Что понимать под двуязычной международной перепиской? Какие документы подлежат переводу

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

• заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
• размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

• справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
• код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа (ОКУД);
• отметка для регистрационного номера и даты документа;
• отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации (автор документа);
• отметка для проставления даты и номера документа;
• место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

Многие наши сограждане уже привыкли к тому, что для поездок за границу порой требуются переведенные и заверенные копии документов. Однако нередко нотариус перевод заверяет, выполненный на одном листе с оригиналом. Наиболее типичный случай - двуязычный договор или контракт, который заключают два субъекта права из разных государств.

Поставки товара или получение сырья из других стран требует договоренности с иностранной компанией. Письменное соглашение необходимо и при партнерской деятельности или при открытии дочерней компании в зарубежном государстве. Так как очень редко в этом государстве используется в качестве официального языка русский, приходится составлять договор на двух языках. Эта задача очень близка по своей сути с заверенным переводом, однако имеет ряд особенностей.

В любом случае доверять ее следует только опытным специалистам с большим стажем работы. Причем не отдельным профессионалам, а команде. Ведь потребуются услуги сразу нескольких человек - юристов, переводчиков, корректоров.

В крупных компаниях эта задача целиком и полностью ложится на плечи юридического отдела. В небольших организациях при отсутствии штатного специалиста пользуются услугами сторонних фирм. Но в любом случае знание хотя бы основ процесса будет полезным для каждого.

Техника выполнения двуязычного договора

Не будем описывать этап выработки условий договора, приемлемых для обеих сторон. Будем считать, что руководство компаний уже обговорило каждый пункт и согласовало общую схему будущего контракта. Рассмотрим конкретно процесс составления документа и требования к нему со стороны нотариуса (или аналогичного специалиста из другой страны).

Чтобы нотариус перевод заверил, он не только должен увидеть диплом переводчика или другой документ, подтверждающий квалификацию. Юрист будет внимательно следить и за правильностью составления двуязычного договора.

Есть два допустимых варианта оформления:

• текст договора пишется на двух языках на одном листе бумаги. Лист делится вертикальной линией на две равных части. В одной текст пишется на русском языке, в другой - на иностранном. Абзацы выравниваются таким образом, чтобы каждый пункт договора на одном языке располагался напротив его переведенной копии. В верхнем колонтитуле каждого листа должна присутствовать надпись «Перевод с английского языка на русский» (замените нужными вам языками).
• Текст договора пишется на двух языках на разных листах, которые впоследствии сшиваются.

В остальном требования аналогичны тем, которые предъявляются к обычному нотариальному переводу документов. Так как договор - это как минимум двустороннее соглашение, то он выполняется в двух (или более) экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. И каждый экземпляр должен содержать текст на обоих языках, подписи переводчика, выполнявшего работу, нотариуса, заверявшего документ, и, естественно, ответственных представителей компаний, заключающих этот контракт.

Бюро переводов на «Красных воротах» - надежный партнер в международной деятельности

При заключении договора с иностранной компанией очень важно иметь со своей стороны квалифицированного переводчика и опытного юриста. Любое несоответствие в переводе может стать причиной больших потерь. Еще сильнее ударит по бизнесу контракт, который в той или иной части не соответствует законодательству одной из стран. Ведь это может стать поводом для признания договора недействительным, уклонения от выполнения его условий или даже применения штрафных санкций со стороны правоохранительных органов.

От квалификации нотариуса и переводчика зависит слишком много, чтобы экономить на их услугах. Обратившимся в компанию «Азбука переводов» будут предоставлены лучшие специалисты в обеих сферах. Бюро переводов на «Красных воротах» позволит избежать серьезных проблем в международном бизнесе.

Бланком традиционно называется лист бумаги стандартного формата с воспроизведенными постоянными реквизитами и площадью, предназначенной для оформления переменных реквизитов. Постоянными реквизитами, которые должны повторяться при оформлении большинства документов организации, как правило, являются сведения об авторе документа . В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» именно такой подход взят в основу определения термина: «бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора ­официального документа».

