Правильная отправка и принятие факса. Как пользоваться факсом: подробная инструкция Как отправляется факс по почте

Конечно, к каждому факсу всегда есть инструкция. Только вот не во всех случаях она хранится. Поскольку принципы работы аппаратов всех фирм одинаковые, зная их, вы легко сможете разобраться в этом деле. Итак, как же отправить факс?

Стоит сразу отметить, что чаще всего факсом пользуется одновременно несколько человек на предприятии. Чтобы ваше письмо получил адресат, обязательно составьте сопроводительное. Сопроводительное письмо должно состоять из таких данных:

• должность и Ф.И.О. адресата;
• краткая информация о содержании письма, а также количество приложенных страниц;
• Ф.И.О. и контактный номер телефона отправителя (на тот случай, если получающая сторона захочет отправить факс в ответ или связаться для уточнения данных).

Вставьте бумагу в факс. Сделать это рекомендуется до того момента, как наберете номер, чтобы не заставлять собеседника ждать. Поскольку в разных машинах бумага вставляется по-разному, внимательно посмотрите на обозначения, которые указаны на факсе. Если лист вставить неправильно, то будет отсканирована задняя сторона, собеседник получит пустой лист. Обратите внимание: лист вставляется до того момента, пока вы не услышите легкий щелчок, при этом его нельзя будет вытащить из факс-машины, не применяя определенных усилий. Наберите номер факса с вашего аппарата. Если факс отправляется не по городу, а по области или в другую область/страну, перед номером наберите код нужного города. Дождитесь ответа, сообщите собеседнику, что будете передавать факс, а затем скажите, что нажимаете “Старт!” (большая зеленая кнопка на факсе). Если все сделано правильно, то аппарат станет жужжать и “затягивать” бумагу медленно. Не забудьте уточнить фамилию принимающего, записать дату передачи и время. Делается это для того, чтобы в случае, если информация не дошла к адресату, можно было установить виновного. После того как факс прошел, спросите у собеседника, все ли видно из переданного. Если вы заметили, что бумагу “зажевало” – нажмите кнопку “Стоп”, аккуратно вытащите факс и сделайте все по новой. Если бумага прошла слишком быстро, возможно, произошел сбой при передаче данных. Сегодня отправить факс можно и с помощью интернета. Для этого предложено большое количество программ, но многие из них платные. Такие программы представлены на сайтах FaxManager или Global Home . Их услуги платные, но при этом требуется только подключение к интернету и сканированный документ, сохраненный в формате PDF. Если вам удобнее установить программу, тогда можно выбрать VentaFax . Доступна как бесплатная версия, которая действует на территории России, так и альтернативные платные, но с расширенными функциями. При этом у вас должен быть модем-факс с подключением к телефонной линии. Несмотря на все недостатки, если вы довольно редко отправляете документы факсом, данный вариант выгоднее по сравнению с приобретением аппарата. Отправить факс теперь возможно и с помощью почтового ящика. Однако эту функцию поддерживают только современные факс-машины, поэтому прежде, чем передавать таким способом, уточните этот момент у адресата.

И помните, что передавать секретную или личную информацию можно лишь в том случае, если вы уверены – на другом конце провода тот человек, кому она адресована. Также нередки ситуации, когда машина адресата настроена на автоматический прием. Поэтому позвоните по личному номеру адресата и предупредите его о передаче документа.

Отправка факс-сообщения

Памятка для тех, кто впервые купил факс

Факс (англ. Fax, сокращ. от facsimile, от лат. fac simile, что значит - "делать одинаково").
Передача факсимильного сообщения (факс-сообщения) - передача изображения (с помощью электрических сигналов) на расстояние. Переданный факс имеет вид исходного документа; здесь могут быть видны все печати и подписи, а так же произвольные рисунки и надписи от руки, только, преимущественно, в черно-белой цветовой гамме.

Так как же отправить факс?

Для отправки факса вам потребуются:
- факс-аппарат (у вас);
- факс-аппарат, заряженный бумагой и картриджем (если это лазерный или струйный факс), у того, кому вы отправляете документ;
- а также, естественно, документ для отправки.

1 Документ для отправки надо подготовить, перевернув его лицом вниз (от себя) и шапкой вверх.

2 Подготовленный таким образом документ вставьте в отделение для приема бумаг на отсылку (в автоподатчик документов), так, чтобы край листа совпадал с направляющей линией на факсе.

3 Снимите трубку и наберите нужный вам номер телефона абонента, которому надо отправить факс.

4 Дождавшись ответа, сообщите ему, что планируете отправить факс для него. Ваш собеседник должен ответить, что он готов «стартовать» - то есть нажать на кнопку «старт». Когда кнопка «старт» с той стороны нажата, вы услышите в трубке факса характерный тональный гудок, напоминающий звук загрузки интернета через телефон (звук модема). Услышав такой звук, нажмите на кнопку «старт» (Start) на своем факсе. До тех пор, пока факс-сообщение не отправится до конца, не кладите телефонную трубку.

5 Лист документа должен начать медленно исчезать в факсе и появляться с другой стороны аппарата. Если листов для отправки несколько, то их надо сложить стопкой в автоподатчик факса (как правило не более 10 листов). Если факс не позволяет сразу положить стопку листов на отправку, тогда, чтобы вставить следующий, дождитесь пока первый лист полностью зайдет в факс-аппарат и только тогда подавайте следующий лист.

6 После того как лист документа вышел с другой стороны, дождитесь ответа собеседника, которому отсылаете факс-сообщение. Осведомитесь, виден ли текст, рисунок, печать - т.е четко ли прошел факс. Если нет, повторите процедуру. Если оборвалась связь - перезвоните.

Полезный совет:
Для того, чтобы не повредить факс, не вставляйте в него документы, скрепленные скобами или скрепками.

Видео-инструкция

Дополнительную информацию сможете почерпнуть в соответствующих инструкциях пользователя. К примеру -

Отправить факс также можно с помощью технологий интернета. Наиболее простая - отправка с помощью электронной почты

Отправка документа по факсу может вызвать затруднение у человека, который не знаком с данной процедурой. Однако ничего сложно в этом нет, для того чтобы отправить документ по факсимильной связи достаточно выполнить алгоритм из нескольких действий, которые не требуют много времени и быстро запоминаются.

Инструкция

Для начала необходимо подготовить документ, который нужно отправить по факсу. Распечатывается текст документа, как правило, на листе формата А4, но определенные модели факсимильных аппаратов поддерживают и минимальный размер документа – 128 мм на 128 мм. Обычно в аппараты, поддерживающие этот формат, встроены регуляторы размера документа. Итак, после того как документ в необходимом формате распечатан, внимательно осмотрите его. Качество печати текста должно быть достаточно хорошим, чтобы у вашего адресата не возникло проблем с разбором текста. Если после печати на документе смазались чернила, то лучше воспользоваться услугами принтера еще раз.

Чтобы вставить документ, подготовленный к отправке, в факс, откройте лоток подачи документа. В большинстве моделей он находится в задней части аппарата. Вставлять бумагу нужно лицевой стороной вниз. При необходимости отправления нескольких листов в зависимости от модели факса последовательность действий может разниться. Есть факсимильные аппараты, поддерживающие массовую отправку – это значит, что в лоток подачи документа можно вставить, как правило, до 10 страниц. Если же аппарат не поддерживает этой операции, то листы придется вставлять поочередно. После того, как документ вставлен в факс, должен прозвучать однократный сигнал и произойти захват документа.

Наберите номер своего адресата. Когда на том конце возьмут трубку, представьтесь и попросите принять факс. Чаще всего общепринятым словом для отправления факса является слово «Стартуем», затем вы и ваш адресат нажимаете на кнопку «Старт», и факс начинает отправляться. Пока факс не отправится до конца, не кладите трубку. Если же у адресата факс работает в автоматическом режиме, то наберите его номер, дождитесь тонального сигнала факса, затем нажмите «Старт».

После того, как документ отправлен, нажмите кнопку «Связь», либо перезвоните на другой номер, если у получателя стоит автомат, и поинтересуйтесь успешно ли прошел факс, не смазался ли текст. В случае получения адресатом документа в плохом качестве - повторите операцию сначала.

Совет добавлен 18 мая 2011 Совет 2: Как передать факс Отправка документа по факсимильной связи может вызвать затруднение у новичка. Но ничего сложного в этой процедуре нет, требуется лишь элементарная последовательность действий.

Вам понадобится

• - телефонная связь;
• - факсимильный аппарат;
• - документ для отправки или его копия.

