Правила обращения с документами, имеющую пометку дсп. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт) Журнал дсп для служебного пользования

М ы получили интересный вопрос читателя. И когда стали разбираться в нем, поняли, что он может быть полезен многим и ответ на него может вылиться в интересную статью. Вот о чем нас спросили:

• Кому: delo@сайт
• Тема: Бесплатные консультации

Подскажите, пожалуйста, относятся ли документы с грифом «Для служебного пользования» к разряду документов конфиденциального характера? Какими нормативными актами регулируется порядок работы с документами, имеющими гриф «ДСП»? Могут ли коммерческие структуры отправлять исходящие документы с таким грифом или это прерогатива органов государственной власти? Заранее спасибо.

• Светлана Галкина
• заведующая канцелярией, г. Саратов

Ранее в нашей стране существовал следующий подход к выделению категорий информации с ограниченным доступом: государственная тайна (с использованием грифов «особой важности» и «совершенно секретно»), служебная тайна (с грифом «секретно») и информация «Для служебного пользования» (далее сокращенно - «ДСП»). Однако со временем ситуация изменилась, появились новые разновидности «тайн», например, коммерческая тайна; изменился порядок использования специальных грифов на документах. Попытаемся разобраться в разнообразии подходов как к самому понятию служебной тайны, так и к порядку проставления грифа «ДСП».

Хоровод различных видов тайн на фоне пробелов законодательства

В федеральном законодательстве, связанном с защитой информации, не оговаривается содержание понятий «конфиденциальный документ» и «конфиденциальное делопроизводство» . Законодательно закреплено лишь деление информации в зависимости от категории доступа к ней на:

• общедоступную и
• ограниченного доступа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Статья 7. Общедоступная информация

1. К общедоступной информации относятся общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен...

Статья 9. Ограничение доступа к информации

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

3. Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

4. Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.

5. Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.

По нашему мнению, под конфиденциальным документом следует понимать информацию, зафиксированную на материальном носителе, содержащую коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивать защиту, доступ к которой ограничивается федеральными законами, а также ее обладателем.

Кроме того, действует Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». В нем дается определение понятию служебная тайна : это служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами. Таким образом, служебная информация относится к категории информации, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

Обратите внимание: в постановлении Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» упоминается гриф «ДСП» . Однако данный нормативный правовой акт имеет достаточно узкую сферу применения: его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, а также на подведомственные им организации .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 1.2 постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Почему речь идет о несекретной информации? Дело в том, что в 1 993 году был принят Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», и с этого времени гриф «секретно» стал относиться только к сведениям, составляющим государственную тайну . Следовательно, гриф «ДСП» не может быть проставлен на документах, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, так как для них есть свои грифы, соответствующие степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

Служебную тайну необходимо отличать не только от государственной , но и коммерческой , а также иной охраняемой законом тайны .

Фрагмент документа

Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Следовательно, документы, созданные в процессе жизнедеятельности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих хозяйственную / коммерческую деятельность и отвечающие вышеуказанным признакам, будут относиться именно к коммерческой тайне . И согласно статье 6 Федерального закона «О коммерческой тайне» на них должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

Осталось определиться с термином «иная охраняемая законом тайна» . Речь, в частности, идет о:

• неприкосновенности частной жизни (статьи 23, 24 Конституции РФ);
• тайне переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений , иными словами, «тайне связи» (статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»);
• банковской тайне (статья 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности»);
• налоговой тайне (статья 102 Налогового кодекса РФ);
• тайне страхования (статья 946 Гражданского кодекса РФ);
• адвокатской и нотариальной тайнах (статья 8 Федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре Российской Федерации» и статья 5 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 .02.1993 № 4462-1);
• тайне следствия, дознания (статья 161 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и судопроизводства , а равно сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты , осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.2004 № 11 9-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами РФ;
• журналистской тайне (статья 49 Федерального закона от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации»);
• аудиторской тайне (статья 8 Федерального закона от 07.08.2001 № 11 9-ФЗ «Об аудиторской деятельности»);
• сведениях о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (иначе называемые «персональные данные» ), кроме сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
• сведениях о сущности изобретения , полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

И это не полный перечень возможных «тайн»!

Что делать коммерческой организации?

Итак, проанализировав различные виды охраняемой законом тайны, мы увидели, что далеко не на все вопросы есть ответы и четкая граница между различными понятиями не всегда видна. В качестве главной причины можно назвать отсутствие единого закона, который содержал бы необходимую нам систематизацию, а существование отдельных документов, изданных для разных целей. Но, несмотря на пробелы, работать с документами и оформлять на них гриф, ограничивающий к ним доступ, нужно уже сейчас. Поэтому постараемся дать конкретные рекомендации для коммерческой организации, о которых просит автор вопроса.

