Как правильно выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении

Калькулятор компенсации при увольнении производит расчет в несколько этапов. Сначала определяется количество календарных дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация. Затем производится расчет самой суммы компенсации. Для этого необходимо знать размер среднедневного заработка увольняющегося работника. Кстати, при необходимости, калькулятор поможет рассчитать и среднедневной заработок.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: формула

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по следующей формуле:

Количество неиспользованных отпускных дней по общему правилу определяется как произведение количества дней отпуска, положенных работнику за каждый месяц работы (годовой отпуск делим на 12), на количество месяцев, отработанных у конкретного работодателя, за минусом уже отгулянных дней отпуска.

Обратите внимание на то, что при подсчете количества месяцев, отработанных у работодателя, есть свои особенности (п.35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Так, если работник отработал меньше половины месяца, то из расчета этот месяц исключается, если же половину и более - данный месяц учитывается как целый. Как нам разъяснили в Роструде, если в месяце 31 день, то половина - это 16 дней, а если в месяце 29 дней, то половина - это 15 дней.

Компенсация за неиспользованный отпуск, если отпуск предоставляется в рабочих днях

Определенным категориям работников отпуск предоставляется не в календарных, а в рабочих днях. К примеру, к таким работникам относятся сезонные работники (ст.295 ТК РФ), а также сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст.291 ТК РФ). Так вот, компенсация за неиспользованный отпуск этим работникам рассчитывается по той же формуле, что и работникам, которым отпуск предоставляется в календарных днях (см. формулу выше). Однако количество неиспользованных дней отпуска считается иначе:

Срок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Все расчеты с работником при его увольнении работодатель обязан произвести в последний день работы этого сотрудника (ст.140 ТК РФ). Соответственно, компенсацию за неиспользованный отпуск работник должен получить также в свой последний рабочий день.

Ответственность за невыплату компенсации за неиспользованный отпуск

Если работодатель не выплатит увольняющемуся работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, а трудинспекция узнает об этом (например, работник напишет жалобу), то работодателя оштрафуют. Размер штрафа составляет (ч.6 ст.5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. - для юрлица-работодателя;
• от 10000 руб. до 20000 руб. - для должностных лиц юрлица-работодателя;
• от 1000 руб. до 5000 руб. - для ИП-работодателей.

Кстати, если компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель выплатит, но с нарушением установленного срока, то вместе с этой компенсацией работодатель обязан выплатить работнику еще и другую компенсацию - за задержку трудовых выплат (ст.236 ТК РФ). Ее размер может рассчитать наш .

Компенсация за неиспользованный отпуск может быть выплачена работнику при расторжении трудового договора, а также в ряде других случаев. Когда возможно получить вместо отпуска деньги и в каком размере, расскажем в этой статье.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Каждому трудящемуся государство гарантирует отпускной период, во время которого за работником сохраняется рабочее место и должность. Более того, эти дни отдыха оплачиваются работодателем, исходя из средней зарплаты сотрудника за минувший год.

Право уйти в отпуск появляется у работника спустя 6 месяцев непрерывного труда в организации, а через 11 месяцев наниматель обязан обеспечить своему сотруднику оплачиваемый отдых. В следующие годы очередность ухода на отдых в коллективе определяется в соответствии с графиком отпусков, который организация обязана утвердить не позднее чем за 2 недели до наступления нового года.

Стандартный отпуск, гарантированный трудовым законодательством, составляет 28 суток. Кроме того, некоторые работники имеют право на удлиненный отпускной период, например, педагоги вполне законно отдыхают 45 и даже 56 дней. Сверх этого, за особые условия труда некоторым сотрудникам предоставлено право на дополнительные отпуска.

Отпуск может быть предоставлен полностью (сразу 4 недели) или поделен на части, при этом хотя бы одна из частей должна быть не меньше 2 недель.

Как образуется неотгулянный отпуск (перенесение, продление отпуска, отзыв из отпуска)

Иногда жизненные обстоятельства не позволяют работнику полноценно использовать дни запланированного по графику отдыха. В этом случае отпуск может быть продлен или перенесен на другое время. Отпуск продлевается или переносится:

1. Если работник во время отдыха заболел. Болезнь должна быть подтверждена документально (больничным листом), а значит, без обращения к врачу в этом случае не обойтись.
2. Если во время отпуска сотрудник выполнял какие-либо государственные обязанности, на период исполнения которых законодательством предусмотрена обязанность работодателя отпустить работника с работы.
3. В других предусмотренных законом случаях.

В перечисленных ситуациях срок продления или перенесения отпуска определяет руководитель организации, но с учетом мнения работника.

Если же работнику несвоевременно были перечислены отпускные либо предупреждение об отпуске поступило позже установленного срока, он имеет право требовать перенесения отдыха на другое время. Руководство обязано удовлетворить такое заявление сотрудника.

В редких случаях, когда отсутствие сотрудника на работе может отрицательно сказаться на производительности организации, закон разрешает перенести ежегодный отпуск на следующий год. Однако на такой перенос должно быть получено согласие работника, а дни отпуска следует использовать не позднее следующего года.

В случае какой-либо производственной необходимости руководство может отозвать сотрудника из отпуска, но только с его согласия. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику позже в текущем году или добавлена к следующему отпуску.

Непредоставление отпуска в течение 2 лет подряд запрещено Трудовым кодексом, однако жизненная практика показывает, что про неотгулянную часть отпуска иногда забывают, и законные дни отдыха «зависают».

Неотгулянный отпуск будет сгорать в 2016-2017 году? Что говорит Трудовой кодекс

На протяжении нескольких лет регулярно возникают слухи о том, что вскоре компенсация за неиспользованный отпуск предоставляться не будет, а неиспользованные дни сгорят. Так ли это?

На самом деле ничего подобного. В свое время был период, когда допускалась замена реального отдыха компенсацией за неиспользованный отпуск на протяжении любого времени, но после присоединения России к конвенции МОТ больше 2 лет не отдыхать нельзя. Еще при введении конвенции в действие некоторые журналисты неверно поняли ее содержание, и непроверенная информация до сих пор время от времени начинает циркулировать. Но ни в 2017, ни в последующих годах закон не предусматривает сгорания отпускных дней.

Денежная компенсация за неотгулянный отпуск при увольнении

Говоря о компенсации за неиспользованный отпуск, мы представляем себе, в первую очередь, денежное возмещение доставленных неудобств и лишений. Обратимся к законодательству.

Трудовой кодекс разрешает обмен отпускного периода на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (статьи 126 и 127 ТК РФ), но с некоторыми ограничениями.

Прежде всего, о компенсации за неиспользованный отпуск говорят при увольнении сотрудника. В соответствии с трудовым законодательством при расторжении трудового договора работнику выплачивается возмещение за все неиспользованные дни отпуска.

Если работник пожелает, то по его заявлению вместо денег ему предоставят все неотгулянные дни отпуска с последующим увольнением. При этом последний день отпуска и будет считаться днем увольнения. Такой вариант возможен только в том случае, если расторжение трудового договора происходит не по причине виновных действий работника.

Поскольку и расчет отпускных при предоставлении отпуска, и расчет компенсации за неиспользованный отпуск одинаковы, то в материальном плане увольняющийся ничего не выигрывает. Скорее, здесь идет речь о возможности законно отсутствовать на рабочем месте, но чтобы запись об увольнении в трудовой появилась чуть позже по времени, чем при увольнении с компенсацией за неиспользованный отпуск.

Что касается компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения, то закон устанавливает некоторые ограничения на денежное возмещение дней нереализованного отдыха.

Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения посвящена статья 126 Трудового кодекса. В ней говорится о том, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежным возмещением, но только в той части, что превышает 28 дней и по письменному заявлению работника. Если же речь идет о складывании нескольких ежегодных отпусков или о переносе отпуска, то компенсации подлежит часть каждого ежегодного отпуска свыше 28 дней или любое количество дней из этой части.

Из сказанного можно сделать следующие важные выводы.

1. Компенсируются только те дни отдыха, что выходят за рамки стандартного 28-дневного отпуска. Это значит, что если у работника есть право только на 28 дней отпуска, то возмещать сверх этих дней нечего, а значит, неотгулянные дни сотрудник должен догулять, а компенсация за неиспользованный отпуск возможна только при увольнении.
2. Если неиспользованные дни отпуска суммируются, но каждый отпуск также равен 28 дням или неотгулянной части от 28-дневного отпуска, то денежная компенсация за неиспользованный отпуск также невозможна.
3. Если ежегодный отпуск работника превышает 28 дней, то излишки могут быть заменены денежным возмещением как полностью, так и частично. Например, 45-дневный педагогический отпуск дает возможность требовать компенсации как за 17 дней (разница между педагогическим и стандартным отпуском), так и за любое другое количество дней меньше 17.
4. Компенсация за неиспользованный отпуск свыше 28 дней предоставляется только по заявлению работника.

