Электронная передача отчетности в налоговую. Отчетность через интернет, Когда и кто сдают отчетность в электронном виде? Представление на бумажном носителе

Для того чтобы уменьшить нагрузку во время отчётного периода, налоговые инспекции настоятельно рекомендуют переходить на сдачу деклараций в электронном виде. Такой способ значительно экономит время налогоплательщиков и весомо упрощает сверку необходимых платежей и начислений.

Электронная отчётность имеет ряд преимуществ

Отчётность, отправляемая по электронным каналам связи, обладает рядом преимуществ перед бумажными документами. Несмотря на то, что за услуги специализированного оператора придётся ежемесячно отдавать определённую сумму денег, сдача отчётности в электронном виде выгодна для компании.

Во-первых, если не нужно дублировать на бумаге, то сокращаются затраты на канцтовары и архивирование отчётности. Хранятся сданные отчёты также в электронном виде и в случае необходимости распечатываются из программы. Во-вторых, снижаются почтовые расходы и отпадает необходимость в курьерских услугах. Все эти статьи затрат являются немаловажной частью себестоимости товара или выполняемых компанией услуг.

При сдаче декларации через специализированную программу отпадает необходимость тщательной проверки каждой цифры. В случае обнаружения несоответствия цифровых соотношений программа сама подскажет, где искать ошибку.

Отчёты в налоговую в электронном виде всегда сдаются на актуальных формах, так как в программу постоянно подгружаются все изменения законодательства. При загрузке старого бланка система сообщит о несоответствии формата.

Дополнительные возможности электронного документооборота

Подключение к электронному документообороту даёт компаниям ряд преимуществ, которые очень пригодятся в работе. Пользователи системы имеют возможность получать выписки из реестра юридических лиц, заказывать проводить дистанционно. Сдача отчётности в электронном виде значительно экономит рабочее время бухгалтера и позволяет быть в курсе всех изменений, связанных с поступлением документации и платежей.

Все отправленные отчёты сортируются по датам отправки и календарным периодам. Также в программе хранится вся деловая переписка, полученная от фондов и контролирующих органов. В целях охраны электронной информации программа производит резервное копирование, а в случае сбоя - восстановление утраченных данных.

Чем привлекательна электронная отчётность?

Для удобства работы с электронным документооборотом и привлечения новых клиентов специализированные операторы предлагают такую услугу, как рассылка СМС-оповещений в случае поступления сообщений или изменения статуса представленной отчётности. Также для оптимизации работы в больших бухгалтериях устанавливается многопользовательская версия программы с возможностью одновременной сдачи нескольких отчётов.

Независимо от форм собственности и пользователи могут формировать любые неформализованные запросы в фонды и налоговую инспекцию. Согласно регламенту обработки поступившей документации налогоплательщику обязательно отправляется ответ о принятии документа и переадресации его в исполнительный отдел.

Как стать пользователем электронного документооборота?

Для того чтобы стать участником электронного документооборота, необходимо заключить договор с налоговой инспекцией. В документе будут подробно описаны условия передачи данных, порядок разрешения спорных ситуаций. После этого компания выбирает специализированного оператора, который будет осуществлять передачу данных.

Отчёты, передаваемые по каналам связи, обязательно подписываются электронно-цифровой подписью, которую можно получить в удостоверяющем центре. Такой ключ позволяет безошибочно идентифицировать поступающую документацию. ЭЦП имеет определённый срок действия, по окончании которого ключ обновляется и продлевается дистанционно, сдача отчётности в электронном виде возобновляется. Такая мера придумана в целях безопасности и дополнительной защиты информации.

В зависимости от размера и потребностей компании можно выбрать наиболее подходящий пакет услуг. Если фирма сдаёт только ежеквартальный и годовой отчёт, то нет необходимости покупать весь комплекс услуг, предусматривающий ежемесячную сдачу документов. Также у налогоплательщика есть возможность воспользоваться услугами сторонней организации, которая занимается сдачей отчётов. В таком случае не нужно заключать договор с оператором и приобретать компьютерную программу.

Для получения более подробной информации можно обратиться к официальным сайтам контролирующих органов и прочитать там подробную инструкцию и рекомендации. Например, сдавать отчёт в ФСС в электронном виде можно абсолютно бесплатно, получив персональную ЭЦП.

