Хранение документов в организации. Сроки хранения документов организаций. Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов Сколько хранятся в архиве журналы

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

Временным (до 10 лет);
временным (свыше 10 лет);
постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов - это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

При составлении номенклатуры дел;
при формировании дел;
при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации.

Итак, в процессе экспертизы производится:

Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

Документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

Опись дел постоянного срока хранения;
опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
опись дел по личному составу;
акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации.

Сроки хранения документов

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов).

Сроки хранения отдельных видов документов:

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность*	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*	До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность*	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность*	Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации**	Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
Отчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры		Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН		Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)		Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков		Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации**	Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене		Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации**	Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения	Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок	До ликвидации организации**	Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности	Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица	Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор	До ликвидации организации**	Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	Не менее 5 лет	Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 1 года****	Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников	Не менее 5 лет	Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)	Не менее 75 лет	Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет	Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников	До момента востребования, но не менее 50 лет	Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 50 лет	Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года	Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении	Не менее 5 лет	Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией	До замены новым****	Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	Не менее 45 лет	Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности	Не менее 10 лет	Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности	Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)		Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****	Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ	Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Архивное хранение документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

Помещение, в котором будут хранить временные документы;
Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
Архивохранилище;
Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
Он должен принимать архив документов различных организаций;
Вести учет о сохранности всех документов;
Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
Принимать участь в случае проведения экспертизы;
Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
Составлять номенклатуру дел;
Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
Налоговые декларации;
Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

Квартальная отчетность деятельности предприятия;
Рабочий план счетов;
Квартальный отчет по налогам;
Счет-фактура;
Книга осуществляемых покупок;
Книга продаж предприятия;
Различные первичные документы;
Путевой лист;
Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
Исполнительные документы;
Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
Вексельные документы;
Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
Договоры, а также соглашения;
Акты;
Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

Закон «Об архивном деле»;
Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
Закон «Об акционерных обществах»;
Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы.

Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение.

Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту.

Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

Обеспечить герметичность хранилища;
Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

1. Оформление дел;
2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

Приказы на отпуск;
Приказы на командировку;
Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
Различные бухгалтерские документы;
Путевые листы;
Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
Штатное расписание работников;
Опись каждого дела;
Номенклатура каждого дела;
Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
Годовая смета;
Реестр акционеров компании;
Уставные документы;
Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
Лимиты;
Паспорта сделок;
Гаранты;
Приватизационные документы;
Реестр собственников ценных бумаг;
Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
Ценники;
Тарифы на продукцию;
Прейскуранты;
Годовой план деятельности предприятия;
Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
Годовой отчет в фонды;
Заключение аудитора;
Заключение ревизионной комиссии;
Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Хранение бухгалтерских документов

Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной архивной компании (внеофисное хранение документов), либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.

Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов, о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности).

Основными преимуществами данной технологии являются:

Снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
сохранность важных документов;
снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
высвобождение офисных площадей.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей предприятия, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности и отраслевой специфики предприятия.

Порядок хранения документов

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков.

Требуется выяснить, какие это документы, и какие вопросы хранения документации ими определяются.

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей 17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Пункт 1 статьи 17 Федерального закона №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает, что: "Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

При этом НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) предписывает налогоплательщикам "в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги". На первый взгляд, может показаться, что процитированные нормы противоречат друг другу. Дело в том, что данные нормативные документы устанавливают предписания, действующие в целях разных отраслей права - налогового и бухгалтерского. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского - 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1. Федеральный закон №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);
2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива (далее - Основные правила);
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России (далее - Перечень).

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня). Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность". Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Истек срок хранения документа

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами:

Уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.

Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива N 76.

Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье.

Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

Государственное хранение документов

Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.

Этапы передачи документов на архивное хранение:

1. Экспертиза научной и практической ценности документов

Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.

2. Составление описей дел

Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись – это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.

3. Брошюровка (переплет документов)

На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то, как правило, она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

4. Передача обработанных документов на хранение

После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.

Правила оформления при передаче документов на хранение

В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки.

На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:

Наименование организации;
наименование или код структурного подразделения;
номер дела;
заголовок дела;
даты дела;
количество листов;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.

