Каким шрифтом заполняются документы. Каким шрифтом печатаются официальные документы. Что требуется от рабочей гарнитуры

Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю. Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.). Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman. В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого. Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

• Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
• Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству. Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

1. или выбрав команду .
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы .
3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская ) и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты , убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
5. Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию . Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку Главная в меню Изменить стили . Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца . Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
4. Обязательно установите переключатель .
5. Примените изменения нажатием кнопки OK .

Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно "вручную" (т. е. ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки Главная ), на этом можно перейти к следующему совету. Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет "родителей". Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились "сами собой", в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную. Например, ручной "доводки" потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1 , Заголовок 2 , Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить . Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац . Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы .
5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK .
6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK .

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая "возня" со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Примечание . Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003. Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали. Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

3. Приводим поля страницы к установленной норме

По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ .
2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля . Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы (рис. 4).
3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
5. Закройте диалог нажатием кнопки OK .

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы .

Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом ("красной строкой"). Во многих инструкциях задана величина такого отступа – обычно 1,25 см.

Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка , которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

Рис. 6. Сохраненный стиль должен отобразиться в галерее стилей на вкладке Главная .

Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2 , которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы - Вверху страницы . Однако эта заготовка требует "доводки": номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

Раз и навсегда сформулируем правила нумерации в шаблоне, на основе которого вы создаете документы. Тогда в будущем из раза в раз требуемый вариант колонтитулов будет генерироваться "сам собой". Проделайте следующее:

Рекомендуем сразу же создать новый документ и протестировать на нем работу колонтитулов. Пока в файле одна страница, колонтитула на ней нет. Но как только в документ добавятся следующие страницы, на них автоматически должен отобразиться номер.

6. Усмиряем автозамену и автоформат

Настройки, о которых мы поговорим в этом разделе, не прописываются в нормативных документах. Однако корень проблемы тот же: умолчания Word не вполне соответствуют российским традициям оформления документов.

Коротко напомним, в чем суть рассматриваемых функций автозамены и автоформата. Редактор непрерывно отслеживает ваши действия. И не просто отслеживает: введенный вами текст может корректироваться "сам собой", без явных команд с вашей стороны. В одних случаях такой автоматизм облегчает жизнь, например, программа умеет исправлять широкий круг опечаток. Наберите в документе "оданко" и убедитесь, что Word сам превратит неверно написанное слово в "однако". Увы, не всегда "самоуправство" программы так полезно. Изрядный процент пользователей Word изо дня в день тратит свои силы на исправление одних и тех же ошибок автоформата и автозамены, вместо того, чтобы несколькими щелчками мыши раз и навсегда откорректировать их настройки.

Чтобы добраться до настроек автозамены и автоформата, проделайте следующее:

1. Вызовите команду Файл – Параметры и в открывшемся диалоге Параметры Word перейдите в раздел Правописание .
2. В разделе Правописание нажмите кнопку Автозамена . Откроется диалог Автозамена , в котором наибольший интерес представляют две вкладки – Автозамена и Автоформат при вводе .

Придирчивым пользователям советуем на досуге внимательно изучить все (именно все) настройки этих вкладок. Здесь мы ограничимся одним примером, на котором особенно ярко видны ограничения русификации Word. Это флажок на вкладке Автозамена (рис.).

Рис. 9. Вкладка Автозамена диалога Автозамена. Выделен флажок, отвечающий за перевод букв в заглавные после знака препинания.

Если этот флажок включен, Word отслеживает появление в тексте знаков препинания. Вы вводите точку, программа проверяет, внесено ли слово, предшествующее этой точке, в список исключений, и если нет, то автоматически переводит первую букву следующего слова в верхний регистр. С одной стороны, такой автоматизм удобен, особенно для пользователей, слабо владеющих клавиатурой. С другой стороны, неуместные заглавные буквы после сокращений – одна из самых распространенных ошибок, с которой сталкивается каждый читатель электронных документов.

Беда в том, что список исключений, составленный специалистами Microsoft, неполон. Наиболее яркий пример: сокращать слово "рубль" в России принято и тремя буквами (руб.), и одной (р.). Для делового и профессионального оборота второй вариант считается более предпочтительным, именно он прописан в настройках локализации ОС Microsoft Windows. Увы, русский Word изначально считает, что после буквы р с точкой должно непременно следовать начало нового предложения.

Исправить подобные недоразумения просто: добавьте сокращение к числу исключений. Когда Word ошибочно сделал первую букву слова заглавной, проделайте следующее:

1. Задержите мышь над буквой, которая ошибочно переведена в заглавные. Под буквой появится мерцающий контекстный значок Параметры автозамены .
2. Щелкните мышью по этому контекстному значку. Раскроется всплывающее меню управления автозаменой (рис. 10).
3. Выберите из появившегося меню подходящий вариант. В нашем примере лучше всего создать для буквы "р" с точкой исключение (соответствующая команда отмечена на рис. 10 стрелкой).

Рис. 10. Пример ошибки автозамены и ее исправление с помощью контекстного меню Параметры автозамены. Выделена команда, которая создаст новое исключение.

Просмотреть полный список созданных исключений можно в уже упомянутом диалоге Автозамена . Для этого на вкладке Автозамена следует нажать кнопку Исключения .

Впрочем, автор этих строк предпочитает не мучиться с исключениями, а вообще выключает настройку Делать первые буквы предложений прописными . Кончено, тогда надо нажимать в начале каждого предложения, но, на мой взгляд, это проще, чем отслеживать излишнее "творчество" программы.

Заключение

Как видим, изначальные настройки Microsoft Word далеко не в полной мере соответствуют преобладающим правилам российского делопроизводства. Но благодаря гибкости программы, ее реально адаптировать практически к любым вариантам форматирования.

Если среди читателей этой статьи оказались руководители организаций и учреждений с четкими регламентами оформления документов, рискнем дать им совет. Поручите своим "айтишникам" проработку вопроса о централизованном приведении настроек пользователей Microsoft Office в соответствие с ведомственными или локальными нормативными актами. Можно и нужно создать внутрифирменный шаблон с тщательно выверенным набором настроек, снабдить его инструкцией и затем "раскидать" по рабочим местам. Это позволит при меньших затратах времени создавать более качественные и единообразные документы.

1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК

При применении ПК устанавливаются следующие поля: верхнее – 2 см; нижнее – 3.5 см; правое – 1,5 см; левое – 3 см (для установки полей используйте команду: Файл/Параметры страницы).

Текст должен быть набран в текстовом редакторе Microsoft Word с полуторным интервалом (воспользуйтесь командой Формат/Абзац/ Междустрочный/Полуторный) на одной стороне бумаги формата А4. Абзацный отступ – 1,5 см. выравнивание – по ширине.

