Чек-лист для внутреннего аудита — функции, нормативное регулирование и понятные примеры. Как составить эффективный чек лист и попрощаться со старыми граблями

По большей части работа диджитал-студии состоит из рутинных процессов. Пришёл новый клиент - провели комплексный аудит сайта и составили план работ. В плане - SEO, рекламная кампания в Директе, «медийка», управление репутацией… И каждую из этих работ надо проводить по однотипному, выведенному из опыта алгоритму.

Чтобы стандартизировать и автоматизировать работу, мы в студии Solvintech используем чек-листы.

Они помогают ничего не забыть и ведут по плану. Некоторые работы очень объёмные. Даже если проводим их регулярно - что-то можем упустить из виду, а это скажется на результате.

Чек-лист - это ещё и подробный план работы. Когда не перескакиваешь с пятого на десятое, не возникает путаницы и работа проходит быстрее.

А главное - содержат чёткие критерии качества работы. В каждом пункте мы можем обозначить, какой результат оптимален, а какой - недопустим. А заодно указать все промежуточные вариации.

Сразу понятно, что хорошо, а что - плохо

Чек-листы можно подогнать под каждый вид работ, который поддаётся стандартизации. То есть почти под любой. Но есть сложности.

Грань между рабочим и нежизнеспособным чек-листом тонка

В случае с чек-листами действует правило: они должны во всём соответствовать реальному процессу работы. Если это условие не выполняется - чек-лист не будет работать.

Пример. Студия предлагает новую услугу - управление репутацией компании в интернете. Это нелинейная услуга: ход работ зависит от возможностей и ресурсов студии, там много подводных камней, неочевидных тонкостей. Худшее, что можно сделать - составить чек-листы формально. Если брать в расчёт только теоретические предпосылки - между чек-листом и реальным положением дел возникает куча мелких противоречий. Сотрудникам и руководителям придётся постоянно всё согласовывать и переделывать.

Оторвать чек-лист от жизни могут завышенные требования, небрежная проработка содержания, пропуск важных моментов. Тогда он становится негодным инструментом. Это всё равно что забивать шурупы молотком.

Каким должен быть хороший чек-лист

Надо держать в голове две вещи:

• Ваша задача - создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
• Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.

Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист - так удобнее.

1. Структурируйте по порядку действий. Например, от простого - к сложному, от общего - к частному.
2. Разделите на отдельные этапы. Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов.
3. В каждом пункте - только одно действие. Если оцениваете шапку сайта - выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом.
4. Обозначайте только конкретные действия и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна - чек-листы не для этого.
5. Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника. Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.

Пример чек-листа в работе

В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего - несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.

Готовые чек-листы

Ниже - несколько чек-листов, которые мы составили и используем в работе каждый день. В основном они регулируют универсальные процессы, где все этапы примерно одинаковы вне зависимости от специфики бизнеса. Поэтому их можно доработать под себя, а можно использовать как есть. Сделайте копию документа и настраивайте под себя.

В чем делать чек-листы: Google Sheets и аналоги

Одна из наших таблиц

Обычно этот способ подходит для студий и компаний, в которых работает до 50 специалистов. В идеале - 20-30.

Аналоги Google Sheets:

1. Sitechco . Здесь можно создавать чек-листы и группировать их в рамках разных проектов. Ещё есть несколько готовых «чит-листов». Вот, например:

Чек-лист для проверки формы невалидности e-mail

Интерфейс не самый простой - надо потратить час-другой, чтобы разобраться. Зато функционал хороший, а облачная версия сервиса бесплатна.

2. Чек-лист | Эксперт . Здесь удобнее: регистрируемся, составляем чек-лист, пользуемся. Внутри есть неплохие шаблоны. Правда, в бесплатной версии можно создать всего 10 чек-листов. А вот в платной - делить листы на логические разделы, добавлять интерактивные подсказки при наведении на каждый пункт, смотреть аналитику заполнения и использования, добавлять видео. Всё это полезно и стоит 450 руб/месяц.

Так выглядит часть информационного чек-листа по составлению офферов в «Эксперте»

Если речь идёт о простейших процессах (например, о размещении статьи в блоге) - достаточно распечатать чек-листы и раздать их сотрудникам.

Таск-мессенджеры для чек-листов

Иногда таблиц Google и аналогов не хватает. Если над проектом по одному и тому же чек-листу работают несколько специалистов, им нужно взаимодействовать: обсуждать задачи и возникшие сложности, искать пути решения. Лучше, чтобы работа и обсуждение проходили в одном окне.

В таких случаях помогут таск-мессенджеры. Вот самые удобные из них.

Wunderlist . Это сервис-органайзер: здесь можно ставить задачи на день (себе и сотрудникам), делать заметки, создавать чек-листы и тут же превращать их в задания со сроком выполнения.

Если нужно - добавляем медиафайлы, справочные или методические материалы

К каждому чек-листу можно прикрепить несколько исполнителей.

Отправляем приглашения - и рабочая группа собрана

Trello . Это приложение, где каждой задаче соответствует своя карточка. К каждой карточке можно добавить ответственных сотрудников, прикрепить документы, медиафайлы и чек-листы. Список для чек-листа можно копировать прямо из таблички Excel.

Создаём чек-лист, назначаем ответственных

Минус один, но серьёзный: нет вложенности. Нельзя добавить варианты ответов по пунктам. Зато можно создать в каждой карточке по несколько отдельных чек-листов - каждый из них станет логическим блоком единого чек-листа. Либо даже сделать пунктом чек-листа целую карточку (карточки здесь можно группировать на отдельных «досках»).

Rovertask . Здесь тоже можно экспортировать чек-листы в формате.xls. Прикрепляете их к заданию - и система сама разделяет каждый лист на отдельные задачи. Сотрудники берут их в работу и выполняют. Если нужно - обсуждают какие-то моменты в чате. Чат автоматически создаётся для специалистов, работающих над конкретной задачей (руководитель и клиент тоже могут участвовать в обсуждении).

Это удобно: несколько кликов, и не нужно расписывать всё вручную.

Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа

Rovertask предлагает несколько готовых чек-листов - с подробными пояснениями и примерами использования.

Если пользуетесь Мегапланом или Битрикс24 - создавайте чек-листы прямо там:

Нужны ли чек-листы вашей студии?

Чек-листы незаменимы при масштабировании. Их потенциал раскрывается, когда вы расширяетесь: оказываете всё больше услуг, проводите объёмные, комплексные работы. В чек-листах вы фиксируете лучшие (и уже отработанные) практики для новых сотрудников. Создаёте для них отправную точку в работе.

Если вы работаете маленькой командой, не собираетесь масштабироваться, а комплекс ваших услуг ограничен - эффект от чек-листов будет слабым. Почти все процессы и так в головах у сотрудников. Переизбытка информации нет. Тут стандартизация может оказаться излишней. Чек-лист станет «ещё одной бумажкой», без которой и так было нормально.

Честно ответьте себе на вопрос: вы планируете расширяться? Если да - чек-листы вам помогут. Если сейчас главное - удержаться на плаву, потратьте время на более срочные дела.

Разработка чек-листов как новая услуга

Автоматизировали работу сами - помогите другим. Когда внедрите чек-листы в студии и увидите результат, сможете делать то же самое для своих клиентов. Ведь вы погружаетесь в их бизнес и понимаете, как и что должно работать. Предлагайте разные варианты услуги:

• можно составлять чек-листы на заказ под каждый рабочий процесс;
• давать их бонусом при заключении сделки;
• брать на себя контроль за внедрением.

Чек-листы - отличная вещь для стандартизации практически любых процессов. Используйте их, чтобы масштабировать бизнес без провалов и осечек.

Если вы не относитесь к малому проценту гениев с феноменальной памятью, то велик риск того, что вы забываете сделать важные вещи. Действительно, на свою память рассчитывать не приходится. В самый важный момент вы вдруг обнаружите, что забыли выполнить срочное поручение. Но если упорядочить и систематизировать некоторые вещи в своей жизни, то окажется, что вы успеваете больше и выполняете действительно важные вещи.

Контрольный список на все случаи жизни

Не зря говорят, что все гениальное просто. Так оно и есть: иногда, чтобы помочь себе выполнить какую-то работу, достаточно составить шпаргалку и время от времени заглядывать в нее, чтоб убедиться, что все идет по плану. Очень удобно использовать чек-лист - это контрольный список, в котором содержится ряд пунктов для определенной работы. Проходя по ним, нужно отметить то, что уже выполнено, и узнать корректно/правильно ли проводится работа. Такие списки можно использовать в любой сфере жизни. Их значение сложно переоценить, ведь продуктивность от их использования возрастает в несколько раз.

Забываются даже такие вещи, о которых вообще невозможно забыть. Но в спешке чего только не бывает! Особенно неприятно, когда нужно возвращаться, переделывать что-то или извиняться за такие неприятные моменты. К счастью, этот негатив можно свести к минимуму, если накануне составить чек-лист. Это поможет уберечь свою нервную систему от ненужных стрессов.

В чем смысл таких записей

Есть масса людей, которые не пользуются никакими списками. Они считают, что самое важное никогда не забывается. Просто они не хотят тратить время на работу с предварительными записями. На самом деле составить чек-лист - это всего 15 минут.

Смысл составления подсказки - в том, чтоб не допустить ошибок в своей работе. В списке может быть указан перечень действий, которые нужно выполнить, или вещей, которые нужно взять с собой. В них могут присутствовать подсказки, пометки для себя или схемы. Не всегда стоит держать рутинные вещи в голове, если их можно переложить на бумагу.

Сферы использования

Любая идея не возникает на ровном месте. Так зачем нужен чек-лист? Кто первым придумал его использовать и для чего? Изначально контрольные списки использовались в авиации - там недопустимо совершать ошибки, они могут стоить сотни жизней. Человеческий фактор никто не отменял, а людям свойственно делать промахи, так что пилоты стали пользоваться профессиональными чек-листами. Хоть пилот и так досконально знает, что нужно делать перед взлетом, он все равно сверяется. А второй пилот следит, чтобы он обязательно выполнил сверку с чек-листом.

Списки, инструкции, чек-листы - это все синонимы. Списки широко используются в медицине (особенно перед проведением операции), строительстве и других сферах.

Использование контрольных списков в повседневной жизни

Тот, кто открыл для себя возможность все фиксировать на бумаге, удивляется, как он раньше мог обходиться без этого. В какой сфере может пригодиться создание чек-листов? Да в какой угодно. Ведь в них можно фиксировать вещи, которые необходимо взять, например, на тренировку. Можно составить чек-лист на случай командировки, прописать, как форматировать документы, как чистить компьютер и т.д. Эти действия могут повторяться периодически и для них можно использовать одни и те же алгоритмы. Но можно составлять и разовые списки, если мероприятие единичное, например, поездка в отпуск.

Правила составления

Если вы задумались над тем, как составить чек-лист для себя, то эти несколько полезных советов вам пригодятся:

. Важна лаконичность. Нужно помнить, что это не сочинение, поэтому текст максимально сокращайте. Используйте четкие формулировки и простые слова, чтоб набросать основные пункты. Они должны быть составлены так, чтоб при беглом взгляде суть можно было ухватить сразу.

. Выделяйте важные моменты. Для одного листа двух выделений достаточно.

. Удалите все ненужное. Включайте в список только то, что необходимо. В чек-лист написания статей не стоит включить пункт «включить компьютер», это и так понятно.

. Редактируйте список. Он должен быть актуальным. Можете прямо возле пунктов делать пометки карандашом, когда пометок станет много, можно перепечатать новый чек-лист.

Кстати, стоит сказать, что это вовсе не старомодный способ, чек-лист - этоне только список на бумаге. Такие записи можно хранить на компьютере, в смартфоне, на планшете, чтобы он всегда был под рукой.

Как выглядит чек-лист: образцы

Контрольный список часто представляет собой таблицу, в которую внесены все нужные данные. Она может выглядеть совершенно по-разному, но суть одна и та же - ничего не упустить.

Ниже приведен вариант, который можно использовать на работе, чтобы ничего не забыть.

Можно оформить чек-лист в виде обычного перечня. Просматривая пункты во время работы, намного легче учесть все нюансы.

Можно составить другой чек-лист. Образец, приведенный ниже, подойдет для бытовых вопросов, например в отношении одежды. Возле каждого пункта нужно поставить соответствующую букву: П - починить, К - купить, Н - не пригодится. После проделанной работы можно освободить шкаф от ненужных вещей и навести порядок на полках.

Заполнение чек-листа - это увлекательный процесс. В преддверии осени можно написать для себя список того, что непременно нужно сделать для полного счастья.

Преимущества использования чек-листов

Информационный век позволяет каждому из нас быть практичнее и мудрее во многих аспектах. Но большой объем знаний часто приводит к быстрой потере концентрации. Главное уходит из поля зрения, внимание рассеивается. Из виду упускается необходимая базовая информация и в работе появляются ошибки. Используя обычные чек-листы, можно проявить свою компетентность и ощутить собственные умения. С их помощью можно структурировать свои мысли и упорядочить действия, чтоб не совершать лишних движений и не тратить время попусту.

Даже достаточно сконцентрированным людям не стоит пренебрегать контрольным списком. Он позволяет дисциплинировать себя и идти по намеченному пути, избегая ошибок. Вы убедитесь, что не забываете важную информацию. Освободите свой разум от мелких моментов для того, чтоб работать над серьезными вещами. Использование записей поможет вам сэкономить свое время, ведь не придется раздумывать над тем, что делать, у вас уже все написано на бумаге.

Комментарии ( 13 )

Узнал я про чеклист следующим манером. Когда я в первый раз работал над проектом одной очень (слишком) большой западной корпорации, я был просто поражен уровнем царящей там бюрократии. Бумажки летали вокруг меня, как бабочки возле фиалок и незабудок, каждое пришедшее электронное письмо начиналось со слова ASAP и содержало всю предыдущую переписку по данному вопросу с аннотациями и резолюциями, по самым незначительным вопросам требовалось созывать конференции. Главным же явлением этой общественно-политической жизни являлись разнообразные бумажки (обычно весьма объёмные), в начале которых стояло слово checklist.
Я сразу же их возненавидел.
Более трети моего времени я посвящал их заполнению. Заполнив, я нёс их менеджеру, который с омерзением их читал, после чего мы считали итоговый балл, отправляли чеклист фельдкурьером, а полученную сумму сообщали буржуинам по телефону. Буржуины говорили "Не дрейфь, робяты! Осталось немного...", после чего устраивали заседание часа на четыре, по истечении которых звонили сами и повторяли "Не дрейфь, робяты! Осталось немного...". Меня рвало. Я никак не мог понять, зачем им вся эта чепуха.
Потом понял.
Я понял, что нельзя получить хороший результат, если сам не знаешь, что хочешь. А если знаешь, что хочешь, проще всего написать бумажку со списком требований и дать её исполнителю. Пущай сам определяет степень готовности работы. Более того, ещё лучше дать каждому свойству готовой работы весовой коэффициент (например, "отсутствие грамматических ошибок - 4%"), и считать работу выполненной, если сумма коэффициентов больше близкого к сотне числа (например, 97%). Благодаря этому исполнителю не требуется волноваться по поводу качества работы - от него требуется только соблюдать все изложенные в списке требования, а заказчик может быстро проверить качество выполнения, выборочно проверив отдельные параграфы. И эта бумажка называется чеклистом.
Осознав это, я тоже стал бюрократом... :)

Ответить

Ответить

Общие правила для сотрудников офиса


1. Ваш рабочий режим: Понедельник-пятница: с 9-00 до 18-00 часов (обед с 13-00 до 14-00ч). Не опаздывать и не отлучаться без уважительных причин.
2. В рабочее время исполнять свои непосредственные обязанности согласно Должностной инструкции (смотреть в папке).
3. Каждый час проверять рабочую электронную почту. Сразу же отвечать на электронные письма, требующие немедленного ответа. По несрочным сообщениями отвечать в установленные сроки. Докладывать руководителю, если по содержанию послания есть вопросы.
4. По поступающей документации (и бумажной и электронной) сразу же принимать одно из следующих решений согласно проведенного инструктажа по тайм-менеджменту: 1) Выполнять немедленно, 2) Перепоручить (по компетенции), 3) Отложить (установить дату выполнения) , 4) Выбросить (убедитесь, что это действительно не нужно).
Отложенные документы должны быть исполнены в срок.
5. Служебные письма и бумажные и электронные писать по образцу (смотреть образцы в папке).
6. Письма и телефонные или электронные сообщения таких организаций как: налоговый комитет, другие гос.органы, важные поставщики или клиенты – сразу же сообщать руководителю.
7. Отвечать на телефонные звонки. С клиентами разговаривать доброжелательно, стараясь максимально понять и помочь в решении его проблемы, в тоже время, соблюдая интересы нашей фирмы.
8. Открывать шторы на окнах утром (после восхода солнца)и закрывать шторы вечером (сразу после захода солнца). Отключать компьютеры, за которым никто не работает. Отключать ненужные приборы.
9. Следить за порядком в офисе. Свет в разных частях офиса включать по необходимости. Выключать свет в туалете, после выхода оттуда. Мусорные корзины не должны переполняться и излучать неприятные запахи. Обеденный стол после использования приводить в порядок. Посуду мыть и убирать в шкаф.
10. Рабочие столы должны быть чистые, документы сложены в стопки, канцелярские принадлежности должны быть на своих подставках, инструменты и принадлежности должны храниться в установленном для них порядке.
11. Шкафы с документами (папками-скоросшивателями) должны выглядеть точно так, как в утвержденной схеме. (схему смотреть в папке).
12. Цветы и прочие предметы декорации должны содержаться в требуемом виде (цветы нужно поливать, портреты-плакаты поправлять).
13. Все предметы, взятые для кратковременного использования, должны быть возвращены на исходное место или владельцу. Стулья, взятые для рассадки клиентов, возвращать на свои места сразу же после ухода гостей.
14. Следить за состоянием и сохранностью вверенного имущества. Проверять баланс на служебных и личных телефонах, следить за состоянием компьютеров и флеш-накопителей, за работоспособностью локальной сети и связи с Интернетом. Скайп и майл-агент должны быть включенными. На онлайн- обращения отвечать по возможности быстро.
15. При обнаружение проблем с техникой (например, с принтером) действовать по соответствующим чек-листам (смотреть в папке)
16. Фиксировать значимые события письменно: кому, когда, что требовалось? Докладывать обо всех происшествиях руководителю. Не принимать решений по вопросам, выходящим за рамки ваших обязанностей (полномочий).
17. Предметы личных увлечений, хобби (игрушки, худож.книги, и т.п.) не должны находится на рабочих местах. Не злоупотреблять в рабочее время занятиями не связанными с исполнением должностных обязанностей (личная переписка в интернете, компьютерные игры).
18. Свободно время (паузы в работе) посвящать чтению профессиональной литературы, изучению новых способов исполнения должностных обязанностей.

Ответить

• Сказать Вам, что я хочу у Вас работать после ознакомления с Вашими сообщениями было бы поспешно, но... Я точно могу сказать, что если ЭТО действительно часть Вашей работы, для меня будет честью поработать с Вами.

  Ответить

  И запомните слова сказанные больше 100 лет назад.
  «Никакая инструкцiя не можетъ перечислить всехъ обязанностей должностного лица, предусмотреть все отдельные случаи и дать впередъ соответствующiе указанiя, а поэтому господа инженеры должны проявить инициативу и, руководствуясъ знанiями своей спецiальности и пользой дела прилагать все усилiя для оправданiя своего назначения.»
  

  Циркуляръ Морского технического комитета № 15 отъ ноября 29 дня 1910 года
  Российская империя

  Ответить

  Рауан, Вы справедливо привели пример ИНСТРУКЦИИ.
  И в ней есть ссылка (с пользой) на чек-листы (п.15 Инструкции).
  Так что Вы сами подтвердили, что речь идет о двух разных документах.
  См. ниже мой пост о Чек-листах.

  Ответить

  Как говорят военные в адрес гражданских лиц: "Если вы такие умные, то почему строем не ходите?")) если призадуматься, то за этими словами стоит великая сермяжная правда.. она же суконная.. она же домотканая (с)

  Ответить

• Все это правильно. Но как-то грустно. Давным давно, в бытность мою главным инженером, нечто подобное потребовала от нас всех наш директор. Называлось это "хронометраж рабочего времени". Это из тайм-менеджмента как и то, что предлагается автором. Эффективность оное повышает. Но напрочь убивает креативность. Ведь подумайте, Вы таким способом программируете всех сотрудников под свою собственную технологию исполнения задания. А если оная несовершенна? Может у кого-то из сотрудников сможет родиться нечто "прорывное", если оный трудится свободно. А чек-лист, на мой взгляд - из разряда "я начальник, посему умнее меня может быть только вышестоящий начальник". Мне присуще требовать от подчиненных только результат правильно поставленной и истолкованной задачи. Я "забрасываю" задачу своему коллективу как "в черный ящик". Но внутри сего "черного ящика" обработка ведется уже по технологиям этого самого "черного ящика". Ну, естественно, это не исключает обратных связей, коль непонятно что-то, или же есть проблемы в решениях. Бывает что и задача сама по себе руководством ставится невыполнимая. Или рождается некий кардинально другой вариант решения. Моя же задача, как начальника, получить данные, правильно "ввести их в коллектив", и транслировать готовое решение руководству. Или грамотно обосновать невозможность исполнения. Но я стараюсь никогда не вмешиваться в технологию. И создаю я свою технологию только в том случае, ежели сам беру на себя выполнение задачи. Вот тогда, при желании, могу написать для самого себя нечто подобное чек-листу...
  (сайт не работает).
  

  Важным дополнением к чек-листам и инструментом физической, организационной и психологической безопасности в путешествии, могут являться копии всех документов в комплекте вместе со СПЕЦИАЛЬНЫМ СПИСКОМ.
  Это СПИСОК телефонов страховых компаний, консульств России и полиции в странах по маршруту движения, доверенных лиц в России и всех телефонов членов группы (основные номера и дополнительные, российские и туристические, а также пин-коды сим-карт). СПИСОК должен быть у каждого члена группы всегда при себе, в укромном месте, вместе с резервной суммой денег, резервной банковской картой и КОМПЛЕКТОМ ксерокопий важных документов. Копии списка и документов также должны храниться в автомобиле, в известном каждому члену экипажа месте.
  Пояснения по использованию комплекта чек-листов
  Цифры у некоторых пунктов указывают на разделы Конспекта Семинара, в котором обосновано содержание пункта. По мере готовности отдельных пунктов, ставьте отметки в соответствующем чек-боксе чек-листа: кружок – при подготовке; крестик – при окончательной проверке при посадке в машину. Изготовьте рекомендуемое количество не заполненных копий чек-листов с собой в дорогу. Заполняйте (проверяйте) чек-листы вдвоем.
  1.Чек-листы для сборов в путешествие:
  1.1.Чек-лист документов 1.2.Чек лист медицины 1.3.Чек-лист техобслуживания автомобиля
  1.4.Чек-лист инвентаря в машину 1.5.Чек-лист багажа пассажиров 1.6.Чек-лист продуктов
  1.7.Чек-лист финансов и денег 1.8.Чек-лист связи 1.9.Чек-лист поручений
  2.Чек-листы для прохождения границ
  2.1.Чек-лист выезда из России (СНГ): граница и таможня 2.2.Чек-лист въезда в Шенгенскую страну
  2.3.Чек-лист выезда из зоны Шенгена в другую страну 2.4.Чек-лист выезда из Шенгена в СНГ
  2.5.Чек-лист въезда в Россию
  3.Чек-лист любого выхода из машины члена экипажа на расстояние больше прямой видимости
  4.Чек-лист любого выхода из машины всего экипажа в полном составе
  5.Чек-лист выхода из машины всего экипажа на несколько часов или на день
  6.Чек-лист возвращения в машину 7.Чек-лист остановки на ночлег 8.Чек-лист выезда с ночлега
  9.Чек-лист на случай ДТП 10.Чек-лист аренды автомобиля (получение, возврат) 11.СПЕЦИАЛЬНЫЙ СПИСОК

  Ответить

Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.

При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.

Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.

Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.

По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.

Общие сведения

Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.

Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения .

Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

• что это такое?
• назначение документа;
• правовая база.

Что это такое?

Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.

Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.

Сам документ отражается следующие вопросы:

Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:

В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.

В первую очередь это касается следующих моментов:

Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.

Включать в себя подобные документы могут следующее:

Назначение документа

Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:

Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:

• правильно, в соответствии с законодательными нормами, планировать проведение самого аудита;
• проводить выборочный контроль, осуществлять максимально эффективно планирование всего своего времени;
• позволяет избежать пропуска каких-либо важных этапов аудиторской проверки;
• используется в качестве средства памяти;
• существенно упрощает проведение самой аудиторской проверки;
• аудит осуществляется структурировано, целостностно;
• при помощи чек-листа возможно будет осуществлять коммуникацию между различными учреждениями, а также проводящими проверку сотрудниками.

Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.

Правовая база

Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является .

Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:

По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.

Пример заполнения чек-листа для внутреннего аудита

Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.

Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:

• где взять бланк;
• порядок заполнения;
• заполненный образец.

Где взять бланк

Пример в Excel для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.

Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.

Порядок заполнения

Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:

Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.

При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.

Заполненный образец

Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.

Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.

15.09.2017

Чек-лист — самый простой способ проверить менеджеров и увеличить продажи в е-коммерсе. По нашим наблюдениям этот инструмент используют почти в каждом проекте, правда, часто без толку. Руководители жалуются, что только тратят время на проверку менеджеров, а на продажи это не влияет. Их чек-листы чаще всего выглядят так:

• менеджер был вежлив;
• поприветствовал клиента;
• уточнил имя;
• предложил аналоги и порекомендовал товар с оптимальным сочетанием цены, качества и срока доставки;
• рассказал об условиях оплаты и доставки.