В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.

Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.

Передача дел в ведомственный архив

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Передача документов на государственное хранение

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Правила хранения документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права.

Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР № 105;
Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива);
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения. Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что в силу вступил Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России № 34н), содержится аналогичное требование.

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях. Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя. Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов - в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.
Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам. В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов - собственный архив или внеофисное хранение - определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие могут оштрафовать организацию или ее должностных лиц - руководителя и главного бухгалтера.

Административный штраф может быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер или руководитель могут быть оштрафованы за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

Самой «дорогой» потерей для организации может стать утрата документов, на основании которых ведется налоговый учет. Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие определенных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За данное нарушение организация может быть оштрафована. К таким последствиям приведет отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

В случае утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР № 105).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов - справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1» (утв. приказом Ростехрегулирования № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение. Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.

Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.

Хранение управленческих документов

Когда речь идет о сроках хранения документов, чаще всего основное внимание уделяется кадровым и бухгалтерским документам, в то время как управленческие документы также требуют бережного обращения с выполнением сроком их хранения.

Для каждого вида управленческих документов определены индивидуальные сроки хранения. Сроки хранения управленческих документов регламентированы «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом, и Приказом N 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”».

Перечень определяет следующие сроки хранения управленческих документов, ранее которых документ не может быть уничтожен: 1 год, 5 лет, 75 лет и постоянного срока хранения, а также до минования надобности и до замены новым (или новыми). Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» говорят о том, что такие управленческие документы имеют лишь практическое значение.

Срок хранения для некоторых документов определяет сама организация, однако он не может быть меньше одного года.

Кроме того, в отдельных случаях сроки управленческих документов определяются решением ЭПК – экспертно-проверочной комиссии. Это значит, что такие документы могут иметь научно-историческое значение. ЭПК действует в отношении организаций всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов. Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии уточнении видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Хранение учетных документов

Хранение первичных учетных документов в течение установленных сроков – одна из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей. В статье мы расскажем, как хранить бухгалтерскую и налоговую документацию, и что следует предпринять в случае ее утраты.

Одной из обязанностей фирмы (индивидуального предпринимателя) является сохранность в течение четырех лет данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. В их число входят документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату или удержание обязательных платежей. Данное требование выдвигается подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, фирме нужно хранить:

Первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета;
бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России № 558.

Согласно ему, должны храниться:

Годовая бухгалтерская отчетность - постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года;
документы учетной политики - пять лет;
первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Высший Арбитражный Суд РФ Решением № 14589/11 оставил без удовлетворения заявления о признании недействующим названного приказа в той его части, которой на акционерные общества и другие коммерческие организации, неподведомственные федеральным органам государственной власти, возлагаются обязанность по хранению документов, перечисленных в упомянутом перечне, с указанием сроков хранения.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Организация хранения документов бухгалтерского учета возлагается руководителя фирмы. У индивидуального предпринимателя ответственность за хранение документов бухучета (если таковой, конечно, ведется), возлагается на него самого (ст. 7 и 29 Закона № 402-ФЗ).

Нарушение порядка хранения документов

Отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, других документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, является грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое правонарушение налогоплательщик подлежит штрафу. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается.

Налоговая инспекция может связать отсутствие документов с занижением налогооблагаемой базы. Тогда сумма штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 рублей. Основание – статья 120 Налогового кодекса.

Утрата необходимых документов может послужить причиной тому, что налогоплательщика привлекут к ответственности по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)», а также по статье 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» Налогового кодекса.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Хранение документов

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которое утверждено приказом Минфина России № 105 (далее – Положение № 105), первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Фирма (так же как и индивидуальный предприниматель) может создать свой собственный архив либо воспользоваться услугами хранения государственного или муниципального архива (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона № 125-ФЗ; далее – Закон № 125-ФЗ).

Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

При наличии собственного архива необходимо исполнение определенных обязанностей. Среди них:

Создание финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;
предоставление создаваемым архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона № 125-ФЗ);
обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Таким образом, под архив должно быть выделено отдельное помещение со специальными полками, стеллажами или глухими шкафами. Для защиты документов от выцветания на окна, при их наличии, устанавливают жалюзи или вешают шторы.

