Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.

Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).

По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:

• распоряжения по основной деятельности;
• распоряжения по кадровому составу;
• распоряжения по финансово-хозяйственной деятельности.

В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:

• организационно-структурные вопросы, связанные с разделением функций и компетентности подразделений и сотрудников;
• нормативно-правовые акты, которые регулируют внутренний распорядок, положения об оплате труда, премирования и должностные обязанности работников (должностные инструкции);
• проведение инвентаризации, аудита, аттестации сотрудников, контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности;
• утверждение отчетов структурных подразделений и документов, направляемых в вышестоящие и надзорные организации.

Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.

Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.

Читайте также: Уведомление об изменении существенных условий труда: образец

ПРИКАЗ №12

В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра

Приказываю:

1. Утвердить положение об отделе технического контроля и должностную инструкцию начальника отдела технического контроля.
2. Подчинить отделу технического контроля аналитические лаборатории цехов №1, 2 и 3.
3. Назначить начальником отдела технического контроля Парамонову Ирину Александровну.
4. Контроль исполнения приказа возложить на главного инженера Самойлова Сергея Ивановича.
5. С приказом ознакомить начальников цехов и смен (по списку).

Приложение

— Положение об отделе технического контроля

— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.

Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.

С приказом ознакомлены:

Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.

Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»

ПРИКАЗ №24

О создании отдела технического контроля

В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1

Приказываю:

1. Создать комиссию по расследованию несчастного случая в составе.
   — главного инженера Самойлова Сергея Ивановича (председатель комиссии);- председателя профкома Павлова Сергея Петровича;- начальника отдела охраны труда и техники безопасности Замковой Елены Ивановны;

   — начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;

   — инженера Васильевой Татьяны Ивановны.

2. Комиссии провести в трехдневный срок расследование несчастного случая, составить отчет с указанием дополнительных мер по усилению охраны труда и соблюдению правил техники безопасности на заводе.

3. Контроль исполнения приказа беру на себя.

Распоряжение - распространенный в управленческой практике документ.

Особую разновидность этого документа представляет Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.

Руководителя

Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник»
(ООО «Лишайник»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Мурманск

О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ,
Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК,
Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.

Директор Д.В. Факел

Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.

Евгения Полоса

О назначении ответственных лиц

ОБРАЗЕЦ

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Приказ

от 22 октября 2012 г. N 125

О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, приказываю:

1. Назначить с 22.10.2012 ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.В. Ромашкину.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Лютиков А.В. Лютиков

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Ромашкина В.В. Ромашкина 22.10.2012

По предприятию

Как правильно составить распоряжение

Такой распорядительный документ должен составляться в письменном виде. Данный вид оформления предпочтительней, нежели устная форма изложения.

В некоторых случаях, форма распоряжения может быть установлена законным или подзаконным актом, а также внутренним, локальным документом фирмы.

В случае, если вид бланка распоряжения установлен нормативными актами, то такая форма должна быть в обязательном порядке соблюдена составителями, иначе принятый документ может быть признан недействительным.

Как правило, анализируемый распорядительный акт составляется в единственном оригинальном экземпляре и подлежит хранению в подразделении, выступившем инициатором его издания и применения. При необходимости, могут быть составлены копии такого акта, в достаточном количестве экземпляров.

Если документ носит внутренний характер, то подпись руководителя можно не заверять оттиском печати. Если распоряжение, в том числе, предназначено для передачи сторонним лицам, то подпись руководителя на нем может быть подтверждена печатью организации.

При необходимости, вступившее в силу распоряжение может быть отменено аналогичным управленческим актом.

О проведении инвентаризации

Распоряжение о проведении инвентаризации. Форма N 29-НП
Госкомнефтепродукт ________________ Форма N 29-НП
________________________ управление
_________________________ нефтебаза Утверждено
Госкомнефтепродуктом СССР
15 августа 1985 г. N 06/21-8-446

РАСПОРЯЖЕНИЕ
О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
N ________ ОТ "___"____________ 19__ Г.

Для проведения инвентаризации в _________________________________
(наименование предприятия)

у материально ответственного(ных) лица(лиц) __________________________
(фамилия, имя, отчество)

назначается инвентаризационная комиссия в составе:
1. председателя _________________________________________________

2. членов комиссии ______________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)

Инвентаризации подлежат _________________________________________
(указать, какие ценности,

______________________________________________________________________
расчеты подлежат инвентаризации)

К инвентаризации приступить внезапно ____________________________
(дата, часы начала)

и окончить ___________________________________________________________
Причина инвентаризации __________________________________________
(указывается: контрольная, смена

______________________________________________________________________
материально ответственных лиц, переоценка и т.п.)

Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с
действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей.
Инвентаризационные материалы сдать в бухгалтерию __________________ не
позднее ________ час "___"_________ 19__ г.

Руководитель ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

Главный бухгалтер ___________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

О создании комиссии

Образец приказа о создании комиссии

Предлагаем вашему вниманию такой приказ на создание комиссии.

Как видно, данный образец приказа на создание комиссии объединяет все вышеуказанные характеристики бланка и является хорошим примером составления документа.

Делопроизводство и канцелярия

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

Екатерина Каменева
12 ноября 2008 г. 16:13

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или -распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производст-венной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,- -материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

• на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
• по поручению руководства предприятия;
• по инициативе руководителей структурных подразделений или -подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Пример 1

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с -модулем обновления и инструкцией по проведению обновления. Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы. Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала. Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета. То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в -издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

• законодательные акты и нормативная документация;
• текущая документация организации;
• документы, поступающие из других организаций;
• архивные документы;
• публикации в периодической печати;
• научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа;
• а также ограничительные отметки для реквизитов:

Дата документа;

Регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в -соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм - левое;
• 10 мм - правое;
• 20 мм - верхнее;
• 20 мм - нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.

Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

	Наименование реквизита	Момент оформления реквизита
Издание документа
	наименование организации
	наименование вида документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
	место составления или издания документа	оформлять не надо, присутствует на бланке
	дата документа
	регистрационный номер документа	оформляется после подписания в момент регистрации документа
	заголовок к тексту
	текст документа	оформляется при подготовке проекта документа
	визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф- -согласования документа)	полностью оформляются во время согласования проекта документа
	подпись полностью	оформляется во время -подписания документа
	в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст-венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)	оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение
	отметка о контроле	оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело
	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

• констатирующей (или преамбулы) и
• распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В -связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны -организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например: 1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по...». 2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: 3. Срок представления 15.07.2003. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать -утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ-ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный -межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 2

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции -совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и №9’2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения -принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов -документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации -делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа -готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен -оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Личная подпись А.С. Орлов Дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов Дата Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни -ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных -организациях лист согласования может иметь различную форму.

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и -активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

• последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
• параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
• параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

• 1 группа согласующих - исполнитель (или разработчик) проекта документа;
• 2 группа согласующих - руководитель исполнителя;
• 3 группа согласующих - руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
• 4 группа согласующих - руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также -руководитель юридической службы;
• 5 группа согласующих - заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. 1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. 2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. 3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. 4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной -системе оповещения.
5. 5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. 6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. 7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство , в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

• записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
• записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке -(карточная форма регистрации);
• внесением информации о документе в систему автоматизации дело-производства и электронного документооборота -(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
• возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году , .

Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала

13 Порядковые номера присваиваются в течение календарного года, т.е. с начала следующего года порядковые номера опять будут начинаться с единицы.

14 См. статью О.В. Рыскова «Контроль за исполнением поручений: требования регламентов федеральных органов исполнительной власти» на стр. 24 журнала № 1’ 2006.

15 См. статьи Е.М. Каменевой о способах контроля за исполнением поручений на стр. 72 журнала № 9’ 2006 и на стр. 76 журнала № 10’ 2006.

Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.

Для чего нужен журнал приказов

Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:

• информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
• Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).

Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.

Обязательно ли вести Журнал

Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

№ п/п	Нормативный акт	Описание
1	Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10	Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
2	Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000	Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.
3	ГОСТ Р 6.30-2003	Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Организация учета приказов

Как нумеровать приказы в журнале

Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:

1. Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
2. Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
3. Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.

Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.

Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).

Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.

Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:

• сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
• индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).

Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:

1. 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
2. 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
3. 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.

Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:

• номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
• приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).

В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:

• 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
• 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
• 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).

Как оформить Журнал учета приказов

В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.

Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:

• наименования предприятия;
• названия документа;
• даты начала и окончания ведения Журнала;
• ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.

По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.

Порядок внесения данных в Журнал приказов

Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:

1. Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
2. Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
3. Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
4. Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
5. Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
6. Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).

Образец журнала учета приказов

В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:

• 08.17 – о создании новой линейки продукции;
• 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
• 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.

Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Содержание документа	Ответственные за исполнение	К ознакомлению
48	03.08.17	84-ОД	О выпуске новой линейки продукции	Начальник производственного отдела Лубяной Н.С.	Сотрудники производственного отдела и департамента продаж
49	12.08.17	85-ЛС	О внесении изменений в штатное расписание	Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д.	Все сотрудники
50	22.08.17	86-АХД	Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.	Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д.	Сотрудники хозяйственного отдела

Ответственные лица за исполнение

В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов

Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.

Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.

Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.

Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика “Вопрос – ответ”

Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?

Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.

Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?

Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).

Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?

Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.

Поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

• административно-хозяйственные;
• основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;
• по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

• инициирование издания;
• сбор информации;
• создание проекта;
• согласование;
• правильность оформления;
• подписание;
• доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: , целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

• приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
• необходимый формат документа А4;
• проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
• согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

• название организации;
• составитель документа;
• название «Приказ»;
• дата и номер создания;
• место издания и заголовок;
• текст в двух блоках;
• подпись;
• визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
• отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
• отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» - это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.