Увольнение умершего сотрудника. Увольнение по причине смерти сотрудника

Одним из оснований расторжения действующего трудового контракта, по независящим от сторон причинам с работником предприятия, является его смерть. Увольнение в связи со смертью работника, за исключением оснований, мало чем отличается от обычного прекращения договора. В данном случае его основанием является документ, составляемый уполномоченным органом и фиксирующий факт кончины сотрудника.

При оформлении данного расторжения контракта у специалистов кадровой службы возникает очень много вопросов в отношении дат. Это связано с тем что, основание для прекращения договора представляется через определенное время, которое может носить иногда довольно длительный период.

Увольнять без свидетельства о смерти нельзя, так как согласно ТК РФ именно на основе его начинается процедура расторжения контракта. Даже если родные и близкие говорят о наступлении смерти, необходимо данное свидетельство.

Поэтому при увольнении в связи со смертью дата увольнения считается день смерти работника, который указан в предоставленном в кадровую службу документе. Эта дата может быть, в том числе, и выходным или праздничным днем. Сам приказ следует составлять датой получения подтверждающего акта.

Важно! Многие кадровики допускают ошибку, ставят в приказ дату прекращения время предоставления свидетельства, и тогда получается что с неживым работником договор продолжал действовать, что противоречит и закону и действительности.

Существует также процедура признание безвестно отсутствующего человека мертвым. К ним относятся исчезновения работника в условиях, когда его жизни существовала угроза, а также когда сотрудник не появлялся по месту своего жительства более 5 лет.

Решение об этом выносят судебные органы. В этом случае дата увольнения в связи со смертью работника определяется датой вступления в силу такого решения.

Компенсационные выплаты

Процедура оформления расторжения трудового контракта с работником предполагает начисление и выплаты его родным суммы, предусмотренных законодательством. К ним относятся супруг или супруга, родители или дети.

Как правило, суммы зарплаты и компенсаций выдаются совместно проживающим с умершим родственникам. Период, в течение которого следует произвести выплаты, определяется недельным сроком с момента предоставления документов.

Однако, ГК РФ устанавливает четырехмесячный срок, в течение которого родные могут предъявить права на деньги. По его истечении они включаются в наследство. В случае, если это не будет сделано, то можно потребовать с фирмы компенсацию в размере 1/150 ставки рефинансирования за каждый просроченный день.

К таким суммам относится не выплаченная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, пособие по больничному листу (если есть), по решению руководства единовременная помощь. При этом если в результате расчетов окажется, что работник взял отпуск вперед, с компенсационных выплат не надо удерживать суммы необработанных отпускных.

Кроме этого, за счет ФСС через организацию родные умершего сотрудника могут получить социальное пособие на погребение. В 2016 году оно составляет 5277,28 рублей. Некоторые регионы могут увеличивать за счет собственного финансирования его размер.

Документальное оформление сотрудника в случае смерти

Получение официального подтверждения смерти

Для того, чтобы начать процедуру увольнения, сотруднику кадрового отдела необходимо получить на руки подтверждающий документ. Это может быть оригинал или соответствующим образом заверенная его копия. Факт смерти может подтвердить свидетельство о смерти установленного образца, выдаваемое органом ЗАГС. Кроме этого, для этих целей может быть использовано решение суда об установлении факта смерти или признании человека умершим.

Все дело в том, что в случае , основанием для создания различных кадровых документов является . В данном случае он его написать не может, и потому все дальнейшие бумаги оформляются на основании документа о смерти.

Составление приказа

На основании подтверждающего документа кадровый сотрудник должен составить . Для этого используется стандартная форма Т-8 или собственный бланк, содержащий все необходимые реквизиты.

Составление документа Т-8 в целом аналогично простому увольнению, однако есть несколько кардинальный отличий. Сам приказ составляется той датой, когда предприятием был получен подтверждающий документ, а датой расторжений контракта считается дата смерти.

Причиной прекращения действия договора нужно указать 6-й пункт 1-й части 83-й статьи ТК РФ.

Основанием для составления приказа записываются реквизиты документа, удостоверяющего факт смерти - свидетельства или решения суда.

Особенностью составления приказа является тот факт, что в нем не будет заполнена графа с подписью сотрудника, подтверждающего ознакомление.

После подписания документа директором, он в обязательном порядке регистрируется в книге учета приказов на предприятии.

Внесение записи в трудовую книжку

Грубой ошибкой является факт невнесения работодателем соответствующей информации в трудовую. Она должна содержать информацию о прекращении действия контракта по независящим причинам - в связи со смертью сотрудника.

В графе «Подтверждающий документ» указываются реквизиты приказа на увольнение. Причина смерти в записи не упоминается.

Выдача книжки на руки родственникам

В обычной ситуации трудовая выдается сотруднику в день его увольнения. Однако при его смерти, ее можно выдать родственникам. Но здесь есть определенная очередность.

В первую очередь, на получение документа могут претендовать супруга (супруги) и его дети, далее - родители, после этого - прочие родственники в порядке убывания близости родства.

В случае, когда за трудовой пришли несколько человек, необходимо запросить у них подтверждающие документы, определить степень родства каждого и после этого решить - передавать ли кому-то из них бланк или отказать.

В случае, когда родственники не могут получить книжку на руки лично (к примеру, проживают в другом городе, регионе, стране), необходимо связаться с ними по телефону и обговорить процедуру пересылки документа почтой с уведомлением о вручении.