Инструкция

Вставьте отправляемый документ в аппарат текстом вниз. Большинство аппаратов могут принять документ, уложенный стопкой страниц в порядке возрастания их нумерации, целиком и отправить их поочередно. Но есть и такие, куда придется вставлять страницу за страницей.

Снимите трубку и наберите номер получателя. Если тот занят, сбросьте звонок и через некоторое время перезвоните снова.

При ответе поздоровайтесь с собеседником, представьтесь (не обязательно полностью, достаточно названия компании, в некоторых случаях представляться не обязательно) и попросите собеседника принять факс. Не будет лишним назвать также количество страниц.

Услышав подтверждение («стартую» или иное), нажмите на кнопку «Старт».

Если в трубке слышен характерный звук после нескольких гудков, значит, факс стоит на автомате и вы можете стартовать.

Дождитесь, пока все страницы пройдут через аппарат. Если передаче прервется досрочно, повторите звонок и возобновите ее.

По завершении передачи факс издаст характерный звук. Если аппарат получателя не стоит на автомате, не будет лишним снять трубку и спросить, прошел ли документ, сколько страниц получено и читается ли текст или виден ли рисунок.

В иной случае не будет лишним перезвонить по тому же или иному, если знаете, номеру и уточнить эту информацию.Видео по теме При передаче официальных документов лучше вставлять в аппарат не оригинал, а светокопию.Если вы отправляете документ, в котором больше одной страницы, при подготовке к отсылке по возможности пронумеруйте их во избежание путаницы. Как передать факс - версия для печати

Вам понадобится

• - факсимильный аппарат Panasonic;
• - термобумага (или бумага для печати);
• - дополнительный телефонный аппарат.

Инструкция

Настройте факсимильный аппарат на режим «АВТООТВЕТЧИК И/ИЛИ ФАКС», если надо отвечать на телефонный вызов с помощью автоответчика и при этом автоматически получать факсы. При поступлении сигнала о не поднимайте трубку: Panasonic распознает тональный сигнал факса и автоматически примет его.
В записанном приветствии предупредите вызывающего абонента, что он может оставить свое сообщение после прослушивания автоответчика, нажимая кнопки * и 9, а затем отправить факс, нажимая кнопку FAX/START.

При имеющейся в офисе возможности, подключите факсимильный аппарат по отдельной линии, тогда прием факса можно осуществлять, установив аппарат в режим «ФАКС». Все будут восприниматься аппаратом как факсы. Если необходимо, то измените число звонков, после которых Panasonic сработает на прием факса в этом режиме.

Если необходимо отвечать лично на все телефонные вызовы, то принимать факс придется вручную. Для этого в меню выберете режим «ТЕЛЕФОН».
При поступлении сигнала вызова снимите телефонную трубку. Если на обратной стороне линии слышится длинный звуковой сигнал вызова факса или ничего не слышно, то стартуйте. Если состоялся разговор с абонентом, то после взаимного согласия на прием документа нажмите кнопку FAX/START. После приема факса положите трубку аппарата. Если возникла необходимость отменить прием факса, нажмите кнопку STOP.
Если рабочий стол находится далеко от факсимильного аппарата, подсоедините к линии, на которой «сидит» Panasonic, дополнительный телефон и выставьте его в тональный режим. Настройте факсимильный аппарат на дистанционное включение. При получении вызова, снимите трубку дополнительного телефона и для приема документа нажмите кнопки *#9. Факсимильный аппарат примет факс, после этого положите трубку дополнительного телефона.

Если необходимо отвечать на звонки лично, но при этом осуществлять прием факса автоматически, поставьте Panasonic в режим «ТЕЛЕФОН/ФАКС». При входящем вызове аппарат отразит его на дисплее, но не зазвонит. Аппарат будет находиться в режиме ожидания в течение заданного числа вызовов. Когда аппарат различит тональный сигнал факса, то примет документ без подачи звонка.
Если аппаратом не определяется тональный сигнал факса, то он зазвонит. Ответьте на вызов с Panasonic или дополнительного телефона, подсоединенного к линии факса. Аппарат активизирует функцию факс, если долго не отвечать на звонок. Поэтому, чтобы поговорить с вызывающим абонентом, нажмите FAX/START.

