Заверенные копии документов могут потребоваться где угодно, особенно это актуально для тех, кто не хочет носить с собой оригиналы, либо когда важные бумаги нужны сразу в нескольких местах одновременно. Иногда то, каким образом заверен документ, может влиять на исход судебного дела, поскольку обычная ксерокопия не имеет правовой силы и не принимается в качестве доказательства. Для этого необходимо иметь оригинал для сверки или заверенную должным образом копию.

В чем отличие копии от оригинала документа?

Копия в точности воспроизводит вид и содержание исходного документа, но не является оригиналом. Для того чтобы ее можно было предоставить вместо оригинала в государственные органы, по месту работы, учебы, либо в судебные инстанции, и он имел такую же силу, требуется заверить дубликат данного документа уполномоченным лицом. В копии, которая снята с основного документа, должны быть воспроизведены полностью все данные без каких-либо изменений или нечеткостей, поэтому важно делать это с использованием качественной техники.

В каких случаях требуется заверить копии документов?

Прежде чем заверять документ, будет правильным предварительно выяснить, для каких целей это необходимо делать, а потом уже можно решать, как правильно заверить документы. Если речь идет о предоставлении документа в государственные органы (например, для получения лицензии), требования по оформлению дубликата существенно ужесточаются. Необходимо выяснить предписания данной организации, то есть, как правильно заверять копии документов именно для них. В противном случае можно легко допустить ошибку, и документ будет считаться недействительным.

Если же он необходим для внутреннего пользования, то обычно выполняются общие нормы, которые утверждены на конкретном предприятии. Чаще всего заверяют личные документы: свидетельства, выданные ЗАГСом, паспорта, дипломы, правоустанавливающие документы на имущество. Ситуации бывают разные, и бумаги могут потребоваться при поступлении на работу, в учебные заведения, для подачи заявлений в налоговую инспекцию, государственные учреждения, при заключении сделок, участии в конкурсах, получении грантов, в банковских организациях, в судебных инстанциях.

для заверения

Копия документа готовится с помощью копировального аппарата с использованием оригинала документа или распечатки сканированной копии документа. Главным моментом является, чтобы в копии четко отражались все реквизиты оригинала, читался текст, были видны все печати, подписи, графические изображения. В случае, когда документ состоит из нескольких листов, его необходимо пронумеровать и сшить, указав на месте склейки количество листов. Также при необходимости можно заверить не весь документ, а выписку из него, содержащую нужную информацию. В этом случае требуется подготовить копии интересующих листов. Далее нужно обратиться к уполномоченным лицам, которые знают, как правильно заверять копии документов.

К кому обратиться, чтобы заверить копии документов?

За оказанием данной услуги нужно обращаются к самый верный способ. Нотариус заверят копии документов, выданных предприятием, учреждением, если он был составлен с соблюдением законодательства и является действительным на день обращения. Также можно заверить копию документа, выданного гражданину, если в оригинале его подпись была удостоверена нотариусом. Например, доверенность на право управления недвижимостью или представительство в суде.

Документы, изданные определенной организацией, заверяет ее руководитель или иное ответственное лицо, имеющее соответствующие полномочия, это входит в их обязанности и они должны знать, как правильно заверить документы. Как правило, этим вопросом занимается секретарь либо служба делопроизводства, бухгалтерия, отдел кадров. Право выполнять данные действия отражены в должностных инструкциях и специально изданных приказах. Заверять документ должен только тот специалист, который уполномочен на такие действия руководством. В противном случае есть риск, что копия будет недействительной. Трудовую книжку, приказы о приеме на работу, увольнении может заверить отдел кадров по месту работы.

В некоторых государственных учреждения при обращении граждан за услугой лица, ведущие прием, выступают в качестве экспертов и имеют право, сверив оригинал с копией, заверить её своей удостоверительной надписью. Будет не лишним заранее прояснить, как правильно заверить документы в том органе, куда они предоставляются.

Удостоверительная надпись и порядок заверения

Достоверность копии подтверждается путем проставления печати организации, заполнения штампа или специальной надписью уполномоченного лица. Кроме того, важно указать дату, должность специалиста, его фамилию, имя, отчество. Иногда применяются специальные штампы-заготовки, в поставленную с их помощью печать просто прописывается дата, в нужном месте ставится подпись. Должностное лицо, уполномоченное выполнять эти действия, знает, как заверять документы. "Копия верна" - это одна из наиболее часто используемых надписей, иногда встречается и более короткий вариант - "верно". Есть ряд правил, как заверить прошитый документ, который содержит более одного листа. Как правило, все листы нумеруются, документ прошивается, сверху наклеивается бумага, на которой указано количество листов и ставится одна удостоверительная надпись. Допускается заверить каждую страницу отдельно, такой способ используется, если документ не прошит.