Если книжка получается лично, то нужно попросить составить в произвольном порядке заявление на эту процедуру. Оно составляется на стандартной листе бумаге на имя директора, и в тексте необходимо записать степень родства и причину получения.

При невозможности получить документ лично, можно составить доверенность у нотариуса и передать ее уполномоченному лицу.

В момент получения книжки на руки составляется расписка о том, что документ был получен и родственники претензий к компании не имеют. Она подшивается к личному делу, которое затем передается в архив.

Оформление личной карточки

На основе приказа также «закрывается» личная карточка - его реквизиты указываются в разделе XI «Основание прекращения трудового договора». Графы, в которых должны проставляться личные подписи, оставляют пустыми.

Выдача причитающихся денежных средств

В случае смерти сотрудника, бухгалтерии нужно произвести полный расчет причитающихся ему сумм, как в случае увольнения. Сюда относятся:

• Суммы не выданной оплаты труда;
• Суммы, причитающиеся при увольнении (если это предусмотрено трудовым, коллективным договором и т. д.);
• Больничный (если родственниками был предъявлен листок нетрудоспособности).

Кроме этого, работодатель в добровольном порядке, может выплатить материальную помощь родственникам работника.

При расчете и выдаче бухгалтер оформляет документы по стандартным формам Т-61 , Т-49 или Т-51 .

Важно! Все выплаты, которые выдаются после смерти сотрудника, должны быть обложены налогом НДФЛ, поскольку являются оплатой труда. Аналогично, на них также нужно рассчитать и перечислить социальные взносы.

Как работодатель может узнать о смерти своего сотрудника? Какими документами подтверждается данный факт? Как поступить, если работник пропал – не появляется ни на работе, ни дома? Каков порядок прекращения трудовых отношений?

Когда сотрудник не выходит на работу, работодатель может подумать разное, например, что он прогуливает или болеет. Но бывает, что все намного хуже: работник умер или пропал без вести. Хорошо, если у него есть родственники, которые могут сообщить об этом, а если нет? Какие действия может предпринять работодатель? Как вообще оформляется прекращение трудового договора с умершим работником? Кому выплачивается не выданная ? На обозначенные и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Одним из оснований увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в силу п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ является смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим.

Как ясно из данной формулировки, трудовые отношения по данному основанию прекращаются с работником либо с работодателем – физическим лицом.

Напомним, что работодателями – физическими лицами признаются:

• физические лица, зарегистрированные в установленном порядке в качестве индивидуальных предпринимателей и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
• частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, чья профессиональная деятельность в соответствии с федеральными законами подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию, вступившие в трудовые отношения с работниками в целях осуществления указанной деятельности (также считаются работодателями – индивидуальными предпринимателями);
• физические лица, вступающие в трудовые отношения с работниками в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (не являются индивидуальными предпринимателями).

Кроме этого, названный пункт статьи содержит две возможных причины увольнения:

• смерть указанных лиц;
• признание судом указанных лиц умершими или безвестно отсутствующими.

Давайте разбираться.

Смерть работника установлена

Как и для каждого увольнения, для увольнения по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ необходимо основание. Когда в смерти работника нет никаких сомнений и факт смерти зарегистрирован в установленном порядке, таким основанием будет свидетельство о смерти, которое выдается органами ЗАГС.

Форма свидетельства утверждена Приказом Минюста РФ от 25.06.2014 № 142 «Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния». Согласно ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143-ФЗ) свидетельство о смерти содержит следующие сведения:

• фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, гражданство, дату и место смерти умершего;
• дату составления и номер записи акта о смерти;
• место государственной регистрации смерти (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация смерти);
• дату выдачи свидетельства о смерти.

Таким образом, основанием прекращения трудового договора с умершим работником будет свидетельство о смерти, предоставленное его родственниками (или близкими) работодателю.

К сведению

В случаях, когда у работника не было никаких родственников, осуществить погребение и получить свидетельство о смерти вправе иное лицо, взявшее на себя эту обязанность (ст. 8 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле»). И таким лицом, в частности, может быть работодатель.

Работник пропал

Итак, работник не выходит ни с кем на связь длительное время. Если в месте его жительства о нем нет сведений в течение года, то в соответствии со ст. 42 ГК РФ этот гражданин может быть признан судом безвестно отсутствующим по заявлению заинтересованных лиц. Кто является заинтересованным лицом – законодатель не разъясняет. В первую очередь, конечно, это родные и близкие пропавшего. А в данной ситуации заинтересованным лицом можно признать и работодателя.

Если нельзя установить день получения последних сведений об отсутствующем, срок для признания безвестного отсутствия исчисляют с 1-го числа месяца, идущего за тем, в котором были получены последние сведения об отсутствующем, а при невозможности установить этот месяц – с 1 января следующего года.

Обратите внимание

До истечения срока, установленного для признания лица безвестно отсутствующим, работодатель также может обратиться в полицию с заявлением о розыске пропавшего работника.

Если в месте жительства работника нет сведений о месте его пребывания в течение пяти лет, то согласно ст. 45 ГК РФ он может быть объявлен судом умершим. А если он пропал без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, – достаточно шести месяцев.

Итак, основанием прекращения действия трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ в указанных случаях будет решение суда:

• о признании гражданина безвестно отсутствующим (принятое по истечении года с момента отсутствия сведений);
• о признании гражданина умершим, если он пропал при обстоятельствах, угрожающих смертью (принятое по истечении шести месяцев с момента пропажи);
• о признании гражданина умершим (принятое по истечении пяти лет с момента отсутствия сведений).

