За основу деления заголовков дел берут парень. Как правильно заполнять основные разделы номенклатуры дел? Хранение документов в оперативной
Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой
информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1998.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании " корреспондента нужно учитывать следующее:
Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например: «Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».
Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».
Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в математической олимпиаде».
В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции "Женщины и бизнес"».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.», «Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Смотрите также:
10.3. Составление заголовков дел
Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);
вопрос или краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
«Журнал учета выдачи дипломов»
«Протоколы собраний акционеров предприятия»
«Сводки по контролю исполнения документов».
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»
«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».
Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»
«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:
«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала».
Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции». Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) указывается кратко или приводится его общее видовое название:
«Протоколы заседания Совета директоров».
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:
«Переписка с Росархивом о...»
«Переписка с международными, организациями о научном сотрудничестве».
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
«Переписка по научно-организационным вопросам».
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».
«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
«Приказы по основной деятельности за 1997 г.»
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:
«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»
«Сводный баланс доходов и расходов за 1996 г.».
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):
«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:
«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии».
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
10.4. Установление сроков хранения дел
Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.
Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.
Сначала определяется категория данной организации. Например, в ведомственном перечне все организации отрасли разделены на четыре категории, в соответствии с которыми организации, входящие в 1-3-ю категории, сдают документы на постоянное хранение в государственные архивы; от организаций, входящих в 4-ю категорию, документы на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-3-й категорий в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а организации 4-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения - 10 лет.
При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например:
«Планы финансирования и кредитования»
а) годовые - постоянно;
б) квартальные - 3 года;
в) месячные - 1 год.
Поэтому в номенклатуру организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная категория документов.
В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.
Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
10.5. Хранение документов в оперативной
деятельности и формирование дел
Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.
Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.
Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.
Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта группировка документов носит название «формирование дел».
10.5.1. Общие требования к формированию дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
оформление обложки дела.
Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хранении в ведомственном архиве.
В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.
В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в делах отдельно оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.
Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.
Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят деление комплекса на самостоятельные тома, части. Или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут размещаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) и другие документы.
10.5.2. Группировка в дела отдельных категорий
документов
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказа по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.
Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.
Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела. .
Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит вдело 1996 года, а не 1997 года; план на 1998 г., составленный в 1997 г., - вдела 1998 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 1996 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.
Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.
Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.
В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнении к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы поличным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.
Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:
«Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».
Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок их расположения определяется специальными правилами. В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.
Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.
Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных.
В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.
При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.
10.5.3. Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.
На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, где оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.
При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название.
Название структурной части указывается по тем же правилам.
Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.
Написание заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно, перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.
Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.
Литература к главе 10
1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 - М. - 10 с.
2. Положение о Государственной архивной службе России (там же) - 7 с.
3. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры//Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М. - 14с.
4. ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1983. - 15 с.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. - 76 с.
6. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Главархив СССР, 1988. - 173 с.
7. Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД,1990. - 29 с.
8. Отбор на государственное хранение документов на машинных носителях автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Рекомендации. - М., Главархив СССР, 1991.-32 с.
Высшее Организация финансовой работы на предприятии, цели, задачи, основные... -во «Весь мир», 2003. – 720 с. – (Серия «Высшее образование» ). Организация деятельности коммерческого банка. Учебник (под...
Список приобретенной литературы за 2009 год 1 ефимова анализ современный инструментарий для принятия экономических решений учебник / -2-е изд стер - м издательство «омега-л» 2010 -350 с ил табл - (высшее образование) 2 веселовский
Список учебников... Высшее образование ). 81.Бурмистрова Л.М. Финансы организаций (предприятий): Учеб. пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009.- 240 с.- (Высшее образование ... - М. : ИНФРА-М, 2009. - 640 с. Серия : (Высшее образование ). 70. Треушников М.К. Гражданский процесс: теория...
Как правильно заполнять основные разделы номенклатуры дел, чтобы не допустить ошибок и различных толкований?
Ответ
Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:
2.Заголовки дел.
3.Количество единиц хранения.