Во избежание несанкционированного проникновения в помещение архива рекомендуется оборудовать оконные проемы металлическими решетками и установить металлическую дверь.

Также следует разработать номенклатуру дел и поместить ее копию в самом помещении архива. Это позволит сэкономить время на поиск необходимых документов.

Сегодня существуют архивные компании, которые предлагают услуги по внеофисному хранению документов и сопутствующее обслуживание архива в специально оснащенных и круглосуточно охраняемых архивных хранилищах. Поэтому можно передать бухгалтерскую и налоговую документацию на внеофисное хранение специализированной компании.

Хранение электронных первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной подписи, как правило, квалифицированной.

Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Информацию в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) нужно защитить от несанкционированного доступа и воздействия. При этом стоит обеспечить достаточную надежность хранения упомянутых архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски).

Для хранения электронных документов не лишним будет вести электронные либо бумажные журналы учета.

Хранение электронных документов

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был.doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже.docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО – вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Передача документов хранение

В соответствии со ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии

После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обратите внимание. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Кто должен хранить документы ликвидируемой организации?

Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с не истекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

Проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом (далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

Распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
личные дела;
лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
акты о несчастных случаях, связанных с производством;
тарификационные ведомости;
табели и наряды работников вредных профессий;
трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
штатные расстановки;
книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

Акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;
тарификационные ведомости – 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обратите внимание. В соответствии со ст. 6б Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел

Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

Приказы;
- личные дела уволенных;
- личные карточки уволенных;
- лицевые счета по заработной плате;
- расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
- невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
- акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Сколько стоит хранение? Государственные органы и организации, в т.ч. унитарные, передают свои документы в государственные архивы без оплаты услуг за хранение. То же касается органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

Ликвидированные негосударственные организации, как являющиеся, так и не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.

Если в ликвидируемой негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за хранение этих документов не взимается.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

Нарушение сроков хранения документов

В соответствии с постановлением Правительства РФ N 1562 " Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России" Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду. В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности. Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

Административная ответственность в субъектах РФ предусматривается различными нормативными актами. Так, в городе Москве действует распоряжение мэра Москвы N 595-РМ " Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением " Мосгорархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Несоблюдение сроков хранения архивных документов влечет за собой взыскание штрафных санкций, налагаемых объединением " Мосгорархив" на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов в размере до 70 МРОТ. На практике при совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. Уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Наличие специализированных актов, регулирующих вопросы административной ответственности за нарушение архивного законодательства, можно отметить, например, в Омской области и Хабаровском крае. На территории этих субъектов РФ действуют законы об административной ответственности за нарушение архивного законодательства, которые предусматривают в среднем штрафные санкции в размере до 30 МРОТ (Омская область) и до 100 МРОТ (Хабаровский край).

В большинстве регионов административная ответственность предусмотрена положениями или законами об архивных фондах. Так, закон Тюменской области предусматривает наложение штрафных санкций в размере до 50 МРОТ. Положение об архивном фонде Курской области предусматривает наложение штрафных санкций на граждан - до 10 МРОТ; на должностных лиц - до 20 МРОТ.

В некоторых регионах, например в Краснодарском крае, соответствующими законами об архивных фондах не предусмотрено наложение на организации штрафных санкций за несоблюдение архивного законодательства. Если на территории такого субъекта не действует иной нормативный акт, устанавливающий административную ответственность, архивные фонды не вправе налагать штрафы на организации.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах N 5341-1 государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется помимо органов управления архивным делом органами прокуратуры. По запросу архива о нарушении организацией архивного законодательства прокурор или его заместитель выносит представление об устранении нарушений закона (ст. 24, 26 Закона РФ N 2202-1 " О прокуратуре Российской Федерации"). В течение месяца со дня внесения представления прокурора организация должна принять конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

За умышленное невыполнение требований прокурора Кодекс РСФСР об административных правонарушениях предусматривает наложение штрафа в размере до 50 МРОТ.