Конечно, ждать пять лет работодатель не станет, в последнем случае основанием увольнения будет решение о признании гражданина безвестно отсутствующим.

К сведению

В соответствии со ст. 276 ГПК РФ заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении его умершим подается в суд по месту жительства или по месту нахождения заинтересованного лица, то есть работодателя.

Оформляем прекращение трудового договора

Сразу отметим: пока на руках у работодателя не будет свидетельства о смерти или решения суда, уволить работника по данному основанию он не имеет права, даже если знает, что того нет в живых.

Статьей 9 Закона № 143-ФЗ предусмотрена возможность выдачи повторного свидетельства о смерти только в случае его утраты, порчи и других случаях отсутствия возможности его использования. А вот получение дубликата или копии работодателем для подтверждения факта смерти не предусмотрено. Поэтому, если родственники умершего по каким-либо причинам не принесли свидетельство, взять его в органе ЗАГС у работодателя не получится. Каким образом в данной ситуации действовать, в законодательстве не сказано. При полной уверенности, что работник умер, работодатель может оформить увольнение на свой страх и риск. Но лучше попробовать получить иные документы, подтверждающие смерть.

Как только работодатель получил свидетельство, ему следует на эту же дату издать приказ, который может быть составлен по унифицированной форме Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

К сведению

Поскольку увольнение умершего работника уже невозможно, слово «уволить» в унифицированной форме правильнее зачеркнуть.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность). В данной ситуации это правило не применяется и датой прекращения трудового договора с умершим будет день смерти, указанный в свидетельстве. Однако есть решение суда, в котором указано, что, поскольку прекращение трудового договора является следствием смерти работника, днем прекращения договора надо считать последний день работы, предшествующий смерти работника (см. Постановление ФАС ЗСО от 23.10.2009 по делу № А27-2073/2009). Но если поступать таким образом, может возникнуть спор с ФСС по поводу социальных выплат на погребение, поскольку работник уволен в день, когда еще был жив.

Днем прекращения трудового договора с работником, объявленным умершим, будет день вступления в законную силу решения суда об объявлении его умершим или дата, установленная в самом решении. В случае объявления умершим гражданина, пропавшего без вести при обстоятельствах, угрожавших смертью или дающих основание предполагать его гибель от определенного несчастного случая, суд может признать днем смерти этого гражданина день его предполагаемой гибели (ст. 45 ГК РФ).

В случае признания работника безвестно пропавшим следует считать днем прекращения трудового договора также или дату вступления решения суда в законную силу, или дату, указанную в решении.

Приведем образец приказа о прекращении трудового договора в рассматриваемой ситуации

На основании приказа вносят записи в личную карточку и трудовую книжку. Запись в трудовую книжку будет следующей.

Возможна такая ситуация: работник еще не признан судом ни умершим, ни безвестно отсутствующим, а организация ликвидируется. Что делать в этом случае?

Если на момент ликвидации работодатель не получил соответствующее решение суда, то уволить по п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ работника он не может. И основанием расторжения трудового договора будет именно п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем. Трудовую книжку пропавшего без вести работника в этом случае придется сдать в архив.

Также отметим, что если работник умер (погиб) в результате исполнения трудовых обязанностей, работодателю нужно провести расследование несчастного случая.

Выдаем трудовую книжку и неполученную зарплату

Согласно п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила), в случае смерти работника после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Исходя из ст. 2 СК РФ трудовая книжка может быть выдана следующим членам семьи: супругу (супруге), родителям, детям. К членам семьи в силу гл. 15 СК РФ также относятся братья и сестры, дедушки и бабушки, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха.

Таким образом, выдать этот документ можно любому члену семьи на основании его заявления. Но все же надо установить личность родственника и выдать трудовую под расписку, то есть попросить его поставить подпись в книге учета движения трудовых книжек. Если трудовая книжка по просьбе родственника будет направлена по почте, сделать это лучше заказным письмом с описью вложения и уведомлением.

К сведению

Если за трудовой книжкой никто не обратился, то в силу п. 43 Правил работодатель оставляет ее на хранение до момента обращения. Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет .

В отношении выплат, причитающихся умершему работнику, процедура несколько другая. В силу ст. 141 ТК РФ зарплата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти.

В Гражданском кодексе круг лиц, имеющих право на получение выплат, определен более конкретно. Так, согласно ст. 1183 право на получение подлежавших выплате наследодателю сумм заработной платы и приравненных к ней платежей имеют не просто члены семьи, а проживавшие с ним члены его семьи и его нетрудоспособные иждивенцы независимо от того, проживали ли они совместно с умершим.

Факт нахождения лица на иждивении устанавливается судом (ст. 264 ГПК РФ).

Таким образом, прежде, чем осуществить выплаты, работодателю следует выяснить, имеет ли право обратившийся родственник получить их. Для этого необходимо удостовериться в таком родстве. Если к работодателю обратились несколько родственников, то устанавливать преимущественное право на получение выплаты он не обязан, тем не менее, считаем, что преимущество имеют иждивенцы и близкие члены семьи (супруг, родители, дети). Если же между родственниками возникнет спор, они могут решить его в судебном порядке.

Отметим, что к суммам, полагающимся к выплате, согласно ст. 129 ТК РФ относятся вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты, а также . То есть никаких отличий от выплат для остальных работников нет. В некоторых организациях в случае смерти работника может быть предусмотрена еще и материальная помощь.

