Приказ о возложении ответственности за делопроизводство. Приказ о ведении кадрового делопроизводства образец. Скачайте полезные документы

К адровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание . Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей . При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда .

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Приложение 2 к п. 1.3 Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте). 1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно: - в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; - на таможенном посту - начальнику поста. 1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу. 1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: - положением о структурном подразделении (отделе); - приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА 2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право: - требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; - не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. 3. ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. 3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: - принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; - составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; - принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; - формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица); - ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; - обеспечивать учет и хранение бланков документов; - давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Обязанности ответственного за ведение делопроизводствА в подразделениях Университета

СМК РД 7.3.13-2012

Экз. № ______

Копия № _________

г. Санкт-Петербург

ПРЕДИСЛОВИЕ

1 РАЗРАБОТАНО Отделом документационного обеспечения управления и Управлением по качеству Университета

2 ВВЕДЕНО впервые

3 УТВЕРЖДЕНО Ректором Университета ____.____.2012

4 Периодичность проверки 3 года

1 Область применения. 4

3 Термины и определения. 5

4 Обозначения и сокращения. 6

5 Ответственность и полномочия. 6

6 Общие положения. 6

7 Функции ответственного за ведение делопроизводства. 7

9 Права ответственного за ведение делопроизводства. 8

10 Ответственность делопроизводителя. 9

Приложение А Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство 10

Приложение Б Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство. 11

Лист согласования. 12

Лист ознакомления. 13

Лист регистрации изменений. 14

Лист учета периодических проверок. 15

1 Область применения

Настоящее Положение устанавливает права, обязанности и ответственность работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Университета.

Положениесоставлено для упорядочения делопроизводства в структурных подразделениях Университета, осуществления надлежащего учета и контроля за движением и своевременным исполнением документов, поддержания постоянного взаимодействия структурных подразделений с отделом документационного обеспечения управления и архивным отделом по вопросам формирования документов в дела, их текущего хранения, подготовки к передаче на архивное хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожения дел и документов с истекшими сроками хранения.

Настоящее Положение применяется всеми структурными подразделениями Университета и входит в состав документов системы менеджмента качества.

2 Нормативные ссылки

ISO 9000:2005 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9001:2008 Система менеджмента качества. Требования.

СМК ДП 4.2.01-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией.

СМК ДП 4.2.03-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Общие требования к построению, изложению и оформлению документации системы менеджмента качества.

СМК ДП 4.2.04-2012 Система менеджмента качества. Документированная процедура. Нормоконтроль документации системы менеджмента качества.

СМК МИ 3.01.01-2011 Система менеджмента качества. Методическая инструкция. Термины и определения в области управления качеством высшего и профессионального образования .

ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Постановление Правительства РФ от 01.01.01 г. N 477 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Приказ Росархива № 76 от 01.01.01 г. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон от 01.01.01 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”.

Инструкция по ведению делопроизводства в Университете.

3 Термины и определения

В настоящем Положении применяются термины и определения в соответствии с ISO 9000:2005, СМК МИ 3.01.01 и следующие определения:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Университете;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления , юридическим или физическим лицом , оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета (структурного подразделения).

4 Обозначения и сокращения

В настоящем Положении применяются следующие сокращения:

6.2. Работник, ответственный за ведение делопроизводства, подчиняется своему непосредственному руководителю.

6.3. Работник ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом Университета, документами системы менеджмента качества, положением о структурном подразделении, распоряжениями непосредственного руководителя, положением о работе с персональными данными, инструкцией по ведению делопроизводства в Университете и другими локальными нормативными актами об организации архивного дела и делопроизводства в Университете, настоящим Положением.

6.4 Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должен знать:

Инструкцию по ведению делопроизводства в Университете;

Правила документирования;

Ознакамливать сотрудников структурного подразделения с нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

9 Права ответственного за ведение делопроизводства

Работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении Университета имеет право:

Запрашивать и получать информацию и документы, необходимые для надлежащего исполнения своих обязанностей;

Получать консультативную помощь по работе с документами от сотрудников отдела ДОУ и других подразделений Университета;

Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;

Вносить предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

10 Ответственность делопроизводителя

Сотрудник несет ответственность за:

Невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими нормативными актами, регулирующими делопроизводство, и настоящим Положением;

Сохранность всей документации, находящейся в подразделении;

Своевременное информирование руководства подразделения о поступлении приказов и распоряжений.