Сдача нулевой отчётности в электронном виде

Нулевую отчётность нужно сдавать на общих основаниях с основной документацией. Несмотря на то, что в документах отсутствуют начисления, за несдачу такой документации на организацию будет наложен штраф. Сдача отчётности в электронном виде значительно облегчает работу бухгалтера и экономит время. Кроме того, такой способ дисциплинирует налогоплательщика и помогает избегать штрафных санкций. Это особенно важно в начале деятельности компании.

Отчётность в пенсионный фонд за две минуты - это реально

Сдаваемая в Пенсионный фонд, является наиболее важной, так как на основании представленных данных фонд получает информацию для начисления будущей пенсии. Отчёт в ПФР в электронном виде сдаётся через специализированного оператора связи и подписывается ЭЦП. Отправленный расчёт предварительно принимается на проверку, и в случае обнаружения ошибки фонд оповещает налогоплательщика. Такое общение помогает рационально использовать рабочее время и вовремя исправлять неточности.

Годовой отчёт - это довольно сложное время для любого бухгалтера. С появлением возможности сдачи электронной документации всё значительно упростилось. С каждым годом количество пользователей такой услуги растёт, поэтому компаниям, ещё не подключившимся к электронному документообороту, стоит поторопиться.

Разовая сдача отчетности через интернет : как сдать налоговую декларацию в электронном виде? В статье мы расскажем о том, что должен знать налогоплательщик при оформлении и сдаче разовой отчетности через Всемирную сеть.

Разовая отправка отчетности через интернет: способы подачи

Электронная отчетность через Всемирную сеть давно стала неотъемлемой частью деятельности бухгалтера. В Налоговом кодексе Российской Федерации прописана обязанность отправки в ФНС налоговых деклараций, в том числе в электронном виде, согласно установленным срокам.

Осуществить отправку налоговой отчетности через интернет можно только при наличии электронной подписи. Приобретается она на платной основе у удостоверяющих центров либо при заключении договора с оператором ЭДО.

Разовую отчетность в налоговые органы можно подать двумя способами: через сайт ФНС и через операторов электронного документооборота (ЭДО). В свою очередь, сдача через сайт налоговой чаще применяется для разовой подачи отчетности и может быть выполнена либо с собственной электронной подписью плательщика либо по доверенности.

Отправка отчетности через сайт ФНС

Отправка разовой отчетности через каналы телекоммуникационной связи (ТКС) может проводиться непосредственно через официальный интернет-ресурс Федеральной налоговой службы РФ. С этой целью был разработан специальный сервис. Использовать его может любой налогоплательщик, имеющий электронную подпись и способный выполнить определенные технические требования.

Недостатком такого способа отправки отчетности является установка программного обеспечения и самостоятельное изучение налогоплательщиком инструкций. Файлы документов, сформированные в других программах, нужно перезагружать в специальную программу налоговой службы.

Отправка отчетности через операторов ЭДО

Сдача отчетности может быть осуществлена при помощи операторов электронного документооборота посредством каналов ТКС.

Согласно ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязуется предоставить отчетность в электронной форме в следующих случаях:

1. Если за прошедший календарный год количество сотрудников компании превысило 100 человек (согласно абз. 3 п. 3).
2. Если была проведена реорганизация компании с численностью сотрудников более 100 человек (согласно абз. 4 п. 3).
3. Если данная обязанность применима к конкретному типу налога (согласно абз. 5 п. 3).

Список операторов ЭДО можно узнать на официальном сайте ФНС.

Отправка отчетности через операторов ЭДО обладает следующими преимуществами:

• не нужно посещать налоговые органы;
• не нужно создавать и заверять бумажные версии отправляемых документов;
• снижается число ошибок при оформлении деклараций;
• налогоплательщик получает доступ к своим индивидуальным данным в ФНС (например, сведениям по лицевому счету);
• налогоплательщик получает возможность электронного документооборота с ФНС (например, может запросить справки о состоянии задолженности перед бюджетом либо акт сверки такой задолженности).

Сдача отчетности без привлечения операторов ЭДО

Сдача отчетности по ТКС без использования услуг операторов ЭДО осуществляется двумя основными способами:

1. Оформление личной ЭЦП. Данный способ наиболее удобен для ИП, поскольку не требует оформления нотариально заверенной дорогостоящей доверенности. Использование данного метода подразумевает отправку отчетности от имени ИП через сайт ФНС. Оформление ЭЦП осуществляется в течение 1-3 дней, после чего ИП может приступать к отправке отчетности.
2. Оформление доверенности на организацию-представителя либо физическое лицо, имеющее ЭЦП. Для такой отправки, помимо подписания договора на оказание соответствующих услуг, необходимо оформление нотариально заверенной доверенности. Электронная копия доверенности прилагается к отправляемому отчету, а затем предоставляется в ФНС в бумажном виде.