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо. Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам. Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют.

Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

В каких случаях нотариус откажет в заверении?

Если подлинник вызывает сомнения или явно имеет следы подделки, то в удостоверении копии будет отказано. Нотариус также имеет право отказать в тех случаях, когда документ имеет непонятный текст, приписки, расплывчатые печати, неоговоренные исправления, когда его невозможно прочитать, либо он имеет существенные повреждения, потертости. Кроме этих случаев отказа есть также те, когда подпись на документе была сделана с помощью факсимиле, либо он заламинирован, выдан за границей, но не легализован. Не подлежат заверению также медицинские документы или бумаги, содержащие государственную тайну. Иногда сам документ может вызвать сомнение в его подлинности, тогда нотариус вправе отправить его на экспертизу.

Заверение выписок из документов

В некоторых случаях нет необходимости заверять копию всего документа. К нотариусам часто обращаются граждане, которым нужны лишь копии некоторых страниц документа. Однако нотариус не может заверить выборочные листы, поскольку это нарушит целостность всего документа. Правда, если в такой бумаге нескольких разных вопросов, которые не связаны друг с другом, то это возможно.

Порядок заверения документов в нотариальной конторе

Как правильно заверить документы, можно выяснить в любой Требования к проведению такой процедуры обычно одинаковые. Это физическое присутствие заинтересованного гражданина с указанным документом на руках. Обратиться к юристу может не обязательно владелец документа, а любой гражданин, которому это доверено сделать. Для этого ему нужно иметь при себе паспорт, оригинал и качественную копию документа, на которой отчетливо читается текст, и отображаются графические элементы.

Срок действия нотариально заверенных документов законодательством не определен, то есть он действует бессрочно. Вопрос о том, сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от утвержденных в конторе тарифов. Как правило, регулирует эти моменты, поэтому стоимость примерно одинаковая у всех нотариусов. Что касается документов на иностранном языке, цена таких услуг выше, так как включает в себя стоимость работы переводчика.

Переводы документов и их заверение

В тех случаях, когда документы составлены на иностранном языке, требуется для начала осуществить их перевод на русский язык. Как правильно заверить документы, частично имеющие слова или печати на иностранном языке, поможет выяснить переводчик.

Для этого необходимо обратиться в специальное бюро переводов или к любому переводчику, имеющему право на данный вид деятельности. Они выдадут на руки нотариально заверенный перевод документов. Это может быть любой специалист с соответствующей квалификацией, известный и не вызывающий сомнения у нотариуса в своем знании языка. Нотариус засвидетельствует подпись переводчика на данном документе. Далее перевод можно использовать в оригинале, либо снять с него копию и также заверить у нотариуса. Нотариально заверенный перевод документов лучше иметь при себе любому иностранному гражданину, находящемуся на территории нашей страны, при устройстве на работу, вступлении в брак, осуществлении любых сделок.

В зависимости от того, как правильно заверить документы, юридический вопрос может решиться довольно быстро либо затянуться. Очень важное значение имеет то, кто имеет право заверять копии документов, а также порядок их заверения. В некоторых случаях наличие правильно оформленных документов играет решающую роль в принятии некоторыми органами положительного решения в отношении вашего обращения.

Если заранее учесть все нюансы, правильно подготовить все документы, заверить их должным образом и соответственно требованиям принимающего органа, то никаких проблем с документами не возникнет.

Нотариальное заверение копий документов наделяет официальные бумаги теми же правами, что и оригиналы. Нотариус поставит печать и подпись после удостоверения в правильности заполнения оригинала. Официальные бумаги, заявления, справки не могут противоречить законам Российской Федерации. Заверение копий документов имеет разную процедуру действия, в зависимости от формы, типа. Юристы разбираются в правильности оформления, подписания, удостоверения, процессе совершения заверений многочисленных нормативных актов и ориентируются в вопросах делопроизводства. Без помощи нотариуса подтвердить копию невозможно.

В каких случаях нотариальное заверение копий документов невозможно?

