Образовательный портал. Образование / Литература / С какого момента исчисляется срок исполнения документа. Контроль исполнения документов

С какого момента исчисляется срок исполнения документа. Контроль исполнения документов

21.04.2019

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:

1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения.

3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.

4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение тридцати дней.

5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней , с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например :

а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - срок их рассмотрения и исполнения - десять дней ;

б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение - в двадцатидневный срок и т.д.

Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента (даты) их поступления.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) - это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.

Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией руководства. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а входной - с даты поступления. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Типичные сроки выполнения определяются нормативно-правовыми актами . Например, депутатский запрос выполняется в 15-дневный срок со дня его получения или иной срок, установленный Верховной Радой Украины; обращение народного депутата Украины и депутата местного совета - в течение 10 дней со дня получения, в случае необходимости дополнительного изучения или проверки - не позднее чем в месячный срок; бухгалтерский отчет и годовой баланс (рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним) - в 15-дневный срок со дня получения; телеграммы, требующие срочного исполнения, - до двух дней, остальные - в течение 10 дней; информационные запросы относительно доступа к официальным документам и запросы относительно предоставления письменной или устной информации удовлетворяются в течение месяца [С, ст. 33].

Законодательством установлены сроки исполнения для всех категорий обращений граждан .

Документы без указания срока выполнения должны быть выполнены не позднее 30 календарных дней. Если задания (поручения) требует срочного выполнения, следует указать конкретный срок выполнения.

Если в обращении поставлен вопрос, не входит в компетенцию учреждения, то оно не позднее чем через пять дней пересылается по принадлежности соответствующему органу или должностному лицу, о чем сообщается заявителю.

Типичные сроки могут устанавливаться ведомственными подзаконными актами, например: о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о подаче претензий в отношении качества продукции, апелляций на решения финансовых и судебных органов и т.д.

В учреждении могут быть установлены типичные для данного учреждения сроки выполнения определенных видов документов. Это регламентируется инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливает руководство учреждения и руководители структурных подразделений при рассмотрении документов, что отражается в резолюции или указывается в самом документе. Иногда индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового, установленного для данной группы документов (например, для рассмотрения обращений граждан руководитель устанавливает меньший срок исполнения, если решение данного вопроса является неотложным). В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок исполнения указывается в каждом пункте. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются его содержание и практические возможности подготовки ответа. Для документов, содержащих сложные задачи, устанавливают более длительные сроки исполнения (месяц, квартал, полгода, год). В этом случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение каждого этапа отдельно.

Порядок изменения сроков исполнения документов

Изменение типовых сроков исполнения определенных категорий документов осуществляется путем принятия нового нормативно-правового акта.

Индивидуальный срок исполнения документа можно изменить только по указанию должностного лица, которая его установила.

Если руководитель, который установил срок исполнения документа, отсутствует, изменить срок может лицо, его замещающее. Срок может быть продлен, если исполнитель подаст руководителю обоснованное прошение об этом не позднее чем за три рабочих дня до установленной даты исполнения, а для документов, на которых не указаны даты выполнения, - за три рабочих дня до окончания предельного 30-дневного срока от даты получения документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует группу контроля (секретаря) для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись).

П режде чем переходить к рассмотрению сроков ответа на поступившие в организацию запросы, необходимо понять, с какого момента они исчисляются. Дело в том, что в последние годы гражданское законодательство в этой части довольно заметно изменилось. Теперь действует принцип, что за своевременное получение почтовой корреспонденции отвечает сама организация (т.е. все риски ее неполучения полностью несет получатель ):

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 3 статьи 54 «Наименование, место нахождения и адрес юридического лица» Гражданского кодекса РФ

Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 4 статьи 31 «Права налоговых органов» Налогового кодекса РФ

В случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма.

В случае направления документа налоговым органом через личный кабинет налогоплательщика датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика...

Для организации сроки ответа на сообщения налоговой инспекции будут зависеть от того, каким способом она получила документы. Налоговики могут передать документы:

лично;
по почте заказным письмом;
в электронной форме по ТКС через оператора электронных данных или
через личный кабинет налогоплательщика (ЛКН).

Если с первым случаем понятно, то на 3-х оставшихся остановимся подробнее:

1. Если документ направлен заказным письмом по адресу компании (указанному в ЕГРЮЛ), то датой получения будет являться наиболее ранняя из двух дат:

6-й рабочий день, считая со дня, следующего за днем отправки письма (например, требование, отправленное по почте 09.01.2018, считается полученным 17.01.2018; методику расчета еще см. в Примере 1);
дата фактического получения.

2. Если документ направлен по ТКС, то датой получения будет дата, указанная в квитанции о приеме, которую организация должна направить по ТКС в ИФНС .