Организация, осуществляющая коммерческую деятельность, может проставлять на своих документах гриф «Коммерческая тайна» в силу Федерального закона «О коммерческой тайне», причем в законе конкретно оговаривается состав информации такого грифа (его образец приведен в Примере 1).

Данный гриф обычно ставят в верхнем правом углу.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 10 «Охрана конфиденциальности информации» Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Пример 1

Как уже было сказано, понятие «служебная тайна» и правила, устанавливающие порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в государственных учреждениях , приведены в постановлении Правительства РФ от 03.11 .1994 № 1 233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти». Это положение может быть использовано и для негосударственных структур, но только в случае принятия специального Федерального закона «О служебной тайне».

В декабре 2004 года Комитетом по безопасности в Госдуму был внесен проект Федерального закона от 24.12.2004 № 124871-4 «О служебной тайне». 18 апреля 2006 года он был рассмотрен Советом Государственной Думы, а в планах законопроектной работы комитетов первое чтение закона намечено на ближайшие месяцы. До принятия этого закона мы порекомендовали бы коммерческой организации воздержаться от использования грифа «ДСП» на своих исходящих документах.

Строго говоря, коммерческим организациям пока никаким законом прямо не разрешено использовать гриф «Для служебного пользования» (гриф «ДСП») . И в их распоряжении остается только гриф «Коммерческая тайна», но его явно недостаточно!

Например, любой работодатель имеет документы, содержащие персональные данные работников, доступ к которым должен быть ограничен в силу Трудового кодекса РФ и Федерального закона «О персональных данных». А ставить на кадровых документах гриф «Коммерческая тайна» как-то нелогично. Ведь если вспомнить определение коммерческой тайны (мы привели его выше), в нем речь идет об информации, позволяющей увеличить доходы и избежать неоправданных расходов, получить коммерческую выгоду. Но в ТК РФ и Федеральном законе «О персональных данных» постоянно идет речь о конфиденциальности информации. Поэтому уже сейчас некоторые организации используют в своей работе для подобных документов пометку «Конфиденциально» , которую проставляют штампом.

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Акт на уничтожение документов представляет собой перечень бумаг, отобранных на ликвидацию, с указанием их количества. В нем отражают и нормативы, на основании которых тот или иной бланк не подлежит дальнейшему хранению.

Отбор документов производит архивариус. Он подбирает документы в соответствии со статьями типового Перечня. В акте может насчитываться более сотни позиций. Чем их больше, тем тщательнее организация относится к процедуре ликвидации бумаг.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Список указанных в акте бумаг должен в точности соответствовать реальной картине их истребления. В противном случае уничтожение характеризуется как незаконное. За это предусмотрены штрафы и уголовное наказание.

При составлении акта применяется приложение № 4 Правил работы архивов 06.02.02 (далее - Правила). К нему прилагается бумага, подтверждающая факт истребления документов. Утверждает документ директор компании по согласованию с экспертной комиссией.

Когда возникает необходимость

Каждая организация в работе в ходе работы оформляет огромное количество всевозможных бумаг. Со временем истекают отведенные государством сроки хранения документов, они теряют значимость и становятся ненужными. Избавиться от них можно, проведя необходимые процедуры.

Что говорит закон

Основным документом процесса уничтожения является акт о выделении бумаг. В нем представлен перечень ликвидируемых документов и их количество. Форма акта утверждена Правилами.

При подготовке к утилизации также нужно руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения бумаг АО, утвержденным Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг Постановлением 3 03-33/пс от 16.07.03. в нем определено:

• Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения. Описи и акты рассматривает экспертная комиссия и утверждает директор организации.
• Дела в утвержденном акте на уничтожение должны располагаться отдельно от прочих бумаг. Хранятся они в специальном месте.
• Акт и описи хранят в архиве предприятия в формируемом деле.

Перечень правил хранения установлен Госархивом 06.10.06.

Согласно документу, в зависимости от видов документы хранят:

• в течение непродолжительного времени: от года до 5 лет;
• длительно: 10-75 лет;
• постоянно.

Перечень правил Госархива устанавливает следующие сроки хранения:

При налоговой ревизии постоянно хранящаяся отчетность и подтвердят правильность ведения учета, исчисления и уплаты налогов предприятием и т. д.

Специально сформированная в компании комиссия подбирает документы постоянного хранения. Их список составляют от начала до конца года в четырех экземплярах, которые утверждает директор.

Бумаги перманентного хранения должны находиться в государственном или собственном архиве предприятия. Ежегодно распоряжением руководителя назначается сотрудник, ответственный за их сохранность.