Вид шрифта: Times New Roman.

Размер шрифра: для текста – 14; для заголовков – 16; для подзаголовков – 14; для формул – 14; для таблиц – 9, 10 или 12.

Заголовки разделов (глав), подразделов печатаются с заглавной буквы (Технико-экономическая характеристика работы станции), нумеруются арабскими цифрами без точки в конце и записываются с абзацного отступа.

Переносы слов в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно двум интервалам (размер шрифта 14). Расстояние между заголовками раздела и подраздела – один интервал (размер шрифта 14).

При наборе текста учитывайте правила ввода текста:

1 После знаков препинания пробел обязателен, до знаков препинания пробел не ставится (дисциплины: история, математика, физика).

2 После скобок и кавычек пробел не ставится, например «Война и мир» (великое произведение Л.Н.Толстого).

3 До и после тире пробел обязателен (Земля – наш дом). До и после дефиса пробел не ставится (во-первых, где-либо).

4 После заголовков точки не ставятся.

2 Разделы и подразделы

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Подготовка к испытанию

Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

3 Таблицы

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

Название таблицы следует помещать слева над таблицей без абзацного отступа. Например:

Таблица 1 – Температура плавления материалов

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4 Иллюстрации (рисунки)

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1".

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают по центру листа следующим образом: Рисунок 1 - Детали прибора.

5 Формулы

Формулы записываются по центру листа.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример - Плотность каждого образца , кг/м, вычисляют по формуле

, (1)

где m - масса образца, кг;

- объем образца, м.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "".

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

6 Приложения

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, то оно обозначается "Приложение А".

Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301.

Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

Сегодня мы рассмотрим такую тему, как требования к текстам документов, изготовляемых с помощью технических средств. Ей посвящена глава 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Тема более чем важна, поскольку в наше время подавляющая масса документов изготавливается именно с помощью технических средств. Поэтому тем, кто занимается подготовкой документов, а это чаще всего секретари, нужно раз и навсегда запомнить несколько простых, но очень важных требований.

Итак, пунктом 77 Инструкции установлено, что текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Согласно пункту 78 Инструкции при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа. Установлено, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта - 15 пт.

Определено, что оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:

• наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
• поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
• поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.

Как известно из практики, всегда особые сложности вызывает оформление документов в виде таблиц. В инструкции предусмотрены и эти моменты, в частности, говорится, что при подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт. Но содержится оговорка о том, что в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Может это покажется кому-то и странным, но кое-где документы еще оформляются на пишущей машинке. Инструкция предусмотрела и этот нюанс. Так, согласно пункту 80 при оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами. Приводится следующий пример:

	СОГЛАСОВАНО
	Директор Департамента
	по архивам и делопроизводству
	Министерства юстиции
	Республики Беларусь
	Подпись В.И.Адамушко
	СОГЛАСОВАНО
	Протокол заседания
	экспертного совета
	01.02.2008 № 9

Оформлению документа на компьютере посвящен пункт 81 Инструкции, согласно его норме реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Приводится следующий пример:

СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр юстиции	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный
Подпись В.Г.Голованов
	Одинарный
	Полуторный
СОГЛАСОВАНО
	Одинарный
Министр экономики	Точно 14 пт
Республики Беларусь
	Одинарный

Пунктом 82 Инструкции установлена максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

Определено, что при печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

• 0 – граница левого поля;
• 1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
• 2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
• 3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
• 4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
• 5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
• 6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
• 7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
• 8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
• реквизит «Название вида документа»;
• реквизит «Заголовок к тексту»;
• реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
• реквизит «Отметка о наличии приложения»;
• реквизит «Отметка об исполнителе»;
• реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
• реквизит «Отметка о заверении копии»;
• реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
• слова «Верно», «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Согласно пункту 84 Инструкции от нулевого положения печатаются:

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».

От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 × 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

Установлено также, что при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от нулевого и восьмого положений табулятора. При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом.

Согласно пункту 86 Инструкции, если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля). Пунктом 87 установлено, что если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

Имейте в виду, что в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. Однако в середине строк реквизитов знаки препинания, естественно, сохраняются.

Пункт 90 Инструкции запрещает в документах текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. Установлено, что прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях и указаниях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.

Также важно знать, что при оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. В республиканских органах госуправления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт. Еще один очень важный момент: новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно Инструкция допускает печатать на двух сторонах листа.

И последнее. Согласно Инструкции документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота госорганов, должны соответствовать следующим требованиям:

• быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
• создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
• содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства Республики Беларусь;
• содержать одну или несколько ЭЦП, а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.

Установлено, что в случае пересылки графического образа (изображения, созданного путем сканирования) документа на бумажном носителе (приложения к документу) он должен быть выполнен в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов графических образов.

Электронный документ не должен содержать автоматически исполняемый программный код (макрокоманду) либо ссылки на внешние исполняемые файлы.

ГОСТ 2.105-95

Группа Т52

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Единая система конструкторской документации

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ

Unified system for design documentation. General requirements for textual documents

Текст Сравнения ГОСТ 2.105-95 с ГОСТ Р 2.105-2019 см. по ссылке .
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

МКС 01.110
ОКСТУ 0002

Дата введения 1996-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 7 от 26 апреля 1995 г.)

За принятие проголосовали:

Наименование государства	Наименование национального органа по стандартизации
Азербайджанская Республика	Азгосстандарт
Республика Армения	Армгосстандарт
Республика Беларусь	Госстандарт Республики Беларусь
Грузия	Грузстандарт
Республика Казахстан	Госстандарт Республики Казахстан
Кыргызская Республика	Кыргызстандарт
Республика Молдова	Молдовастандарт
Российская Федерация	Госстандарт России
Республика Таджикистан	Таджикстандарт
Туркменистан	Главгосслужба "Туркменстандартлары"
Республика Узбекистан	Узгосстандарт
Украина	Госстандарт Украины

Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)

За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МЭК (ИСО 3166) 004]

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 8 августа 1995 г. N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.

4 ВЗАМЕН ГОСТ 2.105-79 , ГОСТ 2.906-71

5 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с Изменением N 1 , утвержденным в июне 2006 г. (ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)


ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; поправка , опубликованная в ИУС N 1, 2018 год

Поправки внесены изготовителем базы данных

1 Область применения

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения

ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 6.38-90 * Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
_______________
* На территории Российской Федерации отменен без замены.

ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин

ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации
________________
* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009 .


ГОСТ 14236-81 Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение

3 Общие положения

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).

Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316 .

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002 . Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

- рукописным - чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;

- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;

- ксерокопированием - при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;

- светокопированием;

- микрофильмированием;

- на электронных носителях данных.

3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002 .

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101 .

3.10 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандарта ЕСКД.

Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.

4 Требования к текстовым документам, содержащим, в основном, сплошной текст

4.1 Построение документа

4.1.1. Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: ХХХХ.331112.032Ф0, ХХХХ.331112.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02 и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер. Пример заполнения поля 4 титульного листа на книгу приведен в приложении Б.

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ 21.101 .

4.1.2. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

4.1.3 Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры

Нумерация пунктов первого раздела документа

2 Технические требования

Нумерация пунктов второго раздела документа

Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

3 Методы испытаний

3.1 Аппараты, материалы и реактивы

Нумерация пунктов первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Подготовка к испытанию

Нумерация пунктов второго подраздела третьего раздела документа

4.1.4 Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется.

4.1.5 Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются порядковыми номерами в пределах документа.

4.1.6 Пункты, при необходимости, могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д.

4.1.7 Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления.

Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву русского или латинского алфавитов, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример.

а) ______________

б) ______________

1) ______________

2) ______________

в) ______________

(Измененная редакция, Изм. N 1).

4.1.8 Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

4.1.9 Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм. При выполнении текстовых документов автоматизированным способом допускается применять расстояния, близкие к указанным интервалам.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

4.1.10 Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

4.1.11 В документе (части, книге) большого объема на первом (заглавном) листе и, при необходимости, на последующих листах помещают содержание, включающее номера и наименования разделов и подразделов с указанием номеров листов (страниц).

Если документ разбит на части (книги), то в конце содержания первой части (книги) перечисляют обозначение и наименование (при наличии) остальных частей (книг). Содержание включают в общее количество листов данного документа (части, книги).

Слово "Содержание" записывают в виде заголовка (симметрично тексту) с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными буквами, начиная с прописной буквы.

4.1.12 В конце текстового документа перед листом регистрации изменений допускается приводить список литературы, которая была использована при его составлении. Выполнение списка и ссылки на него в тексте - по ГОСТ 7.32 . Список литературы включают в содержание документа.

4.1.13. Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц применять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа следующим образом:

3 15

раздел страница

4.2 Изложение текста документов

4.2.1 Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем - название изделия (имя существительное); при этом допускается употреблять сокращенное наименование изделия.

Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

4.2.2 Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется, чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например "применяют", "указывают" и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, тo в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

4.2.3 В тексте документа не допускается:

- применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

- применять произвольные словообразования;

- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

4.2.4 В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово "минус");

- применять знак "" для обозначения диаметра (следует писать слово "диаметр"). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак "";

- применять без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), (больше или равно), (меньше или равно), (не равно), а также знаки N (номер), % (процент);

- применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.

4.2.5 Если в документе приводятся поясняющие надписи, наносимые непосредственно на изготовляемое изделие (например, на планки, таблички к элементам управления и т.п.), их выделяют шрифтом (без кавычек), например ВКЛ., OTKЛ., или кавычками - если надпись состоит из цифр и (или) знаков.

Наименования команд, режимов, сигналов и т.п. в тексте следует выделять кавычками, например "Сигнал + 27 включено".

4.2.6 Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316 .

Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов.

4.2.7 Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте документа перед обозначением параметра дают его пояснение, например "Временное сопротивление разрыву ".

При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.

4.2.8 В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417 .

Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается.

4.2.9 В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета от единицы до девяти - словами.

Примеры.

1 Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.

2 Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

4.2.10 Единица физической величины одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например 1,50; 1,75; 2,00 м.

4.2.11 Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона.

Примеры.

1 От 1 до 5 мм.

2 От 10 до 100 кг.

3 От плюс 10 до минус 40 °С.

4 От плюс 10 до плюс 40 °С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме единиц физических величин, помещаемых в таблицах, выполненных машинописным способом.

4.2.12 Приводя наибольшие или наименьшие значения величин, следует применять словосочетание "должно быть не более (не менее)".

Приводя допустимые значения отклонений от указанных норм, требований, следует применять словосочетание "не должно быть более (менее)".

Например, массовая доля углекислого натрия в технической кальцинированной соде должна быть не менее 99,4 %.

4.2.13 Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств изделия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой.

Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, марок и т.п. изделий одного наименования должно быть одинаковым. Например, если градация толщины стальной горячекатаной ленты 0,25 мм, то весь ряд толщин ленты должен быть указан с таким же количеством десятичных знаков, например 1,50; 1,75; 2,00.

4.2.14 Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать ; (но не , ).

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например 5/32; (50А-4C)/(40В+20).

4.2.15 В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример - Плотность каждого образца , кг/м, вычисляют по формуле

где - масса образца, кг;

- объем образца, м.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

4.2.16 Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "".

4.2.17 В документах, издаваемых нетипографским способом, формулы могут быть выполнены машинописным, машинным способами или чертежным шрифтом высотой не менее 2,5 мм. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается.

4.2.18 Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например... в формуле (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (3.1).

4.2.19 Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

4.2.20 Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала.

Примечания не должны содержать требований.

4.2.21 Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания, и печатать с прописной буквы с абзаца. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и примечание печатается тоже с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

4.2.22 В текстовом документе допускаются ссылки на данный документ, стандарты, технические условия и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом.

Ссылки на стандарты предприятий (СТП) и другую техническую документацию должны быть оговорены в договоре на разработку изделия.

Ссылаться следует на документ в целом или его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа.

При ссылках на стандарты и технические условия указывают только их обозначение, при этом допускается не указывать год их утверждения при условии записи обозначения с годом утверждения в конце текстового документа под рубрикой ""ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ" по форме:

4.3 Оформление иллюстраций и приложений

4.3.1 Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1".

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например - Рисунок А.3.

Допускается не нумеровать мелкие иллюстрации (мелкие рисунки), размещенные непосредственно в тексте и на которые в дальнейшем нет ссылок.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например - Рисунок 1.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать "... в соответствии с рисунком 2" при сквозной нумерации и "... в соответствии с рисунком 1.2" при нумерации в пределах раздела.

Иллюстрации, при необходимости, могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок" и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: Рисунок 1 - Детали прибора.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

4.3.2 Если в тексте документа имеется иллюстрация, на которой изображены составные части изделия, то на этой иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, которые располагают в возрастающем порядке, за исключением повторяющихся позиций, а для электро- и радиоэлементов - позиционные обозначения, установленные в схемах данного изделия.

