Срок хранения документов в организации регламентирован законом. Устанавливается он разным в зависимости от вида подлежащего хранению документа. В течение этого срока уничтожать хранящуюся документацию нельзя. О различиях в продолжительности сроков хранения пойдет речь в нашей статье.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

• Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
• Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
• Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек. А по документам, в которых текст невозможно прочитать (например, из-за воздействия солнечного света или в результате попадания влаги), но при этом их сроки хранения еще не закончились, потребуются восстановительные процедуры. Иначе возможны наказания, виды которых указаны в ст. 27 закона № 125-ФЗ.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

Изучаем архив

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Срок хранения налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале .

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Об особенностях корректировочного и исправленного счетов-фактур читайте в статьях:

В результате в таблицу Николай внес следующую информацию (приводится частично):

Сколько лет хранить бухгалтерские документы

Бухгалтерия - самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов нужно грамотно. Хранить их следует как минимум несколько лет. А некоторые документы нельзя уничтожать целых 75 лет! Так сколько же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

Сколько хранить документы

Само собой, документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием - 31 декабря. Получается, что в 2008 году надо хранить документы. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) следует, что:

Первичные учетные документы, регистры и необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет;

Документы учетной и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки - три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев срок хранения документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу. Документы на приобретение нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также . Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества (письмо Минфина России № 03-03-02/84).

Специальное требование для убыточных компаний. Плательщик вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет. Поскольку глава 25 Налогового кодекса, убыток этого года можно использовать для уменьшения налоговой нагрузки компании вплоть до 2012 года включительно. Более того, статья 10 Федерального закона № 110-ФЗ допускает признание убытков.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Минфин России в письме № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Правда, объем убытков может быть подтвержден ранее проведенными налоговыми проверками, в ходе которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не требуется. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной . И в этом случае хранить документы придется дольше пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Срок хранения документов акционерными обществами. Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным постановлением ФКЦБ № 03-33/пс. В частности, согласно этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно. То есть в течение всего срока работы компании. А в случае ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в государственный архив. Это если с ним был заключен договор. Если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Отчеты по налогам. Годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых - пять лет. Это определяет пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Рос архивом 6 октября 2000 года (далее - Перечень типовых управленческих документов) во взаимосвязи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Перечня. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет.

Счета-фактуры, книги покупок и продаж. Согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж,… утвержденных постановлением Правительства РФ № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. То есть эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и на протяжении 2009 года.

Пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание - пункт 150 Перечня типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы хотя и вправе требовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но лишь в соответствии с законодательством о налогах и сборах. А вышеназванный Перечень в него не входит. Следовательно, например, в 2009 году запрос налоговиков о представлении счета-фактуры за 2004 год можно оставить без внимания.

Срок хранения ряда других документов. Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти - Рос архивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ г. № 290). И они зачастую превышают пять лет. Обратимся к уже упомянутому нами Перечню типовых управленческих документов.

Бухгалтера в первую очередь касается раздел 4 «Учет и отчетность», а также разделы 7 « » и 8 «Кадровое обеспечение». Считать сроки хранения документов нужно с 1 января года, следующего за тем годом, когда они выписаны.

Как правильно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на хранение и уничтожение, а также устанавливать сроки должна постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений, а председателем назначается один из руководящих работников фирмы.

Как хранить. Хранение документов является элементом документооборота и поэтому должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). При этом следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР № 105, далее - Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству. В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. Как правило, это офис компании. Отметим, что хранить бумаги можно и не в офисе - законом это не запрещено. Например, можно воспользоваться услугами специализированных архивных фирм, что нередко бывает и выгоднее, и надежнее. Но акционерные общества ряд документов (например, устав и годовые отчеты) должны хранить исключительно по местонахождению своего исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Конечно, размещение бумажного архива требует офисных площадей, которые постоянно дорожают. Поэтому проще хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бухучете и статьей 314 Налогового кодекса РФ. Это подтвердил и Минфин России в письме № 03-02-07/1-314.

Однако чиновники разъяснили, что информацию на машинных носителях следует хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами Федерального закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота фирма создает корпоративную информационную систему. Ее обслуживает удостоверяющий центр, обеспечивающий применение цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, если фирма ликвидируется? Тогда документы по личному составу ликвидационная комиссия передает на хранение в государственный или муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, можно также передать в архив, заключив с ним договор. Либо хранить в любом ином месте. Отметим, что просто уничтожить эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Рос архива. И во избежание возможных проблем с лучше так не поступать.

При компании документы передаются организации или организациям-правопреемникам. Если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, а также личные дела и сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать. Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации.

