Номенклатура дел музея образец. Номенклатура дел – как формируется, примерный образец. Присваиваем индекс подразделениям

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графа	содержание
1	индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2	заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными (название вида «разные документы» – недопустимо)
3	количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4	срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5	в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Есть два варианта разработки:

1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Как разработать документ самостоятельно: видео инструкция

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив.
Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

В конце года туда отправляются

• личные дела сотрудников, которые были уволены,
• приказы и распоряжения,
• бухгалтерская документация,
• выполненные договора

и многие другие документы, обеспечить сохранность которых организация обязана в соответствии со сроками хранения этих документов.

Однако если в организации нет утвержденной номенклатуры дел все эти документы будет сложно назвать архивом.

И в первую очередь, потому что архив подразумевает хранение, а также оперативный поиск документов в случае необходимости.

Так что такое номенклатура дел в организации?

Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

Функциональное назначение номенклатуры дел

Такой многофункциональный документ как номенклатура дел может быть необходим при разных ситуациях:

1. Номенклатура дел позволяет сгруппировать документы в дела в необходимом порядке, что обеспечит в случае необходимость их оперативный поиск.
2. Применяется в процессе регистрации входящей, а также исходящей документации. Номера и индексы указываются в соответствии с принятой нумерацией в номенклатуре дел.

Служит основным документом при передаче дел в архивное хранение.

3. Является учетным документом дел, имеющих временные сроки хранения: не потребуется дополнительно составлять опись дел.
4. Используется в архивном деле, где является основным документом, необходимом для составления описей к делам и постоянного, и временного времени хранения.

Составление номенклатуры дел: образец заполнения

В первом столбце будут указаны индексы входящих в номенклатуру дел.

Индексы выбираются произвольно в зависимости от принятых в организации цифровых обозначений отделов или структурных подразделений компании, а также будут состоять из номера дела.

Нумерация выполняется арабскими цифрами. К примеру, 04-05 - будет означать: «04» - индекс отдела, «05» - номер входящего в номенклатуру дела.

Желательно придерживаться одинаковой нумерации для однотипных документах в разных структурных подразделениях

Например, «Приказы по основному виду деятельности» могут иметь обозначение: 03-02, 04-02, 05-02 и так далее.

Столбец второй будет содержать заголовки дел, структура расположения которых в пределах одного раздела будет зависеть от степени важности документов.

Так, обычно первыми располагаются организационно-распорядительная документация. Это могут быть приказы по основному виду деятельности.

При этом приказы, распоряжения главной организации желательно располагать вначале, перед документацией структурных подразделений.

Заголовок должен быть лаконичным и четким, в обобщенной форме содержать основное содержание дела.

Не допустимы в названиях дел сложные обороты, вводные слова, расплывчатые фразы, вроде «Различные документы».

Третий столбец будет содержать количество дел, частей или томов. Данные в этот столбец вносятся в конце года, в процессе подготовке дела к сдаче в архив.

Четвертый столбец включает в себя информацию о времени хранения документации, нумерации статьи по перечню, а также ссылку на правовой документ, который регламентирует эти сроки.

В пятый столбец заносятся заметки о заведении дела, передачи его в другую организацию или структурное подразделение, сведения об уничтожении и так далее.

После составления номенклатуры потребуется ее утверждение у генерального директора. Ввести документ в действие можно издав соответствующий приказ.

Составляется номенклатура дел ежегодно.

В конце календарного года ее следует корректировать: вводить по необходимости новые дела или исключать старые

Также в конце года производится итоговая запись. В ней содержится информация о количестве единиц хранения, по отдельности временного и постоянного срока хранения.

Если для небольших коммерческих организаций номенклатура дел является рациональным способом упорядочивания текущего делопроизводства, то для муниципальных и государственных организаций, нотариусов, акционерных обществ наличие номенклатуры дел - это обязательное и непременное нормативное требование.