Как получить электронную подпись

Удостоверяющий центр, аккредитованный Министерством связи и массовых коммуникаций РФ, может выдать электронную подпись. Согласно условиям приказа ФНС РФ от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142 для правильной авторизации в системе применяется специальный сертификат ключа, которым проверяется электронная подпись.

По ст. 80 НК РФ отчетность по ТКС отправляется с простановкой квалифицированной электронной подписи. Согласно закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ было введено понятие простой и квалифицированной, или усиленной, электронной подписи. Налоговая отчетность, предоставляемая в ФНС, подписывается только квалифицированной ЭЦП.

Аналогично бумажной документации, заверенной подписью и печатью, электронный документ приобретает юридическую силу и статус после проставления на нем электронной подписи.

Что нужно для отправки отчетности через интернет?

Налогоплательщик при отправке отчетности через сайт ФНС должен иметь:

1. Сертифицированный ключ электронной подписи, выданный специальным удостоверяющим центром и соответствующий требованиям приказа ФНС РФ от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142.
2. Идентификатор абонента. Получить его можно после регистрации на сайте ФНС без обращения к оператору ЭДО. Зарегистрироваться на сайте ФНС можно по ссылке .
3. Средство защиты электронной информации. Чаще всего используются программы для шифрования, или СКЗИ — средства криптографической защиты информации. Такое наименование носят программы, создающие закрытый и открытый ключи ЭЦП. В основном используется программа «Крипто Про».
4. Компьютер, подключенный к интернету и браузер Internet Explorer (программы шифрования и передачи данных, предназначенные для сдачи налоговых отчетов, корректно работают именно в IE).

Итоги

Отправить разовую отчетность через интернет можно через официальный сайт ФНС с оформлением личной ЭЦП либо по доверенности, не прибегая к оформлению личной ЭЦП. Также можно воспользоваться услугами операторов ЭДО, договор с которыми заключается минимальным сроком в один год. Для отправки отчетности необходимо получение электронной подписи, идентификатора абонента и сертификата от удостоверяющего центра. Обязательно стоит обратить внимание на защищенность и надежность информации, указанной в электронной документации.

Последние несколько лет государство все активнее подталкивает организации к переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде, которая осуществляется посредством специализированных операторов связи (не бесплатно).

Невольно прослеживается ассоциация с платными дорогами, где обязательно должна присутствовать бесплатная альтернатива платному участку. Так как основное направление моей деятельности - максимальное сокращение расходов организаций на ИТ, то в данной статье я попытаюсь рассмотреть возможность бесплатной сдачи электронной отчетности.

Сразу обозначу область - будет рассматриваться общая ситуация без углубления в операционные системы и прочее ПО, так как это тема других статей, готовящихся к пуликации.

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде

Обязанность предоставлять отчетность в электронном виде устанавливается каждым контролирующим органом. Также позволительно добровольно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Более подробную информацию можно узнать обратившись в контролирующий орган или на их официальных сайтах:

• Федеральная служба государственной статистики (Росстат, ГКС или ТОГС)
• Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР)

Полезные ресурсы и материалы:

• ФНС: Представление налоговой и бухгалтерской отчётности
• Бухгалтерия онлайн: профессиональное электронное издание

Необходимое программное обеспечение

Для сдачи электронной отчетности должно выполняться, как минимум, три условия:

1. Наличие программы для заполнения и составления отчетности в электронном виде;
2. Наличие сервиса или программы для передачи отчетности в электронном виде;
3. Наличие Квалифицированной электронной подписи (КЭП) и программы-криптопровайдера.

Неплохо было бы еще иметь толкового бухгалтера и системного администратора.

Краткий обзор рынка

Рынок продуктов для ЭДО представлен в основном четверкой спецоператоров: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Есть ряд и более мелких игроков, например, ООО «Русь-Телеком» со своим флагманом под названием Фельдъегерь .

Помимо продуктов для передачи отчетности, есть программы для ведения бухгалтерского учета с возможностью передачи отчетности в контролирующие органы: 1С (для передачи используется Калуга Астрал), Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, Мое дело, Кнопка, БухСофт-Онлайн, ImBoss, Небо.