В действующем законодательстве есть ряд ограничений по заверению документов и выписок:

• Запрещено удостоверять копии справок, выдаваемых органами здравоохранения (о психическом заболевании больного, о рождении ребенка, о прохождении медицинской комиссии).
• Не заверят документ, противоречащий требованиям законов Российской Федерации.
• Не удостоверяют никакие копии протоколов заседаний экзаменационных комиссий при защите кандидатских работ.
• Никто не заверит копию с приложения к диплому без самого предъявления диплома.
• Невозможно совершить заверение копий документов о завещании, если это не делает сам наследник, указанный в документе о наследовании (предоставляются завещание и свидетельство о смерти усопшего).
• Не удостоверяются и копии актовых записей гражданского положения.
• Не заверяются копии трудовых книжек, если гражданин собирается выезжать за границу (книжки не подлежат легализации). Для переезда по стране заверяют копию этого документа в организации, где человек ранее работал.
• Нотариус не заверяет копии документов, корреспонденции от организаций, предприятий, адресованных коллегам в аналогичные инстанции.

Следует обратить внимание, что для нотариального заверения копий документов, изложенных на нескольких страницах, нужно копии прошить, пронумеровать, заверить печатью.

Процесс заверения копий документов

Для удостоверения копий документов нужно подать соответствующие оригиналы, не противоречащие всем ограничениям, что изложены выше. Заверенный документ обязан отображать текст подлинника полностью. Если процесс фотографирования, ксерокопирования документа происходил непосредственно под присмотром нотариуса, нет необходимости сверять его с подлинником. На документе должен быть прописанный расшифрованный текст с печати оригинала.

В нотариально заверенной копии документа должен быть текст от нотариуса о свидетельствовании официальной бумаги. В одной строке обязана поместиться подпись и название нотариальной организации.

Сомневаясь в оригинальности документа, юрист вправе направить его на официальную проверку. Об этом действии уведомляется в соответствующем постановлении. В заявке отображаются следующие сведения:

• дата о вынесенном решении;
• фамилия и инициалы юридического лица;
• на чье имя выдан сам документ (ФИО и место жительства);
• кем предоставлен документ;
• причины, свидетельствующие о необходимости проведения экспертизы;
• куда направляется документ (к какому учреждению принадлежит).

Какие копии документов обычно нотариально заверяются?

Нотариус может засвидетельствовать любой документ, не противоречащий установленным законам. Отказ в таких случаях возможен, если:

• в документе существуют приписки, исправления, зачеркнутые слова;
• текст нормально не прочитывается, его содержание написано карандашом;
• листы документа не скреплены, не пронумерованы;
• присутствует нечеткое отображение печати.

Нотариус тщательно проверяет предоставленные официальные бумаги. Если необходимо произвести засвидетельствование содержания документа с несколькими вопросами, тогда юристу предоставляется та часть документа, где об этом сказано. Если все подлинники в порядке и нет проблем с их содержанием, оформлением, тогда процедура нотариального заверения копий документов произойдет быстро и без каких-либо проблем.

Делопроизводитель любой организации, независимо от ее размера и формы собственности, сталкивается с вопросом о том, как заверить копию документа. Причем бумаги могут быть различными - лицензии, Уставы, приказы, внутренние положения и т. д. Некоторые помещаются на одном листе, а другие являются многостраничными. Как быть и в том, и в другом случае, и вообще, что из документов организация может заверять самостоятельно, а с какими придется идти к нотариусу? На все эти вопросы ответит наша статья.

Основные понятия

Для того чтобы усвоить информацию о том, как должна выглядеть заверенная копия какого-либо документа, важно подчеркнуть, что в данном случае действует ГОСТ под №Р 51141-98. Всем делопроизводителям, да и вообще сотрудникам организации, кто на практике сталкивается с данным вопросом, будет не лишним его более подробно изучить. На законодательном уровне формулировка «надлежаще заверенная копия» нигде не раскрывается. Однако упомянутый ГОСТ прописывает, какой документ можно считать таковым.

Итак, согласно пункту 2.1., под простой копией следует понимать документ, который просто-напросто воспроизводит с подлинника информацию и все его внешние признаки, либо их часть. Юридической силы он не имеет. А вот надлежаще заверенные копии документов обладают определенными реквизитами. Именно они дают им юридическую силу.

Чем руководствоваться в работе?

Единого законодательного акта о документах и их обороте на данный момент не существует. Однако не стоит понимать под этим полное отсутствие правил. Порядок того, как заверить копию, все же установлен, просто не все организации и предприятия об этом знают либо пренебрегают им. Между тем, такое отношение может повлечь определенные негативные последствия. Например, документ признают не обладающим доказательственным значением в суде, прокуратуре и т.д.

