Архив организации: регламентируем работу с архивными документами. Примерное положение об экспертной комиссии организации Положение об экспертной комиссии архива организации образец

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), , утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),

приказываю:

Утвердить прилагаемое .

Руководитель

А.Н.Артизов

Зарегистрировано

в Министерстве юстиции

Российской Федерации

регистрационный N 51357

Примерное положение об экспертной комиссии организации

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Федерального архивного агентства

Примерное положение об экспертной комиссии организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве , утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293

3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

________________

Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве , утвержденного (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел организации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.7. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях., утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).

7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Электронный текст документа

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357.

Примерное положение
об экспертной комиссии организации

I. Общие положения

Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.


II. Функции ЭК

1. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

   6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

   6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

   а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

   б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

   в) описей дел по личному составу;

   г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

   д) номенклатуры дел организации;

   е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

   ж) актов об утрате документов;

   з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

   и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

   к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

   6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

   6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

   6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

   6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
   

   III. Права ЭК

2. ЭК имеет право:

   7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

   а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

   б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

   7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

   7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

   7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

   7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
   

   IV. Организация работы ЭК

3. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

   Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

   Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

   Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

   Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

1. Общие положения.

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) ________________________________ (указать конкретно в соответствии с полным официальным наименованием предприятия) (далее - предприятие) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой документации Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на хранении предприятия.

1.2. ЭК является совещательным органом при руководстве предприятия. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое передаются на постоянное хранение документы предприятия.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя предприятия из числа наиболее квалифицированных работников, ответственных за организацию делопроизводства. Председателем ЭК обычно назначается один из руководителей структурных подразделений в составе службы ДОУ. В состав ЭК в обязательном порядке включается ответственный за архив предприятия (начальник отдела архивного хранения в составе службы ДОУ).

1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами министерства (ведомства), нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением.

2. Функции комиссии.

2.1. ЭК осуществляет следующие функции:

2.1.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.1.3. Осуществляет методическое руководство работой по организации хранения документов предприятия, их подготовке к передаче на постоянное хранение.

2.1.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.1.5. Определяет порядок проведения работы по отбору документов на архивное хранение и уничтожение.

2.1.6. Участвует в работе по подготовке нормативно-методических пособий по работе с документами предприятия.

2.2. ЭК рассматривает и выносит решение об одобрении:

2.2.1. Сводных описей дел постоянного срока хранения.

2.2.2. Актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

2.2.3. Актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

2.2.4. Описей на документы по личному составу.

2.2.5. Графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение.

2.2.6. Нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней и классификаторов).

2.2.7. Инструкции по делопроизводству.

2.2.8. Номенклатур дел.

2.3. ЭК представляет на рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

2.3.1. Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов предприятия.

2.3.2. Перечни документов со сроками хранения.

2.3.3. Положение об ЭК и архиве предприятия.

2.3.4. Примерные и типовые номенклатуры дел.

2.3.5. Инструкции по делопроизводству.

2.4. ЭК представляет на утверждение ЭПК архивного учреждения:

2.4.1. Описи дел постоянного срока хранения.

2.4.2. Перечни документов постоянного срока хранения.

2.4.3. Перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.

2.5. ЭК представляет на согласование ЭПК архивного учреждения:

2.5.1. Номенклатуру дел предприятия (при изменениях).

2.5.2. Описи дел по личному составу.

2.6. ЭК совместно со службами ДОУ и кадров организует для работников, ответственных за делопроизводство, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права комиссии.

3.1. При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям предприятия по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

3.1.2.1. Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в т.ч. документов по личному составу.

3.1.2.2. Документы, необходимые для определения сроков хранения служебных документов.

3.1.3. Заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений предприятия о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.1.4. Информировать руководство предприятия по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Представлять в установленном порядке предприятие в учреждениях Росархива.

4. Организация работы комиссии.

4.1. ЭК работает в контакте с ЦЭК и ЭПК по плану, утвержденному руководителем предприятия.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

4.3. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК.