В случае невыполнения организацией представления прокурора он вправе возбудить уголовное дело или производство об административном правонарушении. Однако уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях.

Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А, следовательно, за их утрату, как и за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом. В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры. Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.

Хранение первичных документов

Деятельность любой организации неизменно связана с учетом бухгалтерской документации, которую важно уметь не только грамотно оформлять, но и правильно сохранять. О том, что представляет собой первичная документация и как законодательно регламентируется порядок хранения первичных документов.

Первичные документы являются основной частью бухгалтерского учета в организации, которые необходимо непрерывно вести с момента ее возникновения в соответствии с российским законодательством.

Согласно требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете» ФЗ-129 и положениям Налогового кодекса, хранение первичных документов входит в непосредственную обязанность главного бухгалтера. В случае нарушения этого требования в действие вступают штрафные санкции, которых можно было бы избежать при надлежащей организации хранения первичных документов.

Что такое первичные документы

Федеральный закон о бухгалтерском учете (ч. 1, ст. 9 и п. 1.2 Положения 88) выделяет два основных типа документации:

Учетные регистры содержат сведения, которые вносят в них на основании первичной документации;
первичные документы, подтверждающие совершение хозяйственной или финансовой операции.

Первичные документы организации составляют платежные поручения, хозяйственные акты, расходные накладные, акты совершенных предприятием работ, квитанции и кассовые ордера. Однако товарный счет на планируемую покупку товара не является первичной документации, поскольку он лишь предполагает совершение покупки, но не сам факт ее совершения.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичных документов должно осуществляться вне зависимости от того, сохраняется ли информация на бумаге или в электронном виде.

Важно: если бухучет ведется в электронном формате, то по требованию представителей налоговых служб нужно сделать бумажные копии первичных документов (п. 7 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Статья 17 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет.

Налоговый кодекс устанавливает иные сроки. Например, статьей 23 НК РФ определяется то обстоятельство, что сведения бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, нужно хранить 4 года. Документы, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходимо сохранять до тех пор, пока организация не уменьшит налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка (ст. 283 НК РФ).

Проблема в данном случае заключается в том, что очень сложно разделить документы строго бухгалтерские и налоговые. Поэтому лучшим выходом из сложившейся ситуации является хранение обоих видов документов на протяжении 5 лет.

Помимо этого, следует помнить о том, что сроки хранения первичных документов регламентируются архивным законодательством. Так, например, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом, устанавливает 5-летний срок хранения первичных документов.

Важно: документы по учету кадров, включая лицевые счета работников, должны сохраняться на протяжении 75 лет. Срок хранения любого документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда был оформлен документ.

Как хранить первичные документы

Установление порядка хранения первичных документов устанавливается главным бухгалтером организации. Как правило обработанные первичные документы одного учетного регистра подшиваются в хронологическом порядке в отдельные папки.

При этом каждый бухгалтер самостоятельно принимает решение о том, как ему удобнее сортировать документы. Одни подшивают счета организации к договорам, другие прикрепляют их к платежным документам или в отдельную папку. Главное, чтобы бухгалтер при необходимости всегда быстро смог отыскать необходимый документ.

Важно: существует особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, а также вторые экземпляры, выданные покупателям, нужно хранить в специальном журнале.

Документы личного хранения

Документы личного хранения - это документы, которые гражданин или организация обязаны предоставить для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним самостоятельно. В отличие от документов, получение которых осуществляется в других органах государственной и органах местного самоуправления и подведомственным им организациях. Заявитель вправе не представлять указанные документы.

Для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок, в соответствии со ст.16 Федерального закона № 122-ФЗ « О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», заявителем предоставляются заявление и документы, необходимые для ее проведения. К таким документам относятся свидетельство о праве на наследство, решения судов, договоры приватизации, договоры об отчуждении имущества и т. д.

При государственной регистрации необходимо предъявлять документы личного хранения, в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа.

К документам личного хранения, которые гражданин или организация обязаны предоставить согласно ч.6 ст.7 210-ФЗ, относятся следующие документы:

1. документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;
2. документы воинского учета;
3. свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
4. документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;
5. документы, подтверждающие предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида;
6. документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида;
7. документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;
8. документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина, а также документы, оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания;
9. документы о соответствующих образовании и (или) профессиональной квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;
10. справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;
11. документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
12. решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;
13. учредительные документы юридического лица;
14. решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;
15. правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
16. документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;
17. удостоверения и документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки;
18. документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;
19. первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, предоставленных юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Применительно к государственной регистрации прав это:

Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;
документы воинского учета;
свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;
документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;
документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;
учредительные документы юридического лица;
решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;
правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

Первыми документами, которые получает любая организация, являются ее учредительные документы. Как свидетельство рождения для человека, так и устав и свидетельство о регистрации для организации - очень важны и необходимы в самых различных ситуациях. При утере такие документы легко восстанавливаются, после уплаты государственной пошлины. Хотя лучше ничего, конечно же, не терять - а для этого нужно четко знать, как, при каких условиях и сколько нужно хранить ту или иную документацию.

Хранение правоустанавливающих документов

В соответствии с требованиями статьи 52 Гражданского кодекса РФ , любое юридическое лицо создается на основании учредительных документов. Состав и количество этих документов прямо зависит от организационно-правовой формы предприятия. В большинстве случаев это только Устав. Также у всех организаций есть свидетельство о регистрации. Кроме того, все налогоплательщики получают свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН/КПП). У хозяйственных обществ обязательно есть в наличии учредительный договор, а у акционерных обществ существует еще реестр ценных бумаг и их владельцев. Правоустанавливающими документами организации всегда считались документы, которые имеют юридическое значение для деятельности организации в целом, и написаны на бумаге. Но с появлением полноценного электронного документооборота в России электронные документы получили равное действие с бумажными. Более того, они даже начали вытеснять бумажные документы из оборота. Например, для получения различных госуслуг и совершения юридически значимых действий организации получили право не предоставлять чиновникам бумажные правоустанавливающие документы. Такое изменение основано на том обстоятельстве, что все необходимые сведения об этих документах уже содержатся в едином реестре государственной регистрации юридических лиц. Любой чиновник или нотариус, имеющий доступ к ЕГРЮЛ, может получить из него всю нужную информацию в любой момент. А, скажем, общества с ограниченной ответственностью теперь могут обходиться вообще без бумажного Устава и использовать типовой электронный Устав. Хранение таких документов должно происходить в отдельном месте. Как правило, это отдельная папка, помещенная в сейф. Хранить этот сейф с документацией обязан директор или главный бухгалтер организации, в качестве ее первых лиц. Если в компании есть юридический отдел, то доверить хранение могут и юристам, однако нести ответственность по закону, в случае порчи или утраты документов, будет все равно руководитель организации. Особые требования к порядку и срокам хранения правоустанавливающих документов установлены для акционерных обществ. 16 июля 2003 года было принято. Для юридических организаций других организационно-правовых форм, в частности для ООО, сроки и порядок хранения таких документов не регламентированы специальными нормативными актами. Это связано с тем, что акционерные общества имеют дело с ценными бумагами, к обороту и хранению которых традиционно предъявляются особые требования. Так как организация ведет хозяйственную деятельность и взаимодействует с другими организациями, то правоустанавливающие документы регулярно приходится кому-нибудь предъявлять. Поэтому должен вестись специальный реестр их выдачи и возврата. На основании этого реестра всегда можно будет найти того, кто не вернул или потерял тот или иной документ. Если действовать совсем по требованиям буквы закона, то, вместо изъятого из папки документа, в нее необходимо положить лист, который будет его заменять. На этом листе должно быть указано название и реквизиты документа, а также его краткое содержание. Заверен должен быть такой "документозаменитель" двумя подписями - лица, которое выдало документ, и лица, которое его получило. Но на практике так делают очень редко. Но вернемся к срокам хранения правоустанавливающих документов. На самом деле, все достаточно просто - эти документы должны храниться постоянно, пока организация существует. И даже после того, как ее не станет. Хранение документации регулирует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В соответствии с его разделом 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» предусматривается получение заключения государственного/муниципального архива о составе переданных документов приватизируемой или ликвидируемой организации о том, что они подлежат постоянному хранению. Но есть документы, для которых установлены определенные сроки хранения - это различные письма, извещения и уведомления об изменениях в статусе организации и других переменах. Такие документы должны будут храниться в архиве 5 лет с момента их передачи. Коммерческие организации не нуждаются в экспертизе ценности архивных документов и могут самостоятельно уничтожать документы, по истечении временных сроков хранения, определенных для них в перечнях и других нормативных актах. А вот за уничтожение документов, имеющих постоянные сроки хранения, предусмотрена административная ответственность, регламентированная статьей 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях .

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Кроме правоустанавливающих документов, любой хозяйствующий субъект ведет бухгалтерский и налоговый учет. Даже те организации, которые избавлены от такой необходимости соблюдения требований, все равно ведут учетные документы своей финансовой деятельности. Все эти документы, конечно же, имеют свои особенности и сроки хранения. Всю бухгалтерию можно условно разделить на две большие группы:

1. Первичные документы.
2. Учетные документы.

Первичные документы имеют существенно большую ценность. Ведь в основной своей массе - это те документы, которые поступают в организацию извне, от ее контрагентов. На основании первичных документов, имеющих определенные форму и вид, происходят все бухгалтерские операции и формирование базы налогообложения. К первичным документам относятся все договоры, акты, счета-фактуры и накладные, а также ряд других документов. Поскольку именно эти бумаги удостоверяют какие-либо юридически значимые действия, они имеют особые требования - как к содержанию, так и к условиям и срокам хранения. Правда, сейчас и первичные документы могут быть в электронном виде. Для этого они должны иметь установленную форму и вид, а также удостоверены квалифицированной электронной подписью. Сроки же хранения электронных и бумажных документов ничем не отличаются. Каждая организация и индивидуальный предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Такой порядок установлен в статье 29 . Традиционно обеспечением сохранности документов в организации занимается ее руководитель. А вот индивидуальные предприниматели самостоятельно несут ответственность за соблюдение этих норм. Кроме первичных документов, особое внимание уделяется бухгалтерской отчетности. Балансы организации, отчеты о финансовых результатах и все налоговые декларации подлежат бессрочному хранению в архиве наряду с правоустанавливающими документами. Надо отметить, что сроки и условия хранения бухгалтерских документов необходимо обязательно прописать в уставе организации. Сделать это нужно затем, чтобы избежать потом лишних вопросов от проверяющих органов. Кроме того, можно издать внутренний нормативный документ за подписью руководителя организации, регламентирующий как порядок хранения документов, так и ответственных за это лиц. Первичные бухгалтерские документы необходимо хранить в соответствии с требованиями действующего законодательства, но не менее пяти лет. Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Перечне, утвержденном 25 августа 2010 года приказом Минкультуры России № 558. Минимальный срок хранения этих документов составляет 4 года. В статье 23 Налогового кодекса РФ сказано, что те документы, которые используются при расчете налогов организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить в течение четырех лет. Такое требование распространяется на все документы бухгалтерского и налогового учета, включая электронные документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Первичными электронными документами, в частности, являются документы электронных систем документооборота между организациями и банком по системе "Клиент-Банк". Позиция Министерства финансов по этому поводу состоит в том, что все участники налоговых отношений обязаны соблюдать такой срок хранения документов, если только в отношении этих документов законодательными актами не установлены другие сроки хранения РФ. Надо отметить, что изменение сроков хранения всегда происходит только в большую сторону. То есть, если закон определяет, что накладные, к примеру, надо хранить 4 года, а какой-то нормативный акт требует хранить их 5 лет, то следует выбирать больший срок хранения. Именно такая ситуация возникает с первичными бухгалтерскими документами, которые влияют на начисление налогов и, вместе с тем, попадают под действие статьи 29 ФЗ "О бухгалтерском учете". В этой статье указано, что все первичные учетные документы и регистры бухучета следует хранить в соответствии с правилами архивного дела, но не меньше 5 лет. Таким образом, все налоговые документы также нужно хранить не менее 5 лет с момента их создания, дабы избежать ответственности за нарушение сроков хранения бухгалтерской документации. Но есть бухгалтерские документы, для которых законодательство предусматривает и более долгий срок хранения. В частности, это документы, которые подтверждают факт приобретения организацией основных средств, то есть амортизируемого имущества. Например, договоры купли-продажи и акты приема-передачи. Такие документы следует хранить в течение 4 лет после того отчетного периода, в котором данное имущество будет полностью самортизировано и списано с баланса организации. Также особый срок хранения определен для документов, которые подтверждают проведенную с дебиторами работу по взысканию задолженности. Все договоры, платежные документы, письма и претензии необходимо сохранять еще 4 года после того отчетного периода, в котором задолженность была признана безнадежной и списана с баланса. Если же срок давности по взысканию задолженности прерывался и начинал исчисляться заново, срок хранения документов также продлевается. Это соответствует нормам как статьи 265 Налогового кодекса РФ , так и статьи 203 Гражданского кодекса РФ . Началом срока хранения документов считается 1 января того года, который следует за годом, в котором эти документы были созданы и приняты к учету. Однако из этого правила, как водится, есть исключения. Так, все учетные регистры по НДС - книги продаж и книги покупок, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, начинают храниться с момента внесения в них последней записи, то есть закрытия документа. И, как уже было сказано выше, те документы, которые подтверждают поступление на учет амортизируемого имущества и определяют его первоначальную стоимость, попадают под хранение с даты, когда на имущество перестает начисляться амортизация. Такие нормы подтверждены письмом Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270. Отдельно стоит упомянуть еще раз о хранении первичных и сводных документов бухгалтерского учета в электронном формате, а также электронных регистров налогового учета. Поскольку такие документы можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно именно так. При этом никаких особых требований и отличий по сравнению со сроками хранения бумажных документов законодательством не установлено. Напоследок следует сказать о том, что существует категория бухгалтерских документов, которые следует хранить в течении 75 лет. Это документы о заработной плате работников организации. Эти сведения являются особенно важными и обязательно должны передаваться в архив, поскольку они влияют на вопросы начисления и размера пенсии граждан, которые работали в этой организации.