Все решения представляют комплексный подход, предлагая заполнение отчетности, подгрузку готовых файлов из других систем бухгалтерского учета и их передачу, а также ряд сопутствующих услуг (нормативная база, ЭДО с контрагентами и пр.). Естественно, что все решения платные и их стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа организации и режима налогообложения.

На сайте Федеральной налоговой службы РФ приведен список Организаций - операторов Электронного Документооборота .

Не стоит забывать, что каждый контролирующий орган дает возможность заполнять и сдавать электронную отчетность с помощью собственных программ и ресурсов. Об этом далее.

Заполнение и составление отчетности

Обычно отчетность выгружается из программ для ведения бухгалтерского учета (1С, Парус, SAP и т.д.). Зачастую это сопряжено с рядом проблем, так как форматы электронной отчетности постоянно изменяются и не все программы успевают за этими обновлениями. Иногда сами пользователи не удосуживаются вовремя установить очередное обновление, либо выгрузка невозможна по иным техническим причинам (отсутствие нужного формата, невалидные XML на выходе и т.д.).

В этом случае можно воспользоваться бесплатным ПО для подготовки электронной отчетности, которое предлагают сами контролирующие органы:

• ФНС: Налогоплательщик ЮЛ (смотрите также прочее ПО);
• Росстат: Программное обеспечение для заполнения форм статотчетности в режиме off-line ;
• ФСС: Программа "Подготовка расчетов для ФСС" (также 4ФСС можно заполнить на портале . В некоторых регионах доступна отправка Листков Нетрудоспособности);

Также на сайтах контролирующих органов есть дополнительное ПО и сервисы, которые могут пригодиться несмотря на способ составления электронной отчетности.

Многие продукты спецоператоров связи (за которые платятся немалые деньги) напрямую обращаются к ресурсам контролирующих органов:

• Выписки ЮГРЮЛ/ЕГРИП (в том числе юридически значимые);
• Программа проверки отчетности в Пенсионный фонд для плательщиков - CheckPFR ;
• и др.

Вопреки расхожему мнению (что государственное ПО крайне несовершенно), все вышеперечисленные программы вполне приемлемого качества и свои функции выполняют. Многие из них построены по принципу отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. Это требует некоторого контроля со стороны пользователя, так как шаблоны часто обновляются (особенно у Росстата).

Совет! Имеет смысл сделать промежуточный репозиторий нужных xml-шаблонов, чтобы затем централизованно обновлять их. В данный момент я рассылаю шаблоны и информирую бухгалтеров об обновлениях с помощью нескольких простеньких Python-скриптов.

Передача отчетности

Контролирующие органы предоставляют бесплатную возможность передачи отчетности через собственные сервисы:

Требования для работы с ресурсами стандартны. Необходимо иметь Квалифицированную электронную подпись (КЭП), программу криптопровайдер и может потребоваться плагин для работы криптопровайдера с браузером.

Минусом такого способа является необходимость отдельной регистрации на каждом из ресурсов, что не очень удобно при больших объемах данных. В отличии от платных решений, которые предлагают единый бесшовный интерфейс.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Перед отправкой, подготовленные файлы отчетов необходимо подписать электронной подписью. Это единственное узкое место, которое не поддается удешевлению, так как бесплатно подпись для юрлиц никто не делает (на самом деле можно получить бесплатно в рамках акции, об этом далее).

На официальных ресурсах приводятся списки аккредитованных удостоверяющих центров , в которых можно оформить электронную подпись. Там же приведены требования к ним. Если уже имеется какая-либо электронная подпись, то вполне возможно, что она подойдет для подписания отчетов.

Также необходимо наличие программы-криптопровайдера. На официальных ресурсах контролирующих органов в основном используется КриптоПро. Программа имеет пробную лицензию на три месяца. Для экономии можно поставить версию КриптоПро 3.9, а потом установить КриптоПро 4.0 (), выиграв 6 месяцев бесплатной работы. Потом во избежание проблем и головной боли проще приобрести лицензию.

Ряд спецоператоров предлагают для своих сервисов облачные КЭП (КлаудКЭП), которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Для работы с КлаудКЭП не требуется наличие криптопровайдера. Но работать с КлаудКЭП на сторонних ресурсах невозможно.

Upd : Калуга-Астрал позволяет использовать бесплатный криптопровайдер VipNet CSP .

Другие способы экономии

Есть еще один вполне простой способ экономить - всевозможные акции спецоператоров связи. На данный момент (10.05.2016 г.) действуют следующие акции:

КЭП выдаются в рамках акции. Тестируй - не хочу!

Итоги

При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р. Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.). Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП. При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений. Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

Через некоторых сепцоператоров можно сдать нулевую отчетность абсолютно бесплатно. При таком подходе не придется тратиться на КЭП. Это может оказаться оптимальнее, чем использование официальных каналов.

Ознакомиться с тарифами можно по следующим ссылкам:

Внимание! При выборе тарифного плана обязательно указывайте ваш регион, так как в разных регионах разная стоимость.

Отдельного внимания заслуживают решения для ведения бухгалтерской отчетности с возможностью ее сдачи. Совокупная стоимость владения подобными решениями может оказаться дешевле:

Не проще ли купить комплексное решение?

Многие ошибочно полагают, что достаточно заплатить деньги и спецоператор будет делать все сам. Это заблуждение. Функции спецоператора определены достаточно четко, а договоры составлены грамотно. По большому счету, единственная обязанность оператора - взять отчет и доставить его до приемного комплекса контролирующего органа. За все остальное он никакой ответственности не несет.

По своему опыту скажу, что с купленными комплексными решениями проблем не меньше (а порой и больше), чем с описываемым подходом. Во многом проблемы связаны не столько с операторами, сколько с приемными комплексами госорганов и не очень грамотными инспекторами.

Бывают случаи когда спецоператоры попросту не успевают реализовать новые версии форм или случаются технические неполадки и приходится обращаться к бесплатным программам, а отчетность передавать по официальным каналам.

Выбрать систему для сдачи
электронной отчетности онлайн через
интернет

Оформлено заявок:
45000

Внимание! Выдаётся Квалифицированная Электронная Подпись (КЭП) .

Преимущества

Любые вопросы по отчетности - на нашем форуме

Форум по программам «Бухсофт Онлайн» и «Астрал Отчет»

Форум является одним из самых эффективных способов технической поддержки и получения консультаций. Судите сами:

1. Из всех вариантов технической поддержки форум является публичным инструментом общения. То есть качество консультаций оценивает не только клиент, который задает вопрос, но и все посетители. Некачественный ответ обязательно вызовет гневное неодобрение опытной аудитории, а значит, мотивация к качественному ответу заметно выше, чем, например, у телефонного разговора.
2. Форум - это не только вопрос-ответ, это социальная среда, в которой принимают участие специалисты, неравнодушные к обсуждаемым вопросам. Готовность людей помогать друг другу позволяет оперативно находить наиболее объективные способы решения тех или иных проблем.
3. Форум - это база знаний. Большинство вопросов является типовыми, а, значит, для получения ответа не обязательно формулировать вопрос и дожидаться ответа, достаточно ввести ключевые слова в строке Поиск .

У форума есть и иные преимущества. В разделе Электронная отчетность через интернет наши специалисты постоянно увеличивают количество ответов на "часто задаваемые вопросы" клиентов программ "Астрал-Отчет" и модуля сдачи отчетности сервиса "Бухсофт Онлайн". Мы с радостью ответим на любые вопросы, связанные с электронной отчетностью через интернет. По наиболее сложным вопросам на нашем форуме консультируют специалисты непосредственно от компаний-разработчиков ("Калуга-Астрал" и "Бухсофт").

Форум не требует регистрации. Задать свой вопрос >>

… а также по программам Спринтер (Такском), Контур Экстерн, СБИС++ (Тензор)

На нашем форуме, помимо консультаций по программам Астрал Отчет и модулю сдачи отчетности сервиса "Бухсофт Онлайн", наши специалисты с удовольствием обсудят с вами преимущества и недостатки других программ, обеспечивающих передачу электронной отчетности через интернет, соотношение их цены и качества.

Поделитесь опытом о работе с такими программными комплексами и разработчиками отчетности по ТКС, как Спринтер (Такском), Контур-Экстерн, Контур Экстерн Лайт, Бухгалтерия, Контур (СКБ Контур), СБИС++ (Тензор), Фельдъегерь (Русь-Телеком) и другими разработчиками. Ваш опыт поможет другим.

Рынок электронной отчетности очень динамичен, и форум позволяет отслеживать наиболее интересные новости, связанные с оказанием данного вида услуг. Мы не против публикации на нашем форуме в разделе Электронная отчетность через Интернет официальных пресс-релизов компаний, обеспечивающих передачу электронной отчетности через интернет.

Благодарны пользователям программ Бухсофт за пожелания об интеграции с другими системами подключения к электронной отчетности.

Порядок отправки отчетов в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС с БухСофт

Последние несколько лет государство все активнее подталкивает организации к переходу на сдачу налоговой отчетности в электронном виде, которая осуществляется посредством специализированных операторов связи (не бесплатно).

Невольно прослеживается ассоциация с платными дорогами, где обязательно должна присутствовать бесплатная альтернатива платному участку. Так как основное направление моей деятельности - максимальное сокращение расходов организаций на ИТ, то в данной статье я попытаюсь рассмотреть возможность бесплатной сдачи электронной отчетности.

Сразу обозначу область - будет рассматриваться общая ситуация без углубления в операционные системы и прочее ПО, так как это тема других статей, готовящихся к пуликации.

Обязанность предоставления отчетности в электронном виде

Обязанность предоставлять отчетность в электронном виде устанавливается каждым контролирующим органом. Также позволительно добровольно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Более подробную информацию можно узнать обратившись в контролирующий орган или на их официальных сайтах:

• Федеральная служба государственной статистики (Росстат, ГКС или ТОГС)
• Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР)

Полезные ресурсы и материалы:

• ФНС: Представление налоговой и бухгалтерской отчётности
• Бухгалтерия онлайн: профессиональное электронное издание

Необходимое программное обеспечение

Для сдачи электронной отчетности должно выполняться, как минимум, три условия:

1. Наличие программы для заполнения и составления отчетности в электронном виде;
2. Наличие сервиса или программы для передачи отчетности в электронном виде;
3. Наличие Квалифицированной электронной подписи (КЭП) и программы-криптопровайдера.

Неплохо было бы еще иметь толкового бухгалтера и системного администратора.

Краткий обзор рынка

Рынок продуктов для ЭДО представлен в основном четверкой спецоператоров: «Тензор», «Такском», ЗАО «ПФ «СКБ Контур» и ЗАО «Калуга Астрал». Есть ряд и более мелких игроков, например, ООО «Русь-Телеком» со своим флагманом под названием Фельдъегерь .

Помимо продуктов для передачи отчетности, есть программы для ведения бухгалтерского учета с возможностью передачи отчетности в контролирующие органы: 1С (для передачи используется Калуга Астрал), Контур.Эльба и Контур.Бухгалтерия, Мое дело, Кнопка, БухСофт-Онлайн, ImBoss, Небо.

Все решения представляют комплексный подход, предлагая заполнение отчетности, подгрузку готовых файлов из других систем бухгалтерского учета и их передачу, а также ряд сопутствующих услуг (нормативная база, ЭДО с контрагентами и пр.). Естественно, что все решения платные и их стоимость может значительно варьироваться в зависимости от типа организации и режима налогообложения.

На сайте Федеральной налоговой службы РФ приведен список Организаций - операторов Электронного Документооборота .

Не стоит забывать, что каждый контролирующий орган дает возможность заполнять и сдавать электронную отчетность с помощью собственных программ и ресурсов. Об этом далее.

Заполнение и составление отчетности

Обычно отчетность выгружается из программ для ведения бухгалтерского учета (1С, Парус, SAP и т.д.). Зачастую это сопряжено с рядом проблем, так как форматы электронной отчетности постоянно изменяются и не все программы успевают за этими обновлениями. Иногда сами пользователи не удосуживаются вовремя установить очередное обновление, либо выгрузка невозможна по иным техническим причинам (отсутствие нужного формата, невалидные XML на выходе и т.д.).

В этом случае можно воспользоваться бесплатным ПО для подготовки электронной отчетности, которое предлагают сами контролирующие органы:

• ФНС: Налогоплательщик ЮЛ (смотрите также прочее ПО);
• Росстат: Программное обеспечение для заполнения форм статотчетности в режиме off-line ;
• ФСС: Программа "Подготовка расчетов для ФСС" (также 4ФСС можно заполнить на портале . В некоторых регионах доступна отправка Листков Нетрудоспособности);

Также на сайтах контролирующих органов есть дополнительное ПО и сервисы, которые могут пригодиться несмотря на способ составления электронной отчетности.