3. Если документ направлен через ЛКН, то дата получения – (см. Пример 2).

Самый короткий срок для ответов установлен в отношении требований Следственного комитета: .

При ответах на запросы силовых органов (полиция, Следственный комитет, прокуратура) срок считается в рабочих днях. Течь он начинает так же, как в случае со сроками ответов налоговым органам – со следующего за получением запроса дня.

Пример 4

Запрос прокурора о представлении копий документов

Свернуть Показать

На запрос прокурора на представление копий документов, полученный компанией 11.12.2017, ответ должен быть дан «в течение 5 рабочих дней» (согласно п. 2 ст. 6 закона о прокуратуре) – т.е. не позднее 18.12.2017 до 24-00. Естественно, если иное не установлено в самом запросе.

Практика показывает, что большинство запросов от силовиков содержат срок исполнения 30 дней.

Часто они формулируют задание так – информацию представить:

1) «в установленный законом месячный срок» – эта формулировка таит в себе «множество опасностей», потому что существует целых 3 точки зрения относительно того, как ее понимать. Строятся они на разных трактовках словосочетания «срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующие месяц и число последнего месяца срока»:

сторонники первой (самой распространенной) позиции полагают, что если запрос получен 11.12.2017, то документ надо отработать до конца дня 11.01.2018;
вторая позиция заключается в том, что если запрос получен 11.12.2017, то документ надо отработать до конца дня 12.01.2018. Она основывается на правиле, что при исчислении сроков месяцами не принимаются во внимание тот час и те сутки, которыми начинается течение срока;
при третьем варианте срок начинает течь в день получения запроса, поэтому при получении запроса 11.12.2017 документ следует успеть обработать до 24 часов 10.01.2017.

Чтобы избежать негативных последствий, рекомендуем подготовить ответ в наименьший из перечисленных срок (тем более, что разница составляет всего 1–2 дня). Если же для вас эти сутки могут оказаться решающими, то уточните у органа, направившего запрос, какая конкретно дата имелась в виду;

2) «не позднее 25.12.2017» (его надо отработать до конца дня 25.12.2017);

3) «до 25.12.2017» (вот с этим вариантом тоже сложно: неизвестно, что под ним подразумевает автор документа – необходимость его исполнения до наступления 25 (т.е. 24 декабря) либо возможность это сделать еще 25-го декабря; поэтому лучше подстраховаться и уложиться в более короткий из этих двух вариантов срок);

4) «к 12.00 14.12.2017» (редко, но встречается и такой вариант – четко указан не только день, но и момент времени в нем, когда все уже должно быть сделано);

5) «в течение месяца со дня вынесения настоящего представления» (тут на всякий случай лучше уложиться в месяц со дня издания представления его автором, например, если дата его регистрации автором 11.12.2017, то, следуя нашим рекомендациям, успеть исполнить представление лучше по 10.01.2018 включительно).

Трудовые отношения

В отношениях между работником и работодателем достаточно много моментов, которые связаны с направлением либо получением каких-либо документов. Вместе с тем сроки направления корреспонденции в этом случае служат скорее точками отсчета, связанными с наступлением определенных юридических фактов, возникновением прав, обязанностей.

Пример 6

Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Свернуть Показать

Направление уволенному работнику уведомления о необходимости забрать трудовую книжку прекращает длящееся нарушение, которое условно можно назвать «незаконное удержание трудовой книжки». До направления такого письма, вне зависимости от причин, по которым книжка осталась у работодателя, он считается виновным в ее удержании. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за это (см. ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Обычно отслеживание сроков, связанных с трудовыми отношениями, – привилегия и обязанность кадровиков. Служба делопроизводства сталкивается с этими вопросами реже. «Классических» в нашем понимании сроков ответа на запросы работников не много:

прежде всего, это ответ на требование о предоставлении документов и их копий, связанных с работой. Такие запросы могут поступать от текущих и бывших работников как по внутренним каналам организации, так и по почте. Вне зависимости от способа их получения ст. 62 ТК РФ требует обработать их и направить ответ в течение 3 рабочих дней (например, получив такое требование 11.12.2017, его надо отработать до конца рабочего дня 14.12.2017);
еще один вариант изложен в ст. 235 ТК РФ – здесь закреплено право работника обратиться в суд, если работодатель не отреагирует на его заявление о возмещении ущерба в течение 10 дней. Соответственно, срок ответа на подобный запрос для работодателя составляет именно 10 дней. Впрочем, здесь установлен «мягкий» вариант срока, поскольку законодатель фактически постановил считать молчание компании равным ее отрицательному ответу. Хотя и в этой ситуации (когда компания согласна с требованиями работника) промедление может привести к отрицательным последствиям. Если работник успеет подать в суд до получения согласия о выплате от организации, с нее дополнительно могут взыскать судебные расходы. Суммы будут не очень большие (госпошлина и расходы на юридические услуги) но тем обиднее, что их можно было избежать, просто своевременно отправив письмо или вручив ответ лично сотруднику.