11 Согласование, хранение, рассылка и изменения

11.1 Согласование настоящего Положения осуществляется с Первым проректором – Представителем руководства по качеству, начальником Службы управления персоналом, начальником отдела ДОУ, начальником УК, начальником Юридического управления, председателем Профсоюзного комитета и оформляется в Листе согласования.

11.2 Нормоконтроль настоящего Положения осуществляется в соответствии с СМК ДП 4.2.04.

11.3 Ответственность за хранение подлинника, тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров абонентам возлагается на УК.

11.4 Выдача учтенных рабочих экземпляров регистрируется согласно СМК ДП 4.2.01.

11.5 Изменения настоящего Положения должно производиться в соответствии с СМК ДП 4.2.01 и оформляться в Листе регистрации изменений.

Приложение А

(обязательное)

Уведомление о назначении ответственного за делопроизводство

Начальнику отдела ДОУ

Уведомление

__________________________________

(Наименование подразделения)

Фамилия, имя, отчество сотрудника ответственного за делопроизводство	Должность	№ аудитории	Рабочий телефон,

С возложенными обязанностями согласен:

Приложение Б

(обязательное)

Акт приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство

	УТВЕРЖДАЮ ___________________________________________ (должность руководителя подразделения) _________________ _____________________ (подпись) (Ф. И.О.) ________________
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Петербургский государственный университет путей сообщения» (ФГБОУ ВПО ПГУПС) А К Т ____________________ № _____________________
	Приема-передачи дел при смене ответственного за делопроизводство

В соответствии с распоряжением __________________________ от ___________________

(должность руководителя)

Передал, а ______________________________________ принял

(Ф. И.О. передающего) (должность, Ф. И.О. принимающего)

в присутствии комиссии, образованной на основании данного распоряжения, в составе:

председателя комиссии _________________________________________________________

Ф. И. О., должность

членов комиссии:

1. ______________________________________________________________________

Ф. И. О., должность

2. ___________________________________________________________________________

Ф. И. О., должность

нижеперечисленные документы:

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов

Итого принято ________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Состояние документов:_________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Передал ___________ ________________________

Принял ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Председатель комиссии ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии ___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

___________ ________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. – отдел ДОУ;

подразделении таможенного органа

1. Общие_ пол ожения

2. Права

3. Обя занности

4. О тветст венность

V 1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в подразделении.

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику соответствующего структурного подразделения.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: положением о структурном подразделении;

" приказами, распоряжениями и другими организационно-распорядительными документами Федеральной таможенной службы и таможенного органа;

типо вой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации ПЭВМ.

Права

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение
делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль - за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

Ответственность

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству, и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";

- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

		Должность	Личный номер
	Павленко Е.Б.	вед. инспектор
	Завьялова Е.А.	инспектор
Инспекция по л/с	Арбидан Т.Ю.	вед. инспектор
		ст. инспектор
	Севастьянова Т.И.	ст. оперуполном.
	Соколова Л.Ф.	ст. инспектор
	Смирнова Е.Н.	инспектор
	Суворин Ю.Ф.	нач-к отдела
	Мезенева С.В.	ст. инспектор
	Петрова О.Н.	ст. инспектор
	Беседина Т.В.	инспектор
	Куликова В.П.	вед. инспектор
	Николаев О.Н.	инспектор
	Морозова Л.А.	инспектор
	Ловцова И.Н.	инспектор
	Ефимова М.К.	ст. инспектор
	Зимогляд Г.В.	ст. инспектор
	Гноевой А.И.	ст. инспектор
	Гусаров Б.Н.	нач. отдела
	Панфилов В.И.	гл. инспектор
О. тамож. охраны	Андреева В.П.	вед. инспектор
	Иванова И.П.	ст. инспектор
	Жукова Е.Б.	гл. инспектор
	Калембет П.И.	ст. инспектор
ОТОиТК N 1	Васильева О.А.	инспектор
т/п Южный	Чистякова С.А.	ст. инспектор
т/п Северный	Петрова О.В.	инспектор
т/п Сев.-Западный	Буганова С.Ю.	ст. инспектор
т/п Юго-Зап.	Филиппов В.В.	инспектор
	Воробей О.М.	ст. инспектор
Ломонос. т/п	Казак Т.В.	ст. инспектор
	Войтенко Н.А.	вед. инспектор
	Татарчук Л.Н.	ст. инспектор
	Базылевич И.А.	инспектор
ОТОиТК N 2	Мочалова Е.В.	вед. инспектор
	Озерова М.Г.	инспектор
	Стекольникова Г.В.	инспектор
ОТОиТК N 3	Калинина Т.Р.	инспектор
Киришский т/п	Кузьмичева Т.Н.	вед. инспектор
	Громова М.Н.	ст. инспектор
	Артемьева С.В.	инспектор
Гатчинский т/п	Иоутсен Н.Л.	ст. инспектор
Лужский т/п	Смирнов С.Е.	ст. инспектор
Волховский т/п	Матросова Е.Г.	инспектор
Всеволожский т/п	Богачкова О.А.	инспектор
	Голованова И.В.	гл. инспектор
	Одинцова Е.К.	ст. инспектор
	Петрова Е.А.	инспектор

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений		Должность	Личный номер
	Павленко Е.Б.	вед. инспектор
	Завьялова Е.А.	инспектор
Инспекция по л/с	Арбидан Т.Ю.	вед. инспектор
		ст. инспектор
	Севастьянова Т.И.	ст. оперуполном.
	Соколова Л.Ф.	ст. инспектор
	Смирнова Е.Н.	инспектор
	Суворин Ю.Ф.	нач-к отдела
	Магазова Л.П.	инспектор
	Мезенева С.В.	ст. инспектор
	Петрова О.Н.	ст. инспектор
	Беседина Т.В.	инспектор
	Глушкова Ю.Г.	ст. инспектор
	Николаев О.Н.	инспектор
	Буянова О.	инспектор
	Ловцова И.Н.	инспектор
	Ефимова М.К.	ст. инспектор
	Зимогляд Г.В.	ст. инспектор
	Гноевой А.И.	ст. инспектор
	Гусаров Б.Н.	нач. отдела
	Панфилов В.И.	гл. инспектор
О. тамож. охраны	Андреева В.Н.	вед. инспектор
	Толстикова С.А.	инспектор
	Жукова Е.Б.	гл. инспектор
	Калембет Н.И.	ст. инспектор
ОТОиТК N 1	Марусина М.Г.	инспектор
т/п Южный	Гребенник О.Ю.	инспектор
т/п Северный	Добродеев А.М.	инспектор
т/п Сев.-Западный	Страшенко И.Е.	инспектор
т/п Юго-Зап.	Филиппов В.В.	инспектор
	Воробей О.М.	ст. инспектор
Ломонос. т/п	Журавлева С.М.	инспектор
	Войтенко Н.А.	вед. инспектор
	Татарчук Л.Н.	ст. инспектор
	Базылевич И.А.	инспектор
ОТОиТК N 2	Гаврилин А.П.	гл. инспектор
	Солодянкин М.А.	инспектор
	Стекольникова Г.В.	инспектор
ОТОиТК N 3	Горбачева Г.И.	ст. инспектор
Киришский т/п	Кузьмичева Т.Н.	вед. инспектор
	Громова М.Н.	ст. инспектор
	Артемьева С.В.	инспектор
Гатчинский т/п	Иоутсен Н.Л.	ст. инспектор
Лужский т/п	Смирнов С.Е.	ст. инспектор
Волховский т/п	Матросова Е.Г.	инспектор
Всеволожский т/п	Богачкова О.А.	инспектор
	Голованова И.В.	ст. инспектор
	Зыкова Ю.А.	гл. инспектор
	Одинцова Е.К.	ст. инспектор
	Петрова Е.А.	инспектор

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка