Товарная накладная на возврат форма торг 12. Бланк накладной на возврат товара. Сроки и документы для оформления

Все операции, связанные с движением товара по складам, должны быть сопровождены документацией. Ошибки и нарушения в документации могут привести к конфликту с поставщиком или проблемам с органами надзора.

Накладная на возврат товара поставщику, образец которой будет приведен ниже, считается важным документом, заполняемым при частичной или полной отмене сделок с контрагентами.

Возвратная накладная (ВН) – это документ, составляемый по единой форме ТОРГ-12. Она оформляется, если компании требуется вернуть товар частично или полностью продавцу.

На основании ВН корректируются данные о количестве продукции на складе организации. Вместе с накладной могут составляться:

1. Претензионное письмо с требованиями об обмене некачественных изделий или возврате денежных средств.
2. Акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, если причиной возвращения товаров является несоответствие заказа и поставки по количеству или качеству изделий.

ВН выписывается в 2 экземплярах, один из которых передается вместе с грузом контрагенту.

Если компания требует у контрагента возвращения денег, то цена продукции в ВН должна точно соответствовать стоимости, указанной в документации о ее приемке.

Все накладные должны храниться в соответствии с регламентом компании, потому что они могут входить в число документации, требуемой для проверки налоговыми органами.

В каких ситуациях составляется?

Возможные причины возвращения продукции приводятся в Гражданском Кодексе РФ (например, статьи 468 и 482) и прописываются в соглашении о поставке.

Примерами распространенных причин для оформления ВН являются:

1. Качество поставленных изделий ниже заявленного.
2. Количество или ассортимент товара не соответствует заказу.
3. Нарушение упаковки или ее отсутствие.
4. Неполный комплект сопроводительной документации.
5. Задержка доставки или оплаты.
6. Продолжать реализацию изделий невозможно из-за рыночной ситуации.
7. Обнаружение дефектов и недостатков.
8. Истечение срока годности или срока службы для предметов длительного использования.

В соглашении между организациями могут быть предусмотрены и другие ситуации, в которых поставщик согласен принимать обратно поставленную продукцию.

В какие сроки оформляется возврат?

Первый контроль товара должен быть выполнен сотрудниками компании в момент его принятия на склад. Если обнаружены какие-либо отклонения от заказа, то сразу составляется акт по форме ТОРГ-2 (ТОРГ -3 для импортных предметов).

Принятую продукцию можно вернуть контрагенту в следующие сроки:

1. В течение срока годности или гарантийного периода, если они установлены.
2. В течение 2 лет, если гарантийный период на предметы длительного использования меньше 24 месяцев или отсутствует.

Отсчет срока, отведенного для возвращения изделий, начинается с даты его продажи потребителю, отраженной в документации компании.

Помимо ВН сотрудники должны оформить:

1. Письмо с претензией, в котором в свободной форме описываются причины возвращения предметов и соответствующие требования.
2. Зарегистрированный акт приемки.

Когда пакет документов полностью подготовлен, представители обеих заинтересованных компаний формируют комиссию для проведения учета.

Как оформить ВН?

Бланк ВН формируется автоматически, если организация использует электронные системы учета. Однако, допустимо заполнять его вручную. В этом случае важно убедиться, что в накладной нет опечаток и исправлений.

Разделы	Содержание разделов
Данные о документе	Наименование документа Дата и номер заполнения
Поставщик	1. Наименование компании-отправителя груза. 2. ИНН/КПП. 3. Юридический адрес. 4. Название банка, БИК и номера счетов.
Грузоотправитель	Допустимо указать «Он же», если данные будут совпадать с предыдущим пунктом
Плательщик	1. Наименование компании-получателя груза. 2. ИНН/КПП. 4. Банк, БИК, номер счета.
Грузополучатель	Допустимо просто указать «Он же»
Адрес доставки	Адрес непосредственного получения груза
Основания для возврата	Наименование, дата подписания и номер соглашения о поставке
Описание возвращаемых предметов	Полное название изделий, стоимость и количество к возврату Полная стоимость возвращаемого груза
Подписи руководителей и печати	Подписать ВН и поставить печать должны уполномоченные представители обеих организаций Дата составления

Наглядный бланк поможет корректно оформить ВН и включить в нее все необходимые сведения.

Таким образом, ВН – это важный документ, который позволяет отразить в учете возвращение груза частично или полностью контрагенту. На основании пакета документов поставщик вернет деньги или произведет обмен продукции, качество или количество которой оказалось ненадлежащим.

Бланк ВН можно найти в автоматизированных системах учета или скачать выше. Перед подписанием важно убедиться, что текст написан без ошибок и полностью отражает сложившуюся ситуацию. Любые нарушения могут привести к существенным проблемам при проведении налоговых проверок.

Организации и индивидуальные предприниматели, занимающиеся торговлей, осуществляют взаиморасчеты на протяжении всей своей деятельности. При получении некачественного товара у лица, сделавшего приобретение, есть возможность отказаться от него, чтобы вернуть аванс или произвести замену.

В таких случаях оформляется возвратная накладная, которая может иметь ту или иную форму. Для розничной торговли подобный документ не предусмотрен. Физическим лицам достаточно составить заявление и предъявить гарантийный талон и кассовый чек.

Причины составления накладной на возврат товара

Товарно-денежные отношения в предпринимательской среде регулируются Гражданским кодексом РФ. В нем предусмотрены особые условия, при которых допустим возврат товаров между субъектами хозяйственной деятельности на территории России.

Это можно сделать в следующих случаях:

• продукция не соответствует условиям, отраженным непосредственно в договоре с контрагентом;
• при поставке нарушены установленные сроки;
• не соблюдены требования, предъявляемые к упаковке;
• выявлены нарушения относительно качества товара, которые невозможно устранить (или на это потребуются дополнительные расходы);
• имеются другие расхождения с подписанными соглашениями.

Внимание: для грузоотправителей может быть интересна , которая необходима для учета движения продукции при ее перемещении с использованием транспортных средств.

Какую форму возвратной накладной использовать?

Чтобы вернуть контрагенту поставленный товар, необходимо все зафиксировать официально. В такой ситуации заполняется возвратная накладная и осуществляется ряд специальных мероприятий. Поставщику может предъявляться претензия, в которой отражаются сумма покупной стоимости и дополнительные расходы, если они имеются.

Часто за основу берется один из перечисленных ниже бланков:

• Форма ТОРГ-12 используется в том случае, если поставленные товары на момент возврата уже приняты на учет.
• Форма ТОРГ-2 требуется для оформления российской продукции непосредственно до взятия ее на учет.
• Форма ТОРГ-3 нужна для аналогичных операций, что и в предыдущем случае, но для импортных изделий.

Важно: при взаимодействии с другими участниками предпринимательской деятельности в сфере торговли в обязательном порядке заполняется при совершении покупки.

Правила оформления возвратной накладной

Составляется возвратная накладная сразу в двух экземплярах. Первый из них должен оставаться у покупателя для подтверждения бухгалтерской операции. Второй экземпляр документа передается продавцу.

При оформлении следует придерживаться следующих правил:

• в графе «Организация-грузоотправитель» обязательно отражаются адрес, банковские реквизиты и контактные телефоны покупателя;
• поле «Плательщик» заполняется только в тех случаях, когда необходимо получить денежные средства за возвращенную продукцию;
• в строке «Грузополучатель» указываются реквизиты контрагента, который занимался поставкой товара;
• в пункте «Основание» прописываются документы, являющиеся основанием для возвратной операции;
• обязательно приводятся данные в соответствии с товарной накладной;
• заполненный документ подписывается главным бухгалтером и участником приемки и отгрузки товара.

Дополнение: чтобы избежать ошибок в отчетности, рекомендуется периодически составлять между контрагентами.

Возвратная накладная — бланк (скачать бесплатно)

Торг-2

Данный акт выступает в качестве юридического основания для возможного предъявления претензий контрагенту. С его помощью оформляются качественные и количественные расхождения с данными, представленными в сопроводительных документах. Данная форма была утверждена 25.12.98 г.

Торг-3

Основное отличие данного документа от предыдущего аналога заключается в том, что он заполняется на импортные товары. Если при приемке продукции из-за границы были найдены какие-либо несоответствия, то их можно оформить при помощи данной формы, чтобы была возможность потребовать денежную компенсацию.

Торг-12

Данный бланк заполняется в тех ситуациях, когда товар, который был принят на учет, требуется вернуть продавцу. Он ничем не отличается от стандартной формы накладной. При оформлении меняются данные о получателе и отправителе.

Примечание: для правильного расчета рекомендуется брать за основу рыночную стоимость товаров и услуг, за которые планируется платить.

