Работник должен быть извещен об отпуске. Уведомление об отпуске по графику. Образец уведомления о начале отпуска

Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

Понятие и назначение документа

Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

Обязательно или нет?

Пример документа:

Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

Нужна ли регистрация в специальном журнале?

В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

• о возможной реорганизации компании;
• о различных объяснениях;
• о возможном переводе сотрудника;
• о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
• и о предстоящем .

В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

Как заполнять титульный лист?

Титульная страница должна включать в себя:

• полное наименование компании;
• наименование документа;
• дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

Образец документа

Чтобы подробней разобраться с журналом учета, рекомендуется обратиться к образцу, который можно скачать по ссылке .

Пример заполнения журнала:

Где и сколько хранить?

Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.

Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами - в архиве компании.

Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.

Как ознакомить сотрудника?

Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

• путем личного оповещения;
• путем формирования приказа руководства компании;
• путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

Нюансы

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранного гражданина

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Для генерального директора и главного бухгалтера

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

У ИП

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

• сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
• при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.

Заметим, что закреплённое за каждым трудящимся человеком право на отдых, является не только преференцией, но и прямой обязанностью. Работник не имеет права отказаться от установленного ему законного отдыха. Поэтому работодателю важно знать ключевые аспекты ведения кадровой документации при оформлении ежегодных отпусков, чтобы нивелировать риски возникновения конфликтов внутри коллектива, а также претензий со стороны регуляторов. А работнику не помешает знать свои права и обязанности при выходе в отпуск. Тем более что нюансов здесь довольно много, есть и лазейки для обеих сторон.

Зачем нужно уведомление об отпуске - законодательные нормы и сроки

Норма трудового права, устанавливающая очерёдность по выходу в отпуск сотрудников предприятия, а также срок по их уведомлению об этом - . Здесь отражён ключевой момент, который касается порядка информирования человека об уходе в отпуск: работодатель обязан предупредить сотрудника о том, что он направляется в очередной отпуск. И делать это нужно минимум за 2 недели до его начала.

При проведении информирования наниматель должен опираться на составленный в предшествующем году график отпусков. Этот документ ратифицируется в срок до середины декабря (+/- 2 дня) и устанавливает для каждого работника точные даты и периоды, на которые в текущем году работник обязан отправиться отдыхать. Внести коррективы в этот график можно только по обоюдному согласию. Человек по собственной инициативе не может перенести даты или уменьшить/увеличить количество дней в определённой части своего отпуска. Здесь можно только договориться с работодателем. Другого выхода нет.

Аналогичная ситуация и у нанимателя: если работник не соглашается выйти в отпуск в другое (неустановленное в графике отпусков) время, никто не имеет права принудить его сделать это, даже если этого требует производственный процесс.

Заметим, что утверждённый график отпусков должен быть у каждой компании, в противном случае на предприятие может быть наложен штраф. Это регулируется административным законодательством, если быть точными, статьёй 5.27 КоАП. Единственное исключение здесь - микробизнес, в штате которого трудоустроено менее пятнадцати работников, действующий в статусе индивидуального предпринимателя. Эта категория работодателя освобождена от обязанности применять график отпусков на год.

Таким образом, если работник трудоустроен на предприятие до декабря предыдущего года и, соответственно, внесён в график отпусков, его необходимо должным образом уведомить об его обязанности отдохнуть за счёт предприятия. В случае если этого не происходит, и человек не получает официального уведомления об отпуске за 14 дней, он имеет право сдвигать сроки до удобного ему момента. То есть при задержке на 2 дня, срок выхода в отпуск может быть совершенно законно перенесён по инициативе работника на 2 дня, если кадровая служба опоздала с уведомлением на 5 дней - соответственно, на 5 дней и т. д.

Для этого человеку достаточно написать заявление, что он не был предупреждён о дате начала отпускного периода. Это право закреплено в части 2 статьи 124 ТК РФ.

Проверяет наличие уведомлений об отпуске и трудовая инспекция. Если при очередной проверке будет обнаружено, что информирования об отпуске не было, это может спровоцировать санкции со стороны контролёра.