Трудовое законодательство запрещает в любом случае, кроме выплаты по увольнению, заменять дни отдыха компенсацией за неиспользованный отпуск следующим работникам:

• беременным женщинам;
• несовершеннолетним;
• работающим в неблагоприятных условиях труда.

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск — очень важный аспект в рассматриваемом вопросе, так как затрагивает материальную сторону отношений работника и нанимателя.

Чтобы определить размер компенсации за неиспользованный отпуск [П1] как в отношении дней отдыха, превышающих стандартный отпуск, так и при увольнении, необходимо рассчитать размер средней зарплаты работника за 1 день. За основу берется тот доход сотрудника, который был получен им в прошедшие перед выплатой компенсации 12 месяцев. Законодательно правила расчета отражены в положении «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденном Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007.

Для определения среднего дневного дохода работника нужно доход за год разделить на 12, а полученную цифру в свою очередь разделить на 29,3. Таким образом, средний дневной заработок работника = Д / 12 / 29,3. В этой формуле Д — это годовой заработок сотрудника, 12 — число месяцев в году, а 29,3 — установленное в положении значение, представляющее собой среднее количество дней в каждом месяце года.

Для того случая, если в расчетном году какой-либо из месяцев работник отработал не полностью, к примеру, в связи с болезнью, в положении приводится уточняющая формула расчета среднего заработка за один день. Он равен:

Д / (29,3 × Мп + Мн), где:

Д — доход за минувший год;

29,3 — среднее число дней в каждом месяце года;

Мп — количество полных месяцев в прошедшем году, которые отработал сотрудник;

Мн — количество дней в неполных месяцах, которые проработал сотрудник.

К примеру, трудящийся отработал 10 полных месяцев из расчетного года, а в 2 месяцах болел по 2 недели (то есть работал 30 календарных дней за оба месяца). Средний дневной заработок в этом случае будет равен:

220 000 (годовой доход) / (29,3 × 10 + 30) = 681,11 рублей.

После определения среднего дневного заработка останется только умножить полученную сумму на количество дней невостребованного отпуска, и результатом будет размер компенсации за неиспользованный отпуск, подлежащей уплате работнику. К примеру:

681,11 × 3 = 2 043,33 рубля.

Как использовать образец и написать заявление на компенсацию неиспользованного отпуска

Поскольку расчет и выплата компенсации за неиспользованный отпуск производится только по личному заявлению работника, нужно знать, как написать такое заявление.

Унифицированной формы заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск законодательством не предусмотрено. Документ пишется работником в свободной форме на имя руководителя организации.

Типичный образецзаявления на компенсацию отпуска содержит следующие правила: в правом верхнем углу указывается название организации, фамилия, имя, отчество руководителя, к которому обращается работник. Чуть ниже сотрудник должен указать свои данные: Ф.И.О., должность, подразделение, табельный номер. Еще ниже посередине указывается название документа: заявление. Далее с красной строки работник описывает свою просьбу о компенсации за неиспользованный отпуск.

В тексте нужно обозначить:

• год работы (период), за который был предоставлен отпуск;
• вид отпуска (основной или дополнительный);
• количество дней, за которые работник хочет получить компенсацию за неиспользованный отпуск.

Заявление нужно сдать в канцелярию, секретарю руководителя или непосредственно руководителю, с обязательной отметкой о принятии.

При увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за все неиспользованные им отпуска. Причем компенсация выплачивается за отпуска, накопленные за весь период работы у конкретного работодателя. Для ее определения важно знать число дней отпуска, на которые работник получил право к моменту увольнения, и его средний заработок. Порядок выплаты компенсации установлен пунктом 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР от 30.04.30 № 169.

Если незадолго до увольнения сотрудник использовал отпуск за неотработанный до конца рабочий год, то при увольнении из его зарплаты необходимо удержать излишне выплаченные отпускные. В некоторых случаях такое удержание не производится, например, при ликвидации организации (часть 2 статьи 137 ТК РФ).

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск?

Если работник проработал в организации 12 месяцев, в которые входит и сам отпуск (статья 121 ТК РФ), то ему полагается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другими словами, полная компенсация выплачивается работнику, проработавшему у работодателя не менее 11 месяцев (пункт 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках). Если увольняющийся работник не отработал период, который дает право на полную компенсацию неиспользованного отпуска, компенсация выплачивается пропорционально дням отпуска за отработанные месяцы (пункт 29 Правил).