Возвратная накладная — образец заполнения (скачать)

Чтобы без ошибок заполнить бланк документа, рекомендуется скачать готовый образец. Опираясь на него, можно вписать в поля все необходимые данные, касающиеся конкретного расхождения.

Подводим итоги

Становится понятно, что возвратная накладная является документом, который используется преимущественно в торговой деятельности для отзыва поступившего товара от контрагента, если тот не соответствует основным требованиям или был реализован с нарушением договоренностей.

Юридические лица и предприниматели, в деятельности которых присутствуют регулярные поставки той или иной продукции, должны быть знакомы с основными формами документа.

Возвратная накладная является одним из главных документов, фигурирующих в документообороте между покупателем и поставщиком при расторжении, либо частичной корректировки сделки на приобретаемый товар.

Приобретение и продажа ТМЦ происходит в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. Поставщик заключает с покупателем договор, на основании которого обязан предоставить необходимое количество реализуемого товара. В дополнительном соглашении к договору прописываются подробные характеристики изделия.

При обнаружении у товара нарушений из указанных ниже, покупатель может сделать возврат или потребовать замены на продукцию надлежащего качества.

• Товар без упаковки или в несоответствующем ему упаковочном материале;
• Отсутствуют сопроводительные документы к изделию;
• Нарушения в сроках поставки;
• Задержка в оплате;
• Неосуществимость дальнейшей реализации продукции;
• Комплектация товара не полная или неправильная;
• В изделии обнаружен брак;
• Количество товара расходится с данными накладной;
• У изделия закончился срок годности.

На заметку! Законодательством предусматриваются и другие ситуации возврата, если они были прописаны в договоре поставки.

Сроки для оформления возврата

Покупатель должен проверить качество, количество и необходимую комплектацию продукции во время приемки товара. При выявлении недочетов до оприходования продукции, для возврата достаточно составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2.

Возврат некачественной продукции можно осуществить в определенные сроки. Статья 477 ГК РФ предусматривает следующие сроки:

• Если на товар гарантия изготовителем не предоставлена, его можно вернуть не позднее двух лет;
• Изделия со сроком годности можно вернуть в этот срок;
• Продукцию можно вернуть в течение гарантийного срока.

Дата розничной продажи, указанная на официальном документе, является началом исчисления срока для возврата некачественного товара.

При возвращении продукции поставщику необходимо подготовить следующие документы:

• Акт приема-передачи с регистрационным номером;
• Претензионное письмо в свободной форме;
• Возвратную накладную;

После подготовки документов собирается комиссия с представителем поставщика и проводится учет.

Как оформить и образец бланка

Возвратная накладная — это специальный документ по форме ТОРГ-12, составляется со всеми обязательными реквизитами и в соответствии с регламентом, установленным законодательством.

Важно! Накладные у организации может затребовать Федеральная Налоговая служба при проведении специальной проверки.

Возвратная накладная по форме ТОРГ-12

Накладная на возврат товара выписывается в случае обнаружения у товара брака, несоответствия изделия стандартам качества. Она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада поставщика и получение ее другой организацией.

С помощью ТН ведется учет остатков товара на складе, а итоговые данные заносятся в бухгалтерскую отчетность.

Подробная инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат:

1. Наверху документа пишется «Накладная». Далее ставится порядковый номер накладной номер и указывается дата составления;
2. Ниже вбиваются данные поставщика. Указать нужно все реквизиты: название организации, ИНН/КПП, юридический адрес, наименование банка контрагента, БИК, корреспондентский и расчетный счет;
3. Далее необходимо указать данные в графе «Грузоотправитель». Заполнить обязательные реквизиты по аналогии с «Поставщик»;
4. В графу «Плательщик» вносятся сведения о покупателе продукции. Заполняются необходимые реквизиты организации и данные банка плательщика;
5. Далее идет графа «Грузополучатель». В строке отражаются реквизиты и наименование организации. Часто данные по строкам «Плательщик» и «Грузополучатель» совпадают. В этом случае допускается в графе «Грузополучатель» указать «он же»;
6. Напишите, что будет основанием для возврата ТМЦ. Например, договор поставки, соглашение. Тут же проставьте дату документа-основания;
7. Сделайте описание товара, который подлежит возврату. Пропишите наименование изделия, его количество и цену. Ниже укажите полную стоимость товара, исходя из заказанного количества;
8. Поставьте подписи руководства вышеперечисленных компаний — грузоотправителя и грузополучателя. На готовом бланке ТОРГ-12 поставьте печати организаций и дату составления накладной на возврат.

Обратите внимание! Возвратная накладная выписывается в двух экземплярах — один покупатель оставляет себе, а другой передает продавцу.

Заполнение ТОРГ-12 автоматизировано, благодаря использованию специальных систем учета, например, 1С, СБИС. Разрешается заполнение вручную, без поправок и опечаток.

Нужна ли счет-фактура к возвратной накладной

Возврат продукции с браком — это хозяйственная операция, которая обязательна к отражению на счетах бухгалтерского учета. Все операции сопровождаются подтверждающими документами.

Кроме товарной накладной, в определенных случаях должна оформляться счет-фактура на возврат. Рассмотрим подробнее.

Товарно-материальные ценности могут возвращаться от покупателя к продавцу двух видов:

• Надлежащего качества;
• Ненадлежащего качества.

А возврат происходит:

• До подписания ТН;
• После подписания ТН.

Возврат товара надлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

• Продукция хорошего качества возвращается продавцу только по обоюдному согласию сторон, такой момент должен быть в договоре;
• Так как право собственности у покупателя, и товар был принят к учету, такой возврат в бухгалтерии называют обратной реализацией;
• Покупатель от себя обязан выставить счет-фактуру контрагенту на сумму товара к возврату. Счет-фактура заносится в книгу продаж бывшим покупателем.

На заметку! Обратная реализация проводится на ту же стоимость, по которой товар был приобретен.

Возврат товара ненадлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

• Если некачественная продукция не принята к учету, то покупатель не должен выписывать счет-фактуру на возврат ТМЦ и исчислять НДС. А поставщик со своей стороны выдает корректировочную счет-фактуру. Она не подлежит занесению в книгу продаж покупателя, так как входного НДС по данному приобретению не было;
• Если брак в товаре обнаружен после принятия к учету, то покупатель расторгает договор в одностороннем порядке, оформив это специальными документами. Корректировочная счет-фактура выставляется от лица поставщика, такой возврат не считается реализацией;
• При частичном возврате покупатель не выставляет от себя счет-фактуру, ведь определенная часть товара не поставлена на учет. Корректировочную счет-фактуру должен выставить продавец на остаток ТМЦ, оставшийся после выбраковки. Он заносит ее в книгу покупок и корректирует НДС в бюджет. Покупатель регистрирует в книге покупок часть товаров, принятых к учету.

На заметку! Налоговая служба в данной ситуации настаивает на обратной продаже, так как товар был оприходован. А причины возврата поставщику не имеют существенного значения.

Возврат товара при УСН и ЕНВД:

Покупатели при упрощенной и вмененной системах налогообложения освобождены от уплаты налога НДС. Они не выписывают счета-фактуры при принятии ТМЦ к учету. Вопрос документооборота зависит только от того, сколько товара возвращает покупатель — целую партию или только часть от нее.

• Возврат целиком. Продавец заносит счет-фактуру в книгу покупок, до возврата этот документ в книге продаж. Регистрация документа происходит в налоговом периоде, когда был осуществлен возврата товара;
• Возврат частями. Продавец оформляет корректировочную счет-фактуру на меньшую итоговую сумму и корректирует сумму налога в бюджет. Стоимость в корректировочных документах должна совпадать с суммой, на которую ТМЦ были возвращены от покупателя.

Необходимость вернуть полученные товары может возникнуть по разным причинам. Наиболее значимый документ в таких ситуациях – накладная на возврат товара поставщику, образец которой не утвержден, так как у этого документа отсутствует унифицированная форма. Прежде чем проводить возврат, необходимо знать, как, когда и в каких случаях это осуществляется.

Гражданский кодекс, так же как и ФЗ «О защите прав потребителей», дает возможность вернуть полученную продукцию поставщику при определенных условиях. Статьей 484 ГК РФ предусматривается требование о замене полученных товаров или же полный отказ покупателя от выполнения обязательств по договору поставки.

Те же законодательные нормы оговаривают конкретные ситуации, когда продукция поставщика может быть возвращена или заменена:

1. Поврежденная упаковка, ее отсутствие или несоответствие достигнутым в договоре договоренностям.
2. Передана неполная комплектация, отсутствуют какие-то детали или составляющие, которые должны быть.
3. Качество полученной продукции не соответствует ГОСТам, законодательным или производственным нормативам, а также договоренностям, предусмотренным по договору поставки.
4. Если ассортимент товара не соответствует положениям статьи 486 ГК РФ.
5. Когда количество доставленного груза не соответствует письменным договоренностям.