Исключение составляют электро- и радиоэлементы, являющиеся органами регулировки или настройки, для которых (кроме номера позиции) дополнительно указывают в подрисуночном тексте назначение каждой регулировки и настройки, позиционное обозначение и надписи на соответствующей планке или панели.

Допускается, при необходимости, номер, присвоенный составной части изделия на иллюстрации, сохранять в пределах документа.

Для схем расположения элементов конструкций и архитектурно-строительных чертежей зданий (сооружений) указывают марки элементов.

При ссылке в тексте на отдельные элементы деталей (отверстия, пазы, канавки, буртики и др.) их обозначают прописными буквами русского алфавита.

Указанные данные наносят на иллюстрациях согласно ГОСТ 2.109 .

4.3.3 На приводимых в документе электрических схемах около каждого элемента указывают его позиционное обозначение, установленное соответствующими стандартами, и при необходимости, номинальное значение величины.

4.3.4 Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.

Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.

4.3.5 Приложения могут быть обязательными и информационными.

Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.

4.3.6 В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения "Библиография", которое располагают последним.

4.3.7 Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова "Приложение" и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово "обязательное", а для информационного - "рекомендуемое" или "справочное".

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

4.3.8 Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Если в документе одно приложение, оно обозначается "Приложение А".

4.3.9 Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах формата A3, А43, А44, А2 и А1 по ГОСТ 2.301 .

4.3.10 Текст каждого приложения, при необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.

4.3.11 Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и заголовков.

4.3.12 Приложения, выпускаемые в виде самостоятельного документа, оформляют по общим правилам - первый лист с основной надписью по форме 2, последующие листы - по форме 2а по ГОСТ 2.104 , ГОСТ 21.101 .

При необходимости такое приложение может иметь "Содержание".

4.3.13 Приложениям или книгам, выпущенным в виде самостоятельного документа, обозначение присваивают как части документа с указанием в коде документа их порядкового номера. Если приложение или книга имеют титульный лист, то на нем под наименованием документа указывают слово "Приложение" и его обозначение в случае двух и более приложений, например "Приложение Б" или "Книга" и ее порядковый номер, например "Книга 6".

4.3.14* Допускается в качестве приложения к документу использовать другие самостоятельно выпущенные конструкторские документы (габаритные чертежи, схемы и др.).

Документ, включая документ, к которому выпускаются приложения, комплектуют в альбом с составлением к нему описи альбома. Описи присваивают обозначение изделия, для которого разработан основной документ, и код ОП.

Опись составляют по форме 8 и 8а ГОСТ 2.106 . Первым в нее записывают документ, для которого в качестве приложения применены другие конструкторские документы. Далее документы записывают в порядке их комплектования в альбом. При необходимости к альбому документов составляют титульный лист.
_______________
* См. ярлык "Примечания". - Примечание изготовителя базы данных.

4.4 Построение таблиц

4.4.1 Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1

4.4.2 Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Если в документе одна таблица, она должна быть обозначена "Таблица 1" или "Таблица В.1", если она приведена в приложении В.

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

4.4.3 На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием ее номера.

4.4.4 Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

4.4.5 Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями.

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

4.4.6 Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к документу.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

4.4.7 Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения) таблицы в соответствии с рисунком 2. При подготовке текстовых документов с использованием программных средств надпись "Продолжение таблицы" допускается не указывать.

Рисунок 2

Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, допускается не проводить.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 3. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией или линией толщиной 2.

Рисунок 3

(Измененная редакция, Изм. N 1).

4.4.8 Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу в соответствии с рисунком 4.

Рисунок 4

При необходимости нумерация показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием в соответствии с рисунком 5. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. порядковые номера не проставляют.

Рисунок 5

4.4.9 Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице физической величины, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на части - над каждой ее частью в соответствии с рисунком 2.

Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например, в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например "Размеры в миллиметрах", "Напряжение в вольтах", а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин в соответствии с рисунком 4.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321 , или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например - диаметр, - высота, - длина.

Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно в порядке возрастания индексов в соответствии с рисунком 4.

4.4.10 Ограничительные слова "более", "не более", "менее", "не менее" и др. должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы физической величины, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая в соответствии с рисунками 4 и 5.

4.4.11 Обозначение единицы физической величины, общей для всех данных в строке, следует указывать после ее наименования в соответствии с рисунком 5. Допускается при необходимости выносить в отдельную строку (графу) обозначение единицы физической величины.

4.4.12 Если в графе таблицы помещены значения одной и той же физической величины, то обозначение единицы физической величины указывают в заголовке (подзаголовке) этой графы в соответствии с рисунком 6. Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз в соответствии с рисунками 4 и 6.

Рисунок 6

Если числовые значения величин в графах таблицы выражены в разных единицах физической величины, их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы.

Обозначения, приведенные в заголовках граф таблицы, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.

4.4.13 Обозначения единиц плоского угла следует указывать не в заголовках граф, а в каждой строке таблицы как при наличии горизонтальных линий, разделяющих строки в соответствии с рисунком 7, так и при отсутствии горизонтальных линий в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 7

Рисунок 8

4.4.14 Предельные отклонения, относящиеся ко всем числовым значениям величин, помещенным в одной графе, указывают в головке таблицы под наименованием или обозначением показателя в соответствии с рисунком 9.

Рисунок 9

4.4.15 Предельные отклонения, относящиеся к нескольким числовым значениям величин или к определенному числовому значению величины, указывают в отдельной графе в соответствии с рисунком 10.

Рисунок 10

4.4.16 Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками в соответствии с рисунком 11. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении его заменяют словами "То же", а далее - кавычками в соответствии с рисунком 12. Если предыдущая фраза является частью последующей, то допускается заменить ее словами "То же" и добавить дополнительные сведения.

Рисунок 11

Рисунок 12

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

4.4.17 Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов и типоразмеров изделий, обозначения нормативных документов не допускается.

4.4.18 При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире) в соответствии с рисунком 11.

4.4.19 При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, их следует записывать: "От... до... включ.", "Св. ... до... включ." в соответствии с рисунком 11.

В интервале, охватывающем числа ряда, между крайними числами ряда в таблице допускается ставить тире в соответствии с рисунком 13.

Рисунок 13

Интервалы чисел в тексте записывают со словами "от" и "до" (имея в виду "От... до... включительно"), если после чисел указана единица физической величины или числа, представляют безразмерные коэффициенты, или через дефис, если числа представляют порядковые номера.

Примеры

1 ... толщина слоя должна быть от 0,5 до 20 мм.

27-12, рисунок 1-14

4.4.20 В таблицах при необходимости применяют ступенчатые полужирные линии для выделения диапазона, отнесенного к определенному значению, объединения позиций в группы и указания предпочтительных числовых значений показателей, которые обычно расположены внутри ступенчатой линии, или для указания, к каким значениям граф и строк относятся определенные отклонения, в соответствии с рисунком 14. При этом в тексте должно быть приведено пояснение этих линий.