При утилизации следует пользоваться следующей нормативной базой:

• приказом Минкультуры № 526 от 31.03.15;
• Законом об архивном деле № 125-ФЗ от 22.04.04;
• Законом о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.11;
• Перечнем архивных бумаг, утвержденным приказом Минкультуры № 588 от 25.08.10;
• Положением Минфина СССР о документах и документообороте в бухучете № 105 от 29.07.83.

Основные вопросы

При проведении утилизации бумаг нужно знать, как происходит процедура, какие способы применяются, кто отвечает за процесс уничтожения.

Способы и порядок утилизации

Согласно Правилам на уничтожение документы подбирает комиссия экспертов. Для ее создания директор утверждает приказ или Положение. Она состоит из работников предприятия: бухгалтера, секретаря, делопроизводителя и т. д.

Комиссия отбирает документы, имеющие истёкший срок хранения, и оформляет акт о подборе дел к уничтожению. Бумага содержит все дела компании, которые могут утилизироваться с начала года ее составления. Так, дела с 35-летним сроком хранения, завершенные в 2011 году, могут включаться в акт в 2019 году.

Форму акта организация разрабатывает сама или использует типовую. В дополнение к нему составляется протокол. Его подписывают члены комиссии и председатель. Затем компания может утилизировать все дела, входящие в акт.

Бумаги организация может уничтожить самостоятельно (измельчить, сжечь и т. д.) или прибегнуть к помощи специализированной компании. В последнем случае составляется накладная. В ней отражают дату передачи, число и вес документации.

Наличие акта имеет большое значение для компании. Он может понадобиться при ревизии или в суде.

При ликвидации бумаг нужно соблюдать определенные требования:

• не истреблять бумаги, связанные с идущим или предшествующим судебным процессом;
• не разглашать конфиденциальные данные, содержащиеся в утилизируемых документах и копиях;
• уничтожать все разрешенные к утилизации копии: страховые, личные, резервные.

Не следует выбрасывать неизмельченные бумаги. При этом персональные данные могут стать доступными. За нарушение требования конфиденциальности предусмотрена ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Уничтожить бумаги компания может следующим образом:

• порвать;
• сжечь;
• измельчить шредером;
• перезаписать или стереть файлы (для электронных носителей).

Факт избавления от бумаг нужно подтвердить актом произвольной формы. Итак, по результатам работы экспертной комиссии оформляется 4 экземпляра описей дел и акты о документах к уничтожению. Скачать примерную форму акта можно в интернете.

Комиссия и приказ

Экспертная комиссия создается для определения документов, которые можно уничтожить. Если организация большая и бумаг много, то можно оформить Положение о постояннодействующей комиссии. Если утилизация планируется не чаще раза в год, то экспертов можно назначить разово распоряжением руководителя.

Приказ оформляется на бланке организации.

В нем указывают:

• название компании;
• дату, номер, место составления;
• смысл приказа (о создании комиссии);
• текст, для чего она создается (определения длительности хранения, сбора бумаг к уничтожению);
• состав;
• положение о деятельности (если комиссия постоянно действует);
• подпись и ФИО лица, контролирующего исполнение приказа (директора);
• подписи и ФИО ознакомленных сотрудников.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Это могут быть:

• кадровик;
• делопроизводитель;
• работник архива;
• бухгалтер;
• иной сотрудник.

Если предприятие проводит уничтожение впервые, и ответственные лица не знают, как правильно провести процедуру и как составить необходимые документы грамотно, можно пригласить представителя Росархива.

Основная задача комиссии - определить, какие бумаги следует утилизировать. Срок хранения должен закончиться и документ должен быть неактуальным для организации.

Срок хранения бумаг должен закончиться на начало года, в котором планируется их утилизировать.

После экспертизы всех бумаг можно заполнять акт на уничтожение бухгалтерских документов и приказ на утилизацию.

В распоряжении указывают:

• дату и номер;
• основание (реквизиты акта);
• назначение ответственного за исполнение лица;
• метод и время утилизации.

Приказ визирует директор, и бумаги ликвидируют.

Сроки хранения

Интервал хранения начинает отсчитываться со следующего после последнего использования бумаг года.

Периоды хранения некоторых документов приведены в таблице:

Некоторые бумаги, которые должны храниться до 10 лет считают текущими. Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются.

Компания вправе самостоятельно устанавливать сроки хранения бумаг, но они не должны быть короче утвержденных законодательством.

За сохранность бумаг отвечает руководитель организации. Если директор меняется, он должен передать эту обязанность преемнику в порядке, определенном компанией самостоятельно.

Подготовка акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформляет экспертная комиссия. Его форма законом не утверждена. Документ оформляется произвольно или используется разработанный компанией образец.