К сведению

При смерти работника вследствие несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания его семье возмещаются расходы, связанные со смертью работника (ст. 184 ТК РФ).

Выдача заработной платы и всех остальных причитающихся умершему работнику сумм согласно ст. 141 ТК РФ производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.

Срок обращения родственников (наследников) за получением не выплаченных работнику сумм не может превышать четырех месяцев со дня его смерти. По истечении этого срока данные суммы должны быть включены в состав наследства и наследуются на общих основаниях (ст. 1183 ГК РФ). То есть, если за получением выплат в течение четырех месяцев к работодателю никто не обратился, он может перечислить эти суммы на депозит нотариуса (ст. 327 ГК РФ).

Выплата социальных пособий

Согласно ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ) начисленные суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, не полученные в связи со смертью застрахованного лица, выплачиваются в порядке, установленном гражданским законодательством РФ.

Таким образом, если родственники умершего принесли его листок нетрудоспособности в течение шести месяцев с момента выдачи этого документа, работодатель обязан выплатить по нему пособие (ч. 1 ст. 12 Закона № 255-ФЗ).

Еще родственники умершего работника имеют право на социальное пособие на погребение. В силу ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ, если погребение осуществлялось за счет средств супруга, близких родственников, иных родственников, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность осуществить погребение умершего, им выплачивается социальное пособие на погребение в размере, равном стоимости услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню услуг по погребению. Выплата данного пособия производится работодателем, являющимся страхователем по обязательному социальному страхованию, в день обращения родственника на основании справки о смерти.

К сведению

Размер пособия на погребение в 2016 году (как и в 2015 году) составляет 5 277,28 руб. (Федеральный закон от 01.12.2014 № 384-ФЗ «О федеральном бюджете на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов»).

Удержание из причитающихся выплат

Говоря о выплатах, связанных со смертью работника, нельзя не сказать об удержаниях.

В силу ст. 137 ТК РФ один из случаев удержания из заработной платы – когда работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом установлен ряд исключений, в частности, при прекращении трудового договора в связи со смертью работника удержания за неотработанные дни отпуска не производятся (абз. 5 ч. 2 ст. 137).

Зато возможно удержание из зарплаты для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или в других случаях (абз. 3 ч. 2 ст. 137). То есть если работник до своей смерти не успел вернуть неизрасходованную сумму, полученную под отчет, работодатель имеет право произвести соответствующие удержания.

Также работодатель может удержать сумму прямого действительного ущерба, причиненного работником, из причитающейся ему зарплаты согласно ст. 137, 138 ТК РФ.

Смерть работодателя

Как уже было сказано, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ применяется в случае смерти не только работника, но и работодателя – физического лица.

Государственная регистрация при прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в связи со смертью данного лица осуществляется на основании поступивших в регистрирующий орган в установленном законодательством РФ порядке сведений о государственной регистрации смерти данного лица (ст. 22.3 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Тут сложности возникают и с оформлением увольнения работника, и с внесением записей в трудовую книжку, и с осуществлением с ним расчета.

К сведению

Согласно п. 35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил).

Поскольку данный вопрос законодательством не урегулирован, можно предположить, что если есть работник, ответственный за ведение трудовых книжек, он на основании свидетельства о смерти предпринимателя вносит записи, указывая в качестве основания п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (смерть работодателя – физического лица). При этом датой увольнения будет дата смерти.

Если же такого работника нет, внести соответствующие записи не может уже никто. И как бы хлопотно это ни было, работникам надо обращаться в суд за подтверждением факта прекращения трудовых отношений с предпринимателем, деятельность которого закончилась в установленном порядке. Причем следует учесть п. 28 Правил: если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем – физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. То есть можно предположить, что запись в трудовую книжку на основании судебного решения об установлении факта прекращения трудовых отношений вправе внести новый работодатель.

Также существует мнение, что оформлять увольнение работников, в частности производить расчет, надо по нормам гражданского права о наследовании: сделать это могут только наследники по истечении шести месяцев со смерти наследодателя (ст. 1163 ГК РФ). До того расчет может осуществить исполнитель завещания (душеприказчик), нотариус или управляющий.

Подведем итоги. Ясно, что некоторые моменты процедуры увольнения по рассматриваемому основанию (особенно в случае смерти работодателя – физического лица) законодательством не урегулированы, как и порядок восстановления на работе сотрудника, считавшегося умершим или безвестно отсутствующим. По правилам ст. 44 и 46 ГК РФ, в случае явки или обнаружения места пребывания гражданина, признанного безвестно отсутствующим или умершим, суд отменяет решение о признании его таковым.

В подобной ситуации стороны могут по взаимному согласию восстановить трудовые отношения. Если же на место безвестно отсутствовавшего либо признанного умершим лица был принят другой работник, то специального основания его увольнения в Трудовом кодексе не содержится. Возможно, решать данный вопрос придется в суде.

Статья 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Увольнение или прием на работу – это привычные процедуры для работодателя. Но не каждый специалист отдела кадров сталкивается с прискорбным обстоятельством – увольнением в связи со смертью работника. У многих возникает затруднение в вопросах оформления документов и сроков, которые необходимо соблюсти при составлении приказа и записи в трудовой. Заявление сотрудник написать уже не может. На основании чего тогда проводить оформление?