Рисунок 14

4.4.21 Числовое значение показателя проставляют на уровне последней строки наименования показателя в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15

Значение показателя, приведенное в виде текста, записывают на уровне первой строки наименования показателя в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16

4.4.22 Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

4.4.23 При необходимости указания в таблице предпочтительности применения определенных числовых значений величин или типов (марок и т.п.) изделий допускается применять условные отметки с пояснением их в тексте документа.

Для выделения предпочтительной номенклатуры или ограничения применяемых числовых величин или типов (марок и т.п.) изделий допускается заключать в скобки те значения, которые не рекомендуются к применению или имеют ограничительное применение, указывая в примечании значение скобок в соответствии с рисунком 17.

Рисунок 17

4.4.24 Для изделий массой до 100 г допускается приводить массу определенного количества изделий, а для изделий, изготовленных из разных материалов, может быть указана масса для основных материалов в соответствии с рисунками 18-20.

Рисунок 18

Рисунок 19

Рисунок 20

Вместо указания в таблице массы изделий, изготовленных из разных материалов, допускается давать в примечании к таблице ссылку на поправочные коэффициенты.

Пример - Для определения массы винтов, изготовляемых из других материалов, значения массы, указанные в таблице, должны быть умножены на коэффициент:

- 1,080 - для латуни;

- 0,356 - для алюминиевого сплава.

4.4.25 При наличии в документе небольшого по объему цифрового материала его нецелесообразно оформлять таблицей, а следует давать текстом, располагая цифровые данные в виде колонок.

Пример

Предельные отклонения размеров профилей всех номеров:

	по высоте
	по ширине полки
	по толщине стенки
	по толщине полки

4.5 Сноски

4.5.1 Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в документе, то эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски.

Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны, а к данным, расположенным в таблице, в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

4.5.2 Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение, и перед текстом пояснения.

4.5.3 Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта.

Пример - "... печатающее устройство..."

Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.

Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками: *. Применять более четырех звездочек не рекомендуется.

4.6 Примеры

4.6.1 Примеры могут быть приведены в тех случаях, когда они поясняют требования документа или способствуют более краткому их изложению.

4.6.2 Примеры размещают, нумеруют и оформляют так же, как и примечания (по 4.2.21).

5 Требования к текстовым документам, содержащим текст, разбитый на графы

5.1 Текстовые документы, содержащие текст, разбитый на графы, при необходимости, разделяют на разделы и подразделы, которые не нумеруют.

5.2 Наименования разделов и подразделов записывают в виде заголовков строчными буквами (кроме первой прописной) и подчеркивают.

Расположение заголовков для ведомостей установлено соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.

Ниже каждого заголовка должна быть оставлена одна свободная строка, выше - не менее одной свободной строки.

5.3 Примечания к разделам, подразделам или ко всему документу нумеруют в соответствии с 4.2.21.

5.4 В текстовых документах в бумажной форме, имеющих строки, все записи проводят на каждой строке в один ряд.

Для облегчения внесения изменений:

- ведут запись в нижней части поля строки. Записи не должны сливаться с линиями, разграничивающими строки и графы;

- оставляют свободные строки между разделами и подразделами, а в документах большого объема - также внутри разделов и подразделов.

При составлении документов на опытные образцы дополнительно предусматривают свободные строки для записи документов и других данных, которые могут быть введены в документацию.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.5 Если в графе документа записан текст в несколько строк, то в последующих графах записи начинают на уровне первой строки. Если в последующих графах запись размещается на одной строке, то при машинописном способе выполнения ее допускается помещать на уровне последней строки.

5.6 Для электронных документов при выводе на бумажный носитель или устройство отображения с использованием программных средств допускаются отклонения по формам исполнения таблиц (размеры рамок, граф и т.п.) и размещению текста (размеры полей, интервалы и т.д.) с соблюдением при этом требований к оформлению текстовых документов.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

6 Требования к оформлению титульного листа и листа утверждения

6.1 Титульный лист является первым листом документа. Титульный лист, составленный на альбом документов, является первым листом описи этого альбома.

6.2 Лист утверждения (ЛУ) выпускают для документов, на которых по условиям их использования разработчик и (или) заказчик считает нецелесообразным приводить наименования организаций, должности и фамилии лиц, подписавших эти документы.

6.3 ЛУ выпускают на один документ, на несколько документов, на альбом документов или комплект документов. Допускается выпускать ЛУ на отдельную часть или несколько частей документа.

6.4 Обозначение ЛУ состоит из обозначения документа, к которому он относится, с добавлением через дефис кода ЛУ, например ХХХХ.ХХХХХХ.ХХХТУ-ЛУ.

6.5 Если ЛУ выпускается на альбом документов, ему присваивают обозначение одного из этих документов с добавлением через дефис кода ЛУ и записывают в опись альбома первым.

6.6 Если ЛУ выпускается на несколько документов, ему присваивают обозначение одного из этих документов с добавлением через дефис кода ЛУ и записывают в спецификацию, в которую входит этот документ.

6.7 Если ЛУ выпускается на комплект документов, ему присваивают обозначение спецификации с добавлением кода ЛУ и записывают в спецификацию в раздел "Документация" первым.

6.8 При записи ЛУ в спецификацию следует указывать в графе "Примечание" - "Размножать по указанию".

Примечания

1 ЛУ размножают и рассылают при необходимости. Необходимость рассылки копий ЛУ определяет держатель подлинника ЛУ по согласованию с заказчиком.

2 В ведомость эксплуатационных документов, а также в ведомость документов для ремонта ЛУ не включают.

6.9 Титульный лист и ЛУ выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 по форме, приведенной на рисунке 21:

поле 1 - наименование ведомства, в систему которого входит организация, разработавшая данный документ. Заполнение поля не обязательно;

поле 2 - в левой части - код по классификатору продукции, в правой части - специальные отметки. Заполняется только для титульного листа;

(Поправка . ИУС N 1-2018).