Хранение документов по кадрам

Кадровые документы практически всегда являются документами строгой отчетности. Более того, они содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть обеспечены особые условия хранения. Ответственность за сохранность как самих документов, так и содержащихся в них данных несет специально уполномоченный человек - инспектор по кадрам. Если такая должность в организации не предусмотрена, то отвечать за кадровые документы будет главный бухгалтер или руководитель. В ведении такого инспектора находятся все приказы по кадрам, учетные карточки сотрудников, их заявления, а также трудовые книжки. При формировании первичных документов кадровых документов и документов по оплате труда, следует руководствоваться нормами Федерального закона "О бухгалтерском учете". Как следует из этого закона, первичные учетные документы могут быть приняты к учету только при условии, что они составлены по форме из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. При оформлении трудовых отношений с работниками необходимо применять строго определенные унифицированные формы, утвержденные. Такие документы, как приказы о приеме на работу и увольнении, личные карточки и заявления сотрудников, приказы о награждении, премировании и отпусках, а также лицевые счета работников должны хранится в течение 75 лет. Табели учета рабочего времени, штатное расписание, служебные записки и документы по командировкам необходимо хранить не менее 5 лет. Графики отпусков работников и приказы об отпусках можно сохранять только в течение следующего года.

Сдача документов в архив

Хранить бухгалтерские документы, в соответствии с положением, утвержденным еще письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 положено в специальных шкафах и сейфах, установленных в отдельном помещении, именуемом "архив". Рекомендации к обустройству архивов в организациях определены в Правилах, утвержденных коллегия Росархива 6 февраля 2002 года. Эти требования являются желательными, но не обязательными для исполнения. Наказывать за их нарушение никто никого не будет. А вот документы и бланки строгой отчетности обязательно нужно хранить в сейфах или специальных отдельных помещениях, оборудованных для обеспечения сохранности. Такие требования определены в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Аналогичные условия хранения необходимо обеспечить для документов, имеющих гриф "коммерческая тайна". Все остальные документы можно хранить просто в шкафах или на стеллажах. Можно даже прямо в кабинете главного бухгалтера или руководителя. При этом, такие документы, как выписки банка, кассовые ордера, авансовые отчеты, акты и прочие, желательно хранить в хронологическом порядке в переплетенном виде. Если в организации уже прошли проверки ФНС и других служб, либо если у нее недостаточно места для хранения документов, она может передать их в архив муниципального образования. Туда документы принимают по описи, в прошитом и пронумерованном виде. После окончания срока хранения документы можно (а иногда и необходимо) уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, которая проверяет документы, фиксирует факт их уничтожения и составляет об этом акт. Соблюдая установленные законом правила, порядок и сроки хранения документов, любой бизнесмен не только страхует себя от неприятностей с проверяющими органами, но и создает документальную доказательную базу, которая рано или поздно может потребоваться ему самому, или же его сотрудникам, для отстаивания своих законных прав и интересов.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

• документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
• организация труда и служебная деятельность;
• нормирование труда, тарификация, оплата труда;
• охрана труда;
• документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
• прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
• установление квалификации работников;
• повышение квалификации работников;
• награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

Какие сроки временного хранения архивных документов установлены Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ?

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Об обязанности обеспечивать сохранность архивных документов

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

• на государственные органы;
• на органы местного самоуправления;
• на организации;
• на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ).

К сведению

Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях .

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 названного закона.

Частью 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Можно предположить, что после внесения поправок в Федеральный закон № 125-ФЗ будут внесены изменения и в данный перечень.

Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня. Например, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» разд. 1 «Организация системы управления».