Некоторые модели Panasonic обеспечивают получение факса методом поллинга, который позволяет сэкономить деньги оппонента. В этом случае, чтобы принять факс, выберете из меню аппарата «ПОЛЛИНГ», убедитесь, что в вашем аппарате нет загруженных документов, и позвоните на телефон абонента, от которого хотите получить документ. После прохождения сигнала принимайте факс на свой аппарат.

Статья описывает особенности пользования факсами, помогает определиться с выбором при покупке и решить возникающие в процессе работы проблемы.

Что такое факс? Кого и куда по нему отправляют?

Грубо говоря, факс или факсимильную связь изобрели около 100 лет назад в начале XX века. Хоть основной бум факсимиле пришелся на 80-е года прошлого века, факс и по сей день остается неизменным атрибутом любого офиса, несмотря на бурное развитие интернет технологий. Факс – это лишь аббревиатура от латинского «fac simile», что в переводе означает «сделать одинаково», «сделать дубликат».

С чем можно сравнить работу факса? Не будем углубляться в особенности внутреннего устройства, а для простоты сравним факс с работой трёх устройств: сканера, модема и принтера. Когда происходит отправка факса, аппарат с помощью световых датчиков сканирует документ, а полученную картинку преобразует в электрические сигналы и в зашифрованном виде отправляет по каналам телефонной/факсимильной связи. В режиме модема и принтера факс работает, когда принимает документ. Происходит расшифровка принятых по линиям связи данных и распечатка на бумаге.

Сегодня с такой задачей намного проще справиться, используя сканер и электронную почту. Такой способ требует меньше затрат времени, а полученный на обратной стороне документ будет намного ближе к оригиналу. Однако, бывают ситуации когда интернет недоступен временно или в принципе, или же адресату нужна именно копия документа, отправленная факсимильной связью.
Именно тогда нас и выручит старый добрый факсовый аппарат, с работой и особенностями управления которого мы познакомимся ближе.

Первый раз – первый факс

Итак, Вы оказались в весьма незавидной ситуации: в первый же рабочий день первым заданием получили миссию по отправке/получению факса. А факса Вы до этого в жизни не видали. Чтобы не упасть лицом в грязь и избежать ответа «Я не знаю», мы подробно опишем процесс отправки факса, чтобы в первый раз у Вас не получилось нелепых проколов или лишних вопросов к технике.

Принимаем факс

Получение факса – самая простая операция среди всех доступных. Принять факс можно в ручном или автоматическом режиме.

Ручной режим подразумевает следующий порядок действий: подняли трубку, в ответ услышали фразу «Примите, пожалуйста, факс» либо характерный сигнал факса, ответили «Принимаю/стартую» или в стиле Юрия Гагарина – «Поехали!», нажали на зеленую кнопку «Fax/Start» и ждёте полной распечатки факса. Не следует сразу же класть трубку на место, так как принятый документ надо проверить на читабельность и наличие искажений, подтвердить передающему, что всё дошло отлично, иногда сообщить свою должность и фамилию.

Автоматический режим требует однократной настройки количества гудков, после которого устройство будет само принимать факсы. В большинстве моделей данную настройку можно найти в меню «Факс-Параметры-Количество звонков». А для перевода факса в автоматический режим есть выделенная кнопка на панели управления. Автоматический режим удобен как для специально выделенных факсов, так и для телефонов-факсов, которые остаются без присмотра сотрудников на ночь, выходные или праздники.

Отправляем факс

Чуть более сложная задача, но, лишь тем, что Вам придется набрать номер абонента и сориентироваться в ситуации.

Итак, для начала вставляете отправляемый документ в приемник текстом вниз до тех пор, пока факс не захватит листок и не подаст его немного вперед. Если размеры листа отличаются от стандартного, сдвиньте ограничители для бумаги к краям листа, чтобы избежать перекоса документа во время отправки. Далее набираете номер абонента и ждёте ответа. В качестве ответа может быть сигнал факса, если на другом конце провода факс настроен в автоматическом режиме, а может быть голос абонента, которого следует обрадовать фразой «Примите, пожалуйста, факс». После того, как в трубке появятся звуки факса, можете смело нажимать кнопку «Факс/Старт» и наблюдать за процессом «поглощения» факсом документа.

