация приходит с багажом прошлого опыта. Представления, показавшие свою адекватность и эффективность, связываются в единую картину мира, охватывая разнообразные стороны социальной жизни.