Основания для увольнения

Обстоятельства смерти человека могут быть различными, но в любом случае этот факт фиксируется медиками, и у родственников появляется свидетельство о смерти. Этот документ является основанием для проведения различных процедур по захоронению человека, а также для увольнения с работы, если на момент смерти гражданин был трудоустроен.

Этот случай регламентирует отдельная статья ТК, которая позволяет расторгать договор по обстоятельствам, не зависящим от желания работодателя или сотрудника: «Увольнение в связи со смертью работника» (). Работодатель никак не нарушает права умершего и не будет иметь последствий за самостоятельное увольнение человека.

Ситуации смерти сотрудника могут отличаться:

• Человек умирает не на рабочем месте и информация об этом не всегда доходит до директора в тот же день. Возникает предположение, что работник просто прогуливает. Но пока не выяснено точное местонахождение человека, руководитель не может начать процедуру увольнения. Основания для этого нет. Свидетельство о смерти может быть передано родственниками значительно позже. Только после этого издается по статье 83.
• Совсем другое дело, когда человек умер на работе или выполняя поручение в командировке. Факт ухода из жизни известен работодателю сразу. Но и в этой ситуации увольнять работника можно лишь после получения копии или оригинала свидетельства о смерти, где будет зафиксирована дата события.

Эти 2 варианта смерти сотрудника имеют разные последствия для работодателя.

1. Смерть сотрудника в нерабочее время .

Если несчастный случай произошел, когда гражданин находился вне работы, то такой факт не имеет никакого отношения к работодателю. Выяснение причин проводится без привлечения руководителя или его представителей. Расторжение договора проходит по правилам, установленным ТК РФ.

2. Смерть на работе.

Такая ситуация может иметь 2 варианта развития:

• Без последствий для работодателя, если нет признаков, указывающих на причастность руководства или других сотрудников к произошедшему.
• С привлечением к ответственности и необходимостью выплаты различных компенсаций, если будет доказано, что смерть наступила из-за несоблюдения мер безопасности, профессионального заболевания или иной причины.

В любом случае, когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.

Когда гражданин умирает на рабочем месте, назначается расследование, которое должно установить все обстоятельства смерти человека.

3. Смерть в командировке.

Такой прискорбный момент еще сложнее для работодателя, потому что смерть может наступить во время выполнения поручений руководства или в свободное время. Для начала необходимо выяснить этот факт, чтобы понять, несет ответственность работодатель или нет. Каждый случай изучается индивидуально. Только после выяснения причин и обстоятельств смерти работника директору может быть назначена выплата компенсации родственникам умершего.

Документальное оформление факта смерти сотрудника

Независимо от того, где и как умер человек, имеющий трудовые отношения с конкретным работодателем, организация должна зафиксировать прекращение этих отношений документально. Увольнение производится по всем правилам, но с определенными оговорками.

Основное внимание обращаем на приказ, потому что день увольнения и дата составления приказа не могут совпадать. Работодатель не имеет права издавать приказ до тех пор, пока не будет получено свидетельство о смерти, выданное отделом ЗАГСа. Именно свидетельство, а не справка из больницы. Не путайте.

Обстоятельства могут сложиться таким образом, что родственникам будет не до обращения к работодателю умершего и свидетельство поступит в отдел кадров спустя неделю, месяц после прискорбного случая. Поэтому приказ будет издан в этот день, а прекращение трудового договора оформлено задним числом, т. е. датой смерти.

Есть еще один нюанс: фраза, которая должна быть написана в приказе. При стандартных увольнениях используют именно слово «уволить», а по факту смерти с работником могут быть «прекращены отношения» по обстоятельствам. Уволиться умерший человек не может. Поэтому лучше использовать образец приказа при увольнении умершего, который содержит верную формулировку, чтобы не возникло недоразумения.

При стандартных увольнениях используют именно слово «уволить», а по факту смерти с работником могут быть «прекращены отношения» по обстоятельствам.

Приказ о прекращении договора составляется без заявления, потому что никто, кроме работника, не имеет права его написать. Это полномочие директору предоставляет ТК РФ по статье 83 , которая актуальна и для 2017 года.

Какие выплаты должны быть начислены

Дальнейшая процедура прекращения договора соответствует правилам увольнения сотрудников. Этот порядок не меняется. Поэтому после приказа бухгалтерия должна рассчитать все выплаты, причитающиеся умершему работнику.

Если сотрудник работал и не получал еще зарплату

Бухгалтерия начисляет все средства, положенные бывшему работнику по договору:

• оклад;
• премии;
• надбавки.

Расчет берется до дня смерти. Смотрим в табель и высчитываем выплаты. Как и при процедуре увольнения, гражданину полагается начислить компенсацию за неиспользованный отпуск. Здесь ситуация может быть спорной, если человек умер, находясь в отпуске, или им был использован отпуск авансом. Уже полученные средства удержать не получится, а вот доначислить бухгалтер обязан.

Сотрудник болел перед смертью

Возможны и другие выплаты, если работник болел и дата смерти является датой закрытия бюллетеня. Тогда оплата больничного листа производится в соответствии со всеми правилами (согласно 255 ФЗ).

Спорным является день смерти, и многие кадровики не знают, считать ли этот день или нет. Здесь все зависит от заполнения бланка, но на практике день смерти не включается в расчет, потому что человек уже не получал лечения. Не положена оплата больничного, если гражданин самостоятельно создал условия для смерти.

Этап начисления полагающихся средств достаточно сложный и серьезный. Необходимо подойти к этому ответственно, чтобы родственники умершего не имели повода для обращения в суд. Все выплаты полагаются родственникам, которые имеют на это право (). Если у гражданина нет никого, то окончательный расчет передать некому. Средства остаются у работодателя.