4.Сроки хранения и № статей по перечню.
5.Примечание.
Также прочитайте об ошибках в документах более подробно.
Индекс дела включен в графу 1 номенклатуры дел. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (он указан в штатном расписании) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 03-16, где 03 - индекс структурного подразделения (отдел кадров); 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с высшими учебными заведениями).
Если структурное подразделение в свою очередь имеет структурные подразделения, это находит отражение в индексе дела.
Например: 03-02-19, где 03 - обозначение структурного подразделения (управление кадров), 02 - обозначение структурного подразделения внутри Управления кадров (отдел персонала), 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (личные карточки).
Если номенклатура строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности выполняемой организации.
Например: 03-04, где 03 - название функции (учебная работа), 04 - порядковый номер заголовка дела (пятилетний учебный план специальности).
Заголовки дел вносят во вторую графу номенклатуры дел, заводимых организацией. Составление заголовков дел - самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в такой последовательности:
Название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т. д.);
Название организации или структурного подразделения (автор документа). Например:
Протоколы заседания Общего собрания акционеров; Распоряжения мэра г. Белгорода.
Название организации, которой будут адресованы или получены документы (адресат или корреспондент документа). Например:
Переписка с Администрацией области; Переписка с фабрикой "Монолит".
Переписка с фабрикой "Монолит" о поставке мебели.
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела. Например:
Переписка о поставке мягкой мебели с мебельными фабриками Пермского края.
Даты (период), к которым относятся документы дела. Чаще всего указывается период. Например:
Годовые отчеты фабрики "Монолит"».
Указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае пишется по установленным правилам заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишут слово "Копии" . Например:
Годовые отчеты фабрики "Монолит". Копии.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.
В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ" . В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например:
Документы о проведении выставки "Птицы России" (планы, буклеты, списки участников, характеристики экспонатов); Документы к протоколам заседания Технического совета (проекты решений, доклады, справки, планы, отчеты).
В заголовках дел, предназначенных для документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например:
Приказы Генерального директора; распоряжения главного инженера.
В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например:
Переписка с продовольственными магазинами о поставке мясных продуктов.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например:
Переписка об организации совещаний по вопросам обслуживания ветеранов.
Если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например:
Переписка с Префектурой Восточного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов.
Когда в заголовке дел необходимо обозначить административно-территориальную единицу, нужно соблюдать следующие условия.
Переписка с директорами средних школ г. Саратова о льготном питании школьников.
Переписка с филиалом холдинга (г. Саранска) о поставке подшипников.
В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), на (за) который составлены планы или отчеты. Например:
Годовые планы работ ОАО "Ангара"; Квартальные отчеты ОАО "Ангара" о расходовании пиломатериалов.
Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки:
"разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы".
Так как документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.
Распределение документов и их поиск будут также затруднены, если в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется, прежде всего, степенью важности документов, а также их взаимосвязью.
Заголовки дел следует располагать в такой последовательности:
Заголовки дел, содержащих организационные документы:
устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.
Заголовки дел, содержащих распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, затем распорядительные документы руководства организации.
- Заголовки дел плановой документации.
- Заголовки дел отчетной документации.
- Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Недопустимо заголовок дела формулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о предоставлении отчетов", т. к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о предоставлении отчетности - до десяти лет, и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому данное дело должно быть разделено на два.
Первое дело должно иметь заголовок: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы «Атлант»"; второе - "Переписка о предоставлении отчетов дочерними предприятиями".
Так как при составлении номенклатуры дел важно определить последовательность расположения заголовков дел, их можно писать на карточках, которые затем можно располагать в любой последовательности. С помощью карточек легче корректировать заголовки дел, т. к. исправленный заголовок можно написать на новой карточке и заменить ею прежнюю. Безусловно, в наше время лучше использовать компьютер для формирования базы данных о заголовках дел.
Если документы не окончены делопроизводством текущего года или это дела, продолжающиеся более одного года (переходящие дела), их следует вносить в номенклатуру каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.
В конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров, так как в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых фирмой. Это означает, что в графе «индекс дела» ставят индексы, а остальные графы заполняются, если дело в течение года заводится. Если дела не заводятся, графы остаются пустыми. Приказ о включении дела в номенклатуру издавать не надо. Обычно включают два или три резервных номера.
В номенклатуру не включают печатные издания (справочники, сборники и т. д.).
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов или частей дела). В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.
В четвертой графе номенклатуры дел указывают сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от значимости документа.
Документы могут храниться:
- постоянно;
- долговременно (свыше 10 лет);
- кратковременно (до 10 лет).
Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.
Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении номенклатуры дел, - нельзя помещать в одно дело документы с разными сроками хранения.
Если соблюдать это правило при составлении заголовков дел, проблем не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по документу большего срока хранения.
Например, в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет. Это дело будет храниться пять лет.
Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.
В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (так же как в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности" . Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1-го года.
Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации. В этом случае работник, ответственный за составление номенклатуры дел, должен обратиться в экспертную комиссию организации. Только в случае положительного решения, зафиксированного в протоколе экспертной комиссии, можно проставить в четвертой графе увеличенный срок.
Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по соответствующему Перечню, необходимо выполнить обязательное правило - указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.
В пятой графе "Примечания" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п.
В этой графе указывают название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.
Названия перечней лучше печатать на первой странице номенклатуры дел в сноске, чтобы названиями перечней не перегружать пятую графу.
Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которой относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в …", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета…".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:
- в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";
- в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
- в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";
- Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных систем".
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".
При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Установление сроков хранения дел.
Типовые и ведомственные перечни документов и их значение
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.
Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. 2
В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. 3
В разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА" содержится полный текст Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 6 октября 2000 г.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
Формирование дел
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.
Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. 1
На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:
- название организации;
- название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела;
- срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива , в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. 2
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. 3
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:
- количество листов в деле;
- дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
- архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.
Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72. Полный текст данного стандарта содержится в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
Оформление дел
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- не проводить систематизацию документов в деле,
- не нумеровать листы дела,
- не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
- листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
- фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
- сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
- лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
- подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
- подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;
- в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;
- при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель . В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок: "разные документы", "общая переписка" и т.д.
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- - название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
- - автор документа (название организации, структурного подразделения);
- - корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
- - вопрос или краткое содержание документов дела;
- - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- - даты (период), к которым относятся документы дела;
- - указание на копийность дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
- - "Журнал учета выдачи дипломов";
- - "Протоколы собраний акционеров предприятия";
- - "Сводки по контролю исполнения документов".
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
- - "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...";
- - "Протоколы и стенограммы заседаний ученого совета..."
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы".
В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
- - "Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)";
- - "Документы, представляемые в судебные органы и полицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)".
Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело". Например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".
Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями. Например: "Переписка с, заказчиками о сроках поставки продукции".
Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название.
Например: "Протоколы заседания совета директоров".
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления. Например:
- - "Переписка с Росархивом о...";
- - "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются. Например: "Переписка по научно-организационным вопросам".
Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название. Например: "Переписка с производственным объединением "Алмаз" (г. Брянск) о выполнении договора по поставкам продукции".
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа. Например: "Приказы по основной деятельности за 2013 г.".
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал.
Например: "Бизнес-планы филиалов на 2014 г."; "Сводный баланс доходов и расходов за 2013 г.".
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр). Например: "Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)".
В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов. Например: "Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии".
Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.
- Рецепты варенья из кабачков с лимоном, с курагой и в ананасовом соке
- Как приготовить вкусные куриные сердечки с картофелем в мультиварке Куриные сердечки рецепт в мультиварке с картофелем
- Сырный суп с курицей и грибами Куриный суп с сыром и грибами
- Четверка монет таро значение
- Что такое договор найма служебного жилого помещения?
- Хлеб по технологии в духовке на дрожжах
- Требования к главному бухгалтеру Нормативное регулирование бухгалтерского учета