Более скромные модели факсовых аппаратов позволяют отправить один лист за один раз, что вынуждает после каждого отправленного листа «стартовать» еще раз. Заранее предупредите абонента, что будете отправлять несколько листов. Современные и ряд старых моделей факсов имеют лоток для подачи документов и могут отправлять сразу несколько листов.
Делаем ксерокопию.

Не удивляйтесь, но прибегнуть к такой хитрости не грех, когда сломался офисный копир, а копия нужна с минуты на минуту. Раньше мы упоминали, что факс – это сканер и принтер одновременно. Поэтому многие модели имеют отдельную кнопку «Copy», нажав на которую можно сделать ксерокопию нужного документа, иногда даже выбрав качество копии.

Типичные неисправности факса

Да, бесспорно у любой техники, которой мы пользуемся, бывают неполадки в работе. Все бы ничего, да только эти неисправности проявляются в самые неподходящие моменты – «закон Мерфи» в действии. То есть, когда на счету каждая секунда, факс может забарахлить, отказаться принимать или печатать документ. Чтобы своевременно и быстро среагировать, исправить поломку, рассмотрим основные неисправности, которые случаются с факсимильным устройством, и методы их устранения.

Факс не подает признаков «жизни»
Факс работает от электросети. Проверьте, подключен ли кабель факса к розетке. Если у Вас портативный GSM-факс, то следует зарядить или заменить встроенный аккумулятор.

Пошла красная полоса на бумаге.
Красная полоска – это индикатор окончания термобумаги в рулоне. Не спешите отменять принимаемый факс, так как в запасе у Вас будет еще 2-3 листа формата А4. Кроме того, современные модели факсов имеют встроенную память, что позволит без наличия бумаги принять и сохранить несколько десятков страниц. После замены рулона с бумагой печать будет произведена из памяти устройства.

Зажевало бумагу.
Увидев такую ситуацию, не спешите резко выдергивать застрявший лист, чтобы он не порвался. Захватывающие ролики, как правило, хорошо держат лист, но при сильном, медленном и равномерном усилии прокручиваются и отдают застрявший лист. Возможен также вариант замятия рулонной бумаги, на которой печатается принимаемый факс. В таком случае нужно открыть крышку факса и изъять смятую часть.

Факс не захватывает отправляемый документ.
Такая ситуация случается нередко. В документоприемник мог попасть мусор, скрепка или другая канцелярская мелочь. По возможности достаньте инородные предметы пинцетом, магнитом, пылесосом для автомобиля со специальной насадкой или же аккуратно вытряхните мусор, перевернув факс.

Полученный факс плохо виден.
Причина либо со стороны отправителя (отправляемый документ не очень контрастный), либо с Вашей стороны (заканчивается тонер для печати, неисправен термоэлемент). Попросите отправителя повторить отправку или проверьте свой факсовый аппарат на наличие неисправностей и тонера в картридже.

Факс пришел не полностью.
Отправку факса нужно повторить, предыдущая попытка могла оказаться неуспешной из-за сбоя на линии связи.

Получатель факса получает пустой факс.
В данном случае, вероятнее всего, вы вставляете отправляемый лист не той стороной, или у собеседника кончился тонер в факсе. Помните, что отправляемый документ необходимо вставлять текстом вниз. В худшем случае, в факсе неисправен блок сканера – прямая дорога в сервисный центр.

Получатель факса получает полностью черный факс.
Проблема на Вашей стороне – сканирующая лампа или блок сканера неисправны и подлежат ремонту в сервисном центре.

Заминается отправляемый документ (у получателя пропущены некоторые строки).
Указанные проблемы – последствия изношенности роликов протяжки. Для устранения проблемы необходимо восстановить или заменить ролики протяжки в сервисном центре.

На полученном документе появляются белые полосы, но в режиме копирования такого не наблюдается.
Проблема не у Вас, а у передающей стороны.

Левая или правая часть принятого документа не пропечатывается.
Неисправен прижимной механизм бумаги к термолинейке. Потребуется ремонт в сервисном центре.

Невозможно передать/принять факс, хотя копии факс делает.
Проблема блока сопряжения факса с телефонной линией. Для решения проблемы потребуется ремонт квалифицированным специалистом.

А как?

Ответим на ряд вопросов, которые хотя бы один раз Вам придется задать сотрудникам или поисковой системе google. Мы дадим Вам ответы сейчас, чтобы в будущем при работе с факсом Вы могли себя чувствовать свободно.