В зависимости от значимости документов возможны:

• постоянное хранение документов Архивного фонда РФ;
• временное хранение архивных документов;
• временное хранение документов Архивного фонда РФ.

Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ предполагает хранение таких документов без определения срока (бессрочное хранение) (п. 12 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Временное хранение архивных документов осуществляется до их уничтожения в течение сроков, предусмотренных нормативными правовыми актами (п. 13 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ).

Что касается временного хранения документов Архивного фонда РФ, в соответствии с п. 14 ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ это хранение данной категории документов до их передачи на постоянное хранение. Порядок такой передачи установлен ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

По правилам ч. 1 ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 Основных правил работы архивов организаций).

В силу п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы – 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43-ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья – ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43-ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

• созданные до 2003 года;
• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

Документы по личному составу, созданные	До 2003 года (п. 1 – 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)	Начиная с 2003 года (п. 1 – 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ)
В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами	В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения	В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения
В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов,	С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов	С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после
органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций	после истечения указанного срока хранения	истечения указанного срока хранения
В иных организациях	Не менее 75 лет со дня создания	Не менее 50 лет со дня создания

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

• в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Хранение документов в архиве учреждения

Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

К сведению

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• на дела по личному составу;
• на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.

К сведению

Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Уничтожение документов в связи с истечением срока их хранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача документов в государственные или муниципальные архивы

В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Обратите внимание

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу – по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения – по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой – в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125-ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Так, согласно ст. 13.20 ­КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Утверждены Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 5.2.4 Положения о Министерстве культуры РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Утвержден Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182.

Утвержден Главархивом СССР от 15.08.1988.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19.

1. Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
2. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде)
• наименование структурного подразделения (в полном виде)
• номер дела (в соответствии с номенклатурой)
• заголовок дела
• срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
• изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения	Наименование
	данные лиц, не принятых на работу
	графики отпусков
	учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
	записи о трудовой дисциплине
	акты, предписания, отчеты по технике безопасности
	выписки по улучшению условий и охраны труда
	документы, по технике безопасности и ее соблюдению
	документы о командировках
50 лет (до востребования владельцем)	личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
	характеристики и личные карточки сотрудников
	трудовые договоры
Постоянно	коллективные договоры
	личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения
Положение о защите персональных данных
Положение об аттестации
Положение о системе обучения
Приказы по основной деятельности
Длительное хранение
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Трудовые договора, соглашения к ним
		до замены новыми
Перечни профессий		до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.