При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из расчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. Компенсация выплачивается в размере среднего заработка за 2,33 дня (28 дн. / 12 мес.) за каждый месяц работы.

Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Павел Крайнов работал с компании с 1 по 18 июля 2015 года. Его зарплата за фактически отработанное в июле время - 15 600 руб. Может ли Крайнов рассчитывать на компенсацию за неиспользованный отпуск? Если да, то за какое количество дней и в каком размере?

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней.

1. Работник отработал больше половины месяца, соответственно, на компенсацию за неиспользованный отпуск может рассчитывать.
2. Отработано более половины месяца, соответственно, компенсацию следует выплатить за один месяц. Определяем дни, за которые следует начислить компенсацию. 28 дней / 12 месяцев = 2,33 дня.
3. Определяем средний дневной заработок. В общем случае, для определения компенсации за неиспользованный отпуск расчетный период составляет 12 календарных месяцев. Но указанный работник расчетный период не отработал, соответственно средний дневной заработок рассчитывается по нормам п.7 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 №922.
   29,3 / 31 * 18 = 17,01 дня,
   где 29,3 — среднемесячное количество дней, 31 — количество календарных дней в июле, 18 — количество дней, которые приходятся на период работы Крайнова.
4. Определяем компенсацию за неиспользованный отпуск.
   917,08 * 2,33 = 2 136,86 руб.

Компенсация за неиспользованный отпуск: НДФЛ и взносы

Комментирует Алексей Бондаренко, юрист, налоговый консультант : «Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217 НК РФ). Так как компенсация не является оплатой за выполненные трудовые обязанности, то датой получения сотрудником дохода будет не последний день месяца или последний день работы сотрудника (как при оплате труда, п. 2 ст. 223 НК РФ), а момент фактической выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ). Также не забудьте, что с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний взносами в обычном порядке » .

Компенсация за неиспользованную часть отпуска во время работы

Иногда работодатель может выплатить работнику компенсацию, не дожидаясь увольнения. В данном случае речь пойдет о дополнительном оплачиваемом отпуске, часть которого, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией и во время работы у конкретного работодателя. Однако не допускается замена денежной компенсацией ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

Существуют отпуска, превышающие 28 дней, но не подлежащие компенсации в период работы, так называемые удлиненные отпуска.

Как отразить начисление за неиспользованный отдых в 6-НДФЛ

При увольнении работодатель обязан уплатить налог с начисленной суммы возмещения (ст. 217 НК РФ). Сведения о сумме НДФЛ подлежат занесению нарастающим итогом в разделы 1 и 2 формы 6 НДФЛ. Удержанный налог должен быть перечислен в бюджет (ст. 226 НК РФ).

Для работников по совместительству порядок расчета такой же.

Смена места работы с той или иной частотой происходит в жизни многих людей. При этом увольнение с прежнего места подразумевает полный расчет, куда входит и компенсация за неиспользованный отпуск, оформленная специальным приказом. Как вариант, работник может отгулять оставшиеся дни с последующим увольнением. Трудовое законодательство России строго регламентирует правила, по которым рассчитывается такая компенсация.

Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск

Право на отпуск имеет каждый сотрудник, отработавший в организации более полугода. Как следует из статьи 127 Трудового кодекса, при увольнении каждому работнику полагается выплата компенсации за неиспользованный отпуск. Так как это законодательное требование, препятствий с реализацией этого права возникать не должно. Если сотрудник имеет право на несколько отпусков, то возмещение за основной и дополнительный периоды должно суммироваться. Так же поступают, если происходит перенесение ежегодного отпуска на следующий год для продления отдыха.

Что такое компенсация за неиспользованный отпуск

С финансовой точки зрения, компенсация отпуска при увольнении – это денежный эквивалент отпускных, которые сотрудник мог бы получить в организации, отдыхая как положено. Размер выплаты будет определяться количеством дней отдыха и средней дневной зарплатой, а для расчета существуют специальные формулы. Хотя право на отдых возникает у человека только после полугода стажа на одном месте, получать компенсацию он может уже через полмесяца работы. При увольнении вместо финансового возмещения, сотруднику, по его заявлению, могут предоставлять положенный отпуск.