4.4. Решения ЭК принимаются простым большинством голосов. При равенстве голосов решение принимает председатель ЭК.

4.5. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об Экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук

1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов учреждения Российской академии наук и отбору их на постоянное хранение или выделению к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, создается постоянно действующая Экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук* .

Примечание . Учреждение, имеющее сеть подведомственных учреждений и предприятий, филиалы, отделы, научные станции, базы, СКБ, производственные предприятия, учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, может организовать Центральную экспертную комиссию по отбору документов на постоянное хранение (ЦЭК) в соответствии с Типовым положением о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является единой для всех структурных подразделений учреждения и рассматривает все виды документов, как открытого, так и закрытого делопроизводства.

1.2. В своей деятельности ЭК руководствуется распорядительными документами РАН, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное

1.3. ЭК действует под методическим руководством Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение РАН (ЦЭПК) или Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение(ЦЭК) соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является совещательным органом. Без решения вступают в силу после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК.

1.4. В состав ЭК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений учреждения, а также заведующие канцелярией и научным архивом учреждения.
Состав ЭК утверждается руководством учреждения РАН.

2. Функции
Экспертная комиссия:
2.1. организует и проводит совместно о делопроизводственной службой и научным архивом учреждения ежегодно отбор документов для дальнейшего хранения или выделения их к уничтожению. При этом основное внимание уделяется отбору в структурных подразделениях документов и дел (по завершении делопроизводством), под лежащих сдаче в соответствующий архив РАН о постоянным составом документов, а также экспертизе ценности документов с отметкой "ЭПК"

2.2. рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов, описи дел долговременного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, выносит решение о представлении этих документов на утверждение ЦЭПК РАН или ЦЭК. С описями представляется предисловие к описям и историческая справка о деятельности учреждения;

2.3. рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и представляет эти предложения на утверждение ЦЭПК РАН;

2.4. рассматривает номенклатуры дел учреждения, проводит проверку полноты и правильности ее составления:

2.5. участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов и других методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке для последующего хранения;

2.6. организует прием и передачу документов при смене заве дующего научным архивом учреждения или лица, ответственного за архив.

3. Права
При выполнении своих функций ЭК имеет право:
3.1. в соответствии о установленными требованиями давать структурным подразделениям учреждения рекомендации по вопросам отбора документов на хранение или выделения их к уничтожению, упорядочения и передачи их в научный архив учреждения;

3.2. требовать от руководителей структурных подразделений учреждения проведения розыска недостающих дел, подлежащих постоянному, долговременному хранению и по личному составу и представления письменного объяснения в случае их отсутствия;

3.3. заслушивать на своих заседаниях сообщения заведующих канцелярией и научным архивом учреждения о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и.сохранности дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу;

3.4. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

3.5. приглашать в качестве консультантов и экспертов научных сотрудников учреждения и Архива РАН или соответствующего архива с постоянным составом документов.

4. Организация работы
4.1. Заседания ЭК созываются по мере необходимости.

4.2. Решение ЭК принимаются большинством голосов членов ЭК, присутствующих на заседании.

4.3. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК.

4.4. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документации возлагается на секретаря ЭК.

Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров

Государственная архивная служба России

Приказ

Об утверждении примерного положения о постоянно действующей
экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие одобренное Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия (прилагается).

2. Архивным органам субъектов Российской Федерации, федеральным государственным архивам (центрам документации) организовать разработку на основе Примерного положения индивидуальных положений об экспертных комиссиях учреждений, организаций, предприятий, относящихся к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации, и введение их в действие после согласования с архивными учреждениями.

Руководитель службы
Р.Г.Пихоя

Примерное положение*1 о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия

_____
*1 Данное примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий (ЭК) учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. ЭК могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную*1 документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.*2
_____
*1 Для экспертизы ценности и отбора научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.

3.4.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

сводную номенклатуру дел учреждения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение руководителя учреждения:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.