Составляться он может на листе А4 или фирменном бланке предприятия. Оформить его можно о руки или набрать текст на компьютере. Акт утверждается распоряжением директора.

Количество экземпляров должно соответствовать числу членов комиссии плюс один для самой организации.

Условно акт можно разделить на три части:

Правильно заполнить акт поможет инструкция:

• сверху по центру пишется название компании в соответствии с , адрес, и ;
• ниже справа вносят слово «утверждаю», строку для подписи, должность и ФИО директора;
• далее по центру название, номер, дата акта;
• затем текстом пишут состав комиссии, начиная с председателя;
• список бумаг к уничтожению, для каждого построчно вносят название, интервал составления, число папок, срок хранения;
• указывают, как утилизированы документы, например, переданы как макулатура (название компании-получателя, номер, дата накладной);
• подписи председателя и членов комиссии с расшифровками.

Полностью оформленный акт отдают на подпись директору. После утверждения документа производится списание ликвидированных бумаг с учетных журналов. При этом указывают дату и номер акта.

Особые случаи

Часто для работы организация разрабатывает формы документов самостоятельно, соответственно их нет в законодательном перечне. Рано или поздно их тоже приходится утилизировать. Сроки хранения таких бумаг устанавливают на основании п. 2.2.5 Правил. Для этого экспертная служба компании обращается в архивное учреждение. После установления срока организация определяет, хранить бумаги дальше или уничтожать.

Уничтожение бухгалтерских бумаг имеет некоторые тонкости. На них распространяются установленные законодательством сроки и способы хранения, способы утилизации. Есть некоторые нормативные акты, положения которых нужно учесть.

Например, организация должна хранить 4 года документы по расчету и уплате налогов (ст. 23 НК РФ). Но в ст. 29 Закона о бухучете установлен 5-летний срок хранения первички, отчетности и прочих учетных бумаг.

Значит, если регистр или справка относятся к бухгалтерии, то их хранить нужно минимум 5 лет.

Если предприятие имеет признаки банкротства, оно не вправе ликвидировать бумаги по экономической деятельности. За нарушение данного правила ст. 195 УК РФ предусмотрено уголовное наказание.

Например, компания переносит убыток от налогообложения на будущий 10-летний период. При этом налоговые документы, имеющие срок хранения 4 года, должны храниться 14 лет, т. е. стандартный срок плюс перенос (ст. 283 НК РФ).

Если акт на уничтожение бухгалтерских документов сформирован правильно, директора все равно могут привлечь штрафу 2 000-3 000 р. (ст. 15.11 КоАП), если бумаги уничтожены преждевременно и не соблюдались сроку их хранения.

Если руководитель не имеет материальной возможности содержать архивный отдел, он должен назначить сотрудников для непрерывного контроля над сроками хранения бумаг и утилизации дел, срок хранения которых прошел.

Документы в электронном виде также подлежат хранению. Средства воспроизведения и электронные носители данных и проверяющие верность ЭЦП следует хранить 5 лет. Срок отсчитывают от года, следующего за годом их последнего использования для формирования отчетов.

В наше время большие объемы документов хранят в электронной форме и на специальных носителях. Их уничтожают вместе с носителями, процесс аналогичен ликвидации бумажных форм. Также их можно стирать и перезаписывать.

При этом нужно помнить следующее:

• избавляться от ненужных электронных данных нельзя самовольно без оформления акта;
• запрещено утилизировать документы, относящиеся к текущему или предстоящему судебному процессу;
• следует соблюдать требование неразглашения персональных данных, имеющихся в оригиналах и копиях электронной документации;
• необходимо уничтожать все имеющиеся дубликаты бумаг.

Итак, перед тем как уничтожить документы, следует убедиться, что их срок хранения закончен, и они больше не потребуются. Их перечень закрепляют в акте. На его основании издают приказ и производят утилизацию.

Возможны ли расчеты между юридическими лицами наличными — мы расскажем

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1 Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

Начальника отдела кадров;

Главного бухгалтера;

Начальника юридического отдела;

Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.

Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем (разработчиком) и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Использовать другие ограничительные пометки или грифы запрещается Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233..

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой "Для служебного пользования":

• - печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
• - учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
• - после регистрации передаются работникам подразделений под расписку;
• - пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
• - размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Разрешение оформляется на последнем листе (на оборотной стороне) размножаемого документа. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
• - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Требования пунктов настоящего Порядка распространяется и на съемные машинные носители информации, содержащие сведения ограниченного распространения. Используемые для записи защищаемой информации носители должны быть учтены в делопроизводстве подразделений. На магнитном носителе проставляются регистрационный номер, пометка “Для служебного пользования”, дата и роспись работника, отвечающего за учет носителей.