Возможны и другие начисления, которые будут положены семье работника. Это может быть пособие на погребение или компенсация семье работника при установлении факта несчастного случая на работе.

Оформление трудовой книжки

Следующим этапом прекращения договора является оформление трудовой умершего работника. В ней должна быть сделана запись с учетом обстоятельств, вызвавших факт заполнения документа (согласно Правилам оформления трудовых книжек от 16.04.2003 № 225).

Это должна быть запись не об увольнении, а о прекращении действия договора согласно статье 83, т. е. по обстоятельствам, возникшим не по воле работника или директора. Рекомендации по заполнению страницы можно посмотреть в инструкции, принятой Министерством труда (№69, пункт 5.1.)

После внесения записи должна быть выдана трудовая книжка. Этот момент тоже имеет свои нюансы. Владелец документа умер, но правом получения могут воспользоваться родственники. Их необходимо уведомить о дате, когда документы будут готовы, или нужно попросить разрешения выслать трудовую умершего родственника по почте. Тогда адресом для отправления письма должен быть адрес любого из членов семьи или близких покойного.

Владелец документа умер, но правом получения могут воспользоваться родственники. Их необходимо уведомить о дате, когда документы будут готовы.

Бывают в практике кадровиков и другие обстоятельства, когда у работника не было родственников и близких или об их существовании неизвестно. Тогда оформленная трудовая остается на хранении у работодателя. Период хранения исчисляется двумя годами. Если за документами никто не обратится, то трудовая книжка сдается в архивное учреждение.

Какие документы требуются работодателю

Чтобы оформление бумаг было проведено без нарушений, у работодателя должны быть следующие документы:

• Свидетельство о смерти, выданное уполномоченным органом (ЗАГС). Снимаем копию и прикладываем к приказу. Если бланк не предоставлен родственниками, работодатель должен самостоятельно получить его.
• Решение суда или акт, подтверждающий факт несчастного случая, если смерть наступила на работе, в командировке или работодатель виновен в случившемся.
• Документы лица (паспорт), претендующего на получение денежных средств умершего.
• Квитанции или счета о расходах на погребение, если родственники обращаются за выплатой пособия.
• Заявления в произвольной форме от родственников на получение денежных средств, компенсации, пособия и трудовой книжки.
• Больничный лист, если смерть наступила в период болезни работника.

Возможно, что понадобятся и другие документы, если этого будут требовать обстоятельства.

Отчеты бухгалтерии

Процедура прекращения трудового договора с сотрудником по причине его смерти не исключает и других мероприятий, имеющих отношение к отчетности в налоговой, Пенсионном фонде (ПФР), Фонде социального страхования (ФСС).

Если бывшему сотруднику были начислены выплаты, то с них должны быть удержаны определенные взносы (согласно ФЗ № 212, 125). На не полученную при жизни зарплату налагается вычет в налоговую, который составляет 13%. Но такие вычеты не могут быть сделаны с пособия на погребение, которое возмещает работодателю ФСС. (письмо Министерства труда № 17.3/292). При подаче документов по форме 4-ФСС необходимо отобразить эту выплату и уменьшить в дальнейшем сумму страховых взносов.

Также должны быть учтены при подаче данных в ФСС.

В ПФР за умершего сотрудника взносы не начисляются, но в отчетные документы необходимо внести информацию о дате его смерти, что является основанием для нулевых взносов.

После передачи точной информации во все фонды процедура расторжения договора завершена.

Подведем итог

Если в вашей компании умер сотрудник, не стоит паниковать. Процедура здесь довольна стандартная, но требующая внимательности при оформлении документов и последовательности шагов:

1. Заявления об увольнении не требуется, его заменяет свидетельство о смерти, выданное ЗАГСом.
2. Приказ издается только в день получения свидетельства и может не совпадать с датой смерти работника. Предпринимать какие-либо действия до документального подтверждения обстоятельства не надо.
3. Остальная процедура расторжения договора стандартная, исключением является выдача денег и документов не сотруднику, а его родственнику.
4. Особо обстоят дела, если сотрудник умер на рабочем месте, в командировке или отпуске. Но и здесь правила прописаны законодательством.

Любая ситуация, возникшая впервые, вызывает сомнения и страх, что оформление может быть неверным. Смерть человека – это неожиданность не только для родных, но и для работодателя. Если следовать правилам, установленным для регулирования трудовых отношений, проблем возникнуть не должно.

Для кадровика небольшой компании увольнение в связи со смертью работника – довольно редкое явление. Иное дело огромные промышленные предприятия, где могут возникать самые разные ситуации. И все же, подобная причина прекращения трудовых отношений не относится к самым распространенным. Рассмотрим, как правильно действовать, если сотрудник умер.

Поводов для прекращения трудового договора не так много. Они все перечислены в ст. 77 ТК РФ. Это список закрытый и может быть дополнен только статьями специальной части самого кодекса или федеральными законами. Но такой причины для увольнения как смерть работника, там нет. Но зато в п. 10 говорится о независящих от воли сторон обстоятельствах, дающих право расторгнуть договор.

Норма отсылает к ст. 83 ТК, где в качестве одного из таких обстоятельств как раз значится смерть работника. Следовательно, увольнение умершего сотрудника будет произведено по п. 6, ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Это же основание подходит и для ситуаций, когда признание человека умершим или отсутствующим без вести происходит через суд, по иску его близких.

