Как заполнить служебное задание в командировку образец. Как заполнять служебное задание на командировку

Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.

Обязательный документ в этой процедуре — служебная записка на командировку. Образец 2018 года можно найти в статье по ссылке .

Служебное задание на командировку в 2018 году

Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей. Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами. Подробнее о том, как происходит оформление командировок в 2018 году в статье по ссылке .

Что такое служебное задание?

Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.

В образце обязательно указываются такие пункты :

1. Наименование сторон убытия и прибытия.
2. Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
3. Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
4. Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.

По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.

Документы для оформления служебного задания

По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить :

• образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
• финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.

К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.

Какие требования к документу существуют – нормативная база

Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его. Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.

Форма служебного задания

Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:

Сведения об организации и сотруднике :

• название организации;
• код ОКПО;
• № документа и дата его заполнения;
• Ф.И.О. работника;
• табельный номер работника.

Информация в столбцах :

• подразделение, к которому относится работник;
• должность;
• куда убывает – город и страна;
• название организации, куда прибывает работник;
• день отъезда;
• день приезда;
• цель командировки;
• подпись руководителя.

Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?

Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку. Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.

Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?

Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты. Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

• письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

• авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

Служебное задание – это цель командировки. На основании служебного задания оформляется . По возвращении из командировки работник должен отчитаться о командировочных расходах, сдав авансовый отчёт и командировочное удостоверение.

ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и служебного задания.

Заполнение служебного задания

Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления; а также ФИО командируемого работника и его табельный номер.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Данные в таблице:

1) Структурное подразделение – подразделение, в котором числится работник.

2) Должность работника

3) Страна, город / Организация – место, в которое отправляется сотрудник (населённый пункт, наименование организации)

4) Дата начала и окончания командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

5) Срок – продолжительность командировки: сколько всего календ. дней и сколько дней без учёта дороги.

6) Организация-плательщик – указывается предприятие, финансирующее поездку.

7) Основание – указывается документ, на основании которого заполняется служебное задание (письмо, служебная записка или иной документ)

8) Графа «Содержание задания» - задачи, которые должен выполнить сотрудник во время командировки.

В конце бланка свои подписи ставят руководитель организации и структурного подразделения, и служебное задание передаётся сотруднику.

По возвращении из командировки сотрудник отчитывается в графе «Краткий отчёт о выполнении задания» о том, что сделал, выполнены ли поставленные задачи. Работник расписывается и передаёт задание руководителю, который заполняет строку «Заключение», ставит дату и подпись.

Кроме приказа о направлении в командировочную поездку основным документом, определяющим ее рамки является служебное задание. Данный норматив содержит в себе информацию по времени, которое отводится на поездку, по системе оплаты, а также тем целям, которые ставятся перед сотрудником. Немаловажным является и указание причины, на основании которой возникла необходимость в командировании.

Оформление служебного задания на командировку

Для правильного оформления служебного задания на командировку можно использовать форму Т-10а. Данный образец является официальным. Кроме указанной информации в нем содержатся также графы для отчетности.

Последние заполняются сотрудником по прибытию. То есть в итоге образец данного документа должен содержать в себе структурированные данные обо всей поездке целиком, включая выполнение поставленных задач.

Кроме общей информации необходимо также указать основание, по которому осуществляется указанное направление. Им может служить одна из следующих причин:

• записка, указывающая на необходимость направления в командировочную поездку;
• документация, подтверждающая возможность заключения сделки или договора - оферта или акцепт;
• договор между организациями о направлении сотрудника из одной в другую;
• наличие претензий или предложений от партнеров;
• судебные документы - повестка или уведомление.

Предлагаемый образец Т-10а имеет простую и понятную структуру. Это позволяет использовать его в отчетности при проверках. При этом организации не запрещается составлять собственный образец исходя из производственной необходимости.

Служебное задание на командировку - образец заполнения

Для заполнения представленного документа по образцу Т-10а, следует указать следующую информацию:

• название организации;
• полное имя сотрудника, отправляемого в командирование;
• структурное наименование отделения, где работает командируемый;
• должность, которую он занимает;
• должна быть указана полная информация о поездке - страна и город назначения, названии организации, даты и сроки, финансирование;
• основание для направления;
• цель и поставленные задачи;
• короткий отчет об осуществленных действиях и достигнутых результатах.

Последний аспект заполняется отдельно самим работником по его прибытию. Также имеется графа, куда должно быть внесено заключение о проделанной работе и результатах, насколько поездка была успешной. Чтобы документ был действительно полезным, все данные нужно вносить максимально понятно и кратко. При ссылке на приказы и записки нужно также указывать их реквизиты.

После заполнения образца следуют подписи руководителей структурного отдела и организации. Также проставляет свою подпись и сам сотрудник. Дата составления вносится в документ дважды. Вначале указывается, когда документ был составлен, в конце - когда было завершено окончательное оформление и проставлены все подписи.

Обязательно ли служебное задание на командировку?

Для руководителей и сотрудников важным вопросом является обязательность заполнения служебного задания на командировку. До недавнего времени наличие данного документа являлось обязательным. Однако с начала 2015 года законодательство по этому вопросу было изменено.

Служебное задание на командировку больше не является обязательным. Это косвенно указано в Постановлении Правительства под номером 749 . Данное положение закрепляет перечень документации, которую необходимо оформлять:

• письменная форма, по которой сотруднику разрешалось выехать в командировку;
• оформление проездных документов;
• записка с разрешением на использование личного транспорта;
• документы на аренду жилья;
• отчет о понесенных растратах.

В вопросе остальной документации, работодатель сам решает, нужно ли ему заполнять предлагаемые формы отчетности или лучше обойтись без них. Для этого он может использовать не только указанный образец, но и составить собственный. Многие руководители продолжают руководствоваться формой Т-10а, некоторые видоизменяют ее, исходя из необходимости.

Нужно ли служебное задание на командировку в 2018 году

Несмотря на то, что необходимость данного акта в 2018 году больше не утверждена законодательством, многие компании продолжают оформлять данную документацию. Это обусловлено тем, что служебное задание на командировку помогает избежать путаницы и вносит порядок в систему отчетности.

При этом необходимо учитывать, что если в локальном положении о направлении в командировку необходимость оформления служебного задания прописана, то составлять такой документ нужно обязательно. Если же такого указания не имеется, то достаточно в приказе о командировании указать цель поездки. Подразумевается, что расписавшийся сотрудник ознакомлен с ней.

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Для отправления работника предприятия ему на руки выдается пакет документов, среди которых наличествует документ под названием «Служебное задание по форме Т-10а». Заполняется этот документ в отделе кадров или бухгалтерии предприятия в соответствии с изданным приказом руководителя. Обычно заполнение указанного документа поручается специальному лицу, хорошо знакомому с существующими требованиями по его заполнению.

Данный документ оформляется в соответствии с определенными требованиями для лиц, направляемых в командировку в соответствии с планом командировок или по распоряжению руководителя предприятия, если командировка запланирована внепланово.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму Т-10а

В бланке служебного задания указываются персональные данные работника, которого направляют в командировку. Указывается структурное подразделение, где он работает, а также занимая должность. Указывается пункт назначения, где ему предстоит провести командировку. В форме также есть специальные графы для обозначения срока командировки.

Заполненный документ пописывается руководителем производственного структурного подразделения, отправляющего работника в командировку. Данная форма является унифицированной. С одной стороны она конкретизирует задание, данное работнику, а с другой регистрирует основные результаты выполнения задания в специальной графе. Информация по результатам командировки заполняется самим работником по возвращении из командировки.

Служебное задание, оформленное по форме Т-10а, в обязательном порядке полежит утверждению руководителем предприятия.

Существующая форма Т-10а интуитивно понятна для заполнения, так как содержит общепринятые графы, имеющиеся в других документах,

предназначенных для командируемых лиц, как например, командировочное удостоверение и авансовый отчет. Обычно никаких сложностей в процессе ее заполнения не возникает. В противном случае, ответственное лицо всегда готово дать необходимую консультацию.

В документ вписывается полное наименование предприятия, направляющего работника в поездку и его реквизиты.

В служебном задании обязательно должен быть номер и дата составления. Персональные данные командируемого лица сверяются с данными в документе, удостоверяющего его личность.

В соответствующих графах указываются даты начала и окончания командировки.

В обязательном порядке указывается наименование организации, в которую направляется лицо.

В документе кратко описывается цель командировки.

Руководитель структурного подразделения или другое ответственное лицо удостоверяют документ своей подписью.

Печать на данном документе не ставится по вышеуказанным причинам.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру