Войти
Образовательный портал. Образование
  • Причины выброса токсичных веществ Несгораемые углеводороды и сажа
  • Современный этап развития человечества
  • Лилия яковлевна амарфий Могила лилии амарфий
  • Значение имени мариям Имя марьям значение происхождение
  • Семь советов от Отцов Церкви
  • Унжа (Костромская область)
  • Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений. Журнал регистрации трудовых договоров (книга). Образец Как вести журнал регистрации трудовых договоров

    Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений. Журнал регистрации трудовых договоров (книга). Образец Как вести журнал регистрации трудовых договоров

    Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда . Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.

    Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки» .

    Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.

    Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.

    Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

    Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

    Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

    Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

    • Номер п/п;
    • Дата, когда был заключен трудовой договор;
    • Номер трудового договора;
    • ФИО работника;
    • Структурное подразделение, где трудится работник;
    • Должность, на которой трудится работник;
    • Вид работы;
    • Примечания.

    Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

    В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

    Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

    Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

    Журнал регистрации - необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

    • судебное разбирательство при увольнении работника;
    • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
    • при поиске документов для внутреннего пользования.

    Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

    Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

    Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

    Кто и как заполняет журнал учёта

    Ведение регистрационного журнала - обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

    Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

    Состав учётного документа - наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

    Образец заполнения в печатном виде

    Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

    Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

    • наименование организации;
    • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
    • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

    Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

    • регистрационный номер;
    • дата заключения договора;
    • номер договора;
    • срок действия договора;
    • ФИО работника;
    • должность;
    • характер выполняемой работы;
    • комментарии и примечания;
    • подпись сотрудника;
    • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

    По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы - контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

    Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

    На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

    Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

    Электронная версия

    Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

    Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

    Срок хранения

    Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

    В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

    Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

    С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

    Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

    ФАЙЛЫ

    Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

    Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

    Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

    Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
    Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

    • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
    • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

    Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

    Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

    Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

    Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

    Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

    Как составить книгу

    Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

    В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

    • наименование организации;
    • название документа;
    • дата начала ведения книги и ее окончания;
    • период хранения.

    Все эти данные указываются на титульной странице книги.

    Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

    • дата заключения трудового договора, его номер;
    • фамилия-имя-отчество сотрудника;
    • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
    • должность;
    • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

    Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

    Как оформить книгу

    Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

    Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

    Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

    Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате . Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

    • конфиденциальность;
    • простата оформления и заполнения документа;
    • более легкий контроль за ее сохранностью;
    • минимум расходов.

    Хранение книги регистрации трудовых договоров

    Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

    На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

    Это быстро и БЕСПЛАТНО !

    Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

    Обязательно ли его вести?

    Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

    • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
    • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
    • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

    Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для и для .

    Что говорит закон?

    Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

    Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

    К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

    Мнение кадровиков

    Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

    С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

    К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

    Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

    Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

    Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

    Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

    Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

    Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

    Следует указать:

    • порядковый номер;
    • должность ответственного лица;
    • причину, по которой лицо ведет журнал;
    • его личную подпись.

    Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

    Заполняют их следующим образом:

    • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
    • 2 графа – дата заключения соглашения;
    • 3 графа – номер самого трудового договора;
    • 4 графа – ФИО сотрудника;
    • 5 графа – должность или специальность;
    • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
    • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
    • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
    • 9 графа – дополнительные соглашения;
    • 10 графа – примечания.

    В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

    Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

    Бумажный вариант

    Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

    Основное преимущество — удобство хранения.

    Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

    Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

    Электронная версия

    Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

    Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

    Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

    • конфиденциальность;
    • контроль хранения документов;
    • быстрое формирование копий справок и приказов;
    • быстрый поиск необходимых документов.

    Особенности ведения книги

    Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

    • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
    • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
    • книга регистрации должна храниться 75 лет;
    • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
    • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
    • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

    Кто ведет?

    Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

    Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

    Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

    Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

    При этом приказ должен определять:

    • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
    • лицо, несущее ответственность за его ведение;
    • форму журнала регистрации трудовых договоров.

    Пример заполнения

    Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:


    Образец журнала регистрации трудовых договоров

    Бланк документа можно скачать тут:

    Нумерация контрактов

    Форма номера может быть произвольной.

    Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

    К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

    Внесение изменений

    Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

    «Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

    В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

    Датирование трудового договора

    Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации. Там, где штатная численность невелика (на практике - не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

    Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа - трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

    Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67). Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму. «Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

    А нумерация?

    Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?». Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки. А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил.

    Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

    Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

    Трудовой договор

    Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника. А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

    Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

    Журнал регистрации трудовых договоров , для примера, может содержать следующие главы:

    • Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
    • Должность, место работы, контактный телефон.
    • Вид работы, (основная, по совместительству).
    • Срок трудового договора.*
    • Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
    • Дата и номер приказа о приеме на работу.
    • Даты и номера изменений к трудовому договору.
    • Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

    * Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания.

    При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

    Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

    Один экземпляр – на руки работнику

    Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

    Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные .

    Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре , который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса ). Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен» , затем ставит свою подпись , указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора. Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров . Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

    Сомнительная экономия

    На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора. Напоминаем, что ксерокопия документом не является , а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса.

    Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

    Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной , как по основной работе, так и по совместительству.

    Где и как хранить трудовой договор

    Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

    В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки.

    При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо.

    И.В. Мурнина

    консультант по вопросам
    делопроизводства, автор и ведущий семинаров