Кто и как может подтвердить смерть работника

Если смерть сотрудника произошла не на рабочем месте от несчастного случая или по иной причине, то сообщить об этом обязаны его родственники. Они представляют в отдел кадров свидетельство о смерти или судебное решение об объявлении гражданина умершим. Этот документ и станет основанием для прекращения трудового договора и увольнения работника в связи со смертью. До получения официального документа, даже если она произошла непосредственно в организации, приказ об увольнении не подписывается.

По вполне понятным причинам, сотрудник уже не может написать заявление о своем увольнении. Его отсутствие не будет нарушением закона, так как речь идет об исключительном случае. Основанием увольнения выступает иной документ, поэтому нет необходимости просить родственников написать заявление от имени покойного.

Пошаговый алгоритм увольнения

Помимо отсутствия заявления, процедура увольнения умершего сотрудника имеет и другие особенности. Разберем ее пошагово, чтобы исключить возможные ошибки.

1. Снять копию с документа, предоставленного родственниками. В дальнейшем она будет храниться в личном деле сотрудника.
2. Издать приказ. Опытные кадровики рекомендуют оформлять прекращение отношений не распоряжением, а именно приказом (форма Т-8). Причиной прекращения отношений в нем указывается официальное свидетельство или судебный акт. Важно, чтобы дата увольнения точно совпадала с днем смерти. Дата выдачи свидетельства может быть и более поздней. Дата издания самого приказа не может быть более поздней, чем дата увольнения, поэтому логично чтобы они совпали. Оформляется приказ, как правило, задним числом, но нарушением это не является.
3. Зарегистрировать приказ, присвоить ему номер, согласовать и подписать у руководителя. Ознакомить сотрудника с таким приказом невозможно, поэтому соответствующая графа остается пустой. Предъявлять документ родственникам не требуется.
4. Заполнить свою часть справки-расчета для бухгалтерии. В нее вносятся данные о времени отработанном в последнем неоплаченном периоде, имевших место переработках или сверхурочных часах, предоставленном отпуске и неиспользованных на дату увольнения днях отдыха. На основании этих сведений будут произведены начисления расчета.
5. Выполнить записи в личной карточке (Т-2) и трудовой книжке. Причина увольнения формируется так же как в Трудовом кодексе со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Запись об увольнении заверяется подписью кадровика или самого руководителя и печатью организации. Штамп кадровой службы не подойдет, требуется именно печать работодателя. Место для подписи сотрудника о знакомстве с записью опять остается пустым.
6. Подготовить все документы для передачи их родственникам умершего сотрудника, внести сведения о выдаче трудовой книжки в специальный журнал. Известить заинтересованных лиц о необходимости забрать документы.

Кто имеет право получить трудовую книжку и расчет

Трудовая книжка до сих пор остается главным документом, подтверждающим стаж, дающий основание для начисления пенсии. Родственники умершего работника имеют право получить часть причитающейся ему пенсии, точнее накопительной ее части. Поэтому для них важно забрать трудовую книжку.

Сделать это могут члены семьи умершего: родители, супруг, дети. В исключительных случаях могут получить документы и расчет братья или сестры. Свое родство с покойным сотрудником потребуется подтвердить. Работодателю предъявляются:

• заявление о выдаче трудовой на руки;
• паспорт для подтверждения собственной личности;
• свидетельство о браке или другой документ, отражающий степень родства.

С документов необходимо снять копии и вместе с заявлением хранить их в личном деле сотрудника. Родственник, получивший трудовую книжку, расписывается об этом в специальном журнале. Там же должна быть расшифровка фамилии и другие данные.

Если родственники проживают в другом городе, то трудовая книжка и расчет могут быть им отправлены почтой. Для этого потребуется письменный запрос в качестве основания. О необходимости забрать трудовую книжку сообщает работодатель, письмом на адрес из личного дела сотрудника, если родственники не торопятся ее забрать. С момента отправки такого сообщения, работодатель считается выполнившим обязанность по выдаче документа.

Случается, что на получение трудовой книжки покойного сотрудника претендует сразу несколько родственников. Работодатель отдает ее тому, кто обратился первым и предоставил все требуемые документы. В подтверждение факта передачи остальным родным выдается справка, в которой указаны данные лица, получившего на руки документ.

В жизни может случиться всякое, часто судьба подстерегает человека в самый неожиданный момент. Бывает так, что сотрудник однажды не появляется на работе или не выходит с больничного, и лишь потом выясняется, что его отдых будет теперь вечным. Как поступить работодателю, чтобы законно прекратить трудовые отношения? Как распорядиться заработанными умершим сотрудником деньгами? Кому отдать трудовую книжку, и какую запись в ней сделать?

Смерть не зависит ни от чьей воли

Правовые основания увольнения из-за кончины – это п.6.ч.1. ст.83, «прекращение действия трудового договора по причинам, не зависящим от воли его сторон». Смерть или исчезновение сотрудника с последующим признанием его мертвым или без вести пропавшим, естественно, относятся к таким причинам.

Документальным доказательством прискорбного факта будет государственный документ – свидетельство о смерти, выдаваемое родственникам в отделе ЗАГСа. Медицинское свидетельство, выданное врачом, в этом случае не годится: его выдают только для регистрации смерти в ЗАГСе. Ближайшие родичи покойного должны принести работодателю копию этого свидетельства.

К СВЕДЕНИЮ! Если человек длительное время, более полугода, не дает о себе знать ни на работе, ни дома, с согласия родственников работодатель может инициировать установление его гражданского состояния. После обращения в суд и решения, набравшего юридическую силу, пропавший человек признается умершим или пропавшим без вести. Решение суда и станет документальным обоснованием увольнения (п.1. ст.45 Гражданского кодекса).

Документальное сопровождение «вечного» увольнения

Все гражданские процессы в нашей жизни связаны с определенным «бумажным» сопровождением. Любые значимые изменения фиксируются и подтверждаются документально. Поэтому важно во всех случаях соблюдать формальную сторону процесса, не пренебрегая подготовкой соответствующих документов.

Какие бумаги понадобятся для увольнения сотрудника по причине его смерти?

1. Обоснование – свидетельство о смерти (или вступившее в законную силу решение суда о статусе исчезнувшего сотрудника).
2. Приказ об увольнении скончавшегося сотрудника, изданный по установленной форме № Т-8.
3. Личное дело сотрудника с соответствующими отметками.
4. Трудовая книжка с правильно оформленной записью.
5. Заявление родственников на передачу им причитающихся сотруднику выплат.

Алгоритм для работодателя

Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.

Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.

1. Издание приказа () об увольнении по п.6 ч.1. ст.83 ТК РФ. Естественно, почивший сотрудник не сможет поставить подпись в графе «с приказом ознакомлен», а кроме него, никто этого сделать не вправе. Так что в этом случае строка остается пустой.
2. Регистрация этого приказа в журнале регистраций распоряжений и приказов, касающихся личного состава.
3. Производится запись в личную карточку работника о причине расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК.
4. Внесение в трудовую книжку: формулировка та же, что и в личной карточке.
5. Бухгалтерия осуществляет вычисление полагающихся выплат и вносит их в расчетный документ Т-61.
6. Трудовая книжка отдается родственникам умершего или, с их письменного согласия, высылается им почтой. В об этом должна быть соответствующая пометка. Родственникам необходимо предъявить документ, подтверждающий родство. Если родственники не являются или не выражают письменного согласия на получение трудовой книжки, она должна сохраняться в архиве предприятия не менее 3 лет, а затем уничтожается в соответствии со специальным актом.
7. После росписи в ведомости, родственникам выдаются соответствующие денежные выплаты. Это должно произойти не позже недели после письменного обращения-просьбы о начислении выплат. При этом ведомость будет выписана на умершего работника (должна содержать информацию о его тарифной ставке, должности, табельный номер и т.п.), а в графе «Деньги получил» распишется тот, кому они выдаются, то есть родственник.

Как согласовать даты

Заявления об уходе с определенной датой нет и быть не может, как и положенной перед увольнением двухнедельной отработки. Какой датой расторгать трудовой договор? Ведь от этих цифр зависит:

• расчет полагающейся заработной платы;
• вычисление неиспользованных отпускных дней;
• компенсация за дополнительный отпуск, положенный сотрудникам с малолетними детьми;
• перечисление взносов за сотрудника в Пенсионный, страховой и другие фонды;
• многие нюансы, связанные с должностью, например, водительская страховка и т.п.

При автоматическом прекращении трудовых отношений днем увольнения принято считать последний рабочий день сотрудника (ст.84.1 ТК РФ). Но так как о смерти подчиненного руководитель узнает не сразу, тем более на оформление подтверждающих документов нужно время, официальной датой, которая будет фигурировать во всех сопутствующих бумагах, будет считаться та, что обозначена в свидетельстве (или в решении суда).

Поскольку обосновательный документ (свидетельство) попадает на предприятие позже, работодатель вынужден оформлять документы «задним числом». В такой ситуации это не является нарушением.

Документа о смерти нет? Нужно найти

Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?

Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:

• по месту фактического проживания покойного;
• по месту последней прописки;
• ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
• в районе захоронения.

Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.

Что полагается родственникам

По какой бы причине ни был уволен работник, в том числе и из-за кончины, ему полагаются определенные выплаты:

• зарплата за отработанное время, которая еще не была выплачена;
• компенсация за «неотгулянный» отпуск;
• материальная помощь семье умершего – жест доброй воли со стороны работодателя. Эта выплата не является обязательной, но на практике предприятие обычно поддерживает родственников в память о хорошем сотруднике.

Для получения этих денег ближайшие родственники (супруг или супруга, дети, в том числе и приемные, родители, опекуны или усыновители) должны собрать для работодателя следующие документы:

• заявление с просьбой о выдаче выплат;
• документальное удостоверение родства с почившим;
• копию свидетельства о смерти родственника;
• свой паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

У родственников есть 4 месяца, чтобы получить законные выплаты непосредственно от работодателя (п.2. ст.1183 Гражданского кодекса РФ). Если они не пришли за деньгами с соответствующими документами, выплаты должны быть перечислены на счет душеприказчика – любого государственного нотариуса (ст. 327 ГК РФ). Они войдут в общую денежную массу наследства покойника.

ВНИМАНИЕ! Работодатель не сможет игнорировать эти выплаты, либо сведения о депозитном счете и утаить их: проверке следует предъявить либо роспись родственников в платежной ведомости, либо сведения о депозитном счете государственного юриста.

Если ближайшие родственники обращаются за выплатами независимо друг от друга, например, заявления подали и жена, и мать умершего работника, работодатель не уполномочен решать, кому из них выдать положенные деньги. Родственникам будет предложено договориться между собой, либо обратиться в суд.