Когда речь идет о возврате потребительских товаров, приобретаемых в магазине или розничных точках продажи, для предъявления требований к продавцу достаточно заполнения заявления и приложения покупателем копии чека. Если необходимость возврата возникла у оптового покупателя, чьи права в части соблюдения договора поставки были нарушены, возникает необходимость заполнить бланк специального документа: возвратной накладной.

Возвратная накладная

Если по договору поставки не были соблюдены условия в части сроков, качества, количества или ассортимента, покупателю требуется составить свою возвратную накладную. Единая форма накладной на возврат товара поставщику отсутствует. Под названием «Бланк» сегодня скрываются образцы двух разных накладных, именуемых: «Торг-2», «Торг-3» и «Торг-12». Каждый из этих бланков заполняется в определенных случаях.

Общепринятый шаблон каждого из этих видов накладных сегодня можно скачать бесплатно на онлайн-сервисах. Они носят общий характер, но в то же время соответствуют требованиям законодательства и делопроизводства.

Заполнить форму возвратной накладной необходимо в 2-х экземплярах. Один остается на руках у покупателя, а второй передается поставщику вместе с продукцией, которая возвращается.

Когда составляются формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, описание

В ситуациях с передачей продукции и товаров российского поставщика применяются только накладные «Торг-2» и «Торг-12», форма «Торг-3» необходима исключительно для иностранных поставщиков.

Формы накладной:

• Торг-2. Заполняется, когда обнаружена разница в количестве или качестве поставленной продукции при сравнении с перечнем по договору, но товар еще не принят покупателем на свой баланс.
• Торг-12. Заполняется, когда доставленная продукция уже принята на баланс и учет покупателя, но в процессе реализации были обнаружены дефекты, не соответствующие договору поставки.

Каждую из этих форм необходимо заполнять очень внимательно и грамотно, потому, что на их основании уже будет составляться претензия поставщику и осуществляться возврат денежных средств, выплаченных покупателем.

Обе накладные должны содержать полное наименование предприятий: кто возвращает и кому возвращает. Подробную информацию о передаваемом товаре: наименование, количество, стоимость с НДС и без него, а также общая стоимость за все передаваемое количество продукции.

Для бухгалтерии разница между этими формами существенная. Форма «Торг-12» необходима, чтобы поставленный на учет товар сначала списать с баланса покупателя, а потом передать поставщику. По форме «Торг-2» просто передается продукция, которую покупатель еще не принял.

Инструкция по заполнению возвратной накладной поставщику

Поскольку стандартной формы по заполнению этого документа нет, в интернете зачастую представлены образцы, составленные конкретным покупателем в определенной ситуации. Ваша ситуация может быть иной, поэтому не стоит ориентироваться на примеры заполнения этих накладных, выложенных в сети. Необходимо понимать, какие факторы и как изложить, чтобы в одном документе была максимально собрана информация, необходимая бухгалтерии и поставщику. Касаемо «Торг-12» следует учитывать некоторые важные аспекты:

1. У накладной должен быть свой индивидуальный номер и указана дата ее составления.
2. Должны быть указаны основные реквизиты как грузоотправителя (в нашем случае это будет покупатель, так как он загружает возвратный товар), так и грузополучателя (поставщика, которому возвращают продукцию).
3. В накладной указывается адрес доставки (местонахождение продавца, которому возвращается товар по накладной).
4. Плательщиком в нашем случае будет получатель продукции, то есть ее первоначальный поставщик. Не стоит забывать, что это возвратная накладная, а, значит, при ее заполнении стороны первоначального договора поставки поменяются местами.
5. Указывается основание, то есть причина, по которой продукция не была принята покупателем по первичным договоренностям.
6. В основной части таблицы потребуется указать основные параметры передаваемого груза: название, количество, вес, цена.

Товарная и возвратная накладные должны выглядеть как таблицы, заполнять которые лучше на компьютере. Для внесения записей от руки в бланке мало места, и реквизиты компании могут не поместиться.

Сроки оформления возврата

По общим правилам гражданского законодательства возврат продукции может быть осуществлен в ограниченные сроки.

Сроки возврата товара напрямую зависят от гарантийного срока продукции и факта, когда было выявлено его несоответствие.