поле 3 - в левой части - гриф согласования, в правой части - гриф утверждения, выполняемые по ГОСТ 6.38 , при необходимости;

поле 4 - наименование изделия (заглавными буквами) и документа, на который составляется титульный лист или ЛУ. Если титульный лист составляется для документов, разбитых на части, указывают номер части и ее наименование. Для альбома документов указывают номер альбома и общее количество альбомов, например:

СТАНОК ГОРИЗОНТАЛЬНЫЙ

МОДЕЛЬ 2620В

Габаритные чертежи

Всего альбомов 5

Рисунок 21 - Схема расположения полей титульного листа и листа утверждения

поле 5 - слова "Лист утверждения"; поле заполняют только для ЛУ;

поле 6 - для титульного листа - обозначение документа (заглавными буквами), для альбома документов - обозначение описи этого альбома; для ЛУ - обозначение ЛУ;

поле 7 - количество листов ЛУ. Поле не заполняют, если ЛУ выполнен на одном листе;

поле 8 - для титульного листа: подписи разработчиков документа, выполняемые согласно ГОСТ 6.38 . Если документ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то кроме подписей, указанных в поле 3, остальные подписи располагают в левой части поля 8.

Подписи, указанные в основной надписи заглавного листа, не должны повторяться на титульном листе и листе утверждения.

Для ЛУ: слева - гриф согласования (при необходимости), справа - подписи разработчиков и нормоконтролера по ГОСТ 6.38 в порядке, установленном на предприятии-разработчике.

При большом количестве подписей поле 8 увеличивают за счет выпуска второго листа. При этом на нем в верхнем правом углу указывают: для титульного листа - "Продолжение титульного листа", для ЛУ - "Продолжение листа утверждения" и далее наименование и обозначение документа. В этом случае в конце первого листа указывают: "Продолжение на следующем листе";

поле 9 - графы 19-23 по ГОСТ 2.104 , размещаемые на поле для подшивки. Допускается располагать поле 9 на поле 10 по ГОСТ 2.004 ;

поле 10 - графы 14-18 по ГОСТ 2.104 (допускается размеры устанавливать произвольно; линии, разделяющие графы и строки, не наносят; наименование граф не указывают). Поле заполняют строками снизу вверх. Поле заполняется только для ЛУ.

6.10 В случае выпуска ЛУ на несколько документов в поле 8 ниже подписей указывают обозначение документов, на которые распространяется данный ЛУ.

6.11 При утверждении одного или нескольких документов листом утверждения на титульном листе в левом верхнем углу для текстовых документов или над основной надписью для графических документов делается надпись:

	Утвержден обозначение ЛУ

(Измененная редакция, Изм. N 1).

6.12 Изменение в ЛУ вносят по ГОСТ 2.503 и отражают в дополнительных графах по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004 .

Примеры оформления титульного листа и листа утверждения приведены в приложениях В-Е.

7 Требования к оформлению документов для двустороннего копирования

7.1 Для двустороннего копирования листы документа выполняют сдвоенными с линией сгиба посередине. Основную надпись приводят на обеих половинах каждого листа (рисунок 22), за исключением дополнительных граф, которые помещают только на нечетной странице.

Рисунок 22

7.2 В основных надписях наименование графы "Лист" изменяют на "С.", а наименование "Листов" (на заглавных листах) на "Страниц".

7.3 Отдельные листы документа (например, титульный лист или листы с приложениями графического содержания) издают без заполнения оборотной стороны копии; на таких листах указывают нечетные номера страниц, а соответствующие им четные номера страниц не указывают, но включают в общее количество страниц документа.

7.4 Для документов, выполненных способом двустороннего копирования, формат и количество листов указывают следующим образом:

- формат записывают в виде дроби, где в числителе указывают формат сдвоенных листов документа, а в знаменателе - формат копий, например А3/А4;

- количество листов также записывают в виде дроби: в числителе - количество сдвоенных листов документа, а в знаменателе - количество страниц, например 45/с.90.

Приложение А (справочное). Пример выполнения текстового документа

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

______________
* Второй пример в приложении. Вероятно ошибка оригинала. Следует читать "Основная надпись по ГОСТ 2.104-2006 (форма 2а)". - Примечание изготовителя базы данных.

Приложение Б (справочное). Пример заполнения поля 4 титульного листа на книгу

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

(Измененная редакция, Изм. N 1).

Приложение В (справочное). Пример заполнения листа утверждения на один документ

ПРИЛОЖЕНИЕ В
(справочное)

(Поправка).

Приложение Г (справочное). Пример заполнения листа утверждения на несколько документов

ПРИЛОЖЕНИЕ Г
(справочное)

Примечание - С 2000 г. обозначение года в дате указывают четырьмя цифрами.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

Приложение Д (справочное). Пример заполнения титульного листа

ПРИЛОЖЕНИЕ Д
(справочное)

Примечание - С 2000 г. обозначение года в дате указывают четырьмя цифрами.

(Поправка).

Приложение Е (справочное). Пример заполнения титульного листа при наличии листа утверждения

ПРИЛОЖЕНИЕ Е
(справочное)

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
Единая система конструкторской документации.
Основные положения: Сб. ГОСТов. -
М.: Стандартинформ, 2011




Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена

За последний период практика документирования претерпела существенные изменения. Усовершенствование этой сферы привело к разработке новых стандартов. Процесс затронул ряд позиций. Чтобы разобраться, как правильно оформить документ по ГОСТу, следует ознакомиться с преобразованным перечнем требований и правил.

Введение в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30, принятый в 2003 году, заменен ГОСТом Р 7.0.97-2016. Теперь организационно-распорядительная документация оформляется в ином порядке.

Необходимость изменения норм обусловлена несколькими факторами:

• разработкой других реквизитов;
• использованием информационных систем;
• интенсивным применением электронных технологий в сфере межкорпоративного документооборота;
• приведением в действие законов «Об электронной подписи» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Стандарты, действующие с 2002 года, являются добровольными. Это относится и к новому ГОСТу. Для организаций это означает, что им предоставляется выбор: оформлять документы, в соответствии с новым стандартом или придерживаться предыдущих норм. Административная ответственность в последнем случае не предусмотрена.

Но применение стандарта позволяет получить ряд преимуществ:

• улучшение качества работы с документацией;
• предотвращение проблем, возникающих между организациями в ходе взаимодействия с применением документов;
• экономическую выгоду;
• юридическую гарантию документации при задействовании в судебном разбирательстве.

В основу введенного ГОСТ вошли наиболее приемлемые для настоящего времени нормы и требования. Чтобы использовать новый стандарт, учреждениям нужно его внести в ЛНА (локальный нормативный акт), который устанавливает правила работы с документацией. Положения в обязательном порядке вносятся в Инструкцию по делопроизводству. ЛНА нужно привести в соответствие с нововведенными нормами.

Принятый государственный стандарт получил другое наименование. Ему присвоен и новый номер. Это объясняется следующими причинами.

Принятый ГОСТ не привязан к УСОРД. Изменение номера обусловлено ликвидацией Технического комитета Государственного стандарта, который задействовался при разработке предыдущего ГОСТ. Это стало причиной изменений. Изменения в стандарт внесены комитетом 191 Росстандарта, вследствие чего нововведенный ГОСТ отнесли к другому классу.