Конкретные ответы на заданные вопросы дает ГОСТ Р 6.30-2003 в пунктах 3.8 и 4.8.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах...

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации...

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и ­национальном (справа) на одном уровне.

Напоминаем, что реквизит 08 - наименование организации, 09 - справочные данные об организации, обязательные в бланке письма, а 14 - место составления или издания документа. Таким образом, все виды бланков (общий, для письма, конкретных видов документов) в организациях субъектов РФ рекомендуется оформлять как двуязычные, если в нормативных правовых актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок (см. п. 3.4. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Причем в данных нормативных правовых актах и, в первую очередь, в законах о языках субъектов Российской Федерации могут устанавливаться обязательные к применению языки, а дополнительно - не только расположение реквизитов, но и ­начертание и размер шрифта для их оформления.

Рассмотрим примеры:

1. Двуязычное наименование Архивного агентства Республики Коми на общем бланке:

Пример 1

Свернуть Показать

2. В соответствии с Конституцией Республики Крым государственными языками являются русский, украинский и крымско-татарский. В бланке приказа наименование Государственной архивной службы ­Республики Крым печатается на трех языках:

Пример 2

Свернуть Показать

3. Закон Республики Башкортостан от 15.02.1999 № 216-з «О языках народов Республики Башкортостан» установил, что на бланках оформляются «слева - текст на башкирском языке, справа - текст на русском языке и выполняются одинаковыми по размеру буквами». Такая законодательная норма субъекта не противоречит Федеральному закону от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и Федеральному закону от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и отражает особенность оформления управленческих документов в органах местного самоуправления данного субъекта Российской Федерации.

(перевод). Изложение содержания документа средствами другого языка при полном сохранении его структуры и отсутствии произвольных сокращений текста или добавления отсутствующих элементов.

1.2.Оригинал перевода (оригинал). Документ, подлежащий переводу на другой язык.

1.3.Полный перевод. Перевод, в котором изложено содержание всех составных частей оригинала.

1.4.Частичный перевод. Перевод, в котором изложено содержание одной или нескольких частей оригинала.

1.6.Язык оригинала. Язык, на котором составлен оригинал документа.

1.7.Транслитерация. Способ передачи состава знаков в тексте оригинала средствами алфавита языка перевода, при котором каждый знак (или последовательность знаков) одной системы письма передается одним и тем же знаком (или последовательностью знаков) другой системы письма.

1.8.Транскрипция. Передача звучания слов (текста) языка оригинала с помощью условных знаков в тексте перевода.

1.9.Примечание переводчика. Текст, вставленный в перевод и четко выделенный в нем, который не соответствует тексту оригинала, а поясняет содержание или особенности работы над переводом.

РАЗДЕЛ 2. Требования к названию файлов и пересылке текстов перевода.

При получении от нашего бюро переводов задания на перевод, следует в обязательном порядке отправить свое подтверждение о принятии проекта в работу . Таким образом Вы одновременно подтверждаете Ваше согласие со всеми обозначенными в письме условиями и с правилами выполнения письменных переводов.

Файл с переведенным текстом, который Вы отправляете нам, должен иметь оригинальное название. Если, к примеру, Вы получили файл с названием «12_dogovor.rar», то переведенный файл будет иметь такое же название, но с припиской языка перевода – «12_dogovor_ru.doc».

При отправлении переводов на наш электронный ящик в письме нужно указать статистику перевода и итоговую стоимость по каждому документу.

Подсчет количества знаков с пробелами (Word – Статистика ) необходимо производить только после удаления лишних пустых символов (для облегчения проверки следует использовать функцию «Найти и заменить», где в поле «Найти» вводится двойной пробел, а в поле «Заменить» - одинарный. Проверку стоит повторять несколько раз, пока приложение Word не уведомит о том, что произведенных замен 0).

РАЗДЕЛ 3. Требования к переводу и его оформлению.

Переводчик несет ответственность за качество и стиль оформления перевода!!!

Если по какой-либо причине перевод не может быть выполнен в указанный срок, следует своевременно сообщить об этом нашим менеджерам.

