Автоматическое снятие устаревших резервов. Как настроить автоматическое снятие резервов по заказам С помощью документа «Резервирование товаров»

В этой статье методисты фирмы "1С" расскажут о новой возможности редакции 9.2 типовой конфигурации "Торговля + Склад" - снятие резервирования товара по ранее оформленным заявкам.

Для снятия резервирования товара по ранее оформленным заявкам в редакцию 9.2 конфигурации "Торговля +Склад" введены два документа "Отмена заявок покупателей" и "Снятие резерва".

Новые документы оформляются с помощью меню "Документы"/"Покупатели"/ "Отмена заявок покупателей" ("Снятие резерва").

Рассмотрим конкретные примеры оформления данных документов.

Пример 1

Покупателям были оформлены заявки, по ним был зарезервирован товар, однако покупатели не оплатили заявки в указанный срок и отказались от покупки товара. Заявки от покупателей надо отменить. То есть необходимо снять резерв по товарам, которые оформлены по данным заявкам.
Кроме того, необходимо, чтобы данные заявки была исключены из механизма автоматического распределения заявок покупателей по заказам поставщикам.
В этом случае необходимо оформить документ "Отмена заявок покупателей".
В данном примере при заполнении документа удобно воспользоваться возможностью автоматического заполнения спецификации документа заявками, отобранными по определенным критериям.
В рассматриваемом примере таким критерием будет являться то что, заявки должны быть неоплаченными, не отгруженными и у них просрочен срок оплаты.
Критерии отбора заявок для автоматического заполнения в спецификации документа задаются в диалоге, который вызывается при нажатии на кнопку "Заполнить".
Элементы настроек этого диалога полностью аналогичны настройкам отчета "Оплата заявок" (рис. 1).

Рис. 1 Оплата заявок

Флаг "Только просроченные" отбирает те заявки, у которых дата оплаты меньше, чем дата, указанная в документе "Отмена заявок покупателей".
С помощью кнопки "Просмотр" можно просмотреть отчет об отобранных заявках, а с помощью кнопки "Перенести в документ" перенести отобранные заявки в документ "Отмена заявок покупателей".
После проведения документа "Отмена заявок покупателей" произойдет отмена заявок покупателей, указанных в спецификации, а также снимется резерв по всем ТМЦ, которые указаны в спецификации отменяемых заявках покупателей.

Пример 2

Покупателю необходимо срочно оформить продажу товара, однако на данный момент этот товар зарезервирован по заявкам других покупателей. При этом отгрузка товара по другим заявкам покупателей может быть произведена несколько позже. Поэтому необходимо снять с резерва заданное количество конкретного товара, распределив указанное количество снимаемого резерва другим заявкам. Однако те заявки, по которым снимается резерв, не должны исключаться из механизма автоматического распределения заявок по заказам поставщиков.
В момент поступления новой партии товара эти товары должны вновь зарезервироваться.
В этом случае оформляется документ "Снятие резерва", который предназначен для снятия резерва по конкретным ТМЦ, указанным в его спецификации.
Снятие резерва может производиться по конкретному складу или по фирме в целом. Вид совершаемой операции, а соответственно и название документа изменяется при нажатии на кнопку "Операция".
Для каждой позиции номенклатуры в спецификации документа можно указать покупателя и договор, по которому будет снят резерв по данной позиции.
Однако в рассматриваемом случае необходимо произвести автоматическое распределение снимаемого резерва по тем договорам покупателей, по которым производилось резервирование ТМЦ. Для этого в спецификации документа не нужно задавать покупателя и договор.
Если покупатель и договор не выбран, то в соответствующих графах будет установлено "автоподбор" (рис. 2).

Рис. 2. Снятие резерва по складу

Указанные в спецификации количество снимаемого резерва по каждой позиции номенклатуры будет автоматически распределяться по принципу FIFO по тем заявкам покупателей, по которым зарезервирована данная позиция.

Обращаем ваше внимание, что, в том случае если, например, необходимо снять резерв со всех товаров определенной группы или снять резерв по конкретным товарам, зарезервированным определенным покупателем можно воспользоваться функцией автоматического заполнения спецификации, которое производится по кнопке "Заполнить".

Таким образом, для снятия резерва, при нажатии кнопки "Заполнить" открывается дополнительное диалоговое окно.

В этом диалоговом окне можно задать различные критерии отбора позиций номенклатуры.

Отметим, что элементы настроек этого диалога полностью аналогичны настройкам отчета "Резервы ТМЦ".

С помощью кнопки "Просмотр" можно просмотреть отчет об отобранных позициях номенклатуры, а с помощью кнопки "Перенести в документ" перенести отобранные позиции номенклатуры в документ "Снятие резерва".

После того, как документ "Снятие резерва" будет проведен, произойдет снятие резерва с товарно-материальных ценностей, указанных в спецификации.

Однако, необходимо помнить, что при этом не произойдет отмены заявок, по которым были зарезервированы товарно-материальные ценности.

Эти заявки могут в дальнейшем участвовать в автоматическом распределении заявок по заказам поставщиков.

Многие компании используют механизмы резервирования товаров в 1C. Данное описание подходит для программ «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» и «Управление производственным предприятием».

Действительно, механизм резервирования очень удобный – можно поставить резерв на товар для клиента, отгрузить зарезервированные товары, снять резерв при необходимости. К сожалению, наша практика автоматизации торговли показывает, что не все пользователи до конца понимают работу механизма резервирования.

В этой статье мы постараемся исправить ситуацию, рассмотрим основные принципы резервирования и ответим на следующие вопросы:

1. Как можно зарезервировать товар?
2. Как можно снять резерв, в каких случаях это происходит автоматически?
3. В каких отчетах можно посмотреть информацию о резервах?

Статья будет полезна пользователям, которые знакомы с программой и хотят обобщить свои знания по механизму резервирования.  

Резервирование товара

Зарезервировать товар для покупателя можно несколькими способами.

Способ №1 – в заказе покупателя

В момент оформления заказа покупателя можно зарезервировать товары, указанные в заказе.

Меню: Документы – Продажи – Заказы покупателей

Для этого в таблице товаров нужно в колонке «Размещение» указать склад, на котором вы хотите сделать резерв.

Если вручную выбирать склад вы не хотите, в заказе есть кнопка «Заполнить и провести». Нажатие на эту кнопку вызывает автоматическое заполнение размещений и проведение заказа. Кнопка доступна только при оформлении заказа сегодняшним днем.

Способ №2 – в корректировке заказе покупателя

Для исправления заказа покупателя многие пользователи создают документ «Корректировка заказа покупателя», указывая в нем добавляемые и удаляемые из заказа позиции.

Создать корректировку можно на основании заказа или вручную.

Меню: Документы – продажи – Корректировка заказа покупателя

Корректировка заказов покупателя также может устанавливать резерв, как и заказ покупателя. Указывайте склад в колонке «Размещение» или пользуйтесь кнопкой «Заполнить и провести».

Способ №3 – в документе «Резервирование товаров»

Поставить резерв можно отдельным документом «Резервирование товаров». Его можно создать на основании заказа покупателя или вручную.

Для того чтобы поставить резерв, нужно указать заказ, резервируемый товар и его количество, а также заполнить склад в колонке «Новое размещение». В момент проведения документа будет установлен резерв.

Способ №4 – в момент поступления товаров

Меню: Документы – Закупки – Поступления товаров и услуг

Для установки резерва в поступлении товаров должна быть заполнена колонка «Заказ покупателя».

Если поступление создавалось на основе заказа поставщику, то заказы покупателей заполнятся автоматически. Выбирать заказ покупателя в поступлении товаров, если товар заказывался поставщику не для этого покупателя, а просто на склад, настоятельно не рекомендуется.

Способ №5 – во внутреннем заказе

Внутренний заказ используется для заказа товаров со склада собственным подразделением или складом.

Меню: Документы – Запасы (склад) – Внутренние заказы

Во внутреннем заказе, как и в заказе покупателя, присутствуют колонка «Размещение» и кнопка «Заполнить и провести», позволяющие поставить номенклатуру в резерв.

Помимо этих способов, есть другие варианты, когда программа может установить резерв:

• В корректировке внутреннего заказа (по аналогии с корректировкой заказа покупателя)
• В документе «Приходный ордер на товары», если установлен флаг «Без права продажи» (товары берутся на ответственное хранение)
• В документе «Возврат товаров от покупателя» – при возврате товара, который был продан из резерва
• В документе «Авансовый отчет», если подотчетник съездил за товарами по заказу поставщику (по аналогии с поступлением товаров).  

Снятие товара с резерва в 1С

Для снятия резерва также существует множество способов, рассмотрим основные из них.

Способ №1 – в реализации товаров

В момент отгрузки товаров в программе оформляется документ «Реализация товаров и услуг».

Меню: Документы – Продажи – Реализации товаров и услуг

Если по заказу покупателя были зарезервированы товары, то в момент реализации резерв необходимо снять. Для того чтобы резерв с товаров был снят, нужно в таблице «Товары» указать способ списания «Из резерва».

В случае заполнения реализации товаров на основании заказа покупателя, программа сама определяет какой товар в резерве, а какой будет списан из свободного остатка на складе. Будьте очень внимательны при заполнении документа вручную: если указать способ списания «Со склада», товар спишется, но резерв по нему не снимется и «повиснет».

Способ №2 – в документе «Закрытие заказов покупателей »

Меню: Документы – Продажи – Закрытие заказов покупателя

В документе указываются заказы покупателей, которые необходимо закрыть. В момент проведения документа программа проверяет, есть ли по указанным заказам резервы. Если есть резервы, то они автоматически снимаются.

После проведения документа по всем входящим в него заказам не будет никаких резервов.

Способ №3 – в документе «Резервирование товаров »

Помимо установки резерва, этот документ можно использовать также и для снятия резерва.

Меню: Документы – Продажи – Резервирование товаров

Для того чтобы снять резерв нужно указать заказ, товар и его количество, а также заполнить склад в колонке «Исходное размещение». В момент проведения документа будет снят резерв.

Примечание: одним документом можно одновременно снять резерв с одного склада и зарезервировать товар на другом, если заполнить и исходное, и новое размещение.

Способ №4 – в «Требовании-накладной » или «Перемещении товаров »

Документы «Требование-накладная» и «Перемещение товаров» используются для списания товаров на затраты подразделения и перемещения товаров с одного склада на другой соответственно.

Меню: Документы – Запасы (склад) – Перемещение товаров

Меню: Документы – Запасы (склад) – Требование-накладная

Если документы оформляются на основе внутреннего заказа, в котором был установлен резерв, то в момент проведения документов необходимо резерв снять. Для снятия резерва должна быть заполнена колонка «Документ резерва»:

Примечание: если перемещение товаров делается из резерва для покупателя, то программа не только снимает резерв на складе отправителе, но и устанавливает его на складе получателе.

Эти способы снятия резерва наиболее популярные, но есть и другие возможные ситуации:

• В документе «Списание товаров», если заполнен «Документ резерва» в таблице «Товары»
• В документе «Расходный ордер на товары», когда возвращаются контрагенту товары, принятые раньше на ответственное хранение без права продажи
• В документах «Корректировка заказа покупателя» и «Корректировка внутреннего заказа», если указано отрицательное количество товара и заполнено размещение
• В документе «Закрытие внутренних заказов» (по аналогии с закрытием заказов покупателей)  

Отчеты по резервированию товаров

Мы убедились, что возможностей для резервирования и снятия резерва в программе очень много. Более того, в большинстве случаев, программа ставит/снимает резерв автоматически, исходя из заполнения документа, никак не сигнализируя об этом пользователю.

Чтобы контролировать резервы на складе, необходимо пользоваться отчетами, благодаря им вы всегда будете знать, какие товары находятся в резерве.

Отчет «Товары в резерве на складах»

Меню: Отчеты – Запасы (склад) – Товары в резерве на складах

Отчет можно настраивать: ставить отборы, менять состав группировок и т.д.

Отчет «Анализ доступности товаров на складах»

Меню: Отчеты – Запасы (склад) – Анализ доступности товаров на складах

Регламентное задание по закрытию просроченных резервов.

Так как в Управлении торговлей ред. 10.3 - нет автоматического закрытия заказов, закрывать заказы приходится вручную.

Данный модуль - регламентное задание по автоматическому ежедневному закрытию просроченных резервов.

Актуализация заказов покупателей на текущий момент.

Бизнес-процесс:

У вас активная оперативная работа с заказами покупателей с многотысячной номенклатурой и сложной складской логистикой.

1) Клиенты каждый день могут менять или дополнять заявки. Отказываться от позиций, увеличивать заказ, уменьшать заказ.

2) В заказах могут быть пересортицы, не соответствие остаткам на складах и тому подобное. Например, момент отгрузки склад выявляет что товара нет. Ему разрещено в таких случаях вычеркивать товар.

В УТ10 - работа с задним числом - ряд очень серъезных проблем. Заявка созданная вчера не получает текущих остатков.

Допустим у вас заказ на 200 номенклатурных позиций. Звонит клиент: "Я хочу менять вот тот товар и добавить вот этот".

Что делать менеджеру? В ряде компаний категорически запрещено задним числом редактировать заказ. Это может вызывать большие минусы по остаткам.
а) Делать корректировку заказа - это очень сложный документ, с которым сложно работать. 5-10 корректировок мешают работать. По структуре отлавливать что где изменилось невозможно
б) Создавать кучу заказов на клиента тоже не вариант.

Менеджеру и складу удобно работать с заказами покупателей как они есть по факту. В одном цельном документе. Это гарантирует контроль и легкость работы для всех сотрудников подразделений.

Еще пример: В компании склад собирает и подготавливает отгрузку по заказам в базе. В заказах (отдельной доработкой) реализованы статусы - К сборке, Собран, К Отгрузке. Кладовщики видя в своем журнале свои заявки по заказам покупателей, могли в случае необходимости зайти в заказ и изменить позиции (например другая упаковка товара). По окончании Ставит свой статус - Собран.

Что сделали мы:

Актуальность заказов каждый день производит две вещи:

1) Закрытие просроченных резервов

2) Перенос актуальных заказов на текущую дату.

То есть все заказы покупателей, которые активны переносятся на сегодняшних день в начало дня. Это гарантированное решение для удобства работы менеджеров. В случае необходимости они могут заходить в заказы и редактировать их текущим числом (реальным временем), тем самым получая фактические текущие остатки.

Для сохранения первоначальной даты создания заказа в документ добавлен автоматический реквизит (при создании нового документа, который запрещен к дальнейшему редактированию) - Дата заказа .

Процедура ежедневного автоматического снятия просроченных заказов проверяет не от даты документа, а от этого реквизита. Тем самым гарантируя снятия заказов, которые висят уже много дней.

Документ используется для изменения схемы резервирования по товарам, которые обеспечиваются и резервируются обособленно под конкретный заказ (заказ клиента, заказ на перемещение, заказ на сборку (разборку)).

С помощью документа можно выполнять следующие операции:

• резервировать (обособленно) товар под заказ из свободных остатков склада;
• резервировать (обособленно) товар под заказ из других заказов (снимая с них резерв);
• снимать излишек обособленного резерва одного или нескольких заказов;
• полностью снимать обособленный резерв одного или нескольких заказов.

Для выполнения этих операций в форму документа Корректировка назначения товаров добавлена возможность выбора текущего действия.

Все ранее оформленные документы Корректировка назначения товаров будут зарегистрированы с вариантом действия . Такой вариант действия предполагает ручную корректировку колонок Исходное назначение и Новое назначение .

Документ Корректировка назначения товаров может быть оформлен на основании заказа или из списка документов Склад и доставка – Обеспечение потребностей – .

Возможные варианты изменения назначения товаров с помощью документа Корректировка назначения товаров представлены на схеме.

Резервирование товара (обособленно) из свободного остатка

Для резервирования товара под конкретное назначение из свободного остатка товаров на складе в табличную часть заказов добавлена команда Обеспечение – Зарезервировать под назначение .

При выборе этой команды будет открыт помощник создания документа Корректировка назначения товаров – Зарезервировать под назначение .

Список в табличной части помощника заполняется товарами заказа, имеющими вид обеспечения Обеспечивать обособленно , которые есть в наличии (свободном остатке) на указанном в документе складе отгрузки. Если установить переключатель Резервировать на в положение Всех складах , то в таблицу товаров заполнится информация о всех складах, на которых есть доступный остаток товаров. В поле Резерв отображается информация о том, сколько товара уже зарезервировано по выбранному заказу. В графе К резервированию указывается то количество товара, которое необходимо зарезервировать из свободных остатков на складе.

В нижней части формы показывается итоговая информация по заказу, которая станет актуальна после создания документа корректировки. Изменяя значение поля К резервированию , можно видеть, как изменятся итоги по выделенному товару и по документу в целом.

Итоги документа:

• Состояние – показывает, полностью ли будет обеспечен заказ после создания документа;
• В наличии на складе отгрузки – показывает, весь ли требуемый товар будет находиться на складе, указанном в заказе (либо в конкретной строке заказа), после создания документа.

Итоги выделенной строки:

• Потребность – сколько товара после создания документа останется зарезервировать на складе отгрузки;
• В наличии – сколько товара после создания документа будет зарезервировано и физически находится на складе отгрузки;
• Обеспечен на всех складах – сколько зарезервированного товара после создания документа будет физически находиться на всех складах, а также сколько товара ожидается к прибытию от поставщика.

По команде Создать документ будет создан документ Корректировка назначения товаров с видом действия Резервирование .

Новый документ может быть создан и из списка документов Корректировки назначения товаров . При создании нового документа следует выбрать операцию Резервировать на складах .

В новом документе Корректировка назначения товаров можно выбрать нужный заказ клиента (команда Изменить ) и произвести заполнение всеми товарами, которые обеспечиваются обособленно и есть в свободном остатке на складе отгрузки (Заполнить остатками на складах ). Далее открывается тот же помощник создания нового документа корректировки, что и в заказе.

Перенос обособленного резерва с другого заказа

Для переноса обособленного резерва с другого заказа используется тот же помощник оформления документа Корректировка назначения товаров , что и в предыдущем варианте. Для снятия резерва с ранее зарезервированных на складе товаров следует установить флажок Использовать резервы других обособленных заказов . При установке флажка в списке будут показаны те товары заказа, по которым есть обособленный резерв по другим заказам. Установка флажка доступна только пользователям, для которых установлена роль Добавление изменение корректировок назначения товаров , или имеющим полные права. Перенос резерва с другого заказа может производиться одновременно с операцией обособленного резервирования товаров на складах.

По результатам выполнения данной операции будет создан документ Корректировка назначения товаров с вариантом действия Резервирование и корректировка . Так же как и в предыдущем варианте, новый документ Корректировка назначения товаров может быть создан из списка документов Корректировки назначения товаров .

Снятие обособленного резерва по товарам одного заказа

Для снятия резерва по заказу необходимо в форме документа выполнить команду Обеспечение – Снять резерв по назначению . Откроется форма помощника создания документа Корректировка назначения товаров с вариантом действия Снятие резерва .

Таблица товаров заполняется списком товаров, по которым имеется текущий (обособленный) резерв по заказу. Предусмотрено две возможности по снятию резерва.

• Снять все резервы . При выполнении этой команды будет полностью отменено резервирование по товарам, которые зарезервированы с указанием назначения. В колонке К снятию резерва будет проставлено общее количество товаров, которое зарезервировано, но еще не отгружено по заказу. При этом будут автоматически отменены обособленные резервирования товаров под назначение – даже если они были зарегистрированы для склада, отличного от склада отгрузки товаров клиенту. Например, включена функциональная опция (раздел НСИ и администрирование – Настройка разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей ). Товар клиенту должен быть отгружен со склада А. Оформлены заказ поставщику и поступление товара на склад Б с указанием назначения «заказ клиента». Товар под заказ зарезервирован на складе Б. При оформлении снятия резерва по заказу, оформленному на склад А, будет показано, что товар под заказ зарезервирован на складе Б. При оформлении операции Снятие резерва резерв под конкретный заказ на складе Б будет снят и товар поступит в свободную продажу.
• Снять резервы сверх потребностей . Данная команда доступна только в том случае, если включена функциональная опция Не контролировать превышение обособленного обеспечения . Возможна ситуация, когда товара под назначение пришло больше, чем было реально заказано (например, товар пришел в больших упаковках, изменили заказ клиента и т. д). Для корректировки таких ситуаций используется данная команда. Поле К снятию резерва будет заполнено излишками товара, то есть тем количеством, которое излишне зарезервировано под конкретное назначение.

По результатам выполнения этих операций будет создан документ Корректировка назначения товаров Снятие резерва .

При проведении документа Корректировка назначения товаров резерв товара, в том числе и неправильно распределенный резерв под назначение, будет снят.

Снятие резерва по товарам из нескольких заказов

Для оформления снятия резерва по товарам из нескольких заказов используется документ Корректировка назначения товаров с установленным вариантом действия Снятие резерва по многим назначениям .Для заполнения списка товаров по заказам, по которым надо снять резерв, используется команда Заполнить по заказам . Список будет заполнен всеми теми позициями заказов, по которым есть резерв под назначение.

В списке будут отмечены те позиции, по которым есть излишки резервирования (резервы сверх того назначения, которое указано в заказе).

Для отметки резервов по всем позициям используется команда Снять все резервы . Для отбора документов по конкретному складу, номенклатуре и т.д. используются стандартные возможности «1С:Предприятия» по отбору данных в списках.

Произвольная корректировка назначений

При выборе действия Произвольная корректировка назначения становится доступной возможность добавления новых строк в таблицу товаров, а также редактирования ее полей, в том числе выбора произвольных исходного и нового назначений.

С увеличением роста заказов покупателей становится все труднее их обрабатывать. В частности, заказы становятся неактуальными, а поставленные ими в резерв товары мешаются выписке новых документов. Для упрощения снятия резервов было разработано решение, позволяющее автоматически отменять устаревшие заказы.

Картинки приведены для 1С: Управлении Торговлей версии 11. Но решение работает и в версии 10.3.

Резервы могут сниматься совершенно автоматически, без участия пользователя. Но в этом случае картинок делать не с чего, поэтому приведён пример полуавтоматического режима работы, когда кнопки нажимает человек.

Для начала необходимо выбрать те товары из заказов покупателей, которые были зарезервированы раньше или в интересующей нас день. Например, по умолчанию это резервы недельной давности и ранее. Также можно настроить отбор по организациям, контрагентам или другим интересующим полям.

После нажатия на кнопку «Заполнить по заказам» сформируется табличная часть с колонками:

• - организация,
• - номер и дата заказа,
• - заказ,
• - контрагент,
• - партнер,
• - номер строки товара в заказе,
• - склад, на который был сделан заказ,
• - зарезервированная номенклатура и ее единица измерения,
• - количество - количество единиц товара, зарезервированных заказом,
• - резерв - общее количество зарезервированного товара,
• - свободный остаток товара на складе.

Пользователю предоставляется возможность отметить галочками те строки с товарами, которые необходимо снять с резерва. По умолчанию все строки выбраны.

Для того, чтобы снять с резерва выбранные товары нужно выбрать действие, которое следует выполнить с товаром после снятия его с резерва. Возможны два варианта действий: «не обеспечивать» и «к обеспечению».

После выбора нужного и нажатия кнопки «Снять с резерва» система выдаст сообщения о снятии выбранных товаров с резерва и перезаписи соответствующих документов заказа.

В заказе изменения выглядят следующим образом:

Табличная часть до применения обработки

Табличная часть заказа после выполнения обработки

Таким образом, с помощью разработанного решения можно увидеть товары, залежавшиеся в резерве, а также снимать товары с резерва одновременно по нескольким заказам. Обработка способна сократить время на анализ заказов и работу с ними.

Цена: 9000 рублей

Дополнительная информация:

• Код открыт
• Подходит для конфигураций Управление торговлей 11, 10.3, Комплексная автоматизация 2.0, 1.0
• Поставляется в виде внешней обработки, интеграция в 1С не требуется
• По дополнительной договоренности модуль может быть доработан под Ваши требования