Требования и правила оформления текстовых документов

Принятые требования адаптированы к компьютерам и текстовым редакторам.

Параметры страницы

Перед началом работы в программе Ворд (Word) необходимо установить параметры для страницы:

• «альбомную» ориентацию;
• разметки;
• размер бумаги;
• поля;
• абзац.

При необходимости применяется расстановка переносов и колонки.

Шрифт текста

Для текста предусмотрено несколько шрифтов:

• Verdana № 12 и 13;
• Arial № 12 и 13;
• Times New Roman № 13 и 14;
• Calibri № 14 и его близкие вариации.

Поля и отступы

Красная строка начинается с отступа в 1,25 сантиметров. Надо определить пространство между краями страницы и текстом. Согласно стандарту межгосударственного формата ГОСТ 2.105, в нижнем и верхнем участке нужно отступать по 2 сантиметра, отступ слева и справа - 3 сантиметра и 1,5 сантиметра соответственно.

Межстрочный интервал

При печатании текста соблюдается интервал 1-1,5. Для документов, у которых при издании уменьшается масштаб, эта норма увеличивается. Здесь нужно придерживаться 2 интервалов. Между словами должен быть один пробел. Буквы отделяются обычным интервалом. Красная строка набирается с 1,25. При вставке текста может выполняться автоматическое редактирование интервалов.

Нумерация страниц

Чтобы разобраться, с какого листа нумерация будет правильной, надо принимать во внимание титульник. Но цифры на нем не нужны. При нумерации используются арабские знаки, которые помещают в центральную часть нижнего поля страницы. Для этого применяется 10 пт. размер шрифта.

Если в документе присутствуют рисунки либо иллюстрации, находящиеся на отдельном листе, его включают в нумерацию.

Титульный лист

Первый лист называют титульным. Для его выполнения используют формат А4.

Титульный лист оформляется по форме:

• в первом поле указывается учреждение, к которому относится предприятие, составившее документ. Его заполнение осуществляется добровольно;
• второе поле предусмотрено для индивидуального кода ОКП, размещающегося в левой части и специальных отметок, которые располагают на правой стороне;
• с правой стороны третьего поля надо ставить гриф утверждения, а с левой - согласования. Ориентироваться при составлении следует на ГОСТ 6.38;
• в четвертом поле прописными буквами указывают названия изделия и документа. Если он состоит из нескольких частей, нужно ставить номера и наименования каждой из них, а если речь идет об альбомах, надо указать их количество и каждый обозначить нумерацией;
• в шестом поле заглавными буквами помещают определение документа или описи альбома;
• в восьмом должны быть подписи авторов документа, выполненные по ГОСТ 6.38. Если они указаны при написании основной надписи на заглавном листе, на титульнике их не повторяют. При необходимости восьмое поле можно увеличить. Это делается путем использования второго листа. В его правом верхнем углу надо написать: «Продолжение титульного листа»;
• девятое поле используют для граф 19-23, соответствующих ГОСТ 2.104.

Если нужно утверждать документ, в верхнем углу слева или над заголовком для графических документов указывается «Утвержден».

Шапка

Составляя заявление или иное деловое письмо, надо ознакомиться с порядком написания шапки. Эту часть располагают продольным или угловым способом.

Вариант 1

Вариант 2

В документообороте распространен последний вариант.

Вверху размещают:

• номер;
• дату;
• заголовок текста в форме одной фразы;
• при составлении ответа указывается дата и ссылка на регистрационный номер.

В верхнем углу или в центре находятся реквизиты организации, обращение к адресату, возможно его ФИО, а также должность. В центральной части ставится обращение, направленное к получателю.

Штамп

Практическая задача штампов заключается в замене рукописных записей и ускорении документооборота.

Они делятся на разновидности:

• угловой штамп содержит реквизиты организации и применяется при отсутствии бланков. Его используют при выдаче справки, ведении переписки и так далее;
• маркировочный штамп предназначен для маркировки тары или продукции;
• штамп ограничения права доступа ставится вверху в правом углу, используется для журнала регистрации и пакетов с документацией;
• штамп регистрационный включает название учреждения, номера входящей документации и поля для даты поступления;
• штамп с реквизитами содержит место регистрации, сокращенную форму наименования организации, ИНН.

Юридической силой штампы не наделены.

Таблицы

Таблицы, как и ТУ - это разновидность конструкторской документации. Их название размещают в верхней части. Оно соответствует содержанию. Нумеруют таблицы арабскими цифрами в сквозном порядке по всему документу или разделу.

Для последнего варианта применяется правило. Нумерация состоит из номера самой таблицы и раздела. Для разграничения цифр применяют точку. Таблицы располагают под ссылками в тексте, при которых указывается «таблица» и ставится номер.

Заголовки строк и граф пишутся с прописных букв, при указании подзаголовков используются строчные. Точку в конце не ставят. Минимальное расстояние между строками - 8 миллиметров. Номерной знак заносят в графу «№ п/п» (сокращение «номер по порядку»). Существует три варианта размещения таблицы: под текстом, где находится ссылка, на последующей странице или в приложении. Каждый определяется ее параметрами.

Если формат граф или строк превышает размер страницы, таблицу надо поделить на несколько частей. Одну из них размещают рядом с другой либо под ней. Слово «Таблица» пишут только над первым фрагментом, над остальными частями указывают «Продолжение таблицы».

Обозначение единиц физических величин пишется после их наименований. Если в таблице повторяются значения, использовать вместо них кавычки нельзя. Отсутствие сведений обозначается прочерком. Интервал, охватывающий числа в ряду, указывают в такой форме: «От … до … включ.». Между крайними знаками нормы допускается тире. Правильность написания при этом не будет нарушена. Числовые значения располагаются на уровне размещения последней строки, в которой указаны показатели.

Электронные таблицы формируют рабочую книгу. Такое наименование носит файл Excel. Строки в рабочей книге обозначаются числами. Таблицы содержатся в шаблоне пояснительной записки.

Рисунки

При выполнении рисунков ориентируются на стандарты СПДС и ЕСКД. Картинки размещают в середине текста после первого упоминания или в конце. Нумерация делается по сквозной системе под изображением арабскими цифрами после слова «Рисунок».

Используют и его сокращенный вариант «Рис.». Условия ГОСТ позволяют выполнять нумерацию в пределах всего документа или ограничиться только разделом, совмещая номер раздела и порядковый номер иллюстрации.