Многие специалисты по делопроизводству используют в работе ГОСТ Р 6.30-2003, в нем даны определенные рекомендации о том, как заверить копию документа грамотно. Ниже приведен образец. Так, ниже реквизитов основного документа с подписью ставят заверительную запись «ВЕРНО». Еще ниже указывают должность лица, которое оформляет копию, и ставится его подпись с расшифровкой (фамилии, имя, отчество) и дата. Допускается использование печати (по усмотрению организации).

Верно

Начальник отдела кадров (подпись) /А.А.Антонова/

21.03.2015

Область применения

Перед тем как заверить копию документа таким способом или исправлять уже проделанную работу, уточните, насколько эти правила обязательны именно в вашей области. Ведь требования стандарта носят в большей степени рекомендательный характер.

Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что данные правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, принадлежащие к УСОРД, то есть распоряжения, постановления, приказы, протоколы, решения, акты и т.д., включенные в ОКУД (классификатор управленческой документации общероссийский).

Методические правила утверждены Росархивом (приказ № 76 от 23 декабря 2009 года). Область применения - в органах исполнительной власти (федеральных) при разработке инструкции по делопроизводству. Как заверять копии документов? Образец приведен ниже.

Подлинник документа хранится в деле

(орган власти - наименование) № __ за ____ г.

Верно

Главный специалист (подпись) /И.И. Коровкина/

21.07.2015 ПЕЧАТЬ

При этом следует помнить, что многостраничные документы (выписки из них) первоначально следует пронумеровать, а отметку о заверении дополнить указанием числа листов: «Всего в копии ____ листов». Допустимо проставить отметку «Верно» на каждом странице, либо следует их подшить с помощь нитки и иголки или металлических скоб.

Как заверить копию документа «обычной» организации?

Не стоит забывать о том, что в делопроизводстве по-прежнему действует Указ президиума ВС, изданный еще во времена СССР под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года. Именно он и оговаривает вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций, не попадающих в две первые категории, рассмотренные выше. Официально данный Указ по-прежнему не отменен, более того 08 август 2003 года в него были внесены определенные изменения. Данные правила используются в обязательном порядке.

Согласно пункту №1 документа, верность копии подтверждается подписью руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печатью организации. Кроме того, следует указать дату выдачи и место, где хранится оригинал, то есть данное предприятие (учреждение и т.д.). Отличительная особенность заключается и в том, что прямо не прописывается состав надписи, поэтому многие используют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что тоже допустимо.

Отдельно рассмотрим вопрос права подписи такого документа.

Кто может заверить копию?

Во-первых, естественно, руководитель организации. Данное право ему предоставляет закон и Устав. Поэтому имеет смысл на наиболее важных пакетах документов проставлять его подписи. Как показывает практика, суд относится к данному вопросу вполне лояльно, однако раз на раз не приходится.

Во-вторых, должностные лица, то есть сотрудники организации, состоящие в ней по штату. Однако нужно следить за тем, чтобы они были на данные действия уполномочены. Иначе заверенная копия (паспорта, трудовые книжки, приказы по основной деятельности, лицензии и т.д.) не будет иметь юридической силы. Полномочия сотруднику, не являющемуся руководителем, можно установить несколькими способами. Можно использовать:

• Внутренний документ организации, например, инструкцию по делопроизводству, приказ и т.д.
• Доверенность. Она требуется, главным образом, для представления интересов предприятия во взаимоотношениях с третьими лицами.
• Трудовой договор с конкретным лицом либо в его должностной инструкции. Формулировка может быть, к примеру, такой: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».

Какие документы может заверить отдел кадров организации?

Как уже было оговорено выше, несмотря ни на, что Указ ВС СССР продолжает действовать, и согласно его положения, кадровая служба имеет полномочия на заверение копий:

• документов, исходящих от работодателя, то есть приказов, актов, протоколов и т.д.;
• документов, принадлежащих другой организации, но оригинал при этом хранится у работодателя, в частности дипломов и различных свидетельств о повышении квалификации;
• иных документов, предоставляемых работником в кадровые службу, если не требуется оригиналов или нотариального заверения.

Услуги нотариуса

Подтверждение достоверности копии документа является, пожалуй, самым распространенным видом нотариальных действий. С необходимостью обращения в данную структура граждане сталкиваются очень часто. Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) - как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае, правда, есть условие - оригинал должен содержать несколько разных решений, которые не взаимосвязаны между собой.

Для того чтобы заверить копию документа с копии, тоже следует обратиться к нотариусу. Однако в этом случае есть нюансы. Первая копия должна быть уже заверена аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. И тут важно соблюсти все правила оформления. О том, как правильно заверить копию документа, читатель уже знает. Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование организации, кем выдано (ФИО), дата, количество листов, если документ многостраничный.

