Окончательная приемка. Радченко Л.А. Организация производства на предприятиях общественного питания. Разгрузка транспортных средств

С Т А Н Д А Р Т П Р Е Д П Р И Я Т И Я

Система менеджмента качества

ПРЕДЪЯВЛЕНИЕ И ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ

ПРИЁМКА ПРОДУКЦИИ

ОАО «Звезда»

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН отделом технического контроля ОАО «Звезда»

2 ВВЕДЁН В ДЕЙСТВИЕ приказом по ОАО «Звезда» № 38

3 В настоящем стандарте реализованы положения:

Международного стандарта ISO 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ РВ 15.002-2003 Система разработки и постановки продукции на производство. Военная техника. Системы менеджмента качества. Общие требования

РК 4.0.00-2009 Система качества. Общее руководство по качеству

ВЗАМЕН СТП 8.2.04-2007

1 Область применения 4

3 Обозначения и сокращения 5

4 Ответственность 6

5 Организация и порядок проведения общей сборки изделий 6

6 Предъявление и окончательная приемка изделий ГКК

комплекса (цеха) 7

7 Предъявление и окончательная приемка изделий ПЗ 10

8 Порядок оформления Сертификата качества 12

9 Порядок оформления Свидетельств о приемке 15

10 Учет отгрузки продукции 17

11 Применяемые формы и порядок хранения информации 18

Приложение А (обязательное) Форма карты направления 20

Приложение Б (обязательное) Форма акта об испытании дизеля 21

Приложение В (обязательное) Форма Акта по внутренней

консервации 22

Приложение Г (обязательное) Форма Сертификата качества 23

Приложение Д (обязательное) Форма Свидетельства о приемке 25

Лист регистрации изменений 26

Лен для подразделений, участвующих в окончательной сборке, испытаниях и комплектации изделий.

Международный стандарт ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования

РК 4.0.00-2009 Система менеджмента качества. Общее руководство по качеству

СТП 04.02-2009 Система менеджмента качества. Порядок приема на склад, учета, хранения и отгрузки готовой продукции

СТП 03.11-2009 Система менеджмента качества. Контроль качества серийной продукции в цехах основного производства

НП-071-06 Правила оценки соответствия оборудования, комплектующих, материалов и полуфабрикатов, поставляемых на объекты использования атомной энергии Изм. 1

3 Обозначения и сокращения

В настоящем стандарте использованы следующие обозначения и сокращения:

3.1 ОТК: Отдел технического контроля.

3.2 ГКК: Группа контроля качества.

3.3 КО/ ИЦ: Конструкторский отдел ИЦ.

3.4 ИЦ: Инженерный центр.

3.5 ТО/ ИЦ: Технологический отдел ИЦ.

3.6 ОГМет: Отдел главного металлурга.

3.7 ПЗ: Представитель заказчика.

3.8ПМ: Программа и методика испытаний.

3.9 ТУ: Технические условия.

3.10 ЦППП: Цех предпродажной подготовки продукции.

3.11 КИ – 1: Контрольные испытания первого этапа.

3.12КИ – 2: Контрольные испытания второго этапа.

3.13 ЗИП: Запасные изделия.

4 Ответственность

4.1 Ответственность за качество сборки, испытаний, внутренней консервации дизелей возлагается на руководителя сборочно-испытательного комплекса.

4.2 Ответственность за качество сборки, испытаний и внутренней консервации дизель-генераторов и автоматизированных электростанций возлагается на руководителя ЦДГУ.

4.3 Ответственность за качество окраски, наружной консервации, комплектования и упаковки изделий возлагается на руководителя цеха предпродажной подготовки продукции.

4.4 Ответственность за объективность контроля качества сборки, испытаний, консервации, комплектования и упаковки возлагается на начальника УК- начальника ОТК предприятия.

5 Организация и порядок проведения общей сборки изделий

5.1 Персонал сборочного подразделения на основании заказа-распоряжения и конструкторской документации получает со склада детали, сборочные единицы, агрегаты, необходимые для комплектации изделия. При этом производственный мастер должен убедиться в наличии клейм на поступившей продукции или на бирках, свидетельствующих о её приёмке работниками ОТК или входным контролем, а также в наличии и правильном оформлении сопроводительных документов на эту продукцию.

5.2 При проведении общей сборки изделий (дизелей, дизель-генераторов, автоматизированных электростанций) производственным персоналом осуществляется предусмотренный технологической документацией сбор сопроводительных доку-

ментов для формирования «Дела изделия» с указанием номера и марки изделия.

5.3. В «Дело изделия» подшиваются все сопроводительные документы (кроме накладных на перемещение), предусмотренные при изготовлении отдельных деталей и сборочных единиц (сертификаты, паспорта, карты контроля, протоколы испытаний сборочных единиц, извещения о приемке и т.д.)

6 Предъявление и окончательная приёмка изделий ГКК комплекса (цеха).

6.1 В настоящем разделе установлен порядок действий с изделиями, принимаемыми ОТК. В отношении изделий, принимаемых ПЗ, выполняются дополнительные действия, указанные в разделе 7.

6.2 Производственный мастер, перед предъявлением окончательно собранного изделия, проверяет качество сборки изделия, полноту оформления « Дела изделия» и правильность заполнения всех документов.

6.3 Изделие предъявляется ГКК комплекса (цеха) по предъявительской записке, оформленной производственным мастером, совместно с «Делом изделия» и картой направления на испытания, выписанной производственным мастером. Форма карты направления приведена в приложении А, форма предъявительской записки приведена в СТП 03.11-2009.

6.4 Руководитель группы контроля качества (контрольный мастер) комплекса (цеха), убедившись в полноте и правильности заполнения «Дела изделия», проводит приемочный контроль изделия в целом, в объеме и средствами, указанными в технологической документации.

6.4а Если в заказе - распоряжении на изготовление изделия оговорено, что оно предназначено для поставки на объект использования атомной энергии, то приёмка изделия должна проводиться с учетом требований подраздела 3.4 НП-071-06.

Если в заказе - распоряжении оговорено, что изделие должно изготавливаться под государственным контролем (надзором), то изделие на заданной стадии производства должно быть предъявлено представителю органа государственного контроля (надзора) или организации, действующей по его поручению. При этом без одобрения представителя государственного органа дальнейшее проведение производственных операций не допускается. Изм. 1

6.5 При отсутствии замечаний во время проведения приёмочного контроля руководитель группы контроля качества (контрольный мастер) подписывает предъявительскую записку и карту направления на проведение испытаний (КИ-1)

6.6 КИ-1 проводятся на специальном испытательном стенде согласно технологической документации на испытания и ПМ с занесением полученных параметров в протокол испытаний. ПМ разрабатываются конструкторскими службами.

6.7 После проведения испытаний по таблицам приработки и регулировки изделие предъявляется контролеру ГКК для испытаний по таблице ОТК согласно ПМ.

6.8 Испытания по таблице ОТК проводятся под наблюдением контролера ГКК. После окончания КИ-1 контролер ГКК фиксирует в протоколе испытаний все выявленные замечания, подписывает протокол (таблицу ОТК) и карту направления на разборку изделия, а на изделия размерности 16/17 оформляет также акт об испытании изделия по форме приложения Б.

6.9 Изделие поступает на разборку, мойку и дефектацию согласно технологической документации.

6.10 Работник ОТК проводит дефектацию деталей и сборочных единиц с заполнением ведомости дефектов изделия в соответствии с конструкторской документацией на изделие. Ведомость дефектов подшивается в «Дело изделия».

6.11 Изделие проходит полную повторную сборку согласно конструкторской и технологической документации с реализацией мер по устранению дефектов, выявленных на КИ-1 и при дефектации изделия, с заполнением технологических карт контроля сборки, которые подшиваются в дело.

6.12 После окончания повторной сборки изделия производственный мастер, убедившись в полноте «Дела изделия», а также в качестве сборки изделия, предъявляет его ГКК комплекса (цеха) по предъявительской записке совместно с «Делом изделия» и картой направления на КИ-2. Если по результатам дефектации заменялись детали и сборочные единицы более установленного конструкторской документацией количества, то в карте направления указывается необходимость дополнительных испытаний и осмотров новых деталей.

6.13 Работник ОТК, проверив «Дело изделия», производит окончательную приемку сборки изделия согласно технологической документации. При отсутствии замечаний подписывает предъявительскую записку и карту направления на проведение испытаний изделия (КИ-2) с учетом результатов дефектации. Предъявительская записка и карта направления подшиваются в «Дело изделия».

6.14 Изделие, после окончания таблиц испытаний цеховой части КИ-2, предъявляется ОТК предъявительской запиской с приложением протокола цеховых испытаний КИ-2 для проведения приемочных испытаний по таблице ОТК согласно ПМ.

6.15 Работник ОТК наблюдает испытания по таблице ОТК согласно ПМ. При отсутствии замечаний работник ОТК подписывает протокол испытаний и предъявительскую записку, а при наличии несоответствий указывает в предъявительской записке перечень необходимых действий по их устранению.

6.16 Изделие, прошедшее КИ-2, проходит внутреннюю консервацию, о чем делается запись в протоколе испытаний и оформляется акт о внутренней консервации по форме приложения В. После проведения консервации, контролер по испытаниям, оформляет карту направления в ЦППП.

6.17 ЦППП, получив изделие совместно с «Делом дизеля», производит окраску и наружную консервацию изделия согласно технологическому процессу, а также комплектует необходимым ЗИПом и инструментом согласно заказу-распоряжению на изготовление.

6.18 Комплект ЗИПа и инструмента предъявляется ГКК ЦППП производственным мастером предъявительской запиской.

6.19 Работник ОТК, убедившись в соответствии ЗИПа ведомостям ЗИ и упаковочным листам, подписывает упаковочные листы и ставит штамп ОТК. Ящики с ЗИПом закрываются и пломбируются ГКК цеха. После пломбировки ящиков контролер ГКК комплекса (цеха) подписывает предъявительскую записку.

6.20 Изделие, окрашенное и законсервированное в соответствии с технической документацией, укомплектованное ЗИПом, предъявляется ГКК цеха предъявительской запиской, подписанной производственным мастером.

6.21 Контролер ГКК, убедившись в качестве проведенной окраски и наружной консервации, а также комплектности изделия, ставит ударное клеймо на табличке изделия, заполняет и оформляет формуляр изделия.

6.22 На поставляемую потребителям продукцию ОТК оформляет Сертификат качества по данным, предоставляемым Службой продаж. Необходимые данные должны быть предоставлены в ОТК не позднее семи дней до отгрузки изделия.

Сертификат качества оформляется:

На все поставляемые изделия (дизели, дизель-генераторы, электростанции);

На каждый комплект ЗИП, поставляемый по отдельному договору (контракту). Если комплект упакован в несколько транспортных мест, то Сертификат укладывается в первое транспортное место;

Порядок оформления Сертификата качества изложен в разделе 8.

6.23 Контролер ГКК ЦППП получает в ОТК Сертификат качества и вкладывает

его в формуляр, который вместе с изделием упаковывается в тару.

6.24 После окончания работы с формуляром контролер ГКК подписывает предъявительскую записку и дает разрешение на окончательную упаковку изделия согласно технологическому процессу и требованиям заказ-распоряжения. Изделие упаковывается в тару под наблюдением контролера ГКК и пломбируется в местах, указанных в технологической документации.

6.25 На таре работниками ЦППП наносятся условные знаки и реквизиты отгрузки согласно данным Службы продаж, после чего изделие передается на склад готовой продукции.

Начальник ЦППП и руководитель группы контроля качества подписывают приемо-сдаточный акт. Форма акта указана в СТП 04.02-2009.

6.26. «Дело изделия, кроме документов, входящих в комплект формуляра изделия, сдается в архив ЦППП, где хранится до окончания срока службы изделия.

6.27. На все наименования деталей, запасных частей и т.д., входящих в состав ЗИП, поставляемого по отдельному договору (контракту), ОТК оформляет Свидетельство о приемке.

Порядок оформления Свидетельства о приемке изложен в разделе 9 настоящего стандарта.

7 Предъявление и окончательная приёмка изделий представителем заказчика

7.1 Изделия, подлежащие приемке ПЗ, предъявляются представителю заказчика после их приемки ГКК комплекса (цеха), которая осуществляется согласно разделу 6. Изделия и документация на них предъявляются ПЗ, после выполнения работ согласно указанным ниже пунктам настоящего стандарта.

7.2 После проведения испытаний изделия в объеме КИ-1 (пункт 6.8), протоколы испытаний предъявляются ПЗ, который дает заключение о зачете испытаний и делает в них запись.

7.3 После окончания дефектации изделия по пункту 6.10 настоящего стандарта, результаты её предъявляются ПЗ по извещению. Форма извещения приведена в СТП 03.11-2009.

Извещение в двух экземплярах подписывается руководителем комплекса (цеха) и руководителем группы контроля качества.

7.4 Представитель заказчика, убедившись в качественном проведении дефектации деталей и сборочных единиц и принятия мер по устранению дефектов (при наличии дефектов), оформляет извещение, а при наличии замечаний указывает их в ведомости дефектов изделия и в извещении. Один экземпляр извещения остается у ПЗ, а второй экземпляр подшивается в «Дело изделия».

7.5. После окончательной сборки изделия и приемки ОТК (пункт 6.13.), оно предъявляется ПЗ совместно с картой направления на испытания по программе КИ-2, подписанной производственным мастером и работником ОТК.

7.6 ПЗ, убедившись в качестве окончательной сборки изделия, подписывает карту направления на испытания по программе КИ-2.

7.7 Изделие, принятое ОТК по результатам испытаний КИ-2 (пункт 6.15.), предъявляется ПЗ по извещению, подписанному руководителем комплекса (цеха) и руководителем группы контроля качества совместно с «Делом изделия».

7.8 ПЗ, ознакомившись с «Делом изделия» и протоколами испытаний, даёт разрешение на продолжение испытаний по таблице заказчика согласно ПМ и наблюдает за испытаниями. После окончания испытаний заказчик, при отсутствии замечаний, закрывает извещение (один экземпляр оставляет у себя) и подписывает протокол испытаний.

7.9 После приёмки ЗИПа контролером ГКК по п. 6.19, до закрытия ящиков, ЗИП и инструмент предъявляется ПЗ извещением в двух экземплярах, подписанным руководителем предприятия, начальником ОТК, начальником цеха и ГКК цеха.

7.10 ПЗ, убедившись в полной и качественной комплектации ЗИПа, подписывает извещение (один экземпляр оставляет у себя) и даёт разрешение на закрытие ящиков с ЗИПом и инструментом, которые пломбируются ГКК в порядке, изложенном в п. 6.19.

7.11 Качество окраски и наружной консервации также предъявляется ПЗ извещением в двух экземплярах, подписанным начальником цеха и руководителем группы контроля качества.

7.12 После приёмки ГКК окраски, наружной консервации и комплектности, изделие в целом предъявляется ПЗ по извещению, подписанному руководителем предприятия, начальником ОТК, начальником ЦППП и руководителем группы контроля качества ЦППП.

7.13 ПЗ, убедившись в полной и качественной комплектации, окраске и консервации изделия, подписывает извещение, формуляр изделия и ставит ударное клеймо на табличке.

7.14 Порядок упаковки и передачи изделия на склад готовой продукции изложен в п. 6.24 и п. 6.25.

7.15 Порядок проведения работ по не принятой ПЗ продукции изложен в СТП 03.11-2009.

8 Порядок оформления Сертификата качества

8.1 Сертификат качества- документ, в котором предприятие-изготовитель заявляет о соответствии по качеству выпускаемой им продукции требованиям нормативных документов.

8.2 Защита бланка Сертификата качества осуществляется путем нанесения голограммы. Номер, указанный на голограмме, является номером бланка Сертификата.

8.3 Заказ бланков, их хранение, регистрацию, учет и оформление Сертификатов осуществляет ОТК.

8.4 Регистрация Сертификатов и расход бланков Сертификата качества учитываются по журналу ОТК, в котором должны заполняться следующие графы:

8.5 Бланки Сертификата качества изготавливаются на листах формата А4 (210х297 мм). Часть реквизитов Сертификата являются постоянными и наносятся типографским способом при изготовлении бланков. Остальные реквизиты вносятся при оформлении Сертификата машинописным способом или с помощью печатающих устройств вычислительных машин, отдельные данные допускается вносить рукописным способом (например - дату). Постоянные реквизиты печатаются на двух языках (русском и английском) одновременно с использованием типографской краски различных цветов.

Форма Сертификата качества (в черно-белом исполнении) приведена в приложении Г.

8.6 Сертификат качества должен содержать следующий текст:

«Указанный в настоящем Сертификате товар соответствует по качеству действующим в Российской Федерации стандартам, техническим условиям и может быть использован в соответствии с назначением».

8.7 Порядок заполнения реквизитов Сертификата качества:

а) в реквизите «Сертификат качества №_____» указывается регистрационный номер Сертификата качества, который состоит из:

Порядкового номера по журналу регистрации Сертификатов в ОТК. Нумерация Сертификатов ведется в пределах года и ежегодно начинается с номера «01»;

Последних двух цифр года регистрации Сертификата, проставляемых рядом с порядковым номером без пробела.

Елена Покидова

Приемка товара

На стадии подготовки текста контракта сторонам следует установить сроки и последствия их несоблюдения. Нужно определить и последствия нарушения установленного порядка приемки, например, если покупатель не будет следовать предписанному регламенту и не оформит необходимые документы, то он может лишиться права заявлять соответствующие рекламации по количеству и качеству. Отражение этого в контракте напрямую зависит от базиса поставки. Например, «…покупателю предоставляется возможность осмотреть товар на складе продавца. Если покупатель не использует это право, он лишается права на отказ от товара…». Или так: «…если покупатель после прибытия товара дает указание поместить его на свой склад без осмотра, то он не вправе отказаться от приемки товара по истечении срока приемки, поскольку его действия будут истолкованы как принятие товара».

Зачастую выявить некачественный товар можно только в процессе эксплуатации, поэтому покупателю необходимо внести в контракт пункты о последствиях обнаружения недостатков. Например, следует предусмотреть, что в течение определенного срока после начала эксплуатации продавец обязан заменить или за свой счет отремонтировать товар, в котором обнаружились скрытые дефекты. Необходимо указать и то, как будут распределяться расходы и обязанности сторон по замене товара, за чей счет будут осуществляться его транспортировка, оформление и т.д.

Сроки сдачи-приемки

В контракте нужно определить сроки приемки товара. Например, «приемка товара по количеству поступившего в исправной таре производится продавцом: по весу брутто и количеству мест - в 24 часа с момента получения груза от (дата); по весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте - одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней с момента получения товара от (дата)».

Приемка считается произведенной своевременно, если проверка количества, качества и комплектности продукции окончена в установленные сроки.

В зависимости от особенностей сделки сроки приемки могут быть разными. Сдача-приемка по количеству, как правило, производится немедленно по прибытии груза в пункте сдачи-приемки, а по качеству может осуществляться позже (зависит от вида товара). Если товаром является оборудование, станки, то необходимо проверить его в работе, кроме того, нужно учитывать, сколько времени потребуется на то, чтобы его смонтировать и наладить производство. В этом случае покупателю должно быть предоставлено право заявить рекламации по комплектности и качеству в течение достаточно длительного срока, например от полугода до года.

Принимая товар, необходимо точно соблюдать установленные для приемки товара сроки, в противном случае предприниматели могут попасть в неприятную ситуацию. Такое часто бывает, когда покупатель является посредником, а конечную приемку товара по количеству, качеству или комплектности производит конечный получатель. В этом случае необходимо, чтобы процедура приемки товара (сроки, порядок оформления документов и сбор доказательств), предусмотренная внешнеторговым контрактом, совпадала с правилами приемки, указанными в договорах между посредником и конечным потребителем.

Пример. Импортер от своего имени приобрел для другой компании большую партию расходных материалов, используемых в производстве. Во внешнеторговом контракте было указано, что проверка качества товара должна быть произведена в течение 30 дней с момента его поступления покупателю. Поскольку материалы поступили от достаточно известной иностранной компании, проверка качества сразу же не производилась, кроме того, у покупателя даже не было возможности должным образом их проверить. Некоторое время прибывший груз находился на СВХ. В договоре, заключенном между покупателем и заводом-потребителем, были установлены сроки приемки товара этим заводом, которые были такими же, что и в контракте - 30 дней. Через некоторое время материалы поступили на завод, который произвел их приемку по качеству и в собственной лаборатории установил, что данное качество не соответствует заявленному. Тогда завод обратился к посреднику с претензиями по качеству товара, а посредник в свою очередь направил поставщику рекламационный акт, составленный на основании сведений, предоставленных заводом. В ответе на письмо импортера с требованием заменить расходные материалы или вернуть их стоимость, было указано, что срок направления рекламаций по качеству товара истек и что данный акт был составлен с нарушением процедуры, прописанной в контракте. Кроме того, продавец указал, что приемка материалов осуществлялась неуполномоченным лицом, поскольку в контракте было четко оговорено, что товар принимается покупателем. В итоге, во избежание начисления крупных штрафных санкций, импортер вынужден был за свой счет закупить для завода у другого производителя аналогичный товар и выплатить заводу небольшую компенсацию за задержку поставки. Но взыскать с инофирмы стоимость некачественного товара не удалось.

Поскольку товары принимаются по качеству на основании документов, то в контракте необходимо предусмотреть меры, обеспечивающие их высылку. За задержку предоставления документации в распоряжение покупателя можно указать конкретные штрафные санкции и специально оговорить, что «покупатель вправе задерживать приемку и оплату товара, поступившего без документа о качестве».

Нет доказательств - нет убытков

От внимания руководителей предприятий часто ускользает то, что именно в момент приемки товара можно получить или утратить самые ценные доказательства, однозначно свидетельствующие о наличии или отсутствии вины контрагента, перевозчика или экспедитора. Зачастую отсутствие таких доказательств и первичных документов, составленных сразу же после обнаружения несоответствия заявленного качества, количества и комплектности полученному, ведет к острым конфликтам между сторонами сделки купли-продажи, в которые вовлекаются и третьи лица: экспедиторы, перевозчики и пр. Подобные ситуации становятся причиной длительных судебных разбирательств и вынесения несправедливых решений. Кроме того, страхователь (выгодоприобретатель) по договору транспортного страхования груза не получает того возмещения, на которое он вправе был рассчитывать.

Следует закрепить в контракте требования к надлежащим доказательствам, свидетельствующим, что товар поступил в меньшем количестве или что его качество и комплектность не отвечают установленным требованиям. Условия приемки могут быть следующие: «если при приемке товара на складе покупателя будет обнаружена недостача товара, его некомплектность или недостатки качества, то покупателю следует приостановить дальнейшую приемку и обеспечить сохранность товара». При этом покупатель должен предотвратить смешение прибывшего товара из поступившей партии с другими однородными товарами. В дальнейшем участникам операций с товаром необходимо действовать в соответствии с условиями внешнеторгового контракта и договора страхования, если он был застрахован.

Пример. В соответствии с договором страхования российская фирма–покупатель товара должна была приостановить приемку товара и немедленно уведомить страховую компанию об обнаружившейся недостаче застрахованного груза. После чего страховщик обязан был обеспечить присутствие сюрвейера (аварийного комиссара) при дальнейшей приемке товара. В соответствии с внешнеторговым контрактом он должен был вызвать для приемки товара эксперта или представителя продавца. Однако, обнаружив недостачу товара, получатель посчитал, что ему достаточно будет обратиться только к страховщику, который в установленном порядке выплатит страховое возмещение. Но страховщик, проведя расследование, пришел к выводу, что нет никаких оснований для признания этого случая страховым. Страховое возмещение покупателю не было выплачено. Тогда российская фирма обратилась к продавцу с требованием немедленно допоставить товар и заплатить штраф. Но от продавца был получен отказ, обоснованный тем, что покупателем не соблюдался порядок приемки товара, в результате чего не был должным образом зафиксирован факт недостачи. Причем продавец не принял к сведению документы, составленные с участием представителей перевозчика и страховщика.

Суд, куда обратился покупатель, согласился с мнением продавца.

Рассмотрим, как необходимо поступать, чтобы избежать подобных ситуаций. Не следует путать предписания по приемке товара, указанные в двух различных договорах: купли-продажи и страхования. Но в контракте можно специально оговорить, будут ли документы, составленные при участии представителей страховых компаний, являться доказательством недопоставки товара или поставки товара ненадлежащего качества, комплектности. Если продавец не согласится на подобные условия, тогда необходимо будет привлечь к приемке всех тех лиц, которые указаны в договоре страхования и в контракте, и провести приемку товара с учетом предписаний, содержащихся в этих документах.

При составлении актов приемки, рекламационных актов и прочих документов следует помнить, что бумаги в обязательном порядке подписывают лица, задействованные в приемке товара. Участники операции могут удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены лично при них. Лицу, несогласному с содержанием документа, следует подписать его с оговоркой о несогласии и отдельно изложить свое мнение. Акт приемки или рекламационный акт должны быть утверждены руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя, в контракте можно установить для этого срок.

Отдельно оговорим, что доказательством недопоставки или поставки товаров ненадлежащего качества могут стать акты государственных органов, например соответствующие документы таможенного органа, если им были обнаружены недостатки качества и количества товара. Значимыми документами являются и выданные уполномоченными организациями сертификаты качества, соответствия и т.д.

Кто может участвовать в приемке товара

Приемку осуществляет покупатель (получатель) . В ней вправе участвовать и продавец . Почти во всех случаях приемка товара по количеству осуществляется в присутствии представителя перевозчика. В контракте можно указать, что приемка товара будет проходить в присутствии представителей иных организаций, например торгово-промышленной палаты соответствующей страны, эксперта и пр.

Представитель продавца . В большинстве случаев, если приемка товара осуществляется на территории покупателя, в присутствии представителя продавца нет необходимости и даже экономически нецелесообразно направлять его для совместной сдачи-приемки каждой отдельной партии товара. Но если у покупателя возникают какие-то сомнения или претензии в отношении качества, комплектности или количества товара, то продавец имеет право убедиться в обоснованности этих доводов и претензий. В такой ситуации предпочтительнее, чтобы продавец как можно скорее получил соответствующее уведомление и решил вопрос о направлении своего представителя. Для этого в контракте оговаривается, что представитель продавца должен быть вызван в течение определенного срока после обнаружения несоответствия количества, качества, комплектности товара.

В контракте можно указать на обязанность покупателя приостановить приемку товара и определить, в какие сроки и каким способом должен быть уведомлен продавец и какие реквизиты должно содержать уведомление. Например, «…уведомляя о недостаче, покупатель должен указать наименование товара; дату и номер сопроводительных документов; количество недостающего товара и характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача, недостача в поврежденной таре и пр.); состояние пломб; время, на которое назначена окончательная приемка продукции по количеству». Помимо общих сведений, в уведомлении о недостатках качества нужно указать на обнаруженные основные недостатки, а также количество некомплектного товара или товара ненадлежащего качества.

В контракте или в приложениях к нему можно оговорить минимальные требования к реквизитам удостоверения или доверенности, выдаваемой представителю продавца для участия в приемке товара. Например, «представителю продавца для участия в приемке товара должно быть выдано заверенное печатью предприятия удостоверение (доверенность), подписанное руководителем предприятия-продавца или его заместителем. В этом документе следует указать:

• дату его выдачи и номер;
• полное имя, место работы, должность лица, которому выдано удостоверение;
• на участие в приемке какого именно товара уполномочен представитель продавца (наименование товара, номер контракта, номер партии и пр.)».

В договоре можно дополнительно оговорить, что удостоверение, выданное с нарушением установленных требований, является недействительным, а его предъявитель не может быть допущен к приемке товара.

Для того чтобы принять участие в приемке товара, продавцу не обязательно каждый раз специально направлять в другую страну своего представителя. Часто их функции выполняют сотрудники филиалов. Существует возможность передать эти полномочия на основании договора третьим лицам, например предприятию, организации, расположенной в стране получателя товара. Тогда уполномоченное предприятие выдает удостоверение либо доверенность конкретному лицу. Но в этом случае в удостоверении должна быть сделана ссылка на документ, которым продавец уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товара.

Бывает, что контракт содержит пункты об обязательном присутствии представителя продавца при приемке товара, но со временем такая необходимость отпадает. Устные договоренности следует закрепить в письменной форме и внести соответствующие изменения в контракт. Если этого не сделать, то каждая последующая приемка товара, произведенная в отсутствие представителя продавца, может быть расценена как приемка, проведенная с несоблюдением установленного регламента. Следствием этого может стать ситуация, когда при явном нарушении одной из сторон условий контракта позиции другой стороны в суде будут весьма шаткими.

Участие эксперта. Рассмотрим, как стороны могут внести дополнительные осложнения в свои отношения, обозначив, что «…товар принимается с участием эксперта». Часто из текста контракта нельзя понять, какой профиль должен быть у эксперта, является ли он штатным сотрудником предприятия–стороны контракта. Если он - лицо независимое и незаинтересованное в сделке, то непонятно, какой стороне следует заключать с ним договор (или договор с соответствующей организацией); кто и как оплачивает его труд и понесенные им расходы; как эти выплаты распределяются между сторонами внешнеторгового контракта. Вопросов множество, но они редко бывают урегулированы контрактом.

Свести к минимуму возможные разногласия по поводу участия в приемке товара эксперта или специалиста можно, если еще на стадии заключения контракта четко установить:

• какая сторона обязана привлекать эксперта к приемке товара;
• в каких случаях это необходимо сделать (услуги экспертов и специалистов недешевы). При поступлении больших партий недорогих товаров (массовой, серийной продукции) экономически нецелесообразно привлекать экспертов к приемке всего поступившего товара. Но другое дело, если, например, товар (его часть) был упакован в тару, не соответствующую условиям перевозки, либо подвергался неблагоприятному внешнему воздействию;
• какой квалификации должны быть эти специалисты, эксперты;
• эксперты какого именно учреждения (специализация) должны будут участвовать в приемке товара;
• необходимость, порядок и сроки уведомления контрагента о привлечении специалиста (если потребность в его услугах возникла при приемке товара) или сроки уведомления о назначенной дате приемки товара (если присутствие эксперта является обязательным).

То же самое относится и к положениям, оговаривающим необходимость или возможность проведения экспертизы товара . В контракте они могут быть обозначены так: «при наличии сомнений в качестве поступившего товара покупатель за свой счет и своими силами назначает и проводит соответствующую экспертизу товара, заключает договор с экспертным учреждением (название, специализация и т.д.), предоставляет образцы, обеспечивает выезд эксперта на место и пр.» Об обращении в экспертное учреждение покупатель сообщает продавцу, который вправе прислать своего полномочного представителя для контроля над ходом проведения экспертизы, испытаний. Представитель имеет право предъявлять в экспертное учреждение документы и образцы, давать пояснения.

Если предвидится необходимость в уведомлении продавца о назначенной экспертизе, нужно установить для этого сроки, чтобы представитель продавца мог прибыть к месту проведения экспертизы без опоздания. Кроме того, следует указать обязательные реквизиты для такого уведомления. Например, «в уведомлении продавца о назначении экспертизы обязательно должны быть отражены следующие сведения: наименование экспертного учреждения; мотивы обращения покупателя в это учреждение; дата проведения экспертизы, испытаний и т.д.»

Необходимо регламентировать, как расходы по привлечению эксперта будут распределены между сторонами, кто и как будет оплачивать экспертизу, в каком случае сторона по сделке должна будет возместить другой стороне все понесенные последней расходы, связанные с приемкой и оформлением товара, установлением его количества и качества.

В договоре следует как можно подробнее указать, что именно стороны будут считать «товаром надлежащего качества», а что - «товаром ненадлежащего качества», как будет определяться количество товара: единицы измерения, вес нетто и брутто, количество мест и пр.

Товар, поступивший в поврежденной таре

В контракте необходимо подробно зафиксировать процедуру приемки товара в зависимости от тех или иных условий. Например, регламент приемки товара, целостность упаковки которого не нарушена, может существенно отличаться от процедуры приемки товара в поврежденной упаковке.

Пример. Продавец дорогостоящей измерительной техники сам осуществлял ее доставку покупателю до границы. При приемке покупателем первой партии товара оказалось, что часть его поступила в поврежденной упаковке. Покупатель уведомил об этом продавца и потребовал заменить все те приборы и комплектующие к ним, упаковка которых была нарушена. При доставке очередной партии оборудования покупатель вернул продавцу все «забракованные» приборы. Продавец на своем заводе произвел тестирование возвращенного оборудования, и обнаружилось, что все приборы, несмотря на повреждение тары и упаковки, работали исправно. Тогда продавец, заинтересованный в долгосрочном сотрудничестве, предложил внести в контракт условие о том, что для участия в конечной приемке по качеству каждой последующей партии оборудования будет специально направляться представитель фирмы-продавца. В обязанности данного представителя будут входить проверка и тестирование оборудования, упаковка которого была нарушена или повреждена. Кроме того, продавец был готов предоставить более длительный гарантийный срок для такого оборудования. Конфликт был исчерпан.

Нужно специально установить более короткие сроки и особый порядок приемки товара:

• поступившего без тары;
• поступившего в открытой или поврежденной таре;
• если вес брутто не соответствует весу, указанному в сопроводительных документах;
• если товар поступил в немаркированной таре;
• если тара не обеспечивает сохранность товара;
• если пломба или иные вспомогательные упаковочные материалы (лента, пленка) повреждены;
• если есть признаки повреждения: подтеки, слышимый бой и пр.

Необходимо также согласовать процедуру уведомления продавца о данных обстоятельствах и указать, в каких случаях и на основании каких документов покупатель сможет предъявить претензии продавцу.

Предварительная и окончательная приемка товара

По своему характеру сдача-приемка может быть предварительной и окончательной. Предварительная приемка обычно проводится на заводах-изготовителях, в порту, на погранстанции. Она производится с тем, чтобы установить соответствие поставленного товара условиям договора и чтобы продавец мог в кратчайшие сроки устранить дефекты, не допустить поставку товара ненадлежащего качества и количества.

Окончательная приемка устанавливает фактическое выполнение поставки по количеству и качеству. Она производится в том месте, которое укажут стороны в договоре или в месте приемки товара покупателем. Если в контракте указано, что покупатель должен произвести окончательную проверку товара в определенном месте и в определенный срок и о ее результатах сообщить продавцу, то такая приемка является для него обязательной. В контрактах дополнительно указывают, что в случае, если покупатель в установленный срок не произведет такую приемку товара, товар считается принятым, т.е. поставленным в соответствии с теми условиями, которые предписывает контракт. Впоследствии покупатель лишается возможности предъявить продавцу претензии относительно количества и качества полученного товара. Разумеется, это правило не действует, если в товаре будут обнаружены скрытые дефекты, поскольку их невозможно выявить при приемке. Для технических гарантий также устанавливаются особые требования, поскольку обычно недостатки выявляются в ходе эксплуатации товара потребителями. Претензии могут быть предъявлены в течение всего гарантийного периода.

Выборочная или сплошная проверка

Проверка товаров как по количеству, так и по качеству бывает выборочной и сплошной. Выборочная проверка применяется, как правило, к товарам, прибывающим в упаковке, и к массовой, серийной продукции. В контракте определяется доля товара, подлежащая проверке, и способ ее указывается. Сплошной проверке обычно подвергается дорогостоящая и сложная продукция, а также товары, изготовленные по индивидуальным заказам, проектам.

Способ проверки следует отдельно оговорить в контракте. Но ее проведение не лишает покупателя права предъявлять претензии к продавцу при обнаружении недостатков товара при его дальнейшей реализации или эксплуатации.

1 Таможенные органы могут назначать свою экспертизу товаров, перемещаемых через таможенную границу, в собственных специализированных лабораториях.

3.3. Приемка продовольственных товаров

Приемка товаров на предприятиях общественного питания является важной составной частью технологического процесса. Товар принимается по документам: накладным, товарно-транспортным накладным; счету-фактуре. Приемку проводят в два этапа (схема 2).

Схема 2. Пооперационная схема документального оформления приемки товаров

Продукты получают по количеству и качеству. Первый этап - предварительный. Приемка продукции по количеству производится по товарно-транспортным накладным, счетам-фактурам, путем пересчета тарных мест, взвешивания и т. п. Если товар поступил в исправной таре, кроме проверки веса брутто предприятие имеет право потребовать вскрытия тары и проверки веса нетто. Второй этап - окончательная приемка. Масса нетто и количество товарных единиц проверяются одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящейся продукции - не позднее 24 ч. с момента приемки товаров. Масса тары проверяется одновременно с приемкой товара. При невозможности взвешивания продукции без тары (соленые огурцы, квашеная капуста в бочках, сметана, творог в бидонах) масса нетто определяется как разность между весом брутто и тары. В случае расхождения фактического веса тары результаты проверки оформляются актом на завес тары, который должен быть составлен не позднее 10 дней после ее освобождения. На каждом тарном месте (ящике, фляге, коробке) должен быть маркировочный ярлык с указанием даты, часа изготовления и конечного срока реализации.

При обнаружении недостачи составляется односторонний акт о выявленной недостаче, этот товар хранится отдельно, обеспечивается его сохранность и вызывается поставщик по скоропортящимся товарам немедленно после обнаружения недостачи, по остальным - не позднее 24 ч. Поставщик по скоропортящимся товарам обязан явиться в течение 4 ч после вызова, по остальным - не позднее чем на следующий день. После завершения окончательной приемки составляется акт в 3 экземплярах.

Одновременно с приемкой товаров по количеству товар принимается также и по качеству. Срок проверки качества для скоропортящихся товаров - 24 ч, для нескоропортящихся - 10 дней.

Приемка товаров по качеству производится органолептически (по виду, цвету, запаху, вкусу). При этом проверяют соответствие стандартам, ТУ. К транспортным документам прикладываются сертификаты или удостоверения качества, где указываются дата изготовления, срок реализации, название фирмы; гигиенические сертификаты (с указанием допустимых и фактических уровней тяжелых металлов).

В соответствии с Законом «О защите прав потребителей» и санитарными нормами и правилами товар должен быть безопасным для здоровья потребителей. Запрещается принимать:

Мясо всех видов сельскохозяйственных животных без клейма и ветеринарного свидетельства;
- сельскохозяйственную птицу и яйца без ветеринарного свидетельства, а также из неблагополучных по сальмонеллезу хозяйств;
- консервы с нарушением герметичности, бомбажем;
- овощи и плоды с признаками гнили;
- грибы соленые, маринованные, сушеные без наличия документа о качестве;
- продукцию растениеводства без качественного удостоверения;
- пищевые продукты с истекшими сроками годности. В случае обнаружения несоответствия качества составляется акт, как указано выше.

Для обеспечения бесперебойной работы производств реализации продукции в достаточном ассортименте с учетом спроса потребителей необходимы товарные запасы.

Товарные запасы должны быть минимальными, но достаточными для ритмичной работы предприятия. Для предприятий общественного питания рекомендуются следующие нормы товарных запасов при нормальных условиях хранения:

Нескоропортящиеся продукты (мука, сахар, крупа) -8-10 дней;
- скоропортящиеся продукты (мясо, рыба, птица и др.) - 2-5 дней;
- запасы хлеба, молока не должны превышать однодневную реализацию.

Сверхнормативные запасы увеличивают потери при хранении, замедляют оборачиваемость товаров, усложняют учет, загромождают складские помещения, при этом ухудшаются условия хранения.

При проведении каких-либо работ или приобретении товара необходимо подтверждение того, что полученные услуги или материальные ценности соответствуют требованиям, предусмотренным проектной документацией или договором купли-продажи. Это проверяется уполномоченными представителями заказчика или покупателя, а сам процесс проверки называется приемкой.

Понятие приемки и ее виды

Существует большое количество толкований самого термина в различных словарях и нормативных актах, это зависит от предмета, о котором идет речь в каждом конкретном случае. Одно дело, когда идет выпуск новой единицы продукции, и совсем другое, когда она поставляется покупателю. В обоих случаях процедуры проверки товара носят название "приемка", однако в это слово вкладывается различный смысл.

• Когда происходят закупки, то относительно поставленной продукции приемка – это определенный процесс проверки изделия или материала касательно соответствия его количества, качества и комплектности техническим условиям или характеристикам, указанным в тексте договора о купле-продаже. Например, если компания заказала партию подшипников, то при получении проверяется количество отгруженного товара и его основные характеристики. Испытания не осуществляются, если в ходе использования возникнут проблемы с качеством, то производителю будут предъявлены претензии.
• К приемке также относятся мероприятия, проводимые непосредственно на предприятии с целью проверки качества выпускаемой продукции и ее соответствия спецификациям и стандартам качества. Для этого на многих заводах и фабриках создаются специальные отделы технического контроля (ОТК). В данном случае проводятся испытания отобранных образцов продукции, в случае выявления брака или несоответствия спецификациям вносятся необходимые изменения в производственный процесс.

Существуют различные виды контроля соответствия в зависимости от особенностей выпускаемых изделий: швейных, инструментальных, электротехнических, литейных и т.д. Свои особенности имеют, в частности, приемка военная и в атомной энергетике, в которых очень строгие правила относительно используемых материалов, производителей и примененных технологий производства, требуется высокий запас прочности от предложенного изделия, отклонения от установленных стандартов не допускаются.

Если же речь идет о капитальном строительстве, ремонте, реновации или реконструкции, то под приемкой понимается установление соответствия выполненных работ требованиям проектной и технической документации, строительным нормам и правилам. Приемка построенного объекта в эксплуатацию представляет собой юридическое действие, совершаемое специально созданным органом (приемочной комиссией) и направленное на официальное признание факта возведения объекта и соответствия его ранее утвержденному проекту.

Общий порядок проведения испытаний и приемки изготовленной продукции

В странах СНГ действует Межгосударственный стандарт от 1998 года, регулирующий правила проведения испытаний и приемки продукции. Он используется для всех видов выпускаемых товаров, кроме тех, для которых утверждены специальные правила. Его действие распространяется на всю продукцию, предназначенную к поставке заказчику (покупателю), и на производителей всех видов собственности.

В совокупности оба вида испытаний обязаны обеспечивать достоверное подтверждение всех предусмотренных техническими условиями свойств продукции. В некоторых случаях ограничиваются лишь приемосдаточными испытаниями, если их достаточно для проверки качества изделий.

Проверка на соответствие продукции производится отделом технического контроля до ее отправки заказчику или покупателю. Если в контракте предусмотрен механизм независимого контроля качества, то представители заказчика или избранная им независимая организация проводят проверку с использованием собственного оборудования в присутствии представителей ОТК изготовителя. Иногда процесс приемки объединяется с приемосдаточными испытаниями, иногда подразделяется на два независимых этапа: испытания и окончательная приемка. Соответственно, оформляется один общий документ или два отдельных.

Продукция предоставляется для изучения одной или несколькими партиями, либо поштучно. В случае успешного прохождения ранее проведенных периодических, а также приемосдаточных испытаний делается вывод о пригодности продукции. Если речь идет об изделии, выпуск которого только налажен и производится впервые, то следует провести квалификационные испытания, которые временно заменят собой периодические до наступления времени их проведения.

Приостановка приемки происходит при таких условиях:

• изделие не выдержало периодических испытаний;
• партии или единицы продукции, дважды предъявленные для испытаний, оба раза не подтвердили своего соответствия;
• выявлено нарушение в проведении технологического процесса или установлены такие несоответствия, которые могут стать причиной неисправимых дефектов изделия;
• другие случаи, предусмотренные действующей документацией изготовителя.

Процесс возобновляется по решению уполномоченных представителей поставщика и органа приемки после того, как причина возникновения дефекта будет устранена и составлен соответствующий акт. Если причиной приостановки стали отрицательные результаты периодических испытаний, то возобновление процесса возможно после выявления причины неполадки, ее ликвидации и проведения повторных периодических испытаний.

Партия товара, который соответствует требованиям и принят, комплектуется, маркируется и упаковывается в соответствии с условиями контракта, пломбируется представителем ОТК и другого органа контроля (при его наличии). На эту партию готовится пакет документов, которые дают возможность покупателю компетентно выбрать товар. После комплектации партия отгружается получателю или передается на ответственное хранение.

Поставщик обязан обеспечить необходимое качество продукции с момента признания его соответствующим условиям договора до момента доставки покупателю, если это прописано в контракте.

Все процессы, относящиеся к приемке, предусматривают обязательное документальное оформление. В частности, составляются такие официальные бумаги:

• протокол приемосдаточных испытаний;
• акт о результатах испытаний периодических;
• акт о результатах испытаний типовых.

Утверждаются они в шапке представителями изготовителя продукции и органа приемки, а подписываются представителем ОТК или членами комиссии.

Промежуточная и окончательная приемка, их особенности

В случаях, когда речь идет о продукции или объектах, изготовление которых состоит из нескольких или многих взаимосвязанных и взаимозависимых процессов, появляется необходимость контроля качества по завершении каждого из этапов. Это дает возможность оценить возможность перехода к следующей фазе работ. Такая практика часто применяется при выполнении работ, связанных с капитальным строительством.

В частности, к промежуточной контрольной приемке в рамках технического надзора застройщика или заказчика могут относиться такие процессы:

• скрытые (которые в дальнейшем невозможно проверить) и разбивочные (разбивка основных осей и красных линий) работы;

• окончание конструктивных элементов (нулевой цикл, фундамент, несущие конструкции) или отдельных видов работ;
• зданий или их составных частей для проведения отделки;
• завершение монтажа различных технических систем (водопровода, отопления, вентиляции, лифта);
• фундаменты для последующего монтажа технологического оборудования.

Иногда, если это предусмотрено договором подряда, проводится промежуточная оплата работ. В таких случаях ежеквартально организовывается сдача-приемка произведенных работ для установления их объема и необходимой суммы оплаты.

Каждая промежуточная проверка проводится комиссионно с участием уполномоченных лиц от строительных, проектных организаций и органов государственного надзора. Заказчик также имеет право на промежуточный контроль. Каждая контрольная проверка актируется в установленном порядке. Весь процесс капитального строительства завершается окончательной приемкой объекта сначала от генподрядчика рабочей комиссией застройщика, а затем от застройщика государственной приемочной комиссией.

Если же речь идет о смонтированных сложных технических средствах, то тогда под промежуточной приемкой подразумевается проверка оборудования без подачи электрического напряжения и определяется степень готовности его к наладочным работам.

Окончательной приемкой считается определение готовности технических средств к работе в эксплуатационном режиме после проведения полноценных индивидуальных и комплексных испытаний.

Окончательной проверке также могут подвергаться такие объекты:

• тепловые пункты и отопительные системы;
• газопроводы;
• электрозащитные устройства;
• производственные мощности;
• резервуары;
• котлы;
• детали, измерительные приборы и т.д.

Проведение различного вида четко регламентированных приемочных работ в строительстве и на производстве значительно снижает риск изготовления недоброкачественной продукции или возведения строения, которые могут представлять угрозу для жизни, здоровья и имущества граждан, а также для окружающей природной среды.

О. Каверина, консультант по складской
логистике компании Axelot Logistics

Организация приемки товаров на склад

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставляют на склад. Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

• въезд транспортного средства на территорию склада;
• контроль наличия товаросопроводительной документации;
• определение ворот разгрузки;
• подача транспортного средства к рампе под разгрузку;
• подъезд транспортного средства к месту разгрузки;
• наружный осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;
• открывание дверей транспортного средства;
• подача необходимого подъемно-транспортного средства;
• визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);
• подача необходимой тары и укладка в нее товара (при необходимости);
• взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;
• приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;
• сверка и оформление сопроводительных документов;
• оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;
• передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;
• транспортировка груза в зону приемки для окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение.

Нормативно-правовое регулирование приемки. Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух инструкций Госарбитража СССР № П-6 и № П-7, принятых еще в середине 60-х годов прошлого века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний.

Проверка сопроводительной документации. По прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический паспорт, сертификат соответствия ГОСТу, удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывают, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки. Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик, ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, сохранность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб составляется акт об осмотре состояния транспортных средств либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка транспортных средств. Товар, как правило, разгружают с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, навалом. Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако, поскольку вместимость транспортных средств при этом используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Чтобы разгрузить товары, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) проводится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами. Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передана кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

Предварительная приемка – проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара. Зачастую так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, проводится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже располагает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.

При обнаружении недостачи либо некондиционного товара составляют акт о приемке продукции, в котором указывают номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего/некондиционного товара, его общую стоимость, предполагаемые причины повреждений, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляют право дополнительно зафиксировать в нем свое мнение. После обнаружения недостачи/повреждений груза и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

Приемку возвратов от клиентов, как правило, выполняют по такому же алгоритму, как и при приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после его идентификации специалистом по браку. После приемки такого товара осуществляется один из следующих видов его обработки:

• доработка. В случае возможного исправления нарушения качества товара может быть проведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т. п. в зависимости от вида товара;
• возврат поставщику или замена поставщиком;
• утилизация и списание.

Окончательная приемка – проверка количества товара с вскрытием грузовых мест, а также приемка продукции по качеству. В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции может осуществляться в два этапа. Окончательный пересчет товаров и приемка по качеству может проводиться уже после оформления товаросопроводительной документации и выезда транспортного средства со склада. Окончательная приемка груза по количеству и качеству ведется, как правило, в зоне приемки склада.

Приемка по количеству выполняется по массе нетто или по числу товарных единиц в каждом тарном месте. Поступивший товар можно проверить с помощью полной или частичной выборки, результаты которой распространяются на всю партию. Решение о размере выборки или о возможности приемки товара только по грузовым местам принимается на основании нормативной документации, условий договора с поставщиками, а также оценки надежности и качества обслуживания каждого поставщика. Для проведения такого анализа необходимо накопление информации о качестве услуг постоянных поставщиков: количество брака, недостачи, пересортицы в поставках. Исходя из анализа выбранных показателей проводят группировку поставщиков, после чего для каждой из групп разрабатывают договорную политику, в том числе способы приемки товаров и решение вопросов, связанных с расхождениями по количеству и качеству товаров. В табл. 1 представлены возможные показатели оценки надежности поставщика и метод их расчета. Чем меньше значения показателей, тем выше качество работы поставщика.

Оценка надежности поставщика

Показатель	Формула расчета	Составляющие
Частота отказов	Частота отказов = К о / К · 100	К количество заказов поставщику; К о количество заказов, которые не могут быть выполнены полностью (определяется на этапе подачи заявки)
Отклонение количества поставленного груза от заявленного	Отклонение по количеству товара в заказе = N о / N · 100	N N о количество товара, фактически поставленного за период, т/месяц
Отклонение по качеству поставленного товара	Отклонение по качеству товара в заказе = Q о / Q · 100	Q количество товара, заказанного за период, т/месяц; Q о количество товара, поступившего с нарушениями качества, т/месяц
Частота нарушений сроков поставок	Частота нарушений = T о / T · 100	Т количество заказов поставщику; Т о количество заказов, выполненных с нарушением срока поставки

Кроме перечисленных операций, в процессе приемки товаров на склад могут быть выполнены измерение массогабаритных характеристик товаров, маркировка грузовых мест, отдельных упаковок и единиц товара, переупаковка, расфасовка, идентификация комплектов.

Цель дополнительных операций – подготовка товара к размещению на складе или немедленной отправке клиенту, сокращение время и трудозатраты на все последующие операции. Именно поэтому приемка товаров зачастую становится одним из самых длительных и затратных технологических процессов на складе, эффективность которого зависит от четкого планирования, своевременного обмена информацией между подразделениями компании. В свою очередь, в процессе приемки товаров собирается и накапливается информация о товарах, которая затем может быть использована для оптимизации использования складских ресурсов на последующих операциях.