Когда уведомление не требуется

Есть всего 2 вида отпуска, когда наниматель обязан уведомить сотрудника в письменном виде:

1. Ежегодный оплачиваемый.
2. Дополнительный отпуск.

Это соотносится с тем, что именно эти виды регулируются графиком отпусков.

Если же человек пишет заявление на отпуск без содержания, предупреждать его об этом нет необходимости.

Ещё один вариант, когда не нужно составлять уведомление, - если человек по согласованию с руководством просит передвинуть срок отпуск на более ранний или поздний период. И при этом распоряжение о предстоящем отпуске издано минимум за 14 дней. В этом случае извещать работника об этом факте необязательно. Достаточно того, что в приказе указаны все необходимые данные об отпуске. Сотрудник, подписывая приказ, зафиксирует факт ознакомления с распоряжением и одновременно с уведомлением о дате начала отпуска.

Если приказ об отпуске издан min за 14 дней, уведомлпение в другой форме составлять не нужно

По такому же алгоритму можно оформлять и отпуска сотрудникам, которые трудоустроены в компанию менее года, а значит, не внесены в график отпусков. От служащего в этом варианте требуется в обязательном порядке написание заявления на отпуск, а работодатель должен на его основании издать приказ.

Такая простая схема поможет в решении о необходимости уведомления или об его отсутствии

Детали при отпуске совместителей

Специфика оформления отпуска сотрудника, трудоустроенного либо по внутреннему, либо по внешнему совместительству, диктует определённые правила:

1. Отпускной период совместителю положен в то время, когда он берёт плановый отпуск по основному месту работы. Чтобы наниматель имел возможность правильно спланировать график отпусков (а совместители также туда вносятся), сотрудник должен сообщить нанимателю информацию о запланированном на основном месте отпуске.
2. Когда положенные 6 месяцев для предоставления ему времени законного отдыха ещё не прошли, на невыработанные дни ему должен быть оформлен отпуск без сохранения заработной платы.

По факту извещение о начале отпускного периода для работников-совместителей носит формальный характер, так как человек в первую очередь сам замотивирован, чтобы отпуск по совместительству был предоставлен ему своевременно.

Нужно помнить обеим сторонам в этом случае, что если совместитель не подаёт данные о периодах отдыха, установленных по основному месту трудоустройства, он включается в график отпусков на общих основаниях и не имеет права диктовать впоследствии свои условия. В такой ситуации наниматель совместителя просто предупреждает его за 14 дней до наступления отдыха.

Как грамотно оформить извещение о начале отпуска - 5 видов, требования и детали

По этому вопросу нужно знать, что унифицированной формы уведомления о начале отпуска не существует. В связи с чем кадровая служба предприятия имеет право самостоятельно разработать и применять свою форму. Причём рекомендуется до начала использования документа ратифицировать образец извещения в учётной политике предприятия либо в других внутренних актах предприятия, регулирующих кадровый документооборот.

Фактически есть 5 видов уведомлений, так, известить человека о плановом отдыхе можно с помощью:

1. Приказа на предоставление определённого вида отпуска (основного, дополнительного или того и другого, а также других комбинаций отпускных дней). Оформляется документ по стандартным формам №Т-6 (персональная) или №Т-6а (распоряжение, которое устанавливает отпускные периоды сразу для группы сотрудников). При этой стандартной процедуре нужно только строго соблюдать, чтобы сроки извещения (14 дней) соблюдались для всех отпускников. Если, к примеру, кадровик не успевает предупредить одного из работников, который фигурирует в форме №Т-6а, за 14 дней (общий приказ ещё не издан), для него составляется индивидуальное письменное уведомление.