И правда, от такого чек-листа проще отказаться, чем тратить время. Он никак не работает на продажи.

В статье на примере интернет-магазина запчастей разберемся, как составлять чек-листы, которые увеличивают продажи.

Как составить чек-лист

Чек лист — список критериев, по которым проверяют менеджеров по продажам. Каждый из критериев ведет менеджера к результату — продаже или решению вопроса клиента.

В чек-листе есть универсальные критерии и специфические. Универсальные — поприветствовать, спросить имя клиента — одинаковые для любого бизнеса. Специфические критерии строятся на особенностях бизнеса. Например, спросить вин-номер автомобиля — специфический критерий для интернет-магазина запчастей.

Чек-листы для входящей заявки и исходящего звонка будут отличаться. Но есть общие принципы, по которым составляют чек-листы:

• разбить чек-лист на блоки, например, приветствие, выявление потребностей, преентация и т.д.;
• расположить блоки в том порядке, как менеджер должен доносить информацию до клиента;
• брать только важные критерии, которые ведут разговор к продаже или решению вопроса клиента;
• писать в одном пункте один критерий;
• делать формулировки понятными для проверяющего и для менеджера.

На примере интернет-магазина запчастей покажем, как составить чек-лист.

Пример чек-листа

У интернет-магазина запчастей в чек-листе будут такие специфические критерии:

• спрашивать вин-номер автомобиля;
• сообщать, что можем доставить в день заказа, если запчасти есть на складе;
• озвучивать, что клиенту придет смс-оповещение с номером заказа, составом, ценами и ссылкой на оплату.

Разобьем чек-лист на блоки и пропишем в каждом важные критерии.

Когда чек-лист готов, нужно выбрать метод оценки менеджеров.

Как оценивать менеджера по чек-листу

Работу менеджера по чек-листу оценивают по одной из трех систем: бинарная, балльная и оценка по балльной шкале .

Бинарная система — самый простой вариант оценки с двумя вариантами ответа: да или нет. «Да» −1 балл, «нет» − 0 . Если менеджер выполнил критерий, ему ставят 1, нет — 0.

По бинарной системе проводят первичную проверку, чтобы увидеть проблемы отдела продаж и выяснить, с чем работать.

Балльная система. Каждому критерию присваивают баллы в зависимости от значимости и влияния критерия на результат. Например «приветствие по корпоративному стандарту» — 4 балла, «менеджер сделал предложение по выявленным потребностям клиентам» — 15 баллов.

Такую систему используют для ежемесячной оценки качества. Оценки ставят по всем звонкам и выводят средний балл. По нему смотрят, как во времени меняются показатели менеджеров, составляют рейтинги менеджеров и строят систему мотивации. Балльная оценка помогает выявлять системные ошибки и слабые места, чтобы составить план обучения.

Оценка по балльной шкале . Каждому варианту присваивается балл:

• менеджер четко в полном объеме выполнил пункт — ставим максимальный балл;
• менеджер попытался выполнить пункт, отработал его частично, например, попробовал отработать возражение, но не получилось — средний балл;
• менеджер не выполнил пункт — 0 баллов.

  Эту систему тоже используют для ежемесячного контроля. Она помогает выявлять слабые места менеджеров. По ним потом легко строить план обучения.

  Не стоит делать чек-листы формально , чтобы были или потому что все так делают. Сначала честно сформулируйте, зачем вам нужна проверка менеджеров и что хотите от нее получить. Если решили заняться проверкой менеджеров, оценивайте не только звонки, а еще ведение заказов в CRM и выполнение регламентов работы.

  Мы занимаемся контролем качества колл-центров в е-коммерсе: исследуем и анализируем ошибки менеджеров, составляем чек-листы и скрипты, показываем точки роста продаж. Если продажи давно застыли на месте, обращайтесь:

  Как составить чек-лист

  • написать список специфических критериев бизнеса;
  • разбить чек-лист на блоки;
  • расположить блоки в том порядке, как менеджер должен доносить информацию клиента;
  • брать критерии, которые ведут разговор к продаже или решению вопроса клиента;
  • писать в одном пункте один критерий;
  • делать формулировки понятными для проверяющего и для менеджера.