Кроме явных, прямо указанных сроков, ТК РФ содержит и некоторые пробелы. Так, в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ предусмотрено право работника потребовать выслать ему трудовую книжку по почте. При этом срок, в течение которого трудовая книжка направляется сотруднику, не указан. Представляется, что в этой ситуации возможны 2 варианта:

Порядок определения сроков ответов на требования работника в трудовых отношениях определяется по правилам очень близким к тем, что приняты для расчета сроков в налоговых отношениях. Исчисление сроков в трудовом праве определено в ст. 14 ТК РФ:

сроки, исчисляемые годами / месяцами / неделями, истекают в соответствующее число последнего года / месяца / недели;
в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни;
если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В тексте ТК РФ при определении сроков в днях они, как правило, сразу формулируются именно в рабочих днях (например, «не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления»).

Однако есть и отличие – ТК РФ различает сроки, связанные с возникновением и прекращением прав:

срок, связанный с возникновением трудовых прав / обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено их начало (например, испытательный срок начинает течь в день заключения трудового договора);
срок, связанный с их прекращением, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений (например, срок обращения в суд из-за нарушений при увольнении начинается со дня, следующего за днем увольнения).

Отдельно стоит остановиться на сроках ответов на запросы Государственной трудовой инспекции (ГИТ). Трудовой кодекс РФ не содержит указаний, как быстро компания должна на них реагировать. Порядок взаимодействия данного госоргана и организаций определен подзаконным актом – административным регламентом . Согласно его п. 87 ГИТ самостоятельно определяет данные сроки и указывает их в своих запросах и предписаниях.

Если организация посчитает, что не в состоянии выполнить данные требования в срок, она вправе в пределах установленного в первоначальном предписании периода обратиться с аргументированным запросом об увеличении срока предоставления документов / выполнения иного предписания. Если аргументы сочтут убедительными, срок продлят (п. 88).

* * *

В этом номере журнала мы рассмотрели только часть случаев, когда службе делопроизводства необходимо ориентироваться в законодательно установленных сроках ответов на поступающие в организацию документы.

В следующем номере поможем вам разобраться, как определить сроки ответов своим контрагентам-организациям в рамках гражданско-правовых отношений, а также при общении с потребителями собственных товаров и услуг по правилам закона о защите прав потребителей.

Cтраница 1

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями учреждения и структурных подразделений или указываются в самом документе. При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и практические возможности учреждения. Индивидуальные сроки фиксируются в резолюции руководителя.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителя.

Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководителями учреждений или указываются в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам, устанавливаемым для определенных видов и категорий документов. Эти сроки разрабатываются в каждом учреждении и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Типовые сроки, как правило, должны быть ориентированы на 10 дней. Более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в учреждение.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителя учреждения. Индивидуальный срок исполнения, как правило, не превышает 10 дней.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем и обязательно указываются или в резолюции, или в самом документе. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документов, то временем исполнения считается индивидуальный срок.

Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

В чем заключаются общие правила регистрации документов. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов. Как осуществляется индексация документов. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы. Как строится картотека на исполненные документы. Что является разделами и рубриками этой части картотеки. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения. На основании чего устанавливают эти сроки. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа.

Страницы: 1

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документа - ϶ᴛᴏ срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа͵ установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 ᴦ. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:

1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание ʼʼсрочноʼʼ, ʼʼнезамедлительноʼʼ (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой ʼʼоперативноʼʼ предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения.

3. В случае если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.

5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При крайне важно сти срок рассмотрения письменного обращения должна быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней , с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), к примеру :

а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – срок их рассмотрения и исполнения – десять дней ;

б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение – в двадцатидневный срок и т.д.

Кроме этого, в рамках конкретной организации бывают установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа - ϶ᴛᴏ срок исполнения документа͵ который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, в случае если данный срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа͵ а поступивших из других организаций – с момента (даты) их поступления.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) - ϶ᴛᴏ реквизит документа͵ свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы ʼʼКʼʼ или слова ʼʼКонтрольʼʼ. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. В случае если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Οʜᴎ бывают посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. В случае если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) - ϶ᴛᴏ реквизит документа͵ содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа͵ свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова ʼʼв делоʼʼ; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.

Сроки исполнения документов - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Сроки исполнения документов" 2017, 2018.

Материалы по теме:

Карта сайта