   Приказ по шаблону №Т-6а также признаётся формой уведомления, в нём фиксируются реквизиты, есть виза и дата ознакомления

2. Отдельного журнала или ведомости к графику отпусков, когда уведомление оформляется в табличном виде и отражает необходимые сведения:
   • Реквизиты по работнику - Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер.
   • Информацию о дате начала отпуска.
   • Периоде, на который он предоставляется.
   • Графу с визой отпускника, где он расписывается о том, что он проинформирован о необходимости уйти в отпуск.
   • Дату, когда человек был проинформирован об этом.
3. Заметим, что предыдущий вариант фактически дублирует всю информацию, уже отражённую в графике отпусков. Поэтому применение этого варианта предпочтительнее. В этом случае нет дополнительных бумаг, кадровику не нужно оформлять несколько бумаг вместо одного уже готового документа. Но здесь нужно учитывать один момент (как, впрочем, во всех других вариантах): согласовать такой способ уведомления нужно в локальном акте. К примеру, это может быть распоряжение о внесении дополнительных столбцов в унифицированную форму №Т-7, по которой в компании оформляется ежегодный график отпусков.

   Если на предприятии ратифицирован график отпусков, где есть столбцы согласования с визами отпускников и датами, когда это было сделано, этот документ признаётся уведомлением

4. Уведомление может быть составлено также в виде персонального ознакомительного листа, который рекомендуется подготовить и распечатать в двух экземплярах. Оба листа нужно завизировать ответственным лицом работодателя. Это может быть как гендиректор, так и руководитель службы персонала, а также непосредственный начальник сотрудника. После ознакомления и подписания документа один экземпляр складывается в определённую папку с уведомлениями и хранится в архиве, а второй выдаётся на руки сотруднику. Это может быть лист формата А4 или А5, напечатанный на компьютере или написанный от руки. Выбор за работодателем. Как грамотно подготовить форму такого извещения расскажем ниже.

   Персональное уведомление, как правило, распечатывается в 2-х экземплярах

5. Если это принято в локальном акте, допускается визирование ознакомления в рабочем журнале начальника структурного подразделения.

Для информации: любой из вышеперечисленных способов информирования допускается регуляторами трудовой деятельности. Об этом свидетельствуют официальные письма Минтруда и Роструда РФ под номерами №1693–6-1 и №428–6-1, соответственно. Главное здесь - чтобы в документе была отражена вся необходимая информация и стояла оригинальная подпись работника.

В том или ином варианте уведомление нужно в обязательном порядке занести в отдельный регистр учёта исходящего документооборота - такой журнал должен быть в каждой компании (подробности - в отдельной главе).

Образец листа извещения о начале отпуска

Как любой документ кадрового делопроизводства лист уведомления о начале отпуска должен быть составлен по определённым канонам:

1. В «шапке» извещения указывается:
   • От кого направляется документ - основные реквизиты предприятия-нанимателя.
   • Кому адресовано уведомление - Ф. И. О. работника, должность, его табельный номер.
   • Название самого документа, его исходящий номер и дата издания.
2. В основной части кратко даётся информация:
   • Дата, с которой работник числится в оплачиваемом отпуске.
   • Срок, на который оформлен отпуск в календарных днях.
   • Дата выхода на работу.
   • Желательно указать законодательное основание, по которому работнику требуется исполнить своё право и обязанность.
3. В финальной части ставится:
   • Виза должностного лица от нанимателя.
   • Подпись отпускника об ознакомлении с документом.

Можно использовать и сокращённый вариант уведомления, но лучше указать всю информацию

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Как указывалось выше, в зависимости от вида информирования будущий отпускник должен поставить свою визу либо на распоряжении, либо на отдельном листе уведомления, либо расписаться и поставить дату в соответствующих блоках графика отпусков, либо зафиксировать этот факт в отдельном журнале. Всё зависит от способа, который установлен во внутренних нормативных актах.

Но бывают ситуации, когда сотрудник отказывается признавать спущенный сверху график отпусков и не хочет подписывать уведомление. Заметим, что такое сопротивление со стороны трудящегося не приведёт к нужному результату. Здесь можно только договориться. Отменить в одностороннем порядке сроки выхода в отпуск невозможно.

Но если человек всё-таки упирается или его просто нет на рабочем месте, что делает невозможным подписание уведомления, работодатель имеет право:

Как только все формальности выполнены, работник обязан отправиться в отпуск, нахождение его на рабочем месте ни к чему не приведёт.