Обращаясь к нотариусу, будьте готовы предоставить ему свой паспорт. Это необходимо для того, чтобы установить личность.

Что нужно обязательно заверять у нотариуса?

Ряд документов для приобретения юридической силы нуждается в обязательном нотариальном заверении. Список включает:

• Нотариальный перевод документов.
• Доверенность на передоверие прав.
• Брачный контракт.
• Договор пожизненного содержания и ренты.
• Принятие или отказ от наследства.
• Продажу недвижимости, когда владельцев более одного.
• Долевую продажу недвижимости.
• Разрешение родителей на вывоз ребенка за границу.
• Регистрацию общества с ограниченной ответственностью.
• Иные документы, которые согласно договоренности между сторонами, зафиксированной в договоре или дополнительном соглашении, необходимо заверять нотариально.

Следует иметь в виду, что для осуществления каждого из пунктов понадобится предоставить нотариусу определенный пакет документов. Например, для регистрации ООО необходимо иметь при себе его Устав, решение о создании или протокол. Если работа поручена представителю, то доверенность и паспорт. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия.

Требования к документу, копия которого заверяется

Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а потому следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых нужно заверить, должны отвечать ряду требований, иначе их попросту не будут заверять.

• Отсутствие дописок, подчисток, зачеркнутых слов, а также неоговоренных исправлений.
• Рукописный или машинный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом.
• У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (разрывы, повреждения и т. д.).
• Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без выпадания и бледных участков, подписи должностных лиц и печати - четкими.
• Документы не должны быть заламинированными либо требуется убрать пленку.
• При проставлении подписи должностным лицом нельзя использовать технические средства (светокопирование, факсимильный штамп).

Нотариальное заверение необходимо в том случае, если физическое или юридическое лицо, подающее определенный пакет документов, сталкивается с формулировкой, в которой сказано, что ему необходимо представить данные бумаги, которые были бы удостоверены лицом, возглавляющим одноименную контору. Для легкий заработок, поскольку деньги делаются буквально из воздуха, а для обратившихся к ним — необходимость или возможность избежать представления оригиналов.

Документы, которые подлежат нотариальному заверению в обязательном порядке

К таковым относятся:

• регистрация и ликвидация юридических лиц;
• договор ренты;
• договор пожизненного содержания;
• брачный контракт;
• документы на принятие наследства;
• доверенность на передоверие прав;
• перевод документов, требующий подобного заверения;
• реализация недвижимости в случае, если собственников более одного человека;
• реализация ее доли при ее нахождении в долевой собственности;
• родительское разрешение на посещение детьми в возрасте до 18 лет заграничных стран;
• договоры, в которых оговорено, что они должны иметь нотариальное заверение.

161 статья ГК РФ свидетельствует о том, что большинство сделок может заключаться в простой письменной форме без участия нотариуса.

В данной статье мы рассмотрим только удостоверение данным лицом переводных документов, а также договоров отчуждения имущества.

Бюро переводов

Физическому лицу обращение в эту организацию может понадобиться, например, в том случае, если оно переезжает в другую страну и ему становится необходимо осуществить перевод тех документов, которые у него есть.

То лицо, к которому обращаются для удостоверения сделанного перевода, по идее, само должно владеть тем иностранным языком, с которого последний был осуществлен. Однако найти таких нотариусов достаточно затруднительно. Поэтому и существуют бюро переводов с нотариальным заверением.

Перевести самостоятельно документы и потом заверить их у рассматриваемого лица нельзя, поскольку тот человек, которому они принадлежат, считается заинтересованным лицом. Поэтому и возникает необходимость в участии в данном процессе как профессионала, осуществляющего данный процесс, так и нотариуса. Первый осуществляет перевод, затем приглашается второй, и в его присутствии осуществляется подписывание первым данного документа. Нотариус удостоверяет, что переводчик имеет право осуществлять юридический перевод, после чего заносит данные в реестр нотариальных действий.

Документ скрепляется таким образом, чтобы не возникло сомнений в его подлинности, число страниц в нем нотариально заверяется. Данное лицо подписывает его, ставит печать и указывает адрес.

Помимо граждан России, обращающихся с подобными документами к нотариусу, к нему приходят и иностранцы, которые должны в нашей стране представить переводы их документов на русском языке.

Для физического лица может понадобиться осуществить перевод с нотариальным заверением образовательных документов, полученных в средних учреждениях нашей страны, для того чтобы продолжить получать высшее образование за рубежом. Такой же процедуре должны подвергнуться свидетельства о бракосочетании при его заключении между российским гражданином и иностранцем (иностранкой).

Хозяйствующие субъекты переводят уставы, доверенности, финансовые отчеты и другие документы из этой области, а также различные договоры.

Иногда переводные документы нужно заверять не только у нотариуса, но и апостилем в соответствующих органах. Это обусловлено тем, что в разных государствах выдвигаются различные требования к подобным официальным бумагам.

Обращение к нотариусу для заверения паспорта

Этот документ должен быть сначала подготовлен. В нем не должно присутствовать никаких подчисток, приписок, исправлений и зачеркиваний. Помимо этого, паспорт должен быть целостным. В нем не допускаются никакие повреждения, которые могут вызвать сомнения в его подлинности.

Таким образом, для нотариального заверения паспорта его оригинал необходимо взять с собой.

Лицо, к которому обращаются для осуществления рассматриваемого действия, подтверждает то, что сведения, содержащиеся в копии, совпадают с таковыми в подлиннике. Тот человек, который принес паспорт на заверение, должен владеть этим документом добросовестно.

В части биометрического паспорта происходит свидетельствование верности графической и текстовой информации.

Также заверены могут быть выписки из паспорта при возникновении подобной необходимости. В последней должны присутствовать 2 и 3 страницы рассматриваемого документа, идентифицирующая владельца информация, включая ФИО, данные о рождении (место и дата), орган, выдавший паспорт (его наименование и дата выдачи), а также реквизиты.

Понятие о заверении договоров у нотариуса

Подобная услуга также оказывается рассматриваемыми лицами. Для ее совершения нотариус делает надпись, которая установлена Минюстом РФ, на тексте договора. Она удостоверяется подписью и печатью данного лица.

Нотариальное заверение договора может происходить только такого, который оформлен на бланке строгой отчетности. Он должен иметь свой серийный номер, обладать сложной системой защиты.

Стадии процесса удостоверения договоров

Нотариус должен проверить все существенные моменты представленного договора. Это обусловлено тем, что для него предусмотрена уголовная и имущественная ответственность за нарушение законных интересов и прав обратившихся к нему клиентов.

Прежде всего, нотариус должен выяснить личности. Для этого клиент должен представить ему удостоверение личности. Нотариус беседует с ним, в ходе чего он должен удостовериться в дееспособности обратившегося лица, выяснить его намерения и волю. Он должен проверить полномочия следующих лиц:

• исполнительных органов хозяйствующих субъектов;
• опекунов;
• представителей по доверенности;
• юридических лиц.

У последних нотариус проверяет правоспособность.

Он разъясняет обратившимся к нему различные условия и правовые последствия заключения данного договора. Заострить внимание он должен на вопросах расторжения. Нотариус определяет физических или юридических лиц, у которых присутствует интерес по отношению к объекту сделки. Им он должен разъяснить, при каких условиях договор может быть расторгнут, а также признан в суде недействительным.

Подготовка текста

Текст может быть подготовлен и самими обратившимися за нотариальным заверением лицами. Однако предпочтительнее, чтобы то лицо, к которому пришли на прием, и подготовило его. Это в данном случае и будет составлять услуги правового и технического характера. Текст может быть набран на компьютере или иным машинописным способом, а также написан от руки с использованием фиолетовых или синих чернил.

В договоре обязательно должны быть приведены существенные условия. Могут быть внесены, при желании, и иные пункты, которые не вступают в противоречие духу договора и законодательству.

После подготовки текстовой части она зачитывается нотариусом вслух. На каждом экземпляре проставляются подписи сторон, заверяемые нотариусом с проставлением его печати.

Удостоверение договоров отчуждения имущества

Не все из этих документов нотариальному заверению подлежат в обязательном порядке. Однако многие граждане обращаются к нотариусу для придания весомости этим договорам. Они являются одними из наиболее популярных бумаг, которые нотариус удостоверяет.

При нотариальном заверении договора рассматриваемое лицо должно определить его принадлежность и правовое положение во временной отрезок заключения договора. К услугам правового и технического характера в данном случае относится запрос нотариусом соответствующих документов из соответствующих органов:

• технических;
• правоустанавливающих;
• правоподтверждающих;
• выписки из Росреестра, если объект недвижимости прошел процедуру госрегистрации, или выписку из БТИ в ином случае.

В этих документах указаны собственник, тип прав и имеются или нет обременения, и если имеются, то какие.

При судебном разбирательстве нотариус вызывается в суд и дает разъяснения, чем он руководствовался, заверяя представленный договор.

В заключение

Многих документов необходимо осуществлять в обязательном порядке. Однако существуют и такие, которые не входят в этот перечень, но подлежат данной процедуре, поскольку в их тексте содержится указание на то, что они должны пройти удостоверение у нотариуса. Любое обращение к данному лицу связано с достаточно большими, особенно для физических лиц, затратами. Это обусловлено тем, что при заверении документов берется не только нотариальный тариф, но и оплачиваются услуги правового и технического характера.

Инструкция

Убедитесь в том, что документ может быть нотариально заверен. Согласно законодательству, нотариус не имеет права засвидетельствовать документы, на которых нет регистрационного номера, даты принятия, печатей и подписей должностных лиц. В тексте должны отсутствовать карандашные записи, подчистки и неоговоренные исправления (то есть исправления без пометки «Исправленному верить» с подписью и печатью). Не заверяются , ветхие, плохо читаемые документы, листы с частично утраченным текстом, с нечеткими оттисками печатей. Если подписи выполнены при помощи факсимильных штампов или цветного принтера, это также является основанием для отказа. Документ, состоящий из нескольких листов, должен быть пронумерован, прошит и скреплен печатью.

Подготовьте необходимое количество ксерокопий всех листов документа. Если информация содержится на обеих сторонах листа, копия также должна быть двусторонней. Ксерокопирование можно заказать в Домах быта, фотоателье, почтовых отделениях, библиотеках и типографиях, а также в самих нотариальных конторах. Ксерокопии для нотариального заверения должны быть четкими, текст – хорошо читаемым, подписи и печати – отчетливо различимыми.

Обратитесь в кабинет по заверению документов , имея при себе оригинал, ксерокопии и общегражданский паспорт. Сотрудник нотариальной конторы проверит соответствие вашего документа всем предъявляемым требованиям, а также сверит копию с оригиналом. После этого на ее первой странице в правом верхнем углу будет проставлен штамп «Копия», а в правом нижнем – штамп с частью наименования населенного пункта (например, «г. Моск-»). На последней странице копии ставят штамп о засвидетельствовании копии и печать нотариуса , а рядом с ними – штамп с окончанием наименования населенного пункта (в нашем примере «-ва»). Эти технические приемы позволяют отличать подлинные нотариальные копии от поддельных.

Подпишите заверенную копию у нотариуса . Распишитесь в специальном реестре, где должна быть сделана запись о засвидетельствовании копий документа с указанием ваших , наименования документа, количества страниц и количества копий.

Источники:

• Свидетельствование копий документов в нотариальной практике
• как должен быть заверен документ

Закон предъявляет к заверке ксерокопии такие же требования, как и к заверке любой копии документа. Сущность заверенной копии состоит в том, что она обладает такой же юридической силой, какой обладает оригинал. Поэтому в данном аспекте правильная заверка копии будет означать придание ей юридической силы.

Инструкция

Существует два способа надлежащей заверки копии: простой и . Для уточнения вопроса, какой именно способ заверки требуется в каждом конкретном случае, следует обратиться в тот орган или к тому лицу, которому предназначается копия.

Простой способ заверки осуществить может любая организация, любой орган, учреждение, в общем, любое физическое или юридическое лицо, выдавшее оригинал документа. Заверяет копии руководитель или, как правило, уполномоченное им лицо. Если этих субъектов к моменту необходимости заверки уже не существует, удостоверить копию сможет только нотариус.

Для простой заверки копии необходимо, чтобы она имела:

Надпись «Верно» под реквизитом «подпись»;

Должность лица, удостоверившего копию;

Подпись заверившего лица;

Расшифровку подписи заверившего лица;

Дата заверки;

Печать организации, заверившей копию.

Нотариальный способ заверки, а точнее нотариальное свидетельство копии документа, - процесс более сложный, да к тому же и не бесплатный. Зато такие ксерокопии примут где угодно, и они не имеют давности. Для того, чтобы копию у , вам необходимо будет госпошлину или оплату нотариуса, придти к нему с оригиналом документа и его копией, а также иметь документ, удостоверяющий . Без проверки вашей личности нотариус заверять ничего не будет.

Обратите внимание

В связи с большим распространением ксерокопий, да и вообще с большими объемами копирования документов, сейчас практически все юридические лица имеют специальные штампы и печати для заверки копий. Да и все делопроизводители знают порядок, поэтому проблем в основном не возникает.

Источники:

• заверенная ксерокопия

Договор считается бесспорным. То есть правовая сторона такой сделки уже не подвергается сомнению, так как производится в присутствии представителя власти - нотариуса.

Инструкция

Чтобы нотариус заверил договор, необходимым условием является присутствие всех сторон или участников, наличие с собой их личных и иных документов, которые потребуются при заключении соглашения.

Во всех имеющихся документах, согласно законодательству, обязательно должны быть регистрационные номера, даты, личные подписи и печати от должностных лиц. Основанием для отказа в заверении договора может послужить плохая читабельность, к примеру, в них самостоятельно внесены изменения карандашом или ручкой, нечеткие печати, часть текста полностью или частично отсутствует. Важно, чтобы все листы в документах были правильно пронумерованы, скреплены печатью и надежно прошиты

Договор следует представить нотариусу в нескольких экземплярах равноценных копий для каждого участника. В копиях также важно обратить внимание на весь текст, чтобы он был легко читаем и понятен, а подписи и печати имели разборчивый вид.

Затем нужно обратится в кабинет по заверению документов, чтобы сотрудник нотариальной конторы проверил соответствие документов по требованиям законодательства. Также он сверит копии с оригиналом и поставит необходимые штампы на первой и последней страницах. Эти технические приемы существуют для отличия подлинных копий от поддельных. После чего личные данные всех участников будут занесены в реестр.

Существуют также некоторые виды договоров, которые при заключении не требуют присутствия нотариуса. Это может быть договор о найме на работу, о кредите, о поставках, дарении недвижимости и т.д. В таких случаях договор будет заверен, если имеется полная личная информация об участниках его заключающих и его условия не противоречат требованиям существующего законодательства. Такое заверение следует проводить в присутствии всех сторон договора. Каждый оставляет свою личную подпись на последней его странице, после чего нотариусом ставится печать. Копии заверенного договора должны оставаться у каждого участника на руках.

Обратите внимание

Договор будет заверен только в том случае, если он подписан в кабинете прямо на глазах у нотариуса и всех сторон. Если все выше перечисленное было соблюдено правильно, нотариус поставит на последней странице договора личную подпись и заверит печатью. Кроме того, на документах также будет стоять штамп с наименованием города и окончанием срока действия документа. После этого договор считается нотариально заверенным.

Совет 4: Чем государственный нотариус отличается от частного

Одним из элементов правовой системы государства являются нотариусы. С их помощью граждане, а также юридические лица могут защитить свои интересы, касающиеся права собственности, достоверности перевода и многих других вопросов. Нотариусы могут быть как государственными, так и частными.

Общие характеристики

Деятельность частных и государственных нотариусов регулируется одними и теми же законодательными нормами. Данный вид деятельности находится под тщательным контролем со стороны государства. Нотариус обязан иметь лицензию, разрешающую данную деятельность, а также сдать специализированный экзамен, подтверждающий уровень квалификации. Несмотря на одинаковые требования со стороны государства, среди частных нотариусов чаще встречаются более компетентные специалисты, которые обеспечиват квалифицированную помощь в защите интересов.

Согласно действующему законодательству, частные и государственные нотариусы имеют одинаковые права для осуществления нотариальных действий. Различие заключается только в оформлении прав , которое за редким исключением является прерогативой государственных нотариусов. Остальные виды операций можно оформить у любого специалиста, в независимости от того, является ли он частным или государственным.

Особенности и различия

Существует ряд отличий между данными группами нотариусов. В государственных конторах цены на оказываемые услуги регулируются правительством и являются более низкими. Учитывая одинаковый перечень услуг, низкие цены обеспечивают некоторое преимущество для государственных нотариусов. Они являются более предпочтительным выбором для тех, кто старается сэкономить на данных услугах.

Следствием данного преимущества является и определенный недостаток. Более низкие цены привлекают значительное число клиентов, поэтому в государственных конторах могут существовать очереди. Если основным приоритетом является скорость оформления операции, лучше выбрать частного нотариуса. Несмотря на более высокую стоимость услуг, данные специалисты являются представителями типичной рыночной экономики. Для них основным приоритетом выступает более качественное удовлетворение потребностей клиента, поэтому работать с ними значительно комфортнее. Частный нотариус является бизнесменом, который заинтересован в увеличении количества своих клиентов, что отличает его от представителей государственных контор, которые привыкли относиться , как и другие представители госструктур.

Выбор нотариуса зависит от приоритетов клиента. Государственные юристы позволяют решить вопрос за меньшие деньги, но при этом придется потратить значительно больше времени.