Как открыть крышку факса?
Один из самых распространенных вопросов. Ответ на него – небольшая кнопка, как правило, на правой боковой панели факса. Нажимаете на нее до упора, и крышка автоматически откроется. Для закрытия опустите крышку до щелчка.

Как заправить факс тонером/чернилами?
Если факс перестал печатать, или же качество принимаемых документов заметно ухудшилось, значит в нем закончились чернила или же вышли из строя некоторые элементы. В зависимости от конкретной модели факса, действия по решению проблемы отличаются.
а) Факс печатает на термобумаге. В таком случае, вероятно, испорчен нагревательный элемент «проявляющий» текст на термобумаге, а ремонта в сервисном центре не избежать.
б) Факс с лазерной печатью (обычно это МФУ с функцией факса). Следует заполнить тонером картридж устройства. Данную операцию можно сделать и самому, но это потребует большой сноровки и опыта работы с подобной техникой. Лучше заправить картридж в сервисном центре.
в) Факс использующий термоперенос. Ресурс термоленты, которая переносит полученное изображение на бумагу, составляет около 250 листов формата А4. Для возобновления печати достаточно купить новый рулон термоленты.

Как вставить новый рулон термобумаги?
1. Открываем крышку факса. 2. Извлекаем пустой картонный ролик от израсходованного рулона. 3. Распаковываем новый рулон: удаляем пластиковую обертку и освобождаем приклеенный край. 4. Кладём рулон в отсек для бумаги, отмотав при этом 15-20 см так, чтобы бумага выступала за пределы отсека. 5. Закрываем крышку факса.

Как отправить очень большой или очень маленький документ по факсу?
Бывает так, что по факсу нужно отправить буквально один абзац текста или чуть более одного листа. В первом случае отрежьте отправляемый абзац от листа или же согните лист пополам – это сэкономит бумагу у получателя и время на отправку. В случае с большим документом, чтобы 2 раза не «стартовать» отправку факса, сразу же за первым листом (внахлест) отправляйте недостающий фрагмент документа или полностью 2-й лист. Современные модели факсов сами захватывают второй и последующие листы документа.

Как сделать так, чтобы принимающий мог узнать, от кого пришел факс?
Внести такие данные в память факса необходимо первым делом. Выглядеть это будет следующим образом: в верхней части отправленного документа у адресата пропечатается название вашего учреждения, номер телефона и другие данные. Эти данные вводите в память своего факса сами, пользуясь руководством к эксплуатации конкретной модели.
Зачем это делать? Во-первых, это удобно для получателя – он всегда будет знать от кого факс, даже спустя долгое время. Во-вторых, можно смело передавать факс, если у получателя факс работает в автоматическом режиме без живого человека, который спросит, кто и зачем передает тот или иной документ.

Какую модель факса лучше выбрать?

Присмотримся, что можно сегодня найти на полках техномаркетов и интернет-магазинов в разделе «Факс/Телефония», а также принципиальные отличия между конкретными моделями.
Итак, первое, с чем необходимо определиться при выборе факса, – тип печати принятых факсов. Этот момент важен и, по сути, является основным, так как все остальные функции факса близки к стандартным.

Типы печати встречаются следующие: лазерная печать, термоперенос, печать на термобумаге. У каждого метода печати есть свои достоинства и недостатки, которые опишем подробнее.

Печать на термобумаге. Не требует заправки тонером, из расходных материалов только термобумага, на которой специальный механизм «выжигает» текст принятого факса. Недостаток термобумаги – недолговечность. Со временем бумага желтеет, а рисунок может заметно выцвести. Не подходит для долгосрочного хранения документов.

Лазерная печать. По сути, это те самые отпечатанные на принтере документы, срок хранения которых неограничен, а из врагов можно выделить только капли жидкости, которые смогут размыть отпечаток. Самый экономичный тип печати. Лазерная печать в основном встречается в МФУ с функцией факса.

Термоперенос. Методом термопресса полученный факс переносится (как под кальку) на бумагу. Качество документа сравнимо с лазерной/струйной печатью, но стоимость на порядок выше. Самый дорогостоящий вариант печати.

Дополнительные функции факса

Только не пытайтесь найти модели факсового аппарата с 4» дисплеем и камерой на 8 Мп. Это Вам не смартфоны, но и у факсовых аппаратов встречаются дополнительные полезные функции, кроме «Позвонить» и «Отправить/принять факс».

Автоответчик. С его помощью Вы не пропустите ни одного звонка/факса. Настроив параметры автоответчика, факс сам после определенного количества гудков ответит на вызов, запишет полученное сообщение или, распознав специальный сигнал, примет факс.

Беспроводная трубка. Так называемый радиотелефон вместо обычной проводной трубки. Полезность от неё очевидна – факс можно разместить в другом кабинете или подальше от рабочей зоны, для устранения создаваемого им шума.

Ксерокс. Возможность копирования документа нажатием одной кнопки пригодится на случай поломки основного копира или принтера.

Память принятых/отправленных факсов. Когда в факсе закончилась бумага, с помощью данной функции появляется возможность занести в память до 2-3 десятков листов входящего документа. Для отправки документа нескольким абонентам, факс записывает всё в память, после чего производит массовую рассылку факса.

А где же ответ на самый главный вопрос: «Какую модель факса лучше купить? », — спросите Вы? Отвечаем.

Для офисных нужд, большого количества получаемых и отправляемых факсов лучше подойдет модель с лазерной печатью, беспроводной трубкой и наличием всех нужных дополнительных функций.

Лазерная печать обойдется дешевле остальных, функции групповой рассылки, автоответчика, памяти факса лишь облегчат работу сотрудника, ответственного за факс.

Для домашних условий и приема одного-двух факсов в квартал можно не сильно тратиться и взять базовую модель с печатью на термобумаге или методом термопереноса.

Производители факсов и самые популярные модели

К счастью, особой конкуренции среди производителей факсимильных устройств не наблюдается, что заметно облегчает выбор нужной модели. Безоговорочный лидер – компания Panasonic, в ассортименте которой найдется более 2 десятков моделей факсов.

Brother, Philips – производители, которые, хоть и имеют небольшой ассортимент, не дают Panasonic окончательно расслабиться из-за отсутствия конкуренции. Имеют в своем арсенале несколько отличных моделей факсовых аппаратов с хорошим соотношением цена/качество.

Possio – вариант для тех, кто готов заплатить за факс, печатающий на термобумаге, цену 10 обычных факсов. Платить, правда, есть за что – компания ориентирована на мобильные GSM-факсы, которые можно взять с собой в дорогу. Отличный вариант для активного бизнеса без офиса.

Чтобы Вам не пришлось долго искать, советуем обратить внимание на ТОП-5 популярных моделей факса, с отличным соотношением цена/качество:
— Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325 – бюджетные, но достаточно функциональные модели. Среди доступных функций в зависимости от модели: копирование, отправка/получение факса, АОН, память для принимаемых факсов на 15-28 листов, многоадресная рассылка на 20 абонентов, устройство автоподачи документов.

Все указанные модели используют для работы термобумагу, что позволяет сэкономить средства на расходных материалах, а печать сделать очень экономичной.

— Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect – аппараты верхнего ценового диапазона с расширенным набором функций. В комплекте кроме проводной трубки поставляется беспроводная DECT трубка. Функция памяти на 25-50 листов доступна не только для принимаемых, но и для отправляемых документов, возможна отложенная передача факса группе абонентов.

— Отдельно от указанной 5-ки популярных моделей факсов рассмотрим компактный GSM-факс Possio Greta, печатающий на термобумаге. Принципиальное отличие этого факса от других моделей заключается в его абсолютной автономности. Встроенный аккумулятор, GSM-модуль, вес 1 кг – всё это позволяет всегда и везде иметь факс под рукой, будь Вы в дороге или далеко от рабочего места.

Полезные хитрости и советы по работе с факсом.

Перед отправкой факса проверьте, не скреплены ли листы скобой степлера или скрепкой, которые могут повредить внутренние механизмы факса.

При отправке документа лист с текстом кладется лицевой стороной (с текстом) вниз.

Заранее запаситесь достаточным объемом термобумаги, которая имеет свойство заканчиваться в самый неподходящий момент.

Проверяйте каждый полученный документ по факсу, так как пропущенные и наехавшие одна на одну строки – не редкость, а повторный звонок с просьбой еще раз отправить ту или иную страницу – дело хлопотное.