Когда выплачивается

Увольнение не является единственной причиной, когда работнику будут оплачивать неиспользованные дни отдыха. Трудовой кодекс рассматривает две ситуации, когда сотруднику должна выплачиваться денежная компенсация за отпуск:

• при его увольнении, что означает расторжение трудового договора;
• в случае, когда речь идет о дополнительном отпуске и трудовые отношения продолжаются, по инициативе работника он может получить денежное возмещение.

Компенсация за дополнительный отпуск выплачивается не во всех случаях. Согласно статье 126 ТК РФ, такая замена не предусматривается для:

• беременных женщин;
• работников моложе 18 лет;
• занятых на вредных (или опасных) условиях труда.

Такой подход законодателей можно признать справедливым, ведь в этом случае дополнительный период отпуска продолжительностью свыше 28 дней предоставляется для облегчения условий труда, а не для улучшения материального положения за счет компенсационных выплат. Вот почему, использовать это время необходимо как передышку от работы, для улучшения состояния здоровья, и ТК РФ строго настаивает на этом.

Размер компенсации

Для тех, кто не знает, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, это может показаться сложным процессом, доступным только специалистам. Но это легко можно посчитать самостоятельно с помощью онлайн-калькулятора, введя туда все необходимые показатели, либо прибегнув к формуле КО = КДО х СДЗ = КДО х (ЗП / (ОМ х 29,3)), где:

• КО – компенсация за неотгуленный отпуск.
• КДО – количество дней отдыха. Вычисляется исходя из расчета 28 дней за отработанный год (или 2,33 дня за месяц – об этом Роструд говорит в Письме от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).
• СДЗ – среднедневная зарплата.
• ЗП – начисленная за расчетный период заработная плата, с учетом всех надбавок, доплат и премий.
• ОМ – количество отработанных месяцев (применяется правило, что если дробная часть меньше половины – число округлятся в меньшую сторону, иначе – в большую). Важный нюанс – согласно пункту 5 Постановления правительства РФ № 922 от 24.12.2007, из расчета исключается время болезни и командировок.
• 29,3 – среднемесячное число календарных дней.

Как рассчитать

Зная схему расчета, у вас всегда будет возможность посчитать восполнение – нужно только подставить в формулу конкретные значения. Например, человек с зарплатой 50 000 рублей проработал в организации с 1.09.2016 по 1.07.2017 и собирается уволиться (всего им отработано 10 месяцев, за которые заработано 600 000 рублей). Применяя формулу, легко найти результат: КО = (2,33 х 10 месяцев) х (500 000 рублей / (10 мес. х 29,3) = 39 761,09 р.

Как получить

Увольняющийся сотрудник не должен тревожиться о том, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск – она начисляется вместе с окончательным расчетом для выдачи в последний рабочий день. В зависимости от правил организации, это может быть перечисление на банковский счет или выдача в кассе. При этом не забывайте, что на возмещение за неиспользованный отдых в обычном порядке начисляются взносы на обязательное пенсионное (страховое и медицинское) страхование.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

В Трудовом кодексе говорится, что работодатель может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска – порядок предоставления такого отдыха должен определяться коллективным договором. Но для некоторых категорий сотрудников дополнительный период законодательно закреплен в статье 116 ТК РФ. Сюда входят работники:

• трудящиеся во вредных или опасных условиях;
• имеющие ненормированный рабочий день;
• при особом характере работы (например, подвижном или разъездном);
• трудоустроенные на Крайнем Севере.

Заявление

Для того, чтобы получить положенное по закону возмещение за невостребованный отпускной период (как при увольнении, так и при продолжении работы), сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением. Законодательно установленной формы нет, но документ обязательно должен содержать:

• Заголовочную часть, где указывается, что это заявление на получение возмещения за неиспользованный отдых.
• Должность руководителя, его фамилию и инициалы.
• Основание для выплаты – статья 126 Трудового кодекса РФ.
• Продолжительность отпускного периода в днях – ее можно посчитать самостоятельно, или обратиться к бухгалтеру.
• Должность заявителя, дату и подпись.

Образец приказа о замене отпуска денежной компенсацией

Как и в случае с заявлением на получение выплаты за неиспользованный отдых, установленной формы приказа не существует, но в непременном порядке там должны присутствовать:

• должность, фамилия и инициалы сотрудника, которому полагается возмещение,
• ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса России;
• количество календарных дней подлежащих возмещению, и период, за который они взяты;
• основание – ссылка на заявление работника.