Работодатель же, в свою очередь, за 3 дня до наступления отпуска должен выплатить сотруднику отпускные.

Другие виды уведомлений, касающиеся отпуска, их специфика

Разберём ещё несколько вопросов от пользователей, касающихся других отпускных моментов.

Образец уведомления о переносе отпуска

Чаще всего инициатива о переносе даты начала отпуска исходит от сотрудника. Это случается, когда, к примеру, подворачивается хорошее предложение от туроператора с датами чуть позже начала запланированного отпускного срока или пошла несостыковка с отпуском второй половины, другие жизненные ситуации. Случаются и производственные авралы, когда работник очень нужен на рабочем месте. Это может быть выездная налоговая проверка, не запланированный всплеск торговой активности, когда менеджер-продавец нужен в компании, внеплановый аудит или инвентаризация склада и т. п.

Здесь нужно понимать, что перенос сроков отпуска возможен только по двусторонней договорённости. Чтобы решить вопрос, инициатор этой процедуры должен известить вторую сторону о своей просьбе.

Для нанимателя важно в этом вопросе: указать в извещении обстоятельства, приведшие к этому решению. Особенно существенен этот факт в варианте, когда предприятие просит работника сдвинуть свой отдых с возникшей производственной необходимостью. Человек должен понимать, в связи с чем он должен идти навстречу нанимателю. Следует также предусмотреть возможность для сотрудника прямо на документе дать своё согласие или отказ на перенос срока своего отдыха.

Отметим, что заставить человека перенести отпуск работодатель не имеет права. При нарушении этого постулата к компании могут быть применены штрафные санкции по действующему законодательству (смотри статью 5.27 КоАП).

Итак, если инициатором переноса начала отпуска является предприятие, то нужно указать на существенные обстоятельства для подвижек в сроках планового отпуска, к примеру, так:

Отметим: законодательство и официальные письма регуляторов, напрямую указывают, что отказ работника сдвигать сроки установленного в графике отпускного периода не может быть признан нарушением трудовой дисциплины, равно как и применение каких-либо санкций к человеку в этом случае не допускается. При игнорировании этого правила пострадавший сотрудник имеет право направить претензию в трудовую инспекцию или в суд.

Если же инициатором подвижек в сроках является работник, он может:

Вернёмся ещё раз к тому моменту, что обе стороны имеют право как согласовать предложенный перенос, так и отказать в нём. Принудительный порядок здесь не работает.

Уведомление об отзыве из отпуска

Возможны ситуации, когда работник, который уже находится в отпуске, срочно необходим на производстве. Отзыв сотрудника с отдыха возможен, это регламентировано в статье 125 ТК РФ. В этом же документе есть алгоритм действий при такой ситуации. Для того чтобы вернуть человека на рабочее место, во-первых, необходимо соблюсти 3 ключевых условия:

Известить работника о производственной необходимости можно любым доступным способом: по телефону, электронной почте, лично подъехать к работнику и пр. После того как работник выразил своё согласие с отзывом, готовится приказ, в котором кадровик должен рассчитать количество не отгулянных сотрудником дней отпуска и внести коррективы в его личную карточку. Не стоит забывать, что нужно своевременно скорректировать и общий график отпусков по компании.

В приказе в обязательном порядке указывается основание отзыва - письменное согласие отпускника

Видеоинструкция: как правильно отозвать работника из отпуска

Извещение об изменении количества дней отпуска

В сегодняшней довольно сложной экономической ситуации в стране часто встречается ситуация, когда руководство решает сократить часть дополнительных отпусков, которые ранее были установлены сверх норм трудового права. В связи с чем возникают логичные вопросы: как кадровику решить эту проблему, ведь фактически это ухудшение условий труда, как составить уведомление об изменении количества отпускных дней и т. п.