Многие продукты спецоператоров связи (за которые платятся немалые деньги) напрямую обращаются к ресурсам контролирующих органов:

• Выписки ЮГРЮЛ/ЕГРИП (в том числе юридически значимые);
• Программа проверки отчетности в Пенсионный фонд для плательщиков - CheckPFR ;
• и др.

Вопреки расхожему мнению (что государственное ПО крайне несовершенно), все вышеперечисленные программы вполне приемлемого качества и свои функции выполняют. Многие из них построены по принципу отдельной подгрузки xml-шаблонов необходимых форм. Это требует некоторого контроля со стороны пользователя, так как шаблоны часто обновляются (особенно у Росстата).

Совет! Имеет смысл сделать промежуточный репозиторий нужных xml-шаблонов, чтобы затем централизованно обновлять их. В данный момент я рассылаю шаблоны и информирую бухгалтеров об обновлениях с помощью нескольких простеньких Python-скриптов.

Передача отчетности

Контролирующие органы предоставляют бесплатную возможность передачи отчетности через собственные сервисы:

Требования для работы с ресурсами стандартны. Необходимо иметь Квалифицированную электронную подпись (КЭП), программу криптопровайдер и может потребоваться плагин для работы криптопровайдера с браузером.

Минусом такого способа является необходимость отдельной регистрации на каждом из ресурсов, что не очень удобно при больших объемах данных. В отличии от платных решений, которые предлагают единый бесшовный интерфейс.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Перед отправкой, подготовленные файлы отчетов необходимо подписать электронной подписью. Это единственное узкое место, которое не поддается удешевлению, так как бесплатно подпись для юрлиц никто не делает (на самом деле можно получить бесплатно в рамках акции, об этом далее).

На официальных ресурсах приводятся списки аккредитованных удостоверяющих центров , в которых можно оформить электронную подпись. Там же приведены требования к ним. Если уже имеется какая-либо электронная подпись, то вполне возможно, что она подойдет для подписания отчетов.

Также необходимо наличие программы-криптопровайдера. На официальных ресурсах контролирующих органов в основном используется КриптоПро. Программа имеет пробную лицензию на три месяца. Для экономии можно поставить версию КриптоПро 3.9, а потом установить КриптоПро 4.0 (), выиграв 6 месяцев бесплатной работы. Потом во избежание проблем и головной боли проще приобрести лицензию.

Ряд спецоператоров предлагают для своих сервисов облачные КЭП (КлаудКЭП), которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Для работы с КлаудКЭП не требуется наличие криптопровайдера. Но работать с КлаудКЭП на сторонних ресурсах невозможно.

Upd : Калуга-Астрал позволяет использовать бесплатный криптопровайдер VipNet CSP .

Другие способы экономии

Есть еще один вполне простой способ экономить - всевозможные акции спецоператоров связи. На данный момент (10.05.2016 г.) действуют следующие акции:

КЭП выдаются в рамках акции. Тестируй - не хочу!

Итоги

При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р. Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.). Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП. При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений. Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

Через некоторых сепцоператоров можно сдать нулевую отчетность абсолютно бесплатно. При таком подходе не придется тратиться на КЭП. Это может оказаться оптимальнее, чем использование официальных каналов.

Ознакомиться с тарифами можно по следующим ссылкам:

Внимание! При выборе тарифного плана обязательно указывайте ваш регион, так как в разных регионах разная стоимость.

Отдельного внимания заслуживают решения для ведения бухгалтерской отчетности с возможностью ее сдачи. Совокупная стоимость владения подобными решениями может оказаться дешевле:

Не проще ли купить комплексное решение?

Многие ошибочно полагают, что достаточно заплатить деньги и спецоператор будет делать все сам. Это заблуждение. Функции спецоператора определены достаточно четко, а договоры составлены грамотно. По большому счету, единственная обязанность оператора - взять отчет и доставить его до приемного комплекса контролирующего органа. За все остальное он никакой ответственности не несет.

По своему опыту скажу, что с купленными комплексными решениями проблем не меньше (а порой и больше), чем с описываемым подходом. Во многом проблемы связаны не столько с операторами, сколько с приемными комплексами госорганов и не очень грамотными инспекторами.

Бывают случаи когда спецоператоры попросту не успевают реализовать новые версии форм или случаются технические неполадки и приходится обращаться к бесплатным программам, а отчетность передавать по официальным каналам.