Особенности расчета компенсации в некоторых ситуациях

Нестандартные ситуации расчета могут поставить в тупик бухгалтера, но ничего сложного тут нет – все эти случаи подробно разбираются в законодательстве. Следующие примеры являются самыми распространенными:

• Для совместителей сумма возмещения и порядок начисления будет такой же, как и для основных сотрудников организации (законодательство не делает различия между ними). А вот тем, кто заключил гражданско-правовой договор, компенсация не полагается.

• Декретнице, которая увольняется, находясь в отпуске по уходу за ребенком, должна быть выдана компенсация, если у нее остаются неиспользованные дни. В этом случае среднемесячная заработная плата рассчитывается на основании последних проработанных 12-ти месяцев.
• При ликвидации предприятия увольнению подлежат все сотрудники (даже находящиеся в декретном отпуске), расчет возмещения за непредоставленный отпуск при этом не отличается от стандартного варианта.

Всегда приходит момент, когда тот или иной сотрудник начинает интересоваться вопросом, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, при какой обстановке она положена и как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении. Попробуем разобраться с этой проблемой более детально, развеяв все сомнения.

Право на деньги

При увольнении сотрудника из организации по какой-либо причине он может иметь в запасе календарные дни отпускного периода, которые не были им использованы ранее. Работник имеет установленную законодательством возможность пойти и отгулять оставшееся количество дней и затем попрощаться с компанией. А может – и взять компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, что вполне правомерно по законодательству страны. О данном факте говорит:

• статья 127 Трудового кодекса РФ;
• п. 28 Правил, утвержденных НКТ СССР № 169 от 30.04.1930 г. (далее – Правила № 169).

Важность вопроса

Информацию о том, как обеспечить себе компенсацию за неиспользованный отпуск, человеку необходимо узнать заранее, чтобы недобросовестный работодатель не имел возможности нарушить трудовое законодательство, проигнорировав его право на компенсацию за отпуск при увольнении.

Бухгалтер по расчетам с сотрудниками должен быть в курсе, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Невыполнение данного действия влечет за собой применение со стороны контролирующих органов определенных штрафных санкций.

Право на перенос или деньги

Итак, необходимо понять, каким образом у сотрудника мог возникнуть невостребованный отпуск, за который положена компенсация, и как посчитать дни неиспользованного времени. Нужно сразу же уточнить: неотгуленный отпуск и компенсация за него могут появиться в силу нескольких оснований. В том числе, если в процессе положенного по закону отдыха наступил период:

• временного недомогания, на которое выдан больничный лист;
• выполнения государственных обязанностей, для несения которых сотрудник в нормальных трудовых условиях имеет право игнорировать работу;
• отзыва сотрудника из основного отпуска.

Правила расчетов

По вопросу, как рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно сказать, что она представляет собой проведение несложных подсчетов. Именно от их результата зависит тот объем средств, который получит сотрудник организации. При отсутствии необходимых знаний предлагаем ознакомиться с этим вопросом более детально.

Итак, компенсация за отпуск должна быть высчитана за все календарные дни, которые человек не употребил в качестве отдыха. Это касается как главного, так и дополнительного отпуска. Вне зависимости от его типа сумму компенсационной выплаты вычисляют за все дни, положенные работнику.

Не следует уделять много внимания основанию увольнения: в любой ситуации и основной, и дополнительный отпускной период должны быть возмещены деньгами.

Для правильного расчета компенсации за неиспользованный отпуск уточним: в ситуации, при которой год фактически выработан не полностью, исчисление календарных дней отпускного срока проводят соразмерно реально отработанному периоду. Так, при условии, что сотрудник фактически трудился меньше 11 месяцев без предоставления отдыха в этом периоде, количество календарных дней отпускного срока вычисляют так:

Дни отдыха = 2,33 × полные месяцы работы – отгуленные дни отпуска В данной формуле 2,33 – это особый индекс. Его рассчитывают, как отношение числа положенных дней отпускного срока к количеству месяцев в году (28/12 = 2,33). Как правило, этот показатель во многих случаях является стандартным для сотрудников при отсутствии особых условий расчета.

Необходимо также отметить, что показатель числа месяцев работы у нанимателя, рассчитывают с учетом п. 35 Правил № 169. Согласно им:

• при фактически отработанной половине месяца или больше его считают проработанным целиком;
• при условии, что отработано меньше половины месяца, его вообще не берут в расчет.

Иначе говоря, компенсация за отпуск при увольнении в 2018 году не будет выплачена, если:

1. фактический стаж составляет меньше 1/2 месяца;
2. ранее право на отдых уже использовано по полной схеме.