Переводы, присланные с грубыми нарушениями нижеприведенных правил, отправляются на доработку переводчику. Доработка текста в рамках настоящих правил дополнительно не оплачивается.

За некачественные переводы, срыв сроков, грубое несоблюдение настоящих правил применяются штрафные санкции, размер которых пропорционален понесенным нами затратам.

Раздел 3.1. Требования к переводу.

Перевод должен стилистически соответствовать исходному тексту (например, при переводе юридических и экономических текстов не должна осуществляться подмена специальной лексики и оборотов на соответствующие обороты нейтрального стиля, перевод технических текстов осуществляется с соблюдением норм стилистики технических текстов на языке перевода и т.д.)

В качестве результа предоставляется окончательный и правильно отформатированный текст перевода без опечаток, орфографических ошибок и не переведенных фрагментов текста.

Переводчик дает только один вариант перевода отдельных слов, терминов или выражений, приводить несколько вариантов перевода на выбор недопустимо.

Во всем тексте перевода должно быть соблюдено единство терминологии , присущей данной тематике переводов . Так, при переводе технических текстов рекомендуется использовать термины, установленные соответствующими государственными терминологическими стандартами, либо термины, содержащиеся в терминологических приложениях к государственным стандартам и в других документах.

Не стандартизированные термины должны соответствовать терминологическим рекомендациям международных организаций, например, Международной организации по стандартизации (ISO).

Недопустимо употребление терминов, принятых в профессиональном разговорном языке (профессиональном жаргоне), за возможным исключением случаев употребления аналогичных лексических единиц в исходном тексте, но при обязательном соблюдении принципа эквивалентности перевода.

Перевод текста осуществляется полностью, без пропусков и произвольных сокращений текста оригинала. Переводится весь текст на языке оригинала: содержание документа, содержание бланка документа, содержание надписей на печати / штампе или содержание надписей, сделанных от руки.

Спорные, неразборчивые и неоднозначные места, слова, допускающие несколько вариантов перевода (термины, фразы, сокращения, аббревиатуры) следует обсуждать с нашими менеджерами, а также выделять их в тексте фоном и прилагать свои комментарии в скобках на желтом фоне с подписью (например, так) .

При переводе на русский язык общеизвестные латинские выражения (de facto, de jure и т.д.) могут не переводиться. Некоторые названия из области медицины, биологии и химии сохраняются в латинском написании, так как не имеют переводных эквивалентов или не переводятся по традиции. Названия видов бактерий, животных, растений и т.д. сохраняются в латинском написании.

При переводе на иностранный язык русскоязычные эквиваленты общеизвестных латинских выражений можно заменять оригинальными латинскими выражениями. В данном случае следует руководствоваться пониманием того, воспримет ли целевая аудитория перевода такие термины.

3.1.1. Названия организаций

В соответствии с рекомендациями законодательных актов и нормативно-правовых документов «Форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания названия наименования заглавными латинскими буквами - ООО, ZAO, OAO, AKB.

Веским доводом к данному правилу можно считать и то, что из-за несовпадения законодательств, аббревиатура формы собственности сразу же дает возможность определить страну регистрации компании: PLC (ОАО) – Великобритания ; GmbH (ООО), AG (АО) – Германия ; SpA (АО) – Италия , A/S (АО) – Норвегия , Дания , OY (АО) - Финляндия и т.д. Следовательно, если компания зарегистрирована в России или Украине , из-за использования не российской аббревиатуры страна регистрации будет не понятна.

Аббревиатуру направления деятельности предприятий также следует транслитерировать, дав в скобках расшифровку (расшифровка может даваться при первом упоминании компании в документе, в дальнейшем будет использоваться транслитерированное название).

При переводе иностранного названия компании рекомендуется следующая модель: иностранное название - иностранное название, (транскрибированное на русском языке).

Российские названия также обычно не переводятся, а транскрибируются (практическая транскрипция). Хотя в отдельных случаях можно указать перевод названия компании в скобках.

Кроме того, обратите внимание, что при переводе русских компаний кавычки не ставятся.

Названия иностранных учреждений и организаций, как правило, переводят на русский язык. При переводе названий учреждений и организаций обычно используются эквиваленты наименований учреждений и организаций на русском языке.

В названиях учреждений и организаций с прописной буквы пишут только первое слово и собственные имена.

НО в названиях важнейших международных организаций с прописной буквы пишут все слова, кроме служебных.

Названия иностранных журналов, газет в тексте перевода оставляют в оригинальном написании и берут в кавычки. При этом соблюдаются правила употребления прописных и строчных букв, присущие исходному языку. В библиографических ссылках и списке литературы эти названия используют без кавычек.

3.1.2. Даты

Следует соблюдать также и форму написания даты, т.е. если в оригинале документа месяц указан прописью, не допускается замена его в переводе порядковым цифровым номером.

3.1.3. Аббревиатуры

Аббревиатуры, используемые в оригинале, приводят в виде эквивалентов на языке перевода , если таковые существуют.

При отсутствии эквивалентов значение каждой аббревиатуры должно быть объяснено при ее первом упоминании в тексте на языке перевода.

Сокращенные наименования марок машин, аппаратов, приборов и т.д. обычно не расшифровывают и в переводе оставляют в оригинальном написании.

В буквенных аббревиатурах, представляющих собой сочетание букв и цифр, последние пишутся слитно с аббревиатурой, если располагаются перед ней, и через дефис, если стоят за аббревиатурой, при этом кавычки не употребляются.

В буквенных аббревиатурах, сочетающихся с цифрами и целыми словами, все названия оставляют в оригинальном написании. Такие сочетания в переводе заключают в кавычки, а первое слово и собственные имена пишут с прописной буквы.

3.1.4. Имена и фамилии

Если переводчику изначально не предоставляются варианты написания имен и фамилий, как это требуется в соответствии с документами, удостоверяющими личность (или иными данными) для перевода с русского языка, то имена и фамилии переводятся по усмотрению переводчика в соответствии с правилами транскрибирования в языке перевода.

То же самое действует и при переводе имен и фамилий с иностранного языка на русский. В исключительных случаях (например, при происхождении их из редких языков) имена и фамилии могут транслитерироваться.

Оригинальное написание на иностранном языке обязательно приводится каждый раз.

Иностранные имена нельзя русифицировать, их следует транскрибировать в соответствии с правилами произношения данного имени в иностранном языке. Исключения составляют и мена, которые по традиции русифицированы.

Артикли, предлоги (в том числе однобуквенные), частицы в иностранных фамилиях и именах da, das, de, del, don, du, la, le, van, von и др. транскрибируют и пишут со строчной буквы раздельно с относящейся к ним частью имени.

Артикли, предлоги и частицы пишут с прописной буквы, если они с фамилией образуют одно слово, если они по традиции соединяются с фамилией через дефис или апостроф или если в иностранном написании они имеют прописную букву.

Частицы Мас- и Мс-, Saint чаще всего присоединяют к имени через дефис (Сент-, Санта-, Мак-,) и пишут в переводе с прописной буквы. Однако, имеются и устоявшиеся отклонения от этого общего правила.

Если в середине имени встречается предлог, союз или частица, то они пишутся через дефис и со строчной буквы.

Китайские фамилии и имена состоят из двух частей: первая часть – фамилия, вторая – имя. Обе части пишут с прописной буквы и раздельно.

Японские, корейские, вьетнамские, индонезийские, бирманские фамилии и имена пишут раздельно и с прописной буквы в каждой части.

При обратном переводе русских имен, фамилий, отчеств с иностранного языка следует придерживаться общепринятых норм их написания в русском языке.

3.1.5. Географические названия и адреса

Географические названия с/на иностранный язык следует переводить, основываясь на профессиональных словарях, справочниках и проверенных источниках в Интернете.

Географические названия, отсутствующие в атласах, на картах и других проверенных источниках, следует транскрибировать русскими буквами и при их первом упоминании приводить в скобках на языке оригинала, а в дальнейшем использовать только транскрибированное наименование.

В переводах с японского и других языков с не латинской графикой следует употреблять только русскую транскрипцию.

Адреса при переводе необходимо передавать с помощью приема частичного перевода, при котором переводятся названия стран, регионов и городов, а названия улиц и зданий даются в русской транскрипции.

В соответствии с пожеланиями заказчика может также приводиться полный вариант адреса на языке оригинала.

3.1.6. Символы, единицы измерения, цифры, формулы, уравнения, математические и условные знаки

Символы, единицы измерения, численные значения в формулах, формулы и уравнения воспроизводятся в переводе в той форме, в которой это принято в языке перевода. Формулы, например, вводятся с помощью редактора формул «Microsoft Equation» текстового редактора «Microsoft Word». Индексы, содержащие в себе слова (например, ∑), переводятся, если заказчик не желает сохранить индексы на исходном языке. Основанием для сохранения индексов на исходном языке может быть отсутствие вводимых соответствий в языке перевода.

Единицы физических величин в переводе и их международные и русские обозначения подлежат обязательному применению единиц Международной системы единиц (СИ). При цифрах неметрические единицы пишут как полностью, так и в сокращении, а обозначения международных единиц – в соответствии с СИ.

Условный знак, обозначающий наименование иностранных денежных величин (€, £ и др.) и стоящий в исходном тексте перед числом, в переводе на русский язык следует заменять словами «евро», «фунтов стерлингов» и т.д., которые в соответствии с нормами русского языка ставятся после числа.

Римские цифры в переводе рекомендуется заменять арабскими, если они не используются для нумерации разделов текста и если такая замена не противоречит традиции употребления римских цифр в некоторых языках. Например, в русском языке по традиции римскими цифрами обозначают: а) номера съездов, конференций, конгрессов, б) номера международных объединений, и) номера годовщин, г) номера спортивных состязаний, века, д) календарные кварталы.

При переводе следует учитывать особенности употребления некоторых математических знаков:

• Знак разбивки многозначных чисел: при переводе на русский язык многозначные числа (больше трех значащих цифр) разбивают точкой на классы по три знака в каждом (за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы).
• Знак десятичной дроби: при переводе на русский язык используется запятая в нижней части строки, например 0,02.

Употребляемые символы должны соответствовать общепринятым нормам соответствующего языка.

3.1.7. Названия профессий, должностей, ученых званий, титулов и т.д.

Названия профессий, должностей, ученых званий, титулов переводят в тех случаях, когда в языке перевода есть однозначное соответствующее понятие или написание.

В ряде случаев при первом упоминании названия в тексте допустимо дать разъяснительный перевод для лучшего понимания и / или привести оригинальное написание названия на исходном языке в скобках или в примечании.

3.1.8. Цитаты. Названия книг, документов и т.д.

Содержащиеся в исходном тексте цитаты следует переводить. При переводе цитат из общедоступных литературных произведений, документальных источников, периодических изданий и т.д., переводчику следует проверить, имеется ли и доступен ли текст перевода этого фрагмента на язык перевода. При наличии такого перевода цитату на языке перевода рекомендуется брать из него и приводить ее с указанием источника.

Особое внимание следует проявлять в тех случаях, когда цитата в исходном тексте взята из перевода с языка перевода. В этом случае не следует делать обратный перевод, а необходимо найти первоисточник и взять цитату из такого источника.

Если в тексте приведено название международного документа или документа страны исходного языка, переводчику следует найти текстовое выражение, которое принято для упоминания этого закона или документа в официальных документах страны языка перевода, и только если такового найти не удастся, то перевести. При этом в случае необходимости допустимо размещение примечания переводчика.

Когда цитата в исходном тексте взята из перевода с языка перевода, но найти оригинальный текст невозможно по объективным или технических причинам (например, в тексте приводится короткая цитата из трудов русскоязычного автора, но отсутствует точная ссылка на источник, при этом заказчик не в состоянии предоставить такую ссылку, а поиск цитаты по возможным источникам связан с непроизводительно большими затратами времени и усилий), то в таком случае переводчику рекомендуется перевести такую цитату самостоятельно, но в косвенной речи (без кавычек).

Раздел 3.2. Требования к оформлению

В переводе необходимо сохранять порядок следования текстов, формул, а также таблиц и рисунков, абзацев оригинала.