При этом в акте на утилизацию документов не обязательно указывать реквизиты всех бумаг. Такой вывод следует из пункта 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем можно делать единую запись по группе однородных документов. Какие документы считаются однородными, фирма вправе определить самостоятельно. Например, это могут быть документы с одинаковым наименованием, скажем счета-фактуры.

По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Например, в компанию, занимающуюся переработкой вторсырья. Передачу бумаг оформляют накладной. Погрузка и вывоз на утилизацию происходят под контролем сотрудника, обеспечивающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов можно и проще. Скажем, использовать для этого уничтожитель бумаг. Кроме того, документы можно сжечь или просто выбросить. Правда, следует учитывать, что несанкционированное сжигание является нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию тоже рискованно. Например, согласно трудовому законодательству обязан обеспечивать защиту персональных данных работников. Да и прочие бумаги вполне могут представлять интерес для конкурентов.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Такое налоговое влечет штраф в размере 5000 руб. Но лишь при условии, что «недостача» названных документов обнаружена только за один налоговый период. В противном случае налогоплательщика ждет штраф в размере не менее 15 000 руб. Если же нехватка документов привела к занижению налоговой базы, налогоплательщику грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Сохранность документов не оставлена без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 Уголовного кодекса РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов из личной заинтересованности может быть наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, разумеется, правоохранительным органам придется доказать такую заинтересованность. И наконец, как компания соблюдает архивное законодательство, могут проверить работники архивных органов. Согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов грозит должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 300 до 500 руб.

Как распределяется ответственность за хранение документов

За хранение документов отвечают руководитель компании и главный бухгалтер. Причем на основании Закона о бухучете директор отвечает за организацию хранения, в частности за наличие специальных помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главный бухгалтер обеспечивает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать ответственных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения). К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). В таком случае нужно позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью фирмы. Данная рекомендация следует из письма Минфина России № 03-03-06/1/209.
Назад | |

При отчислении из школы, колледжа (техникума) или университета в архиве учебного заведения остаются документы студента / школьника, которые хранятся несколько лет. Срок хранения школьных документов в архиве учебного заведения зависит от типа документа. Хранение происходит в контексте личного дела учащегося, при отчислении личное дело помещают в архив заведения, где человек проходит обучение.

Среди хранимых документов могут быть финансовые отчеты, дипломные работы, результаты тестов, экзаменов, ЕГЭ, диктантов, дипломных работ или документы, удостоверяющие личность ученика (конфиденциальные личные данные) и согласно законодательству России, срок хранения может быть разный.

Тип документа и сроки хранения в учебном заведении

Говоря про бухгалтерские документы, связанные с финансовой составляющей (документы о финансовых переводах при поступлении и прочее), то срок их хранения составляет не менее пяти лет. По истечении этого периода документы могут извлекаться из архива с целью дальнейшего уничтожения. Хранение происходит на бесплатной, бюджетной основе и школьнику (студенту) техникума или другого учебного заведения эту «услугу» оплачивать не нужно. Срок хранения дипломных работ — не боле пяти лет. Если речь про курсовые и рефераты, такие документы могут не хранить (Разве что от особо одаренных учеников, что бы порадовать их родителей на классом часу. Слова одарённых можно взять в кавычки…не нравится? и успокаиваемся, это не про вас =)). Зависит от устава учебного заведения.

При отчисления из учебного заведения документы связанные с личным делом хранятся 15 лет (при отчислении в районе 1-3 курса). Хранение личного дела выпускников и аспирантов составляет 75 лет. В личное дело входят следующие документы:

1. Заявления студента / родителей школьника при поступлении и окончании учебы
2. Финансовые переводы (Даже если обучение бюджетное, взносы все равно имеются. Например, оплата питания)
3. Серьёзные перерывы в обучении — информация о переходе на домашнее (дистанционное) обучение
4. Документы о наградах и серьёзных проступках (копии аттестатов, социальные документы о наказаниях)
5. Документы об отчислении из учебного заведения

Согласно законодательству РФ, вы имеете право сделать запрос и попросить предоставить информацию относительно хранимых документов.

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро. Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.

Три типа сроков хранения

Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный. Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.

Влияет ли вид носителя на время хранения?

Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения. Важна та информация, которую он содержит. Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза. Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.

Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?

Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.

Цели экспертизы - определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.

За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.

Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.

Медицинская документация

Бумаги медицинского назначения, как и другие информативно важные, имеют свои определенные сроки хранения документов в делопроизводстве медицинской организации. Этот период регламентирован нормативно-правовыми актами РФ и по разным категориям документов составляет от 1 года до 50 лет.

Бухгалтерская документация

Для документации, производимой бухгалтерскими отделами, применяются отдельные условия и сроки хранения документов в делопроизводстве. Первичной документации, балансам, данным учетных регистров, отчетов после обработки предписано храниться либо в специальном помещении, либо в закрытом шкафу - до того момента, как они будут переведены в архив организации. Бланки строгой отчетности должны находиться в металлических шкафах или сейфах. Главный бухгалтер назначает лицо, уполномоченное следить за этими вопросами.

Если данного типа документы утеряны, испорчены, нелегально переданы третьим лицам, то руководство организации должно в обязательном порядке сообщить об этом факте в правоохранительные органы. Уничтожение или изъятие документации должно происходить исключительно по требованиям, прописанным законодательством.

Период хранения бухгалтерских документов

Существующие нормы сроков хранения бухгалтерских дел:

• первичная документация, бланки - 3 года;
• кассовые документы, информация, касающаяся финансовых операций, - 5 лет;
• платежные и расчетные ведомости (если не имеется лицевого счета) - 75 лет.

Изымать дела по окончании периода хранения запрещено без проверки со стороны налоговых органов, а решение об уничтожении документов в делопроизводстве с истекшим сроком хранения должна принимать специально назначенная комиссия.

Кадровое делопроизводство

Кадровая документация обладает большой социальной значимостью (в первую очередь это касается наличия персональных данных), поэтому их хранение определяется особыми правилами. Значительная их часть служит фактическим подтверждением прав работников на соцобеспечение (по старости, инвалидности и проч.), содержит информацию об их трудовом стаже и т. д. В связи с этим большинство кадровых документов относится к имеющим длительный или постоянный период хранения, используется в архивах, куда обращаются граждане за справочной информацией. Также они обладают археографической и биографической ценностью, служат источниками для статистических обзоров или исторических и социальных исследований.

Главное условие для хранения документации из отдела кадров - ограничение нелегального доступа к персональной информации о работниках, а также возможность быстрого поиска нужных дел.

В организации делопроизводства и сроков хранения документов кадровиков можно выделить два типа хранения: текущее и последующее. Первый тип делится на два подтипа: хранение документации в процессе исполнения и хранение исполненной документации.

Дела в период их исполнения находятся у того, кто ими занимается, в специальных папках с названиями (например, "Срочно", "На подпись"). Здесь же должны быть указаны телефон, фамилия, инициалы исполнителя. После они подшиваются и хранятся в соответствии с номенклатурой.

Приказы

Все приказы должны храниться в подлинниках, а их копии (по поощрениям, взысканиям, приему на работу, увольнении и т. д.) заносятся в личное дело работника. Оно помещается в пронумерованную папку, а его страницы должны быть прошиты. Обложка личного дела имеет свой порядковый номер. Текущее сроки хранения документов кадрового делопроизводства распространяется только на работающих в настоящее время сотрудников. После увольнения дело надо извлечь из папки и оформить на передачу в архив.

Условия хранения трудовых книжек работников, так же как и печатей, штампов, бланков документов, ключей от шкафов с документацией, подразумевают содержание их в сейфе начальника отдела кадров. Помимо этого, работнику кадрового отдела рекомендуется, выходя из своего кабинета, убирать все записи и документы в шкаф и выключать компьютер. По окончании рабочего дня необходимо поместить всю документацию в шкаф из металла и опечатать его. Ключ сдается начальнику отдела с росписью в соответствующем журнале. Все черновики и забракованные бланки уничтожаются, компьютеры отключаются от сети. Если работник получил на руки копию или выписку из документа, он должен оставить роспись об этом в журнале.

В архивный фонд попадают только те документы, чей срок хранения выше 10 лет. Они имеют социальную, экономическую, политическую, историческую и иную ценность. График, по которому происходит сдача документов в архив, утверждается руководителем или работодателем. Документы должны поступать сюда в виде подлинников. Если это невозможно, то заверяется и сдается их копия.

Регулирует срок и порядок хранения кадровой документации "Перечень типовых управленческих документов", утвержденный Росархивом. Сроки хранения документов в делопроизводстве и порядок хранения трудовых книжек утвержден в специальном нормативном акте - Постановлении Правительства РФ "О трудовых книжках".

Сроки хранения кадровой документации

Итак, в течение 5 лет хранятся:

• Документы (справки, информация, ведомости и т. д.), касающиеся наличия, комплектования или движения работников.
• Документы (списки, сведения, справки), касающиеся высвобождения или потребности в рабочем составе, создании рабочих мест, пола, возраста, профессиональной квалификации сотрудников.
• Переписка, касающаяся вопросов трудоустройства.
• Документы о переводе сотрудников на сокращенный рабочий день или неделю.
• Документы, касающиеся трудовых споров.
• Отчеты, касающиеся состояния и проверки работы с сотрудниками, хранятся на постоянной основе, а заявки (справки) о высвобождении и потребности работников - также в течение пяти лет.

На протяжении 3 лет хранятся:

• Документы (сведения, балансы рабочего времени, сведения, докладные записки), касающиеся учета рабочего времени.
• Акты (информации, характеристики, сообщения, справки и т. д.), в которых содержится информация о трудовой дисциплине.
• Акты (отчеты и иные сведения), касающиеся учета трудовых вкладышей и книжек.

Хранение сроком в один год касается табелей и журналов учета рабочего времени, а также графиков предоставления отпусков.

Личное дело и личная карточка сотрудника хранится в течение 75 лет, а если речь идет о данной документации на руководителей, работников с государственными наградами или званиями, членов исполнительных, руководящих или контрольных структур организации, то постоянно.

Штатное расписание организации и изменения к ним хранятся на постоянной основе, а штатные расстановки - в течение 75 лет.

Типовая должностная инструкция по месту утверждения и разработки хранится постоянно, персональная (в составе личных дел) - в течение 75 лет.

Остающийся у работодателя экземпляр трудового договора, подшивающийся в личное дело сотрудника, должен храниться в течение 75 лет, а потом сдаваться в архив. Если же личные дела не ведутся, то такие договора должны быть сформированы в отдельное дело на тех же условиях хранения.

Карточки учета, книги, журналы также имеют свои сроки сроки хранения документов в делопроизводстве:

• Прием, перемещение, увольнение сотрудников - 75 лет.
• Учет командировочных работников - 5 лет со дня увольнения.
• Учет военнообязанных - 3 года.
• Сведения об отпусках - 3 года.
• Личные дела, карточки, трудовые договора и соглашения - 75 лет.
• Выдача трудовых вкладышей и книжек - 50 лет.
• Выдача справок о зарплате (месте или стаже работы) - 3 года.
• выдача командировочных удостоверений - 5 лет.

Подытожив все вышесказанное, можно для удобства лицам, которым нужна информация в собранном виде, самостоятельно представить сроки хранения документов в делопроизводстве в таблице.

Что делать, если документ испорчен?

Такие документы подлежат восстановлению. К примеру, если испорчен табель рабочего времени (срок его хранения - семьдесят пять лет), то информацию о нем можно найти на компьютере бухгалтерского отдела. Выбрасывать испорченный табель нельзя, так как это будет самовольным уменьшением предписанных нормами сроков хранения, что может привести к наказанию руководства организации. Таким образом, любой документ, который пришел в негодность раньше истечения срока, должен быть восстановлен. Сейчас все организации пользуются программным обеспечением, в котором содержится необходимая для этого информация.

В заключение

Итак, сроки хранения в делопроизводстве зависят от типа и ценности документов. Значительная часть кадровой документации имеет повышенный срок хранения. Со стороны законодательства РФ имеются строгие предписанные нормы для этого. Также законом регулируется порядок и сроки хранения отдельных видов документов, а также утилизации документов: она должна происходить только после экспертизы и соответствующим образом.

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно.

Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием — 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) следует, что:
— первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
— документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Несколько исключений из общего правила

Итак, по общему правилу хранить бумаги нужно не менее пяти лет. Именно такой максимальный срок установлен Законом о бухучете. В то же время максимальная глубина налоговой проверки — три года. Поэтому особенно важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, именно в течение этого периода. Если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

Между тем в ряде случаев сроки хранения бухгалтерских документов определяется по особым правилам. В итоге отсутствие бумаг даже, например, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации отдельно.

«Первичка» по приобретенному имуществу . Документы на приобретение основных средств и нематериальных активов нужно сохранять вне зависимости от срока полезного использования этих объектов. Ведь бумаги нужны для подтверждения первоначальной стоимости для целей исчисления амортизации, а также налога на имущество. Кроме того, без «первички» фирма не сможет подтвердить стоимость имущества при его продаже. Причем это касается как основных средств, так и прочего имущества. Поэтому бумаги нужно хранить четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали (периода, в котором имущество списали с баланса или продали (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Специальное требование для убыточных компаний . Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки можно учитывать 10 последующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует также для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание безнадежной дебиторской задолженности. Нужно хранить четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам налогоплательщика в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Естественно, при наличии подтверждающих бумаг.

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют стоимость выбывающих имущественных прав, то есть сумму расхода. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет подтвердить налоговикам их сумму.