Если договором поставки не предусмотрено иное, то время возврата продукции составит 2 года по общим правилам Гражданского законодательства. Если речь идет о продуктах питания или ассортименте, у которого есть гарантийный срок, вернуть его поставщику можно только в пределах этого периода. В случае когда рассматривается бытовая техника, ее гарантийный срок начинает отсчитываться со дня поступления в эксплуатацию.

Взаимоотношения между покупателем и продавцом не всегда развиваются без проблем. Например, может возникнуть ситуация, когда нужно вернуть продукцию, для чего понадобится образец акта возврата товара поставщику. Такое может случиться в следующих ситуациях:

1. Низкое качество покупки. Покупатель вправе законно вернуть товар, который не отвечает требованиям качества, установленным условиями контракта (договора), согласно п. 2 ст. 475 ГК РФ, закону № 2300-1 «О защите прав потребителей».
2. Поставка не соответствует условиям договора. Если продавец по ошибке доставил больше единиц товара, то покупатель возвращает излишки груза (ст. 466 ГК РФ). И наоборот, если организация-покупатель выявляет недостаток, то имеет право вернуть всю партию.
3. Отгрузка некомплектной продукции. На основании ст. 480 ГК РФ покупатель вправе требовать снижения цены или поставки недостающих деталей товара, в ином случае — вернуть всю партию некомплектных изделий.
4. Несоответствие ассортимента товара условиям договора продажи. Если продавец поставил продукцию, отличную от спецификации, то принимающая компания может вернуть изделия или всю партию (ст. 468 ГК РФ).
5. Время поставки товара просрочено. Это также может стать причиной для отказа от груза. Исключение — если принимающая сторона своевременно не известила поставщика об отказе в приемке продукции с просроченным сроком поставки. В таком случае вернуть изделия не получится (ст. 511 ГК РФ).

Какие документы оформлять на возврат товара поставщику

Прежде чем начать процедуру обратной отгрузки продавцу, направьте ему письменное уведомление или попросту письмо (ст. 483 ГК РФ), чтобы согласовать отгрузку. Процедуру необходимо оформить, чтобы исключить спорные ситуации.

Если в контракте прописаны условия возвращения продукции или процедура выполняется на законных условиях, то составлять дополнительное соглашение к контракту не нужно. В других случаях необходимо изменить условия договора или провести отдельную сделку, в которой подробно указываются условия обратной передачи купленной продукции поставщику.

Основным документом, подтверждающим факт обратной отгрузки приобретенной продукции, является акт на возврат продукции. Для оформления можно утвердить собственный бланк с учетом специфики учреждения или использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

• ТОРГ-2 (ОКУД 0330202);
• ТОРГ-12 (ОКУД 0330212).

Составить акт можно как в письменной, так и в печатной форме. При составлении документа укажите обязательные реквизиты:

1. Дата и место составления документа.
2. Полное наименование контрагентов — участников процедуры возврата.
3. Подробный перечень материалов, изделий, продукции.
4. Причины проведения процедуры возврата.
5. Ссылка на документ, подтверждающий законное право покупателя на возвращение продукции. Здесь могут быть указаны результаты независимой экспертизы качества изделий, ссылка на нарушенные пункты договора, спецификации.
6. Срок и условия обратной передачи материалов (требования покупателя).
7. Реквизиты и подписи сторон, печати (при их наличии).

Учитывайте правило: подписать акт могут только руководители или уполномоченные представители сторон. Подтвердить полномочия можно доверенностью установленного образца (форма М-2). Документ составляется в необходимом количестве экземпляров, но не менее двух (для поставщика и покупателя). К акту обязательно приложите возвратную накладную, претензионное письмо (письмо-сопровождение), результаты независимой экспертизы качества продукции (при поставке бракованного материала).

Образец акта возврата товара

Как составить письмо на возврат

Унифицированного бланка письма на возврат товара не существует. Следовательно, документ придется формировать в произвольном виде. Письмо желательно заполнить на фирменном бланке учреждения. В противном случае придется внести все регистрационные данные о компании-заявителе, то есть о себе.