Как правило, после расчетов полученное значение выходит дробным, а не цельным числом. Тогда его можно округлить в большую сторону, то есть – в пользу сотрудника. Об этом гласит письмо Минздравсоцразвития № 4334-17 от 07.12 2005 г.

После подсчета количества дней, на которые имеет право сотрудник, поскольку они не использованы им ранее, делают непосредственный расчет компенсации за неиспользованный отпуск. Схема такая:

Компенсация = число неиспользованных дней × средний дневной заработок Показатель среднего дневного заработка вычисляют согласно п. 4 Положения Правительства РФ, утвержденного постановлением № 922 от 24.12.2007 года. То есть аналогичным образом, как и для обычных отпускных.

Расчет в рабочих днях

Иногда расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении ведут не в календарных, а в рабочих днях. Самыми главными обстоятельствами подобного варианта расчета выступают:

1. заключение с человеком трудового договора на период меньше двух месяцев;
2. прием на работу сезонных сотрудников.

Сориентируем, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении для подобных договоров. Так, сама формула исчисления компенсационной выплаты остается неизменной. Единственное, при вычислении неиспользованных дней отпуска берут коэффициент 2, а не 2,33. Все остальное – как описано выше.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении надо считать так же, как и отпускные. То есть брать средний заработок сотрудника за расчетный период и умножать эту величину на количество неотгулянных дней.

Итак, чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, определите:
1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Особые обстоятельства расчета

Рассмотрим особые обстоятельства расчета компенсации за неиспользованный отпуск. К ним относят:

• при стаже в организации от 11 до 12 месяцев можно рассчитывать на весь отпуск, как если бы фактически год отработан полностью. Исключение – стаж, равный 11 месяцам в силу округления (п. 28 Правил № 169 и письма Роструда № 1519-6-1 от 18.12.2012);
• даже если человек фактически трудился от 5,5 до 11 месяцев, право на весь отпускной период возникает при наличии таких внешних факторов, как ликвидация нанимателя, сокращение персонала, призыв на военную службу и др. Данное условие расчета денежной [компенсации за неиспользованный отпуск] следует использовать, только если человек трудился в компании меньше 1 года (п. 28 Правил 169 и письмо Роструда № 2368-6-1 от 09.08.2011).

Для более точного понимания механизма вычисления компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассмотрим конкретный случай.

ПРИМЕР
Администратор Верещагин принял решение об увольнении из ООО «Искра» 18 июля 2018 г. На работу в данную организацию он устроился 01 июня 2017 года. Согласно графику, ему был предоставлен основной отпуск в количестве 14 дней. А по принятому в компании положению об оплате труда, количество неотгуленных дней отпуска округляют до целого числа. Рассчитанный средний дневной заработок Верещагина составил 1754 руб.

Выяснив число фактически отработанных дней, получаем такой результат. Верещагин проработал:

1 год: 01.06.2017 – 31.05.2017.

1 месяц: 01.06.2018 – 30.06.2018.

18 дней: 01.07.2018 – 18.07.2018.

Исходя из того, что последний период отработан более чем на половину, его необходимо принимать за единицу, то есть отпускной стаж Верещагина равен 1 году и 2 месяцам.

Рассчитаем количество неиспользованных дней отпуска следующим образом:

28 дней + 2,33 × 2 мес. – 14 дней = 18,66 дней.

При округлении, согласно положению об оплате труда, количество неиспользованных дней отпуска составит 19 полных дней.

Компенсация за неотгуленный отпуск при увольнении составит:

19 × 1754 = 33 326 руб.

Имейте в виду: сделав расчет, наниматель обязан перечислить денежную компенсацию взамен отпуска именно в тот момент, когда человек увольняется – в последний день его присутствия на предприятии. Тогда же выплачивают и остальные причитающиеся ему денежные средства – зарплату, премии и др.

Деньги без последующего увольнения

А можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году? Оказывается, да. И это называют заменой отпуска денежной компенсацией, которая также закреплена на законодательном уровне.

Такая ситуация может возникнуть, если человек имеет законное право на отпускной период в количестве больше 28 дней, и самостоятельно выразит желание на подмену такого рода. Однако необходимо учесть, что заменить отпуск денежной компенсацией можно только в рамках количества дней свыше стандартного отдыха. То есть, сверх 28 дней.