Здесь важно понимать, что по трудовому законодательству ухудшение условий труда не допускается. Но это касается только тех пунктов, которые установлены в ТК РФ. Так, минимально возможный дополнительный отпуск, к примеру, за ненормированный рабочий день определён в объёме 3 дня (смотри статью 116 ТК РФ). Если же в трудовом соглашении с работником по воле работодателя этот период установлен в увеличенном размере, это добрая воля предприятия. Фактически возврат количества дополнительных отпускных дней к норме не может быть расценено, как ухудшение условий. Это просто приведение отпуска к нормативам.

Отметим, чтобы не нарушать трудовое право, в такой ситуации нужно:

1. Согласно второй части статьи 74 ТК РФ, нужно за 2 месяца предупредить человека об изменении условий труда и отдыха. Делается это при помощи соответствующего уведомления.
2. Но до этого момента необходимо издать приказ, который зафиксирует волю работодателя по вносимым изменениям.
3. Статья 72 Кодекса, а также официальное Письмо Роструда за номером 1904–6-1, где рассматривается данный вопрос, требуют от нанимателя заключить с человеком дополнительно соглашение, где должны быть зафиксированы коррективы в трудовой распорядок. Порядок оформления такого документа не регламентирован, допускается составить его в свободной форме. Так как доп. соглашение - неотъемлемая часть трудового контракта, составить документ нужно в двух экземплярах. Один выдаётся на руки служащему, второй подшивается в личное дело, хранящееся в компании. Факт, что человек ознакомился, подтвердил своё согласие и принял свой экземпляр соглашения, засвидетельствует его виза. Это установлено частью 1 статьи 67 ТК РФ.

Здесь необходимо учесть один немаловажный момент: если в компании такого рода условия зафиксированы в коллективном договоре, и этот внутренний акт подлежит корректировке, в обязательном порядке (статьёй 50 ТК РФ) предусмотрена уведомительная регистрация уточнённого варианта в инспекции по труду.

Где регистрируются уведомления о начале отпуска

Регистр уведомлений, которые выдаются сотрудникам предприятия, должен вестись в каждой компании, сюда относятся извещения:

• о реорганизации общества;
• о даче объяснений;
• о переводе на другую должность;
• о корректировках в распорядке трудового процесса, условиях труда и отдыха;
• о плановом отпуске.

Всю информацию, касающуюся грядущего отпуска, нужно своевременно, заполняя все необходимые столбцы, вносить в этот внутренний журнал. Основная задача этого регистра - оперативный поиск данных по конкретному вопросу. Особенно это актуально при возникновении разногласий и претензий со стороны недовольных работников и регуляторов.

Как практически в большинстве всех вышеперечисленных документов здесь нет стандартизированной формы, поэтому кадровая служба компании имеет право принять внутреннее решение о том, какие сведения будут отражаться в регистре. Но есть правила документооборота и учёта, поэтому рекомендуемый стандарт заполнения журнала следующий:

1. Титульный лист регистра должен содержать наименование предприятия, название журнала, а также период, когда учётный документ был начат и закончен.

   Титульный листдолжен содержать реквизиты и срок ведения (время окончания указывается по факту)

2. На следующей странице рекомендуется подготовить реестр, кто и в какое время ведёт этот журнал. Здесь нужно указать следующие моменты:
   
3. Далее, следует основная содержательная часть самого регистрационного документа, оформленная в табличной форме. Основные данные здесь:
   

По этике документооборота все регистры ведутся в печатном виде (возможно дублирование основного документа в электронном виде).

Все листы регистра должны быть пронумерованы и прошиты суровой нитью. На обороте журнал фиксируется на приклеенный лист А6, на котором указывается дата прошивки документа, количество страниц, гендиректор предприятия визирует журнал, ставится печать компании.

Печать, фиксирующая регистр, может быть и не гербовой, но виза генлдиректора должноа быть оригинальной (не стоит ставить факсимиле)

Сроки хранения уведомлений

Период, сколько в организации должны храниться извещения об отпуске, регулируется законодательно. Так, все распоряжения, а, соответственно, и уведомления об отпускном периоде должны находиться в закрытых архивных кабинетах (либо в специально оборудованных шкафах или сейфах). Срок их хранения - 5 лет с момента издания.