При необходимости под изображением размещают пояснительный подрисуночный текст. Для иллюстраций небольшого размера, на которые в последующем тексте отсутствуют ссылки, нумерация не обязательна.

Если на рисунке изображено несколько фрагментов изделия, надо в возрастающей последовательности указать номер каждого из них. Изображения применяют при разработке технической документации.

Дополнения к тексту можно поместить в приложение. Это расчеты, графики, описания приборов и алгоритмов и так далее. Приложения могут быть самостоятельными документами или их продолжениями.

Реквизиты организации

Списки реквизитов нового и предыдущего ГОСТ отличаются.

Р 7.0.97-2016 включает:

• наименование должности лица, организации и структурного подразделения - автора документа;
• отметку об электронной подписи, заверении копии, направлении документа в дело, контроле и поступлении документа;
• гриф ограничения доступа;
• товарный знак;
• эмблему;
• герб (государственный, муниципального образования, субъекта РФ);
• адресат;
• подпись;
• отметку об исполнителе;
• товарный знак;
• код формы;
• справочные данные;
• дату документа;
• справочные данные;
• регистрационный номер;
• место составления либо издания документа;
• ссылку на дату и регистрационный номер;
• гриф утверждения и согласования;
• адресат;
• текст и заголовок к нему;
• визу;
• печать;
• резолюцию.

В новый стандарт не вошел код организации. Также ИНН налогоплательщика, ОГРН юридического лица и идентификатор электронных копий. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, зафиксированному в учредительных документа, к которым относится Устав.

Грифы согласования и утверждения состоят из слов: согласовано и утверждаю расположение. Кавычки не применяются. Указывается должность лица, утвердившего документ или с которым он согласован, также потребуется подпись, расшифровка и дата.

Язык

Документы составляются на государственном языке РФ. Это требование не распространяется на республики, состоящие в составе России. Новый ГОСТ - это стандарт, разрешающий в рамках законодательной базы использовать местные государственные языки.

Этикетные фразы

Такие фразы относятся к внутренней переписке и деловым письмам. К ним принадлежат вступительные обращения. А также заключительные фразы. Если необходимо обратиться по должности, то ее название указывается с заглавной буквы. Фразу начинают словом «Уважаемый». ФИО не вставляется. Пример такого обращения выглядит следующим образом: «Уважаемый господин Губернатор!».

Во фразе без указания должности используют фамилию либо имя и отчество. Например, «Уважаемый господин Захаров!» или «Уважаемый Алексей Николаевич!».

Обращение к нескольким людям имеет другую форму. В таком случае пишут: «Уважаемые господа!». Завершают служебное письмо, записку или докладную заключительной фразой. Здесь применяется «С уважением, …».

Подпись

Правильное составление подписи включает название должности того лица, которое подписывает документ, подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). При этом учитывается наличие бланка. При оформлении на нем документа должность пишется в сокращенной форме. В обратном случае наименование должно быть полным. Если используется бланк должностного лица, то служебное звание не пишется.

Подписи нескольких лиц размещают одну под другой. Их перечисление соответствует служебному положению или присутствует на одинаковом уровне при равных должностях. Работа с документацией, составленной комиссией, имеет некоторые особенности. Здесь вместо должности указываются обязанности лиц, находящихся в ее составе. Например, «Председатель комиссии» и «Члены комиссии».

Лицу, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, нужно подписывать документы, указывая статус, присвоенный распоряжением. Расшифровку фамилии и исправления в названии должности вносят вручную или при помощи штампа. При подписании деловых бумаг другим лицом косая черта и «за» перед названием должности не ставится.

Особенности нового ГОСТ

Появление наименования должности лица, составившего документ и подразделения связано с применением этих данных в бланках. «Отметка об электронной подписи» позволяет визуализировать подпись при работе с электронными носителями.

«Гриф ограничения доступа к документу» предусмотрен при работе с данными, к которым законодательство ограничивает доступ.

Новый ГОСТ позволяет органам местного самоуправления иметь собственный герб. Из реквизита «Эмблема организации или товарный знак» создан «Товарный знак» и «Эмблема».

Если возникают сомнения, когда нужно ставить инициалы: до или после фамилии, следует изучить «Адресат». В прежнем ГОСТ это зависело от статуса получателя документации. Теперь при составлении деловых бумаг как должностному, так и физическому лицу инициалы надо ставить после написания фамилии.

Допускается употребление «г-ну» или «г-же». При отправке документа на электронный ящик или по фототелеграфной связи реквизит предполагает указание телефонного номера, факса либо электронного адреса.

В ГОСТ введены положения, касающиеся языков, которые применяются для составления документации. Появилась возможность использовать этикетные фразы. Если при составлении бумаги в качестве основы используется другой документ, необходимо включать ссылки на документацию, которая применяется.

При наличии приложений в виде электронных носителей, их указывают соответственно «Отметке о приложении». В реквизите «Подпись» оговаривается возможность подписывать деловые бумаги лицом, заменяющим руководителя МП (малого предприятия) или иной организации на период его отсутствия.

На начальном листе приказа, постановления, распоряжения или решения делают отметку о приложении и ставят гриф утверждения. При выдаче копии для предъявления в другое учреждение важно соблюдать новые требования. Здесь потребуется отметка о заверении. Дополнительно указываются данные об организации, где хранился оригинал документа, затем он заверяется печатью. В «Отметку об исполнителе», согласно новым правилам, помимо ФИО и номера телефона, вносят электронный адрес, наименование должности и подразделения.

Обязательный элемент документа - дата, когда он подписан. При составлении протокола указывают число, когда проводилось заседание. Написание даты осуществляется арабскими символами с использованием точки в качестве разделительного знака. Примечания, относящиеся ко всему документу, находятся в справке.

Бланки документов

Правильные бланки документов изготавливаются на листах А4. Для резолюций понадобится А5 и А6. Бумажные и электронные формы бланков идентичны по реквизитам, порядку расположения и шрифту. Образцом для изготовления применяется макет, принятый руководителем. Для этого используется исключительно бумага белого цвета или светлых тонов. Расположение реквизитов на бланке документа определяется государственным стандартом.

Бланки делятся на общие, бланки писем и определенного вида документа. Важно обеспечить защиту электронных шаблонов от несанкционированных изменений. Зарубежная корреспонденция ведется на бланках, выполненных на русском и английском языках. Паспортный бланк имеет параметры 125 на 88 миллиметров.

При детальном рассмотрении ГОСТ Р 7.0.97-2016 заметно, что некоторые его положения соответствуют предыдущему стандарту. Но многие положения претерпели значительные изменения. Принятие новых норм объясняется применением информационных технологий в делопроизводстве.

Видео по теме