Основной шрифт для использования в переводе исходного текста – Times New Roman. Стандартный размер шрифта 12пт. Межстрочный интервал – 1. Стандартный размер полей: левое – 3 см, правое, верхнее и нижнее – 2 см, отступ первой строки 1,25 см. Интервала между абзацами быть не должно.

Тем не менее, иногда допускаются отступления от указанных требований в целях сохранения оригинального оформления исходного документа в переводном варианте.

Если текст содержит цифры, переводчик сохраняет их в итоговом документе или переносит их в итоговый документ без искажений.

Полностью воспроизводятся все сноски, приложения, таблицы, списки и изображения, подлежат переводу текстовые элементы в изображениях и таблицах.

Текст перевода должен полностью сохранять:

• Нумерацию всех разделов и пунктов (в том числе при перечислении) – даже если при этом используют символы языка оригинала;
• Приведенные в оригинале выделения текста (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт и т.п.);
• По возможности форму таблиц и написание формул.

В тексте не должно быть подряд более одного пробела!!! Для проставления в тексте перевода нескольких пробелов необходимо пользоваться табулятором.

Не следует разделять документ на разделы (делать разрывы страниц), за исключением случаев необходимого изменения ориентации или размера листа.

Следует сохранять первичную и / или исходную ориентацию страницы (альбомная / книжная) при переводе.

1. Изображение вставляется в текст, рядом с исходным текстом проставляются номера.
2. Вставляется изображение, затем таблица с переводом подписей к иллюстрации.
3. Перевод текста поверх рисунка, диаграммы и т.д.

Для обработки внедренных в текст редактируемых объектов (картинки, диаграммы, графики и т.д. с подписями к ним) рекомендуются 2 варианта:

1. Если на изображении нет никаких ссылок в тексте, то его можно не вставлять. Вместо этого на языке перевода курсивом в круглых скобках пишется фраза «Изображение» или «Рисунок».
2. Если же на внедренное изображение ссылаются в тексте, то оно вставляется в нужное место с сохранением своих размеров и места расположения. Присутствующие в документе штампы и печати запрещается вставлять в перевод в виде картинок. Вместо этого должны переводиться надписи в штампах и печатях.

   В этом случае следует придерживаться следующих рекомендаций:

   • С новой строки пишется название реквизита;
   • Стиль шрифта должен совпадать с основным текстом перевода;
   • Если текст в штампе прописывается в несколько строчек и подразумевает отдельную надпись, то каждая из этих надписей пишется с новой строки без дополнительных знаков препинания;
   • Если на штампе имеется подстрочник, его следует перевести и поставить перед переводом текста, который относится к данному подстрочнику;
   • Н е рекомендуется выделять перевод печатей или штампов в отдельную рамку;
   • Перевод текста печати начинается с перевода текстов написанных в центре печати и заканчивается перевод текстов, написанных максимально близко к ее краям.

   3.2.5. Оформление перевода реквизитов (если перевести нужно только реквизиты документа)

   В случае, если в документе нужно перевести только реквизиты (весь остальной документ на русском языке), лист перевода оформляется следующим образом:

   Нужно написать текст о том, реквизиты какого документа будут переведены, а именно указать:

   • Название документа;
   • Фамилию, имя и отчество (если такое имеется) владельца документа;
   • Дату и номер документ;
   • Кем выдан документ;
   • С какого языка на какой язык будет переведен документ.
   Затем выполнить перевод в соответствии с приведенными выше требованиями.

   3.2.6. Оформление подтверждения достоверности перевода Заключительное слово

   Если после прочтения у Вас возникнут какие-либо предложения по совершенствованию процесса стандартизации оформления письменных переводов , будем рады выслушать Вас.

   
   

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках - национальном и русском (реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм) : 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. делопроизводство акт бланк

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
• - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• - общий бланк;
• - бланк письма;
• - бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа.

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
• - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

• - завершительную надпись «верно»;
• - должность лица, заверившего копию;
• - личную подпись;
• - расшифровку подписи;
• - дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.