Подчиненному нужно подать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск сверх установленного законом количества дней. А работодатель, в свою очередь, самостоятельно принимает решение, можно ли заменить отпуск денежной компенсацией или же отправить сотрудника в отпуск на все исчисленные дни.

Все это значит, что з амена отпуска денежной компенсацией допустима в случае, когда человеку положен дополнительный отдых, который согласно ст. 126 Трудового кодекса РФ может быть подменен денежной суммой. Ведь такой отпускной период предоставляют сверх основного отпуска, длительность которого равна 28 дням. Что касается, например, учебного отпуска, то он не может быть заменен на деньги.

Перенос

В ситуации, когда невостребованную часть основного отдыха переносят на следующий год, компенсация за неотгуленный отпуск также не предусмотрена. И связан этот момент с тем, что такие дни по сути не являются превышением, поскольку суммарно за все годы фактической работы они не перекрывают стандартного срока в 28 дней.

Невозможность замены деньгами

Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.

Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.

Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.

Заявление на компенсационную выплату вместо дней отдыха

Заявление на компенсацию отпуска, образец которого представлен выше, не является стандартизированной формой. То есть, никак не закреплен на законодательном уровне. Чтобы компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении или при подмене части дополнительного отпуска была выплачена, сотрудник может использовать данный образец или любой другой, разработанный в организации.

В том случае, когда наниматель принимает решение об удовлетворении просьбы со стороны подчиненного, он издает надлежащий приказ о замене отпуска денежной компенсацией, образец которого может выглядеть следующим образом.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Так как приказ на компенсацию за неиспользованный отпуск, образец которого изображен ранее, имеет произвольную форму, желательно, чтобы она была разработана кадровой службой компании.

Кадровый учет выплаты

Что касается кадрового документооборота, то в соответствии с ТК РФ компенсация за неиспользованный отпуск в непременном порядке должна быть документально оформлена. И в первую очередь – отражена в личной карточке сотрудника (форма № Т-2). В ее восьмом разделе про положенный отдых отражают все необходимые к учету данные. В том числе:

Относительно расписания отпусков (форма № Т-7), в графе 10 «Примечание» нужно обязательно уточнить, что сделана выплата компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения. И при этом следует непременно отобразить то количество дней отпускного периода, которые были подменены на денежные средства.

Налоговый учет выплаты

Если рассматривать компенсацию отпуска при увольнении в 2018 году с позиции налоговиков, то ее относят в затраты на оплату труда. А именно:

• при расчете налога на прибыль компенсационную выплату принимают на дату ее начисления. Наличие резерва на оплату отдыха сотрудника здесь роли не играет;
• при расчете налога на упрощенной системе с объектом «доходы за минусом затрат», компенсацию за неотгуленный отпуск при увольнении в 2018 году признают на дату ее перечисления.

Налогообложение НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении происходит в общем порядке с удержанием налога. И этот момент не связан с тем, в какой именно ситуации была получена компенсационная выплата – при увольнении или в качестве подмены дней отпускного периода. Налог, удержанный в России с компенсации за отпуск обязательно перечисляют в казну государства не позднее того дня, который идет за днем ее выплаты. Что касается отражения суммы налога по компенсации в справке о доходах физлица, то с 2018 год она имеет свою кодировку – 2013. А до 2018 года в качестве кода дохода по компенсации за неиспользованный отпуск в справках 2-НДФЛ применяли – 4800.

В справках 2-НДФЛ за 2017 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте новым кодом дохода 2013.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается страховыми взносами во все фонды – ФСС, ПФР и федеральный медстрах. Причем это относится к любому виду компенсации – при увольнении или же подмене дней отпускного периода на денежные средства.

Бухгалтерский учет выплаты

Отражение к омпенсации отпуска при увольнении в бухгалтерском учете предполагает оформление специальных проводок:

• Дебет 20 и Кредит 70 – сделана компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г., расчет которой был произведен нами заранее;
• Дебет 70 и Кредит 68 – НДФЛ с рассчитанной компенсационной выплаты;
• Дебет 20 Кредит 69 – страховые взносы компенсационной выплаты;
• Дебет 70 и Кредит 50, 51 – перечисление компенсации за неиспользованный отпуск, когда выплачивается через кассу или расчетный счет.

На наш взгляд, на основании изложенного можно предположить, что вопрос, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, раскрыт в полном объеме. А потому у любого человека больше не будет возникать трудностей с тем, как рассчитать компенсацию за отпуск.