Тем не менее, организациям по возможности не следует пренебрегать составлением номенклатуры. Ведь это весьма полезный документ в организации, так как позволит значительно рационализировать и упорядочить работу с документацией.

Примерный вариант номенклатуры дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Номенклатура дел - установленный законодательством или внутренним распоряжением организации список заводимых и ведущихся накопительных дел по направлениям деятельности общества, независимо от его правовой формы.

Предлагаем кратко проанализировать такое делопроизводство и предложим типовые примеры используемой номенклатуры дел.

Квалифицированные специалисты готовы дать бесплатные пояснительные рекомендации, в случае возникновения у вас дополнительных вопросов. Для этого достаточно заполнить онлайн заявку на сайте и направить ее в наш адрес.

Основания и порядок формирования номенклатуры

В некоторых случаях номенклатура дел устанавливается действующим законодательством. Это касается, прежде всего, трудовой деятельности, связанной с особо важным документооборотом или оборотом бланков строгой отчетности.

Однако, любой руководитель организации вправе самостоятельно определить список номенклатуры дел в областях, не регламентированных действующими нормами права.

Установленный порядок заведения, ведения и хранения дел устанавливается посредством издания внутреннего локального акта. Такой документ документально закрепляет применяемые правила документооборота.

Для сотрудников, назначаемых ответственными за ведение рассматриваемых дел могут быть изданы дополнительные инструкции и положения, устанавливающие правила поведения.

В необходимых случаях, порядок ведения дел может быть изменен руководством организации. Такое изменение подлежит документальному оформлению в виде приказа, распоряжения или иного подобного документа.

На предприятии может быть установлена единая номенклатура дел, а также требуемый список дел, подлежащих ведению в обособленных подразделениях организации.

Оконченные производством дела подлежат сдаче в архив для последующего хранения установленный временной промежуток.

Правила ведения номенклатуры дел в организации

Заведенные дела ведутся в строгом соответствии с требованиями законодательства, а также внутренними локальными актами организации. Дополнительные положения, изданные в фирме, не должны противоречить действующим нормам права.

Дополнительные регламентирующие документы подлежат утверждению и передаче для ознакомления заинтересованным и ответственным за подобный документооборот должностным лицам или работникам фирмы.

В случае, если ведущиеся дела имеют гриф секретности или для служебного пользования, то сотрудники организации, ответственные за ведение таких дел, должны иметь соответствующий допуск к государственной тайне.

Документы и дела, ведущиеся в электронном виде или в виде соответствующих электронных баз, также подлежат включению в номенклатуру дел.

Подшитые в такие дела документы подлежат хранению необходимое количество лет, установленных для дела в целом. В случае необходимости, хранящиеся в таких делах документы могут изыматься из них. В таком случае, на их места, для учета, подлежит приобщению карточка-заместитель, к которой указывается дата и основания изъятия основного документа, сотрудник фирмы осуществивший изъятие, а также место нахождение такого документа после его изъятия из дела.

Номенклатура дел
отдела кадров на 2015 год

Открытое акционерное общество
«Научно-исследовательский технологический институт»

Утверждаю
Генеральный директор

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы... Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Определение

Дело - это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

• систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
• присвоение регистрационного номера по классификации дел;
• составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых - секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
• Руководителей структурных подразделений обеспечить по утвержденной форме.
• Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

Гендиректор Иванов Н.А.

Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

Вспомогательная документация

При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

• «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
• Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
• Инструкцию по делопроизводству.
• Перечень архивных документов.

Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

Как составить образец номенклатуры дел организации?

Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

• индекс дела;
• заголовок (тома, части);
• количество (томов, частей);
• срок хранения, номер статьи по перечню;
• примечание.

Индекс

Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 - порядковый номер отдела кадров, 06 - порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 - код финансово-экономического отдела, 03 - обозначение бухгалтерии, 08 - номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

Заголовки

Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.

Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

• название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
• автор документа или подразделения);
• адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
• краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
• название территории;
• дата/период;
• отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

Обновление списка

Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:

В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.