Перед покупкой факса правильно оцените свои финансовые возможности: недорогая модель факса с печатью методом термопереноса в результате обойдется дороже всего за счет расходных материалов, в то время как более дорогая модель с лазерной печатью на бумаге формата А4, со временем, сполна оправдает свою стоимость и позволит экономить. Оптимальным же вариантом являются факсы, работающие с термобумагой.

Запомните несколько бесплатных и платных сервисов по отправке факсов через интернет. В случае поломки факса они решат Вашу проблему в считанные минуты.

Программы для отправки факса через интернет

Данная процедура может показаться странной, ведь по сети интернет документ гораздо проще отправить, используя электронную почту. Однако, бывают такие ситуации, когда проблемы на телефонной линии не позволяют Вам воспользоваться факсимильной связью. Другая ситуация – Вы в командировке, под рукой нет мобильного GPS-факса от Possio, но есть телефон или планшет с доступом к интернету. Именно тогда хорошую службу сослужат различные сервисы и программы для отправки факса через интернет. Познакомимся с ними на примере 3 сервисов.

Сервисы для отправки факса через интернет

С помощью сервиса Freepopfax.com у Вас появляется возможность бесплатно отправить на факс любое текстовое сообщение или документ в разных форматах (doc, jpg, png, pdf). От Вас потребуется только заполнить страну и номер факса получателя, указать свои ФИО и e-mail, не забыть прикрепить документ для отправки или готовое текстовое сообщение. После того, как факс будет доставлен адресату, на Ваш e-mail придет подтверждение.

Данный сервис был взят исключительно для примера, является бесплатным и позволяет отправить не более 2 факсов в сутки в 40 стран мира. В сети интернет можно найти множество аналогичных ограниченных бесплатных и функциональных платных сервисов по отправке и получению факсов. Как правило. Бесплатные сервисы не потребуют регистрации, но ограничивают количество доступных для отправки документов в день. Платные сервисы могут иметь специальное клиентское программное обеспечение, удобную службу поддержки, предоставлять Вам выделенный факс-номер для отправки и получения факсов.

Главная отличительная черта сервисов данного типа – Вам не нужно иметь никакого дополнительного оборудования (факс, факс-модем) кроме доступа к сети интернет.

Сервисы для получения факса через интернет

Как правило, данные сервисы принимают факс за Вас и отправляют его копию на Ваш e-mail.

Например, сервис «Виртуальный факс» от компании Quickfon, позволяет во время разговора по мобильному телефону принять факс нажатием простой комбинации клавиш. Факс отправляется на ваш электронный ящик в виде документа в формате pdf, который потом можно распечатать или ознакомиться с его содержимым проверив электронную почту.

Удобства сервисов такого рода очевидны: факс или несколько факсов одновременно будут приняты и надежно сохранены вне зависимости от Вашего месторасположения.

Главное отличие программ из серии VentaFax – использование факс-модема для отправки факса. То есть, используя VentaFax, Вы получаете так называемый очень функциональный «компьютерный факс».

После установки программного обеспечения все манипуляции по отправке и получению факса производятся на компьютере – никаких шумных факсовых аппаратов и рулонов с термобумагой.

Оценим функциональные возможности VentaFax на примере бизнес-версии программы:

• Отправка голосовых и факсовых сообщений в ручном режиме или по заданному расписанию одному или нескольким абонентам.
• Получение факсовых и голосовых сообщений с последующей отправкой на несколько электронных адресов. Что это значит? Если факс пришел в тот момент, когда Вы отсутствуете на рабочем месте, его копия будет отправлена на ваш e-mail.
• Конвертация входящих факсов в формат pdf. Таким образом, вся работа по созданию базы полученных факсов проходит в автоматическом режиме.
• Неограниченная регистрация (запись) телефонных звонков на Ваш номер.
• АОН, автоответчик.
• Переадресация сообщений на другой телефон-факс.
• Русифицированный и интуитивно понятный интерфейс программы.

Программа VentaFax не является единственным вариантом отправки факса с использованием факс-модема, а рассмотрена в качестве примера для того, чтобы ясно представлять все возможности услуг данного типа.
Спасибо за прочтение данной статьи, мы постарались ответить на все возможные вопросы, которые могут появиться при работе с факсом. Пишите нам, какие проблемы с офисными аппаратами у Вас возникали, и мы попробуем на них ответить.