Если предприятие прекращает свою деятельность до окончания срока давности документа, ответственные лица обязаны сдать всю документацию по отпускам в региональное отделения архива в установленном порядке.

Подводя итоги всего сказанного, нужно отметить, что грамотное владение нормативами кадрового делопроизводства, а также применение на практике внедрённых норм при оформлении, предоставлении, а также фиксации факта, что извещение об отпуске получено и что работник надлежащим образом уведомлен о периоде своего отпускного периода, а также о сроке выхода на работу, гарантирует предприятию отсутствие претензий как со стороны работников, так и со стороны регулирующих органов. Для сотрудников же знание трудовых норм даёт возможность отстаивать свои права и не идти слепо на поводу опытных (и не очень) кадровиков.

Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.

Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом - уведомлением об отпуске.

Обязателен ли данный документ?

Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.

Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.

Пример:

По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.

В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.

Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

В каких случаях применяется?

Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.

Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.

Пример:

По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.

Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.

Правила оформления

Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.

Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:

• реквизиты предприятия;
• исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
• должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
• информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
• подпись работодателя.

Образец уведомления о начале отпуска работника

Как составить?

Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.

Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.

Уведомление о начале отпуска

Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.

Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут:

Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?

На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

• о реорганизации предприятия;
• о предоставлении объяснений;
• о переводе;
• об изменении в условии труда;
• о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.

На титульной странице журнала отражаются:

• наименование организации;
• название документа;
• период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.

Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.

Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.

Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.

В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:

• название документа;
• дата оформления;
• номер регистрации уведомления;
• основной смысл содержания уведомления;
• должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
• день вручения извещения;
• информация об ответе работника на предъявленное уведомление.

Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.

Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.

Скачать образец журнала можно здесь:

Где и сколько хранится?

Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.

Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.

Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.

Как происходит ознакомление?

Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.

Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:

• непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
• приказ на предоставление ;
• ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
• включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
• в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.

В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.

Пример:

По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.

Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.

За сколько дней выдается?

Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.

Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.

Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.

При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.

Кто подписывает?

Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.

При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.

Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.

Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.

Нюансы уведомления совместителей

Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.

Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

• ежегодный — оплачивается компанией;
• дополнительный;
• , повышением квалификации;
• за собственный счет;
• декретный — в случае беременности;
• для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

• название компании;
• наименование документа и его номер;
• дата составления бумаги;
• ФИО сотрудника;
• указание должности, которую занимает работник;
• срок начала и конца отпуска;
• общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компании	Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника	Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст	Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись	Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело	В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

• о начале реорганизации;
• об оформлении объяснительных;
• о переводах сотрудников в другие отделы;
• о том, что были изменены условия работы;
• о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

• наименование бумаги;
• дата составления;
• номер, присвоенный после регистрации;
• выдержка текста уведомления;
• должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
• дата ознакомления с бумагой;
• данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

Какой срок хранения уведомлений о начале отпуска. Можно ли в уведомлениях не указывать должность работника. И можно ли не указывать количество календарных дней (при этом указать дату начала и дату окончания отпуска).

Ответ

Трудовым законодательством не предусмотрена форма уведомления работников о начале отпуска. При этом работодатель должен соблюдать следующие правила: уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала; получить подпись работника, подтверждающую факт уведомления о начале отпуска. Для выполнения обязанности о своевременном оповещении работников о предстоящем отпуске работодатель может разработать специальную форму уведомления. Указывать количество календарных дней не обязательно, даты начала и окончания отпуска будет достаточно.

Образец уведомления о начале отпуска

В соответствии с ПРИКАЗОМ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558 срок хранения приказов на отпуск 5 лет, полагаем, что и уведомления нужно хранить столько же.

Примечание:

Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, должны были по задумке авторов законопроекта коснуться только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Таким образом, до внесения новых изменений в ФЗ «Об архивном деле» в части уточнения сроков хранения документов по личному составу, не рекомендуется уничтожать документы по личному составу по истечении 5 лет хранения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске

Н.З. Ковязина

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в . Другой вариант: составить приказ об отпуске по или и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Также можно унифицированную графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой - указывать дату уведомления о начале отпуска.

Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.