Итак, структура письма на возвращение товара должна отвечать следующим требованиям:

1. Данные о заявителе. Укажите наименование организации, которая получила некачественный товар. Также пропишите ИНН и КПП, юридический и фактический адреса компании, если они отличаются. Укажите обязательно контактные данные, например телефон, адрес электронной почты. Также пропишите ответственного работника, с которым можно связаться для решения вопроса. Это намного ускорит решение проблемы.
2. Информация о получателе. Сначала укажите должность руководителя, наименование организации, которая нарушила условия поставки товара, Ф.И.О. начальника. ИНН, КПП, адрес и телефон укажите в аналогичном порядке.
3. Наименование документа, например «Письмо на возврат товара» или «Претензия».
4. Теперь распишите суть вашего обращения. Начните с указания реквизитов договора (контракта, соглашения), условия которого были нарушены. Затем распишите обязательства получателя. То есть пропишите, что должна была исполнить компания по договору. Далее следует написать факты, выявленные в результате поставки (из-за чего пришлось обращаться). Например, укажите, что товар некачественный, поставлена не та продукция, либо иное. Затем обозначьте свои требования. Например, поставить качественный товар, провести замену несоответствующих деталей, компонентов товара или другое. Можно указать конкретный отрезок времени, в течение которого следует устранить недочет.
5. Приложите копии документов, подтверждающих сложившиеся обстоятельства. Обозначьте подтверждающую документацию в виде перечня приложений к письму на возврат товара. Обязательно приложите акт и накладную на возврат товара.

Письмо подписывает руководитель. Печать ставить не обязательно.

Пример оформления процедуры возврата товара

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор № 1 от 01.08.2019 с ООО «Поставка товаров» на приобретение баскетбольных мячей в количестве 100 единиц на сумму 60 000 рублей. Срок поставки — до 31.08.2019. Оплата — деньги 100 % после поставки.

ООО «Поставка товара» поставило мячи 02.08.2019 в количестве 100 штук. Бухгалтер сделал соответствующие записи:

• Дебет 0 105 00 340 Кредит 0 302 34 730 — спортивные мячи приняты к учету на сумму 60 000 рублей;
• Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 201 11 000 — денежные средства в сумме 60 000 руб. были перечислены с расчетного счета.

07.08.2019 выяснилось, что продавец поставил 30 футбольных мячей и 70 баскетбольных.

Бухгалтер составил проводки на возврат товара поставщику: Дебет 0 302 34 830 Кредит 0 105 00 440 — составлен акт возврата на сумму 18 000 рублей (стоимость одного мяча, умноженная на количество = 600 руб. × 30 шт.).

Параллельно бухгалтер подготовил:

1. Претензионное письмо в произвольном виде с подробным описанием сути претензии.
2. Возвратную накладную по форме ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (ОКУД 0310001).
3. Акт на возврат товара поставщику.

Образец письма на возврат товара поставщику

Образец возвратной накладной поставщику

Каждое учреждение самостоятельно принимает решение, какие формы первичной документации использовать в учете: либо унифицированные формы, либо разработанные и утвержденные самостоятельно (ФЗ от 06.12.2011 № 402).

Разрабатывая свой образец накладной на возврат товара поставщику, проконтролируйте, чтобы в форме документа были указаны все необходимые реквизиты. В противном случае документ будет считаться ничтожным.

Как составить акт на возврат

В организации утверждена своя форма.

Шаг 1. Прописываем дату и место составления, указываем наименование и ответственных лиц каждой из сторон. Прописываем документ, на основании которого проводится процедура возврата. В нашем случае — договор № 1 от 01.08.2019.

Шаг 2. Указываем предмет (груз, изделие, продукцию), который подлежит отгрузке продавцу, и основание. В нашем примере — договор на поставку баскетбольных мячей.

Шаг 3. Указываем причину возврата и результаты проведенной экспертизы, если таковая требуется (брак, низкое качество, дефекты).

Шаг 4. Теперь прописываем условия покупателя. В нашем случае организация требует произвести замену футбольных мячей на баскетбольные.

Шаг 5. Затем расписываем реквизиты сторон, подписываем акт и заверяем печатями.

Образец акта возврата товара поставщику

Сроки оформления и хранения

Гражданский кодекс предусматривает конкретные сроки оформления процедуры (ст. 477 ГК РФ):

• для продукции без срока годности — не позднее двух лет с момента поставки;
• для товаров с указанным сроком годности — не позднее истечения установленного срока.

Хранить документы, подтверждающие, что продукцию вернули, придется не менее 5 лет. На основании Федерального закона № 402 от 06.12.2011, в организации должен быть утвержден порядок хранения бухгалтерских документов. Ознакомьте ответственное лицо с утвержденным порядком под подпись.